Publicado el: 16/03/2025 / Leido: 21173 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
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os términos Archivología, información y comunicación lograron una evolución importante en el transcurso de las últimas décadas.
Dimitri Weiss sostuvo en 1971 que información se reduce solamente a la transmisión, emisión y recepción, de conocimientos estructurados, en tanto que comunicación sostiene intercambios de información con objeto de cambiar el comportamiento de otros.
Según P. Joffre y G. Koenig, el término información significa situaciones en las que el receptor tiene un rol activo, la comunicación trata de relaciones interactivas.
B. Galambaud coincide en los dos términos: información es la relación de las personas con los hechos y comunicación es la relación entre las personas.
Así tenemos:
la información se produce en un solo sentido, del emisor al receptor;
la comunicación se produce en varios sentidos dado que cada emisor se convierte en receptor y cada receptor en emisor en la misma secuencia de comunicación.
La institución es afectada en distintos niveles:
por la información
como emisora de mensajes hacia adentro o hacia afuera;
como receptora de mensajes para captar y analizar, provenientes de afuera o de adentro.
por la comunicación
como vector de intercambios interactivos con su medio particularmente con los usuarios;
como organizadora de reuniones o lugar de intercambios informales entre su personal.
La comunicación es acto, objeto y medio de una transmisión. Este concepto permanece sin definición, se lo utiliza en sentidos muy distintos:
transportes públicos - medios de comunicación -
conferencias llamadas comunicaciones,
mensajes que transmitir
el sentido arcaico de comunión o acción de compartir, etc.
Yves Winkin muestra la evolución del sentido de comunicar en el idioma francés. Cuando apareció por primera vez - a mediados del siglo XIV - significaba: "participar de, poner en común". Hacia fines del siglo XVI, "comunicar" empieza a significar también "transmitir".
En la institución la comunicación es un conjunto de actos considerados como recursos consecuentes de la información. Considerada también como medio de motivación, de estrategia y de performance.
Son necesarios algunos aspectos:
información operativa o funcional
descendente,
ascendente
lateral;
sistemas de información manuales o informatizados;
sistemas y procedimientos de coordinación;
comunicación interna;
comunicación externa;
intercambios informales; etcétera.
Tras los trabajos de Shannon sobre la información y su circulación en el campo de la informática y las telecomunicaciones, se desarrollaron numerosos enfoques en las ciencias psicosociales, y la comunicación se considera vector de cambios interpersonales.
Trazamos a continuación un rápido bosquejo de algunas grandes "escuelas" de la comunicación a lo largo de los últimos cincuenta años:
Shannon y la teoría de la información;
Wiener y la cibernética;
la escuela lingüística;
la escuela de Palo Alto;
el análisis transaccional (AT);
la programación neurolingüística (PNL).
Ninguna de estas escuelas manifiesta su preocupación por la administración.
En la tercera década de este siglo se realizaron en Estados Unidos intentos de construcción de máquinas eléctricas capaces de efectuar operaciones lógicas. En 1939, Shannon publicó un artículo en el cual describe la forma como ecuaciones y razonamientos preposicionales pueden expresarse mediante circuitos eléctricos.
En 1948, luego en 1949, Shannon toma la palabra comunicación en el sentido de información y circulación de la información.
Los trabajos de Shannon son específicos, básicamente se dedica a la aplicación técnica, su esquema del "sistema general de comunicación" prevaleció en una mayoría de los análisis sobre información e incluso en diferentes modelos de comunicación verbal que siguieron a la época: así la información no es el objeto de la transmisión: se trata de una magnitud estadística abstracta que califica el mensaje independientemente de su significación.
Los trabajos de Shannon y los de su maestro Wiener, fueron obligatorios en los comienzos de los años cincuenta; diez años más los estudios sobre comunicación tomaron caminos distintos, tomando como eje los conceptos:
- informática - telecomunicación
- relaciones psicosociológicas.
Se inscribe en la escuela anterior, diferenciándose como una manera de reflexionar mas que una teoría propiamente dicha. Norbert Wiener emplea y desarrolla la teoría de la información de Shannon, agregando la teoría del feedback (retroalimentación o información de retorno) Partiendo de la idea de retroalimentación, torna obsoleta la concepción tradicional de la información. Wiener define ese enfoque como "teoría de sistemas complejos auto - controlados y de comunicaciones, tanto en la máquina como en el animal"...
A esta escuela se le debe los cuatro elementos considerados las bases de la comunicación:
el emisor (aparato que transforma la información en una modulación física);
el canal (sistema físico que une, de manera continua, en el espacio y en el tiempo el punto de partida y el de llegada);
el receptor (aparato que recoge la modulación que constituye la información y la transforma en información útil);
el código (sistema de codificación o descodificación necesariamente común al emisor y al receptor para asegurar acuerdo y ajuste recíproco).
Lenguaje en las comunicaciones: En los años cuarenta, Edward Sapir, lingüista norteamericano, estudia el lenguaje humano y las estructuras internas del mensaje en relación con el contexto: "Es totalmente ilusorio pensar que la adaptación de los individuos a lo real pueda hacerse sin el uso fundamental del lenguaje, y que el lenguaje sólo es un medio accesorio para la solución de problemas específicos de la comunicación o de la reflexión".
CONSIDERACIONES
PRELIMINARES
NIVEL DE DEDICACION
EN LA PLANIFICACION
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na ves repasado el espacio teórico, apuntamos hacia los aspectos esenciales para concretar las distintas metas de la planificación. Esta etapa se reúne prácticamente todo el personal de Archivo, nos encontramos en el momento de preparación, la metodología puede aplicarse a cualquier proceso de recaudación de datos internos, conocer el archivo en todos sus detalles, conocer los documentos en todas sus circunstancias, aplicando conocimientos sobre el Ciclo Vital de los Documentos, (CVD). Se presume que en el seno de la empresa o institución, se emplean las practicas corrientes de la valoración de recursos. El número de responsables de la Planificación depende de las características de la Archivo y del nivel de dedicación previsto. Así, este grupo podría estar formado por:
El encargado ejecutivo de la institución, empresa, entidad.
El encargado de la dirección del Archivo.
El responsable por el área económica - contable.
El responsable por la parte jurídica legal.
Debemos considerar que cuanto mayor sea el nivel de dedicación, mas corto será el tiempo de ésta etapa, así mismo influye el número de participantes y los recursos utilizados. El grado de formalismo con que se tomen y registren por escrito las decisiones tomadas en esta etapa depende del nivel de dedicación.
Niveles de dedicación para esta etapa:
BASICO.
El equipo de Planificación discute los planteos informalmente.
Las decisiones se sustentan en el conocimiento del equipo del Archivo y los recursos disponibles.
Los resultados de los planteos se resumen en párrafos: dos o tres objetivos básicos son suficientes;
Se plantea el nivel de esfuerzo dedicado al proceso de Planificación;
Se enumeran los nombres de los miembros que conformarán el comité de Planificación;
Se plantean las actividades a seguir;
Se establece una fecha límite para completar el primer ciclo de objetivos.
MODERADO:
El equipo Planificador discute el Planteo inicial en forma seria.
Las decisiones se sustentan en el presupuesto del Archivo,
Se discute previamente sobre las necesidades de Planificación.
Los resultados del planteo, resumidos en dos o tres páginas, proporcionan información sobre las causas de las decisiones tomadas.
Este resumen incluye: los objetivos de la Planificación
Razones de la importancia de los procesos de Planificación;
El nivel general de dedicación es mas importante en este proceso;
Se establecen claramente las responsabilidades y compromisos de las personas implicadas en el proceso Planificador.
INTENSIVO:
Las decisiones se sustentan en una revisión adecuada del presupuesto destinado a este fin,
Se tiene en claro las necesidades y factores del entorno que afectan las actividades del archivo.
Se presta atención a la coordinación entre el calendario y el ciclo presupuestario.
Se anotan las decisiones tomadas y se conserva hasta la conclusión del ciclo de Planificación, para darnos a conocer las ideas originales del plan. Estas anotaciones le ayudaran a:
Documentar decisiones
Exponer eficazmente los fundamentos de la Planificación a participantes y ejecutivos.
Redacta el informe general de la Planificación.
Asienta datos concretos para evaluar la Planificación.
PLANIFICACION
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RELACIONES PUBLICAS
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n proceso de Planificación en Archivos de dimensiones considerables presentan una oportunidad para mejorar su imagen ante los usuarios actuales y potenciales, así mismo nos da pautas sobre el grado de participación del medio en el cual se desenvuelve el Archivo, es un termómetro de interés que despierta el archivo, por consecuencia lógica, permite hace conocer o promocionar sus servicios. Se logra mejor propaganda mediante:
Artículos en prensa en los que se resalten los resultados de las actividades planificadoras.
Artículos publicados en el boletín informativo de la Archivo (si no lo tienen planifique uno) y/o en otra publicaciones oficiales, sindicales, agrupaciones locales, Archivo central de la región, asociaciones profesionales, etc.
Comunicaciones presentadas en seminarios, jornadas de trabajo, de asociaciones de Archiveros, etc.
ARCHIVOS PUBLICOS
AGRUPADOS
O SISTEMAS REGIONALES
DE ARCHIVOS
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xisten diferentes formas de transmitir las experiencias de la Planificación, considerando que es un campo poco explotado aun, a través de redes de archivos, sistemas integrados, o agrupación de Archivos públicos. El Archivo General o líder de estas agrupaciones archivísticas, coordinan la Planificación de nivel local, para conocimiento a nivel regional. La Planificación general de todo el sistema obtendrá buenos resultados si las áreas que cubren cada Archivo son similares.
Planificación general común para todo sistema.
Planificación general y local combinadas.
Planificación local independiente
En los años setenta, D. Weiss sostiene que "Las informaciones son vitales para la gestión y constituyen una de las tareas más difíciles de realizar."
En efecto:
La institución se modifica, desarrolla y ubica en el centro de las aplicaciones tecnológicas como:
la informática,
tele informaciones,
telemática, etc.,
considerando su situación de privilegio para el intercambio y procesamiento de datos;
La institución adolece las dificultades de información entre distintas categorías del personal:
entre salarios y personal jerárquico,
direcciones y sindicatos
los servicios,
En el plano político y administrativo, la Institución debe determinar los objetivos de recepción y de difusión de la información.
La institución debe tener en claro el sistema de información y plan de información. La institución produce sistemas de información considerando que puede tener una buena información interna. Esos sistemas de información generalmente adolecen patologías aglutinadas en tres familias:
Problemática de volumen; consideramos el volumen de información inadaptada, que se clasifican en dos grandes grupos:
sistemas que producen sobreabundancia de datos, generan burocracia, incapacidad de aprovechamiento y errores de información en determinados niveles;
sistemas que producen escasa información, la difunden solo en determinados niveles.
problemática de calidad; cuando la calidad de información es insuficiente, generando:
imprecisión de los datos;
no pertinencia de información en relación con necesidades o expectativas;
problema de accesibilidad;
falta de adecuación entre utilidad de la información y momento de su difusión.
problemática de circuito. cuando la transmisión es inadecuada, siendo sus síntomas:
difusión demasiado lenta o demasiado rápida;
prioridad de transmisión en un solo sentido, lateral, difusión de arriba hacia abajo;
fallas en la comprensión por parte de algunos usuarios.
Estas patologías concuerdan con el defecto de organización de la información; se manifiesta mediante soluciones aisladas, creando anarquía.
La información orgánica supone:
un análisis previo de necesidades,
definición de objetivos
conjunto de acciones coherentes.
La invasión de soportes documentales empleados para vehiculizar información institucional sigue desarrollando, formando conjuntos:
impresos,
teléfono,
audiovisuales,
informática,
disco óptico,
láser,
videocasetes,
telemática,
FAX,
telecomunicación espacial, etc.
La incorporación de la tecnología en las instituciones, trae como consecuencia la modificación de:
productos,
servicios,
técnicas de administración,
técnicas de análisis,
toma de decisión,
flujo de información,
mecanismos de control
estructuras de gestión.
Las decisiones organizativas son sensibles a la transmisión de información, considerando incluso, que la infidencia del archivero o el acceso directo de los empleados a la información puede sentirse desestabilizado.
SOPORTE DE INFORMACIÓN: Planteamos determinadas cuestiones de fondo:
Porque se quiere desarrollar la información?
Cuales son los objetivos?
Debe considerarse la información como fin o como un medio?
Existen necesidades o expectativas e información?
Cuáles son sus ventajas?
cuáles sus puntos débiles?
Antes de la puesta en marcha de un plan de información, ¿no son útiles acciones previas?
sobre la organización,
el estilo de administración,
la formación, etc.?
Qué contenidos de información se necesitan?
Para quién?
A qué nivel?
La información necesaria, debe estar totalmente formalizada o dejar espacio a lo "informal"?
Qué personas o grupos están directamente afectados por el análisis, la elaboración y la puesta en marcha de un plan de información?
Qué resultados se esperan de un plan de información?
Cómo pueden medirse sus defectos e influencias?
En qué plazo? Etc.
Sucede que los niveles ejecutivos ven a la información interna como un fin en sí misma, salvadora de desbarajustes y que puede lograrse con algunos soportes apropiados. Se conciben planes desconectados de cualquier realidad y lanzados sin reflexión estratégica. Consultamos primero:
Se es consciente de que la información está presente en todas partes y que estructura los modos de pensamiento, conductas y sistemas de valores?
Se conforma solamente con organizar algunos dispositivos cuando se sabe que la información puede ser fuente de poder?
Se olvida o ignora la dimensión estratégica para la institución, cuya finalidad, no puede cumplirse sin información interna y externa?
Ignorar estos puntos anteriores es situarse:
en detrimento de un verdadero análisis estratégico de las necesidades de la información;
pensando que los problemas están resueltos puesto que otras facetas, de tipo político, sociológico o cultural entran primero en consideración.
La institución debe complementar dispositivos para todos los soportes en que predominan información, que no siempre son los documentos tradicionales:
publicaciones internas; En la institución hay varios tipos de publicaciones o emisiones internas. Los destinatarios son los empleados, los clientes o los miembros asociados, esta información puede tener un carácter periódicas, como las cartas anuales de orientación en algunas instituciones o bien circunstanciales, las relacionadas a un hecho referido al funcionamiento de la institución.
Sobre este aspecto habrá que considerar: un excesivo numero de publicaciones internas hace que se pierda la calidad de la información, su opuesto, genera situaciones de improvisación. Raramente, los informes de reuniones ejecutivas sirven como soporte de multiplicación de la información en la institución.
Las instituciones de avanzada utilizan procedimientos tecnológicos elaborados para la información a los empleados, flashes de vídeo interno, mensajería, telemática, etc.. Esas técnicas tienen poca influencia en destinatarios con perfiles heterogéneos y a menudo no acostumbrados al empleo de nuevas tecnologías, aún cuando se trate de productos de la propia institución.
La administración pública, más tradicional y compleja, se engloba generalmente en los casos que no existe ningún soportes, no practican ninguna publicación interna destinada a sus empleados. Esto no implica que estas instituciones no tienen previsto información escrita para su medio externo.
Publicaciones para el medio externo. Un elemento de estrategia institucional consiste en su política de información externa. En la mayoría de los casos se trata de
mensajes publicitarios, realizados por organismos especializados,
información interna para el medio externo.
informes anuales de actividad,
folletos de presentación,
producciones,
instalaciones,
responsables de la toma de decisiones, etc.
Es asombroso como la mayoría de los archivos no dan importancia a estos trabajos, al igual que los documentos publicitarios, que a menudo aspiran a proyectar en el medio social en que se desarrolla, algunos mensajes clave sobre las acciones de la institución. Señalemos que la información con destino externo prevale por mucho tiempo.
indicadores de control; Toda institución requiere de información sobre sí misma y sobre el medio en que se desenvuelve. Para ello necesita de:
indicadores de seguimiento,
de síntesis
de control para recoger y procesar documentos.
de control contable y financiero,
indicadores intermedios
de actividad en las funciones institucionales
personal,
comercial,
producción,
investigación, etc.
Los indicadores de control se destinan a:
Recoger información del medio externo, evolución de mercados, tecnologías, contextos políticos, tecnológicos, etc.)
Incorporar sobre datos internos y servir como instrumentos de conducción y comparación para distintos niveles de responsabilidad.
Transmitir información a niveles internos, dirección, personal, etc..
El indicador de control es un sistema de información selectiva, coherente, actualizado, descentralizado, fuente de diálogo y estímulo para la acción. Es un instrumento que se transmite en forma
ascendente, información reunida en niveles inferiores y transmitidos a niveles superiores,
descendente, cuando se trata de difusión de datos consolidados en unidades superiores,
laterales internas, que permiten una comparación de información de una unidad con otra,
laterales externas, acumulación y difusión de información de y hacia el medio, sobre todo, cuando existen redes y sistemas integrados de archivos.
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