El acto proyectual de los archivos

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Víctor Hugo Arévalo Jordán

(FRAGMENTO)
Todas las instituciones requieren de información permanente, este concepto es entendido en todos los niveles de las organizaciones. El almacenamiento de la información en los sistemas de archivos, es consecuencia lógica de este entendimiento. Entendimiento y consecuencia, se tornan perjudiciales si no se estudia como una problemática completa y global en la gestión institucional. La información, fijada primero sobre soportes de uso administrativo, y luego conservada en los archivos de las instituciones, erróneamente no se traduce como recurso de conocimiento.
Las distintas consideraciones que se tienen sobre la administración de documentos, carecen de espontaneidad y relativa facilidad sobre temas de recuperación de información y actualización. Ignorar este hecho lleva a situaciones económicas desfavorables, lamentablemente no perceptibles por los medios tradicionales de contabilidad y administración.
Administración, organización e información, son tópicos inaprensibles por su naturaleza dimensional e intangible. No obstante, es necesario considerarlos en primera instancia, sobre todo cuando se trata de investigaciones actuales sobre eficiencia institucional.
Paradójicamente, el desarrollo de la tecnología agrega otro aspecto negativo, consistente en el detenimiento sobre detalles secundarios, que encubren problemas de fondo no identificables en primera instancia.
La comprensión de la conducta de la información y de los documentos de distinta clase, corre el riesgo de estar confundida en esquemas simplificadores de la organización.
El advenimiento del desmesurado desarrollo tecnológico nos lleva a esquemas informáticos simplistas, que no son una solución adecuada para organizar los sistemas de información.
La Archivología nace como una necesidad de sistematizar y establecer un orden, sobre los documentos producidos por las instituciones y el quehacer humano. Los archivos, denominados también tesoros en la antigüedad, fueron las primeras instituciones que conservaron y resguardaron los derechos adquiridos.
La historia del archivo, íntimamente ligada a la historia del documento y de la escritura, nos demuestra que en la antigüedad fue un privilegio real y sacerdotal. En la Edad Media los archivos pertenecían casi exclusivamente a los conventos y a los señores feudales.
Prestamos especial atención a la Edad Moderna, por ser la época en que se asientan los conocimientos, gracias a la aparición de la imprenta, fenómeno que divide definitivamente las funciones del bibliotecario y del archivero, lo cual permite afrontar las tareas y especialización del quehacer archivístico.
La Archivología contemporánea dicta las normas para la organización científica de los archivos y sus documentos, transformándose así, en un complejo cuerpo de conocimientos englobados en su carácter científico.
Como consecuencia de este desarrollo, se fundaron escuelas de Archivología de un nivel superior e ingresaron en el campo laboral los archiveros diplomados, con la misión de servir y salvaguardar los documentos que constituyen el patrimonio documental. Y no se limita ahí.
Consideremos también que la explosión documental es una realidad, lo cual permite el desarrollo de nuevos soportes, nuevas formas de transmisión de la información, modificándose inclusive, los tiempos reales.