Publicado el: 26/10/2024 / Leido: 12184 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
LOS MÉTODOS DOCUMENTALES
Se consideran métodos documentales, a las técnicas, herramientas, instrumentos que se emplean, como constitutivos de una actividad destinada a obtener toda la información posible, acerca de los distintos aspectos inherentes a la organización.
Para realizar cualquier trabajo de un fondo, sea la ordenación, clasificación, descripción, selección, es necesario que éste esté previamente identificado, se presenta la situación que podemos identificar un fondo y no describirlo, no podemos describir nada sin previa identificación, de ahí que incluyéramos en nuestros trabajos de descripción, la etapa de identificación desde la primera edición de las técnicas documentales.[1] La identificación es parte del Análisis Documental, conjunto de tareas que deben efectuar los archiveros, a partir de la cual se sentarán las bases para proceder a una correcta valoración y descripción del fondo documental.
El breve análisis que sigue, como un mínimo requisito de todo archivo, está enfocado en función de los aspectos más problemáticos de las técnicas documentales, consistente en la evaluación documental: una técnica de la Archivología intensamente demandada en la actualidad y sobre todo en nuestro medio.
Esta afirmación surge de la necesidad de determinar el valor y la importancia relativa de cada uno de los documentos existentes en las entidades productoras, como fundamento teórico y práctico para viabilizar la configuración de un sistema de información y selección documental equilibrado, destinado a cubrir las exigencias de cada institución.
De acuerdo a la clasificación de los archivos que pretendemos normalizarla, a fin de evitar errores de lenguaje, consideramos que es al Archivo Intermedio a quien directamente le corresponde de forma plena y exclusiva la identificación de fondos, y su valoración, cuando de los fondos se trata, pero cuando se trata de otras unidades documentales, con el asesoramiento del Archivo Intermedio, son los Archivos Centrales, los que efectúan la identificación y valoración de las unidades intermedias. De esa forma es mas factible, y perfectible, el control de las series documentales desde el mismo momento su producción.
Debemos suponer que es obligación del Archivo Intermedio, velar, asesorar y revisar permanentemente para una correcta Valoración Documental, de los archivos del sistema, así como su intervención en los traslados y transferencias de sus fondos a otros archivos del sistema. Tanto la identificación como la valoración, se debe realizar ineludiblemente sobre fondos administrativos.
La etapa de Análisis Documental no es lo mismo que la evaluación documental que generalmente se la utiliza para la selección, el Análisis podría ser mas metodológico en la medida que comprendamos su naturaleza, y nos permitirá comprender mejor la naturaleza de la información de los documentos, En el Análisis Documental se determina los componentes de un documento, estos componentes pueden ser:
- Las tareas o actividades que los producen
- Los conocimientos que encierran o representan
- Las responsabilidades que conllevan
- La información contenida.
- La estructura física del documento.
Esta etapa se efectúa mediante observación y estudio, y constituye la base fundamental para lograr una evaluación real del valor informativo de los documentos, por cuando es imposible medir o valorar un trabajo sin conocer previamente que es y en que se diferencia de los demás.
Un Programa de Evaluación de Documentos, en el que no se consulte el análisis documental con la importancia y atención requeridas, no puede producir resultados aceptables, aun cuando las etapas que sigan sean efectuadas con mejores técnicas. No se puede buscar perfeccionismo en la valoración misma de los contenidos documentales, adoptando métodos de alta especialización sin la base del análisis; el contenido de las actividades, no se conoce o es conocido solo superficialmente. En este sentido, el Análisis Documental es un medio de obtener información real sobre cada uno de los documentos para posterior elaboración de auxiliares descriptivos.
Pero la importancia del Análisis Documental va más allá del proporcionar información para la evaluación de Documentos. Es una práctica que debe establecerse en cualquier archivo que desee desarrollar un sistema adecuado y eficaz de información.
En efecto, los diversos factores que estudiaremos a lo largo del presente trabajo, derivan en gran medida del hecho de que estas prácticas se basan en datos objetivos de los documentos, los cuales pueden ser utilizados para facilitar y mejorar procedimientos de tramitación y de selección documental.
En efecto, el proceso de Análisis es un proceso de conocimiento de los componentes de cada documento en particular en su puesto de trabajo, se obtienen también datos que sirven para analizar la estructura administrativa, evidencia organizativa, y si existe claridad en las líneas de comunicación al efectuarse un trámite; si los procesos son racionales o; existe un entorpecimiento; si existe duplicidad de documentos con el consiguiente resultado de duplicidad de esfuerzos, o si las cargas de información están mal distribuidas.
La atención del archivero está dirigida a la unicidad, la individualidad de actividades orgánicas, interesan por su importancia dentro de la evolución institucional del hombre en sus actividades como ser institucional, al seleccionar las actividades y agruparlas formamos un todo complejo. Estamos interesados en las actividades comunes, en el modo en que las actividades se repiten, nuestro propósito es lograr generalizaciones o hipótesis concernientes a las actividades institucionales.
Escogemos las actividades, a partir de la importancia de su individualidad dentro de un modo complejo, por lo que tiene de común con los demás y la síntesis no es un complejo único, sino una generalización. El Archivero está interesado en la calidad, individualidad, unicidad para lograr una adecuada aplicación de las técnicas documentales que hacen a su metodología.
El tema del estudio de los Archiveros es el desarrollo de los actos humanos en el marco de las instituciones. Resultado de miles de actos individuales. Individualmente, estas acciones no pertenecen al dominio de los archivos, tomar en consideración únicamente en los actos que tienen relación con los movimientos e intereses de las Instituciones.
Se trata de la investigación descriptiva que comporta la narración e interpretación de los datos.
1.-La necesidad de información. (Decisión, conocimiento). Surge al tomar conciencia de la conveniencia de buscar datos sobre determinado tema.
2.-Análisis del problema. (Acto, Actividad). ¿Cuáles son los materiales e información adecuados sobre determinado tema o problema, y cómo puede organizarse para su utilización.
3.-La hipótesis. (Fundamento descriptivo). Es un conglomerado de conclusiones tentativas sobre tendencias informativas, y sobre tipos y fuentes de origen de datos obtenibles, junto con procedimientos planeados de antemano para recopilarlos y clasificarlos.
4.-La evidencia. (Análisis documental). Tentativamente se elaboran en términos de la evidencia sobre el valor de las mismas y a la luz de sus deducciones como materia de lectura documental.
5.-Comprobación experimental. (Servicio en la Institución). El contenido del curso, clasificado, se somete ahora a comprobación experimental, como rama organizada de un programa descriptivo.
6.-Evaluación para necesidades futuras. (Servicio en el entorno social). En esta fase se llega a la apreciación final, basada en la comprobación experimental del valor del material compilado, decidiéndose si constituye materia para darle un curso permanente.
Como en todo esfuerzo razonado, cabe asumir un orden definido y una secuencia en el trabajo. Es necesario tener un conocimiento profundo sobre la producción documental de la institución para encontrar problemas definidos, aparecen como resultado de la experiencia personal o como sugerencia de quienes requieren del acopio y reordenación del material, se convierte en un esfuerzo centralizado en función de las necesidades aceptadas provisionalmente.
La crítica documental trata del valor de los documentos que se obtienen para su análisis y aplicación. Obtiene juicios sobre circunstancias de su origen, mediante el análisis de los caracteres internos, y por comparación con similares u otros documentos asequibles. El examen textual, descubre las modificaciones que se producen en los documentos.
La crítica documental es esencial. Logra el juicio definitivo sobre el significado de los datos reunidos, interpreta las exposiciones que brotan del análisis textual. La finalidad es averiguar las actividades verdaderas.
Los esbozos del cuadro clasificatorio y del auxiliar descriptivo elegidos toman forma al iniciarse la experiencia reflexiva por parte del Archivero.
Se preparan listas de títulos y encabezamientos de los taxones y de los auxiliares. Estos se han sometido a constante revisión en el transcurso de todas las fases reflexivas antecedentes, adquieren forma definitiva.
- Si existe claridad en las diferentes líneas de comunicación,
- Si los trámites diseñados son racionales o si hay entorpecimiento (generalmente burocrático),
- Si existen procedimientos definidos para la estructuración del documento,
- Si hay duplicidad de los documentos con el consiguiente sobre-esfuerzo administrativo, etc...
Algunos aspectos entonces deben ser observados para lograr los resultados del análisis.
El tipo y detalle de información que se desea, depende de la utilización que se quiere dar de ella. Si el objeto es obtener información para efectos de evaluación, se debe estudiar aquellos datos en el que reflejan el contenido de los documentos, sus derivaciones, requerimientos y otras características que permitan medir su importancia relativa.
Importancia relativa en cuanto a la utilidad que puede brindar la información.
Si se desea utilizar el Análisis para aspectos de organización y tramitación, es decir, una completa gestión, habrá que detallar en mayor grado la información sobre los contenidos y componentes del documento y su relación con los otros documentos, relación de contenido, de lugar y distribución en las organizaciones, en los trámites y en el archivo.
Los objetivos perseguidos por el análisis, influyen también por la cantidad del grupo de documentos que se debe analizar. Si se desea obtener información más detallada para efectos de investigación de la misma organización que los genera, se estima conveniente analizar todos los tipos documentales, lo cual es indispensable para la evaluación ya que no puede obviarse el estudio analítico de aquellos documentos que son funcionalmente a los ya analizados.
No está de mas tratar de obtener el máximo de información sobre las unidades documentales, ya que un conocimiento superficial de ellos, o de los que se consideran representativos dentro del grupo documental, puede inducir a falsear su contenido por excluir otras características importantes.
Cuando se desechan algunos aspectos en la etapa de Análisis es porque se está completamente seguro de que la información contenida en ellos estará representada por otros tipos documentales de similares características.
Una forma adecuada de conocer la información global sobre un determinado tipo documental, se desprende del conocimiento del organigrama y sus funciones, puesto que cada sector encarado en el organigrama tiene un determinado número de actividades esenciales a desarrollar; de esta manera podemos claramente especificar que las oficinas de personal, emitirán siempre documentos relacionados con la admisión, conducta y retiro de empleados como base fundamental, nunca una oficina de personal ha de realizar labores de contabilidad, de ahí que esa oficina emitirá documentación especializada, que puede denominarse de acuerdo a su mismo contenido. Por ejemplo: solicitudes de trabajo, admisiones de personal, multas por inasistencias, etc., son documentos típicos, que el contenido será siempre de características similares cuando no idénticas.
Estos documentos suelen formar las series dentro de esa función, se comprenderá también que la ordenación de tipos documentales corresponde más a un manejo interno de los asuntos de la organización.
Siempre que sea posible y sin tener que alargar mucho esta etapa, se deben estudiar todos los pasos que tienen en el organigrama. Deducimos que se deben estudiar todas las unidades documentales en relación a las actividades de cada organismo, especialmente en aquellas entidades productoras de documentos que no se han realizado anteriormente este tipo de investigaciones y en las cuales se observa poca claridad, tanto en las tareas mismas que generan documentos, como también en la suficiencia de los documentos.
En general, los datos básicos que se deben obtener del Análisis documental se pueden agrupar en:
Identificación documental.
Especificaciones o requerimientos documentales.
Descripción documental.
Evaluación del rendimiento informativo.
LAS UNIDADES DOCUMENTALES
Hasta el momento empleamos una terminología que muchas veces nos puede parecer un poco molesta entenderla, si no estamos tan involucrados en la problemática archivística. Las unidades documentales, nos hablan sobre todo del volumen documental, pero, que van relacionadas estructuralmente con la Entidad Productora. Se trata de reunir, ordenar, en el sentido lato, los documentos pertenecientes una entidad o varias de ellas, para formas unidades homogéneas que conformaran primeramente las series, acorde con la información que tenemos de la estructura y funcionamiento de la entidad que produjo los documentos.
Un desafío cotidiano se cumple cuando el archivero se encuentra ante un montón de papeles, que deben ser ordenados y clasificados, determinar si es un fondo o varios, un grupo o una colección, entonces se debe empezar con la laboriosa investigación, se debe obtener un conocimiento general del sentido, naturaleza esencial y estructura general antes de ir a tratar las partes. Hablamos de la Ordenación que debe partir del conocimiento y comprensión total del fondo.
DIVISIÓN DE LOS FONDOS EN UNIDADES DOCUMENTALES.
Todo trabajo de ordenación y clasificación se sostiene en el método sistemático, que apunta a la división de un todo en sus partes. El análisis consiste precisamente en dividir en unidades que se identifiquen por sus propiedades, así distinguimos cada una de las partes separadamente y comprendemos sus relaciones entre sí y con el todo.
El fondo corresponde a todos los documentos producidos y recibidos por una entidad, este fondo, se divide en grupos, los grupos son equivalentes a las colecciones en algunos casos, y estos a su vez pueden dividirse en partes que estén relacionadas entre sí, que los llamamos subgrupos, los subgrupos están conformados por las series. Las series se componen por tipos documentales, y llegamos a la unidad más pequeña que se llama pieza documental. Es trabajo archivítico entonces identificar las unidades y fijar los límites donde se inicia y finaliza cada una de ellas.
Distinguimos entonces tres grupos de unidades documentales de diversos tamaños: Las Unidades Mayores, que consiste en los fondos y los grupos y las colecciones de papeles, este último incluye los papeles de personas así como los de organismos privados; las Unidades intermedias, formadas por los subgrupos y las series; El término serie se emplea aquí en el mismo sentido que los archiveros ingleses emplean el término clase, lo cual nos aproxima indirectamente a la idea de clasificación y las Unidades Menores, formadas por los Tipos documentales y las piezas documentales, documentos simples o compuestos, reunidos en volúmenes, carpetas, legajos, etc.
La pieza documental, se interpreta como un documento suelto, aislado, que no está incorporado físicamente a otros documentos; o bien, a un conjunto de documentos reunidos físicamente para formar una unidad distinta y separada tal como un volumen, un expediente o una carpeta.
IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES
La identificación es una voz femenina, derivada de «identificar», de significado deducible. Consiste en comprobar que una persona o cosa es la misma conocida en otras circunstancias o de la que se poseen ciertos datos. También se interpreta como establecer la identidad de una persona o cosa. Y por último, por comparación, considerar o presentar como idénticas dos o más cosas.
Desde el punto de vista Archivístico, establecemos que la identificación es la actividad que se realiza en los archivos, sea por medio de la averiguación, investigación y sistematización, que permiten establecer la identidad de los documentos, series, grupos y fondos, considerando sus categorías administrativas y archivísticas dando consistencia natural a la estructura de un fondo.
La identificación la planteamos en nuestro medio en 1991, como un capítulo necesario para las tareas de descripción conformando parte del programa documental,[2] Posteriormente se utilizó en la cátedra de Ordenación y Clasificación. Esta necesidad brota en forma natural, ubicándose perfectamente dentro de las tareas archivísticas.
La identificación en sus distintas categorías, constituye entonces una de las primeras actividades en la metodología archivística.
Consideremos que es una actividad de tipo intelectual que consiste en la investigación de la entidad productora y su relación con el tipo documental, logramos una secuencia:
1.- Permite conocer a la entidad productora de los documentos.
2.- Su evolución orgánica.
3.- Competencias administrativas.
4.- Tipos Documentales en los que se materializan.
5.- Procedimiento administrativo.
6.- Disposiciones que afectan al trámite.
7.- Elementos imprescindibles para la delimitación de la serie documental.
La identificación documental nos daría como resultado las bases para realizar la organización del fondo, aplicando el método sistémico, se establece un cuadro de clasificación, permitiendo ordenar las series documentales, sentando las bases para su posterior valoración y descripción.
MÉTODO DE IDENTIFICACIÓN DE FONDOS
Para el empleo de éste método, es necesario tener conocimiento de por lo menos tres aspectos principales, Los Caracteres de los documentos, el Ciclo Vital de Los documentos y los Principios de la Ordenación y Clasificación. El conocimiento adecuado del Principio de Procedencia, nos permite varias tareas dentro de esta actividad.
Primero identificamos a la Entidad Productora,
Segundo y a continuación identificamos del elemento funcional o los orígenes funcionales
Tercero determinamos sus tipos documentales,
Cuarto, con toda esta información procedemos a organizar el fondo.
La información obtenida a cada paso debemos volcarla en documentos distintos como:
-Índices de organismos,
-Índices de Tipos Documentales,
-Organigramas,
Y los necesarios que nos ayudarán posteriormente cuando nos aboquemos a la actividad de la Valoración.
Identificación de la Entidad Productora: La Entidad Productora, que la estudiamos en los caracteres de los documentos es aquélla que, en el ejercicio de sus funciones, genera documentos propios del archivo.
Para la identificación de la Entidad Productora debemos analizar el trayecto histórico de esta entidad, y esto lo logramos a través de los documentos legales de la misma entidad o de la legislación. Para ello consultaremos primero en la misma entidad que nos brinde una orientación, y luego verificaremos los datos mediante los Boletines Oficiales, sumarios y repertorios legislativos. Cada área geográfica tiene su forma adecuada de dar a conocer sus leyes.
Se pueden presentar situaciones en las cuales debemos utilizar nuestros conocimientos y formación para resolver:
1. Períodos en los que se presentan lagunas para determinar la estructura de las instituciones.
2. Legislación, reglamentación, normativa que no aparece publicada en órganos habilitados para este fin, por lo que hay que recurrir a los documentos internos de carácter legal. En esta etapa podemos encontrarnos con:
Instituciones Históricas. Es necesario estudiar:
Los documentos propios.
Las publicaciones sobre el funcionamiento de la institución.
La información aportada por las disciplinas auxiliares de la archivística.
Instituciones familiares. Consideradas así para facilitar nuestro lenguaje y estudio. Es necesario estudiar:
Los árboles genealógicos,
Los diferentes estudios heráldicos y nobiliarios con que pueda contar la familia.
Documentos conservados en otros archivos, como los parroquiales, de protocolos, judiciales, etc.
Toda la información que hayamos logrado reunir, debemos organizarla en distintos documentos, como:
1. Auxiliares Descriptivos de Instituciones, Esto responde a la magnitud del trabajo y del archivo que realiza el trabajo de identificación, pueden utilizarse Fichas de Índices, Fichas Catalográficas, o respetando mejor la tradición archivística, realizar un Inventario Institucional.
Si se tratara solo de una institución, es conveniente tener todos los datos en la misma forma, considerando que podemos utilizarlos posteriormente para elaborar las Guías.
Es lógico pensar que estos datos deben estructurarse jerárquicamente de modo que nos permita un seguimiento adecuado de las distintas modificaciones de las unidades administrativas. Requerimos entonces la siguiente información:
-Nombre y siglas de la Entidad.
-Fechas extremas de la vigencia de la entidad.
-Competencias atribuidas a dicha entidad.
-Disposiciones legales que modificaron la estructura de la Entidad.
-Relaciones de Dependencia.
-Entidades, Instituciones, Organismos que precedieron, sucedieron, generaron, dividieron, en el desarrollo de sus fines.
-Relación de Series producidas por la entidad en el cumplimiento de sus actividades.
2. Repertorio de Organigramas. Si la entidad no tiene en sus archivos, los organigramas y presupuestos, con la información recopilada se procederán a elaborar los diferentes organigramas que permitan conocer, de una forma gráfica, los cambios en la estructura de la entidad, en el período de vida que investiguemos. No debe sorprendernos que los organigramas suelen ser diferentes a los que originalmente se diseñaron, en la práctica se modifican las relaciones institucionales sin que se perciba en el diagrama de funciones. Una vez lograda la reconstrucción procede buscar las normas de aprobación de cada reorganización, lo cual nos dará las fechas correctas de los cambios sufridos por la entidad.
3. Repertorio Legislativo, Se forma en la medida que se elaboran las fichas de recogida de información, éste instrumento debe tener como mínimo los siguientes datos:
Entidad afectada por la norma.
Resumen del contenido de la norma.
Fecha de promulgación.
Tipo de norma.
Antecedente de la Entidad.
Sucesor de la Entidad.
Identificación de los orígenes funcionales: En las actividades realizadas para identificación de los grupos documentales, realizamos un acopio de documentos relativos a la legislación, reglamentación y normalización de la entidad que estudiamos, estos documentos nos orientarán sobre los orígenes funcionales. Son las funciones las que producen la estructuración de las entidades, lo que constituyen su verdadera razón de ser.
Las funciones permanecen en el tiempo. Las funciones han de determinar entonces los orígenes, es decir, acercarnos a las oficinas misma donde se producen los documentos, conformando así, la naturaleza de las series documentales.
Identificación del tipo documental: La definición del Tipo documental se ha simplificado desde la enunciación de Schellenberg sobre el tipo documental, entendemos que una misma actividad puede producir un mismo tipo documental, por lo tanto las actividades producen documentos en el desarrollo de sus objetivos, algunas de estas actividades, rutinarias, han de producir siempre la misma unidad documental cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos, al que optamos por denominarlo tipo documental. El tipo documental es el factor determinante para la denominación de la serie, llegando a confundirlos a ambos en el ejercicio archivístico.
Es en este momento cuando procederemos a analizar los caracteres externos e internos de los documentos.
El término tipo documental se adapto a nuevos conceptos, debido a su complejidad expuesta, en la actualidad se utilizan los conceptos de tipo documental simple para denominar la unidad documental simple, aquella que generalmente se realiza para comunicaciones internas, como tipo documental compuesto conocido mas bien como expediente, que es el conjunto de documentos producidos por una oficina para la resolución de un asunto, generalmente los expedientes están regulados por normas de procedimiento, perdiendo así, su verdadera naturaleza y sentido el termino tipo documental.
Los datos más significativos del documento son los siguientes:
DENOMINACIÓN: Es decir, el nombre con el cual es conocido el documento dentro de la organización administrativa. Cuando este nombre es muy genérico o ambiguo, como por ejemplo "informes", si bien podemos comprender que actividad contiene el documento, pero no podemos determinar con exactitud a qué tipo de informe se refiere, conviene aclarar, sea especificando el informe o sea incluyendo la entidad productora, así obtenemos "informes laborales" o bien "Informes de Auditoria", lo cual nos aproxima mucho más a un sector de realidad en la administración. Conviene entonces indagar sobre las denominaciones conocidas para poder llegar a normalizarlas y darles su verdadero sentido dentro de la ordenación y la Descripción.
CÓDIGOS, CLAVES: Algunas instituciones modernas han adoptado el sistema de enumerar documentos en la medida que estos son producidos, creándose códigos alfanuméricos para este fin, estos elementos son escritos en el Protocolo Inicial, por ejemplo: DEJ 123/99, indica que la nota corresponde a la Dirección Ejecutiva (DEJ) y su número de orden es el 123, el año de gestión es el 1999. Este tipo de notación facilita enormemente la ordenación de documentos, ya que los mismos se acumulan por la oficina que los produce y el orden en que son producidos, al mismo tiempo que estos documentos conservan un orden cronológico, (Principio del Orden Original) puesto que en la medida que se producen los documentos, sus fechas son consecuentes, pudiendo separarse por gestiones o en forma periódica al renovarse la numeración, que generalmente se efectúa con la renovación del año o la gestión de un determinado ejecutivo de la institución.
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Dentro de la organización se determina su ubicación, tanto de origen como de almacenamiento, esto también determina la importancia de los documentos por su origen jerárquico.
DEPENDENCIA: El documento ha sido creado en una oficina que depende de una unidad mayor, por lo consiguiente su información puede ser complementaria o de relación a esa jerarquía, su información no siempre puede considerarse como completa; esta relación de dependencia merece un estudio más profundo dentro de la organización de la misma, en lo posible, normalizando los documentos y sus alcances de información contenida. Generalmente éste nos sirve en la clasificación. Por ejemplo, si en la clasificación hemos determinado varios grupos: económico, operativo o de Organización y métodos, una nota emitida por contabilidad, dependerá del grupo económico y no del operacional.
NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE: Cuando se quiere obtener una sofisticación en los archivos y sobre todo cuando se trata de documentos de importancia, es necesario describir los nombres de los que intervienen y firman; generalmente con el fin de establecer responsabilidades, e incluso porque el usuario o consultante demanda información teniendo como único dato el nombre de la persona que firmó el documento.
ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES:
Esta parte del análisis, consulta diversos datos complementarios, pero lo esencial es para la evaluación de documentos por las características que se registran, tenemos:
FORMACIÓN DEL DOCUMENTO: Las características que se requieren para fijar la información.
Distribución de las áreas de información esencial y complementaria y áreas de referencia. Para apreciar estos requerimientos, se debe obtener información sobre diversos tipos documentales para evitar duplicidad de esfuerzos y datos. También se debe consultar sobre las acciones o actividades que han de generar al documento y que implican un determinado grado de normalización.
EXPERIENCIAS ANTERIORES: Corresponde averiguar si anteriormente se han efectuado diseños similares de documentos y si dieron algunos resultados satisfactorios, es necesario también conocer experiencias anteriores producidas y que se dejaron de producir a raíz de la eliminación de algunos sectores dentro de las institución, propio de la dinámica administrativa.
RESPONSABILIDADES: Conviene determinar el grado de responsabilidades que encierra el documento y establecer las responsabilidades de información, es decir, en lo posible, establecer una escala de responsabilidades del tipo de información que pueden suministrar los auxiliares descriptivos, y el tipo de usuarios que pueden consultar estos documentos.
HABILITACIÓN DOCUMENTAL: Todo escrito es habilitado al ser firmado, el estudio comprenderá entonces, la adecuación de la habilitación, estableciéndose escalas en este sentido, algunos documentos posiblemente sean habilitados como certificación por un archivero, otros requerirán la habilitación del escribano para tener validez, esta habilitación tendrá necesariamente una estrecha relación con las responsabilidades que encierra la documentación del archivo.
EXIGENCIAS DOCUMENTALES: La continua creación de documentos, impone que estos tengan contenidos mínimos para su identificación, como ser, denominación de la entidad productora, datación, etc. Es conveniente un estudio en este sentido de modo que en la ordenación permite agruparlos por sus funciones y en la Descripción pueda utilizarse este tipo de información.
Con la finalidad de dar seguridad sobre el análisis efectuado, es necesario detallar adicionalmente datos como los siguientes:
l.- Fecha en que se efectuó el análisis documental, ya que los contenidos estudiados pueden variar considerablemente con el transcurso del tiempo.
2.- Identificación del Archivero analista que efectuó el análisis, a fin de recurrir a él en caso de dudas.
3.- Detallar los nombres de quienes fueran consultados al realizar el análisis, y de los superiores inmediatos que respaldan la realidad de los datos obtenidos.
Los tres elementos de estudio empleados, Identificación, Especificaciones y Descripción, constituyen las secciones principales del análisis, permiten conocer a fondo los elementos principales que componen cada unidad documental, siempre y cuando la investigación se efectúe en forma detenida y se obtenga la información posible.
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IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
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DENOMINACIÓN |
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CÓDIGOS, CLAVES |
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UBICACIÓN ADMINISTRATIVA |
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DEPENDENCIA
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1RO. 2DO. 3RO. 4TO. |
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NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE |
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ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES
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FORMACIÓN DEL DOCUMENTO |
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EXPERIENCIAS ANTERIORES |
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RESPONSABILIDADES |
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HABILITACIÓN DOCUMENTAL |
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EXIGENCIAS DOCUMENTALES |
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l.- Fecha en que se efectuó el análisis documental |
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2.- Identificación del Archivero analista |
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3.- Detallar los nombres de quienes fueran consultados |
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DESCRIPCIÓN |
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Delimitación del concepto de serie documental: La Serie es el conjunto de documentos producidos bajo un mismo origen funcional, desarrollo de una misma función y finalidad, y cuyo trámite ha sido realizado como un solo tipo documental.
Para identificar a las series se tiene que dar en forma adecuada una misma entidad productora, que desempeña una misma función y compone un mismo tipo documental. La modificación de uno elementos, cambia definitivamente a la Serie. Coma regla general el nombre de la Serie deriva del nombre del tipo documental, y el nombre del tipo documental es el objetivo y el asunto del documento inicial o la actividad que se realiza.
Con todos estos datos, como lo hicimos anteriormente, con los fondos, formaremos el Repertorio General de Series. Sin ser exhaustivos los datos que incluiremos serán:
Tipo documental.
Entidad Productora.
Función.
Fechas extremas.
Legislación que afecte al trámite de la serie.
Documentos básicos que componen el expediente.
Antecedente de la serie.
Continuación de la serie.
Signaturas del archivo.
EL MÉTODO SISTÉMICO.
Este método responde a la necesidad de lograr una configuración de aquellas realidades hacia las cuales apunta el interés del investigador - archivero, que traiga aparejada la concurrencia interdisciplinaria. Esto contribuye a superar inconvenientes derivados de aplicar enfoques multidisciplinarios.
El método sistémico, se convierte en un adecuado instrumento de ordenación, en la percepción de los fenómenos, una manera de observar la realidad física de la organización institucional.
EL MODELO SISTÉMICO.
El método sistémico se sustenta en la composición de modelos, estos se constituyen en un medio adecuado para construir, precisar esquemas representativos de la realidad.
El modelo sistémico cumple cuatro funciones básicas:
La organizativa: consiste en la capacidad de ordenar y relacionar datos desarticulados, mostrar similitudes o conexiones que no fueron percibidas por otros métodos.
La heurística: que lleva al descubrimiento de nuevos hechos y nuevos métodos.
La predictiva: consiste en observar pautas de distribución de datos conocidos, proyectar provisionalmente una pauta similar hacia cierto sector de lo estudiado, sobre el cual no contamos aún con datos de primera mano.
La de medición o mensurativa: que asume distintas formas según la naturaleza de aquello que estudie.
Básicamente para los intereses archivísticos, estos modelos los consideramos como descriptivos.
EL CONTEXTO
De vital importancia para la archivística moderna, la expresión contexto, denominado también ambiente, entorno o medio, designa al universo que rodea al sistema manteniendo las relaciones de mutua incidencia.
Así consideramos contexto suprasistémico por estar constituido por el sistema del cual depende el de referencia. Caso claro el de los archivos dentro de las Instituciones.
El contexto específico, esta constituido por los destinatarios del producto del sistema. En nuestro caso, los usuarios, investigadores y sociedad íntegra.
ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL
El resultado inmediato de la fase de identificación se traduce como conocimiento adecuado de los elementos que constituyen cada serie documental, lo que permite establecer los criterios para la clasificación.
La identificación del fondo y de todos sus componentes, es una tarea intelectual, no física, puesto que aplica el método sistemático a las series documentales dentro del cuadro de clasificación. Redundado en beneficio del trabajo, repetimos que la clasificación no es un trabajo físico, por lo tanto no requiere movimiento de fondos dentro del depósito.
La localización de los documentos corresponde a una aplicación de las signaturas, tarea descriptiva.
De acuerdo a nuestras observaciones, disponemos del Repertorio de series documentales, las funciones, los organigramas y los apuntes que señalan la evolución orgánica de la entidad productora. Con esta información elaboramos un cuadro teórico de clasificación, que lo utilizaremos coma punta de partida para enfrentarnos a los documentos. Decimos cuadro teórico, considerando que no es el definitivo, porque en la medida que estudiemos a fondo la documentación, este cuadro se convertirá en una realidad.
El cuadro teórico es el punto de partida, el cuadro definitivo será el que ponga de manifiesto todas y cada una de las características del fondo estudiado.
Apelamos entonces a la sabiduría de Schellenberg, quien establece tres tipos de clasificación según se atienda a la estructura orgánica, a las acciones o a los asuntos, diferenciándose por tanto tres sistemas:
Clasificación orgánica, funcional o por materias. Es la que agrupa las series documentales atendiendo a La estructura del Organismo; la funcional, mucho más difícil de aplicar, organiza el fondo atendiendo a las funciones que desarrolla el organismo. Finalmente la clasificación par materias atiende al contenido sustantivo de los documentos, esta última solo es recomendable efectuarle en los auxiliares descriptivos cuando se tiene un fichaje exclusivo para esto.
La adopción de un sistema de clasificación depende de la naturaleza del fondo. Así, si tenemos el fondo documental de un organismo que no ha sufrido modificaciones perceptibles en su estructura, aplicamos un cuadro de clasificación orgánico, que reflejará a la estructura del organismo.
Si tenemos un fondo documental de un organismo que ha sufrido modificaciones, será aconsejable la utilización de un cuadro de clasificación funcional, No olvidemos que las funciones son más estables a través del tiempo.
Una vez clasificado el fondo, se procede a establecer en el cuadro, las series de acuerdo a su jerarquía, es aquí cuando comprendemos que la “ordenación” es solo la aplicación del orden original en que fueron produciéndose los documentos. Sólo en el caso de las colecciones y fondos muy desorganizados adoptaremos criterios de ordenación: cronológica, alfabética, etc.
LA ORDENACIÓN DE LAS UNIDADES MAYORES
Nos referimos a unidades mayores cuando hablamos de grupos documentales y colecciones de manuscritos. El término grupos documentales se emplea para designar a los documentos originados en la división del trabajo de las entidades productoras, que son generalmente de carácter público. El término colecciones de manuscritos se refiere a los documentos que se origina en entidades productoras, generalmente de caracter privado.
LOS GRUPOS DOCUMENTALES
La idea de dividir los documentos en varios grupos responde a los fines administrativos dentro de las instituciones y archivísticamente hablando, es la condición implícita del Principio de Procedencia. Según la definición de Jenkinson el grupo documental está compuesto de los documentos “resultante de las actividades de una dependencia que haya sido un organismo íntegro, capaz de tratar independientemente sin ayuda o autoridad exterior, todos los aspectos de cualquier asunto que normalmente se le presente”.
Factores de la formación del grupo documental: El factor principal y casi único para dividir los documentos en grupos es su procedencia. Respetándose este principio, no es necesario involucrar términos de maximilización ni minimalización, como lo expresan algunos autores.
Los límites de un grupo documental deben ser identificados y definidos de acuerdo con el origen del grupo en una entidad productora.
Los documentos que forman los grupos deben tener ciertas características comunes que dan unidad o cohesión al grupo documental.
Los grupos son unidades integrales que pueden administrarse separadamente. El aspecto que debe subrayarse de la definición de Jenkinson es el de que la dependencia gubernamental debe tener un carácter bien definido para que los documentos que allí se originan sean claramente separables de los de las otras dependencias.
Ocasionalmente es deseable establecer grupos documentales a base de sus funciones en lugar de los orígenes administrativos, pero es preferible en lo posible, evitar esta tentación.
Otros factores que también merece atención al establecerse un grupo documental es la cantidad de documentos.
Ordenación de los grupos documentales: Normalmente deben ordenarse de acuerdo con los siguientes principios:
Los grupos documentales deben conservarse como unidades íntegras. La creación de los grupos documentales está basada en la lógica que la documentación en cada grupo debe conservarse junta sin mezclarse con la de otro grupo.
Los grupos documentales deben ordenarse de acuerdo con las relaciones administrativas o funcionales que tienen entre sí. Siempre que sea práctico el método administrativo es el preferido para ordenar los grupos documentales.
Los grupos deben ordenarse de acuerdo con su nivel jerárquico dentro de la entidad productora.
Al igual que la aplicación en los fondos, cuando la organización administrativa es muy compleja para determinar sus áreas de trabajo, es preferible clasificar por el método funcional.
En el método funcional, el orden que se impone a los grupos documentales refleja las relaciones funcionales de las dependencias que lo produjeron.
Los grupos documentales establecidos para una sucesión de dependencias funcionalmente relacionadas entre sí, deben ordenarse de modo que quede reflejado el desenvolvimiento de la entidad productora.
Los grupos documentales pueden ordenarse en sucesión cronológica; de modo que le grupo o dependencia antecesora sea colocada antes que la dependencia sucesora.
LAS COLECCIONES DE MANUSCRITOS
El término “colección” debe definirse claramente cuando se emplea para indicar un grupo dado de documentos. Proviene del latín «collectio, -onis», derivado, como «collecta», de «collígere», y éste de «légere», leer. Es el conjunto de cosas de la misma clase reunidas por alguien subjetivamente, por gusto o curiosidad. La hecha con cosas unidas arbitrariamente y no por una relación natural existente entre ellas.
El término se emplea para designar a los documentos que se originan en una fuente dada, sin tener en cuenta su forma física o la manera que fueron producidos o acumulados. El término que se emplea en la Duke University Library para referirse a “cualquier conjunto de papeles que constituyen una unidad íntegra por estar relacionados con una persona, una familia, una institución o corporación”.
Las colecciones de papeles se dividen por la manera que fueron reunidas:
Las colecciones orgánicas: Se aplica al conjunto de documentos que se forman en el curso normal de los negocios o la vida de las entidades particulares, sean individuos o corporaciones. Estas colecciones tienen características definidas. Comúnmente cada una se deriva de una sola fuente, y son producidas contemporáneamente con las acciones de que tratan.
Las colecciones artificiales: son reunidas después de que han ocurrido las acciones a que se refieren y no contemporáneamente con ellas; usualmente se derivan de muchas fuentes y no de una sola.
Formación de las colecciones de manuscritos: El primer factor, como en el caso de los grupos documentales, es la procedencia de los documentos. La colección esta compuesta normalmente por documentos reunidos por determinados intereses. Son adquisiciones de una persona, familia, un grupo de familias relacionadas o de entidades privadas tales como empresas comerciales, iglesias, universidades.
Otro factor es la cantidad de documentos. La cantidad de documentos que puede ser administrada como una colección es difícil de precisar y el número de documentos que constituye una colección varía en diversos repositorios de manuscritos.
LA ORDENACIÓN DE LAS UNIDADES INTERMEDIAS
Los subgrupos documentales: El término “subgrupo” se emplea para designar las unidades archivísticas dentro de los grupos documentales establecidos básicamente por la organización de la estructura orgánica o de las funciones de la oficina y origen. El subgrupo esta integrado por numerosas series.
Formación del subgrupo
1. Orígenes administrativos: Normalmente una dependencia para la cual se ha establecido un grupo documental, puede ser subdividida en varias pequeñas unidades administrativas. Los documentos procedentes de tales entidades administrativas menores se considera como un subgrupo dentro del grupo documental.
Cuando una dependencia tenga oficinas (sucursales) en varias regiones del país, la documentación procedente de cada una de las oficinas regionales, puede ser considerada como un subgrupo.
2. Orígenes funcionales: Repetimos lo dicho para los fondos y para los grupos, pero con mayor frecuencia, las dependencias son reorganizadas de modo que la identidad administrativa de los documentos producidos por las oficinas menores suprimidas queda obscurecida. Cuando se presentan estas situaciones, los documentos referentes a una de las principales funciones de la dependencia, puede ser considerada como un subgrupo.
Ordenación de los subgrupos: De acuerdo a lo observado en el anterior acápite, los subgrupos se ordenan de acuerdo a las relaciones administrativas que existen entre sí. Esto puede lograrse colocando los subgrupos de acuerdo con el nivel administrativo que ocupa cada uno de ellos dentro de la dependencia. También pueden ordenarse de acuerdo con las relaciones funcionales que tienen entre sí. Esto es acorde a la elección que se tome para la formación de los subgrupos.
SERIES DOCUMENTALES
En los Estados Unidos el término “serie” se aplica a conjuntos de documentos del mismo tipo documental, al igual que en Europa. Además, se aplica también a todo el conjunto de documentos que está organizado de acuerdo con el mismo sistema de ordenación sin tener en cuenta si los documentos son del mismo o de diferentes tipos documentales. En su sentido amplio, el término “serie” incluye hasta los conjuntos de documentos desordenados pero que tienen entre sí la característica común de tratar del mismo tema o actividad.
Formación de la serie documental: Al subdividir un grupo documental en las partes que lo constituyen, el factor que se toma en cuenta es la ordenación de los documentos dentro del grupo, que, como lo dijimos antes, si se respeta el Principio del Orden Original, viene predeterminado en su formación.
Otro factor que influye en la formación de las series, son los Tipos documentales, carácter externo, que alude más a la función del documento que a su mismo formato, una gran mayoría de las series se integran de tres extensas clases físicas: documentos audiovisuales, cartográficos y textuales, los mismos que se subdividen en distintos tipos documentales.
Pero lo más seguro para la series y su unidad de composición, los tipos documentales, consiste en la íntima relación con un tema o actividad, en el marco de una misma actividad produce generalmente un mismo tipo documental. Este factor se toma en cuenta en cuenta incluso cuando las series no pueden formarse a base de los otros factores citados anteriormente.
Si se diera la situación de que los documentos no pueden dividirse en series en razón de su ordenación o tipo documental, el conjunto de documentos puede ser designado como una serie a base de otras características comunes o cohesivas que tienen entre sí. Estas características comunes pueden que los documentos traten del mismo tema o actividad.
Ordenación de las series: Las series se ordenan de acuerdo al Orden Original, que manifiesta estar de acuerdo con las relaciones administrativas que tienen entre sí. Este método sugiere que las series sean ordenadas de modo que reflejen el nivel administrativo que la oficina de origen ocupa dentro de la dependencia o para que queden reflejadas las relaciones jerárquicas de la estructura.
Lo mismo que para las otras unidades documentales, siempre queda el método de emergencia que es el de ordenar las series funcionalmente. Bajo este método las series quedan ordenadas de acuerdo con las funciones que dieron origen a los documentos.
SERIES DE MANUSCRITOS: Las series de manuscritos son aquellas que integran las colecciones generalmente de papeles privados.
La idea de dividir una colección en las partes que la constituyen a base de tipo documentales o de acuerdo con u tema o actividad, es ajeno al modo de pensar de los conservadores de las colecciones de manuscritos del siglo pasado.
EL MÉTODO INTERROGATIVO
Forma de conocimiento, mas precisamente de indagación científica.
DETERMINACIÓN DE LA OBTENCIÓN DE DATOS
Esta forma de participación, del archivero con los emisores de documentos, permite una obtención de conocimiento real y constituye una forma efectiva de acción en conjunto, lo cual facilita enormemente el proceso de análisis y evaluación y asegura al archivero que su trabajo será ponderado de acuerdo a la información suministrada por el mismo. De esta forma no hay motivo para alegar que hubo desconocimiento o error en la determinación de características del documento.
Como en este tipo de investigaciones predominan juicios humanos, especialmente cuando los trabajos estudiados requieren un mayor conocimiento, se recomienda recurrir a Jerarquías más elevadas, quienes con un criterio más amplio de las actividades que desempeñan, pueden modificar algunos aspectos de la información suministrada por los empleados.
En los archivos administrativos, la conformidad, tanto de las secciones productoras de documentos como de sus jerarquías y los archiveros, resulta esencial para asegurar una información correcta, asimismo que sirve de camino para interesar y facilitar su cooperación en las restantes etapas del proceso de análisis y evaluación.
a. Sistema de entrevistas.
b. Sistema de consultas
c. Sistema de encuestas.
Estos sistemas pueden tener factores negativos y positivos, pero cuando se reúne la información de los tres sistemas, observaremos que tenemos una información lo suficientemente abundante como para realizar el análisis lo más cercano a la realidad.
LA ENTREVISTA
El método de la entrevista, interview en inglés, tiene una adecuada aplicación en los estudios sociológicos en casi todas sus especialidades. Se considera a la entrevista como un método para conocer, por medio de preguntas convenientemente fundadas y articuladas, efectuadas en una relación interpersonal, respecto de lo que una persona sabe sobre los seres, las cosas y los acontecimientos.
En la Archivología la entrevista tiene dos aspectos que la hacen mas agradable:
Primero: Se usa en la investigación.
Segundo: es la materialización de la actividad para la identificación de los documentos y los servicios que prestan. Este segundo aspecto, permite además, comunicaciones directas con todos los niveles jerárquicos de la institución.
El método interrogativo se utiliza:
1) En la administración documental se emplea la entrevista como un método que permite obtener información sobre los rasgos inherentes a los documentos, de la cualidad de cada uno, a fin de evaluar su utilidad y poder formulas aspectos como la selección, traslados y transferencias.
2) En los relevamientos documentales que se realizan para diagnósticos y descripción de la entidad productora o de sus partes. Se puede determinar los objetivos o misiones asignadas, funciones o actividades, procedimientos, atribuciones y obligaciones que el diagrama de estructuras no nos comunica.
3) Para investigar causas y efectos de anomalías documentales, sean estructurales o funcionales, y recabar opiniones sobre posibles soluciones.
Sistema de entrevistas: Consiste en obtener los datos relativos al documento, su procedencia, su utilidad, las responsabilidades que encierra, su plazo de vigencia, sus objetivos, los valores de sus contenidos, etc.; las entrevistas y cuestionarios merecen algunas consideraciones.
La entrevista es una conversación entre dos personas de las cuales una es el entrevistador y otra el entrevistado. Casi todas las entrevistas tienen por finalidad obtener alguna información.
Las entrevistas pueden ser estructuradas o dirigidas o no dirigidas. La diferencia es que en esta última la iniciativa queda a cargo del entrevistado en tanto que, en la primera, se ha preparado de antemano un cuestionario o serie de preguntas.
Las entrevistas tienen ciertos riesgos. En primer lugar que el entrevistador tiene que poseer un cierto conocimiento de la persona del entrevistado, sus dotes y cualidades, sus actuaciones, para poder moverse con comodidad.
En segundo lugar que la entrevista provoca problemas. A veces el entrevistado rehúsa responder o porque falsea la verdad o, porque se deja llevar por impresiones erróneas.
Además el lenguaje de la entrevista debe ser atendible y a través de él el entrevistador debe ganarse la confianza del entrevistado.
Finalmente el entrevistador no debe dejar traslucir sus impresiones personales o ideas que puedan inducir a por determinados caminos al entrevistado y que no son realmente los propios. Se entrevista directamente, en su puesto de trabajo, a la persona que tiene mayor conocimiento sobre los documentos que se elaboran en su sector; en un despacho de asesoría legal, no entrevistaremos a la secretaria, que solo recopila la información que ha sido elaborada por el asesor; entrevistaremos entonces al asesor y le interrogaremos sobre los documentos, todo aquello que nos interesa saber para poder efectuar una aplicación de las técnicas documentales adecuada.
Posteriormente, verificamos todos los datos obtenidos, procurando generalizarlos a fin de que los auxiliares descriptivos sean lo más uniformes. Para facilitarnos el registro de datos a obtener, se utilizan formularios diseñados exprofeso, y en algunos casos, se elaboran guías escritas para tener la seguridad que se considerarán todos los aspectos que interesen al archivo.
La entrevista se complementa con la observación directa del trabajo del sector entrevistado para lograr una comprensión del empleo de la documentación y de que forma pueden los auxiliares descriptivos, facilitar las actividades de ese sector.
Para que la entrevista proporcione los resultados esperados, es necesario que el entrevistador esté capacitado, tanto en los contenidos de la Archivología como en los contenidos del sector entrevistado, sea este sector una sección determinada de la administración, cuando los archivos son administrativos, sea el sector un cuerpo de investigadores, cuando el archivo es de conservación permanente.
Esta capacitación del entrevistador, permite no detenerse en detalles que pueden no significar nada para los objetivos de las técnicas documentales.
Por último, es conveniente informar al personal que proporciona los datos, de las facilidades que pueden brindarnos el análisis documental y de todos aquellos datos que soliciten y contribuyan a lograr una mayor cooperación.
LIMITACIONES: Las personas entrevistadas, por distintas causas, puedan distorsionar la información que suministran, sea en forma total o parcial. En el método de la entrevista ello hace necesario la programación de las preguntas, previéndose, además algunas que permitan repasar y profundizar las respuestas obtenidas por medio de otras.
Otra limitación que podemos prevenirla es que las personas entrevistadas no se encuentren autorizadas para suministrar la información deseada o que no deseen hacerlo.
Para tener en cuenta:
1) El objetivo de la entrevista debe ser claro en todos sus aspectos.
2) Una vez obtenido resultados de la entrevista, el archivero debe indagar, por otros medios, cuestiones relacionadas con los documentos.
3) La entrevista debe ser objetiva, precisa, de corta duración.
4) El tema motivo de la entrevista debe ser dado a conocer con anterioridad, de modo que permita al entrevistado preparar sus respuestas.
5) Se debe escuchar al entrevistado, sin apremiarlo ni discutir. No se debe dar consejos, recomendaciones ni recriminar sobre sus actos o modos de pensar.
Sistema de consultas:
Consiste en obtener los datos relativos a la utilidad del documento, mediante consultas efectuadas en el mismo archivo, a quienes le interesan utilizar sus servicios, más categóricamente a los usuarios. Estas consultas van dirigidas a resolver los problemas que puedan presentarse sobre la forma o formas en que son solicitados los documentos, de modo que los auxiliares descriptivos tengan opciones, es decir, los usuarios no siempre se acercan a consultar con un nombre determinado del tipo documental, o desconocen los contenidos de determinados tipos documentales, las opciones permitirán entonces al consultante adecuarse y enterarse si lo que busca es realmente un determinado tipo documental o bien puede encontrar en otros documentos, información que le permita desarrollar su conocimiento y trabajo con mayor eficacia.
Este sistema tiene mucho en común con el sistema de entrevistas, con la diferencia de que cambia el lugar de la entrevista y cambia el objetivo de las consultas.
Sistema de encuestas:
En este sistema, las entidades productoras describen su trabajo con relación al documento, respondiendo a las preguntas que se les formule en cuestionarios elaborados para este fin.
El cuestionario es una práctica de investigación que consiste en un sistema de preguntas que tiene por finalidad obtener datos.
Los cuestionarios pueden ser de preguntas cerradas o abiertas. Las primeras son cuando se debe contestar, exclusivamente con un sí o un no cuando se someten varias alternativas de respuestas entre las que el entrevistado debe responder. En los otros -abiertos- la respuesta queda librada al entrevistado.
Se recomienda que en todo diseño de cuestionario se ponga especial atención en el contenido, el vocabulario y la secuencia de las preguntas de los cuestionarios.
Referente al contenido hay que pensar si la pregunta es necesaria, si requiere otros apoyos para contestarla, si puede hacerlo, etc.
En lo que se relaciona con el vocabulario si es inteligible si realmente pregunta lo que queremos, si expresa las posibles alternativas pensadas.
En lo que se refiere a la secuencia es conveniente que se parta de lo general a lo particular, de lo trivial a lo importante. Con un orden lógico que no distorsione respuestas y que no se produzca la llamada "contaminación". Se entiende por tal la influencia que el orden de preguntas puede ejercer en las respuestas del informante.
Si bien es cierto, este sistema puede proporcionar información mas ordenada y meditada, requiere por lo general, aclaraciones y comprobaciones, por lo que a menudo se deben complementar con las entrevistas, prolongándose en el tiempo empleado para esta etapa.
ENCUESTA Y CUESTIONARIO
El método de la encuesta prescinde de la relación personal para efectuar la indagación en un cuestionario escrito.
El cuestionario es el instrumento básico para esta actividad. En la investigación archivística es el medio idóneo para el análisis estructural, que es lo que realmente nos interesa. El análisis estructural es útil para obtener información objetiva, referida a cargos, funciones, cantidad de personal, objetivos, etc... La aplicación del cuestionario permite la realización de los censos documentales.
El cuestionario es un tipo documental que se compone de un listado de preguntas, convenientemente elaboradas, que permitan obtener la mayor cantidad de información respecto de una cuestión determinada.
La principal restricción reside en que mediante el cuestionario, sin contacto personal significativo, no es posible alcanzar la profundidad interrogativa, propia de la entrevista.
En la preparación del cuestionario se debe tomar algunas precauciones:
1) El cuestionario debe ser redactado con claridad y precisión, utilizando un lenguaje común y accesible.
2) Se deben efectuar preguntas que estén relacionadas directamente con el tema y objeto investigados.
3) Se deben desechar las preguntas cuya respuesta las tenemos seguras, salvo que quisiéramos formarnos una opinión.
4) Se deben incluir preguntas de comprobación, para cotejar respuestas con los resultados obtenidos por otras fuentes.
g) La extensión del cuestionario, debe ser lo mas breve posible, y las preguntas de los más simples posible.
La fiabilidad del cuestionario reside en la exactitud de la información obtenida. Todos los resultados deben ser procesados, a efecto de alcanzar un conocimiento verdadero.
CLASIFICACIÓN DE LO CUESTIONARIOS
a) Según la forma para su llenado.
Presencial: Cuando el encuestador está presente y anota las respuestas que da el encuestado.
No presencial: Cuando el encuestador no está presente y el encuestado responde escribiendo sobre el formulario.
b) Según el tipo de preguntas.
1. Preguntas de aspectos concretos y objetivos, tales como: ¿Cuántos años tiene usted en el archivo?, ¿Cuánto gana?, etc.
2. Preguntas cuya respuesta se debe averiguar por qué, cómo o para qué se hace tal o cual cosa. Por ejemplo: ¿Por qué eligió este tipo de trabajo?, ¿Cómo se hace la clasificación en su trabajo?, ¿Para qué realiza la descripción de este tipo documental?
3. Las preguntas apunta a obtener una opinión personal del encuestado, qué piensa acerca de un tema, lo cual incluye preguntar por qué, cómo o para qué haría tal o cual cosa.
c) Según lo que sé quiere conocer.
Son las que nos interesa desde el punto de vista archivístico, los cuestionarios estan destinados a conocer y describir estructuras; funciones y tareas; objetivos; atribuciones, deberes y demás características de los cargos; etc.
PREPARACIÓN DE FORMULARIOS: Cualquiera de los sistemas citados anteriormente, requieren de formularios que permitan la recogida de datos en forma ordenada y comprensible para quienes los utilicen posteriormente. Por ello es necesario prestar una atención esmerada al diseño de los formularios que faciliten estas tareas.
En caso de efectuar las encuestas, es fundamental presentar preguntas claras y directas y que los formularios sean fácilmente manejables por quienes han de responder.
En algunos puntos del cuestionario, será necesario incluir aclaraciones, instrucciones y oraciones explicativas, para facilitar la comprensión del contenido del formulario y de lo que se quiere obtener con él.
Al diseñar los formularios, para poder efectuar una buena labor de análisis documental, se deben considerar los siguientes aspectos:
1) Los espacios destinados a las características del documento, deben ser lo suficiente amplios o ampliables, para facilitar la anotación de un máximo de datos.
2) Sistematizar en forma ordenada las preguntas que se realicen.
3) Reservar secciones especiales para anotar datos complementarios que no requieren de amplias descripciones.
4) Tratándose de análisis a los efectos de la Evaluación de documentos, consultar todos los datos necesarios para este proceso y en la forma más fácilmente utilizable para su estudio.
5) Es conveniente considerar cuales serán las características de los campos de información que van a interesar, y consultar las preguntas necesarias para estos requerimientos. Las características se analizarán posteriormente.
La preparación de los formularios deberá hacerse con anticipación, con el objeto de someter los proyectos a sucesivos ensayos antes de poner en marcha el programa.
EL FORMULARIO
Para nuestros fines, el formulario es un instrumento de comunicación impreso que contiene preguntas con respecto a una serie de asuntos, que es necesario responder o explicar para hacer o solicitar algo.
La solicitud. Es un cuestionario a ser respondido por quienes requieren algo y que por lo general inician un trámite o proceso administrativo.
La declaración. Es otro tipo documental por el cual se responde a una requisitoria.
EL MÉTODO DEL TEST.
Este método se considera como un aporte de la psicología, posteriormente, dada su facilidad de respuestas, se utilizaron con otros fines distintos a los de la medición de capacidades de los individuos, administrativamente, desde sus primeras aplicaciones, se orientaron a la selección de personal.
El test es considerado como un método para determinar realidades, en nuestro caso, un complemento de la entrevista.
Se debe remarcar que en la elaboración de un test se requiere un especial cuidado, sobre todo objetividad, y sus características deben hacerlo confiable y válido.
Entendemos por confiabilidad a la precisión de la medición, conciso, simple.
Entendemos por validez la relación de capacidad para determinar de la conducta en función de determinada actividad, en otros términos, que sea un indicador representativo del rendimiento.
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Colección de Reales Cédulas del Archivo Histórico Nacional. Catálogo. Tomo II (1802-1871). Lugar?
Catálogo de los fondos manuscritos de Juan Ramón Jiménez. María Teresa de la Peña.
Catálogo de mapas y planos del Archivo General de Indias. México, Virreinato del Perú y Guatemala.
Indice de Testamentos y doctos. afines. Autor: Antonio Matilla Tascón, Madrid.
Real Archivo del Reino de Galicia. Catálogo de Instrumentos de Descripción Documental. Madrid, 1988.
Mapas, planos y dibujos de la Sección del estado del Archivo Histórico Nacional. Pilar León Tello. Madrid, 1979.
Archivo Histórico Provincial de Pontevedra. Guía del Investigador.
ADPA (Automatización de Archivos). 1981. 3º n.
Bits y Bytes (iniciación a la Informática). Rachelle Heller y C. Dianne Martin. USA, 1982.
Estudio de las Normas Básicas para equipamiento, mantenimiento y funcionamiento de laboratorios de reprografía en países en desarrollo. Centro Nacional de Microfilmación. Albert Leisinger, Madrid, 1977.
Archives nº 2. April 1992 (Journal of the British Records Association).
The Hollinger Corporation (sobre formatos y modelos de contenedores y muebles).
Tabla de contenidos
OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO
La cualidad testimonial
La cualidad de constancia
CONCEPTOS DEL DOCUMENTO
Documento privado
Documento público
Documentos administrativos
Documentos administrativos públicos
Documentos administrativos eclesiásticos
Documentos administrativos militares
Documentos administrativos diocesanos
Documentos administrativos centrales
Documentos administrativos autónomos
Documentos Judiciales
Documento diplomático
Documento Heurístico-histórico
Documentos auténticos
Documento auténtico pontificio
Documentos auténticos otorgados en el extranjero
Documentos auténticos no redactados en castellano
Documentos auténticos por sí mismos
Documento Ejecutivo
LOS PRINCIPIOS
Unidades mayores
Unidades intermedias
Unidades menores
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y DE ORDEN ORIGINAL
LOS CONCEPTOS
CONCEPTO DE ORDENACIÓN
Orden matemático
Orden lógico
Orden físico y cosmológico
Orden biológico
Orden ético
CONCEPTO DE CLASIFICACIÓN
NIVELES JERÁRQUICOS
CLASIFICACIÓN DECIMAL DEWEY
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL LC (LIBRARY OF CONGRESS)
TAXONOMÍA.
Necesidad de una clasificación
Especie o tipo documental?
Clasificación jerárquica
Filogenia
Metodologías alternativas
El método inductivo
El método deductivo
Taxonomía diplomática
TAXONOMÍA Y SISTEMÁTICA
CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANISMOS
La sistemática
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS (CVD)
TRASLADO Y TRANSFERENCIA
Fase primera
Fase segunda
Fase tercera
FASE ACTIVA
FASE ADMINISTRATIVA
FASE INTERMEDIA
FASE DE CONSERVACIÓN PERMANENTE
FASE TECNOLÓGICA
PRIMERA FASE
Dimensión espacial
Dimensión temporal
SEGUNDA FASE
Dimensión espacial
Dimensión temporal
TERCERA FASE
Dimensión espacial
Dimensión temporal
La fase de disposición de los documentos
CUARTA FASE
QUINTA FASE
LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO
CARACTERES EXTERNOS
CLASE Y TIPO DOCUMENTAL
Tipos documentales comunes
Tipos documentales personales
Tipos documentales financieros y judiciales
Tipos documentales de asuntos gubernamentales
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIPLOMÁTICOS
Documentos Públicos: Regios
DOCUMENTOS PÚBLICOS PONTIFICIOS
DOCUMENTOS PRIVADOS
CONTENEDOR O FORMATO
l) Volúmenes
2) Unidades archivables
3) Unidades ordenadas deliberadamente
CANTIDAD
SOPORTE O FORMA
MINUTAS
DOCUMENTOS ORIGINALES
Autógrafos y Heterógrafos
Originales múltiples
CATEGORÍAS INTERMEDIAS
Ampliaciones o pseudo-originales
Renovaciones o neo-originales
Inserciones
Confirmaciones
Vidimus o vistas
Copias autógrafas
Copias certificadas
Copias figuradas
Copias libres
Las copias en auxiliares descriptivos
CARACTERES INTERNOS
ENTIDAD PRODUCTORA
FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN
Fechas topes
ORÍGENES FUNCIONALES
Facilitativas:
Sustantivas
CONTENIDO SUSTANTIVO
Personas
Lugares
Cosas
Fenómena
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO
Conceptos generales.
SISTEMAS
TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS
Primer nivel
Segundo nivel
Tercer nivel
Cuarto nivel
Quinto nivel
Sexto nivel
Séptimo nivel
Octavo nivel
Noveno nivel
EMPRESAS Y ORGANISMOS DE SERVICIO EN LA TEORÍA DE SISTEMAS
Sistema de Servicio
Retroalimentación
Ruido en el Sistema
Estabilidad del Sistema
Ambiente del Sistema
Parámetro en el Sistema
Subsistema
CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS
Sistemas físicos y abstractos
Naturales y elaborados
Técnicos y civiles o sociales
Abiertos y cerrados
Sistema de producción
Por órdenes
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO POR SU PROCESO
Sistemas continuos
Sistemas intermitentes
Sistemas modulares
Sistemas por proyectos
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO POR SUS FINES:
Primarios
Secundarios
Terciarios
Archivos Audiovisuales
Archivos cartográficos
Archivos impresos
Archivos legibles a máquina
Archivos públicos
Archivos Eventuales
Archivos Centrales
Archivos Intermedios
Archivos De conservación permanente o Históricos
Archivos Generales
Archivos Privados
Archivos Particulares
Archivos económicos
Archivos Eclesiásticos
El Archivo Vaticano
Archivos secretos
Archivos vivos
Archivos muertos
ORGANIZACIÓN y ESTRUCTURA
Tendencias de las organizaciones
1. Crecimiento en el tamaño de muchas organizaciones
2. Diversificación de las líneas de productos
3. La especialización
4. La actualización Tecnológica
Evolución de las organizaciones
Concepto de Estructura.
Criterios para comprender la estructura
La delegación
La Departamentalización
La descentralización
Estructura Formal e Informal
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN.
Departamentalización por funciones
Departamentalización por servicios
Departamentalización por Area Geográfica
Departamentalización por tipo usuarios
Departamentos Staff y de Servicios
ESTRUCTURA ORGÁNICA
COMUNICACIÓN
ANÁLISIS.
Fallas de control interno
Fragmentación estructural inadecuada
Múltiples unidades de mando
Superposición de funciones
Designación confusa de funciones
Inadecuada asignación de niveles
Alcance de control excesivamente amplio
LIMITACIONES
MODELOS DE ORGANIGRAMAS
Principales formas de organigrama
Funcional
Divisional
Matricial
Líneas
Rectángulos
Distribución de los rectángulos
Contenido de los rectángulos
a) Organigramas funcionales
b) Organigramas personales
c) Organigramas mixtos
d) Organigramas complejos
Tamaño de los rectángulos
Distancia entre rectángulos
Característica de la hoja de diagrama
Extensión del diagrama
Diagramas de sectores de la organización
Simplicidad
Equilibrio
TIPOS DE DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA
Organigrama de jerarquía de cargos
Organigrama de categoría del personal
Organigramas del nombre del personal
Organigrama funcional
Organigrama por categoría de sueldos
Organigrama de cuenta presupuestaria
Organigrama de dotación de personal
Organigramas Mixtos
RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
CUESTIONARIO DE RELEVAMIENTO DE ESTRUCTURA
LA ADMINISTRACIÓN
EN LA ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN
GENERALIDADES
fines oficiales
fines culturales
fines civiles
1. - El principio de correlatividad
2. - El Principio de Interactuación
3. - El principio de racionalidad
4. - El personal administrativo
5. - Toda institución
La administración en sentido orgánico
Administración indirecta de carácter total o territorial
Administración indirecta de carácter no territorial
Administración en el sentido objetivo
LAS ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE PLANIFICACIÓN
La fijación de objetivos
ACTIVIDADES POLÍTICAS
Determinación de políticas
ACTIVIDADES DE DECISIÓN
INFORMACIÓN
INTELIGENCIA
ANÁLISIS
SELECCIÓN
La toma de decisiones
DECISIONES PROGRAMADAS
Decisiones de política
ACTIVIDADES DE INFLUENCIA
Normativo
Remunerativo
Coercitivo
ACTIVIDADES DE INFORMACIÓN
Registro
Información propiamente dicha
Claridad
Oportunidad
Seguridad
Validez
Adecuación
Precisión de alcance
ACTIVIDADES OPERATIVAS
ACTIVIDADES DE CONTROL
Control formal
Control de gestión
Control por Retroalimentación
ACTIVIDADES DE FOMENTO
ACTIVIDADES DE SERVICIO
ACTIVIDADES DE COORDINACIÓN
Sistema de comunicación
IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES
APROXIMACIÓN A UNA METODOLOGÍA ARCHIVISTITA
Metodología enfocada a la acción archivística
PRECISIÓN DE CONCEPTOS
Hipótesis
Teoría
Hipótesis fundamentales
Leyes
Operativa del método
LOS MÉTODOS DOCUMENTALES
ANÁLISIS DE LOS TIPOS DOCUMENTALES
DETERMINACIÓN DEL TIPO DE INFORMACIÓN QUE SE DESEA OBTENER
LAS UNIDADES DOCUMENTALES
DIVISIÓN DE LOS FONDOS EN UNIDADES DOCUMENTALES
IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES
MÉTODO DE IDENTIFICACIÓN DE FONDOS
Identificación de la entidad productora
Identificación de los origenes funcionales
Identificación del tipo documental
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
Delimitación del concepto serie documental
EL MÉTODO SISTÉMICO
EL MODELO SISTÉMICO
EL CONTEXTO
LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL
Clasificación orgánica, funcional o por materias
LA ORDENACIÓN DE LAS UNIDADES MAYORES
LOS GRUPOS DOCUMENTALES
Factores de la formación del grupo documental
Ordenación de los grupos documentales
COLECCIONES DE MANUSCRITOS
LA ORDENACIÓN DE LAS UNIDADES INTERMEDIAS
Los subgrupos documentales
SERIES DOCUMENTALES
SERIES DE MANUSCRITOS
EL MÉTODO INTERROGATIVO
DETERMINACIÓN DE LA OBTENCIÓN DE DATOS
FORMA DE OBTENER LOS DATOS
LA ENTREVISTA
LIMITACIONES
ENCUESTA Y CUESTIONARIO
CLASIFICACIÓN DE LOS CUESTIONARIOS
PREPARACIÓN DE FORMULARIOS
EL FORMULARIO
EL MÉTODO DEL TEST.
BIBLIOGRAFÍA POR ORDEN DE APARICIÓN
BIBLIOGRAFÍA CONSULTA
TABLA DE CONTENIDO
fin
Vhaj
[1] Técnicas Documentales de archivo. La Descripción Archivística, Ed, E-libro.net. 2002.
[2] Arevalo Jordán, Víctor Hugo. Técnicas documentales del archivo.
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