Una
resolución publicada este lunes en el BON daba luz verde a la última decisión de la
Comisión de Evaluación Documental. En esta ocasión valoraba qué documentos oficiales que operan en poder de la
Policía Foral se eliminan para siempre y cuáles merecen ser conservados para la posteridad. Los primeros serán troceados y picados en máquinas; los segundos irán a parar a una carpeta que será depositada en algún lugar dentro de los
casi 40 kilómetros de estantería que el
Servicio de Archivos ha destinado a la
conservación de documentos administrativos.
Según el Gobierno de Navarra, se trata de "una labor de valoración permanente y callada de enorme trascendencia para el
ciudadano de a pie, dado que garantiza tanto su
derecho a la memoria como su
derecho al olvido".
Dicha Comisión extiende la decisión de
eliminación o supervivencia a toda documentación generada por la Administración foral en todas sus áreas y unidades. "Es preciso destruir aquella cuyo valor administrativo, legal o fiscal se ha
extinguido y que no posee ni se prevé que posea
valor histórico", ha indicado el Ejecutivo, quien precisa que la destrucción se lleva a cabo de acuerdo con unos
plazos y condicionesestablecidos por esta Comisión de Valoración Documental, con el fin de
racionalizar la conservación de la documentación y establecer el
patrimonio documental de la Comunidad.
DIGITALIZACIÓN
Cuando se plantean problemas de documentos y espacio, la digitalización permitiría conservarlos
sin utilizar un espacio físico de tanta envergadura. "Pero digitalizar
no es barato; hay que tener las máquinas adecuadas para
muchos formatos -planos, libros, cuaderno, acuses de recibos, autocopiativos, etc-, y requiere preparar igualmente la documentación, ordenarla y describirla para poder recuperarla posteriormente", precisa el Gobierno.
Además, si el documento está todavía vigente, es decir, si tiene efectos jurídicos de garantía de derechos y obligaciones, este documento digital también debe validarse. Un decreto foral de mayo de 2015 daba precisamente cobertura normativa a la gestión de documentos y expedientes electrónicos estableciendo un
sello de garantía.
Desde la Sección de Gestión del Patrimonio Documental del Gobierno de Navarra creen que el gran reto a la
desmesurada producción documental no se resuelve digitalizando, sino racionalizando. Los servidores también se llenan y hay que atender igualmente a su mantenimiento.
"Migrar formatos es costoso y también lo es refrescar la firma o resellarla. No tiene sentido migrar, conservar y mantener documentos administrativos tales como
partes de vacaciones o de
control de citas, más allá de los dos o tres años que tienen efecto administrativo", ha explicado.
¿QUIÉN DECIDE?
Tomar la decisión de qué se tira y qué se guarda es una labor "difícil y laboriosa", según el Ejecutivo, ya que "no tiene el mismo plazo de conservación una
historia clínica que un parte de vacaciones, o el
expediente de la construcción de una autopista que la
factura de compra de lápices".
Para solventar esta cuestión, se creó en 2005 la
Comisión de Evaluación Documental, conformada por archiveros, personal de los servicios jurídicos, gestores de la documentación e investigadores, que establecen de forma consensuada los calendarios de conservación y eliminación de documentos.
La Comisión estudia primero la documentación que contiene cada procedimiento administrativo (subvenciones, becas, contratos, etc.) y su legislación propia, con el fin de establecer
cuántos años tienen efecto legal, es decir, durante cuántos años son garantía de derechos y obligaciones para los ciudadanos y la Administración foral.
Una vez ha prescrito su efecto administrativo, algunos documentos tienen, ciertamente, interés para la investigación histórica, científica o estadística. Dichos documentos se envían a los archivos históricos para ser utilizados como
fuente de investigación y constituyen el
Patrimonio Documental de Navarra. Así, por ejemplo, las Actas del Gobierno de Navarra o los Planes Estratégicos.
El estudio que realiza la Comisión con cada tipo de tramitación se consensúa también con los
gestores de los propios documentos y sus
servicios jurídicos. Cuando la documentación está bien identificada, se reúne la Comisión de Evaluación Documental y se toman los acuerdos relativos a plazos de vigencia administrativa, conservación/eliminación y
acceso público.
¿CUÁNDO Y CÓMO SE DESTRUYE?
Una vez transcurridos los plazos establecidos para cada tipo de documento, estos se seleccionan y preparan para su destrucción, que "debe hacerse de forma segura con todas las
garantías de confidencialidad que exige la
protección de los datos de los ciudadanos".
Desde la puesta en marcha de la Comisión, en 2005, se han eliminado 11.082 metros de documentos y se han transferido al archivo histórico 10.750 metros, expone el Gobierno foral.
