Publicado el: 26/10/2024 / Leido: 2579 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
Los caracteres externos consisten en las distintas propiedades que conforman la apariencia y estructura física del documento, como ser color, tamaño, grosor, etc.; son aquellos que a simple vista nos dan un indicio de que trata el documento. Es decir, que la parte física nos da una idea aproximada sobre el contenido documental que tratamos, si es un formulario, plano, mapa, nota, carta, oficio, etc.; forma, tamaño, color, etc. son señas particulares del documento, agilizan la identificación visualmente relacionada a la función que se realiza y nos dan pautas aproximadas de sus contenidos.
De acuerdo con la clasificación de Theodore R. Schellemberg tenemos:
El mismo Schellemberg, nos sugiere que para determinar este carácter físico, debemos respondernos a la pregunta que clase de documento es este?. La clase es un orden. Este orden se manifiesta como una determinada cantidad de sujetos u objetos del mismo grado, calidad u oficio. Se establece entonces un orden en que, de acuerdo a determinada condiciones intrínsecas o calidades, se consideran comprendidas diferentes sujetos u objetos. La clase corresponde a un grupo taxonómico que comprende varios órdenes con muchos caracteres comunes.
La clase conforma un grupo de cualidades que se integran, caracterizados por la homogeneidad de condiciones de forma y materia. Cuando se habla de videos, estamos generalizando una clase que se separa de los expedientes. A. Gattung, Klasse, Vorlesung, Lehrstunde; F. classe; I. class; It. classe; P. classe.
El tipo documental es un modelo o ejemplar, representativo de cosa figurada. Figura o talle de un documento. Clase como naturaleza misma de los documentos. Cada uno de los grandes grupos taxonómicos en que se pueden dividir las unidades documentales archivísticas.
Al hablar de "Clase" y "Tipo", nos estamos refiriendo a la forma en que se nos presenta a primera vista el documento; referente a la clase documental tenemos una variedad amplia con la incorporación de la tecnología en la administración, así tenemos, sin ser exhaustivos: Documentos textuales, manuscritos, cartográficos, gráficos, de imagen, fotográficos, cinéticos, legibles por máquina, microfilm, etc..
En cuanto a la tipología documental, ha generado una serie de estudios sobre el tema; así tenemos impreso, formulario, carta, informe o memorando, etc.. La tipología se convierte en una rama de la archivología que se dedica al estudio de los tipos documentales. Tiene por objeto clasificar determinadas creaciones según su forma, y establecer entre ellas relaciones según las afinidades de sus sistemas escriturales, morfológicos, sintácticos, etc. estudia los diversos tipos documentales teniendo en cuenta sus características morfológicas e interpretación de los caracteres.
Hoy se tiende a la práctica de una tipología documental rigurosamente analítica, que excluye de sus presupuestos toda consideración subjetiva del objeto. Se pretende con ello llegar a clasificaciones o tipificaciones definidas según modelos de validez universal. Las dimensiones, el peso, la coloración, etc., otorgan a las tipologías analíticas un alto grado de objetividad.
La tipología efectúa el análisis de una caracterología, y se basan en tres rasgos del carácter:
creación,
actividad
y utilidad para definir los tipos documentales.
La clase, establece en cierta forma una clasificación para la ordenación documental, lógicamente al momento de ordenar documentos, no vamos a mezclar planos y mapas con películas o discos.
El tipo documental contrariamente a lo que se piensa, se caracteriza por sus propiedades extrínsecas, como puede ser el color, el tamaño, la forma. Por Ej. una tarjeta de kardex y un decreto tiene sus características plenamente diferenciadas a las de un cheque bancario.
Generalmente cada oficina tiene un modelo preestablecido para determinar la categoría del documento. Si es carta lo más probable es que el tamaño del papel sea reducido; si es informe suele ser una hoja más grande que la de carta; si es memorando adopta un tamaño se reduzca a mitad de la de oficio, etc... Para estos fines algunos países establecen normas generales para toda la Administración Pública cuando no para la privada inclusive, en la Argentina IRAM determina las normas por tamaños, para aplicar posteriormente a determinados tipos documentales. P. Ej. Norma A-4, serie básica.
La diversidad de Tipos Documentales que se presentan al archivero, es consecuencia de las diversas actividades de la entidad pero debemos recordar que existen tipos documentales sino iguales, por lo menos semejantes en distintas áreas de una institución, cito el ejemplo de cartas, que generan todos los sectores, lo cual es conveniente tener en cuenta al momento de realizar la ordenación, la clasificación, y como consecuencia la descripción. Los tipos documentales en algunos aspectos, tendrían la categoría de lenguaje estructurado, para la formación de Tesauros.
Algunos tipos documentales son especializados, de ahí que se generan formularios propios para cada institución. Para facilitar la DESCRIPCIÓN, los tipos documentales pueden dividirse en grandes grupos. Schellemberg clasifica los tipos documentales en grandes grupos, lo tipos documentales comunes, personales, de actividades financieras y judiciales, asuntos gubernamentales, que caracterizamos a grosso modo.
Tipos documentales comunes: Son aquellos que se producen en todas las actividades, sean estas judiciales, económicas, gubernamentales, etc.. Por lo general sirven de comunicación entre personas e instituciones. Los más conocidos son los de correspondencia, actas, informes, memorándums, notas y telegramas.
Tipos documentales personales: Son más utilizados en un Archivo Histórico, son documentos producidos por las personas en sus actividades de carácter personal. Toda persona, produce y acumula documentos, desde el documento de identidad hasta los recibos de compras, desde el certificado de nacimiento, los documentos personales, hasta los de entidades encargadas del cobro de impuestos y servicios, se acumulan en los archivos personales de todo ciudadano, podemos efectuar una pequeña clasificación para este tipo de documentos,
Documentos Familiares, Bancarios De salud, Seguros, Vivienda, Documentos fiscales, De locomoción, De trabajo, |
a su vez, por experiencia generalizada, cada uno de estos clasificadores poseen varios tipos documentales, podemos considerar los mas comunes:
Clasificador |
Documento |
Conservación |
Orden Original |
Familiares |
libreta de casamiento |
Permanente |
Registro Civil |
|
Certificado de nacimiento |
Permanente |
Registro civil |
|
Declaración de sucesión |
Permanente |
tribunales
|
|
Sentencia de divorcio |
Permanente |
Tribunales /reg. Civil |
Bancarios |
Extracto de cuenta bancaria |
5 años |
Banco |
|
Extracto de tarjetas |
Según contrato |
Entidad emisora |
|
Recibo pago de préstamos |
3 años de la fecha de vencimiento |
Entidad otorgante |
|
Pagarés |
3 años de la fecha de vencimiento |
Entidad otorgante |
|
Boletas de depósito y extracción |
30 días de acreditado |
Banco |
Salud |
Comp. pago. Hosp. Clínica |
10 años |
Entidad de salud |
|
Análisis, radiografías |
Permanente |
Entidad de Salud |
|
Cuotas medicas, Ob. Soc. |
10 años |
Entidad de Salud |
|
Seguro Contratos |
fecha de vencimiento de póliza |
Compañía Aseguradora |
|
Primas |
Un año d. vencimiento última cuota |
Compañía Aseguradora |
Vivienda |
Contrato de alquiler |
Hasta la entrega propiedad |
Locador /inmobiliaria |
|
Comprobante de pago alquiler |
10 años |
Locador /inmobiliaria |
|
Reglamento de copropiedad |
hasta la venta de propiedad |
Escribanía |
|
Resumen de expensas |
Durante propiedad |
Administrador |
|
Recibo de expensas |
10 años |
Administrador |
|
Titulo de propiedad |
hasta su venta |
Colegio de escribanos |
|
Actas de consorcio |
hasta su venta |
Administrador |
|
Documento por mejoras |
10 años /garantía |
locador |
Recibos servicios |
Gas |
10 años |
Empresa gas |
|
Luz |
10 años |
Empresa luz |
|
teléfono |
10 años |
Empresa teléfono |
Tasas: |
Obras Sanitarias |
10 años |
Empresa Obras Sanitarias |
|
Municipalidad |
10 años |
Municipalidad |
|
Hipoteca |
hasta vencimiento |
Colegio de escribanos |
|
Garantía electrodomésticos |
hasta vencimiento |
Comercio |
Fisco |
Comp. de pago impuestos |
5 años |
Banco |
Automotores |
Permiso de conducir |
hasta vencimiento |
Div. Tránsito Municipal |
|
Tarjeta verde |
mientras sea titular |
Registro de la propiedad |
|
Recibo de patente |
10 años |
Dir. Rentas |
Trabajo |
Diploma de estudio |
Permanente |
Entidad de educación |
|
Matricula Profesional |
Permanente |
Entidad otorgante |
|
Contrato de trabajo |
Permanente |
Entidad otorgante |
|
Recibo de sueldos |
10 años |
Entidad otorgante |
|
Aportes jubilatorios |
Permanente |
Caja o empleador |
|
Solicitud de pensión |
Permanente |
Caja correspondiente |
|
Constancia remuneración |
Permanente |
Empresa |
|
Constancia de prestaciones |
Permanente |
Empresa |
Los tipos documentales personales generan cierto malestar en la clasificación porque corresponden a una persona jurídica, bajo determinadas circunstancias que no son institucionales Ej. los investigadores, los historiadores, intelectuales, escritores, etc., generan documentación particular; en el momento de realizar la clasificación pueden plantear interrogantes al no tener tipificaciones sobre algunos Documentos propios de cada autor, no obstante, algunos trabajos son factibles de clasificarlos rápidamente, sobre todo cuando se trata de cartas, correspondencia, en general, el problema se presenta cuando se encuentran recortes de diarios, revistas, artículos, memorias, álbumes, biografías, discursos, apuntes, ensayos, genealogía, etc..
Tipos documentales financieros y judiciales: Tal como su nombre lo indica, son aquellos que se producen gracias a la actividad económica de una institución y dentro de los judiciales, aquellos que se producen como consecuencia de juicios, procesos, apelaciones, etc. propios de las actividades de tribunales.
En los documentos financieros, es necesario tener un conocimiento básico sobre las actividades y léxico empleado, a fin de dar el tipo documental más acertado posible a la realidad. En la administración moderna un buen número de los tipos documentales son formularios impresos, como recibos, comprobantes de ingresos, asientos diarios, etc. lo cual facilita en cierta manera la identificación rápida del tipo documental.
No ocurre lo mismo con los tipos documentales judiciales, debido sobre todo a la diversidad de planteamientos judiciales que se presentan, además que en la ejecución judicial se producen diferentes tipos dentro de un mismo expediente.
Tipos documentales de asuntos gubernamentales: En la administración moderna es el estado el que provee mayor cantidad de documentación, debido sobre todo a la gran diversidad y magnitud de actividades que efectúa el gobierno a través de sus organismos adyacentes. Asimismo originan tipos documentales muy especializados, dando lugar a gran variedad de formularios sobre actividades complejas. Deducimos entonces que el tipo documental, al ser claramente identificado por el archivero, está dando también a conocer la información generalizada de su contenido[1]
|
Originales |
|
Documentos |
Copias |
Imitativas |
Autógrafas |
||
Auténticas |
||
|
Minutas |
Abreviaturas |
Elio Lodolini: Una clasificación muy simple, divide los documentos en: Diplomas; Libelus; Carta; Noticia.
Siquel Y Roncier: Documento real o apéndix; Documentos confirmativos; Reescritos (no copias sino documentos rehechos).
De Paoli: La clasificación tipológica de De Paoli es mas comprensible para nuestro objetivo de estudios, puesto que nos acerca mucho mejor al concepto de los tipos documentales:
Documentos Públicos: Regios.
Preceptum: utilizado mayormente por los reyes longobardos, merovingios y en las Cancillerías imperiales.
Privilegium: Franquicia otorgada por los soberanos. Se confunde a menudo con el precepto.
Mundiburdium: es una clase especial de documentos propios de la edad Media.
Pactum: Documento o contrato del Estado o soberano, con particulares conviniendo condiciones sobre un negocio o acuerdo común.
Carta: Conocidas también como "cartas pueblas" o "fueros juzgos". Tienen su origen en la famosa carta de Juan sin Tierra a los señores. Son también concesiones otorgadas, generalmente a las abadías, Iglesias, corporaciones, etc. Podían ser impresas o darse a conocer por bandos. En el primer caso eran llamadas "Cartas - patentes"
Mandatum: Similar a la carta, se utilizo en asuntos administrativos. Se clasificaban en generales y particulares, según la extensión de las facultades que otorgan el dador del documento.
Emanados de la Cancillería pontificia. El corriente y antiguo es la "Bula", nombre proveniente del sello que lo validaba, era en forma de bola. También fueron usadas por emperadores romanos y reyes merovingios. En ellas se escribían los actos más solemnes de la vida pública: sucesiones dinásticas, pactos de paz, actos de gobierno, etc. En el Pontificado la bula más antigua es la otorgada en el año 1155 por Adriano IV. El sello de las bulas lleva el anillo del Pescador y el monograma papal, de cera rosada
División: Por su contenido se dividen en Bulas Mayores o de privilegios, que son para los grandes acontecimientos, y Bulas Menores o Letras, son las más comunes.
Según quien las clasifica, pueden ser:
Bulas consistoriales: que provee el Papa con todos los cardenales.
Bulas intermedias: otorgadas por el Papa antes de ser proclamado.
Bulas no consistoriales: otorgadas por el Secretario-Canciller con anuencia del Pontífice.
Breves: Documentos de puño y letra del Papa. Autógrafos. Se redactan en latín.
DOCUMENTOS PRIVADOS
Testamentos: Siguiendo el Código Civil: "En un acto escrito, celebrado con las solemnidades de ley, por lo cual una persona dispone del todo o parte de sus bienes para después de su muerte". (art. 3607)
Donaciones: utilizadas en la Edad Media, generalmente a favor de las Iglesias, Monasterios, etc.; y en la época colonial, testamentos y mandas.
Permutas: Generalmente fue utilizada entre monasterios. Libros, cuadros, esculturas, documentos, etc.
Ventas, censos, arrendamientos: Referidos exclusivamente a documentos de carácter agrario. Tenían fórmulas especiales.
El formato considera la estructura de un documento de archivo que define la forma en que se guarda, principalmente por sus características de tamaño y textura.
Schellemberg lo denomina formato y así se establece en algunos institutos de enseñanza archivística. Mi intención al cambiar "contenedor", es evitar confusiones entre formato y forma, acercándose más a su significado que es la manera en que son reunidos los tipos documentales al ser producidos.
El formato indica el tamaño. Contenedor lo indica como recipiente, algo que contiene, en nuestro caso a los DOCUMENTOS. El contenedor, de acuerdo con su forma física y modo de operación, lleva distintos nombres o nominaciones generales que están de acuerdo con su propia naturaleza. Theodore R. Schellenberg designa tres grupos:
l) Volúmenes: Este término es también bibliotecológico. Se denomina volúmenes cuando los documentos pueden ser encuadernados hasta cobrar el aspecto de un libro. Se denomina también libro. Es necesario aclarar que clase de volumen es, por ejemplo: Libro de Cuentas, Libro Mayor, Libro Copiador, Libro de Actas, etc., y si fueran de un solo tipo documental especificar si es un empaste o un cuaderno.
2) Unidades archivables: Lo consideramos como el más común dentro de la Administración Pública, puesto que se trata de determinadas estructuras físicas que permiten colocar los documentos referentes a un solo asunto. Es necesario también aclarar que clase de unidad es, si se trata de carpeta, legajo, expediente, archivador de palanca, folder, etc.
3) Unidades ordenadas deliberadamente; A estas unidades Schellenberg, las denomina como series de determinada ordenación. Si hablamos de series confundimos con la clasificación general, es preferible llamarlas "unidades ordenadas"; sería lo que en terminología inglesa se denomina "files" que obedecen a un orden determinado por las actividades mismas. Este orden puede ser alfabético, numérico, etc.
La cantidad es una cualidad o propiedad de lo que puede medirse o numerarse, o de lo que es capaz de aumento o disminución. A. Menge, Quantität; F. quantité; I. quantity; It. quantità; P. Quantidade. Hablamos archivísticamente de determinado número de unidades documentales. Fue Aristóteles quien hizo de la cantidad un género supremo (categoría) del ser, atribuible a un término como respuesta a la pregunta ¿cuánto? e inseparable del concepto de divisibilidad. Kant le otorgó significación trascendental (como condición de toda experiencia posible) y la relacionó con los juicios universal, particular y singular. Para Hegel, como «cualidad convertida en negativa», es determinación segunda del ser como tal o cualitativo. Por último, para Engels y para el materialismo dialéctico, su alteración es lo que modifica la cualidad.
En la descripción es muy importante saber la cantidad puesto que nos orienta acerca del espacio que ocupa la documentación; nos da un cálculo aproximado del crecimiento documental anual y nos permite prever el espacio necesario que se requeriría tanto en el propio Archivo administrativo como en los Archivos Intermedio e Histórico al efectuarse el traslado o la transferencia.
Es necesario verificar si la documentación está colocada de canto o "acostada". Si la documentación está de canto se miden longitudinalmente y paralela al horizonte o al piso; si la documentación está acostada, se mide perpendicularmente al horizonte o al piso, indicando en la Descripción la totalidad de Documentos en metros lineales; así mismo es necesario determinar la cantidad exacta de volúmenes y unidades archivables o de conservación.
La forma es la figura exterior de la materia. Pero la acepción que más nos interesa es como el molde en que se vacía y forma alguna cosa. Lo cual nos acerca más al contenedor, la forma suele pasar como seudónimo del formato, lo cual se presta a confusión de conceptos. La Forma también nos acerca al concepto de la formalidad. A. Form, Gestalt; F. forme; I. form, shape, fashion; It. forma; P. Forma.
Theodore R. Schellemberg habla de Forma, lo cual confunde fácilmente con el formato, de ahí que la denominación de forma es preferible cambiarla por la de soporte, puesto que el soporte contiene a la información, vale decir si está en original o si está reprografiado (copias, multicopias, fotocopias, etc.) todas las variedades de reproducción del original. Tendremos entonces un soporte original o soporte reprografiado. El soporte mas bien se conceptúa como apoyo o sostén de información. Como Cualquier medio sobre el que pueden almacenarse datos, es decir, una memoria para datos. Puede consistir en cintas o discos magnéticos, soportes perforados (ficha o cinta) o formularios de marcas ópticas, papel, pergamino, papiro, metales, etc.. A. Stütze; F. support; I. support; It. supporto, sostegno; P. Suporte.
En este punto es necesario hablar un poco del contenido del tipo documental, ya que tendríamos que separarlos en grandes grupos para describirlos, es decir, es necesario verificar si es el original o la copia la que se encuentra en el Archivo. Si es copia también es necesario aclarar si esa copia es de carbónico, si es copia a máquina (recopilación), si es fotocopia del original, si es fotocopia de copia, si es microfilmada, etc.
Los documentos de archivo, producidos en el marco legal de una actividad administrativa, después de todo un proceso administrativo, y luego archivístico, se convierten en testimonios, considerados como fuentes de estado de derecho, de identidad, y pueden también, obedecer a intereses privados y particulares: son muchas las razones por las cuales los documentos pueden presentar problemas de origen o nacimiento, acorde a los intereses de quienes los crean. Esto se observa con mayor claridad en los tribunales de justicia, donde la intencionalidad de un documento se planificada en razón de un estado de derecho.
Durante el trámite, los documentos originales pueden sufrir cambios, modificando su transmisión y objetivo, de modo que se presentan versiones sobre un mismo tema, o deformaciones, modificaciones del sentido original en el cual fue concebido, en todo caso las modificaciones son intencionales, reestructurando e interpretando los textos en su presentación. Así mismo, estos documentos fueron concebidos con un número determinado de copias, que se agotan en las distintas presentaciones del trámite. Es necesario entonces sacar nuevas copias de estos documentos, por ejemplo la Partida de Nacimiento, que figura en una enorme variedad de trámites, para lo que se requiere copias legalizadas para cada caso que se presente; hoy en día estas copias no son tan problemáticas debido a los avances tecnológicos, que nos permiten obtener una multitud de copias, legalizarlas con facilidad tal que abusamos de estos trámites, pero hasta algunas décadas atrás, estos documentos se duplicaban por procedimientos más rústicos, estos documentos sufrían alteraciones por la cantidad de copias que se obtenían en un lapso de tiempo prolongado, con modificaciones interpretativas, interpolaciones y transformaciones.
Es aquí donde se consideran los conocimientos adicionales sobre Diplomática y Paleografía de los archiveros, hablamos de Soporte y de Forma, hablamos de la "Tradición Documental" de la Diplomática, un equivalente al Ciclo Vital de los Documentos actuales.
La tradición Diplomática corresponde en nuestros tiempos modernos al trámite, y las diversas maneras de transmisión de sus significados, considerando los diferentes sucesos y accidentes de los documentos a través del tiempo, desde su nacimiento hasta llegar a los archivos de conservación permanente. Estamos hablando del Ciclo Vital de los Documentos.
El conocimiento preciso del Ciclo Vital de los Documentos ayuda al archivero en sus tareas de identificación de fondos. El conocimiento de los distintos trámites marca el grado de relación existentes entre los documentos, y establece un control de los documentos originales y copias.
Todos los trámites que se efectúan manifiestan dos aspectos únicos sobre la forma documental, los documentos son archivados en forma de original, o en forma de copias.
Y hablando de Clasificación, se establecen tambien algunas categorías sobre la relación entre el Original y las distintas formas de copias, así tenemos:
- Minutas
- Originales:
a) Unico:
- autógrafo
- heterógrafo
b) Múltiple (duplicados, triplicados...)
-Categorías intermedias:
a) ampliaciones o seudo-originales
b) renovaciones o neo-originales
c) inserciones:
- confirmaciones
- vidimus
- Copias:
a) autógrafas
b) certificadas o auténticas
c) figuradas
d) libres o simples
e) en Códices Diplomáticos:
- registros
- cartularios
Estos aspectos, han sido tratados en el contexto de la Diplomática, coincidiendo con la sistematización del francés Alain de Boüard[2] que manifiesta, resumiendo, que todo documento puede ser clasificado en uno de estos tres grupos: Minuta, original y copia.
MINUTAS. Las minutas son consideradas en tiempos modernos como las notas grises o borradores, bocetos, escritos preparatorios, su nombre se debe a que son muy breves. Tal es así que de estas notas nacerán los documentos considerados como originales. “Ya en las leyes de Justiniano se distinguieron perfectamente los términos scheda (que significa apunte) e instrumentum in mundum redactum (documento puesto en limpio). De modo que las minutas son notas que contienen los datos esenciales para la redacción definitiva del documento”[3].
A nivel notarial, originalmente las minutas se abocetaban en la cara más áspera del documento, pars pili, conocidas como "notas al dorso del documento", mientras que en la cara mas lisa, pars munda, se redactaba el documento mismo, esta práctica desapareció cuando dichas anotaciones se efectuaban en libros aparte. Desde el punto de vista Archivístico, se debe tener en cuenta que las minutas, notas grises, bocetos, carecen de valor jurídico y que son proyectos que no siempre terminaron en un original. Lógicamente, podemos afirmar que una minuta se convierte en original sólo con añadirle la firma del autor. Es conveniente sin embargo, guardar todas esas notas, respetando los principios archivísticos, supuestamente y haciendo constar en la descripción.
DOCUMENTOS ORIGINALES. La aplicación de el término original aplicado al documento como adjetivo, se usaba en los tiempos de la escritura Capital y Uncial en Roma, otorgándole más bien un significado de autenticidad, esta autenticidad no se ve en las copias. Esta situación se prolonga hasta la Edad media, empleándose el término authenticum para los originales.
Sin muchas vueltas, consideramos a los documentos originales los realizados por voluntad propia de sus autores. Realizada en forma primigenia, como primera escritura, perfecta y acabada, permitiendo obtener de ella las copias necesarias. Intrínsecamente en el original se manifiestan en forma correcta las características internas y externas de los documentos que lo estudiamos archivísticamente, aparte que algunas características no archivísticas como incisiones, signos especiales, sellos... son características que no se presentan en la minuta ni en las copias, de la misma forma como se presenta en el original.
Autógrafos y Heterógrafos: Cuando hablamos del término original, cabe pensar que, estrictamente hablando, sólo podríamos clasificar a los documentos ológrafos, hológrafos o autógrafos, este último del griego autógraphos, por ser éstos los únicos que intelectual y escrituralmente, dado que es escrito de puño y letra, surgen del autor.
En la actualidad, consideremos original a aquellos que intelectualmente proceden de un autor, aun cuando escrituralmente no sea así, a estos documentos se los denomina como heterógrafos.
Originales múltiples: Son frecuentes en el mundo moderno, la redacción de documentos cuyo contenido sustantivo implica requerimientos y obligaciones a los fines determinados por las actividades administrativas. Así, Autor y múltiples destinatarios de las distintas circulares en instituciones multinacionales. En algunas instituciones se presentan requerimientos de cautela y seguridad y de conservación, lo cual hacen que se multipliquen los originales.
En este sentido, casi todos “los diplomatistas acuerdan en que estas categorías escapan a toda definición jurídica, pues son originales en plenitud dispositiva o probativa”[4].
CATEGORÍAS INTERMEDIAS
Ampliaciones o pseudo-originales. No corresponde a los originales múltiples, considerando que se modificó su fecha de elaboración, faccionamiento, en términos reales se trata de un duplicado, que conserva todos los atributos del original, por lo tanto revestido de autenticidad y fidelidad.
Renovaciones o neo-originales. Es una sustitución del documento original, en fecha posterior, autenticado en forma legal, para suplirlo por necesidades manifiestas tales como nuevos trámites, pérdidas, o destrucción.
Inserciones. Se da solo cuando el texto de un documento es reproducido e incluido en otro documento, siendo este resultado con características y esencia propias.
Confirmaciones. Diplomática y legalmente son documentos jurídicos que reiteran relaciones económicas, personales, concesiones y disposiciones, consignadas en documentos anteriores, con el fin de renovar su fuerza o vigencia legal. Son particularmente estudiados en el CVD porque incluyen, documentos anteriores, que sirvieron como precedentes.
Vidimus o vistas. Considerase a las transcripciones auténticas de un documento, hechas bajo la garantía de una autoridad constituida. Constituyen un acto jurídico nuevo, y no tienen por objeto la reedición del documento que se copia.
COPIAS. Designadas en latín como exemplum, sumptum, translatum... Se realizan con dos finalidades claras: Reproducir originales existentes y sustituir originales perdidos.
Al igual que los originales las copias podemos clasificarlas de la siguiente forma:
Copias autógrafas. Son las hechas por la misma mano del autor del original sea ológrafo, o heterógrafo. Son en su creación muy cercanas al original, pero son distintos en su aspecto, del original.
Copias certificadas. Son aquellas que al ser legalizadas en forma pública, se avala su fidelidad por una autoridad distinta a la del autor. Legalmente surten los mismos efectos que el original.
Copias figuradas. El copista o copiador, reproducir el texto y los caracteres de los documentos, caracteres gráficos, suscripciones, signos, marcas, sellos, contemporáneas del documento original, en la actualidad hablamos de las fotocopias, que no tienen valor probatorio dentro del ámbito del Derecho.
Copias libres. Son documentos cuya fidelidad no responde ninguna autoridad legalmente creíble, se reproducen sólo caracteres internos; contenido sustantivo, fechas.
Las copias en auxiliares descriptivos. Los registros en los auxiliares descriptivos son asientos de documentos. Son fuente de indudable valor para la investigación.
Los caracteres internos se refieren más al contenido del DOCUMENTO pero para hacer una DESCRIPCIÓN del contenido de cada DOCUMENTO resultaría una labor pesada e innecesaria, por lo que se ha visto conveniente resumir aquellos caracteres comunes en todos los DOCUMENTOS y que a su vez indiquen una referencia documental que nos permite ubicar y conocer su sentido en el auxiliar descriptivo. Así tenemos que las propiedades principales de todo DOCUMENTO son: la entidad productora, los orígenes funcionales, la fecha y lugar de producción (denominada también datación) y el contenido sustantivo.
Todo DOCUMENTO es producto de una actividad, es decir no hay DOCUMENTO sin acción mediante, por lo tanto todo documento refleja una acción. Consecuentemente existe siempre una entidad que acciona, y como producto de esa actividad surge el testimonio, el DOCUMENTO.
La entidad productora tiene vital importancia en la Archivología, puesto que determina la procedencia del DOCUMENTO. La Procedencia es el origen, o el principio, toda existencia se sujeta a una procedencia, para nosotros es el punto de salida de un documento. A. Provenienz, Herkunft; F. provenance; I. provenience, origin; It. procedenza; P. Procedencia. A la procedencia es conveniente caracterizarla si es pública, privada, religiosa, militar etc..
La entidad productora y la procedencia del documento son conceptos correspondientes y sinónimos.
El Principio de Procedencia indica de donde proviene el DOCUMENTO y legalmente a donde pertenece. Sobre este concepto existen problemas de interpretación, para evitarlo se realiza un análisis de la procedencia y la pertenencia. Schellemberg habla de la procedencia con carácter archivístico. p. e. un expediente será archivado donde se resuelve y archiva y no siempre donde se tramita.
Entonces el Principio de Procedencia es donde nace, donde se origina el DOCUMENTO, y el principio de pertenencia a donde pertenece, donde queda naturalmente el DOCUMENTO.
El Archivo determina el Principio de Procedencia y le otorga ubicación, razón por la cual hay que tener en claro la diferencia de conceptos.
La entidad productora determina la procedencia. Gunnar Mendoza nos hace una clara exposición sobre este principio. La procedencia literal sería la del lugar donde nace el DOCUMENTO; la archivística es el lugar al cual pertenece el DOCUMENTO.
La Entidad Productora debe ser necesariamente descripta en cualquier unidad documental. Alude directamente a la persona jurídica, es decir, el documento puede ser producido tanto por una persona como por una institución. Si es institución puede dividirse en dos grandes grupos, los públicos y los privados. Al determinar la entidad productora también limitamos el campo del contenido, porque cada Institución tiene sus propias funciones. Si la entidad Productora es una persona, al describir hay que procurar tener en cuenta la actividad que desempeña esta persona en la sociedad, lógicamente que esto nos dará una pauta del contenido documental sin necesidad de leerlo todo.
Cuando no está claro el origen de un DOCUMENTO, tampoco queda claro su valor y su sentido. Para fines prácticos no es suficiente el nombre de la Institución Productora sino que es preciso poner el nombre del Departamento y la Oficina que produjeron el DOCUMENTO. Hay que asentar un número de escalones como mínimo, escogiendo un término medio.
Todo DOCUMENTO válido lleva necesariamente la fecha, aún cuando no todos llevan el lugar. Se llama también data, de ahí el nombre de datación, nota del tiempo y lugar en que se hace u ocurre una cosa. A. Datum; F. date; I. date; It. data; P. Data. En algunos casos no hace falta escribir el lugar porque es fácilmente deducible, o se presume. El lugar es el sitio donde ocurre, sucede, se efectúa algo. A. Ort, Stelle, Platz; F. lieu, endroit; I. place; It. luogo; P. Lugar. Así tenemos que los DOCUMENTOS que sirven para efectuar un trámite interno de una institución, si no llevan membrete, muchas veces descuidan este detalle. La fecha y el lugar son las coordenadas del nacimiento del DOCUMENTO.
La fecha y lugar de producción, más conocido como datación, nos da una pauta del cuando y del donde, que también son descriptores de la ubicación, el cuando nos da un orden cronológico, generalmente es la datación la que nos da indicio del Principio del Orden Original de los DOCUMENTOS, es decir, en que orden fueron creados los DOCUMENTOS, que hay que respetarlo. En los DOCUMENTOS jurídicos cobran enorme importancia, lo mismo que para las investigaciones, permiten determinar el tiempo de validez del DOCUMENTO, y cuando la clasificación así lo requiera, permite el ordenamiento cronológico.
Un DOCUMENTO puede tener varias fechas. Normalmente se usa la última fecha, porque es la fecha de la resolución final.
Fechas topes: se usan para la DESCRIPCIÓN, son la primera y la última fecha de una serie documental o de una unidad de conservación.
Consiste en la función o actividad por la cual se produce el DOCUMENTO; distinguimos dos clases de funciones o actividades:
Facilitativas: cuando las actividades se abocan a facilitar los tramites, meramente burocráticas.
Sustantivas: cuando las actividades hacen a los fines.
Cuando se realizan las labores descriptivas es necesario especificar la función o actividad a la que se refiere el DOCUMENTO. Schellemberg llama origen funcional; que está relacionado con el tipo documental y con el nombre de la serie.
El origen funcional es equivalente al contenido sustantivo, cuando el auxiliar descriptivo tiene como unidad de asiento la Serie.
Cuando cada asiento es una serie completa, el origen funcional es el contenido sustantivo. En cambio cuando es una unidad documental simple, no se usa origen funcional. En la práctica lo vamos a poner pocas veces.
Los orígenes funcionales cobran una importancia vital para el archivero, puesto que determina la función administrativa que motiva la documentación, al mismo tiempo que nos indica la causa por la cual fueron producidos. La causa generalmente nos da la importancia del DOCUMENTO, lo que nos hace suponer que un DOCUMENTO por felicitación de cumpleaños no cumple la misma función ni tiene la misma importancia que un informe de actividades.
Cuando no es muy claro el origen del documento, tampoco queda claro su valor y sentido. Al describir hay que tomar en cuenta esto. Muchas veces no es suficiente el nombre de la Institución Productora, que es necesario poner el nombre del Departamento y oficina que produjeron el documento.
La función es bastante genérica para especificar las labores que desempeña una Institución para el logro de sus objetivos, para ser más específicos denominamos "actividades", y más específicamente acciones.
El término trámite enumerado por Schellemberg es así mismo genérico, puesto que anuncia una serie de pasos que sigue un determinado DOCUMENTO para lograr una resolución. Estos términos de funciones, actividades, acciones y trámites son aplicables a toda administración y a toda persona jurídica, puesto que la constancia es el DOCUMENTO mismo.
Argumento, tema, extracto. Su nombre mismo lo indica, es el contenido substancial por el cual ha sido necesario producir el DOCUMENTO, a este contenido se lo denomina asunto o tema principal. En la administración moderna se procura que este contenido sea lo más preciso posible en la relación con las actividades de cada institución. Se utiliza en la DESCRIPCIÓN cuando se realiza documento por documento, cuando se elaboran auxiliares descriptivos como el inventario analítico y el catálogo.
El contenido sustantivo, es el carácter más amplio, contiene temas de personas, lugares, cosas, fenómena; al decir personas limitamos un poco con personas jurídicamente constituida. Al querer hacer un inventario por persona tendremos una gran cantidad de INFORMACIÓN sobre personas.
Esto da una pauta de la validez del DOCUMENTO, mediante los valores primarios del DOCUMENTO, sobre la importancia de ciertos de estos factores sobre los demás, no hablamos de temas, no los archivamos por tema, dado que es una cuestión más bibliotecológica, en el Archivo casi no se usa el tema, este se encuentra más que todo en el tipo documental ya que este nos da ya una idea cabal del tema. El tema por lo general puede referirse a las personas jurídicas y sus acciones, a los lugares, a las cosas y a la Fenómena.
Personas. Al hablar de personas nos referimos a la persona jurídica, es decir, que puede ser una persona como una institución. Así mismo estas pueden ser públicas y privadas, como habíamos mencionado anteriormente.
Lugares. Se refiere generalmente a regiones geográficas, así mismo puede incluirse a dependencias en distintos lugares de la misma Institución. Al describirse, es preferible siempre partir de lo general a lo particular, es decir regiones, países, provincias, municipios, pueblos, ciudades, villas, etc.
Cosas. Encierra en su concepto objetos materiales. Se subdividirían en dos grupos, los artificiales, en los que interviene la mano del hombre, los mismos que se subdividirían de acuerdo con las especialidades a que corresponden. Si hablamos de automóviles, tractores, maquinarias, generalizaremos como mecánica; si hablamos de puentes, caminos, represas, consideraremos como ingeniería, etc. y las cosas naturales que a su vez se subdividirían de acuerdo con los reinos de la naturaleza la designaremos como minerales, vegetales y animales.
Fenómena. Se refiere sobre todo a las múltiples manifestaciones fenomenológicas, como consecuencia de una organización social, tales como políticos, económicos, sociales, religiosos, científicos, militares, etc. Los períodos cronológicos son comunes en todo el contenido sustantivo, pudiendo describirse por eras, siglos, décadas, años, meses o días.
[1]Vázquez, Manuel. Auxiliares Descriptivos I (Inventario y Guía). Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. C.I.D.A., Córdoba, 1978. pág. 5.
[2] Boüard, Alain de; Manual de Diplomatique Francaise et Pontificale. Diplomatique Général. Paris.
1929.
[3] Tallafigo, Manuel Romero. La Tradición Documental. Originales y Copias. En: Archivística. Curso Básico. Major. Córdoba. 1981. Argentina.
[4] Tallafigo, Manuel Romero. La Tradición Documental. Originales y Copias. En: Archivística. Curso Básico. Major. Córdoba. 1981. Argentina.
Dejar comentario