Publicado el: 15/05/2011 / Leido: 450111 veces / Comentarios: 35 / Archivos Adjuntos: 0
Autor: Miguel Angel Fernández García
Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.
El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran.
La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo por un profesional de la materia.
Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más difícil.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados. De ahí la importancia de que esta labor sea organizada por un profesional.
LA IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill "Si usted no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo, no vale nada para usted".
Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los objetivos claros y el miedo a tirar.
Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:
Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.
En toda organización las finalidades del archivo son:
Los fundamentos metodológicos de un archivo son:
- Lógica.
- Rigor.
- Sencillez.
Los criterios para un archivo eficaz son:
- Inequívocos.
- Explícitos.
- Objetivos.
La organización básica de un archivo es la siguiente:
- Existencia de unas normas de archivo o manual.
- Existencia de un índice.
- Instalaciones.
El guión para un manual de archivo de departamento o central sería el siguiente:
Un índice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos nuestra documentación, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminación.
Tenemos diferentes clases de archivo:
- Centralizado.
- Descentralizado.
- Mixto.
Las ventajas del archivo centralizado son:
- Orden y control.
- Asequible a todos.
- Economiza duplicados.
- Economiza espacio y equipo.
- El procedimiento es uniforme.
Sus inconvenientes:
- Es estático.
- Requiere personal especializado.
- Retrasa la información.
- Riguroso en el préstamo.
Las ventajas del archivo descentralizado son:
- Mayor autonomía.
- Ajuste permanente.
- Rapidez de acceso.
- No requiere personal especializado aunque debería de tenerlo.
- Normas estrictas en cuanto al número de copias.
- Normas para el control y seguimiento de documentos.
Sus inconvenientes son:
- Puede faltar información.
- Falta de conocimiento del personal.
- Incremento de las tareas.
- Búsqueda y control de los documentos difícil.
Las ventajas del archivo mixto son:
- Mayor elasticidad.
- Pronta localización de documentos.
Sus inconvenientes son:
- Coordinación efectiva entre las dependencias.
- El archivo central debe establecer normas.
El ciclo de vida de un archivo tiene las siguientes etapas:
- Creación y clasificación.
- Orden y conservación.
- Transferencia.
- Eliminación
SISTEMAS DE CLASIFICACI�?N
Reglas básicas de los sistemas de archivo
Los conceptos básicos del archivo son:
- Título.
- Unidad.
- Clasificar.
- Alfabetizar.
La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de empresa y de la manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un único sistema de archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.
La alfabetización de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y después el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como aparecen registrados.
Los sistemas de clasificación de archivos son los siguientes:
- Alfabéticos.
- Numéricos.
- Alfanuméricos.
El sistema alfanumérico de clasificación es uno de los más antiguos, sencillos e indiscutibles. Tenemos cinco claves para el encabezamiento:
- Nombre de la empresa.
- Nombre de quien firma la carta.
- Nombre a quien está dirigida la carta.
- Nombre del tema de la carta.
- Nombre de la localidad geográfica.
Las ventajas del archivo alfabético son que es sencillo de ordenar y permite una fácil ampliación y sus inconvenientes son que el aumento de los expedientes complica la búsqueda y la creación de nuevos expedientes obliga a intercalarlos entre los existentes.
La organización física es muy importante en un archivo. Sus principales elementos son:
Las guías primarias dividen el archivo en secciones alfabéticas y las guías secundarias se usan para subdividir una sección y destacar los nombres importantes.
El archivo alfabético por temas puede ser diccionario o enciclopédico.
El archivo geográfico es una colocación alfabética de acuerdo con la división geográfica y el nombre o tema.
En el archivo numérico los documentos se ordenan según un código.
Las ventajas del archivo numérico son que permite añadir carpetas, grandes ampliaciones, ampliar archivos, rápida identificación e indicar temas relacionados y un gran inconveniente es que necesita un índice auxiliar alfabético.
El archivo numérico consta de:
El índice numérico contiene guías primarias, secundarias y especiales y carpetas individuales.
Un archivo alfanumérico es un archivo con combinación de números y letras.
MECANICA DEL ARCHIVO
Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:
En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categorías. En el ordenador se tiende a tener demasiado pocas: directorios y subdirectorios.
Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:
Todas las normas establecidas para los métodos manuales son aplicables a los procedimientos informáticos.
CONTROL SEGUIMIENTO. TRASLADO Y DESTRUCCI�?N.
Para que un archivo funcione, necesita de un responsable, a ser posible profesional de la materia y que se encargará de establecer:
Tendrán que consensuarse o hacérselas saber al equipo que normalmente utiliza el archivo, teniendo en cuenta sus necesidades.
El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad para imponer que se sigan las normas.
Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se sacan para dar información. Todo documento debe llevar un control sobre las personas que lo tienen. Para llevar este control podemos disponer de:
Para llevar este control necesitamos los siguientes materiales:
Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un período de transferencia. Se suelen hacer cada año pero dependerá del tipo de empresa y del tipo de documentos. Esto implicará decidir que archivos son Semiactivos o Inactivos y expurgar los archivos antes de transferir.
Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene que expurgar. Se tiene que guardar un índice de los archivos transferidos. Los pasos para la transferencia son:
El último paso en la vida de un documento es la eliminación o el paso al archivo histórico. Todos los documentos obsoletos se deben de eliminar.
El archivo de departamento está formado por documentos recientes, en plena vigencia jurídica y administrativa, de consulta continua.
El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen menor vigencia jurídica y administrativa y deben ser tratados por el archivero.
El archivo intermedio forma parte del archivo central y está formado por los documentos que tienen menos uso.
El archivo histórico recibe los documentos con más de 25 años y su misión principal es servir de fuente para la investigación histórica.
EQUIPOS Y SISTEMAS DE CONSERVACI�?N DE DOCUMENTOS
Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en mente algunas consideraciones fundamentales que son las siguientes:
Para guardar los documentos tenemos:
También tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que disponen de las siguientes ventajas:
La microfilmación es un sistema de conservación de documentos que permite ahorrar espacios. Sus ventajas son:
Sus inconvenientes son:
Este artículo me sirvió de mucho para un trabajo del instituto.
gabriel (28/09/2012)
Gracias desde España.
Me gustaria tener referencias del autor para agregarlo a la bibliografia de un trabajo de Organizacion de Archiivo que estoy haciendop para el centro de labores donde me encargaron organizar el Archivo. Gracias
Gino (06/08/2013)
excelente material didactico y claro
Rosa Marina Vargas Morales (21/01/2014)
Me gustaría saber el autor para darle sus creditos.
Luiis (06/11/2014)
Muy completo el articulo, me ayudo a tener los conceptos mas claros en el tema de la Gestión Documental.
WILL GOMEZ (13/03/2016)
Gracias
Hola.
Allen Paul (23/05/2016)
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Para regresar a nosotros tan pronto como sea posible para permitir a proceder con el cálculo de los planes a largo plazo del préstamo y devolución del préstamo que usted busca.
Firmado.
Paul Allen.
trabajo en una empresa,no e estudiado archivismo pero se de documentos mi pregunta es como me tiene que pedir los documentos el personalque me solicita,es por correo, o prsentando una solicitud por favor quisiera que me asesoren gracias
gregoria de la cruz (03/08/2017)
Atención:
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METODISTA LIMELIGHT COMPAÑIA DE PRÉSTAMOS COOPERATIVOS
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Mis saludos me parece una pagina excelente y una ayuda muy clara y precisa por favor no se si pueden ayudarme con títulos para proyectos de grado en secretariado ejecutivo
karina claure (13/04/2019)
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TESTIMONIO DE CÓMO CONSEGUÍ UN PRÉSTAMO
MR PENDELIS (17/06/2019)
Termine con sus preocupaciones financieras ahora: puedo sonreír al hombre temeroso de Dios, que se había asegurado
? 95,000 y dos de mis colegas también han recibido préstamos de este hombre, sin ninguna dificultad. Le aconsejo
que no elija a la persona equivocada, definitivamente solicitará un préstamo en efectivo para su proyecto y para
cada uno. Escribí este post, porque el señor Pendelis Wealth, me hizo sentir bendecido por sus préstamos.
Es a través de un amigo que conocí a este hombre honesto y generoso temeroso de Dios que me ayudó a obtener este
fondo para pagar el préstamo de su vida, necesita ayuda financiera, está estancado, no tiene acceso a crédito
bancario o no está favor del banco para financiar su construcción, desarrollo inmobiliario, el desarrollo de su
negocio, su propio negocio, debe haber visto y ganar dinero, mal crédito o necesita dinero para pagar facturas o
deudas.Por lo tanto, le recomendamos que vaya allí, contáctese y se reúna con usted para los servicios que
solicita. Dirección de contacto: pwloancompany484@gmail.com
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MRS KATHY HALL (20/06/2019)
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Hola necesito trabajar con alguna empresa que nos pueda ayudará asesorar para ordenar nuestro archivo como también scanear todo documento
Ivan Fernández (14/07/2019)
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Ivan Fernández (14/07/2019)
Hola, necesito saber si ustedes me podrían dar información ya que tenemos nuestro archivo desactualizado y también necesitamos scanearlo
Ivan Fernández (14/07/2019)
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Ivan Fernández (14/07/2019)
Otorgamos el siguiente tipo de pr
JEFFEREY FRANK (23/09/2019)
DIVINE MOON (08/10/2019)
Atenci
DIVINE MOON CO-OPERATIVE LOAN COMPANY (08/10/2019)
Soy la Sra. Queen, doy pr
Queen (17/12/2019)
Elena (18/12/2019)
Gracias por su informaci
CARLOS AUGUSTO GUEVARA GIRALDO (27/02/2020)
Informaci
JUAN GUIDO (06/03/2020)
onemain financial (25/03/2020)
Me ser
Jos (08/06/2020)
Me faltan palabras para la incre
Janet (24/07/2020)
Attention:
LYDIA MOON CO-OPERATIVE LOAN COMPANY (02/11/2020)
Are you looking for a REAL FINANCIAL LOAN COMPANY
Hola, Mi nombre es Claudia Klein, soy alemana y brindo servicios financieros.
Claudia Klein (15/11/2020)
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Claudia Klein (15/11/2020)
electr
Claudia Klein (15/11/2020)
En una empresa quien es el responsable del archivo? de quien deberia depender esta persona.
Deisy Huertas (16/02/2023)
