Publicado el: 20/03/2025 / Leido: 37735 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
Es común emplear las voces planificación y planeamiento, conceptualizado como trazar un plan, aun cuando es mas correcto el empleo de la voz planificación por considerarse como acción y efecto de planificar. La Planificación es organizar científicamente un plan general para obtener un determinado resultado. Podemos asegurar que el término es muy reciente y es comprensible, los nuevos términos surgen cuando se presentan problemas nuevos. "El término (planificación) se hizo corriente hace menos de medio siglo, y empezó a aplicarse a la forma de conducción económica nacida en la Unión Soviética, llevando inevitablemente implícitas ciertas sugerencias ideológicas. Durante mucho tiempo, toda discusión sobre las formas, métodos, méritos y riesgos de la planificación tendieron a ser políticas y sentimentales. Esto culminó en la década de 1930, cuando la depresión prolongada de los países capitalistas, con su gran desocupación y desaprovechamiento de capacidad productiva industrial y agrícola hizo que muchos dudaran de la eficacia de la economía de libre mercado"[1]
La ARCHIVOLOGÍA americana tiene críticas respecto a la incapacidad de dar respuesta simultánea a las necesidades de nuestros tiempos y a la actividad volátil del mundo de la información. La actitud profesional se da cuenta cabal de sus problemas y realiza esfuerzos para subsanarlos. Para que esta respuesta pueda ser objetiva y sustancial, la profesión establece sus prioridades.
Para entender la necesidad de estas prioridades debemos examinar la naturaleza de las críticas. Los principios archivísticos representan costumbres creadas por el hombre, que evolucionan a través del tiempo por el uso de funcionarios para ayudar en el Ordenar y Clasificar, Describir y Comunicar respecto a los resultados de la actividad documental.
En una medida considerable los principios se fundan en diversas actividades que se manifiestan como alternativas consideradas como aceptables para el tratamiento de la información.
La profesión se muestra renuente a desarrollar reglas rígidas que requieran un tratamiento uniforme de los documentos para transacciones similares, porque se está consciente que tratamientos diferentes para una actividad dada pueden en cada caso apoyarse en la racionalización teórica.
En su lugar se adoptaron postulados básicos mas de carácter legislativo que se originan en la necesidad de una determinación e información periódica sobre los estados documentales. Con la conveniencia implícita de compaginar los estados documentales con los traslados y transferencias que les son relativos por el concepto del accionar histórico.
La profesión reconoce las variaciones implícitas dentro de estos postulados básicos. Pero otorga su confianza, aún insistiendo, en la consistencia en el uso de un tratamiento específico que fuera adoptado por una entidad específica, para que los resultados de la institución fuesen razonablemente comparables con los de otras instituciones.
El hecho de que tratamientos diferentes dados a un mismo tipo de transacción pudieran producir resultados sustanciales diferentes, y que las utilidades por acción fuesen imposibles de comparar aún entre entidades dentro de un mismo ramo, como ser las entidades públicas, fue desde luego reconocido y aceptado en términos generales.
Actualmente la organización de la Institución ha cambiado substancialmente, los procedimientos de gestión documental se han diversificado. La inversión institucional se ha convertido en un factor dominante en la planificación.
La administración de la información por medio de procesos archivísticos se ha profesionalizado y tiene una influencia amplia sobre el éxito de la toma de decisiones, con poderes y prerrogativas incrementadas.
Ante el usuario la responsabilidad de la Archivología para el uso efectivo de la información, se ha incrementado en la misma proporción del desarrollo de las instituciones administrativas.
Las obligaciones respecto a la información completa de la gestión documental han aumentado. La evolución en este sentido es dramática.
Estos acontecimientos realzan la necesidad y estimulan la solicitud de una mejor información. Indudablemente el advenimiento del computador con su aureola de precisión expande también la demanda por la exactitud en el reporte de la información.
El que los principios archivísticos son mal utilizados en algunas circunstancias es actualmente un hecho reconocido.
La investigación para determinar los objetivos fundamentales de la Archivología es obviamente necesaria para proceder. Mientras se desarrolla esta investigación, el debate respecto a la flexibilidad continua.
Mientras tanto, los problemas se multiplican en la actividad diaria de la profesión.
La Archivología ha estandarizado los procedimientos de recuperación de información, para evitar la manipulación mediante el cambio de alternativa. Cuando la posibilidad de escoger alternativas para producir información altamente calificada ya no exista. Entonces habremos alcanzado nuestra primera prioridad.
Para ello tenemos una serie de problemas:
- Como registrar los beneficios y pérdidas realizados en los distintos procedimientos y etapas de la elaboración de la información.
- La necesidad de establecer uniformidad en las políticas de desarrollo y procedimientos, tanto para archivos privados como públicos.
- La necesidad de información adecuada sobre los archivos que fueron atendidos por elementos profesionales.
- Mejor información para la planificación adecuada de infraestructuras archivísticas.
Se destacan algunos aspectos importantes de la planificación del Servicio de Archivos. Por planificación Archivística entendemos a todo proceso organizado, que tiene una carácter de continuidad permanente de preparación, proyección, ejecución, seguimiento de las modificaciones y cambios que determine el diagnóstico en todos los elementos de una estructura.
Requisitos de la Planificación. La planificación requiere de algunos requisitos para lograr eficacia tanto servicio como en su funcionamiento adecuado:
Esta inclusión en los planes nacionales, provinciales o municipales, se considera como un requisito estratégico de desarrollo. Esto significa que el servicio se habilita para ejecutar sus proyecciones con relación a la administración pública, a la información, investigación, enseñanza y sobre todo, a la toma de conciencia archivística en el medio social.
El concepto general de una planificación integral de las infraestructuras institucionales, nacionales, provinciales, municipales, de los servicios de archivos, adoptan la recomendación de la Conferencia Intergubernamental sobre el Planeamiento de las Infraestructuras Nacionales de Documentación, Bibliotecas y Archivos, convocada por la Unesco en París del 23 al 27 de septiembre de 1974, en la cual se recomendaba, sobre los puntos de nuestro interés, que "las tareas estatales de planeamiento, decisión y administración dependen cada vez en mayor grado de la disponibilidad de una información fidedigna, que sólo puede obtenerse mediante la organización sistemática de este recurso". El Documento de Trabajo precisa la función del Estado: "facilitar a la administración pública servicios de información"[2]
Para lograr que el estado pueda brindar la información adecuada, es fundamental la planificación de todos los sistemas de archivos, la unificación de información, el almacenamiento de datos útiles a la administración, de modo que exista un grado de uniformidad en la gestión de los servicios públicos, referidos a información. Será necesario entonces:
La creación de bases de datos en cada archivo, ayuda en gran manera en la gestión cotidiana. Esto facilita una relación más estrecha entre información e investigación, logrando que los datos reunidos en la administración, etapa prearchivística, sean utilizados por los investigadores en ciencias sociales.
Lograr un Principio de acuerdo del poder ejecutivo con el legislativo, para lograr una interconexión mediante los archivos, para la provisión de información de la administración pública y del congreso nacional o las distintas legislaturas provinciales.
Garantizar los derechos del ciudadano:
- por la centralización de información, relativa a su persona, en poder del Estado.
- efectividad del derecho a la información del ciudadano, para conocer inmediatamente, la naturaleza, alcance y contenido de las decisiones de gobierno que le conciernen.
- responsabilidad de los poderes públicos, institucionales, por la pérdida de información y documentación relativa al ciudadano.
Convenir por una relación, cooperación, coordinación entre los sistemas de información de los archivos y las asociaciones destinadas a recuperar información destinada a la investigación, industria, etc.
Lograr un concepto homogéneo, mediante la integración entre la noción de:
- información científica y técnica, motivadora de sistemas autónomos
- información económica y social
- información de masa (mass communication), en un concepto de información global.
El primer paso para el establecimiento del plan consiste en analizar la situación vigente. Para lograrlo se realiza un estudio de la organización compartiendo las responsabilidades de decisión para tratar los documentos y la información.
Un aspecto frecuentemente olvidado en los planes del archivo, es el estudio del sistema de comunicación, es decir, sobre las redes de telecomunicación, para adquirir y transmitir informáticos; y sobre el equipo en medios informáticos, o la incorporación de técnicas modernas, como la reprografía, microcopia, telecopia. Etc.
En los diferentes capítulos del presente trabajo, se dan pautas permanentes sobre los distintos aspectos del diagnóstico, que una vez realizado, se establece el plan. La realización del análisis supone un plan preliminar y orientador, que se precisará y se concretará en la medida de su aplicación.
Las consideraciones sobre algunas de las causas que pueden generar errores en el análisis las tomamos en cuenta:
Exceso de información: Fenómeno típico de las personalidades latinoamericanas, el de concentrar autoridad en una sola persona (paternalismo político), obliga a que toda información relativa a las decisiones a tomar, pasar por todo un circuito burocrático, sin conceder autonomía a los niveles intermedios, ni delegar autoridad.
Deformaciones de información: se presenta en la mayoría de las administraciones públicas, la gestión de documentos atraviesa un circuito sobrecargado: donde los niveles inferiores tratan de satisfacer a la autoridad que concentra poder, intimidando en forma inconsciente a los niveles inferiores; esto solo produce un de los más grandes problemas de la burocracia, el rumor, que es producto de la filtración de la información deformada en cada nivel.
La Tecnocratización de la información, obliga a recurrir a los profesionales de la información, quienes tienen que efectuar en última instancia una traducción de la información de modo que sea entendible por los usuarios. lo que obliga, en una última etapa, a traducir al lenguaje corriente. Esta situación se complica bastante cuando se considera que los "informáticos" pueden resolverlo todo, se presenta entonces una intervención en otras profesiones, considerando que pueden resolver todo solo desde el punto de vista de la informática.
La normalización de decisiones: la mayoría de los ejecutivos, a fin de ahorrar tiempo y trabajo, recurren a buscar "precedentes", y resuelven en la misma forma que el anterior, este proceso de retroacción, por el cual la información recogida sobre las decisiones anteriores guía la conducta posterior, es tan peligrosa como cuando no se puede ejecutar porque no hay precedentes.
Limitaciones de personal: El personal no adiestrado debidamente, para dirigir y administrar los Archivos, es una situación muy frecuente.
Limitaciones presupuestarias: Parece innecesario insistir, pero normalmente se tropieza con ese tipo de limitaciones.
Limitaciones legislativas. En la medida que desarrolla un sistema de archivos, la legislación suele convertirse en un obstáculo para el buen desenvolvimiento de las funciones archivísticas, es necesario entonces, contar con un consenso adecuado para que la ley sea perfectible.
Siempre se han de encontrar limitaciones en los
sistemas de información,
documentación
bases de datos;
mantenimiento de diversos sistemas,
duplicación
sector público
sector privado,
racionalización
economía
esferas de competencia
organización de redes de servicios.
Se deberá prestar atención a los factores tendentes a la accesibilidad documental, reproducción, para los cual es conveniente facilitar, liberar restricciones y agilizar. También es preciso favorecer y desarrollar por diversos medios, reuniones, seminarios, intercambios de investigadores, jornadas de trabajo, congresos, etc..
Uno de los problemas característico de nuestra época se relacionan con la automatización de los auxiliares descriptivos, los registros de proyectos de investigación y sus respectivos informes.
Los países en desarrollo, han ingresado a la etapa del registro y tratamiento de la "literatura gris" o "subterránea", que son aquellos informes no publicados de investigación y desarrollo de los poderes públicos y de sus expertos, lo cual nos acerca a los registros de los expedientes de comunicación social y sobre todo de la prensa.
La telecopia, en principio aplicada en servicios militares para transmisión de fotografías aéreas, se utilizan en Japón para sistemas de información, para la gestión. Se trata de la aplicación tecnológica en la que el archivero debe estar permanentemente actualizado. Al abordar las cuestiones técnicas y tecnológicas, dependen de las soluciones elegidas en materia de informática y microcopias para la planificación.
La planificación, si tomamos en cuenta los indicadores sociales, tienden en la dirección de aplicación de información en primera instancia, en segunda, tienden a una racionalización y una sistematización, en los niveles jerárquicos de información cuantitativa.
No está claro aun, y considero por una falta de interés de parte de los economistas, la relación costos/beneficios para los archivos, los análisis efectuados, basados en una doctrina "productivista" son insuficientes.
Lo que sucede normalmente es que el archivero, al efectuar una planificación, cuando tiene oportunidad de hacerlo... es indicar un presupuesto irónicamente llamado mínimo que en todo caso, es preferible no hacer nada, por constituirse en un servicio ineficaz.
Toda institución logra un alto nivel de eficiencia funcional y autonomía adecuada a sus necesidades para su desenvolvimiento, en el grado que tenga conocimiento de sí misma y de su evolución.
Para concretar este conocimiento y lograr sus objetivos establecidos, requiere de la documentación que certifique su desarrollo desde su pasado hasta su presente; situación que en base a experiencias documentadas, permiten efectuar un estudio para planificar su futuro.
Sobre todo hay que considerar:
Los archivos, y sobre todo los administrativos, en su gran mayoría presentan deficiencias en su organización, considerando que son los guardianes de documentos sobre instituciones jurídicas y económicas, testigos de la continuidad y adaptación a los cambios profundos de la política, estructuras financieras, sociales, económicas, tecnológicas, científicas e históricas.
Los archivos son el fundamento informativo de toda institución. Para sustentar el desarrollo de toda institución, habrá que dar mayor plenitud y cobertura al sentido orgánico de los archivos.
El carácter propio de los archivos se advierte más claramente si se les compara en el plano de su método y de su misión, con el de las bibliotecas y los centros de documentación, que son muy similares en opinión de los profanos.
Hoy en día, con el desarrollo del mundo moderno y la proliferación de documentos de todo tipo, los archivos tienen nueva misión.
En efecto, cuanto más aumenta la masa de documentos orgánicamente producidos por un servicio administrativo, tanto más aumenta la proporción de los documentos carentes de significación histórica y científica.
Esa masa inútil no sólo representa una carga pesada, sino también un desgaste económico y perjudicial en el sentido de espacio y tiempo; entrepapelando las más de las veces, la información valiosa "enterrada" literalmente, entre documentos sin valor informativo, histórico o científico.
Como no es posible conservarlo todo, los archiveros tienen que separar en su mesa, una considerable cantidad de documentos guardando sólo aquellos que tienen una significación propia de cada institución, que lógicamente constituirá una masa menor de documentos brindando una mayor agilidad administrativa.
Se trata de responder científicamente a que es lo que realmente se debe conservar y cual es el método que pueda facilitar su rápida utilización. Así mismo, debemos pensar siempre en los alcances futuros de cada institución, sobre que es lo que mañana utilizará como información útil.
Al hablar de modernización y de desarrollo de los servicios de archivos de cada institución, se piensa principalmente en el aprovechamiento óptimo de la economía sustentada en la reducción de pérdidas de tiempo y aumento de la eficacia en la utilización de la información; hay que tener en cuenta, sin embargo, que planificar un servicio de archivos no significa programar el desarrollo de estructuras existentes, sino más bien montar un sistema de archivos para resolver problemas actuales pero con una visión completa del futuro; por lo que los encargados de planificar, conjuntamente con los encargados de los archivos y manejo documental, deberán enfocar sus pretensiones bajo algunos aspectos necesarios.
Koontz y O'Donnel dicen que "planear es decidir de antemano qué hacer, cómo hacerlo, cuándo y quién deberá llevarlo a cabo". Observamos entonces que en esta definición implica:
- El Objeto a alcanzar,
- Procedimientos o formas de lograr el objetivo,
- Los recursos con que se cuentan y se contarán,
- Las personas que participarán, grado de actividades y responsabilidades tendentes al logro del objetivo.
El plan constituye una descripción de un estado ideal a alcanzar, teniendo en cuenta que los objetivos trazados deben ser factibles, verificables, formulados con criterios y parámetros que permitan observar los logros del plan.
Es necesario efectuar una descripción de la realidad actual del archivo, procurando ser lo más escueto y específico posible, tomando en cuenta:
a.- Fundamentos del plan: exponer las necesidades por las cuales se realiza una planificación. Se tendrá en cuenta el ambiente en el cual funcionarán los planes, determinando las premisas sean internas o externas a la entidad. En las premisas internas se exponen situaciones reales sobre organización, su cultura, proyectos en marcha, mientras que en las externas se consideran los factores del medio en que se inserta la entidad, los aspectos socioeconómicos, condiciones tecnológicas, etc.
b.- Estructura Institucional: Debe tenerse conocimiento de la estructura de la entidad, a fin de establecer las responsabilidades en los distintos niveles y sobre todo, remarcar cuales serían los sectores afectados por el plan, el grado de apoyo de algunos sectores, actividades a encomendarse a otros, etc.
c.- Previsión de Actividades complementarias de los niveles ejecutivos: a fin de que el cumplimiento sea óptimo, es necesaria la participación de los niveles ejecutivos (gerencia, presidencia, ministerio, gobierno, etc.), para dar lugar a la garantía de autoridad, así mismo, definir cual ha de ser el rol ha desempeñar por el plano ejecutivo durante el plan.
d.- Otras actividades conexas: exponer y describir otro tipo de asistencia (anterior o vigente) sobre el plan, como ejemplo, podemos citar que, si existe en la institución un sector informático, el plan puede incorporar la asistencia informática para el control de gestión, realización de inventarios, etc., que favorecería en gran forma al archivo.
Para que estas consideraciones sean más sólidas, debemos tomar en cuenta algunos aspectos:
En el primer aspecto se debe tomar en cuenta el nivel ejecutivo, de forma tal que el plan demuestre claramente los beneficios que se pueden obtener con las estructuras archivísticas de la empresa o la institución; la reflexión debe ser debidamente orientada en el sentido de cuales son las posibilidades, especificando claramente mediante informe el estado actual, lo que se tiene y lo que sería necesario obtener.
Dentro de este marco se podrán apreciar cuales serían las contradicciones y como se lograría superarlas.
Por último se hace necesario ver las oportunidades que se presenten para obtener un fin adecuado.
En el segundo aspecto: La planificación obliga a replantear los hábitos, rutinas, estados consuetudinarios y normas anteriores, algo que puede generar algún tipo de problema en ambientes conservadores.
Ese replanteo es muy difícil que se efectúe por voluntad propia. Generalmente las instituciones no disponen del tiempo necesario para ello, sólo cuando se crea una necesidad se efectúan los estudios generales y necesarios, pese a que es una de las exigencias de toda administración.
En este aspecto, es necesario tener una idea clara de las razones y utilidad que puede brindar el servicio de los Archivos. En muchos casos, es el mismo archivo el que se opone a los cambios.
No todo se resuelve a la brevedad posible, debiendo de esta manera la planificación dilucidar la prioridad de la tarea archivística y otorgarse plazos para el cumplimiento de los objetivos, siendo comúnmente conocidos como corto, mediano y largo plazo.
a.- Objetivos a corto plazo: El corto plazo, que aproximadamente se da hasta dos años de promedio, está supeditado a los presupuestos anuales destinados a la ejecución de las necesidades básicas de un archivo, encuadradas en una reglamentación que en lo posible deben ser difundidas al conocimiento de todos los niveles administrativos.
b.- Objetivos a mediano plazo: La planificación a mediano plazo, que abarca generalmente de tres a seis años, debe estar apoyada por las decisiones gubernamentales y sujetas a las leyes que para el efecto se promulgan; traduciéndose el esfuerzo legislativo en lo económico, de tal forma que los ejecutivos empresariales colaboren en el desarrollo del servicio de archivo.
c.- Objetivos a largo plazo: La planificación a largo plazo, que por la misma legislación se determina hasta quince años de duración, es más abstracto e indicativo, factible de ser modificado en sus detalles de acuerdo a la evolución del sector administrativo, que crea la documentación. Dentro de la planificación a largo plazo se deberá tomar en cuenta sobre todo las previsiones en cuanto a la organización de los sistemas de archivo en función a encuestas sobre los objetivos que van ejecutándose en el corto y mediano plazo; teniendo en cuenta las necesidades del personal, su capacitación, requerimientos para el reclutamiento, categorías y por otro lado, la infraestructura, de los depósitos, su ampliación, el manejo estadístico del crecimiento documental y sobre todo el costo que esto representa.
Estos plazos en su ejecución deberán ser rigurosamente estudiados y modificados de acuerdo a las necesidades y experiencias adquiridas al cumplimiento de cada etapa. Las etapas deben ser concisas, sin abultamientos innecesarios y de acceso no problemático para la economía de cada institución, estudiándose los recursos renovables dentro del mismo archivo y sobre todo, no debe ser secreta.
Una vez que se conocen los objetivos y se han determinado las premisas de la planificación, deben desarrollarse las alternativas o estudio de las vías disponibles para lograrlos, realizando una evaluación permanente de las mismas en relación con los objetivos, analizar los costos y tener una relación clara con los beneficios y las eventuales consecuencias para el resto de la institución.
Probablemente deban formularse planes alternativos que sirvan de apoyo al plan general.
Un punto álgido y crítico en el proceso de la planificación es la toma de decisiones, sobre todo cuando se tienen alternativas, probablemente algunas más "fáciles" de ejecutar, siempre es bueno recurrir a experiencias anteriores o similares, que nos permita afrontar las situaciones nuevas.
a.- Descripción de las actividades del Plan. Para realizar esta etapa es necesario tener un amplio conocimiento de las técnicas de la Archivística, lamentablemente, muchos planificadores no consultan a los archiveros sus necesidades de base, o prefieren consultar un manual sin recurrir a la experiencia de quienes trabajan en el área, las actividades deben seguir las normas adecuadas a las técnicas documentales por demás enumeradas en los textos archivísticos.
La utilidad debe ser interpretada tanto en el sentido funcional, comprobándose que se podría agilizar los trámites documentales, suprimir algunos formularios que son innecesarios, aplicar la racionalidad burocrática; como también en el sentido económico, por la poca utilización del papel o material necesario, por el ahorro económico que brinda una correcta manipulación documental e incluso por la "imagen" que puede brindar una empresa que tiene la documentación bien estudiada y organizada.
b.- Lugar y Duración, fecha de iniciación. En forma muy esquemática, bajo este punto se deben asignar datos generales de los distintos planes, teniendo en cuenta:
- Elaborar una primera página que sirva de presentación y a la vez de pantallazo sobre los aspectos principales del programa, indicando el lugar y fecha de presentación de la planificación, así mismo el organismo o los organismos que intervienen.
- Descripción esquemática de la planificación:
Nombre del plan general: indicar con un nombre corto que describa el plan general propuesto.
Localización: indicar el lugar específico donde se localizará el programa, plan, proyecto o planificación.
Orden de prioridad: Este orden prioritario debe indicar la decisión del organismo en cuanto a que planes considera que deben atenderse con mayor urgencia.
Plan nuevo o en ejecución: Especificar si es un plan nuevo, modificación de uno antiguo o plan ya en ejecución.
- Es conveniente efectuar una descripción sobre los cambios fundamentales en cuanto a objetivos, metas, desarrollo o cualquier otro aspecto fundamental del programa o proyecto.
Fecha de iniciación del estudio: Indicar la fecha correcta en el que se inicia o se planea iniciar el estudio.
Fecha de iniciación del plan: Indicar la fecha correcta en el que se iniciará el plan.
Fecha en que se planea terminar: Indicar la fecha específica en que se planea terminar los planes.
Objetivos Generales y Totales de la Planificación: Muy escuetamente describir en términos de servicio a prestar o de población a servir, de metas de desarrollo a alcanzar o en términos de el fin en general que se persigue, según la naturaleza de cada plan presentado.
c. - Descripción de los insumos aportados por la Entidad. El aspecto económico es uno de los más delicados para plantear en toda planificación, se debe hacer hincapié de los beneficios que se han de obtener a través de los planes, demostrando que existen ganancias no siempre interpretadas en términos monetarios sino en términos de servicio; si existe un fondo o presupuesto destinado a los servicios de archivo, es necesario observar si su empleo es correcto y contribuir a la eficacia administrativa.
Si no existe un fondo el planeamiento debe demostrar esa necesidad, sobre todo por los materiales y equipos de conservación y reproducción de los documentos.
Si se carecen de los medios materiales y humanos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos, los archivos difícilmente podrán desempeñar el papel que les corresponde. Los niveles ejecutivos tienen que ser consecuentes y tomar las decisiones adecuadas. Sencillamente tienen dos alternativas, seguir como estaban hasta el momento de haberse presentado la planificación o de lo contrario encarar una reforma que permita un mejoramiento de nivel aprovechando todos los equipos disponibles.
El grado de autonomía de toda institución se mide por el interés que sienta por su pasado, incumbe entonces, a los niveles ejecutivos establecer las necesarias infraestructuras para conservar y servirse de la información de sus documentos.
Es necesario entonces establecer:
l.- Requisitos previos:
2.- Asignación de personal.
3.- Suministro y equipo.
Al hablar de la descripción de las actividades del Plan, ingresamos al segundo momento de la organización que supone:
1.- Planificar la estructura archivística adecuadamente, o sea, definir las actividades por el objetivo, por la naturaleza de las tareas encomendadas y por el servicio que se ha de lograr.
2.- Clarificar las relaciones, o sea, determinar los roles correspondientes a cada puesto, teniendo en cuenta las interrelaciones del archivo con las distintas unidades de la institución y con el usuario.
3.- Asignar las responsabilidades a cada uno de acuerdo a las actividades encomendadas.
4.- Capacitar, facilitando el flujo de información sobre la materia, a fin de lograr una mayor eficiencia de las actividades.
5.- Generar una unidad de mando que permita coordinar el desenvolvimiento de todas las actividades.
6.- Considerar que el plan tiene que ser dinámico, en razón de los cambios que se generan en la institución y en el medio social en el cual se desenvuelve.
La institución archivística existe por necesidad y delegación de la Institución como resguardo de la memoria, que la responsabiliza de una misión fundamental.
En la institución archivística, existen testimonios documentales, configurados por su propio origen, estructura, experiencias, motivaciones, compromisos, decisiones etc.. que resguarda a los intereses de la institución con sus propias expectativas y sirve como medio de comunicación.
El hombre es el contenido de la institución. El patrimonio documental desde el punto de vista jurídico puede ser público y/o privado. Pero la institución tiene la obligación de velar por ambos.
El Patrimonio Documental es tal hasta su vigencia administrativa, cuando ingresa al archivo tiene valor archivístico, que puede ser permanente o transitorio.
La institución debe velar sobre los documentos de valor permanente, y subsidiariamente sobre los de valor transitorio.
La institución archivística, conforma la institución, fuertemente connotada por las pautas socio - culturales - políticas - religiosas.
La institución archivística presenta las opciones, que para su concepción y dinámica, se definieron para la institución.
Es ese sentido la Planificación debe cuestionarse:
El archivo de la institución, ¿continúa como modelo de archivo propio de otro momento histórico, otra realidad social, otro modo de concebir las estructuras de información?
¿Cómo reacciona la institución, entendida como compleja trama de interrelaciones, cuando aparecen propuestas de cambios en el modo de trabajar?
¿Se modifican ocasionalmente, algunos aspectos, ante una propuesta de cambio, para un mejor control de la información?
¿Se opera un proceso de modificación aceptando, lo que se plantea; dándose en la institución lugar para la expresión de las diversidades, buscando acuerdos que permitan a la vez, asumir los imperativos de la realidad sin renunciar a los principios que orientan y dan sentido a la institución?
La complejidad de la realidad, dentro de la institución como de las diversas instituciones que componen el sistema social, nos hace considerar que del conjunto de alternativas posibles, utilizaremos la mas positiva, adecuada, susceptible de modificación en la medida en que se den nuevas necesidades.
El interés Archivístico por la administración radica en que esta crea y genera documentos y al mismo tiempo requiere del servicio informativo del archivo y este a su vez funciona como memoria de la institución.
La administración pública hace posible que la institución alcance su fin principal, que es el bien común, razón por la cual sus archivos, a diferencia de los archivos particulares o privados, perduran a través del tiempo logrando una mayor continuidad y consistencia. Adquiere una mayor importancia por su contenido histórico - social y por el valor de los documentos, reflejos de una realidad vivencial.
Schellemberg asigna los fines del archivo con relación al gobierno y a su administración estos son:
Los fines oficiales: son los servicios que presta el gobierno, como memoria de una institución, como preservador del patrimonio, y como elemento de continuidad en los actos de gobierno y administrativos, generando antecedentes documentales, permitiendo adoptar resoluciones y resolver problemas merced a los antecedentes documentales depositados en el seno de todo gobierno. Así mismo los archivos permiten una orientación científica y no improvisada para la conducción del presente.
Los fines culturales, se manifiestan en relación a los elementos que son índice del grado de civilización de un país, en la medida en que un gobierno se ocupa de ellos. Estos conceptos nos conduce a definir la obligación tanto del gobierno como de sus gobernados, de cuidar el patrimonio documental.
Los fines civiles se manifiestan a través de la relación que existe entre el gobierno y los gobernados, los archivos se constituyen en prueba de los derechos civiles y garantías de los individuos. Así mismo constituyen un elemento probatorio de las relaciones de gobierno entre sí y de los gobernados entre sí, creándose un juego mutuo de garantías respaldados por los documentos conservados en los archivos. Existe todo un sistema de comunicación cuyo intermediario receptor - emisor es el archivo.
[1]ROLL, Eric. El Mundo después de Keynes, p. 95. Venezuela, Monte Avila Editores, 1969. Trad. María Raquel Bengolea.
[2]GROLIER, Eric. Planificación... Op. Cit. p. 18.
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