Publicado el: 18/03/2025 / Leido: 36375 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
A. Acompañar una lista de las disposiciones legales en vigor o en proyecto existentes sobre archivos, sobre conservación y manejo de documentos antiguos o modernos en general. Se pide, asimismo acompañar una copia de las disposiciones más importantes.
2 - EDIFICIO
- El espacio que ocupa el archivo está concentrado
A) En un local único?
B) En varios locales?
C) El espacio que ocupa el archivo (principal o subsidiario)
1) Es especial para archivos?
2) Es adaptado?
3) Es privado?
4) Es alquilado?
5) Permite una distribución racionalizada y diferenciada de áreas para trabajo del personal, para investigación, para exposición, y para almacenamiento de documentos?
3 - EQUIPO
Limpieza y desinfección:
Estanterías.
Reproducción.
Preservación, restauración
4 - FONDO DOCUMENTAL
A. Clases:
B. Alcance cronológico:
C. Cantidad:
D. Procedencia:
E. Transferencia:
F. Selección y Eliminación
G. Mantenimiento
5 - SITUACIÓN ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO
Dentro de qué estructura administrativa está comprendido el archivo?
El archivo mismo, que estructura administrativa interna tiene?
Cuenta con reglamento interno o manual de proceso técnico.
Se encuentra comprendido dentro de la planificación de la oficina
Existe cualquier otro proyecto de reforma o racionalización administrativa relativo al archivo?
6 - PERSONAL DE EMPLEADOS DEL ARCHIVO
A. Situación Económica
B. Situación Profesional
C. Situación Cuantitativa
7 - PRESUPUESTOS DE GASTOS
A. Cuenta el archivo con un presupuesto ordinario de gastos.
B. Este presupuesto de gastos es suficiente para las necesidades actuales del archivo?
C. Si no existe un presupuesto ordinario de gastos, cuenta el archivo con algunas asignaciones extraordinarias?
8 - SERVICIO AL PUBLICO
A. Consulta en general[1]
Otro aspecto problemático de la planificación es el empleo. En los países subdesarrollados es el Estado el que absorbe la mano de obra. Es el sector terciario el que predomina. Los archivos reflejan la realidad político - económica y social de un país.
Tanto el Socialismo como el Neocapitalismo se basa sobre una burocracia, por lo tanto la problemática archivística es universal. A esto debemos añadir que el archivo actualmente sale de cierto aislamiento y se está integrando a los servicios generales de la información.
Hoy en día para los medios de coordinación, es importante que los archivos se integren en los sistemas generales de información; que generalmente puede darse a través de los auxiliares descriptivos.
Todas estas circunstancias, muy limitadas por cierto, comparadas con la experiencia, son necesarias tomar en cuenta en el diagnóstico.
El grado de modificación institucional, a partir del diagnóstico, dará las pautas del proyecto.
La planificación debe encontrar canales de continuidad en instancias cada vez más abarcadoras, más totalizadas, para ir desarrollándose coherente e integralmente; encontrando un espacio institucional acorde, no sólo en la buena disposición sino también en formas organizativas flexibles y dinámicas que lo contengan.
Planificar la conducta archivística a partir de problemáticas relevantes propias de la realidad que se comparte, es tarea institucional. El Archivo funciona como conjunto de núcleos integrados internamente entre sí.
En el alcance del plan institucional están involucrados todos los aspectos de trabajo, relaciones, investigaciones, estructura administrativa, los organismos internos, la relación con las otras instituciones de la sociedad.
Planificar institucionalmente es poner en juego, posibilitar, la participación real de todos. Tomamos en cuenta:
La planificación comprende tres tiempos.
Plan a largo plazo (diez a quince años)
Plan a plazo medio (de tres a seis años)
Plan a corto plazo (hasta dos años)[2]
En los países desarrollados se prevé la planificación a corto plazo con la aplicación de la tecnología. En los subdesarrollados se emplea el mediano y largo plazo.
El papel del Archivero es relevante, asumiendo su rol de conductor e intérprete de las aspiraciones, expectativas, necesidades de información de los distintos sectores de la institución.
La primera etapa de toda planificación, orientadora y presente en todos los momentos y aspectos del o los planes, especialmente en la evaluación, analizada la realidad presente y sus necesidades, priorizados los problemas significativos, es necesario ver la tradición, el pasado, la experiencia en el pasado, la resultante del pasado, luego la creatividad del hombre para mejorar la situación actual.
La segunda etapa marca la situación actual de archivo en la institución. El diagnóstico se hace en base al cuestionario o relevamiento, que da lugar al diagnóstico, determinando los alcances y la dirección del planeamiento.
El relevamiento tiene como finalidad captar los aspectos peculiares, las carencias del servicio. Esta detección y captación debe ser permanente, sobre todo teniendo en cuenta que el relevamiento se efectúa sobre la realidad que es dinamismo, sujeta a permanentes modificaciones. Toda planificación es modificable.
Las técnicas empleadas en el relevamiento, serán seleccionadas de acuerdo al grado de flexibilidad de los parámetros o límites utilizados como margen de error; así mismo, serán comprensibles para los niveles de los afectados por el relevamiento. Preocupándonos permanentemente de la forma como lograr que las ideas se traducen en decisiones y acciones mediante el apoyo de la autoridad en la institución.
Con el relevamiento tratamos de conseguir:
conocer la realidad archivística;
puntualizar los problemas de la Institución para un buen desempeño de la labores del archivo;
visualizar los ejes administrativos e incorporarlos en el contexto archivístico;
conocer la dinámica interna de la institución como medio de comunicación interna. (trámites);
La planificación se constituye en una respuesta adecuada, programada, sistematizada, escalonada, a los requerimientos implícitos o explícitos que emergen del relevamiento como prioritarios.
Un tema directamente relacionado con el proceso intelectivo de la planificación es la formulación de la hipótesis o premisas que sirven de base para el desarrollo de todos los planes. Considerada como la tercera fase se establecen los objetivos.
Con respecto a la formulación de estas premisas, explicaremos mas adelante el papel que la información juega en este proceso, así como la aplicación que se ha logrado hacer de los conocimientos teóricos de la Archivología para optimizar las decisiones en la institución .
ESTABLECIMIENTO
DE LAS FUNCIONES
DEL ARCHIVO
Los Archivos son un fiel reflejo del grado de civilidad y características de la institución que lo genera. Su servicio óptimo no se mide con cifras económicas, sino que se sustenta en la adecuación de los roles del Archivo con las necesidades y expectativas de su institución. Cualquier cambio realizado en las instituciones, se refleja en los archivos.. Los resultados de la Evaluación, permiten al Comité de Planificación afirmar el modo operativo en el cual se convertirá el archivo una vez aplicados los planes y programas.
FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
El papel esencial de los Archivos públicos son generalmente modelo sobre el que se orientan los servicios ofrecen. Cada función expresa una combinación distinta de factores básicos para la Planificación:
El Archivo moderno, se conforma como un Centro de actividades Institucionales, reuniones y servicios.
El Archivo es un centro adecuado para encontrar información actualizadas sobre servicios, organismos y asuntos concernientes a la institución.
El Archivo es un Centro de soporte educativo, ayuda a los estudiantes en determinados objetivos educativos programados en cursos de todo nivel.
El Archivo es un Centro de investigación, ayuda a investigadores a realizar estudios, a investigar áreas especificas, sobre todo en las ciencias sociales y a crear nuevo conocimiento.
Con una adecuada selección de funciones, el Encargado del Archivo y el Comité construyen una estructura para las futuras actividades. Pero para ello requiere de directrices:
Establecer las prioridades de la relación servicios - necesidades de la institución, estableciendo las condiciones actuales.
Establecer claramente las funciones y actividades para las áreas con más necesidades.
Hacer conocer al personal, al ejecutivo y a la institución, las prioridades del servicio.
Disponer efectivamente de los recursos.
Proceso de selección de funciones. Los Archivos centrales y sus eventuales tienen varias opciones en el proceso de selección de funciones. Dentro de estas opciones están:
Cada función tiene cuatro componentes:
La descripción reúne todos los aspectos de cada función, relacionándolas con los fines o servicios del Archivo, se cuestiona el qué se hace? y para qué?.
Los beneficios afectan a individuos y/o la institución.
Los recursos son factores que afectan a la capacidad del Archivo para cumplir una función. Se agrupan en categorías como: conocimiento, personal y equipo. Los recursos deben existir como soporte de las funciones.
Los datos a tener en cuenta, dependen mayormente del análisis sobre el cumplimiento de una función. Suelen crearse antecedentes que dan y enriquecen experiencias de la profesión del Archivero. El análisis se sustenta en la combinación de experiencia, juicio y medición objetiva.
FUNCIONES BÁSICAS DEL ARCHIVO
Sin ser exhaustivos consideremos las siguientes:
Centro de actividades institucional. Descripción: El Archivo se constituye como un centro de actividades y servicios. Trabaja estrechamente con distintas áreas de la institución para ofrecer coordinadamente servicios de información, culturales.
El Archivo debería poseer un lugar de reunión y un equipamiento útil para programas patrocinado por la institución. Los programas incluyen tertulias, coloquios de información especializada, foros sobre asuntos institucionales, conferencias y exposiciones.
Beneficios: Permite a los miembros de la institución explorar su pasado común, discutir su postura ante asuntos institucionales, formal o informalmente.
Recursos: El personal promueve actividades y actúa como nexo entre el Archivo y otros sectores de interés común.
Si las condiciones se dieran en forma favorable, es conveniente que se incluya un reproductor de audiovisuales, equipamiento para exposiciones, teleconferencias y tablones de anuncios.
Datos a tener en cuenta: Visitas per cápita al Archivo.
Centro de información de la institución. Descripción: El Archivo por su propia naturaleza, se constituye en un centro de difusión de información sobre los asuntos y servicios de la institución,.
Beneficios: Los usuarios tienen acceso a un centro de información sobre servicios y asuntos de la institución. El personal es activo en la institución, participa y se mantiene al día en los asuntos locales.
Recursos: El Archivo hace uso de bases de datos, propios y remotos (internet) para complementar los recursos de información.
El personal posee experiencia y un amplio conocimiento de los servicios y recursos de la institución, mantiene ficheros e índices.
Datos a tener en cuenta: Visitas al Archivo per cápita.
Centro de soporte educativo. Descripción: El Archivo colabora a estudiantes en la consecución de los objetivos educacionales, ofrece seminarios sobre la utilización de los recursos de archivos para el estudio.
Beneficios: Los usuarios tiene a su disposición materiales que no se encuentran en los Archivos.
Recursos: Los recursos incluyen materiales de referencia, servicios de resúmenes e indización, bases de datos.
Datos a tener en cuenta: Uso de materiales de Archivo en las salas de lectura.
Centros de aprendizaje independiente. Descripción: El Archivo presta servicios a investigadores independientes. Estos investigadores realizan sus propias investigaciones de estudio.
El Archivo, bien considerado, puede funcionar como un centro de información proporcione inventarios técnicos o de estudio.
Beneficios: Los investigadores, y por extensión todos los usuarios pueden efectuar estudios independientes. Utilizan recursos del Archivo para mejorar su trabajo.
Recursos: El Archivo tiene variedad de inventarios que interesan investigadores.
Datos a tener en cuenta: Uso de descriptores y documentos en la sala de lectura.
[1]Se utilizó, como referencia, el cuestionario elaborado por el Dr. Gunnar Mendosa difundido por la UNESCO.
[2]DELMAS, B; d'OLIER, J.H. La planification des infrastructures nationales de documentation, de bibliothèques et d'archives. Esquisse d'une politique générale. Unesco. Paris. 1974.
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