Publicado el: 26/10/2024 / Leido: 15827 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
El Ciclo Vital de los Documentos (CVD) es un parangón con la naturaleza; puesto que se ocupa de la gestación, nacimiento, vida, muerte, fenómenos que se observan también en los Documentos.
Al hacer la comparación, generamos conceptos como gestación del Documento, en el momento de que se diseña; nacimiento, cuando es creado; vida, tiempo de utilidad que presta y muerte, cuando cierto tipo de Documentos son expurgados al comprobarse su inutilidad.
Algunos sostienen que el Archivero debe ocuparse de la vida y muerte del Documento y allí termina su función, otros autores sostienen que el archivero debe preocuparse desde el nacimiento en la que tiene injerencia directa y aun los hay que sostienen que el archivero debe preocuparse desde la gestación del Documento.
En el momento de crear un nuevo tipo documental, es necesario consultar al archivero, para no repetir Información. Su injerencia tiene que ser desde la gestación.
Decimos muerte del Documento por destrucción premeditada; cuando esto no sucede tenemos el traslado a un Archivo Intermedio o Histórico, transferencia a un Archivo eventual, o su conservación permanente, si el Documento es aprobado para su conservación.
Ser viviente -----------------------Muerte
Ciclo Vital---.Gestación--. Nacimiento--- Vida.
Documento ----------------------------------- Destrucción
Traslado
Trasferencia
Conservación
Permanente.
Cuadro: Ciclo Vital de Los Documentos
EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS (CVD)
Algunos Autores consideran más bien como las tres edades de los documentos, el problema es que al mencionar estas tres edades, son mas bien decisivas y no se pueden incorporar ninguna otra, considero que la expresión “Ciclo Vital de los Documentos” es más acertada, porque nos permite analizar a los documentos en sus distintas acepciones a lo largo de su vida.
Normalmente como personas civiles, estamos acostumbrados a tratar con archivos cercanos a nuestros intereses, cuando realizamos algún trámite necesario, nos acercamos a un archivo cuando queremos extraer información, pero difícilmente percibimos que los documentos, son permanente removidos de sus sitios, cumpliendo determinados requisitos, tramites y traslados hasta su estacionamiento definitivo. Menos aun, veremos como los archiveros continúan realizando una labor con los que fueron nuestros papeles, aun más allá de lo que nuestros intereses sobreviven, no sabemos que los archiveros determinan la categorización de los archivos en los cuales reposaran los documentos cumpliendo cada una de sus edades o ciclos.
Los archivos de la Antigüedad y la Edad Media distinguen perfectamente, los documentos caducados de los documentos que sirven al propósito de la entidad productora, pero no los clasifican ni los separan en depósitos distintos.
Con el desarrollo de las teorías económicas y la formación de los estados modernos, se consideran a los archivos depositados como un problema muy engorroso ante el incremento documental, es cuando el interés se centra en la información que contiene para el estudio del pasado inmediato (utilidad histórica) y se toma conciencia que para algunas personas era su certificado de propiedad. Utilidad legal). “Es evidente que en el lapso de una generación, las cosas han evolucionado notablemente. No hace mucho tiempo los archivistas de la mayor parte de los países europeos, fieles a la concepción que lentamente se había elaborado en el curso del siglo XIX, estaban de acuerdo en querer ser, ante todo, si no exclusivamente, historiadores y en considerar sus depósitos como centros de conservación de fondos de archivo de valor permanente al servicio de la investigación histórica.”[1]
Consideremos, que para las regiones de habla hispana, el concepto de archivo como depósito de documentos tramitado, relacionado a su origen, organizado por series, estableciendo perpetuidad de los documentos, servicio de consulta, instalación en lugares seguros y adecuados, surgen como consecuencia de las Ordenanzas de 1588, en el Archivo de la Corona de Castilla, situado en el Castillo de Simancas por Carlos I.
Este concepto de Archivo permite desarrollar los principios de la archivística moderna.
En el siglo XVIII se crea el Archivo General de Indias, con la particularidad de reunir documentos concernientes a las colonias españolas de América y Filipinas, teniendo como objetivo el servicio de consulta para redactar la historia de América, según el deseo de Carlos III.
Esto nos permite comprender la existencia de dos clases de archivos, los administrativos, mejor comprendidos por Norteamérica, y un buen número de países americanos, que procura tener una administración eficiente, y los históricos, mejor comprendido por Europeos, gracias a su desarrollo histórico desde el cristianismo.
En la medida que crece la población, el incremento de la producción documental se hace incontrolable, los archivos no se abastecen del tiempo necesario para recibir, ordenar, describir y servir los documentos que la entidad productora demanda del tratamiento adecuado del enorme caudal de información que produce, por lo que no puede atender el otro aspecto, el histórico, además que pierde importancia y perspectiva dado que los empleados de las administraciones no son historiadores ni comprenden esa perspectiva, como para estar preparando los documentos para aquellos que requieren información para reconstruir el pasado. “En estas condiciones cabría preguntarse si no se hallaba próximo a un divorcio entre dos concepciones del oficio del archivista; entre la del archivista historiador, ajeno a la administración, y la del archivista administrador sin verdadera perspectiva histórica.” [2]
La creación de archivos intermedios parece ser una solución, constituyen un depósito documental entre administrativos e históricos, los documentos allí depositados aun pertenecen a sus dueños originales, mientras que una vez transferidos al histórico, se transforman en patrimonio de la sociedad que los creó. Se origina así todo un contexto sobre el patrimonio documental de la sociedad moderna.
En estos aspectos que contemplamos, el documento de nuestro trámite paso por varias etapas que constituyen su ciclo de vida, tanto la información que contiene, como su soporte, al unísono, tal como lo determinan los principios de unificación se conforma el Ciclo Vital de Los Documentos, no puede haber desde este punto de vista, un ciclo vital de la información, así de simple ni un ciclo vital de los documentos, por separado, puesto que uno sin el otro, información y soporte, dejan de ser automáticamente; para comprender esta situación nos remitimos a los principios enunciados en la Teoría de los archivos.[3]
TRASLADO Y TRANSFERENCIA: Los Traslados y las Transferencias son acciones semejantes desde el punto de vista archivístico, encaminadas a mover los documentos de un ámbito o área a otro, la diferencia radica en la razón legal de cada uno.
Se trasladan los documentos de un archivo eventual, que puede ser la oficina productora, al archivo central de la misma institución o a un archivo intermedio, estos documentos normalmente son trasladados atendiendo a estas dos razones:
Terminaron los objetivos de su trámite,
Se cumplió su plazo precaucional.
La entidad productora es dueña de los documentos, ejerce sus derechos sobre tales y no requiere ninguna condición para acceder y consultar a sus documentos propios. La entidad, en concordancia con las leyes del lugar, puede establecer restricciones para la consulta de sus documentos.
Se transfieren los documentos de un archivo eventual, que puede ser la oficina productora, o de un archivo central de la misma institución o de un Archivo Intermedio, a un Archivo Histórico, donde permanecerán definitiva e indefinidamente. Estos documentos normalmente son transferidos atendiendo a:
Terminaron los objetivos de su creación en la institución que los generaron,
Su consulta es prácticamente nula,
Se cumplió su plazo precaucional en el Archivo Central de la Institución.
Resulta incomodo conservarlo al no ser utilizado.
Al efectuarse la transferencia, la entidad productora no es más la dueña de los documentos, es el Archivo General o en algunos casos el Archivo Histórico, quienes ejercen derechos sobre los documentos ingresados a su dominio, por lo tanto es dictamina cuales han de ser los requisitos para acceder y consultar a los documentos transferidos, que se convierten en patrimonio cultural.
En ambos casos, las responsabilidades del traslado o de la transferencia, son decisiones y acciones tomadas por cuenta del productor de los documentos. Las responsabilidades se extienden en muchos casos hasta el Archivo Intermedio, y en su ausencia, hasta el Archivo de Conservación Permanente.
Los traslados y las transferencias, previo el consenso del envío, el trabajo de organizarlo, se realiza en la entidad u oficina productora de los documentos, el archivo de recepción incorpora los documentos a los fondos u otras unidades documentales del archivo, es decir, al conjunto organizado de los documentos.
Estos aspectos nos dan entonces determinadas pautas sobre la formación de los archivos y el Ciclo Vital de los Documentos (CVD). Así tenemos que algunos autores estudian estos aspectos clasificando básicamente tres etapas que las podemos definir como básicas, y a los largo de su análisis van generando nuevos conceptos sobre su desarrollo. En el Manual de Archivología Hispanoamericana, Aurelio Tanodi sostiene y hace distinción de tres fases:
Pre-archivística, Archivística, y Fase Histórica la última etapa; comparte de esta opinión Elio Lodolini.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Según los conceptos de Aurelio Tanodi, Elio Lodolini, Ives Perotín.
1.- Fase Pre - Archivistica.
2.- Fase Administrativa
3.- Fase Histórica.
Resumimos para comprender el contenido de esta fases:
Fase primera: Llamada también Prearchivística. Esta fase comprendería lo que definimos como
recepción,
adquisición,
reunión de documentos
y trámite.
Para Tanodi sería la Archivalía (analizamos este término) en potencia dentro de la entidad productora[4].
Los documentos son elaborados en la entidad o recibidos para el cumplimiento de un determinado trámite o comunicación. La recepción se realiza en las mesas de entradas o alguna oficina destinada a este fin, que en la mayoría de los casos, se ocupa de registrar los pasos adecuados del trámite que se realiza.
El autor del Manual introduce un término, Archivalía que los estudiamos con detenimiento. “Por Archivalía entendemos todo el material escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprógrafo[5], sonoro, audio-visual (películas) proveniente de una entidad, producido o recibido, en función de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desde el momento en que cumplió su función inmediata que origino su creación, y se conserva con fines administrativos, jurídicos y científicos y culturales”[6] Es comprensible la intención de definir a los documentos del archivo en forma identificable, estoy plenamente de acuerdo con ese aspecto, es necesario tener en cuenta que los libros y las librerías son términos específicos de la bibliotecología, y es conveniente que la archivología comprenda un lenguaje propio. El problema es el término mismo. Por la definición que se le da a la Archivalía, es fácil de entender que algunos tratadistas los confundan con los archivos, primero debemos tener en claro que los archivos hacen a la Archivología como la documentos hacen a la Diplomática, lo que se busca con el término Archivalía, es lo que hace al archivo. “La palabra Archivalía no ha recibido, todavía, su carta de ciudadanía en la lengua castellana”[7] es conveniente entonces que los lingüistas, lejos de la influencia de los entusiastas de siempre, analicen la palabra en su aceptación adecuada, posiblemente sea Archivería un término acertado. Archivale y archivalien, son singular y plural en alemán, en ingles es Archivalía al igual que en italiano.
Fase segunda: Denominada por Tanodi "Archivalía verdadera", se produce cuando los documentos cumplieron su objetivo inmediato, o los fines para los cuales han sido creados. En esta fase los documentos cumplieron su trámite; pero, se conservan por un tiempo prudencial en los archivos de las entidades productoras, para fines de consulta, formación de precedentes, antecedentes o posteriores reclamos que se presenten, se utilizan también como antecedentes o precedentes, cumplen necesidades administrativas. La consulta es esporádica.
Fase tercera: Los documentos se transforman en fuentes de consulta para los fines prácticos, científicos y culturales, generalmente se guardan en los archivos históricos o los correctamente denominados Archivos Generales.
Sobre estas tres fases estamos de acuerdo, pero es necesario considerar que los comportamientos del Archivero abarcan a todas las fases del documento, no solamente a la fase administrativa o histórica, sino que es de injerencia archivística la determinación de los caracteres y formulación de información de los documentos. La práctica profesional entonces abarca a todo el CVD y no solo “una vez cumplidos sus objetivos para los cuales han sido creados"[8].
Posteriormente encontramos el Ciclo Vital de los Documentos, (CVD) señalando las fases pre-archivísticas, administrativas e históricas, en los trabajos efectuado por Manuel Vázquez.
Manuel Vázquez habla también de las tres fases, pero hace una acotación; la fase prearchivística, la divide en dos momentos de gestación, y de trámite. En la fase administrativa habla de un momento de vigencia y un Momento de Plazo precaucional. Y la fase histórica la deja en esa situación porque luego de la finalización de la vigencia comienza la etapa para el investigador.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Concepto de Manuel Vazquez. Anterior
1.- Fase Pre-archivística. Momento de Gestación
Momento de Trámite
2.- Fase Administrativa: Momento de Vigencia
Momento de Plazo Precaucional
3.- Fase Histórica.
Posteriormente, Manuel Vázquez, modifica los momentos:
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Concepto de Manuel Vázquez.
1.- Fase o edad administrativa. Momento de planificación del tipo documental.
Momento de Tramitación
2.- Fase o edad administrativa: Momento de Vigencia
Momento de Plazo Precaucional
3.- Fase o edad permanente o histórica.[9]
Como podemos apreciar en el cuadro, Manuel Vázquez modifica los momentos de Planificación del Tipo Documental, y tramitación, en la Fase Pre-archivística y de vigencia y Plazo Precaucional en la fase administrativa.
Gunnar Mendoza, habla de tres etapas pero modifica una primera como Activa: la vida del Documento. Una Inactiva: sería la etapa de selección documental y una tercera etapa de Conservación Permanente.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Según los conceptos de Gunnar Mendoza.
1.- Fase Activa
2.- Fase Inactiva
3.- Conservación Permanente.
Es necesario observar que en algunos textos se hace referencia a Archivos activos, pasivos, inactivos, vivos o muertos, porque se refieren al momento de vida del Documento que está trabajndo.
La fase activa: Cuando el documento se produce y, por el valor de su contenido sustantivo, posibilita y facilita el cumplimiento de las funciones, actividades y trámites de los individuos y de las entidades. Considero que esta denominación es más natural desde el punto de vista de los documentos mismos, que se encuentran en plena actividad institucional.
La fase inactiva: O de transición, según el mismo autor, considerada cuando los documentos han perdido su valor activo, y han cumplido los trámites actuales, consecuentemente deben ser evaluados para identificar los valores vigentes de su información.
La fase de conservación permanente: Se produce cuando el documento es reconocido por los valores de la información contenida, por consiguiente se preserva en archivos de carácter permanente o históricos como comúnmente se los designa. Esta denominación es más correcta que la “histórica”, respeta mejor los valores informativos de los documentos, que no son solo históricos, y despega un poco esa dependencia de aquellos que consideran a los archivos como estados históricos más que administrativos, de ahí que muchos “historiadores” no estén de acuerdo con esta denominación.
Schatz realiza una intercalación, una Edad Intermedia del Documento, la misma que tiene una sub-clasificacion de acuerdo a la consulta que se efectúa, una primaria frecuente, primaria eventual, y por ultimo secundario.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Concepto de Schatz.
Fase administrativa.
Edad Intermedia: Primario Frecuente
Primario Eventual
Secundario
Fase Histórica.
Schatz conceptúa el CVD como una fase netamente administrativa, del cual se desprende una Edad Intermedia, con la subdivisión de Primario Frecuente, Primario Eventual y Secundario, para luego conformarse la fase histórica, éste modelo, visto desde el punto administrativo, es uno de los más acertados. Considerando que el grueso de los profesionales archiveros trabajan en la administración y apenas una minoría en los archivos históricos. Así mismo, los Archivos Intermedios, constituyen una solución en muchos lugares, para evitar la acumulación excesiva en los repositorios administrativos.
Haciendo un repaso sobre lo aquí expuesto, sin pretender ser exhaustivo con los distintos análisis presentados por otros autores no menos prestigiosos. Consideramos entonces este resumen del CVD:
FASE ACTIVA: Llamada también Pre-Archivística, Archivalía o Archivería en potencia: que conserva los Momentos de Gestación y de Trámite, propuestos acertadamente por Manuel Vázquez y que comprende un amplio espectro de la formación de los archivos: pero, añadimos el Momento de gestión, añadimos este momento para considerar adecuadamente la Gestión de recursos, como una estrategia de la entidad que considera y evalúa la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas entre directivos y trabajadores. La Gestión de recursos se refiere a la actividad que señala la importancia del compromiso activo de todos los participantes de la entidad, inclusive y prioritariamente los usuarios.
La Gestión implica tomar una serie de medidas entre las que cabe destacar:
El compromiso general con los objetivos institucionales,
El análisis retributivo en función de la productividad de cada sector de producción documental,
El trato adecuado a las tres áreas que conforman al archivo, al personal, al público y a los documentos,
Una formación profesional continuada
Y la vinculación de la actividad archivística a todos los sectores relativos a la organización de la actividad como la producción documental.
La clave de la Gestión de Recursos permite considerar a las comunicaciones como transporte de conocimiento, por lo consiguiente para superar un estado deficiente es necesario que la comunicación fluya del nivel superior al nivel inferior y viceversa.
No bastan breves reuniones ni transmisión de órdenes. Hay que documentarlos, los documentos así producidos no solo obedecen a trámites muchas veces inútiles, y en los archivos bien organizados se sabe cuan inútiles son, la participación activa de todos los sectores requiere la creación de grupos de capacitación y reflexión para solucionar problemas.
Esto apunta a un mejor control de calidad de los bienes y servicios de los archivos, y porque no?, de la misma institución. Esa participación permite que la empresa aproveche al máximo la preparación de los sectores interesados incluyendo a los usuarios, así como sus iniciativas.
Las organizaciones que administran en buena forma la gestión de recursos prestan especial cuidado a la selección de personal y a la formación profesional (hablamos de formación profesional idónea). Cada vez mas la demanda de conocimientos es mayor, así son mejor vistos a empleados que puedan ocupar diferentes puestos y pueden adaptarse a cambios permanentes. Estos aspectos generan documentos aparentemente confusos, que al momento de la clasificación deben ser debidamente comprendidos.[10]
FASE ADMINISTRATIVA: Con la cual coincidimos un número indeterminado de autores, sobre todo por aquellos que comprenden que la labor de los archiveros en las áreas de administración son numerosas, las competencias son profesionalmente responsables y muchos aspectos que hacen al desarrollo de las instituciones y a la vida cotidiana, se manifiestan en éste período.
Respetamos el Momento de Vigencia, relativo a vigente, que esta en vigor y el Momento del Plazo Precaucional, el plazo que se otorga a los documentos para decantar sus valores informativos.
FASE INTERMEDIA: Comprendemos la formación de los Archivos Intermedios y la enorme importancia que estos tienen porque son los encargados de analizar los verdaderos valores de los documentos para otras ramas científicas también.
Añadimos el Momento Simbiótico, durante el cual se produce la simbiosis (del griego, symbioun, 'vivir juntos'), en los documentos al obtener una interdependencia de dos organismos administrativos diferentes, los de la entidad productora y los del Archivo de Conservación Permanente.
Se suele denominar mutualismo al tipo de simbiosis en la cual los organismos administrativos cooperantes, o simbiontes, obtienen un beneficio mutuo.
Añadimos también el Momento de Análisis que prácticamente es el Análisis de contenido, como técnica de investigación empírica elaborada en el ámbito de la comunicación. Después de la década del 20 y a la apoteosis de las técnicas de propaganda durante las dos guerras mundiales, la investigación social siente la necesidad de contar con método empíricos de análisis de los contenidos informativos que garantizara la absoluta objetividad de los resultados.
La finalidad del análisis del contenido es, según la definición del sociólogo estadounidense Bernard Berelson, la de proporcionar una descripción objetiva, cuantitativa y sistemática del contenido manifiesto de la comunicación. Algo muy necesario en la descripción de los documentos.
El procedimiento consiste en la descomposición de la unidad comunicativa, en nuestro caso el documento, en elementos cada vez más simples, individualizados por medio de criterios sistemáticos y empíricamente verificables. Hasta aquí no nos sorprende puesto que la diplomática se ocupa de ello. Esos elementos se clasifican según categorías representativas del tema elegido, las cuales se convierten a su vez en variables que se someten a un cálculo estadístico. Se obtiene así un cuadro de los elementos léxicos que predominan en el texto dado, cuyas frecuencias y relaciones recíprocas, valoradas estadísticamente, permiten evidenciar el contenido explícito de cualquier forma de comunicación.
Las críticas que recibe esta técnica de investigación se pueden centrar, sobre todo, en su modo de individualizar las categorías descriptivas e interpretativas, que para el analista del contenido se pueden establecer a priori, mientras que para el semiólogo, por ejemplo, derivan de las relaciones internas que se producen entre los elementos constitutivos del texto mismo. Por otro lado, el interés por el contenido manifiesto de la comunicación excluye variables importantes, como los aspectos no verbales, el contexto en el que se produce el intercambio comunicativo, el trabajo de descodificación del receptor. Sobre todo para nuestro análisis, el contexto institucional donde se desarrolla el documento, etcétera.
En los últimos años, las técnicas de investigación han alcanzado un gran desarrollo y se han perfeccionado gracias a los avances del software, programas que permiten utilizar categorías descriptivas mucho más complejas, capaces de considerar y valorar los aspectos lingüísticos y las relaciones del texto analizado.[11] Este momento nos lleva entonces a realizar un trabajo más complejo, amplio, en los archivos. Muchos autores elaboraron las normas de descripción tratando de cumplir con estos análisis.
FASE DE CONSERVACIÓN PERMANENTE: Va a ser muy difícil que los archivos se liberen del término histórico, y con justa razón, el gran porcentaje de información que contienen los archivos de esta categoría, sirven a la Historia, debido a la gran influencia de ejercieron en el pasado, en la formación de los archivos, pero los archivos modernos sirven a otras formas de conocimiento, como la literatura, el derecho, la sociología por decir solo algunos aspectos, sería mejor habla de archivos de conservación permanente, por ser más adecuado a una función de carácter netamente archivístico. Algunos archiveros así lo comprendieron.
Añadimos el Momento de Investigación, no obstante la opinión de Ernest Nagel cuando se refiere a las ciencias sociales “Sin duda, las leyes o generalizaciones concernientes a fenómenos sociales que ha brindado la investigación social de la actualidad tienen un ámbito de aplicación mucho más restringido, están formuladas de manera mucho menos precisa y sólo son aceptables como fácticamente correctas si se las considera limitadas por un número mucho mayor de reservas y excepciones tácitas que la mayoría de las leyes comúnmente citadas de las ciencias físicas”.[12]
Dados los largos períodos y pruebas a los que fueron sometidos los documentos con el uso cotidiano se incorpora también el Momento de la Conservación y restauración.
FASE TECNOLÓGICA: El impresionante desarrollo de la tecnología y sus múltiples aplicaciones a los archivos, nos obligan a hablar de la documática, aplicadas a los momentos Informático y Multimedia. El concepto denominado tecnología apropiada, conveniente o intermedia se acepta como alternativa a los problemas tecnológicos de las naciones industrializadas y, lo que es más importante, como solución al problema del desequilibrio social provocado por la transferencia de tecnologías avanzadas a países en vías de desarrollo. Se dice que el carácter arrollador de la tecnología moderna amenaza a ciertos valores, como la calidad de vida, la libertad de elección, el sentido humano de la medida y la igualdad de oportunidades ante la justicia y la creatividad individual. Los defensores de este punto de vista proponen un sistema de valores en el que las personas reconozcan que los recursos de la Tierra son limitados y que la vida humana debe reestructurarse alrededor del compromiso de controlar el crecimiento de la industria, el tamaño de las ciudades y el uso de la energía. Esto ha de incidir, y ya lo hace, sobre la producción de información en variados soportes, en su mayoría de carácter tecnológico.
La restauración y la renovación de los recursos naturales son los principales objetivos tecnológicos. Esta postura influye en la clasificación de los soportes documentales de los archivos, dados los recursos muy grandes y acelerados que se emplean en la fabricación del papel, las tecnologías buscan reemplazar los soportes con otros que tengan mayores cualidades de tiempo de acceso y espacio, aparentemente podrían atentar contra la clasificación, por lo que se convierte en un tema de análisis que dejo abierto a los especialistas.
Además se ha argumentado que, como la sociedad moderna ya no vive en la época industrial del siglo XIX y principios del XX, la sociedad postindustrial es ya una realidad, las redes complejas posibles gracias a la electrónica avanzada harán obsoletas las instituciones de los gobiernos nacionalistas, las corporaciones multinacionales y las ciudades superpobladas, estos campos son dignos de análisis en la temática de la clasificación.
La tecnología ha sido siempre un medio importante para crear entornos físicos y humanos nuevos. Sólo durante el siglo XX se hizo necesario preguntar si la tecnología destruiría total o parcialmente la civilización creada por el ser humano.
A lo largo del siglo XX la tecnología se extendió desde Europa y Estados Unidos a otras naciones importantes como Japón y la antigua Unión Soviética, pero en ningún caso lo hizo a todos los países del mundo. Muchos de los países de los denominados en vías de desarrollo no han experimentado nunca el sistema de redes de información, y les llevará aun mucho tiempo comprender esta situación. Paradójicamente millones de personas disponen de la tecnología más básica que se trata de extender a instituciones incrementando los costos de consumo de una forma alarmante y aumentando su propia dependencia y pobreza. El entusiasmos de los archivos nos llevan también de la mano a situaciones como esta. La introducción de la tecnología occidental ha llevado a menudo a una dependencia demasiado grande de los productos occidentales. Para la población de los países en vías de desarrollo que depende de la agricultura de subsistencia tiene poca relevancia este tipo de tecnologías. En los últimos años, grupos de ayuda occidentales han intentado desarrollar tecnologías apropiadas, usando las técnicas y materiales de los pueblos indígenas.[13]
Por ultimo incorporamos el Momento de Difusión. Se da la situación de poder publicar sobre todos los auxiliares descriptivos, sobre todo alentando la investigación y salvaguardando derechos sobre documentos y archiveros que se toman el trabajo de realizar una serie de descripciones documentales.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO (CVD).
Resumen.
1.- Fase Pre-Archivística: Momento de Gestación
Momento de Trámite
2.- Fase Administrativa: Momento de Vigencia.
Momento de Plazo Precaucional.
3.- Fase Intermedia: Momento Simbiótico
Momento de Análisis
4.- Fase de conservación permanente
Momento de Investigación
Momento de la Conservación y restauración.
5.- Fase tecnológica: Momento Informático
Momento Multimedia
Momento de Difusión.
Al enfocar el tema del Ciclo vital de los documentos, hemos llegado a una conclusión sobre las etapas y los momentos durante la vida-proceso de los documentos, lo cual nos facilita mucho el concepto de información requerida en cada una de estas etapas.
Analizando toda esta situación podemos tomar en cuenta anteriores experiencias y desarrollar un modelo del CVD, realizamos entonces una categorización de la siguiente forma:
PRIMERA FASE: Denominada Prearchivística, (Tanodi, Lodolini, Perotin), Activa (Mendoza), en esta fase se generan los momentos de gestación y trámite, aquí observamos el problema de la dimensión temporal, que nos facilita analizar los alcances de la información contenida en los documentos con relación al tiempo, y la dimensión espacial nos da una pauta de los alcances de la información, dentro del interés por la recuperación de la información.
Conviene aclarar, tomamos ésta situación, considerando los principios de Procedencia y de Orden Original se manifiestan en esta etapa, los estudiaremos con más detenimiento en próximos títulos. En ésta fase generalmente se manifiesta la entidad de origen donde es creado el documento, justificando su momento de Gestación y posteriormente, las necesidades del Momento de Trámite, estipulado por Vázquez, en esta etapa o Fase, pueden desarrollarse documentos de entidades no siempre originales, sino derivadas en otros dominios.
Dimensión espacial: Constituido por los limites legales y de influencia de la institución. En esta etapa, los documentos y la información tienen una dependencia directa de la entidad productora, consecuentemente una vinculación vertical a los sistemas de información del organismo, siendo sus repositorios o infraestructuras de base los archivos eventuales. Al realizar la Descripción, se debe tener en cuenta quienes han de requerir inmediatamente la información. Como repetimos hasta el cansancio, las operaciones, acciones, trámites etc. están vinculados a los límites de la Organización.
1.- tiene una dependencia directa de la entidad productora.
2.- Vinculación vertical a los sistemas de información organizacional.
3.- Infraestructura de Base (Archivos eventuales)
Dimensión temporal: Constituido por las series de carácter estadístico, se observa en esta etapa una actividad pragmática de la institución y una preocupación consuetudinaria, preocupación por tomar decisiones sobre temas del día.
Series temporales de carácter estadístico.
1.- Actividad Pragmática.
2.- Preocupación consuetudinaria.
Esta etapa se denomina también La fase de producción de documentos y estaría compuesta por los elementos siguientes:
Diseño y gestión de formularios,
Preparación y gestión de la correspondencia,
Gestión de informes y directrices,
Fomento de sistemas de gestión de la información
Aplicación de la tecnología moderna a dichos procesos.
SEGUNDA FASE: Considerada como la de mayor actividad informativa, esta etapa es la denominada Administrativa por Tanodi, Lodolini, Perotín; Inactiva por Gunnar Mendoza, y considerada la edad intermedia por Schatz. Según Manuel Vázquez se consideran los momentos de Vigencia y de Plazo Precaucional. Como principal característica de esta etapa se observa un desarrollo sectorial referido a grupos sociales interactuantes, lo cual permite la formación de ciclos de comunicación entrelazadas, como consecuencia de los interés de carácter social y los de la institución que entran en juego, el requerimiento de información en esta etapa es masivo; se observa que la entidad productora trabaja relacionada con el núcleo social que le rodea y sirve para la entidad social que demanda la información. Los auxiliares descriptivos generalmente tienen un carácter de reserva o acceso.
Dimensión espacial: Es constituido por los ámbitos de influencia de la institución sobre los grupos interactuantes; como consecuencia esta dimensión será mucho mas extensa que el anterior. La dimensión espacial se cualifica y cuantifica en función de los objetivos, del sentido direccional de la entidad, sobre la formulación de objetivos y la adopción de decisiones.
Dimensión temporal: Ingresa en el intercambio de la influencia del medio social, para lo cual la institución realiza una recogida de datos mediante algunas actividades principales como la orientación del tramite, determinación de identidad de la entidad productora en función del medio social, consecuentemente la distribución de información de carácter escrito u oral, cumple con las funciones de difusión y comunicación.
Durante el desarrollo de esta etapa, internamente la institución realiza una codificación de series o tipos documentales determinados y requiere además, información de los trámite y sectores de control, Se incorporan las técnicas propias del archivo; ordenación, clasificación, y Descripción y podríamos decir con una preselección sin llegar a una selección científicamente fundamentada. Se cumple entonces la certificación de las acciones, funciones, actividades y tareas institucionales.
Esta etapa podemos llamarla también: La fase de utilización y conservación de los documentos abarca los aspectos siguientes:
Creación y mejoramiento de los sistemas de archivos y de recuperación de datos,
Gestión de registros,
Gestión del correo y las telecomunicaciones,
Selección y manejo de máquinas copiadoras,
Análisis de sistemas,
Producción y mantenimiento de programas de documentos vitales, funcionamiento de centros de documentación y aplicación, cuando proceda, de la automatización y la reprografía a dichos procesos.[14]
TERCERA FASE: Denominada Histórica por Tanodi, Lodolini y Perotin o de conservación permanente enunciado por Gunnar Mendoza, incorporamos en esta etapa el momento simbiótico donde empieza la decantación de los valores, de acuerdo al tipo de información obtenida y de acuerdo a los valores primarios tenemos:
|
administrativos, legales, contables, científicos; |
y los valores secundarios:
|
evidenciables, informativos. |
También se incorpora en esta etapa el momento de la investigación; modificándose los grados de accesibilidad que permita a los investigadores acceder libremente a los documentos para sus respectivas investigaciones.
Dimensión espacial: Constituido por el manejo de información incorporada al subconjunto de saber acumulado por el grupo social, por efecto de la decantación de valores, la información se convierte en especializada.
Esta etapa requiere de un proceso de actualización de la información por eliminación, por integración al conjunto del saber acumulado y una vez elaborado los procesos ingresamos a una fase de procesamiento de la información, o lo que podríamos dar en llamar a una información refinada. Lógicamente que esto nos lleva un análisis de recuperación de la información.
Dimensión temporal: Constituido por un sistema dinámico y coordinado, porque el investigador se encontrará trabajando continuamente con está información.
La fase de disposición de los documentos abarca:
La Identificación y Descripción de las series de documentos,
El establecimiento de programas de retención y disposición de documentos,
La evaluación y eliminación de documentos
La transferencia de documentos de valor permanente a los archivos.[15]
CUARTA FASE: Histórica Tanodi, Lodolini, Perotín. Conservación permanente Mendoza. Momentos Investigación y Conservación y restauración.
Dimensión espacial Subconjunto del saber acumulado por el grupo social. Proceso de actualización por eliminación y por integración. Proceso de recuperación. Ámbito de sociedades intermedias e investigación especializada u objetiva. Grados de Accesibilidad.
Dimensión temporal Recuperación de los procesos humanos pasados.
Sistema dinámico y coordinado.
QUINTA FASE: Denominada informológica, considerando la incorporación de medios tecnológicos avanzados, incorporamos el momento de difusión, la información se incorpora al ámbito social; los procesos serían una entrada de la información, un tratamiento físico, un almacenamiento y un procesamiento de esa información por su vuelta a clasificación y ordenación, y finalmente una de salida que sería el mismo momento de difusión. Tal como habíamos anticipado en anteriores capítulos, se incorpora el momento telemático, al ser la información difundida por los medios de comunicación tecnológico.
SISTEMAS DE INFORMACION EN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.
|
PRIMERA FASE |
Prearchivistica |
Tanodi, Lodolini, Perotin |
|
|
Activa |
Mendoza |
|
|
Momentos |
Gestación y Trámite. (Vazquez) |
|
|
Dimensión espacial |
Limites de la Organización 1.-Dependencia directa de la entidad productora. 2.- Vinculación vertical a los sistemas de información organizacional. 3.- Infraestructura de Base (Archivos eventuales) |
|
|
Dimensión Temporal |
Series temporales de carácter estadístico. 1.- Actividad Pragmática. 2.- Preocupación consuetudinaria. |
|
SEGUNDA FASE |
Administrativa |
Tanodi, Lodolini, Perotín |
|
|
Inactiva |
Mendoza |
|
|
Sectoriales |
Grupos sociales interactuantes, ciclos de comunicación entrelazados |
|
|
Momentos |
Vigencia y de Plazo Precaucional (Vazquez) |
|
|
Dimensión espacial |
Ámbitos de Influencia: 1.- Sentido Administrativo. 2.- Formulación de Objetivos. 3.- Adopción de decisiones. |
|
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Dimensión temporal |
Influencia del medio ambiente social. Recolección de datos: 1.- Orientación del trámite. 2.- Determinación de identidad. 3.- Distribución de información escrita y oral. 4.- Codificación Clasificatoria. 5.- Información de trámite y sector de control. 6.- Certificación de actos, acciones, funciones, actividades, tareas. Técnicas de Archivo: Clasificación, ordenación, descripción, preselección. |
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TERCERA FASE |
Intermedia |
Schatz, Arévalo |
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Momentos |
Simbiótico y Análisis documental (Arévalo) Primario Frecuente, Primario eventual, secundarios. (Schatz) |
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Dimensión espacial. |
Ámbitos de influencia: 1.- Reformulación de objetivos. 2.-Asentamiento Institucional |
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Dimensión temporal |
Decantación de Valores, Primarios: 1.- Administrativos, 2.- Legales. 3.- Contables. Fiscales. 4.- Científicos. Secundarios: 1.- Evidenciables. 2.- Informativos. |
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CUARTA FASE |
Histórica |
Tanodi, Lodolini, Perotín. |
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Conservación permanente |
Mendoza, Arévalo. |
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Momentos |
Investigación y Conservación y restauración. |
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Dimensión espacial |
Subconjunto del saber acumulado por el grupo social. Proceso de actualización por eliminación y por integración. Proceso de recuperación. Ámbito de sociedades intermedias e investigación especializada u objetiva. Grados de Accesibilidad. |
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Dimensión temporal |
Recuperación de los procesos humanos pasados. Sistema dinámico y coordinado. |
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QUINTA FASE |
Tecnológica |
Arévalo |
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Momento |
Informático, Multimedia, Difusión |
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Dimensión espacial |
Función de Entrada, Tratamiento físico de la información, Función de almacenamiento, Función de procesamiento. Función de salida. |
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Dimensión temporal |
Reprografía, ámbito social en general, distribución de información cualificada. |
[1] Bautier, Robert Henri. LA ADMINISTRACION MODERNA DE LOS ARCHIVOS Y LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS: EL PRONTUARIO RAMP. LA FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS, LA MISIÓN DE LOS ARCHIVOS Y LAS TAREAS DE LOS ARCHIVISTAS. Recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo de CIA. Programa General de Información y UNISIST. UNESCO. París. 1985.
[2] Bautier, Robert Henri. LA ADMINISTRACION MODERNA DE LOS ARCHIVOS Y LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS: EL PRONTUARIO RAMP. LA FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS, LA MISIÓN DE LOS ARCHIVOS Y LAS TAREAS DE LOS ARCHIVISTAS. Recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo de CIA. Programa General de Información y UNISIST. UNESCO. París. 1985.
[3] Arévalo Jordán, Victor Hugo. TEORIA, FUNDAMENTOS Y PRÁCTICA DE LA Archivología. Pag.50 – 53 e-libro.net. abril. 2002. Córdoba. Argentina.
[4] Tanodi, Aurelio. Manual de Archivología Hispanoamericana. Teorías y Principios. Primera Parte. Tercera Reimpresión 1979. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Universidad Nacional de Córdoba. Córdoba. Argentina. P. 8.
[5] El término “reprógrafo” lo usamos por analogía con la palabra francesa réprographe, sinónimo de reproducteur, o inglesa reprographe, sinónimo de reproducer (vide: Formation du personnel pour la reproduction et la selection de documents, y training of personnel for document reproduction and selection. Publicaciones de la UNESCO, agosto 1955, 81 F y E, p. 1. Abarca la reproducción de documentos escritos y gráficos: fotografías, clisés, microfilm, microfichas) (Vide: Tanodi, Aurelio, id.)
[6] Tanodi, Aurelio. id. P. 15.
[7] Tanodi, Aurelio. Id. P.15.
[8] Tanodi, Aurelio. Idem. P.15.
[9] Vázquez Murillo, Manuel. COMO SELECCIONAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO. Ad Sidera, Ed. Córdoba, Argentina. 2002. Pag. 45.
[10]"Gestión de recursos humanos," Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2000. © 1993-1999 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.
[11]"Análisis de contenido," Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2000. © 1993-1999 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.
[12] Nagel Ernest. La estructura de la ciencia, Paidós, Buenos Aires 1981, p. 405-406. Textos de Diccionario Herder de filosofía.
[13]"Tecnología," Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2000. © 1993-1999 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.
[14] Rhoads, James B. La función...id.
[15] Rhoads, James B. La Función...idem
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