Publicado el: 16/03/2025 / Leido: 21813 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
La organización de las unidades de trabajo, suponen una definición de circuitos de comunicación, enlazadas por documentos. Este es un primer enfoque de articulación entre organización, archivo y comunicación.
Esta relación implica, en particular, pasar por la lógica cultural: los modos de documento - comunicación están vinculados entre sí y en primera instancia, cuando pertenecen a una cultura similar y compatibles. Los códigos guardan relación, con frecuencia la institución es un conjunto de micro culturas que requieren ser integrados en los siguientes aspectos:
modos de comunicación
sistemas de y organización
posibilidades de incertidumbre,
informalidad
y cambio.
Mediante el análisis y la creación de oportunidades de desarrollo, la institución construye formas flexibles e integradoras de comunicación, base necesaria para una buena organización e interpretación de la planificación.
Planificar genera perspectiva de una gestión determinante de estrategia de maniobra cultural Se analizan básicamente las distintas perspectivas de las instituciones:
organización, como análisis de las múltiples facetas de la entidad creadora de documentos
documentación, como análisis de la articulación entre organización y archivo, en un marco operativo y política general coherente.
La estrategia de gestión se sustenta:
en la heurística del análisis,
objetivos,
planes de acción
aplicación reiterada.
Ningún Archivero puede prever el futuro, pero se ve obligado a tomar decisiones respecto al futuro. La Planificación desempeña esta situación, con un elevado nivel de calidad en el servicio, justificando las siguientes razones:
Permite identificar opciones y posibilidades.
Obliga a tomar en cuenta las necesidades de los usuarios en general.
Encauza los servicios del Archivo enfatizando la relación con su institución,
Estimula la mentalidad creadora, aplicada a la elaboración de programas, servicios y actividades.
Centra la atención en la eficiencia. ¿ Cómo funciona la Archivo? Y en la efectividad ¿ Desempeña funciones adecuadas?.
Ayuda a establecer prioridades en la distribución de recursos.
Fundamenta un punto de referencia que permite al personal de la Archivo, aprender, adaptar y mejorar la labor archivera.
Fomenta la actividad organizativa, individual y programada,
Orienta a los Archiveros hacia el futuro.
El proceso de Planificación es necesario para una gestión eficiente. Adapta mejor los servicios y programas del Archivo a los requerimientos del usuario.
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PLANIFICACIÓN |
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Tarea 1 |
Esclarecer fines y objetivos de la Planificación |
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Tarea 2 |
Establecer los niveles de dedicación a la Planificación |
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Tarea 3 |
Distribuir responsabilidades |
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Tarea 4 |
Distribuir recursos |
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Tarea 5 |
Calendario de la Planificación |
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Tarea 6 |
Formar el Comité de Planificación |
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Tarea 7 |
Capacitar a los participantes. |
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EVALUACION DE LA SITUACION |
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Tarea 1 |
Establecer niveles de dedicación |
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Tarea 2 |
Preparar parámetros de evaluación |
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Tarea 3 |
Decidir el carácter de la información a obtener |
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Tarea 4 |
recoger la información |
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Tarea 5 |
estudiar la in información |
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Tarea 6 |
elaborar el diagnóstico. |
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PUESTA EN MARCHA |
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Tarea 1 |
Establecer los niveles de dedicación |
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Tarea 2 |
identificar las actividades de cada etapa |
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Tarea 3 |
modificar actividades si es necesario |
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Tarea 4 |
cambiar las proyecciones del plan (opcional) |
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Tarea 5 |
Organización de la ejecución |
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Tarea 6 |
supervisión del proceso |
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Tarea 7 |
Análisis de los objetivos y actividades |
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ANALISIS DE RESULTADOS |
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Tarea 1 |
Establecer Niveles de dedicación |
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Tarea 2 |
Analizar los planes |
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Tarea 3 |
analizar los procesos de la Planificación |
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Tarea 4 |
Reciclar la información |
Enfoques de la organización
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O |
rganización es un vocablo que tiene numerosos conceptos o realidades. Se entiende por organización:
a la "acción de organizar" reflejando un estado de planificación
al "conjunto organizado" reflejando un estado de Institución en su totalidad.
a la aplicación de esquemas informáticos
a la concepción de flujos de materia
al contenido de trabajo.
a los grados de centralización y de división,
a los problemas de comunicación y motivación.
La organización concierne a:
administradores,
ingenieros,
especialistas en informática,
psicólogos
arquitectos,
archiveros,
Los archivos, interesados en las ciencias de gestión, consideran a la organización como
acción de organizar,
resultado de esa acción
conjunto organizado.
El conjunto organizado: corresponde al grupo de hombres constituidos conscientemente con determinado objetivo. Para distinguirlo se considera:
finalidad conocida por todos los miembros del grupo;
distribución de roles y tareas a realizar;
división de la autoridad y del poder formal;
duración indeterminada o explícita en razón del objetivo;
sistemas de comunicación y coordinación;
criterios de evaluación y control de resultados,
memoria almacenada en un sector determinado.
La organización es el conjunto estructurado de componentes, cuyas interacciones son características que no se encuentran en sus componentes. Este concepto nos lleva a la noción de sistema, al considerar sus conceptos fundamentales:
un sistema es el conjunto de elementos unidos entre sí;
está inmerso en un entorno;
se adapta y evoluciona, conservando su continuidad.
La organización, sea pública o privada, es un sistema de transformación acabado y complejo, formada por subsistemas interconectados y cuyos componentes son:
estrategia;
estructura;
cultura;
comportamientos.
Organizar es estructurar las situaciones complejas, mediante procesos formalizados de:
- una organización
- una institución
- de un sistema
- de sus subsistemas
empleando los pasos lógicos y deductivos:
definición de los objetivos de conjunto;
distribución de unidades de actividad;
división de niveles
distribución de responsabilidades
poderes formales
operaciones de integración
para compensar las divisiones
procedimientos y dispositivos de coordinación;
estructuración de actividades
individuales
conjuntos
descripción de puestos de trabajos,
objetivos y funciones individuales, etc.
La organización institucional aporta un cierto grado de orden, contrarrestando los fenómenos entrópicos. Toda institución se define por dos tendencias opuestas: una a la rigidez funcional y otra a la innovación.
Generalmente los niveles ejecutivos consideran haber encontrado la solución definitiva a algunos problemas de gestión, elaboran la norma, la imponen hasta convertirla en rutina diaria, lo que hace mas difícil cualquier cambio de operaciones de gestión, por comodidad y enraizamiento de métodos y procedimientos. Esto genera resistencia a:
La incorporación de tecnología,
el nombramiento de un nuevo responsable,
las ideas para mejorar procedimientos
las directivas de la casa matriz,
todo aquello que signifique cambio.
Organizar comprende entonces:
reconstituir un conjunto de elementos estructurales,
emplear reglas,
procedimientos,
dispositivos de coordinación
distribución de tareas
responsabilidades.
Estrategias y estructuras: La problemática entre estrategia y estructura, se inició en los años sesenta con Chandler, quien consideró a la estructura como consecuencia directa del análisis y las elecciones estratégicas, con una fuerte dependencia de las características institucionales. Esta postura presenta el inconveniente de ser una concepción teórica que no integra realidades informales.
Estrategia y estructura interactúan dialécticamente, consecuentemente, ninguno deriva del otro. Esto supone que no existe one best way (una solución universal) para organizar una institución. Profundizar mas sobre la organización, corresponde a asignatura de Administración y Organización archivística.
PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN
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n una primera etapa, se deben establecer los objetivos de la Planificación Las recomendaciones ayudan a elegir opciones correctas con el fin de adaptar el proceso a las necesidades y recursos específicos del Archivo. Tenemos:
1. Clarificar la finalidad de cada plan,
2. Evaluar los niveles de dedicación
3. Establecer a los responsables de la Planificación.
4. Distribuir los recurso disponibles.
5. Diseñar un calendario para el plan.
6. Nombrar un comité Planificador.
7. Capacitar a los participantes en el plan.
Las Archivos que hayan llevado a cabo con anterioridad algún proceso de Planificación puede que quieran evaluar los resultados de dicho proceso.
¿Qué dio resultados correctos?
¿Qué pudo haberse hecho de otra manera?
Por encima de estos cuestionarios, debemos tener idea de cuales son los fundamentos de la Archivología para tener claro los fines de la planificación, hacemos un breve repaso:
FUNDAMENTOS TEORÉTICOS
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a Archivología no puede ser separada ni abstraída de sus fundamentos teoréticos, puesto que es la síntesis resultante.
Imposible sería arribar a la más mínima conclusión archivística ni lograr una planificación eficaz, sin las observaciones de sus componentes tales como:
TÉCNICAS DOCUMENTALES: En cuanto a las características del DOCUMENTO y su tratamiento conforman motivaciones importantes en la conducta de los archivos.
ENTIDADES: Que son en su generalidad los que determinan la categoría de los archivos, como productores documentales.
GRAFÍSTICOS: Fundamentalmente porque toda información contenida en los archivos sustenta su representación en forma escrita.
POLÍTICOS: Una concepción de Estado varía categóricamente el desarrollo intelectual y material de los archivos.
INSTITUCIONALES: Considerando que ningún archivo surge sin el amparo de una Institución.
INTELECTUALES: Existe una íntima relación en el nivel cultural como motivo de profundas transformaciones y correspondencia con la administración de los archivos.
Estos fundamentos son tomados en cuenta, conjuntamente con otros de no menor importancia, para la comprensión o interpretación de la Archivología.
Los archivos son un producto de las actividades propias del ser humano. Su existencia se fundamenta en una ilación suficiente de experiencias transmitidas a un soporte que le llevan a tener sentido de perdurabilidad y que ultérrimamente constituyen su testimonio.
En todos los tiempos existió preocupación archivística. En la época romana, el archivo tuvo una función práctica. Enseñar Leyes y Ordenanzas.
En la Edad Media las cancillerías de los grandes señores feudales se preocuparon de que el archivo conserve los privilegios; derecho especial otorgado por la persona que ejercía el poder: Papa, Emperador o reyes. El Archivo reunía colecciones de privilegios y diplomas.
En la Edad Moderna con la constitución de los Estados Centralizados se da el desarrollo de las grandes cancillerías. Se genera la burocracia en función a la administración central y a la existencia de funcionarios, los archivos conservaban decretos, resoluciones, etc.
El carácter secreto de los archivos, guardados celosamente por los propietarios, se modifica con la Revolución Francesa, al considerarse que los archivos debían estar abiertos al pueblo.
En el siglo XIX predomina la tendencia de crear los archivos históricos.
La Segunda Guerra Mundial ayuda a ensanchar el concepto de Archivo, teniendo en cuenta el desarrollo y elevado nivel de cultura y sobre todo, la explosión demográfica.
Se han llamado archivos:
Al conjunto de documentos. Los documentos son básicamente material de estudio de la Diplomática.
A la reunión de documentos esencialmente significativos y relacionados entre sí. Hoy se las denominan colecciones y dentro del contexto institucional, series.
A una dependencia Institucional, sea sección, departamento, oficina, encargada de reunir los documentos producidos en la institución.
Al conjunto de procedimientos (rutinas) en el tratamiento de la información.
A la exposición escrita sobre soportes líticos.
A las Instituciones dedicadas exclusivamente al tratamiento de documentos producidos en una determinada actividad socio - política.
También se utiliza la palabra archivos seguida de otra específica para señalar la condición de determinadas unidades de trabajo documental; General, Sectorial, Intermedio, Vivo, Muerto, etc.
A primera vista el panorama archivístico se nos presenta desarticulado y consuetudinario, la identificación de sus móviles y circunstancias nos dan la clave de interpretación y extracción de ciertas leyes generales.
Si conceptuamos al hombre como un ser lógico, formado por una naturaleza armónica y matemática, donde los efectos están en concordancia con las causas, sin interrupción suficiente, no nos extraña percibir en los archivos como un proceso lógico.
Este proceso, comprendidas sus leyes, permiten al investigador obtener resultados con cierto grado de certeza y aproximación de la realidad.
Esta lógica de los archivos presupone en el archivero, una eficacia en la prosecución de los fines. El panorama lógico no es simple, sino complejo.
Las necesidades, una vez expuestas, son las que determinan los Principios y las Prácticas, creando Disciplinas auxiliares que pasan por largas etapas de elaboración en diferentes medios de desarrollo permanente, los Principios y Practicas reciben nuevos métodos sobre los consuetudinarios, se almacenan como conocimientos y requieren ser estudiados minuciosamente; en otras palabras, se trata de la sistematización de conocimientos de una disciplina, estudios logrados y por lograrse en base a experiencias locales y temporales, como todo estudio relacionado con el hombre y su entorno.
Estas experiencias desarrollan, generan nuevos experimentos, perfeccionan y acumulan esa información a través del tiempo y como consecuencia propia.
La actual sociedad tiene como una de sus múltiples características, la creciente producción documental, esta producción tienen grandes ventajas sociales como factor de desarrollo y transmisión del conocimiento en sus más variadas formas, pero, en el transcurso del tiempo se hace más necesario desarrollar un estudio de carácter científico sobre la producción documental, su utilización y consecuencias, para proporcionar soluciones eficaces que permitan inclusive, una distribución racional de la información como parte del conglomerado documental.
En las últimas décadas se ha observado, un enorme desarrollo en las instituciones públicas y privadas que traen como consecuencias la proliferación documental. La constante preocupación por las instituciones encargadas de conservar documentos, alcanzan incluso un nivel internacional, que permiten cumplir un intercambio de experiencias.
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l documento es la materia prima de todo lo que estudiamos hasta ahora, la unidad básica, la piedra fundamental, sobre la que descansan las instituciones archivísticas, bibliotecológicas, museológicas, y los centros de documentación e información.
La definición del documento varía de acuerdo con la rama del saber que lo estudia, veamos algunos ejemplos:
Se define el documento como "cualquier soporte de cualquier índole que contiene información de interés para una determinada materia" [1]
En el desarrollo de sus actividades, las instituciones producen documentos y documentación, analizando:
DOCUMENTACIÓN: se considera a la documentación como la memoria colectiva integradora del conocimiento disperso en una multitud de documentos con el fin de lograr un fácil acceso logrando un servicio a la institución.[2]
Es el acto de reunir documentos sobre un tema dado y el tratamiento de éstos en vista a su difusión.[3]
Es el arte de coleccionar, clasificar y hacer accesibles los documentos de todos los tipos de actividades intelectuales.[4]
Es uno de los muchos componentes de aplicación de la ciencia de la información. La documentación concierne a la adquisición, almacenamiento, recuperación, y diseminación de información documental registrada principalmente en forma de informes y de publicaciones.[5]
DOCUMENTO: (Del latín docere, enseñar) Escritura, instrumento u otro papel autorizado, según los casos, con que se prueba y acredita un hecho, un derecho, o se hace constar una cosa.[6]
Soporte absolutamente necesario para que la información sea comunicada.[7]
Todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para consulta, estudio o trabajo. Utensilio irremplazable para transmitir los conocimientos , las ideas y dar cuenta de los hechos.[8]
Es toda base de conocimiento expresada en un soporte material y susceptible de ser utilizada para consultas, estudios o pruebas.[9]
Esta palabra tiene distintos significados, según el punto de vista jurídico es todo testimonio escrito, redactado de acuerdo con ciertas solemnidades que establece la ley y que tiene por fin un acto jurídico. En Documentología tiene una acepción más amplia y genérica. Es todo aquello que bajo una forma de relativa permanencia puede servir como elemento de prueba o de enseñanza de un hecho o una cosa.[10]
Escritos o piezas de cualquier especie con que se comprueba o hace constar un hecho: gráficos, planos, proyectos, dibujos, fotografías, radiografías, discos, maquetas, material audiovisual, inscripciones. Debe considerarse importante todo documento ya que constituye el principio de un archivo, es el primer documento una comunicación cualquiera, que da lugar a cierta tramitación, cuyo desarrollo determina un expediente y la reunión de éstos en una archivo.[11]
Todo aquello que bajo la forma de relativa permanencia puede servir para suministrar o conservar una información.[12]
Colección y conservación, difusión y utilización de cualquier información.[13]
DOCUMENTO DE BASE: Trabajo que tiene por objeto resumir el estado actual de una cuestión como su nombre lo indica debe suministrar las pautas esenciales para fundamentar y orientar el desarrollo y tratamiento de los temas. El documento de base sirve como esquema preparatorio y punto de partida de la labor a cargo de las comisiones de trabajo, colectivo o en equipo, como seminarios, jornadas, se llaman también documento de trabajo.[14]
DOCUMENTOS HISTÓRICOS: Son los de cualquier naturaleza relacionados con asuntos públicos, expedidos por autoridades civiles, militares o eclesiásticas y en general todos los que hayan pertenecido a oficinas públicas y tengan una antigüedad no menor de treinta años.[15]
DOCUMENTOS SECUNDARIOS: Comprenden documentos derivados de los Primarios, no habiendo una creación o investigación original.[16]
DOCUMENTOS TERCIARIOS: Documentos reproducidos por un medio mecánico sin modificación del original.[17]
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s la ciencia general del documento separándola y oponiéndola a la bibliografía. Se clasifican los documentos en cuatro ramas principales:
Documentos gráficos.
Documentos iconográficos.
Documento plástico.
Documento fónico.[18]
También es el Término que se utiliza para describir los documentos, buscando una analogía con la bibliografía.[19]
DOCUMENTOLOGÍA: Esta palabra ha sido creada por Paul Otlet para designar lo que llama ciencia y técnicas generales del documento. Asigna al documento un sentido más lato general que libro, no sólo comprende los textos manuscritos o impresos, cualquiera sea su forma, todos los signos visuales, auditivos, grabados, etc.[20]
La Documentología se considera como el estudio de mejores métodos para la creación de documentos iniciales, la investigación de los hechos, ideas, objetos, documentos, y servicios de documentación; para reunir, conservar, clasificar y ordenar los documentos; para la producción de documentos secundarios derivados, coordinar los trabajos y los organismos; sistematizar las técnicas, métodos y doctrinas; organizar redes nacionales e internacionales de documentación.
Documento privado: El redactado por partes interesadas, con testigos o sin ellos, pero sin intervención de notario o funcionario público que le de fe o autoridad. Documento producido por entidades privadas y particulares.
Documento público: "El otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por notario, escribano, secretario judicial u otro funcionario público competente para acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que se producen".[21] Documento producido por entidades públicas o estatales.
Documentos administrativos: "Los provenientes de la autoridad administrativa o los autorizados por ella. Cualquiera relacionado con la administración pública. El de carácter privado, desde que se incorpora a un expediente o a actuaciones de índole administrativa. El relacionado con la administración, gestión económica y organización de los asuntos privados. A efectos registrales, los que, por reunir autenticidad y proceder de autoridades o funcionarios públicos, tienen acceso al Registro de la Propiedad, como admisible y eficaz titulación.[22]
Documentos Judiciales: "Cualquiera de las resoluciones de los jueces o magistrados de las jurisdicciones contenciosa o voluntaria: sentencias, autos y providencias. Los que forman parte de autos, aun provenientes de una parte y otro interesado que la causa o requerido de ella. Las comunicaciones a las partes y a terceros, citaciones, emplazamientos, notificaciones, edictos, las diversas formas documentales de relaciones jerárquicas y con otras jurisdicciones o autoridades; suplicatorios, exhortos, mandamientos, cartas, órdenes y despachos y oficios diversos. A los efectos de los registros de la propiedad, los que cumplen la función de titularidad que en los actos y contratos inscriptos o inscribibles se requiere".[23]
Como podemos apreciar, definiciones para el término documento de acuerdo con la ciencia disciplina o punto de vista diplomático, histórico y documentalista.[24]
Documento diplomático: "Un testimonio escrito, redactado en forma determinada, sobre los hechos o precedentes de naturaleza jurídica, que tiene por fin darle fuerza probatoria".[25]
El documento diplomático requiere tres aspectos esenciales:
Ser producido en una entidad organizada, por consiguiente ser producto de una actividad. Razón básicas para considerarla en la planificación.
Haber sido realizado, redactado, elaborado, con determinadas fórmulas internas que caracterizan directamente su contenido y haber cumplido con formas externas determinadas.
Tratar sobre un hecho jurídico o negocio.
Documento Heurístico: "escritos, con existencia propia e independiente, mediante los cuales quedan garantizados los hechos jurídicos, con arreglo a formas determinadas que cambian según la persona, el tiempo, el lugar y el concepto, de tal manera que estos testimonios escritos resultan idóneos para el cumplimiento de fines jurídicos"[26]
Para el documento desde el punto de vista documentalista, tenemos la definición del F.I.D. citada anteriormente, Amat Noguera también nos da una definición: Todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para consulta, estudio o trabajo. Un utensilio irremplazable para transmitir los conocimientos, las ideas y dar cuenta de los hechos.[27]
De acuerdo con estas definiciones dadas, comprendemos que el documento es la base de partida, no solo para la Archivología, sino para las Ciencias de la Documentación.
Resumiendo, observamos que todas las definiciones de alguna u otra manera contiene tres elementos:
Un elemento de carácter probatorio.
Un elemento tangible, soporte.
Un elemento informativo.
Estos tres elementos nos dan un concepto aproximado de lo que es el documento, un concepto muy amplio por cierto, porque todo, en realidad, todo lo que existe es un documento, si observamos un pedazo de tiza, y sabemos obtener un determinado tipo de información, observamos que el pedazo nos da continuamente información, primero por el color, la forma nos dará un concepto de trabajo, un concepto de cultura, sus componentes químicos son otro tipo de información. Los archiveros prefieren delimitar el concepto, encerrándolos en aquellos documentos producidos por una determinada actividad, lo cual ayuda a limitar los elementos que son propios de un archivo.
En la descripción, cuando se estudian los caracteres internos y externos del documento, esencialmente se consideran dos aspectos diferentes:
La forma.
El contenido.
Al hablar de caracteres externos lo hacemos entonces de la forma, los datos evidentes, como lo califican algunos autores.
Al hablar de caracteres internos lo hacemos de su contenido, los datos latentes.
Estos aspectos son determinantes de la ordenación y la clasificación en la Archivología, por lo cual nos hace considerar como uno de los factores necesarios del conocimiento para la planificación adecuada, así tenemos que los documentos se ordenarán por su forma y se clasificarán por su contenido. Como consecuencia es necesario tener conocimiento de todas las clasificaciones y categorías documentales. El desconocimiento de los documentos producidos, pueden generar errores en la aplicación de los distintos planes del procedimiento archivístico.
Documento Ejecutivo: el instrumento, título o pieza documental que conlleva ejecución que se presenta para efectividad de la obligación que contenga en su texto.
Documento auténtico: "Escrito, papel o instrumento autorizado en forma tal que da fe, y haya de ser creído, por estar legalizado por autoridad competente"[28]
Los documentos auténticos se clasifican en cuatro grupos principales.
Documento auténtico pontificio: que son traducidos, interpretados, testimoniados, legalizados por los obispos de las respectivas diócesis.
Documentos auténticos otorgados en el extranjero: que exigen la legalización de acuerdo a convenios entre países o de acuerdo con el derecho internacional.
Documentos auténticos no redactados en castellano: que deberán ser traducidos por funcionarios autorizados.
Documentos auténticos por sí mismos: que no necesitan requisitos y autenticación ni legislación alguna.
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l principal objetivo de un archivo es la información; para brindar una información eficiente es que ha efectuado todo un proceso documental desde su creación; persigue al documento paso a paso, pacientemente, clasifica, ordena, describe, selecciona; hasta llegar el momento que tiene toda la documentación depurada, arreglada convenientemente para que el investigador y el usuario, pueda acceder a la información contenida en los documentos.
Existen dos puntos de vista para estudiar a la información; como fenómeno y como proceso.
La información como fenómeno se la considera como producida por agentes externos al hombre, que influye sobre su consciente, modifica su conducta, motivándolo a tomar actitudes. Por ejemplo, el pronostico del tiempo, nos obliga a tomar actitudes de precaución cuando anuncia lluvias.
La información como proceso, es una consecuencia de la documentación que condiciona conscientemente a las actividades del intelecto y repercute en el desarrollo social. La información como proceso corresponde a la Archivística, puesto que es consecuencia de las actividades desarrolladas por el hombre y está sujeta a la voluntad humana en su creación, organizada y suministrada según las necesidades del consultante. Es el tipo de información que nos obliga pensar en los planes para una adecuada recuperación y aplicación de los contenidos documentales.
Existe en la actualidad un sinnúmero de actividades en la información, conformando teorías tendientes a estabilizarla como ciencia o como disciplina. Al respecto existen problemas de terminología, como en todas las ciencias y disciplinas en formación.
La escuela rusa utiliza el término Informatika, cuando se refiere a la información mecanizada, propiamente a lo que nosotros hablamos en los primeros capítulos como el binomio documentación - información, pero el término informátika refiérese esencialmente a la información mecanizada, como un sinónimo de Información científica. El término Informática, con "c", ha sido apropiado por los que manejan la información por medios electrónicos y mecánicos, de ahí que informática generalmente se la relaciona con la utilidad de los ordenadores o computadoras.
Se propuso también la palabra Informología (Leupolt), que es de difícil aceptación por el predominio de otros términos no adecuados. Informología sería un sinónimo de Informatología. Así, el problema de la terminología continua.
En la actualidad, y aún en estudio existen proposiciones para dividir el problema de la información, así se hablaría de:
Informología Inorgánica, cuando hace referencia al soporte que contiene la información como el papel, cintas perforadas, magnéticas, etc. Tal vez sea necesario considerarlo con los diplomatistas y paleógrafos que realizan estudios sobre los soportes en su clasificación de materias duras (piedras, metales, mármol, etc.) y las materias blandas, (papel, papiro, pergamino, etc.,) alguna experiencia pueden aportar al respecto.
Informología orgánica, cuando hace referencia al hombre como soporte de información, un campo muy amplio y con perspectivas insospechadas.
Informología social, que hace referencia a las labores de investigación sobre los sistemas de clasificación, sistemas descriptivos.
Informología especializada que hace referencia a instituciones de cierta especialización como las bibliotecas, los centros de documentación.
Informología Documentográfica, se refiere a los procesos de clasificación, análisis, técnicas descriptivas, propiamente a las acciones y actividades realizadas por el archivo. Documentografía es un término que intenta acercarse a bibliografía.
Informatología documentalística, que hace referencia a los procesos de comunicación, equiparable a la comunicación masiva.
Informatología técnica, cuando hace referencia a los medios mecánicos y electrónicos para el uso de la información, propiamente sería lo que denominamos como Ingeniería de la Documentación.
En la actualidad se considera a la información como un bien de consumo, recursos de información y conocimiento, es decir, es susceptible de ser comercializado y de ser estudiado desde un punto de vista socioeconómico.
Al ser estudiado desde este punto de vista, aflora el término costo de la información. Lamentablemente la mayoría de los gobiernos de América Latina no han tomado plena conciencia sobre este problema, y si se interesan, comprenden que se requieren inversiones de gran escala para una adecuada ordenación de sus archivos; estos crecen día a día, el desorden es mayor en la medida que crecen y las necesidades de información aumentan en la misma proporción que crecen los presupuestos necesarios para corregir estos errores.
La negatividad de la mayoría de los archivos ha sido que la información fue preparada con un fin prefijado, servir a la historia únicamente.
En la actualidad este concepto está paulatinamente desechándose. Evidentemente, los ministerios de gobierno, de relaciones exteriores pueden producir documentación histórica, pero no sucede lo mismo con los ministerios de economía, de industria y comercio, de agricultura, probablemente existan documentos que permitirían la investigación especializada en estos rubros, toda inversión se justificaría desde ese punto de vista.
En la mayoría de los trabajos de Archivología que tuve oportunidad de leer, se ocupan esencialmente de la clasificación y ordenación, o de la descripción documental, pero lamentablemente la información no ha sido enfocada sino en términos generales, es decir se toma al archivo como servicio de y para la institución que lo generó, y posteriormente, para un servicio a la institución a través de los archivos históricos.
Estos dos aspectos son esenciales en el archivo, pero ello no quiere decir que sólo sirve para estos objetivos.
El problema es que en la mayoría de los casos, por el preconcepto que se tiene del archivo, trabaja personal de alguna manera relacionados con la historia o las investigaciones históricas, de ahí que surge la idea de que el archivo sirve únicamente a la historia.
También es de considerar que la selección documental ha sido elaborada con esas concepciones, es decir se desecha todo aquello que no sirva para la historia, lo cual es un error lamentable.
La información es una clave esencial en el manejo documental, encerrando una gama de factores de bien común. Esencialmente desde el punto de vista del archivo, la información puede servirnos:
Para el servicio a la entidad creadora.
Para el servicio a la sociedad histórica.
Para adquirir el conocimiento necesario en la evolución social.
Como testimonio de la cultura de los pueblos.
Como condicionante del comportamiento tanto individual como del medio social afectado.
Como un bien de consumo que con el desarrollo de los pueblos se hace cada vez más necesario.
Como poder; económico, político, social.
En la actualidad, el desarrollo de sistemas para obtención recuperación de información tiene un desarrollo inconmensurable, lo que nos ha permitido decir en otros capítulos, que ingresamos a una época cuya corriente del pensamiento se denominaría informacionismo, por la enorme influencia que adquiere esta rama del conocimiento.
Cuando hablamos de las Ciencias de la Documentación y de la Archivología en particular, mencionamos que el principal objetivo es brindar un servicio de información. Pero dentro del contexto social, la información no es un fin, mucho menos un principio, es un medio para el logro de otros fines, como ser el auxilio de la administración y el obtener el conocimiento en ciencias como la economía, podemos afirmar sin duda alguna, que la información tiene el poder de transformación de actividades, acciones y que hacer humanos. consideramos entonces a la información en sus dos aspectos:
Información como fenómeno y como proceso. Estos aspectos los hemos observado en los objetivos del archivo. La información ha logrado un desarrollo considerable en los últimos cuarenta años, de los cuales los últimos veinte se ha diversificado hasta lograr un estudio variado, de lo que obtendríamos:
Proceso de información,
necesidad de información,
fuentes de información,
trabajos y problemas de información,
estudios sobre la información,
efectos sociales producidos por la información,
centros de información,
sistemas y profesionales de la información.
Se habla entonces de Informología como una disciplina o ciencia de la información, este vocablo reemplaza al de informática, introducido por los rusos, por la simple razón de que informática se ha convertido en un sinónimo de información por ordenadores o computadoras.
Silveira Saragoza establece diferencias entre semántica y soporte de la información. Si bien la semántica estudia ampliamente los significados de la palabra según el contexto en que se encuentre, en el caso de la información Saragoza define a la semántica como el efecto síquico de la información sobre el individuo o el medio social. Se habla entonces de:
Informaciones equivalentes: Aquella información que tiene una misma semántica y distinto soporte.
Informaciones distintas: Son las informaciones que tienen distintas semánticas y distintos soportes.
Informaciones unívocas: Cuando existe una correspondencia entre la semántica y el soporte, como en el caso de los libros, los periódicos. Los documentos de archivos tendrían mucho de unívocos.
Informaciones vecinas: Que son distintas formas de información que producen un efecto semejante. (Servicio meteorológico).
Se habla también de información orgánica e inorgánica, orgánica como los procesos intelectuales o mentales que se realizan a través de investigaciones como ser los sistemas de clasificación, lenguajes para ordenadores, etc. y la información inorgánica que estudia los soportes, como el papel, bandas cinética, magnéticas, etc.
Otro aspecto que se estudia en la actualidad es la variedad de efectos que reproduce la información, así tenemos:
como elemento de desarrollo de nuestra propia existencia,
como medio para adquirir conocimientos,
como medio para la evolución de la humanidad,
como medio cultural,
como condicionante de la conducta humana,
como bien de servicio y consumo,
como fuente de bienestar.
La Teoría de la Información toma forma como resultado de un número de trabajos relativos a la transmisión de la Información, básicamente se sustenta en:
a) Estudio de la información propiamente dicha.
b) Las propiedades de los canales de transmisión.
[1]AREVALO JORDAN, VICTOR HUGO. oP. CIT. P.47
[2]VAZQUEZ, Manuel. La ordenación en la Metodologia Archivística. Revista del Archivo General de la Nación. Vol. 8. Buenos Aires., 1979, Año VIII. p.17.
[3]COLL - VINENT, Roberto: Teoría y Práctica de la documentación. Barcelona. Bibliograf. 1979.
[4]AMAT NOGUERA, Nuria: Técnicas Documentales y fuentes de información. Barcelona, Bibliograf. 1979.
[5]BUONOCORE, Domingo: Diccionario de Bibliotecología, Buenos Aires, Marimar, 1976.
[6]COUTURE DE TROISMONT, Roberto: Manual de Técnicas de la Documentación. Buenos Aires, Marymar, 1975.
[7]IGUIÑEZ, Juan B.: Léxico Bibliográfico. Mexico. Biblioteca Nacional de México. Instituto Bibliográfico Mexicano, 1959.
[8]COLL - VINENT, Roberto. Op. Cit.
[9]AMAT NOGUERA, Nuria. Op. Cit.
[10]BUONOCORE, Domingo. Op. Cit.
[11]BUONOCORE, Domingo. Op. Cit.
[12]RUIZ CORTES, Enrique; CALETTI RUIZ, Roberto: Glosario de Terminología archivística y definiciones tentativas. Biblioteca y Archivo. Organo de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Nro. 4. México. 1973.
[13]TANODI, Aurelio: Manual de Archivología Hispanoamericana. Córdoba, Universidad Nacional de Córdoba, 1961.
[14]TANIDI, Aurelio. Manual...Op.Cit.
[15]BUONOCORE, Domingo. Op. Cit.
[16]BUONOCORE, Domingo. Op. Cit.
[17]COUTURE DE TROISMONT, Roberto. Op. Cit.
[18]COUTURE DE TROISMONT, Roberto. Op. Cit.
[19]BUONOCORE, Domingo. Op.Cit.
[20]MNATILLA TASCON, A.: Cartilla de Organización de Archivos. Separata No. 55 del Boletín de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas. Madrid, 1960.
[21]BUONOCORE, Domingo. Op. Cit.
[22]TANODI, Aurelio. Manual... Op. Cit.
[23] F.I.D. Federación Internacional de Documentación
[24]GACETA OFICIAL DE BOLIVIA, Código Civil, publicación oficial. Vigencia desdel 2 de abril de 1976. Ed. 1975. p. 344.
[25]PIAZZALI, Luis F. Documentos, conceptos, definiciones. Santa Fe. 1977
[26]PIAZZALI, Luis F. Op. Cit.
[27]TANODI, Aurelio. Manual... Op. Cit. p. 30
[28]TANODI, Aurelio. Manual. Op. Cit.
[29]VAZQUEZ, Manuel. Po. Cit. p. 17
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