Transparencia y archivos

Transparencia y archivos

2 enero 2015

La ley de patrimonio y archivos de la Región de Murcia data de 1990 y desde la implantación de las comunidades, algunas como Andalucía, Cataluña, Valencia y Galicia han visto nacer una primera ley y una segunda para actualizarla. De las diecisiete comunidades, solo Aragón cuenta con una ley más antigua que la nuestra. Desde 1990 los archivos han cambiado sustancialmente, a lo que hay que añadir tres leyes nacionales que afectan de lleno. La ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos; la ley 37/2007 sobre reutilización de la información y la ley 19/2013 de transparencia. El sistema archivístico de la Región debería estar preparado para ofrecer un servicio eficaz a las organizaciones, a los investigadores y a los ciudadanos, y hacer frente a los retos instalados de la administración electrónica, la reutilización de la información y ayudar en la transparencia de la gestión administrativa y política. Así pues, la Región necesita más que nunca una nueva ley de archivos, pero también los profesionales de los archivos murcianos para que ampare y amplíe los horizontes de su trabajo y que sea un reflejo de la gestión documental y de las necesidades de los ciudadanos de hoy.

La nueva ley debe ser el punto de partida para afrontar diversos retos. Desarrollar los sistemas archivísticos en las entidades y organizaciones de la Región configurando un sistema archivístico con infraestructuras y recursos humanos apropiados, tanto en la propia Comunidad como en municipios de más de 10.000 habitantes, para que se cuente con archivero, y en aquellos con menos habitantes, con archiveros mancomunados en rotación. Estableciendo la relación entre fases o edades de los documentos con los archivos de oficina, centrales, intermedios e históricos. Estipulando quiénes pueden ser sus responsables, consignar las funciones y los medios materiales y humanos mínimos; e iniciando el desarrollo de programas de documentos esenciales y de prevención de emergencias y desastres en los archivos.

Debe propiciar una explícita, clara y estrecha conexión entre tecnologías de la información y los sistemas archivísticos en las instituciones. La gestión documental actual no se entiende sin las tecnologías, ni los proyectos de implantación de administración electrónica se deben concebir sin la implicación directa de los archiveros. Dos herramientas de trabajo que se elaboran y usan cotidianamente en los archivos son las clasificaciones y calendarios de conservación documentales. Estos instrumentos son elementos clave que articulan y sustentan la implementación y desarrollo de la E-administración porque propician una organización lógica y una conservación/eliminación documental razonada y colegiada.

Garantizar una gestión adecuada de los documentos electrónicos, definiendo responsabilidades de custodia en sus diferentes ciclos de vida, la aplicación de los calendarios de eliminación, procedimientos de borrado seguro y políticas de preservación documental.

Poner en marcha la Comisión de Valoración Documental de la Región. En Cataluña, esta comisión funciona desde 1990, en Castilla y León desde 1997 y en Andalucía desde 2000, por ejemplo. La futura ley debería explicitar funciones, composición y funcionamiento de dicha comisión y servir para impulsar el inicio de estas comisiones en consejerías, ayuntamientos y otros entes públicos. Mientras que estas comisiones no funcionen se seguirá sin eliminar un solo documento público en la Región con el consiguiente coste de medios y recursos. O se hará descontroladamente, sin garantía jurídica y nadie será responsable.

Por último, la nueva ley debe estar perfectamente imbricada con la Ley de Transparencia aprobada el pasado día 16 en la Asamblea Regional. De lo contrario, difícilmente se podrá cumplir que en «la Administración regional las condiciones de acceso, que se realizarán mediante cuadros de clasificación y valoración de series documentales, serán publicados en el Boletín Oficial de la Región de Murcia por la Consejería competente en materia de transparencia, previo informe de la Consejería competente en materia de archivos», cuando no existen, por no estar creados, los archivos centrales en la mitad de las Consejerías ni en los organismos autónomos. Y, difícilmente, los profesionales de los archivos, con los medios ínfimos con los que cuentan, podrán integrarse en la estructura organizativa a implantar en cada Vicesecretaría de cada una de las Consejerías, con la finalidad de recibir, tramitar y resolver las solicitudes de acceso a la información por parte de los ciudadanos con la entrada en vigor el pasado 10 de diciembre de la Ley Española 19/2013 de Transparencia y la Ley Regional de Transparencia.

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