LCQ19: Gestión de los registros públicos

Publicado el: 17/07/2011 / Leido: 6019 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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LCQ19: Gestión de los registros públicos

Fuente: http://7thspace.com/
Hong Kong (RAEHK) - A continuación una pregunta formulada por el Honorable Miriam Lau Kin-Yee y una respuesta por escrito por el Secretario de la Administración, el Sr. Henry Tang, en el Consejo Legislativo de hoy (13 de julio).

Pregunta:

Con el fin de mejorar las disposiciones administrativas para la gestión de los registros públicos, el Gobierno introdujo una serie de requisitos obligatorios para la administración de registros (los requisitos) en abril de 2009 para el cumplimiento de la política de las oficinas y departamentos gubernamentales (B / D). Sin embargo, las críticas del público siendo que esto no es suficiente para asegurar que los registros del gobierno se gestionan y se disponen adecuadamente. Todavía hay llamadas de la comunidad para la introducción de una ley de archivos o la ley de registros públicos en Hong Kong. En este sentido, la voluntad del Gobierno informe al Consejo:

(a) si el Gobierno los registros de servicio (GRS) ha llevado a cabo auditorías de los registros para asegurarse de cumplimiento de los requisitos, y si lo ha hecho, de los detalles de las auditorías realizadas en los últimos dos años, si no, las razones por las que,

(b) si GRS puede hacer que sea obligatorio para los B / D para que todos sus registros a disposición de evaluación y transferencia de los archivos, si no, ¿qué mecanismo se encuentra actualmente en vigor para garantizar que B / D, no le niegues sus registros a partir de GRS, si B / D están obligados a mantener y cumplir con un horario de registro de eliminación,

(c) si el actual sistema público de gestión de registros requiere la presentación de los registros de la política de GRS de los cargos públicos siguientes: Oficina del Jefe del Ejecutivo, Primer Secretario de la Oficina de Administración, la Oficina del Secretario de Finanzas, la Unidad de Política Central, Invest Hong Kong, el Monetaria de Hong Kong Autoridad y la Comisión Independiente contra la Corrupción, si no, de las razones por las que,

(d) en vista de la reubicación de las oficinas en las oficinas del Gobierno Central a Tamar en septiembre de este año, lo que se tomarán medidas para asegurar que los registros del gobierno no estar fuera de lugar o desechan de manera inadecuada durante el proceso de eliminación, si un inventario de todas las series de documentos será llevado a identificar los registros que se moverá, así como que los registros serán tratado en general, etc;

(e) en respecto de los registros efectuados por B / D, de los porcentajes de aquellos en forma electrónica, y los de formato de papel, ¿qué mecanismo es para asegurar que estos registros electrónicos no serán manipulados o eliminados de forma incorrecta; y dada

(f) que hay una ausencia de una ley de archivos o la ley de registros públicos para apuntalar el actual sistema público de gestión de registros, el Gobierno puede dar a una empresa que no registro de gobierno será destruida hasta que la evaluación adecuada ha llevado a cabo por GRS u otros archivistas calificados?

Respuesta: Presidente ,

(a) Como uno de los requisitos de registros obligatorios de gestión promulgada en abril de 2009, las oficinas y departamentos (B / D) están obligados a revisar sus prácticas de gestión de registros con regularidad a fin de evaluar el cumplimiento de los requisitos y para identificar e implementar mejoras. Para ayudar a los B / D en esta tarea, el Gobierno de los registros de servicio (GRS) ha elaborado un formulario de revisión e inició el primer examen en la segunda mitad de 2010, que aún no se ha completado.

(b) y (c) Para asegurar una planificación sistemática y la correcta aplicación de la eliminación de los registros después de los registros se han mantenido durante el tiempo necesario, B / D están obligados a adoptar programas de registros disposición desarrollado por GRS para disponer de sus registros administrativos. Para los registros del programa, B / D están obligados a elaborar, en consulta con GRS, los horarios de disposición que establece la duración de tiempo que los registros deben ser conservados y las formas de eliminación, incluida la transferencia de los registros que tienen valor de archivo de GRS para su conservación permanente. Como regla general, GRS llevará a cabo la evaluación registros e identificar los registros que tienen valor de archivo en el momento cuando los horarios de disposición se establecen, o al final de su período de retención. Para reforzar las medidas en este sentido, los requisitos de registros obligatorios de gestión requieren que B / D deben transferir sus registros con valor de archivo de GRS de acuerdo a los calendarios de eliminación respectivos propietarios y deben disponer de su tiempo ha expirado registros por lo menos una vez cada dos años. Como una protección adicional, B / D debe obtener el acuerdo previo del Director GRS antes de que destruyan los registros del gobierno. Este y los acuerdos mencionados se asegurará de que los registros son evaluados y aquellos con valor histórico son identificados y transferidos a GRS. Igual que otros B / D, el actual sistema público de gestión de registros, en especial los acuerdos para la eliminación de los registros e identificación de GRS y traslado al GRS de los documentos oficiales con valor histórico, también se aplica a la Oficina del Jefe del Ejecutivo, Primer Secretario de la Oficina de Administración, la Oficina del Secretario de Finanzas, la Unidad de Política Central, Invest Hong Kong y Hong Kong Autoridad Monetaria. En el caso de la CCIA, el departamento ha establecido sus propias directrices (incluyendo la retención de registros y la autoridad de aprobación para la destrucción de registros) en la gestión de sus registros con base en la política del Gobierno de gestión de registros. Tales directrices cumplir con la legislación pertinente (incluyendo la Ordenanza ICAC (Cap 204 ), la interceptación de las comunicaciones y la Ordenanza de Vigilancia (cap. 589) y los datos personales (privado) (cap. 486)).

(d) Al igual que con otros ejercicios de reubicación, y las oficinas (B / S), que se trasladará al Gobierno central nuevas Oficinas (CGO) a Tamar están obligados a instaurar mecanismos apropiados para asegurar la custodia de los registros y para proteger contra la pérdida de registros durante el traslado de sus registros a la nueva CGO. Para ayudar a los B / S en cuestión en esta tarea, informó a los GRS relevantes B / S en abril de 2010 en temas como los requisitos de registros obligatorios de gestión. Directrices sobre la reubicación masiva de los documentos oficiales también se han emitido a la cuestión S / B en el año 2011 ofreciendo un asesoramiento detallado sobre los procedimientos que deberán adoptar para el ejercicio de reubicación. Específicamente, B / S ha recordado a actualizar sus registros de inventario antes de la reubicación , asegúrese de que sus registros son manejados adecuadamente y bajo custodia, antes, durante y después del traslado, y buscar un acuerdo antes de GRS Director antes de que destruyan los registros. GRS continuará prestando asesoramiento a los B / S en cuestión como necesarias a este respecto.

(e) No mantener estadísticas sobre el porcentaje de registros del gobierno mantiene en forma electrónica e impresa en B / Ds. En mayo de 2011, la Oficina de el Jefe Oficial de Información del Gobierno (OGCIO) promulgada el gobierno electrónico de gestión de la información (EIM) la estrategia y el marco para la EIM B / D para desarrollar sus estrategias de EIM, incluyendo la adopción de un sistema de registros electrónicos (ERKS) como un componente obligatorio. En este sentido, se están tomando medidas para proporcionar el apoyo necesario a B / D para ayudarlos a desarrollar sus estrategias de EIM de la organización. En espera de la plena aplicación de ERKS en el Gobierno, B / D son necesarias para convertir registros de correo electrónico en forma impresa para gestión y el almacenamiento y establecerán las medidas adecuadas para garantizar la custodia y el almacenamiento de estos impresos de correo electrónico los registros de la misma manera aplicable a los registros en papel. Como se mencionó anteriormente, B / D están obligados a obtener el acuerdo previo del Director GRS para la destrucción de registros, independientemente de los formatos.

(f) como un esfuerzo continuo, las críticas del Gobierno y la mejora en las modalidades de gestión de registros de vez en cuando. Se introdujo en abril de 2009 un conjunto de requisitos obligatorios de gestión de registros para el cumplimiento por todos los B / D mediante la emisión de una circular general. Estos requisitos se refieren a las funciones de los registros de gestión de claves incluyendo la gestión adecuada de los registros de correo electrónico, clasificación de documentos, la eliminación de los registros (incluido el establecimiento de los horarios de disposición y transferencia de los registros que tienen valor de archivo de GRS), la custodia y el almacenamiento de registros, y la protección de vital importancia registros. Junto con el requisito de B / D para llegar a un acuerdo antes de GRS Director antes de que destruyan los registros, el actual sistema público de gestión de registros debe asegurarse de que no registro de gobierno será destruida hasta que la evaluación adecuada de GRS. Los requisitos de registros obligatorios de gestión se aplican a todos los funcionarios del gobierno y las actuaciones disciplinarias pueden ser tomadas contra un funcionario del gobierno si desobedece, descuida o deja de cumplir con los requerimientos.

Publicado el: 17/07/2011 / Leido: 6019 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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