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GESTIÓN

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GESTIÓN: (Del latín gestio, -onis, derivado de gérere.) Diligencia. // Acción que se realiza para la consecución de algo o la tramitación de un asunto. // Administración. // Cuidado de un asunto o un negocio. (generalmente en pl.). // Actividad de la persona que está encargada de ellos. // Realizar los trámites inherentes a la ejecución de una acción. // DE ARCHIVOS Se incluye algunas veces la elaboración de sistemas de archivo y recuperación, así como el funcionamiento de dichos sistemas, pero en realidad su campo es mucho mas amplio. Puede comprender actividades como: la concepción y gestión de muchos sistemas de archivo y recuperación en un gran organización o hasta en un ministerio, la capacitación del personal que trabaja en los archivos, la selección de materiales y equipos adecuados para los archivos, la garantía de una mayor utilización del equipos adecuados para los archivos, la garantía de una mayor utilización del equipo existente y el control de la adquisición en soportes que no sean papel, como microformas o grabaciones de video, provistos de medios para recuperar la información con la ayuda de computadoras. La gestión de archivos puede comprender, además, la responsabilidad de eliminar periódicamente los documentos que ya no son necesarios, de disponer de una zona intermedia de almacenamiento para documentos semiordinarios, y de transferir los documentos menos activos a las centrales de archivo. // DE CORREO Y DE TELECOMUNICACIONES Se ocupa de controlar las comunicaciones escritas que llegan, a fin de asegurar su pronta recepción en la oficina adecuada, de elaborar u administrar un sistema de correo entre las diferentes oficinas de una organización de encontrar los medios más adecuados y a más bajo costo para despachar las comunicaciones que deben salir de la organización. // DE DIRECTRICES Se ocupa en primer lugar de la preparación y pronta difusión de la información relativa a las políticas y procedimientos necesarios para aplicar dichas políticas. Trata de determinar el estilo y el formato más convenientes de esas directrices, los medios y la amplitud de su distribución y la elaboración de sistemas de directrices que sean flexibles y generales, y que se puedan ampliar y enmendar fácilmente.  // DE DOCUMENTOS: Ligada íntimamente a la valoración de documentos, comprende: planificación, control, dirección, organización, promoción y otras actividades de gestión relativas a los documentos antes de llegar a los archivos históricos, incluyendo el manejo de la correspondencia, formularios, microformas, técnicas de la automatización de datos, etc. La eficacia del sistema se traducirá en la obtención de calidad y cantidad de los documentos producidos, evitando la acumulación irracional, simplificación de actividades, coordinación entre órganos productores y archivos, eliminación sistemática, información al día, información complementaria, en definitiva fluidez y eficacia. // DE FORMULARIOS La manipulación de formularios implica las actividades siguientes: elaborar controles en cuanto al número de ejemplares que se deben producir y archivar, asignar a cada formulario un número de ejemplares que se deben producir y archivar, asignar a cada formulario un número o una clave única, procurar que se elaboren y se publiquen nuevos formularios cuando ésta sea la manera más eficaz de registrar la información necesaria, e insistir en que se modifiquen o eliminen los formularios que sean parcial o totalmente anticuados. // DE INFORMES Este campo especializado de la gestión de documentos trata del contenido y el formato de los informes, su periodicidad y las relaciones entre informes "provisionales" e informes conjuntos preparados a diferente niveles organizativos. Realiza, además, las actividades siguientes: asignar un número o clave única cada serie de informes, controlar el número de ejemplares de cada informe, así como su distribución y archivo, y eliminar o modificar los informes que ya no correspondan a las necesidades de quienes los reciben. // DE NEGOCIOS Der. Cuasi contrato que se origina por el cuidado de intereses ajenos sin mandato de su dueño. // DOCUMENTAL Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

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