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Asignatura: "Teoría general"

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TEORÍA GENERAL DE LA ARCHIVOLOGÍA


FUNDAMENTACIÓN


Hoy en día, la información -tanto interna como externa- de las instituciones, constituye uno de los recursos indispensables en toda organización, colaborando con su crecimiento y competitividad en el medio, y manteniéndola viva. Llevar adelante una adecuada gestión de la información es fundamental para la organización, si entendemos que este recurso bien organizado y procesado constituye el alimento que hace funcionar los engranajes del sistema organizacional en cuestión.

Esta situación abre un nuevo panorama para los profesionales de los archivos que, ubicados generalmente en sectores de escasa visibilidad dentro de la propia organización, son vistos en la actualidad como los profesionales indicados para organizar el cúmulo de documentos e información que genera un organismo en el ejercicio de sus actividades. Y este nuevo espacio que se ha generado no debe dejarse sin atender, sino que ha de capturarse de la mejor manera.

Para responder a este rol, es necesario que el profesional de los archivos, actualice sus conocimientos y amplíe su formación, de modo que su accionar esté acorde a las tendencias mundiales de la ciencia Archivología. No sólo debe adquirir nuevas formas de trabajo, sino que debe entrar en contacto con tipos documentales de lo más variados, que hasta entonces no eran relevantes para su ejercicio.

Así, el advenimiento de la gestión de la información y del conocimiento, y la necesidad creciente de las organizaciones de contar con sistemas que gestionen estos recursos, plantean un contexto favorable para la formación Archivología por parte de aquellos profesionales que desde hace siglos se ocupan de este recurso de capital importancia: la salvaguarda de los documentos, su interpretación adecuada y el proceso de la información.


OBJETIVOS

El objetivo general de esta asignatura es el de facilitar la adquisición de los conocimientos y habilidades teóricos, necesarios para el adecuado desempeño de las competencias profesionales asignadas a los archiveros. Los objetivos específicos son:

Conocer los principios teóricos y el marco conceptual en el que se apoya la Archivología.

Familiarizarse con los principios fundamentales de la Archivología y las distintas formas de pensamiento sobre el valor otorgado a esta rama del saber.

Entender las unidades archivísticas como elementos para la realización de las distintas intervenciones archivísticas y desarrollar criterios y creatividad en el empleo del conocimiento archivístico.

Adquirir las destrezas necesarias en el desarrollo de las funciones de la gestión de documentos administrativos e históricos.

Capacitar en métodos de trabajo en archivos para mejorar el servicio y desarrollar el marco teórico sobre los distintos aspectos de la archivología.

Conocer la evolución general de los sistemas de tratamiento de los documentos y los centros principales empleando normas legales y deontológicas que se deben observar en el ejercicio de la actividad profesional.

Conocer las técnicas componentes de los archivos y sus distintas concepciones.

Que el alumno logre conocer las distintas corrientes y sus contenidos en el pensamiento teórico de la archivología.

Que el alumno logre comprender los alcances y fines propuestos por la archivología.

Que el alumno logre enriquecer su vocabulario archivístico y los conceptos que en la materia se utilizan.


CONTENIDOS

El estudio de la Teoría Archivística permite conocer la evolución de los sistemas de archivos, generando las reglas para su acertada concepción de la materia. Esto se completa con el estudio de ciencias auxiliares, como la administración, cronología, Grafística, Teoría de Sistemas, Historia, que permite comprender todo el campo de esta rama del saber.


Unidad temática 1: La Archivología. Presentación.

Introducción: presentación del programa, metodología, bibliografía y evaluación de la asignatura.

Contenidos:

Conceptualización de la Archivología.

Breve introducción histórica de la Archivología.

La Archivología como parte de las Ciencias de la Documentación-Información.

Las ciencias de la Documentación: Bibliotecología. Archivología. Documentación. Museos. Conceptos y diferencias.

Del Hecho a la documentación.

El Documento: Binomio Documentación - Información. Principios de Unificación.

Fundamentos filosóficos y científicos de las ciencias de la Documentación. La ciencia de la Información.

Concepto de archivología. Definiciones. Su objeto, fin y método. División de la Archivología. Terminología

Resumen: Se presenta a la Archivología como una ciencia de carácter social que forma parte de las Ciencias de la Documentación-Información, estableciendo cuál es su vínculo con la Bibliotecología y con otras disciplinas y ciencias en las cuales se apoya. Asimismo, se realizará una breve introducción acerca de los orígenes de la Archivología y su evolución hasta la actualidad.


Unidad temática 2: Fundamentos teóricos de la Archivología

Contenidos: Conceptualización del archivo: funciones, etapas, tipologías. El documento de archivo. Archivalía o Archivería: caracterización. Principios de la Archivología: orden original, principio de procedencia.

Archivología. Evolución del concepto de Archivo. Concepto de Archivo. Definiciones, contenido de las mismas. Formación del archivo. División del Archivo. Su formación, esencia y naturaleza.

Los Archivos y la Administración. EL estado y la administración pública. Los archivos públicos. La Administración Privada. Los archivos privados. Archivos personales. Archivos eclesiásticos.

Resumen: Se expondrán las bases teóricas de la Archivología, con miras a familiarizar al alumnado en la terminología propia de la disciplina. Se trabajarán los conceptos de archivo y documento de archivo fundamentalmente, así como de archivería y agrupaciones documentales, para luego dejar espacio al análisis de los principios básicos de la Archivología, que rigen el accionar de todo archivero.


Unidad temática 3: Las personas vinculadas con los archivos

Contenidos: El archivero: definición, incumbencias profesionales, ética profesional. Los usuarios de archivos: definición, tipología

3.1. Formación Profesional. 3.2. Ótica Profesional.

Resumen: Se buscará identificar el rol del archivero a partir de definiciones y de las funciones que éste realiza, haciendo especial hincapié en las cuestiones éticas que impone esta profesión. Se analizan los tipos de usuarios que frecuentan los archivos, tipología que se ha visto profundamente afectada con el advenimiento de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones.


Unidad temática 4: La gestión de documentos de archivo

Contenidos: Normalización y diseño de documentos. Ingreso y transferencia de documentos. Organización del archivo: clasificación, ordenación e instalación. Descripción. Archivología normalizada: su importancia, normativa internacional. Instrumentos de descripción: definición, tipología. Valoración, selección y expurgo. Las normas ISO 15489.

4.1. Los Archivos y la Historia. La documentos como fuente histórica. 4.2. El método Histórico y su relación con el método Archivístico. 4.3. Ciencias auxiliares y funcionales de la historia. 4.4. Paleografía, Diplomática, Cronología.

Resumen: Se introducirán nociones procedimentales acerca de la gestión documental que se lleva a cabo con los documentos de archivo, iniciando en la generación de documentos para luego continuar con los procesos de transferencia, identificación, organización, descripción y selección documental. Todas estas actividades tienen como fin la organización de los documentos de archivo con miras a facilitar su recuperación, consulta y preservación.


Unidad temática 5: Los archivos y las nuevas tecnologías de la información

Contenidos: Documentos electrónicos: concepto y caracterización, creación, autenticidad e integridad, conservación. Breve análisis del modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo (ISO 15489 y normas MoReq).

Resumen: Se introducirán algunas nociones actuales, en discusión dentro de la comunidad Archivología mundial, relativas a los documentos electrónicos, su definición, generación, tratamiento documental y conservación. Asimismo, se analizará brevemente la iniciativa denominada MoReq, y la ISO 15489 como modelo de requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos de archivo.

Unidad temática 6: Política Archivología

Contenidos: Legislación básica sobre archivos. Sistemas archivísticos. Organismos nacionales e internacionales en materia de archivos.

Resumen: Se analizará la legislación provincial más relevante, y se introducirá el tema de los sistemas de administración de documentos y archivos, brindando detalles acerca de sus partes componentes. Para finalizar, se presentarán una serie de organismos nacionales e internacionales que son relevantes para el desarrollo de la ciencia Archivología y cuya existencia no debe desconocer el profesional de la información.


METODOLOGÍA DE TRABAJO

La cátedra se dictará durante el año completo, y estará organizado en aproximadamente 180 horas, tres por semana.

La Metodología es participativa y se plasmará en los siguientes aspectos:

Exposición del profesor de los aspectos más significativos de los temas y orientación bibliográfica para el estudio y trabajo individual y colectivo.

Lectura de libros y artículos.

Durante las clases, se expondrán los contenidos detallados en el punto anterior, favoreciendo la participación del alumnado mediante el análisis de bibliografía específica y la resolución de problemas.


ACTIVIDADES. TÉCNICAS. RECURSOS.

ACTIVIDADES

Preparación de guías sinópticas de estudio.

Preparación de la bibliografía temática.

Elaboración de apuntes de orientación.

Preparación de cuestiones - problemas.

Ejercicios estructurados y guiados.

Evaluación permanente de conocimientos, habilidades y aptitudes.

Organizar y supervisar el trabajo grupal.

Exposición didáctica con intervención reflexiva de los alumnos.


TÉCNICAS.

Estudio Dirigido

Grupos de encuestas.

Interrogación.

Utilización de vocabularios especializados

Prácticas permanentes de esquemas.


RECURSOS

Bibliografía dirigida.

Boletines y separatas.

Material reprográfico.

Textos disponibles.

Manejo de distintos tipos documentales.

Reproducciones documentales.


SISTEMA DE EVALUACIÓN

Para la aprobación del curso, los alumnos deberán cumplir los siguientes requisitos:

- Asistencia de acuerdo a reglamento establecido por el Instituto.

- Aprobación de un trabajo final para cada cuatrimestre, a realizarse sobre un tema elegido, con un porcentaje de 80% mínimo para ser aprobado.

Para las exposiciones docentes se requerirá contar con un cañón o proyector digital para la proyección de diapositivas Power Point.


CRITERIOS DE EVALUACIÓN

El alcance de la evaluación es lograr una perspectiva sobre el grado de asimilación teórica y experimental del alumno y el estado de la materia.

La evaluación permite regular los progresos logrados por los alumnos, considerando la efectividad de la enseñanza y originando un sentido de responsabilidad en el estudio por parte de los alumnos.


TÉCNICAS DE EVALUACIÓN

Presentación de trabajos prácticos realizados durante el año.

Presentación de trabajos de investigación

Evaluaciones periódicas mediante la utilización del diálogo, destinadas a esclarecer dudas y ampliar conocimientos.

Evaluaciones conceptuales de base estructurada.

Exámenes parciales.

Examen final: Oral.


CRONOGRAMA

Cálculo aproximado, se destina 180 clases de 40 minutos. 20 clases de 40 minutos por unidad de estudio; 14 clases teóricas y 4 clases prácticas.

- Exámenes finales y parciales, de acuerdo a disposiciones superiores.


           

                BIBLIOGRAFÍA BÁSICA


              Solo se cita la bibliografía básica, no se cita todos los trabajos vía Internet o el análisis que se pueda efectuar de autores nuevos.

              ARÓVALO JORDÁN, VÍCTOR HUGO. Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología. E-libronet. Argentina. 2002.

                TANODI, AURELIO. Manual de Archivología Hispanoamericana. Córdoba. 1961.

              CURRÁS, EMILIA. Las ciencias de la documentación. Barcelona, España. 1982.

              SCHELLENBERG, T. R.. La importancia de los archivos. Bolivia. 1959.

              LODOLINI, ELIO. Cuestiones básicas de la Archivología. Traducción de Jorge Emiliani. Córdoba. 1976.

              MANTILLA TASCÓN, A.. Los archivos y las Investigaciones modernas, económicas y sociales. Madrid, 1961.

              Boletín Interamericano de Archivos. Vols. I al VIII. Córdoba. 1974/1982.

              Boletín del Archivo General de la Provincia. Vols. I al XII.- Santa Fe, 1969/2006.

              Revista del Archivo General de la Nación. Vols. I al VIII. Buenos Aires. 1972/1979.-


                 BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA


             Unidad temática 1: La Archivología

          Cruz Herranz, L.M.; Cruces Blanco, E. y Cayetano Martón, M.C. Archivos y sistemas. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2000. pp.11-65.

          Cruz Mundet, J.R. Manual de Archivología. 5a. ed. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 2003. pp. 19-88.



            Unidad temática 2: Fundamentos teóricos de la Archivología.

         Alberch Fugueras, R. y Cruz Mundet, J.R. ¡Archívese!: Los documentos del poder. El poder de los documentos. Madrid : Alianza, 2002. pp. 10-30.

         Cruz Mundet, J.R. Manual de Archivología. 5a. ed. Madrid : Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 2003. pp.89-102.

         Vázquez Murillo, M. Administración de documentos y archivos: Planteos para el siglo XXI. 2a. ed. corregida. Buenos Aires : Alfagrama, 2006. pp.27-56, 67-90.

         Villanueva Bazán, G. (coord.) Teoría y práctica Archivología II. México : UNAM, 2000. pp.19-36.


           Unidad temática 3: Las personas vinculadas con los archivos

        Alberch i Fugueras, R. [et al] Archivos y cultura: Manual de dinamización. Gijón: Ediciones Trea, 2001. pp. 45-55.

        Vázquez Murillo, M. Administración de documentos y archivos: Planteos para el siglo XXI. 2a. ed. Corregida. Buenos Aires: Alfagrama, 2006. pp. 123-138.


            Unidad temática 4: La gestión de documentos de archivo

        Cruz Mundet, J.R. Manual de Archivología. 5a. ed. Madrid : Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 2003. pp.189-200 y 229-308.

        La Torre Merino, J.L. Metodología para la identificación y valoración de fondos documentales. Madrid : Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2000. pp. 14-64.

          Moro Cabero, M. "La gestión de documentos electrónicos en la norma ISO 15489 sobre gestión de documentos administrativos". EN: Tábula: Revista de archivos de Castilla y León, Vol. 5, 2002. pp. 97-129.

         Santamaría Gallo, A. "Nuestras normas nacionales de Descripción Archivología en el marco internacional". EN: Archivamos, Nº 47-48, 2003. pp. 5-14.

         Taboada Cardoso, F. y Nielsen de Allende, M. Archivología y normalización: Norma ISO 15489. 1a. ed. Buenos Aires : Alfagrama, 2006.

          Duranti, L. "Autenticidad y valoración: La teoría de la valoración enfrentada a los documentos electrónicos". EN: Tábula: Revista de archivos de Castilla y León, Vol. 6, 2003. pp.13-22.

          Laso Ballesteros, I. "Estrategias de preservación de documentos digitales". EN: Tábula: Revista de archivos de Castilla y León, Vol. 5, 2002. pp.131-145.

          Martín Muñoz, L. "La gestión de documentos electrónicos: El modelo de requisitos MoReq". EN: Boletín de la ANABAD, Vol. 53, Nº 3, 2003. pp. 37-92. Unidad temática 8: Política Archivología

         Vázquez Murillo, M. Administración de documentos y archivos: Planteos para el siglo XXI. 2a. ed. Corregida. Buenos Aires : Alfagrama, 2006. pp. 91-122.


SITIOS WEB


AER: Archivos Españoles en Red

http://www.aer.es


AGLS: Australian Government Locator Service

http://www.naa.gov.au/recordkeepeing/gov_online/agls/summary.htm


ASGF: Australian Subject Gateways Forum

http://www.nla.gov.au/initiatives/sg/gateways.html


ATRIO: Almacenamiento, Tratamiento y Recuperación de Información de Oficinas

http://www.csi.map.es/csi/pg5a10.htm


ATUA: Australian Trade Union Archives

http://www.atua.org.au/atua.htm


CSI: Consejo Superior de Informática para el impulso de la Administración Electrónica

http://www.csi.map.es


DCMES: Dublin Core Metadata Element Set (ISO 15836)

http://www.niso.org/intenational/SCn515.pdf


DCMI: Dublin Core Metadata Initiative

DCMI-ES: Mirror español de la DCMI

http://www.dublincore.org

http://www.es.dublincore.org


DIRKS: Designing and Implementing Recordkeeping Systems

http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/summary.html


DLM Forum: Documents Lisibles par Machine

http://www.europa.eu.int/ISPO/dlm


DOI: Digital Object Identifier

http://www.doi.org


EAD: Encoded Archival Description

http://www.loc.gov/ead


eGIF: e-Government Interoperability Framework

http://www.govtalk.gov.uk/schemasstandards/egif.asp


eGMS: e-Goverment Metadata Standard

http://www.govtalk.gov.uk/documents/metadataV2.pdf


EUAN: European Union Archive Network

http://www.euan.org


EVA:European Visual Archive

http://www.eu-eva.org


FGDC: Federal Geographic Data Committee

http://www.fgdc.gov


GCL: Government Category List

http://www.govtalk.gov.uk/schemasstandards/gcl.asp


GILS: Global Information Locator Service

http://www.gils.net


GRO: Government Recordkeeping Office

http://www.gov.mb.ca/chc/archives.gro


ICA: International Council of Archives

http://www.ica.org


IDA: Interchamnge of Data between Administrations

http://www.europa.eu.int/ISPO/ida


INDALO: Modelo de Datos para el Intercambio de Información entre las Administraciones Públicas

http://www.csi.map.es/csi/pg5i10.htm


INTERPARES: International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems

INTERPARES 1 (1999-2001)

INTERPARES 2 (2002-2006)

http://www.interpares.org



MIGRA: Mecanismo de Intercambio de Información Geográfica Relacional por Agregación

http://www.csi.map.es/csi/pg5m50.htm


MIReG: Managing Information Resources for e-Government (Vid. DCMI)

http://dublincore.org/groups/government/mireg-metadata-20010828.shtml


MOREq: Model Requirements for the Management of Electronic Records

http://comwell.co.uk/moreq


NOIE: National Office for Information Economy

http://www.noie.gov.au


NARA: National Archives and Records Administration

http://www.archives.gov



NZGLS: New Zealand Government Locator Service

http://www.e-government.govt.nz/nzgls


OAC: Online Archive of California

http://www.oac.cdlib.org


OAI: Open Archives Iniciative

http://www.openarchives.org


OAIS: Reference Model for an Open Archival Information System

http://ssdoo.gsfc.nasa.gov/nostlisoas/ref_model.html


PADI: Preserving Access to Digital Information

http://www.nla.gov.au/padi


PROCA T: Public Record Office Online Catalogue

http://catalogue.pro.gov.uk


PURL: Persistent Uniform Resource Locator

http://purl.org


RDF: Resource Description Framework

http://www.w3.org/RDF


RKMS: Australian Recordkeeping Metadat Schema

http://www.naa.gov.au/recordkeeping/control/rkms/summary.htm


SICRES: Sistema de Información Común de Registros de Entrada y Salida (CSI- MAP)

http://www.csi.map.es/csi/pg5s40.htm


SGML: Standard Generalized Mark up Language

http://wml.coverpages.org/sgml.html


SPIRT: Strategic Partnership with Industry-Research and Training

http://rcrg.dstc.edu.au/research/spirt


SW: Semantic Web (W3C)

http://www.w3.org/2001/sw


SWS-CoP: Government Semannc XML Web Services Community of Practice

http://www.web-services.gov


TAGS: Thesaurus of Australian Government Subjects

http://www.noie.gov.au/projects/egovernmente/better_practice/tags.pdf


TBITS39: Treasury Board Information Management Standard (Canadá)

http://www.cio-dpi.gc.ca/its-nit/standards/tbits39/crit391_e.asp


US-INTERPARES: Vid. INTERPARES

http://www.gseis.ucla.edu/us-interpares


W3C: World Wide Web Consortium

http://www.w3.org


WML: eXtensible Markup Language

http://www.w3.org/XML




GUÍA PARA EL TRABAJO PRÁCTICO

CÁTEDRA DE TEORÍA ARCHIVÓSTICA


DEFINICIÓN Y OBJETIVOS

El trabajo práctico para la asignatura Teoría Archivística consiste en la elaboración de un Diccionario Terminológico, o más bien dicho un ejercicio de simulación de construcción de un Dic­cionario Terminológico, cuyo propósito es lograr que cada alumno aplique, simultáneamente, la técnica del análisis de lectura con­ceptual y comprenda el empleo del lenguaje apropiado a su conoci­miento. Si el alumno lo desea, puede optar por construir un esque­ma de clasificación conceptual previa.

PREMISAS

El trabajo es individual (sin excepciones). Deberá contar con un mínimo de 100 términos y presentar los componentes:

  1. la palabra que se define o describe,

  2. la descripción castellana del término.

  3. la descripción concisa o definición expuesta en textos de autores.

  4. Fuente de donde obtuvo la información.

Si se opta por un esquema de clasificación conceptual, deberá contar con un mínimo de 5 niveles.

El trabajo deberá escribirse en computadora (presentar disco adjunto) o máquina de escribir y

la Cátedra podrá señalar instruc­ciones específicas durante el curso de la asignatura.

TAREAS

Elección del tema: cada alumno deberá elegir un campo temáti­co restringido, circunscrito en el área de los contenidos específicos de la archivística, del que posea cierto dominio, etc. La Cátedra recomienda la lectura de bibliografía propia de los archi­vos.

Búsqueda bibliográfica: cada alumno deberá conseguir apoyo bibliográfico para el tema de su elección. La Cátedra recomienda por lo menos uno o dos tratados o manuales que traten el tema en su conjunto y un diccionario especializado.

Temas marginales: cada alumno deberá identificar los temas marginales y decidir su tratamiento en él un Diccionario Termino­lógico.

Análisis por niveles: cada alumno deberá elegir las categorías fundamentales del tema elegido, desarrollando dos o tres nive­les: provisionales de clases en una estructura arborescente.

Recolección de términos: los alumnos deberán diseñar un for­mulario de registro de términos, que será adoptado por todo el grupo de análisis.

Individualmente, cada alumno deberá extraer las palabras cla­ves de sumarios e índices analíticos de la bibliografía que dis­ponga. Cada uno de estos términos constituirá un término candida­to, que se registrará en el formulario correspondiente.

Control del vocabulario: cada alumno deberá controlar el vo­cabulario, eliminando homónimos, términos polisémicos y sinónimos de cada término, hasta lograr una estricta univocidad. De ser ne­cesario, agregará una nota de alcance. Este trabajo se realizará sin duplicar los términos utilizados en el diccionario archivístico publicado en Santa Fe.

Relaciones jerárquicas: cada término puede, tener una o más definiciones o descripciones, debiendo ordenarse en su escritura de mayor a menor concepto.

Relaciones asociativas: del análisis de la estructura del diccionario se desprende la similitud de términos que deben revolverse con notas de alcance incluidas en el formulario de registro se establecerán las relaciones asociativas, que serán indicadas en cada formulario como términos relacionados.

Ordenamiento sistemático: el alumno decidirá, de acuerdo con las normas y manuales de construcción de un Diccionario Terminoló­gico, si la sección sistemática tendrá una presentación de lista alfabética o de estructura temática.

Ordenamiento alfabético: el alumno ordenará alfabéticamente todos los términos registrados, indicando bajo cada uno de ellos la información obligatoria dispuesta por definición o descripción.

Presentación final: el alumno deberá ordenar los componentes de su lenguaje documental, redactar la introducción de acuerdo al trabajo. La portada deberá contener el título del tema elegido, el nombre completo del alumno, el lugar y fecha de realización y la leyenda: Este ejercicio se presenta como trabajo de la asignatura Teoría Archivística, en su capítulos, Divisiones de la archivolo­gía, por su continente, Terminología, cursada en el año ....

FECHA DE ENTREGA

-El trabajo de promoción deberá entregarse acuerdo con los alumnos, a fin de asumir sus propias responsabilidades, caso contrario, en la fecha que indique la cátedra. ~ .

BIBLIOGRAFIA

A incorporarse por el alumno



Anexos

Procesos cognoscitivos

Sistemas de las Ciencia de la Documentación

Sistema del Archivo

Sistema de recepción

Divisiones de la Archivologia

 

 

TEORÍA, FUNDAMENTOS Y PRACTICA DE LA ARCHIVOLOGÍA

 

CONTEXTO TEÓRICO

 

FENOMENOLOGÍA DOCUMENTAL

DEL HECHO A LA DOCUMENTACION

 

Nos encontramos en una época cuya característica principal es la explosión de la información, se habla incluso de una corriente del pensamiento denominada “Informacionismo” como un resultado fenomenológico de la expresión del conocimiento científico basado exclusivamente en las diferentes estructuras de la información y de los diversos sistemas de Documentación.

 

Todo movimiento social se refleja a través de documentos que contienen mensajes múltiples en sus contenidos y sus formas. Nuestro cerebro mismo es un gran receptor de información que nos llega a través de nuestros sentidos. Los documentos son la base de nuestra vida actual, sea cotidiana, de trabajo o de esparcimiento.

Este panorama ha desarrollado tan vertiginosamente que apenas nos da tiempo para considerar su origen, su terminología o las bases científicas que fundamentan el tratamiento de la documentación y su contenido.

La documentación se ha ampliado a tal extremo que más de las veces el hombre pierde su control. No obstante los documentos son parte complementaria de un todo que encierra las diversas actividades humanas.

Se trata de un proceso que nació cuando el hombre comenzó a manifestarse a través de una serie de signos sobre distintos soportes como la piedra, el mármol o en algunos casos sobre cuerdas anudadas; estas manifestaciones fueron evolucionando en forma muy lenta primero para luego acelerarse inconmensurablemente.

En la actualidad todo este caudal documentario se puede dividir en tres grandes grupos denominados la Bibliotecología, Archivología y la Documentación (o Documentología). Estas tres grandes ramas, como hemos considerado en el capítulo anterior, toman la denominación de Ciencias de la Documentación. Nos corresponde el estudio de la Archivología como una ciencia particular por sus contenidos, cuando hablamos del documento del archivo, nos referimos generalmente a un documento producido por una acción, actividad, un acto; lo que hace que esté estrechamente relacionada con el Hecho.

Un concepto generalizado del Hecho es, aquello que está cumplido y no puede negarse su realidad. De acuerdo con este concepto podemos considerar entonces al Hecho como a un fenómeno aislado, aun cuando no independiente y el estar cumplido no implica que está concluido, simplemente se ha aislado un determinado hecho para poder estudiarlo estructuralmente. El Hecho es entonces un fenómeno en concordancia a una o un determinado número de causas y que producen uno o un determinado número de efectos.

El Hecho, a la luz de la causalidad es concreto, real, y de acuerdo con el concepto enunciado, no podemos negar su realidad. Para concretar esa realidad es necesario además un nivel material. En este nivel se lo denomina como un “Hecho Real”.

El Hecho, a la luz de su concepto, es un elemento aislado por necesidad de estudio, especulativo si se prefiere, se pretende conocer sus componentes, se lo recrea se transforma en una representación abstracta, siendo su nivel cognoscitivo. En este nivel lo denominaremos como el “Hecho Abstracto”.

Ludwig Wittgenstein, que centró sus estudios en el atomismo lógico y la Filosofía analítica, considera al Hecho (Hecho atómico) como algo indivisible, compuesto de cosas y objetos del pensamiento, lo cual nos acerca a la estructura:

El filósofo Francés August Comte, sostiene que los hechos son fundamentales para el conocimiento real y definitivo, lo cual nos lleva a la siguiente estructura:

 

 

Hecho

9"""""""Causa""""""Efecto

$                  (           '

$                  Fundamental

$                        AReal

9""""""Conocimiento real y definitivo

                         AAbstracto

 

CUADRO: el Hecho de Comte

El filósofo alemán Edmund Husserl, pilar de la escuela fenomenológica, sostiene que las ciencias empíricas, o de experiencia, son ciencias de hechos. Tomando en cuenta que todo hecho es esencialmente algo distinto de lo que es. La significación de cada hecho pertenece a una esencia que debe aprehenderse en su pureza. Las verdades de hecho o las verdades fácticas caen de este modo bajo las verdades esenciales o la idea. De acuerdo con lo expuesto, el ser fáctico se contrapone y subordina al ser eidético y lo mismo ocurre en las ciencias correspondientes.

 

Hecho

9"""""Ciencias empíricas

9""""""""Verdades fácticas

9"""""""""""Ser fáctico

9"""""""""""""""REAL

9"""""Significación del Hecho

9""""""""Verdades esenciales

9"""""""""""Ser eidético

9"""""""""""""""ABSTRACTO

 

CUADRO: el Hecho de Husserl

De las exposiciones estudiadas obtenemos entonces la validez de la división del Hecho como Real, algo concreto, demostrable; y el hecho Abstracto, algo conceptual.

Al relacionarse el Hecho con la documentación y la información nos sirve de fundamento para denominar ciencias de la documentación a lo que serían simples disciplinas o técnicas que tendrían por finalidad la conservación y accesibilidad documentaria y su información.

Actualmente existen especialistas en materia de Archivología, que la consideran como disciplina, cito el Ej. del Dr. Aurelio Tanodi, que en su Manual de Archivología Hispanoamericana nos dice: “Si tomamos la palabra ciencia en el sentido aristotélico, como conocimiento de las causas, no podemos incluir a la archivología entre las ciencias; porque las mismas causas no producen los mismos efectos en la formación y organización de los archivos.”[1]

Requerimos entonces la relación causa"hecho y efecto"documentación. El mismo autor nos sugiere: “...aunque la archivología surge de la experiencia, ésta no se basa en leyes constantes, forzosas, sino que como toda actividad humana,[2] está regida por la libertad del obrar humano [3] y por las leyes que dependen de su albedrío”.[4]

Los subrayados, intencionales, nos da la pauta de la relación Hecho"documentación, es decir, se requiere de un elemento determinante: el ser humano. Único utilitario de las distintas ramas que compondrían las ciencias de la documentación. Y único repositorio también de las manifestaciones espirituales como las materiales. El Ser Humano tendría entonces: un factor mental que lo sitúa en un nivel cognoscitivo y un factor corporal que lo sitúa en un nivel aprehensivo. Siendo en este caso el nivel aprehensivo la base fundamental dentro del proceso para llegar al nivel cognoscitivo.

Hablar de la relación Hecho"documento, es hablar en cierta forma y con un carácter casi siempre indefinido, sobre los aspectos culturales y todas las manifestaciones del pensar, que determina a través de las acciones, actividades múltiples del hombre, por la sencilla razón de que el Hombre es esencialmente:

·      Un ser social,

·      Un ser histórico,

·      Un ser filosófico

 

En torno a este ser da vueltas continuas el Hecho y sus circunstancias, definiéndose constantemente, determinando a cada forma exterior a través de la experiencia obtenida. Es por eso que el hombre ha comprendido que su identificación puede ser visualizada en su mayor amplitud, logrando una plenitud solo conociendo los hechos que constituyen su pasado. Nacen las ansias de definir esos hechos, buscando las causas, sus motivaciones, las circunstancias causales para llegar a ser lo que es ahora, para poder comprobar la fuerza de su espíritu que lo ha de proyectar a ese fondo que siempre está en su delante como una alucinación continua: su futuro, es decir, el hombre toma conciencia al identificar el hecho circundante y al identificarse a sí mismo. Todo ello ha sido necesario, en primera medida conocer las circunstancias y hechos que han determinado su identificación, que le han permitido ver su ser en sí. Para evitar confusiones ordena todas sus sensaciones y estímulos producidos por los hechos, que son múltiples, infinitos casi. La necesidad y las continuas interrogantes han hecho que se cristalicen las condiciones para que el hombre se sienta profundamente histórico, logre su situación en el mundo social que lo rodea, es un ser social, y las interrogantes y respuestas continuas, hacen de él un ser filosófico por excelencia. El ser humano es un fenómeno de constante lucha entre su definición e identificación ante el medio que lo rodea, es decir, el hombre siempre se ha preguntado Quién es? y Qué hace?. Ese “quién es” y “qué hace”, en el fondo significa la búsqueda de su propia dimensión, lo coloca como a un ser activo que está capacitado para poder razonar, analizar y relacionar, tanto el aspecto interno de si mismo como el aspecto externo, al tratar de definir alguna situación de su propio interno, busca su relación con lo externo, busca en su pasado algún hecho que le permita comparar y solucionar su conflicto; es decir, el hombre, al verse ante un fenómeno que le afecta directamente en su conformación natural, recurre a su propia historia, historia como conjunto de hechos, para ver si puede enfrentarse al fenómeno.

 

Para ello necesariamente ha tenido que almacenar una serie de datos, hechos anteriores en el subconsciente. Es más, su identidad se manifiesta siempre como una consecuencia de su historia, es una aproximación al “cogito ergo sum” de Descartes, pero más que el fenómeno pensar, es el fenómeno de revisar, analizar y seleccionar según los casos que se le presenten. Este acto no es consciente en él; pero, es consciente en su solución, en la toma de actitud ante el hecho, es decir, hay una zona oscura en él que determina su zona clara, que define su identidad como tal o como determina en su interno la existencia de un cúmulo de hechos, aun cuando puede ser de una forma oculta, oscura, inconsciente, subconsciente, para hallar una solución y exteriorizarla a través de una determinada actitud, sólo una parte de esa actitud es volcada a determinados documentos, se podría decir que lo suficiente y necesario.

 

Emilia Currás, coincidiendo con lo expuesto, nos indica en su libro Las Ciencias de la Documentación, cinco fases en el desarrollo de este proceso.

 

1a. Fase. Toma de conciencia. Una vez producido el hecho, en el aspecto humano se efectúa una concientización del fenómeno por mediación de los sentidos y de la percepción, encargados de captar las sensaciones y estímulos.

 

2a. Fase. Ordenación. Se requiere una ordenación de las sensaciones, excitantes, estímulos producidos, luego sigue la clasificación del fenómeno de acuerdo a un sistema establecido.

 

3a. Fase. Almacenamiento. Se almacenan todas las sensaciones y estímulos relacionados al hecho original o real en el subconsciente.

 

4a. Fase. Análisis. Una vez almacenadas las sensaciones y estímulos, se impone un análisis seguido de una selección de acuerdo con las necesidades requeridas.

 

5a. Fase. Toma de actitud. Reacción que se produce ante el fenómeno como una toma de decisión o actitud determinada o consecuente.

 

Paralelo a este proceso, las técnicas documentales conllevan una similitud. Pero para ello debemos fijarnos en algunas definiciones.

Para R. Couture de Troismonts, en su Manual de Técnicas de Documentación, define a la Documentología como: “el estudio de los mejores métodos para la creación de documentos iniciales, la investigación de los hechos, ideas, objetos, documentos y servicios de documentación; para reunir, conservar, clasificar y ordenar los documentos; para la producción de documentos secundarios o derivados, coordinar los trabajos y los organismos; sistematizar las técnicas, métodos y doctrinas; organizar redes nacionales e internacionales de documentación.”[5]

 

Es decir que la definición contiene esencialmente:

 

·      Búsqueda

·      Ordenación y Clasificación

·      Almacenamiento

·      Análisis

·      Salida.

 

Para Bradford, la Documentación es el arte de coleccionar, clasificar y hacer inmediatamente accesibles los documentos de todos los tipos de actividades intelectuales. En este caso, la accesibilidad debemos tomarla como la condición de los documentos para que estén disponibles a la consulta. Para estar disponibles, necesariamente cubren las fases de almacenamiento, análisis y salida.

 

 

Si comparamos paralelamente las cinco fases del proceso del Hecho, y las técnicas contenidas esencialmente en la documentación obtenemos:

 

Toma de conciencia           žRecolección o búsqueda

Ordenación y clasificación   žOrdenación y clasificación

Almacenamiento               žAlmacenamiento

Análisis                     žAnálisis

Toma de decisión             žSalida

 

Esta comparación paralela nos demuestra que al realizarse el paso de lo aprehensivo a lo cognoscitivo, se efectúa un proceso similar. La Documentación resulta ser entonces consecuencia del Hecho, lógicamente la información será consecuencia de la documentación. Para una mayor comprensión del fenómeno, ampliamos las cinco fases de la documentación:

1a. Fase. Toma de conciencia. Se realiza a través de la recolección y búsqueda de documentos para obtener una información determinada. Entendemos por recolección, los diferentes sistemas empleados por las tres ciencias para obtener la documentación.

2a. Fase. Ordenación. Obtenemos un orden documental, almacenado sistemáticamente y clasificado de acuerdo con un sistema requerido y establecido de antemano. Entendemos por ordenación y clasificación como dos ramas de un mismo trabajo, ambos conceptos están muy ligados, la ordenación es la materialización de la clasificación.

3a. Fase. Almacenamiento. En el aspecto documental se efectúa el almacenamiento de documentos en núcleos creados exprofeso y especializados de modo que los documentos por sus características esenciales determinan si pertenecen a una biblioteca, museo, archivo o centro de documentación.

4a. Fase. Análisis. Se lo efectúa a nivel de documento"información y se preparan las bases de la selección documental, considerándose en esta fase la vital importancia puesto que determina la documentación que será utilizada en el futuro.

5a. Fase. Toma de actitud. Ingresamos en la etapa de la salida de la información, lo cual permite una toma de decisión.

 

Estas fases, efectuadas las comparaciones con las anteriores, nos permite observar con más claridad la similitud de actividades documentales con las del elemento humano, la documentación es entonces una consecuencia humana ante el hecho; por la misma razón que el hombre es un ser social e histórico, que ante la magnitud del hecho, busca la comunicación, utilizando este medio artificial, para transmitirlo.

Si esa comunicación se efectúa fonéticamente, tiene la limitación del tiempo y el espacio. Esta limitación encierra en sí el olvido; si por sus valores la información se convierte en tradición oral, sufrirá modificaciones o deformaciones tanto morfológicas como de contenido. Para superar estas limitaciones logra la comunicación a través de signos escriturales, que le permitirán romper las barreras del tiempo y espacio.

El hecho real es propiamente dicho un fenómeno, en sentido etimológico, stricto sensu, es el fainomenón, -lo que aparece- que presenta cierta similitud etimológica con el documento, docere, -lo que se enseña-; el fainomenón, al ser captado por el hombre, aprehendido por un ser histórico, adquiere un entorno histórico, por lo cual el hecho se convierte en un suceso o acontecimiento, este suceso es transmitido a través de signos escriturales, rompiendo la barrera del espacio y el tiempo relativos a la comunicación fónica, además, constituyéndose en un dato.

Tomemos en cuenta que suceso también significa el transcurso o discurso del tiempo.

El dato, considerado como antecedente obligado para llegar al conocimiento exacto de las cosas, es también considerado como documento, testimonio, y en un amplio sentido, lato sensu, es considerado como fundamento; lo cual significa que el dato es el fundamento esencial y mínimo que conformaría la Teoría de La Información y de la Documentación. El dato o los datos que han sido registrados en un determinado soporte, se tornará en mensaje.

El mensaje consideramos desde el punto de vista de un conjunto de símbolos creados exprofeso, que posee un contenido de información que puede ser transferible utilizando medios materiales.

Al hablar de datos registrados, hablamos también en su sentido etimológico, re-gerere, re-llevar, sea este un pensamiento o los hechos que pueden ser re-creados en los diferentes planos en que se manifiestan, tanto en el plano físico como en el mental.

En el plano físico será necesario utilizar el lenguaje; el lenguaje estará condicionado como un sistema de signos o gráficos convencionales que permiten una comunicación. En el plano mental, el dato se convierte en Idea.

En el primer capítulo hablamos sobre los distintos orígenes del documento; del archivo como producto de una actividad, en la biblioteca como producto del pensamiento y en los centros de documentación como consecuencia de un proceso: el lenguaje corresponde a las tres ramas citadas, se lo emplea en su más amplio sentido; como un conjunto sistemático de signos que permiten la comunicación en forma deliberada. En este aspecto incluimos también los códigos legibles por los ordenadores. Las acepciones que le damos al lenguaje son fundamentales en el proceso documental.

 

El mensaje es una expresión, teniendo características culturales, espirituales, artísticas o como producto de acciones o actividades. El aspecto idiomático, juega un papel importante en el empleo de las técnicas de la documentación, sobre todo cuando empleamos las traducciones y transliteraciones.

 

Cuando el mensaje conlleva datos cuyo soporte es la mente, establecemos que el dato se convierte en Idea. La Idea, sin entrar en el arduo concepto de la filosofía, la consideramos como cualquier representación que existe a nivel mental. Este concepto diferirá de:

 

·      Concepto: que es una representación simbólica, de una idea. La representación simbólica generalmente se efectúa por medio del lenguaje.

 

·      Juicio: Proceso de comparación de dos ideas para lograr sus relaciones en el entendimiento.

 

·      Pensamiento: Idea fundamental de una obra cualquiera.

 

 

El presente cuadro nos ilustra sobre lo mencionado:

 

HECHO

 

 

 

Toma de Conciencia

 

 

 

Aprehensivo

 

Ordenación y Clasificación

 

Ser Humano

 

         E

[[

Almacenamiento

 

 

 

Cognoscitivo

 

Análisis

 

 

 

 

 

Toma de decisión

 

Real

4

Abstracto

 

 

 

9Concreto

 

Pensamiento

 

 

Documentación

9Demostrable

 

Juicio

 

 

 

 

 

Concepto

 

 

 

 

 

Independiente

 

 

 

Suceso

 

 

Dato

 

 

9Tiempo y Espacio

 

 

9Modificación del soporte

 

 

9Entorno Histórico

 

 

 

 

 

 

 

 

Mensaje

 

 

 

 

 

Soporte Físico

 

 

 

 

 

LENGUAJE

 

 

 

 

 

Soporte Mental

 

 

 

 

 

IDEA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Información

 

 

                             

CUADRO: Del Hecho a la Documentación

 

Concepto, Juicio, Pensamiento, son actividades del intelecto humano, que requieren del soporte mental para culminar como ideas. Pero las ideas no tienen un soporte físico, requieren de algo tangible para poder ser manejadas, ordenadas, estudiadas. Es cuando nace el documento. El proceso estaría completo.

 



[1]  TANODI, Aurelio.  Manual de Archivología Hispanoamericana. Teorías y principios. Centro Interamericano de desarrollo de archivos, Universidad Nacional de Córdoba. Dirección General de Publicidad. Córdoba. Primera Parte. Tercera Reimpresión. 1979.

 

[2] Subrayado por el autor del presente libro.

 

[3] Subrayado por el autor del presente libro.

 

[4] TANODI, Aurelio. Manual... Id. p. 42.

 

[5] TORISMONTS, R. Couture. Manual de Técnicas de Documentación. De. Marymar, Paidea. Bs. As. 1975. P. 7.

 

 

Listado de Lecciones

Categoria / Titulo Leido
01 INTRODUCCION
INTRODUCCIÓN Y CARÁCTER GENERAL DE LOS ARCHIVOS 3862
02 CONTEXTO TEORICO
FUNDAMENTOS TEORÉTICOS DE LA ARCHIVOLOGÍA 3323
03 Lógica de los archivos
LÓGICA DE LOS ARCHIVOS 3805
04 FENOMENOLOGÍA DOCUMENTAL
FENOMENOLOGÍA DOCUMENTAL 4425
05 DOCUMENTACIÓN - INFORMACIÓN
DOCUMENTACION - INFORMACION 2939
06 Fundamentos en ciencias de la información
FUNDAMENTOS DE LA ARCHIVOLOGIA EN EL CONTEXTO DE LAS CIENCIAS DE LA DOCUMENTACION-INFORMACION 4462
07 aspectos filosóficos
DOCUMENTACIÓN, MATERIA PRIMA DEL CONOCIMIENTO ASPECTOS FILOSÓFICOS 2932
08 Clasificación en ciencias de la documentación
CLASIFICACIÓN DE LA ARCHIVOLOGIA EN EL CONTEXTO DE LAS CIENCIAS DE LA DOCUMENTACION. 4048
09 ARCHIVOLOGIA: TÉCNICA Y CIENCIA
ARCHIVOLOGIA: TÉCNICA Y CIENCIA 5970
10 EL CONCEPTO TRADICIONAL DE LA AR­CHIVOLOGIA
11 LA ARCHIVOLOGIA COMO CIENCIA SOCIAL
LA ARCHIVOLOGIA COMO CIENCIA SOCIAL 3913
12 DIVISIONES DE LA ARCHIVOLOGIA
DIVISIONES DE LA ARCHIVOLOGIA 4589
13 LA ARCHIVOLOGIA EN LA ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO
LA ARCHIVOLOGIA EN LA ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LAS CIENCIAS DE LA DOCU­MENTACION 3634

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