Publicado el: 26/10/2024 / Leido: 20746 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO
Conceptos generales.
Para comprender mejor la ordenación y sobre todo la clasificación es necesario contar primero con algunos conocimientos sobre los sistemas, la administración y sus estructuras, sin agotar el tema, señalamos algunos conceptos básicos, caso contrario, este trabajo se extendería mucho.
SISTEMAS
El concepto de sistemas se comprende mucho mejor conociendo el trabajo administrativo. El sistema es un conjunto de objetos unidos entre sí con un fin común.
Es el sistema que proporciona una estructura, que nos permite visualizar factores relacionales externos e internos. Los sistemas aplicados a las operaciones de las instituciones y empresas son necesariamente complejos, los conceptos de sistemas ayudan a resolver algunas de esas complejidades, al mismo tiempo que ayuden a la gerencia o a la jefatura a conocer la naturaleza de los problemas complejos, y con ello, trabajar en un ambiente conocido.
Un sistema es un todo organizado, un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo unitario, un conjunto de elementos interrelacionados con un objetivo en común.
La palabra sistema implica plan, método, orden, arreglo.
Lo contrario al sistema es caos. Una situación caótica administrativa se produce cuando todo puede depender de cualquier cosa.
Dado que dos de las mayores metas de la ciencia y de la investigación en cualquier área temática son la explicación y la producción, la condición caótica no puede ser tolerada.
Es de interés general desarrollar conjuntos de conocimientos que puedan ser organizados dentro de "un todo complejo", razón por la cual la archivología contribuye con la sistematización de sus documentos y de la información de estos.
TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS
La teoría General de Sistemas se ocupa del desarrollo de un marco teórico sistemático para describir las relaciones generales de un mundo empírico. La teoría trata de relacionar conocimientos de distinta naturaleza, de integrar y desarrollar estudios interdisciplinarios. Esto nos lleva a considerar que en el seno de la teoría general de sistemas, se encuentras inmersas varias teorías, tales como la teoría de la organización, que abarcaría a la economía, Administración, sociología, ingeniería, psicología, fisiología y antropología; la teoría de la información, la investigación operativa, la cibernética, etc.
Como un Preludio a la clasificación primero archivística, y luego documental, exploramos una jerarquía de niveles modificada a la que presentara Kenneth Boulding en su libro "Teoría General de Sistemas, el esqueleto de la ciencia".
Primer nivel: o nivel de las estructuras, es el de la estructura estética. Constituye la Geografía y la anatomía del universo. Se requiere de una adecuada y muy precisa descripción de esas estructuras, considerándose como el principio de los conocimientos teóricos organizados en cualquier campo.
Segundo nivel: o el nivel de la precisión, es el de la estructura dinámica simple con economía de movimientos, solo los necesarios y predeterminados. El sistema solar es, por supuesto, el ejemplo adecuado, considera la estructura teórica de la física, la química e inclusive la economía, tienen su lugar en esta categoría.
Tercer nivel: o sistema cibernético, es el de la estructura del equilibrio, en este nivel consideramos principalmente la transmisión e interpretación de información como parte esencial del sistema. El modelo homeostático, de tanta importancia en la fisiología, es un ejemplo de mecanismo cibernético que existe en el mundo empírico del biólogo y del científico social.
Cuarto nivel: o sistema abierto, es el de la estructura autorregulada. En este nivel se diferencia la vida de lo inerte; se le puede denominar también el nivel de la célula.
Quinto nivel: o sistema genético asociativo; la estructura vegetal, está caracterizado por la planta y domina al mundo empírico del botánico.
Sexto nivel: o sistema genético; la estructura animal, caracterizado por una movilidad incrementada, conducta teleológica y conocimiento de su existencia. En este nivel se dan los receptores biológicos de información especializados como ser los ojos, oídos, etc. que conducen al incremento de captar mayor información; esto contribuye a un mayor desarrollo del sistema nervioso, y del cerebro como última instancia. El cerebro se constituye como organizador de entrada de información dentro de la estructura de conocimiento.
Séptimo nivel: o el sistema humano; del ser humano individual considerado como un sistema. Presupone al hombre como poseedor de una conciencia. Su imagen, además de ser más compleja, se ubica por encima de los animales, tiene una cualidad autoreflexiva, el hombre no solamente sabe, sino que está conciente de lo que sabe.
Esta propiedad es probablemente consecuente al fenómeno del lenguaje y del simbolismo. Es la capacidad para hablar, la habilidad de producir, absorber e interpretar símbolos, lo diferencia claramente de sus congéneres menos desarrollados.
Octavo nivel: o el sistema social; las organizaciones sociales constituyen una estructura de organización. En este nivel se relacionan los contenidos y significados de los mensajes de la naturaleza, las dimensiones de los sistemas de valores, las transcripciones de la historia, la simbolización sutil del arte, la música y la poesía y la gama compleja de las emociones humanas.
Noveno nivel: o los sistemas trascendentales. Existen los absolutos, los esenciales, los inconocibles, y ellos también exhiben una estructura sistemática y de relación.
EMPRESAS Y ORGANISMOS DE SERVICIO EN LA TEORÍA DE SISTEMAS
Un organismo es un sistema abierto, mantiene su estado constante, mientras que materia y energía que consume, mantiene un cambio continuo, es el equilibrio dinámico. Un organismo vivo es un sistema definido.
La organización de los servicios es un sistema creado por el hombre, que tiene una interacción dinámica con su medio ambiente -clientes, competidores, organizaciones, proveedores, gobierno y muchas otras entidades.
La organización del servicio es un sistema de partes interrelacionadas que trabajan en forma asociada con objeto de lograr un número de metas, tanto las de la organización, como la de los participantes individuales.
El propósito de la Teoría de Sistemas dirigidas a los Servicios, es desarrollar un objetivo y un medio ambiente comprensible para la toma de decisiones.
Aplicamos nuestros conocimientos de sistemas a las instituciones:
Sistema de Servicio
Es un conjunto de objetos y/o seres vivientes que se relacionan entre sí para procesar distintas actividades, realizadas en el marco de empresas y administraciones y cuidar determinados intereses o satisfacer necesidades tanto de entidades como del público en general, y cuyos fines se encuentran definidos por el objetivo del sistema. Se utiliza un lenguaje específico para sus distintos procesos:
Retroalimentación: Consiste en analizar el estado de los servicios, y comparar con un criterio preestablecido por los objetivos del sistema, debemos recordar que el fin ultimo de la Archivología es precisamente el servicio, esta función nos permite tomar acciones correctivas según el resultado de las comparaciones efectuadas.
Ruido en el Sistema: Se considera así cuando existe una deficiencia por mal funcionamiento del sistema. Este ruido puede ser producido por los componentes del sistema o por factores ajenos al sistema.
Estabilidad del Sistema: Es la propiedad para resistir perturbaciones, que en casos extremos evitando el cumplimiento del objetivo.
Ambiente del Sistema: Es el medio en que se encuentra inmerso el sistema y lo relaciona con todo aquello que lo rodea pudiendo influir en su funcionamiento.
Parámetro en el Sistema: Nombre genérico atribuido a las principales características del sistema.
Subsistema: Son los sistemas que componen un sistema total.
CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS
Si bien en Teoría, fundamentos y Practica de la Archivología hicimos un análisis de los sistemas, nos es conveniente conocerlos, por las distintas formas naturales que pueden adoptar las estructuras y podamos realizar los taxones clasificatorios con mayor comprensión de este fenómeno. Podemos clasificarlos en:
a) Físicos y Abstractos.
b) Naturales y Elaborados.
c) Abiertos y Cerrados.
d) Técnicos y Civiles o Sociales.
e) Por Proceso.
Sistemas físicos y abstractos
Físicos: Son aquellos sistemas que existen físicamente.
Abstractos: Son aquellos que solo existen en forma conceptual o en la mente de alguien.
Naturales y elaborados
Los naturales: Son aquellos elaborados por la naturaleza.
Los elaborados: Realizados por la actividad del hombre.
Técnicos y civiles o sociales
Los sistemas técnicos: Son los que integran y aplican la tecnología para alcanzar una meta.
Los sistemas civiles o sociales: Tienen como finalidad la satisfacción de un objetivo social.
Abiertos y cerrados
Sistemas Abiertos: Son aquellos donde es muy difícil predecir su comportamiento. La retroalimentación existente no es controlable y en algunos casos es subjetiva.
Sistemas cerrados: Son aquellos que tienen objetivos, actividades, relaciones claramente determinados por lo que el control, retroalimentación y pronóstico pueden ser establecidos de manera precisa y objetiva.
Sistema de producción
Por proceso: Es aquel que por medio de un proceso común se elaboran todos los productos.
Por órdenes: Es aquel sistema donde un conjunto de actividades diferentes sigue un proceso especial.
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO POR SU PROCESO
Sistemas continuos: Los sistemas de servicio continuos son aquellos en los que las actividades se estandarizan en cuanto a las rutas y los flujos en razón de convertirse en una rutina. En consecuencia se adopta un conjunto homogéneo de procesos y de secuencia de procesos.
Sistemas intermitentes: Los servicios intermitentes son aquellos que flexibilizan a las instituciones para manejar una gran variedad de servicios. El costo total de cada servicio es relativamente alto; en consecuencia los costos de servicios son más altos a los de un sistema continuo.
Sistemas modulares: Hace posible contar con una gran variedad de servicios relativamente altos y al mismo tiempo con una baja variedad de componentes y actividades.
Sistemas por proyectos: El sistema de servicio por proyectos es a través de una serie de fases; es este tipo de sistemas existe una secuencia de operaciones, todas las tareas u operaciones individuales deben realizarse en una secuencia tal que contribuya a los objetivos finales del proyecto. Los proyectos se caracterizan por el alto costo y por la dificultad que representa la planificación y control administrativo.
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO POR SUS FINES:
Primarios: Están sujetos a factores indeterminados por lo tanto suelen convertirse en precedentes de otras actividades.
Secundarios: Son los sistemas de transformación y cultural. Estos sistemas funcionan como continuos e intermitentes dependiendo de las necesidades y de la demanda de la sociedad. La característica del servicio de transformación es una gran división del trabajo aplicado a un buen sector de la población.
Terciarios: Engloban todo el sistema de servicios.
Existe en la actualidad una tendencia a ordenar los archivos por la naturaleza y función de las instituciones que generan documentos y por la naturaleza de los soportes documentales contenidos. Vemos algunos.
Archivos Audiovisuales: El término audiovisual es un adjetivo que se refiere de forma conjunta al oído y a la vista. Dícese de los métodos de enseñanza que utilizan las grabaciones acústicas acompañadas de imágenes. En la comunicación Social dícese de los medios de comunicación que combinan imagen y sonido, así como de sus técnicas y obras. Medios audiovisuales por excelencia son la televisión, el cine y el vídeo. Por lo tanto los Archivos audiovisuales son aquellos que conservan documentos en forma gráfica y/o auditiva.
Archivos cartográficos: El término cartografía hace referencia a la técnica y arte que tiene como finalidad la elaboración, edición y publicación de mapas, como resultado de la observación directa o del empleo de documentación. Los archivos Cartográficos conservan los documentos que contienen información geográfica en forma gráfica, fotográfica, fotogramétrica, mapas, cartas, planos, incluyendo documentos textuales anexos.
Archivos impresos: Aplicado a aquellos que conservan material impreso, formularios, e inclusive el realizado por ordenadores.
Archivos legibles a máquina: Sector especializado que contiene información codificada, grabada en soportes magnéticos, cintas, tarjetas perforadas, o documentos producidos en el transcurso de un proceso electrónico, en ésta categoría se toman en cuenta también algunos documentos reproducidos como los microfilmes.
En esta clasificación pueden incluirse cuantos archivos pueden crearse de acuerdo con la clase de documentos que contienen.
Por la naturaleza de las instituciones que generan sus archivos, tendríamos una clasificación tradicional y general, en la que podemos apreciar algunos aspectos:
De acuerdo con el punto de vista legal tendremos los archivos
Privados,
Públicos,
Particulares
Eclesiásticos.
De acuerdo con la naturaleza de la información tendremos archivos
Secretos,
Cerrados,
Abiertos.
Por el aspecto jurisdiccional de los archivos tendremos archivos
Nacionales,
Provinciales,
Municipales,
Comunales.
Por el carácter de la entidad productora tendremos archivos
Vivos,
Muertos,
Activos,
Inactivos.
La clasificación puede prolongarse indefinidamente en este sentido, de todas formas nos damos una idea de contenido de esta clasificación:
Archivos públicos: Considerados los más importantes, son aquellos archivos que se forman en las distintas unidades de la Administración Pública.
La administración pública presenta una enorme complejidad de operaciones y de distinta intensidad de trabajo; bajo estas actividades se crean los documentos, que una vez cumplidos los fines que motivaron su creación, se archivan.
Existe una relación paralela entre el desarrollo de la administración y el incremento del volumen documental de los archivos, inclusive de la creación de archivos "eventuales", estos documentos, recalco, encierran documentos valiosos con contenidos de interés social, patrimonial y financiero económico.
En toda forma estructural de la administración pública, correctamente llevada, existen unidades y dotaciones especializadas para las tareas del archivo.
En la Argentina, el decreto 10.975. de 1958, designa como niveles jerárquicos de la Administración pública nacional, a las direcciones, departamentos, división, sección, oficina. La asignación a los archivos más frecuente es la división, si bien algunos organismos designan como Sección y departamentos, de acuerdo con la importancia que se le otorga a los documentos.
Las funciones que comúnmente se asignan a los archivos en los Manuales de Organización, reflejan poca participación de archiveros profesionales, citando actividades como:
Fiscalizar y mantener el archivo,
Dirigir el funcionamiento del archivo,
Ejecutar el servicio del archivo,
Atender el archivo,
Efectuar el archivo,
Supervisar el archivo
Llevar el archivo
Estas funciones, son comprendidas como tales por los organizadores de los manuales, debilitando la importancia del quehacer archivístico de las entidades públicas, donde aún se tiene el concepto antiguo de que al archivo le corresponden situaciones de pasividad, como un repositorio inactivo donde se acumulan papeles que hay que guardarlos sin saber para qué.
Con el transcurso de los años los documentos se acumulan y aumentan su volumen considerablemente. La carencia de recursos económicos, humanos, y el poco interés que despiertan para su conservación, otorga vía libre para que se efectúen expurgos indiscriminados, perdiéndose documentos con información de valor inestimable tanto para la administración como para los investigadores de las ramas sociales.
Los servicios del microfilm, impactantes por la publicidad que les dieron, al igual que los servicios informáticos, por la buena promoción que tienen en los comercios, han demostrado que son ineficaces para cubrir muchas de las necesidades de los archivos, sobre todo el desarrollo de la informática, tiende a superar a los trabajos realizados en los microfilm, resulto mas nefasto para los documentos de archivo. Solo hay dos formas de conservar los archivos en actualidad, en papel o en microfichas. Las técnicas de microfilm se prestan mejor para Archivos de conservación permanente, al considerar que el servicio de información puede recuperar parte de las inversiones efectuadas, por su naturaleza, algunos documentos requieren de una copia de seguridad confiable.
Es necesario comprender que decimos Archivos Públicos, tomando el sentido público en cuanto a la naturaleza de la entidad como organización, no por la atención que se pudiera brindar al público. Se aplica a los archivos que corresponden a entidades jurídicamente de servicio público, ubicados en distintos niveles de los Poderes Públicos.
Los Archivos Públicos, han cobrado mayor importancia, considerando que son los únicos que tienen preocupación por la conservación de sus documentos, porqués el sistema así les exige, y además sus documentos reflejan la realidad política y social de un sector importante de la sociedad, con una continuidad y permanencia de las instituciones, mayor que las de carácter privado. Recuérdese que indicamos, en alguna oportunidad, que los archivos son el índice de desarrollo de cada país. Lógico, en las tribus no se ven archivos.
El Dr. Tanodi sub-divide a los Archivos Públicos en:
Archivos Nacionales, correspondientes a una Nación,
Provinciales, para los sistemas políticos federales y correspondientes jurisdiccionalmente a una Provincia,
Municipales, correspondientes al municipio.
También considera a:
Organizaciones Autárquicas,
Autónomas
Semiautónomas, para algunos tipos de legislación, correspondientes a entidades en las cuales el Estado interviene con capitales y acciones.
En los Archivo públicos existen también sub-divisiones:
Archivos Administrativos: Considerados esencialmente a aquellos archivos que se encuentran física y funcionalmente en la entidad productora de documentos, son parte orgánica de las instituciones que los crearon y sirven directamente a esas instituciones y sus áreas de influencia, usuarios, o quienes utilizan los servicios de estas entidades. Generalmente estos archivos se encuentran en diversos locales, de acuerdo a las necesidades de cada organismo, se los denomina Archivos Eventuales, prearchivos, archivos descentralizados, etc., permanecen mientras prestan los servicios a los cuales han sido conformados, creados. Posteriormente, sea por una reglamentación o en forma consuetudinaria, se trasladan a los Archivos denominados Centrales, Generales, pero siempre bajo la tutela y dependencia de la entidad productora. Los archivos administrativos podemos clasificarlos en dos tipos:
los archivos eventuales
los archivos centrales.
Archivos Eventuales: Son aquellos que se forman al reunirse los documentos en áreas administrativas donde se desempeñan actividades relacionadas con sus actuaciones.
Archivos Centrales: Son aquellos que se forman por la reunión de documentos en áreas donde se centralizan los archivos eventuales y que permanecen por necesidades de las entidades productoras.
Archivos Intermedios: Los Archivos Intermedios son denominados también depósitos, archivos semimuertos, semiactivos, archivos provisionales, pre-archivage para los franceses, limbo para los ingleses, record-center para los norteamericanos, inclusive irónicamente se los denomina purgatorios. Los Archivos Intermedios reúnen en sus depósitos los documentos administrativos, brindando servicio tanto de almacenaje como de información que resulta esporádica en estos casos.
En estos archivos se decantan los valores documentales, produciéndose la simbiosis administración-ciencia. Los documentos analizados y expurgados, son trasladados del archivo Intermedio al Histórico.
Los Archivos Intermedios tienen como ventajas:
Permite una relación adecuada y profesional entre archivos y profesionales.
Despeja en las entidades productoras, los documentos que concluyeron su etapa de trámite y cumplido los objetivos por los cuales han sido creados.
El Archivo Intermedio tiene como función principal: "Reunir, conservar, ordenar y describir la Archivalía proveniente de los Ministerios y Dependencias del Poder Ejecutivo, descentralizadas o no, que cuentan con la antigüedad de 15 a 30 años y que hayan resuelto trasladarle por ser material de consulta infrecuente"[1]
Coordina el traslado y transferencia de los documentos del poder Ejecutivo.
Preserva documentos de valor temporal, logrando de esta forma una solución económica para los archivos propietarios de los documentos.
Organiza la clasificación, preservándola en su integridad, de acuerdo a las distintas procedencias.
Decanta y selecciona documentos de acuerdo a criterios modernos.
Archivos De conservación permanente o Históricos: Al estudiar Teoría, Fundamentos y Práctica de la Archivología, observamos que el hombre es esencialmente histórico; pero la historia no funciona sin documentos que acrediten los acontecimientos del pasado, los archivos históricos reúnen los testimonios del pasado, que permiten reconstruir a la historia con la precisión de los hechos en el tiempo y el espacio.
Archivos Generales: Es un Archivo territorial o de una unidad territorial, sea nacional, provincial, municipal. Administra y orienta los objetivos archivísticos de todos los archivos de su sector.
Es en los archivos generales donde el archivero logra la interpretación del estado de los documentos logrando una síntesis a través de la exposición de las técnicas descriptivas, aparte que tiene los recursos formativos de la Paleografía, la Diplomática y la Cronología.
Archivos Privados: Término aplicado a los archivos que corresponden a entidades jurídicamente privadas. Se conoce y se habla muy poco sobre estos archivos, dado el carácter reservado que tienen, la iniciativa del desarrollo de la Archivología, nace en las necesidades que se presentan en el sector público, el interés de los archivos privados se manifiesta recién en los últimos tiempos, pero siempre con la reserva característica de éstos.
Es necesario destacar la importancia que tienen los Archivos Privados, no sólo en el sentido informativo, sino también histórico de cada región o país. Los gobiernos son los primeros que debería comprender de ésta importancia, considerando como patrimonio regional o nacional. La conservación de estos archivos son indispensables, por la misma situación que se abren insospechados campos de estudio, sobre todo en los distintos campos de la economía; como Historia Económica, Análisis y Teoría económica, abarcando una gama de experiencias que colaboran con el desarrollo de los pueblos.
"En los países del Este europeo la situación ofrece un panorama distinto. En la mayoría de estos países existen archivos centrales económicos que no sólo reciben documentación oficial sino también documentación de empresas privadas progresivamente nacionalizadas. En el área de las nacionalizaciones la legislación ha reglamentado la conservación y la remesa de archivos de empresas, equiparándola a los archivos públicos".
La concentración de archivos tiene sus propias consecuencias, aún hablando de países desarrollados, el principal problema que se presenta es el volumen documental, lo cual obliga muchas veces al estado, como es el caso de Hungría y la República Democrática Alemana, a tomar medidas adecuadas, en este caso obligando a las empresas a conservar sus propios archivos bajo la inspección de los funcionarios de los archivos públicos.
Los Archivos Privados están expuestos a pérdidas permanentes; generalmente a una Institución de carácter privado, no le preocupa la cultura en sí, sino como medio de análisis de mercado, no está en sus fines el mejorar la situación cultural, (salvo que sea una empresa netamente cultural). Queda también la posibilidad que puede existir información reservada a los fines de la empresa o en casos extremos, información que compromete a la empresa desde el punto de vista fiscal y legal.
La perdurabilidad de la institución privada se limita, normalmente a tres o cuatro generaciones. No tienen la continuidad y perdurabilidad como la pueden tener las instituciones públicas. Sus documentos, por una falta de reglamentación adecuada se pierde.
Archivos Particulares: Término aplicado genéricamente a los documentos de personalidades relevantes en lo social o referido a archivos familiares; son documentos de poca escala, se denominadan colección de documentos.
Estas colecciones, por su contenido, ofrecen variados temas a investigadores, escritores y estudiosos de determinadas personalidades, los archivos los obtiene por donación o por adquisición.
Archivos económicos: Se denominan así a los archivos privados en los países europeos, se emplea este nombre por el contenido de los documentos que son de interés para la historia económica.
Archivos Eclesiásticos: El término se aplica a los archivos que corresponden o son propiedad de sociedades religiosas; esencialmente católicos. La iglesia católica es una sociedad civil universal con una jerarquía de tipo monárquico. Una gran mayoría de los países sostienen el credo católico y cristiano, también consideramos que en la mayoría de los países existe leyes sobre la libertad de cultos. El interés por los archivos Eclesiásticos, proviene por que la Iglesia ha sostenido por mucho tiempo, registros de matrimonios, bautismos, nacimientos, defunciones, o bien libros especiales como el Statu animorum, donde registraban a las familias católicas sobre las cuales se tenía jurisdicción.
Se ha presentado en algunas oportunidades la posibilidad de que se efectúen microfilmaciones sobre estos archivos. Un ejemplo lo dieron los Mormones, que efectuaron microfilmaciones de aquellos archivos que les permitieron, con la finalidad de "sellar la familia", para que las personas sepan de donde provienen; este culto, le da importancia a la genealogía, materiales de censos, listas de personas, etc.
De acuerdo con la organización de la iglesia católica, los archivos adquieren denominaciones similares a lo que sucede con los archivos de públicos; así tenemos Archivos Parroquiales, de Diócesis, progresivamente hasta llegar al Archivo del Vaticano.
El Archivo Vaticano, considerado como el archivo sino el más importante, por lo menos el más famoso del mundo, merece una especial atención porque fue el que mejor se custodió y organizó. Es el más importante con fondos valiosos por su información con aproximadamente 10.000 volúmenes de documentos. Con aproximadamente cincuenta kilómetros de estanterías, llena de libros, pergaminos (Sala de pergaminos), y manuscritos de una importancia histórica muy rica, Listas de pecados, promesas, indulgencias, exenciones especiales de la ley eclesiástica, acta de Consistorio, actas de Cónclaves a partir del siglo XV Informes Camarlengos, documentos sobre la Inquisición, Informes sobre los mongoles en el siglo XIII, monografías sobre el éxodo papal a Aviñón, 4.837 registros de guerras, levantamientos y disturbios civiles. Existen normas sobre documentos cuyo valor se decantará con el tiempo hasta transformarse información histórica, algunos documentos están vedados por el lapso de cien años, mientras que otros estarán vedados por tres siglos, el los registros de peticiones se puede hablar de siete mil volúmenes de peticiones de toda clase de gracias y favores eclesiásticos a lo largo de quinientos años, tipos documentales como súplicas de reyes o anulaciones hasta la sala Miscelánea, llena de quince armarios con documentos sobre historia política y religiosa primitiva, bustas (legajos) de correspondencia personal de personas que se destacaron en la historia, o los tipos documentales avvisi, informes de nuncios a la Curia, que se remontan hasta la Edad Media. Dentro de su organización, en un octavo lugar se clasifican las colecciones; con este rótulo se señala todo lo que se añade al Archivo Vaticano.
Otro aspecto interesante de la Organización del Archivo Vaticano, es la jerarquía del responsable de estos archivos, solo puede ser un Cardenal, colaborado por un Prefecto de los archivos y un Archivero Mayor.
Sobre la Clasificación del Archivo Vaticano, podemos decir que se efectúa en su mayoría por epígrafes, guardados en los armadi (armarios), con índices confeccionados en base a claves del alfabeto griego; otros documentos se conservan en los fondi (fondos) registrados en índices onomásticos. A diferencia de estas observaciones, los documentos y la Biblioteca de la familia Chigi y de los Borghese, (miembros de la Corte papal durante siglos) que fueron trasladados a los recintos papales al comenzar la Segunda Guerra Mundial, esta bien catalogada y clasificada.
El grueso de los documentos lo constituyen las bibliotecas, Documentos del Clero, más de 100.000 documentos en pergamino, que proceden de los monasterios. Solo del Vaticano hay alrededor de 687 índices.
Al hablar del archivo Vaticano, observamos también una clasificación de los archivos por el grado de acceso a los documentos, como ser:
Archivos secretos: Termino aplicado a los archivos que contienen documentos de carácter confidencial, secreto, reservado; estos archivos generalmente son militares, industriales y policiales.
Archivos vivos: Denominación aplicada a aquellos archivos cuya entidad productora existe y continúa produciendo documentación, se los denomina también archivos activos o archivos abiertos.
Archivos muertos: Denominación aplicada a aquellos archivos cuya entidad productora dejo de existir y por consiguiente dejó de producir documentación, v.gr. los archivos de los Virreinatos, Casas de Contratación, etc., se los denomina también archivos inactivos o archivos cerrados.
[1] Decreto No. 2232 (Santa Fe, 7 de agosto de 1982), Cap. III, Art. 7 del Reglamento para el funcionamiento del Archivo General, de los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo Provincial.
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