Publicado el: 26/10/2024 / Leido: 30220 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
ORGANIZACIÓN y ESTRUCTURA
Se dice Organización a toda acción y efecto de organizar. Al conjunto organizado de personas de cierta actividad. Las concepciones organicistas son de tipo holista, e interpretan el conjunto de la sociedad comportándose como una totalidad organizada en la que cada una de las partes remite al todo que es quien las dota de sentido, a la vez que es irreductible a la mera suma de ellas. Organizar es una función administrativa que comprende dos procesos básicos:
1. El desarrollo del marco estructural para la Institución y
2. La definición de las relaciones administrativas y operativas.
Las ventajas de una buena organización, proporciona un marco integro en el cual el personal puede actuar unido en vez de hacerlo unos contra otros.
El tipo de organización puede facilitar u obstaculizar el logro de los objetivos de la empresa.
La Organización proporciona comunicaciones eficientes y efectivas.
Reduce la duplicación del trabajo al mínimo.
Los empleados conocen las rutas o redes de mando en la Institución.
El conocer los tipos de puestos en la organización y la escala de promoción también ayuda a los empleados a determinar sus opciones profesionales.
Tendencias de las organizaciones: Aun cuando la organización es una importante función administrativa, ciertas tendencias aumentan la importancia de esta actividad.
1. Crecimiento en el tamaño de muchas organizaciones: Debido a factores tales como mercadotecnia y fusiones en masa, muchas firmas han crecido tanto hasta el punto en que sus servicios se cuentan por millones, los gerentes de estas empresas no pueden conocer los detalles de toda el servicio, por lo que deben confiar en una buena organización.
2. Diversificación de las líneas de productos: Las grandes Instituciones tienen grandes divisiones dedicadas a la producción de muchos y diferentes servicios, algunos de los cuales solo están remotamente relacionados unos con otros o no se relacionan. Por lo tanto la integración efectiva de estas actividades descansa en una buena organización.
3. La especialización: Aún cuando los especialistas pueden hacer un trabajo más efectivo que los genéricos, suelen enfrentarse a la falta de entendimiento de las actividades de otros especialistas, esta situación ha conduce hacia la organización profesional.
4. La actualización Tecnológica: El rápido cambio que se experimenta en el ambiente tecnológico, algunos productos resultan obsoletos. Esta situación requiere habilidad para reaccionar rápidamente.
Puede distinguirse un organicismo epistemológico, que sustenta que a la sociedad puede entenderse como si de organismos se tratasen. En este último caso la comparación con un organismo es solamente entendida como un modelo heurístico y no como una descripción de lo real.
En sociología, algunos autores, como Comte, Spencer o Durkheim, han sido considerados como organicistas sociales, ya que han entendido la sociedad como si de un organismo se tratase, en el sentido antes explicado, y remarcando siempre que se trata solamente de una mera analogía. En cierta forma, la filosofía de la historia de Spengler o de Toynbee puede también relacionarse con el organicismo.
La organización es una unidad social deliberadamente constituida para alcanzar fines preestablecidos. De esta manera, dentro de este concepto de organización incluimos a las empresas, hospitales, iglesias, ejércitos, universidades, etc.[1]
Las organizaciones son la razón de ser de los objetivos propuestos, aún cuando sucede generalmente, una vez formadas las organizaciones adquieren necesidades de subsistencia y expansión que modifican los fines originalmente establecidos.
Evolución de las organizaciones: En la última mitad del siglo anterior, en todos los países desarrollados se presentó el fenómeno organicista, justificando la conversión de la sociedad en un conjunto de instituciones. Bajo el justificativo que todo trasciende al amparo de una institución, todas las tareas sociales, de servicio o de producción, se confían hoy a organizaciones, diseñadas en lo posible a perpetuidad y dirigidas por sus propias administraciones. El estado se achica en aras del desarrollo de las grandes organizaciones, de modo que el desempeño de la sociedad moderna, o incluso la supervivencia de cada individuo, depende cada vez más del desempeño de estas instituciones.
Concepto de Estructura.
Del vocablo latino «structura», derivado de «strúere» es la «Disposición» en sentido de orden. Manera general, a veces especificada con un adjetivo, de estar colocadas las partes de una cosa. Considerada también como una ordenación de elementos según una ley que determina sus relaciones, que suele denominarse ley de composición. Este concepto nos acerca tanto a la ordenación como la clasificación.
Las características fundamentales de una estructura son, tal como las describe Piaget, la totalidad, las transformaciones y el autoajuste.
Como totalidades, las estructuras son sistemas que no se originan por simple acumulación de elementos, pero que no se definen suficientemente entendiéndolas confusamente como totalidades que representan algo más que la mera adición de sus componentes, por lo que deben definirse exactamente como totalidades resultantes de las relaciones establecidas por su ley de composición.
Las transformaciones definen también a las estructuras porque hay que entenderlas, debido a la ley que establece relaciones entre sus elementos, como un sistema cuya actividad es estructurarse a sí mismo (estructura estructurante).
Son, por último, una actividad autorreguladora, o sistemas de autoajuste, porque tal actividad de transformación no se orienta más que a producir nuevos elementos de la misma estructura y sólo dentro de ella (estructura estructurada).
Estas características se aplican con plena propiedad a las estructuras de diversas clases[2].
La estructura es un subsistema de la organización. Esto nos lleva a la conclusión de que toda organización tiene un subsistema estructural, un subsistema de comunicaciones, o un subsistema de información, con lo que se demuestra que la estructura es una parte de la organización. Es lo que se llama el esqueleto o las relaciones jerárquicas de la organización. Este esqueleto, nos orienta en la determinación del Principio de Procedencia archivistito que lo analizamos en capítulo aparte. Debemos comprender que la práctica misma nos lleva a diferencias sutiles entre la estructura representada y la organización, lo que nos da pautas que no estamos hablando de lo mismo.
Existen determinadas estructuras o formas adoptadas por las organizaciones, para representar visualmente sus formas administrativas y organizativas, consideradas buenas o malas, y que aparecen explicadas en el Manual de Organización.
Criterios para comprender la estructura: Nos preocupa conocer estos criterios, porque nos ayudan a comprender mejor la clasificación de los documentos en los archivos. Cuando analizamos la función de "organizar" comprobaremos la relación entre las divisiones del trabajo y las unidades documentales.
La delegación: La división del trabajo se realiza mediante el proceso de la delegación de funciones, poderes y tareas, esto implica retener en niveles superiores lo más importante, para ir bajando de niveles y delegando cada vez cosas de menor importancia. Lo que se retiene en los niveles de mayor jerarquía, es lo más importante, lo que se delega son las tareas, la autoridad, la responsabilidad y la decisión.
Cuando hablamos de la delegación de Tareas y de Autoridad, estamos hablando de la Departamentalización. Cuando hablamos de la delegación de Decisión se habla de la Descentralización.
La Departamentalización: Es un proceso en el cual los niveles superiores, ante la cantidad de tareas y magnitud de responsabilidades, distribuyen Tareas, en niveles inmediatos, agrupándolos con criterios homogéneos.
La descentralización: Significa delegar autoridad para la toma de decisiones. No es solo tareas de rutina sino también, la posibilidad de que el subalterno tome decisiones no rutinarias pero que están al alcance de sus funciones y nivel.
Ninguna persona, por preparada que esté, tiene capacidad para supervisar más de un determinado número de personas. Tampoco se puede determinar una cantidad Standard que se pueden controlar, Cualquier cifra sería arbitraria considerando la capacidad de quien controla, la colaboración de los controlados, la magnitud de los problemas a resolver y la actividad de que se trate.
Se puede departamentalizar de acuerdo a distintos criterios de homogeneidad, generando diversos tipos de estructuras acorde al uso de autoridad que en las mismas se realicen. De allí surgen los modelos típicos de estructura lineal, funcional, etc.
Estructura Formal e Informal: La estructura Formal es la que está prevista en el manual de organización y representada gráficamente en el organigrama. Normalmente nos da pautas de clasificación documental, aun cuando esta estructura no es fiel a la realidad.
Apenas se aplica el organigrama sobre la organización, se manifiestan una serie de relaciones no previstas pero si necesarias, entre niveles diferentes de la estructura, de modo que la estructura original se vea modificada en la práctica, con superposiciones y estratos subyacentes, aun cuando no se refleja en su representación gráfica, el organigrama, creándose prácticamente otra estructura superpuesta a la original, que optó por llamársela Estructura informal. La estructura informal, es mas real y útil que la formal, obedece mejor a la tradición administrativa de la misma institución y va modificando a la estructura formal hasta conformar una estructura mucho mas real que la concebida anteriormente, así va marcando la evolución institucional, esta evolución es de sumo interés y debe figurar en los conocimientos de los archiveros a fin de conformar la procedencias adecuada de los documentos.
El organigrama Oficial, refleja normalmente a la estructura formal, pero, en la actualidad se elaborar un sociograma donde se refleje la estructura informal, donde se presentan las superposiciones mas comunes, a saber:
.Superposición de las decisiones,
.Superposición de las comunicaciones,
.Superposición de la autoridad funcional, y
.Superposición de los centros de poder.
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN.
Departamentalización por funciones: Hay una cierta variedad de interpretaciones respecto al término función. Deriva del latín «functio», que a su ves deriva de «fungi», cumplir, orden de «fungible». Desempeñar, Tener; Asignar, Atribuir; Corresponder. Acción o servicio que corresponde a una cosa cualquiera: ‘La función de la fuerza pública es mantener el orden’. Actividad o papel desempeñados por alguien en un cargo, oficio o profesión; se usa más en plural que en singular.
Actividad particular de cada órgano o sistema de un organismo. Acto organizado, que constituye un espectáculo de cualquier clase.
Las estructuras de tipo funcional tienden a complementar el concepto a través de la imagen, puede señalarse como función en un departamento estrictamente administrativo, puede tomarse como función todas las tareas similares abocadas a un solo fin.
Puede ser fundamento de función, también, la trascendencia de una actividad, v. Gr. Área de investigación y desarrollo.
Todos los casos en que se aplica un modelo por funciones, se está teniendo en cuenta el beneficio que brinda este tipo de estructura, a la clasificación de la producción documental, es decir, apuntamos a la especialización.
En lo que se refiere a niveles superiores de organización, existe una tendencia marcada en favor de la departamentalización por funciones. De acuerdo al volumen de funciones de una institución, puede resultar beneficioso concentrar en un solo sector, todo el personal que utiliza recursos similares. Esto facilita también la clasificación documental.
Departamentalización por servicios: Este modelo permite la mayor coordinación de todas las actividades relacionadas con el servicio predeterminado para cada institución, lógicamente, debemos considerar el inconveniente que pueda presentarse, que el sector se especialice y se aísle del resto de la organización.
Departamentalización por Área Geográfica: Con actividades dispersas geográficamente, se prefiere aplicar un modelo de departamentalización que permita revertirlas desventajas que significan las distancias en cuanto a coordinación, comunicaciones y control. En realidad, todos estos modelos facilitan enormemente los trabajos clasificatorios de los documentos.
Departamentalización por tipo usuarios: Se aplica a la actividad de atención al publico. La ventaja de este modelo, deben buscarse en relación con la mayor especialización, la mayor coordinación entre las actividades afines, la mejor supervisión y la optimización que en consecuencia se puede lograr.
Departamentos Staff y de Servicios
Los distintos tipos de depatamentalización que observamos, si bien no es un análisis exhaustivo, es una aproximación al problema de definir cuáles son los departamentos responsables por la ejecución de las operaciones principales y cuáles son los departamentos cuya actividad ha de ser secundaria desde el punto de vista de la producción documental.
Las características de las unidades auxiliares o de servicio son de facilitar la tarea de los departamentos principales mediante la extensión y prestación de un servicio.
Cuando se llega a la conclusión que las actividades de un nivel han sido rebasadas por su multiplicidad y cantidad, debe ineludiblemente asignarse parte de esas tareas a algún subordinado; así se introduce el concepto de la descentralización por vía de la delegación.
Delegar es autorizar de una persona a otra, para que obre en representación suya en algún asunto. La simple delegación implica la creación de unidades con autoridad dentro de la estructura jerárquica descendente de la organización.
Por lo delicado de la naturaleza de las decisiones, puede que no se quiera delegar y mantener una mayor centralización, en lugar de compartir las tareas verticalmente (hacia abajo) en la estructura, se puede hacer en forma horizontal (hacia el costado), en una función, que en este caso se denomina staff. Este Staff puede ser un individuo o todo un departamento.
Este mención de hacia abajo y hacia el costado, hace particular referencia a las técnicas de dibujo de estructura, como veremos más adelante. También tiene que ver con la idea de que el Staff rara vez llega a tener responsabilidad en forma directa por la dirección y control de las operaciones, sino que su tarea es colaborar con el ejecutivo, desarrollando tareas que muchas veces éste no tiene ni el tiempo ni la capacidad para hacer.
El staff presenta generalmente características de ser altamente especializado. Para encausar esta gran flexibilidad y para asegurar la coherencia y coordinación de su accionar con el resto de la organización, su tarea está limitada a recomendar y a asesorar a su respectivo nivel ejecutivo, siendo este el único autorizado a tomar decisiones.
En los sistemas, sea cual fuere su naturaleza, tienen un factor común determinante a todos, y condicionante a su efectividad: la relación. La relación representa la causalidad que vincula los componentes y que otorga sentido e individualidad, real o aparente, dentro del conjunto. Da lugar a la organización de las partes, cuyas leyes son estudiadas por ángulos distintos. Generando, invariablemente, procesos de información y comunicación.
Los sistemas administrativos nos interesan desde el punto de vista archivistito, porque nos permiten aplicar y comprender los principios archivísticos. La descripción de los elementos que constituyen las organizaciones, son de relaciones muy complejas, y, el análisis más minucioso no es necesariamente una forma de explicarla o interpretarla, al observar un diagrama, comprendemos mucho mas rápidamente esa complejidad.
En la administración de las instituciones es común e imprescindible, la utilización de diagramas como medio de comunicación. Facilita mucho la comprensión organizativa, el término diagrama proviene del griego «diágramma», de «grapho», dibujar; que significa «Gráfico». Es la representación mediante un dibujo geométrico de un fenómeno o una ley. Se emplean para representar estructuras, secuencia de procedimientos, procesos, recorridos, programas, etc.
La utilidad y ventajas del empleo de los diagramas salta a la vista:
Nos permite una descripción clara y simple.
Son fáciles de proyectar y actualizar.
Permiten comparaciones fáciles entre dos o más sistemas diferentes por su temporalidad, espacialidad e identidad.
Localizan eficazmente incoherencias, errores, saturación de zonas, tendencias y deficiencias en los hechos que se representan.
Son adecuados para la representación de relaciones complejas.
Son un medio eficaz de análisis y comunicación.
Reducen el espacio de expresión utilizando símbolos convencionales.
El organigrama es la representación gráfica de la estructura, total o parcial, de una organización. Representa la forma en que se relacionan sus componentes. También se la conoce como:
Organograma,
Gráfico de organización,
Pirámide de funciones,
Diagrama de organización,
Diagrama de estructura.
El organigrama es un elemento constitutivo de toda organización; describe:
Funciones,
Tareas,
Responsabilidades
Niveles de ejecución.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
Los organigramas presentan dos clases de información sobre la estructura organizativa: comunicación y análisis.
COMUNICACIÓN. Como herramienta de comunicación el organigrama se utiliza:
Para dar a conocer a cada una de las partes componentes de la estructura, la posición que ocupan y sus relaciones.
Dar a conocer y comprender, el estado global de la estructura, o de sus distintos componentes.
Permite comprender sobre las posibilidades de cada persona para ascender o trasladarse a otras posiciones de la organización.
Facilita a los profesionales y especialistas que se incorporan a la Institución, entidad u organismo, para tomar contacto con la organización, y aplicar sus conocimientos sobre la estructura lograda.
Este es el aspecto que realmente nos interesa desde el punto de vista de la archivología, puesto que el Archivero, profesional, efectuará un análisis completo del organigrama, para separar o clasificar los documentos por medio de la formación de las unidades mayores, intermedias y menores, al mismo tiempo que le permite detectar las unidades productoras y receptoras de documentos.
Informar a interesados en la organización el estado en que se encuentra estructurada. Entre los interesados citamos a:
Instituciones bancarias
Instituciones financieras,
Proveedores,
Accionistas,
Deudores
Consultores.
Cuadro: Organigrama Institucional
ANÁLISIS. Se efectúa desde distintos ángulos, de acuerdo con la característica del profesional que lo realiza. Los organigramas permiten detectar las fallas de estructura, sea en las dificultades de diseño, sea a simple vista. Principalmente se pueden detectar:
Fallas de control interno: si bien los organigramas no son una solución, constituyen una herramienta muy útil para detectar cuando se asignan funciones incompatibles a determinados puestos o cargos.
Fragmentación estructural inadecuada: puede darse situaciones en las que a un cargo le asignan funciones que corresponde a otros niveles, pero, dada su ambigüedad, se obliga a lugares no correspondientes, atentando contra los criterios de organización.
Múltiples unidades de mando: cuando dos o más puestos controlan o supervisan a un mismo cargo. Esta situación genera igualmente una relación de dependencia confusa al no estar definida la relación de autoridad; puede generar también situaciones de subordinación unitaria, sobre todo cuando de un cargo depende solo un subordinado del cual a su vez dependen uno o varios cargos, esta situación se presenta en los niveles más elevados.
Superposición de funciones: se presenta cuando dos o más cargos tienen asignada responsabilidades por igual o similar función.
Designación confusa de funciones; al igual que las categorías o nombre de cargos. Esta situación complica y genera estados como: Confusión sobre el tipo de autoridad asignada al cargo, sea lineal, asesora, funcional. Lógicamente se relaciona con o es similar a la Indefinición de los niveles, que se presenta cuando no está clara la posición que el cargo tiene en jerarquía, remuneración, etc.
Cuadro: diagrama de departamento
Inadecuada asignación de niveles: situación que se presenta cuando una posición tiene asignado un nivel no acorde con otros niveles de la organización. Lo cual puede producir también una Estructura desequilibrada, sobre todo cuando se presenta cuando un área tiene exceso de niveles o personas con respecto a otra.
Alcance de control excesivamente amplio: se presenta cuando a un cargo se le asigna un excesivo número de subordinados, disminuyendo la supervisión eficaz.
LIMITACIONES
La principal limitación de los organigramas está en su propia naturaleza, al ser una representación gráfica simplificada. La simplicidad es una limitación que se asume con el riesgo de que la información de la estructura sea incompleta.
Los organigramas representan en forma parcial a la estructura de la organización, consiguientemente no incluye cierto tipo de información tal como:
Representación de líneas de autoridad funcional
Secretarias,
Grado de descentralización estructural.
Oficinas productoras de documentos,
Oficinas receptoras de documentos, salvo nombres específicos como Mesa de Entradas o Archivos.
Por consiguiente, el Archivero requiere realizar previo la etapa de Análisis Documental, con la finalidad de comprender mejor el organigrama de acuerdo a su especialidad.
Otra limitación consistente en la permanente actualización. Cualquier cambio en la estructura transforma en obsoleto o histórico el diagrama vigente. De seguir utilizando el anterior, se distorsiona la comunicación. Para el archivero, las permanentes actualizaciones suelen ser un problema en los esquemas clasificatorios o en la elaboración de las tablas de clasificación, pero al mismo tiempo significa de utilidad tener todos los organigramas secuencialmente ordenados, permitiendo no solo interpretar la historia de la institución, sino mantener un sistema de archivos acorde con la temporalidad de los documentos.
MODELOS DE ORGANIGRAMAS
Existen diferentes formas de representación gráfica de los organigramas. Se utilizan de acuerdo con las necesidades y costumbres de la institución. Las más usuales son:
Vertical,
Horizontal,
Circular,
Semicircular,
Lineal,
Según norma AFNOR (Association Francaise de Normalisation).
La forma de representación vertical se considera la más conocida por ser de interpretación simple y con mayores posibilidades de información expuesta.
Cuadro: diagrama circular y relacional
Principales formas de organigrama
La distribución formal y sobre todo "perfectible" de funciones y misiones puede traducirse gráficamente en el organigrama. Existe una multitud de configuraciones posibles y son tan variadas como tipos de organizaciones existen. A nivel práctico se las clasifica en tres grandes familias:
Funcional, nombre adoptado por contener las grandes funciones de la gestión; enfoca horizontalmente un flujo integrado en unidades especializadas: concepción - producción - venta, en algunos casos; concepción - operaciones - servicios, en otros casos.
Se fundamenta en los principios de especialización de las divisiones bajo una determinada centralización de decisiones tomadas en niveles de ejecución.
Presenta la ventaja de favorecer la auditoria de los responsables de cada división, cuando estas son de una cantidad razonable, se convierten en pesadas, lentas, poco eficaces en una multiplicidad de productos o servicios.
Sus cualidades de este tipo de organigramas permiten ser utilizadas por pequeñas y medianas instituciones, productoras o de servicios específicos, como lo son los archivos, las bibliotecas y los museos, con un solo canal de distribución con dirección polivalente.
Los archivos de este tipo de instituciones, suelen ser eventuales y centrales, es decir, algunas divisiones, de acuerdo a sus funciones, suelen tener archivos eventuales o provisorios, los cuales posteriormente son depositados en un archivo central.
Divisional, nombre adoptado por la segmentación estratégica; estructura racionalmente la coexistencia de distintos flujos integrados. Organiza la actividad por productos, mercados, clientela o actividad estratégica, sobre todo cuando se trata de múltiples servicios. Se adapta a instituciones con distintas extensiones por sus variados productos, con varias redes de distribución diferenciadas. Desconcentra las decisiones, extendiendo responsabilidades a cada encargado de división que se desempeña como administrador polivalente.
Es problemático para un Archivero cuando este tipo de estructuras presentan un organigrama divisional realizado sobre una administración por objetivos y que desembocan en una lógica de "centro de ganancias", estas instituciones, en cada unidad poseen un grado de autonomía de gestión y un seguimiento analítico de los resultados financieros. Suelen darse exageraciones, que lógicamente, al restar importancia de los archivos, generan caos informativo para toda la institución, es conveniente entonces, efectuar controles y servicios documentales en archivos centrales que figuren el organigrama dentro de lo que sería un "estado mayor" y crear archivos eventuales en las divisiones relativamente autónomas.
Matricial, una unificación de funciones y segmentos estratégicos; estructura el equilibrio entre cada misión y el conjunto de medios comunes a los que recurren. La situación de estos organigramas es que responden a dos lógicas cruzadas: una de especialidades o funciones, como finanzas, comercial, producción; y, otra de ámbitos o programas de actividades.
Lograr el equilibrio entre integración - diferenciación es bastante complejo al momento de elaborar las tablas de clasificación, donde deberán reflejarse las actividades diferenciadas con múltiples interdependencias.
El archivero debe comprender entonces que frente a un medio inquieto donde las instituciones tienen un ritmo de cambio más frecuente y en menor tiempo, se requiere una gran flexibilidad de las tablas de clasificación, y lógicamente, los archivos tendrán otro ritmo de trabajo para cubrir necesidades de información. El organigrama matricial requiere de un creciente esfuerzo en sus procesos de información, y es donde se comprende mejor que la coordinación y regulación de la información ubica en el centro de la organización.
Líneas: Las líneas se emplean para señalar la relación de autoridad o jerarquía existentes. Las relaciones de staff y de autoridad funcional se diseñan con líneas de puntos o de trazo partido.
Se trazan (1 mm de grosor) exclusivamente en sentido vertical u horizontal, de modo que los puntos de unión, con rectángulos o con líneas, forme un ángulo rectángulo, (90 grados). Las líneas oblicuas son excepcionales. Deben partir del punto medio del lado inferior o base del rectángulo de mayor nivel y unir al punto medio del lado izquierdo, derecho o superior del rectángulo de menor nivel.
Cuadro: diagrama clasificatorio
Rectángulos: Los rectángulos se emplean para representar:
Cargos,
Funciones,
Categorías
Personas
de acuerdo al tipo de organigrama a representar.
Los rectángulos se diseñan en posición horizontal, utilizando trazo fino (0,5 Mm.). Su tamaño se relaciona con la importancia de la posición que representa.
Distribución de los rectángulos: Las relaciones de autoridad y dependencia entre las representaciones concretadas por los rectángulos, son señaladas por su distribución espacial.
Los distintos niveles del dibujo marcan las relaciones, indicando que el rectángulo superior cumple una posición con autoridad sobre la señalada en un nivel inferior.
La distribución horizontal se grafica al mismo nivel de las posiciones que tienen igualdad de jerarquía en la estructura.
Contenido de los rectángulos: De acuerdo con la información establecida en los rectángulos, los organigramas se clasifican en:
a) Organigramas funcionales, que indican en sus rectángulos el nombre de los cargos o funciones.
b) Organigramas personales, que indican en sus rectángulos el nombre de personas.
c) Organigramas mixtos, cuya variedad indica en sus rectángulos la información de cargos, funciones y personas.
d) Organigramas complejos: cuyo contenido en los rectángulos, presentan información sobre:
Funciones,
Cargo,
Código del cargo,
Número del ítem presupuestario,
Número de personas que se desempeñan en la misma dependencia.
Tamaño de los rectángulos: La uniformidad representativa y simbología de los organigramas, que generalmente cubren necesidades de expresión convencional para los distintos niveles estructurales de la organización, se conforma convencionalmente (norma nomológica) relativizando los tamaños de los rectángulos a la información contenida, resumimos:
1.- Organigramas en cuyos rectángulos contienen el nombre del cargo o función y/o persona.
En este tipo de gráfico el tamaño del rectángulo más pequeño no puede ser menos de dos centímetros de base por uno de alto. Los rectángulos indicadores de cargos inmediatos superiores y progresivamente aumentarán un centímetro de base y/o medio centímetro de alto por cada nivel.
2.- Organigramas en cuyos rectángulos contienen el nombre del cargo, código, número del ítem presupuestario y número de personas contenidas en relación de dependencia del cargo.
En estos Organigramas se incrementa la altura medio centímetro agregando el espacio para la información adicional. En el diseño, se opta por marcar el medio centímetro con una línea más fina que la del rectángulo, lógicamente que estará divida en una, dos, tres partes, preferente pero no necesariamente iguales, estas divisiones serán utilizadas para agregar la información establecida.
Para las posiciones staff se utilizan rectángulos iguales a los empleados al nivel inmediato inferior de la posición asesorada, en algunos casos se utilizan círculos.
Distancia entre rectángulos: Toda representación gráfica requiere de una armonía visual, lo cual no obliga, en el caso del organigrama, mantener distancias proporcionales entre los rectángulos componentes del organigrama. El objetivo de las distancias es de lograr espacios resalten la ubicación de las posiciones estructurales.
Para conseguir esa simetría, se establece que la distancia vertical entre rectángulos de niveles inmediatos es igual a la altura del rectángulo superior. La separación horizontal, está determinada por la cantidad de rectángulos que se diagraman a una misma altura y del espacio disponible en la hoja de papel. Solo como sugerencia, la separación no debe ser menor a la mitad del ancho de los rectángulos correspondientes al nivel.
Característica de la hoja de diagrama: Se utiliza hojas normalizadas de diagramación bajo las siguientes características:
Tamaño de la hoja: 420 x 297 Mm. IRAM (Instituto Argentino de Racionalización de Materiales); norma 3001 - Formato A3
Marco exterior tomando las siguientes medidas de los bordes de la página:
Marco superior: 9 Mm.
Marco derecho: 10 Mm.
Marco inferior: 8 Mm.
Marco izquierdo: 30 Mm.
Cuadro de identificación: ubicado en el vértice superior derecho o en el lugar que no perjudique la construcción del organigrama, independiente que es bueno ver la estética del gráfico, empleando los siguientes datos: (10 x 3 cms.)
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Nombre de la institución |
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Área relevada |
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Fecha |
Realizada por |
Código |
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En el vértice superior izquierdo o en el lugar que no perjudique la visión del diagrama, se ubica el cuadro del mismo tamaño que el anterior empleado para aclarar la simbología utilizada en el gráfico, cuando esto es necesario.
El diseño del organigrama se extiende hasta medio centímetro de las líneas internas.
Líneas guía del impreso: generalmente contienen:
55 líneas horizontales a medio cm. cada una (56 filas)
37 líneas verticales a 1 cm. cada una (38 columnas).
Estas líneas de diagrama, líneas de dibujo, líneas de pautado, según criterios empleados para la cuadrícula, permite un rápido diseño de los rectángulos y líneas organigrama.
Extensión del diagrama: Diagramas cuya extensión no permite su dibujo en la hoja normal: Por razones de manipuleo del documento, por el enorme volumen de divisiones que pueden contener algunas empresas o instituciones, por las dimensiones reducidas del papel, constituyen buenos motivos para dividir en dos o más partes el gráfico del organigrama.
Para relacionar cada una de las partes divididas en el Gráfico, se utilizan conectores con un número de código asignado a los respectivos gráficos.
Diagramas de sectores de la organización: Cuando se realizan estudios pormenorizados de algunos sectores de la estructura organizativa, es conveniente realizar representaciones gráficas limitadas a sectores afectados. Para comprender esta situación en el gráfico, las líneas que vinculan el sector con los restantes se dibujan con líneas de trazo partido.
Simplicidad: Para lograr una simplicidad del diseño, que por su misma naturaleza lo es, se recomienda evitar:
Entrecruzamiento de líneas
Utilización de varios colores
Sombreado de los rectángulos
Información que no corresponde a la estructura
Utilización de otros símbolos que no sean convencionales.
Tipografía que dificulta la lectura.
Equilibrio: Condición de todo diseño en la distribución de sus elementos componentes y cuyo acabado sea equilibrado y simétrico; sin que por ello se tergiverse la realidad que se quiere representar.
Algunas instituciones asignan en sus organigramas un número codificado en cada puesto, misión o función representada. De modo que sus dígitos permiten una rápida identificación del puesto o función.
Las posiciones "staff" se codifican con el mismo número que ha sido asignado a la posición que asesoran.
TIPOS DE DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA
Los Organigramas tienen como principal objetivo evidenciar algunos aspectos de la estructura y subsidiariamente, suministrar información específica. Con esa intencionalidad se enfatizan generalmente:
Funciones
Jerarquía de los cargos
Categoría de los empleados
Nombre de las personas que ocupan los cargos
Categorías de sueldos asignados a los cargos
Cuenta presupuestaria asignada al cargo
Cantidad de puestos que dependen del cargo
Combinaciones de los puntos anteriores.
Al ser convencional la simbología que se utiliza, varía muy poco de una institución a otra, significando en todos los casos, información de relación, básicamente de autoridad y dependencia.
Conviene entonces diferenciar dos expresiones principales:
Información que se coloca dentro de los rectángulos,
Niveles ocupados por rectángulos de acuerdo con el propósito del organigrama.
Organigrama de jerarquía de cargos: Son los organigramas que manifiestan las jerarquías de los cargos en la estructura organizativa. Se auxilia con una línea vertical en el margen izquierdo de la hoja gráfica; cada nivel representa una jerarquía. En el rectángulo normalmente se indica la denominación del cargo.
Organigrama de categoría del personal: Son organigramas que manifiestan la categoría que corresponden al personal que ocupa los cargos. No siempre existe una relación adecuada entre la categoría del cargo y la categoría del escalafón.
Organigramas del nombre del personal: Son organigramas que muestran nombres de personas en sus cargos respectivos de la estructura, respetando las relaciones de dependencia.
Organigrama funcional: Son los organigramas que representan las funciones de la Institución, muy utilizados, por ser prácticos y sencillos en su información. El diseño está determinado por la naturaleza específica de las funciones y por los recursos humanos con que cuenta la organización.
Comprendemos fácilmente que por su utilidad en el análisis de la asignación de tareas, el grado de especialización y la separación de funciones, es de suma utilidad para los archiveros para cumplir sus labores documentales.
Organigrama por categoría de sueldos: Si bien estos organigramas presentan innumerables beneficios desde el punto de vista de la administración y las finanzas de la institución, al efectuar una política de remuneraciones y tener una visión global de la misma, no presta mucha atención del archivero. Estos organigramas generalmente se encuentran "insertados" en algún organigrama citado.
Organigrama de cuenta presupuestaria: El presupuesto como registro de toda la información de la institución, se transforma en una herramienta eficaz de planeamiento y control, razón por la cual se crea el organigrama de cuenta presupuestaria, asignada al cargo, indicado numéricamente la cuenta presupuestaria.
Organigrama de dotación de personal: También es util como instrumento de análisis. Visualiza la cantidad de personas que dependen de cada posición de la estructura.
Organigramas Mixtos: Las necesidades de información de la institución es compleja, lo que obliga a realizar combinaciones entre organigramas, siempre logrando equilibrio entre información y simplicidad de lectura. Para cumplir estos propósitos se presentan algunas combinaciones:
Organigrama de jerarquía del cargo, código del cargo, cuenta presupuestaria y número de personas de dependencia. Es el que mejor se adapta a las necesidades de información de una organización, razón por la cual su uso en la archivística es muy bien considerado.
Organigrama de categoría y nombre de los empleados.
Organigrama de jerarquía del cargo y nombre de la persona que ocupa el mismo.
Organigrama de categoría de sueldos y nombre de la persona.
Organigrama de jerarquía del cargo y categoría de sueldos
La consulta del organigrama requiere de toda la información para podamos realizar una tabla de clasificación adecuada. Los medios habituales en la recolección de información, tal como lo anunciamos en Análisis Documental de Técnicas Documentales, son la entrevista y el cuestionario.
Para los cuestionarios, se suministran dos modelos perfectibles que utilizaremos para tener una idea aproximada en los archivos.
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RELEVAMIENTO DE ESTRUCTURA |
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Datos personales |
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Apellidos- Nombres |
Antigüedad empresa |
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Cargo |
Antigüedad cargo. |
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Ubicación de su lugar de trabajo |
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Calle................................................. Localidad........................................ Piso...................Oficina Nº.............. Teléfono...................Interno..........Mail to:........ Horario de Trabajo.............................................. |
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Supervisión |
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Quién es su jefe inmediato superior? |
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Nombre |
Cargo |
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Quiénes supervisan sus tareas? |
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Nombre |
Cargo |
Tipo de supervisión |
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Indique personas supervisadas directamente por usted (aunque no dependan de Ud.) |
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Nombre |
Cargo |
Tipo de supervisión |
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Comisiones.- Forma parte de alguna Comisión o grupo de trabajo? En caso afirmativo indique: |
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Denominación |
Propósitos |
Integrantes |
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Otra forma sería:
CUESTIONARIO DE RELEVAMIENTO DE ESTRUCTURA
Apellido y nombre
Denominación del cargo que ocupa
Jerarquía en el escalafón
Jerarquía del cargo
Quién es su Jefe inmediato superior.
Apellido y nombre
Denominación del cargo
Jerarquía en el escalafón
Jerarquía del cargo
Tipo de Supervisión.
Existen otras personas que lo supervisan directamente, le dan órdenes, instrucciones, etc. Para cada uno:
Quiénes son sus subordinados directos. Para cada uno:
Existen otras personas sobre las cuales ejerce algún tipo de supervisión, de órdenes, instrucciones, controla, etc. Para cada uno:
Funciones de la dependencia
Tareas que usted lleva a cabo
Número de cuenta presupuestaria asignada a su cargo
Tipo de relaciones de comunicación que usted mantiene con otros sectores de la organización
[1] Cortés Morató, Jordi y Martínez Riu, Antoni: Diccionario de filosofía en CD-ROM. 1996. Empresa Editorial Herder S.A., Barcelona.
[2] Cortés Morató, Jordi y Martínez Riu, Antoni: Diccionario de filosofía en CD-ROM. 1996. Empresa Editorial Herder S.A., Barcelona.
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