20 GUIA DE ENTRENAMIENTO PARA ARCHIVEROS

Publicado el: 13/10/2024 / Leido: 7928 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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GUIA DE ENTRENAMIENTO PARA ARCHIVEROS

ACTIVIDADES PRELIMINARES

 

1.- ESQUEMA DE ORGANIZACION.

a. Esbozar la organización.

b. Indicar los elementos de dirección.

c. Establecer la función de cada una de las unidades del servicio.

d. Identificar la posición en cada una de las unidades del servicio.

 

2.- ESQUEMA DEL MOVIMIENTO

a. De los documentos.

 

3.- PROCEDIMIENTOS DE OPERACION

a. Redactar procedimientos de operación unificados para cada una de las unidades del servicio.

b. Adaptar éstos a los esquemas de organización y movimiento.

c. Formular los deberes y responsabilidades de cada actividad.

 

4.- OPERACION EN PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS

a. Redactar procedimientos unificados para cada tipo de actividad.

b. Adaptar al procedimiento general a los fines de coordinar con la dirección y los elementos funcionales.

c. Establecer una relación de las actividades en el orden de sucesión que tienen lugar.

 

 

PLAN DE EJECUCION

PROGRAMAS DE ENTRENAMIENTO

 

1.- POLITICA DE ENTRENAMIENTO

a. Redactar los principios de entrenamiento de los Archiveros, indicando la misión, la responsabilidad, así como los deberes específicos del personal Archivero por lo que hace al entrenamiento.

 

2.- HORARIO Y PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO

a. Establecer una relación de las actividades que requieren entrenamiento.

b. Establecer una relación del personal a entrenar.

c. Establecer una programa de cursos, horas, etc., de entrenamiento.

d. Decidir el método de entrenamiento, a saber: conferencias, “sobre el lugar”, lectura o conversación, etc.

 

3.- ELECCION DEL LUGAR

a. Para las clases de entrenamiento.

b. Para conferencias de los Archiveros.

c. Para documentos y elementos auxiliares del entrenamiento.

 

4.- ELEMENTOS AUXILIARES DEL ARCHIVERO - ENTRENADOR

a. Subdividir en partes el procedimiento de operación.

b. Seguir un orden de sucesión paso a paso.

c. Adaptar los procedimientos escogidos a los elementos auxiliares del entrenamiento.

d. Asegurar los elementos didácticos necesarios, tales como tablas, pizarrones, etc.

 

5.- ENTRENAMIENTO DE LOS ARCHIVEROS Y SUBORDINADOS

a. Principios y procedimiento básico de las tablas de movimiento de documentos, de las operaciones de rutina y de los métodos de trabajo.

 

6.- INSTRUCCION DE LOS EMPLEADOS

a. Orientación

(1) La organización en relación con el operario.

(2) Curso de los documentos y documentos en relación con el servicio.

(3) Terminología de la Sala de Conservación en relación con los documentos.

(4) Medida de higiene y seguridad.

(5) Condiciones de éxito.

b. Procedimiento y habilidades específicas de la actividad.

c. Ejecución práctica y habilidad de ejecución.

 

APRECIACION DEL ENTRENAMIENTO EFECTUADO

1.- INVENTARIO

a. Establecer una relación de asistencia a las clases.

b. Establecer un programa para el entrenamiento total, semana por semana.

c. Llevar inventarios relativos al entrenamiento.

d. Anotar los resultados individuales del entrenamiento y coordínese con los del conjunto del personal.

2.- CONTROL DEL ENTRENADO DURANTE EL TRABAJO

a. Controlar cada individuo entrenado, por lo que hace a su conocimiento y habilidad, por medio de una simple relación.

b. Decidir la necesidad de entrenamiento para cada individuo.

 

3. NORMAS DE RENDIMIENTO

a. Establecer normas de rendimiento para cada clase de trabajo.

b. Comparar con las normas el rendimiento individual, para ver si alguno necesita entrenamiento complementario.

c. Llevar una estadística individual o por grupos, relativa a los progresos en materia de rendimiento.

 

4. CONFERENCIA DE LOS ARCHIVEROS

a. Para la discusión de los problemas del servicio.

b. Para el examen de las recomendaciones y cambios de procedimiento relativos a la mejora del rendimiento.

 

5. PROCEDIMIENTOS

a. Reunir los procedimientos de servicio y trabajo que necesita cada uno de los Archiveros.

b. Poner en carpetas sueltas y repartir entre los Archiveros interesados en cada caso.

MODELO DE FUNCIONAMIENTO DE LA SALA DE CONSERVACIÓN

 

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Independientemente de cuál sea su volumen, los siguientes principios fundamentales deben seguirse en todo el tipo de funcionamiento y organización de cualquier Sala de Conservación, a saber:

 

Funciones. Se asigna a cada función del servicio las actividades específicas.

Responsabilidades. Las responsabilidades de cada una de las personas asignadas a algún servicio han de ser claras e inteligibles, con el fin de evitar faltas de interpretación y pérdida de eficiencia, debe imprimirse en un esquema de las funciones que integran el servicio y distribuirlos entre los interesados. Dicho esquema ha de indicar claramente la posición y responsabilidad de cada empleado, especificando por clases las responsabilidades y deberes informativos de cada uno de ellos.

Autoridad. Esta debe delegarse, en relación con la responsabilidad correspondiente, a las unidades y personas que efectúan el servicio, pero sólo en la medida en que los procedimientos y el control no resulten afectados.

Supervisión. Se mantiene constantemente una supervisión general.

Instrucciones. Todas las instrucciones e informaciones deben pasar por los conductos naturales de la organización.

Asignación del personal. Aún cuando la asignación del personal a las distintas secciones y unidades sea de carácter prácticamente permanente, deben sin embargo entrenarse algunas personas en las distintas fases del servicio de Archivo, a los fines de mayor flexibilidad, para los casos de aglomeración, ausentismo, etc.

Un servicio de Archivo productivo y eficiente sólo puede conseguirse por medio del aprovechamiento inteligente y bien planificado tanto de la mano de obra como del equipo. Debido a las fluctuaciones diarias del movimiento en las grandes Salas de Conservación, se hace indispensable establecer bajo el control directo de la Oficina del encargado un servicio conjunto de mano de obra y equipo, que tenga por misión asegurar una distribución adecuada de la mano de obra y el equipo requeridos por las distintas secciones del servicio general del Archivo.

Hay casos, en los que el movimiento de una sección determinada será lo bastante regular para aconsejar una asignación permanente tanto de personal como de equipo. De todos modos, dichas asignaciones han de hacerse sobre la base de las necesidades normales mínimas de la sección considerada, mientras que las asignaciones que rebasen de aquellas deben hacerse por medio del Servicio conjunto de Mano de Obra y Equipo. Estas asignaciones han de hacerse al día, conforme a las necesidades que se vayan presentando.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ADMINISTRACION DE LAS SALAS DE CONSERVACIÓN

Informes

Todos los informes procedentes de las Salas de Conservación deben ser objeto de revisión en ocasión de las inspecciones sucesivas. La revisión ha de extenderse a la precisión, claridad y formulación adecuada de los informes dentro de los límites temporales establecidos.

  • Los informes conservados en el Archivo han de verificarse sobre el lugar a los efectos de asegurarse que sean completos y accesibles.
  • El objeto y uso subsiguiente de tales informes debe explicarse claramente al personal administrativo responsable, siempre que se presente ocasión de remisión o negligencia en la labor informativa.

Documentación

  •  Están los procedimientos de operación de las Salas de Conservación al corriente y registrados?
  •  Están los inventarios disponibles en el momento en que llegan los envíos?
  •  Contienen éstos toda la información necesaria para la identificación de los documentos?
  •  En caso contrario reporta la circunstancia, a los fines de corrección ?
  •  Se procede a la verificación, cantidad y condición de los documentos en el momento de su llegada y antes de acusar recibo de los mismos?
  •  Se hacen los informes relativos a la recepción documental en forma apropiada?
  •  Está la dirección de las Salas de Conservación informada de cualquier acumulación anormales de informes de recibo no terminados?
  •  Se utilizan índices por tarjetas adicionales? En caso afirmativo, por qué?, están justificados?
  •  Se verifican para comprobar si los documentos se hallan efectivamente en el emplazamiento indicado en las tarjetas de ubicación y el inventario?
  •  Se procede a la toma periódica de inventarios?
  •  Se verifican periódicamente los locales para cerciorarse razonablemente de las cantidades y condiciones de los documentos tales como resultantes de las tarjetas de existencias e inventarios?
  •  Se revisa periódicamente el material depositado y archivado a los fines de tratamiento o vigilancia eventuales?
  •  Son las órdenes transmitidas suficientemente claras para que el operario pueda identificar sin dificultad los documentos?
  •  Se despachan las órdenes de recepción con la debida diligencia?
  •  Existe alguna acumulación de órdenes de recepción? En caso afirmativo, está la dirección informada de tal estado de cosas?
  •  Se toman medidas para comprobar si los envíos concuerdan con las órdenes?
  •  Se redactan los inventarios de recepción en forma adecuada?
  •  Se establecen los documentos de embarque con prontitud una vez efectuado éste?
  •  Se observan las tarifas de la empresa de transportes en relación con los envíos de explosivos y otras documentos peligrosas?
  •  Mantiene la Sala de Conservación inventarios adaptados al Archivo General regional o nacional.
  •  Cuánto tiempo transcurre normalmente entre el recibo de la orden de envío y la recepción del mismo?

Personal

 

  •  Está el personal debidamente calificado en cada caso para la ejecución de las funciones asignadas?
  •  Ha recibido el personal administrativo entrenamiento suficiente en lo que hace a la preparación de las formas, informes y demás cometidos del empleado de escritorio?
  •  Existen problemas de personal o de dirección?
  •  Se mantienen las normas de horario y asistencia en forma escrupulosa?
  •  Se ha explicado a los empleados el sentido de las vacaciones anuales y por causa de enfermedad?
  •  El número de personal empleado es excesivo en relación con el volumen de operaciones de carga media de Sala de Conservación o, por el contrario, insuficiente?
  •  Es la moral del empleado alta?, baja? Dénse las razones.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

OPERACIONES DE LA SALA DE CONSERVACIÓN

Contratos y acuerdos

1.- Cumplen los clientes todas sus obligaciones contractuales?

2.- Han cambiado las operaciones previstas en el contrato original en forma suficiente para aconsejar su corrección, renovación o su cancelación?

3.- Qué proporción de los costos del servicio de contrato se soporta al confiar los servicios de protección y mantenimiento a empresas especializadas?

4 Se reciben las facturas de los acreedores a tiempo y en forma correcta a los fines de pago? Qué tiempo transcurre hasta la liquidación de aquellas?

 

Mantenimiento y construcción

1.- ¿Se mantienen las estructuras y pisos en forma apropiada?

2.- ¿ Se practican inspecciones periódicas de servicio de Sala de Conservación con objeto de determinar la necesidad de cualesquiera reparaciones o construcciones orientadas a mantener el valor real de la Sala de Conservación contra depreciación anormal?

3.- ¿Recibe la dirección informes relativos a cualquier parte de los edificios, caminos, vías, andenes, abastecimientos de agua, cloacas, instalaciones eléctricas, u otros, demasiado importantes o especiales para ser tratados por el equipo local de mantenimiento de la Sala de Conservación?

4.- ¿Recibe la dirección informes relativos a cualesquiera tasación de los servicios existentes, susceptibles de aconsejar construcciones o reparaciones adicionales, o algún cambio de los procedimientos de operación?

5.- ¿Existe algún empleo inadecuado del equipo de manejo susceptible de perjudicar los inmuebles del servicio, tales como carretillas pesadas sobre pisos endebles susceptibles de destruirlos?

6.- ¿Se recomienda algún cambio importante para el aumento de la eficiencia del servicio de la Sala de Conservación?

 

Aprovechamiento del espacio

 

1.- ¿Recibe el encargado de la Sala de Conservación noticias de los envíos esperados con antelación suficiente? ¿Toma las medidas para el mejor aprovechamiento del espacio desde el momento de dicha notificación?

2.- ¿Existe y se emplea un plano de disposición de los servicios de la Sala de Conservación? ¿ Está fácilmente al alcance del encargado? ¿Se encuentran en dicho plano las tareas abiertas y cerradas designadas como tales y adecuadamente marcadas? ¿Se encuentran los bloques subdivididos en áreas suficientemente reducidas para facilitar el almacenamiento de los documentos?

3.- ¿Se aprovecha efectivamente el espacio al máximo, teniendo en cuenta el tipo de los documentos, el espacio, la capacidad de carga del suelo, los corredores y la accesibilidad?

4.- ¿Se mantiene el espacio no destinado al depósito de documentos a un mínimo?

5.- ¿Se revisa el ancho y el número de los corredores, particularmente de los transversales, a medida que la naturaleza de los documentos depositados va variando? ¿Llévase la accesibilidad a los fines de inspección y recepción de existencia al extremo practicable?

6.- ¿Se hace necesario la disposición frecuente de los documentos por causas de huecos en las pilas debido a una planificación previo inadecuada de la Sala de Conservación?

7.- ¿Se utilizan anaqueles de caja, con objeto de aprovechar el espacio cúbico al máximo, facilitando al propio tiempo el retiro de los contenedores documentales? ¿Son éstos de los tipos y tamaños adecuados?

Sala de conservación

1.- ¿Revela el servicio una Sala de Conservación eficiente desde el punto de vista de los requisitos del orden interior?

(a) ¿Están barridos los pisos, los lavabos limpios, y el servicio general de mantenimiento efectuado a satisfacción?

(b) ¿Existen recipientes metálicos para la separación y eliminación de la basura y los desperdicios?

(c) ¿Se vacían éstos regularmente al final de la jornada?

2.- ¿Son los métodos de la Sala de Conservación los más adecuados a las áreas de la misma?

(a) ¿Ofrece el plan de Sala de Conservación elasticidad para las operaciones? ¿Hállase previsto en el mismo espacio para el depósito de fondos chicos?

(b) ¿Se emplean métodos no comunes de depósito? En caso afirmativo, dígase por qué.

3.- ¿Son los métodos de manipulación de los documentos adecuados y eficientes?

4.- ¿Es excesiva la manipulación del material?

5.- ¿Están los documentos depositados marcados en forma adecuada y clara para permitir su rápida identificación? ¿Puede localizárselos fácilmente mediante el inventario de ubicación? Verifíquese sobre el lugar.

6.- ¿Se encuentran los documentos de categorías similares agrupados juntos, en la medida de lo posible?

7.- ¿Se encuentran los documentos dañados, archivados por separado?

8.- ¿Están los documentos ordenados correctamente, en forma que resulte seguro para el personal, salvaguarda del material y al propio tiempo accesibilidad a los mismos?

(a) ¿Se encuentran todos los documentos no tratados levantados del piso?

(b) ¿Permiten el plan de depósito y el equipo de empleados el aprovechamiento al máximo de la altura?

(c) ¿Se separan regularmente las piezas o cartones abiertos?

(d) ¿Se emplean los modelos adecuados de carretillas?

9.- ¿Son las operaciones preparatorias del embalaje, u otras operaciones de instalación adecuadas? ¿No son excesivas?

10.- ¿Se encuentran los documentos depositados debidamente protegidos?

(a) ¿Están los documentos a 20 centímetros por encima del suelo?

(b) ¿Están los documentos debidamente seleccionados?

(c) ¿Pueden los documentos utilizarse en área abiertas?

(d) ¿Se disponen de equipos provistos de ruedas de goma? En caso contrario, se considera dicho material conveniente o necesario?.

11.- ¿Se consigue el empleo máximo del equipo para el manejo de documentos?

(a) ¿Presta el equipo disponible para un servicio equilibrado?

(b) ¿Dificulta las operaciones la falta de material de mantenimiento adecuado?

(c) ¿Podría mejorarse el servicio cambiando un tipo o tamaño por otro?

12.- ¿Qué proyectos de disposición de los documentos se encuentran en ejecución?

(a) ¿Qué disposición de documentos se requiere en su caso?

(b) ¿Se hacen movimientos de la disposición de los documentos repetidamente necesaria, ya sea a los fines de inspección o de recepción?

(c) ¿Son las operaciones de disposición de los documentos excesiva?

13.- ¿Se procede normalmente a tratar los documentos en forma apropiada antes de admitirlos?

14.- ¿Informa el encargado de las recepciones respecto de los documentos en condiciones defectuosas?

15.- ¿Se practica una inspección adecuada de la condición de los documentos a su entrada?

16.- ¿Se toman medidas adecuadas para el cuidado y mantenimiento de los documentos depositados?

17.- ¿Es el método de manipulación el más conveniente, teniendo en cuenta las condiciones de la Sala de Conservación como las climáticas?

18.- ¿Se tratan los documentos de selección en forma apropiada?

19.- ¿Se dispone de material adecuado para el embalaje?

20.- ¿Van los envíos de recepción debidamente embalados, marcados y etiquetados?

21.- ¿Efectúan los Archiveros planificación y verificación adecuadas de las operaciones realizadas?

22.- ¿Se celebran conferencias diarias con los encargados con objeto de planificar y coordinar las operaciones del día siguiente?

23.- ¿Se celebran conferencias semanales con los encargados principales para el examen de los problemas de la Sala de Conservación y de las actividades conjuntas del mismo?

24.- ¿Se emplea la mano de obra de la Sala de Conservación en la mejor forma posible?

25.- ¿Se efectúa la asignación de la mano de obra por medio del sistema de control central?

26.- ¿Están los encargados, verificadores, operadores del equipo para el manejo de los documentos y demás personas de la Sala de Conservación debidamente entrenados para la ejecución de sus respectivas labores?

27.- ¿Efectúa el personal Archivero averiguaciones periódicas para ver si se producen retrasos o lentitud en las operaciones?

28.- ¿Se encuentran los documentos de forma pequeña, debidamente protegidos contra sustracción?

(a) ¿Se dejan piezas abiertas por mucho tiempo?

(b) ¿Es el servicio de guardia adecuado para la protección de los edificios y de los bienes personales?

29.- ¿Se encuentra todo el equipo contra incendios marcado en forma visible y colocado en forma que el acceso al mismo resulte fácil en caso de emergencia?

30.- ¿Se inspeccionan periódicamente los extintores de incendios, los sistemas de rociadores y demás material de protección, llevándose un inventario de las fechas de las inspecciones?

31.- ¿Se encuentra el personal instruido respecto de la colocación y el empleo del equipo disponible, así como respecto de la forma de notificar en su caso las emergencias al departamento local de bomberos?

32.- ¿Efectúa el personal Archivero inspecciones conforme a programa con vista a la prevención de incendios y el cumplimiento efectivo de las medidas precautorias?

Equipo para el manejo de documentos

1.- Idoneidad y estado del equipo

(a) ¿Está el equipo para el manejo de documentos controlado en forma central y hállase distribuido a los fines de su máxima utilización? ¿Se normaliza el empleo del equipo para el manejo de documentos por un sistema de control de servicio adecuado?

(b) ¿Resulta el equipo para el manejo de documentos ser del tipo y los tamaños adecuados para la manipulación de los documentos actualmente depositados?

(c) ¿Es el equipo disponible excesivo?

(d) Existen equipos para el manejo de documentos reportados por “fuera del servicio” ?

(e) ¿Son las demandas de equipo justificadas?

(f) ¿Se dispone de equipo alquilado?

(g) Se encuentra cada elemento particular del equipo para el manejo de documentos marcado en forma visible indicando que es propiedad de la institución?

2.-  Mantenimiento del equipo

(a) ¿Se encuentra el conjunto del equipo en perfectas condiciones de uso?

(b) ¿Se efectúan los ajustes de rutina y las reparaciones menores en forma rápida?

(c) ¿Se efectúan inspecciones y lubricación conforme a programa respecto a cada elemento del equipo para el manejo de los documentos?

(d) ¿Se dispone de servicio adecuado para el abastecimiento en combustible?

(e) ¿Se encuentra cada elemento motorizado del equipo provisto de su extintor? ¿Está éste en buenas condiciones de funcionamiento?

(f) ¿Están los operadores del equipo para el manejo de documentos instruidos en lo tocante a la necesidad del mantenimiento preventivo?

Seguridad y prevención de accidentes

1.- Entrenamiento del personal

(a) ¿Funciona algún programa específico por lo que hace a la seguridad y la prevención de accidentes?

(b) ¿Toma la dirección interés activo y coopera en forma efectiva con dicho programa?

(c) ¿Tiene el personal Archivero sentido de responsabilidad por lo que hace a la seguridad? ¿Conoce y comprende dicho personal los métodos relativos a la seguridad y a la prevención de accidentes?

(d) ¿Cuál es la actitud de los empleados respecto de la observancia obligatoria de las medidas de seguridad?

(e) ¿Funciona algún programa relativo al entrenamiento preliminar de las labores?

(f) ¿Se encuentran advertencias como “Prohibido Fumar”, o “No hay paso”, colocadas en sitios visibles?

(g) ¿Recibe la dirección elementos relativos a la seguridad y a la prevención de accidentes. carteles, etc., para su distribución y fijado en los servicios de depósito?

2.- Equipo de protección.

(a) ¿Se dispone de dispositivos de seguridad y usa el personal ropa de protección?

(b) ¿Se han eliminado o inutilizado defensas y otros elementos de seguridad?

(c) ¿Se sirve el personal del equipo de protección conveniente (guantes, guardapolvos, etc.)?

3.- Medidas de seguridad

(a) ¿Se toman medidas de seguridad para el manejo de documentos?

(b) ¿Se emplean útiles o equipos defectuosos?

(c) ¿Se observan estrictamente las normas de seguridad en el manejo y el depósito de documentos y en las practicas relativas al orden interior?

(d) ¿Se dispone del tipo adecuado de protección contra el fuego?

(e) ¿Se hallan las áreas de la Sala de Conservación de documentos peligrosos marcadas adecuadamente por medio de signos muy visibles?

(f) ¿Están todos los baños, lavabos e interiores de los armarios en las debidas condiciones de limpieza e higiene?

4.- Informes.

(a) ¿Se investigan a fondo, analizándolos y reportándolos rápidamente en forma pormenorizada por el personal Archivero, todos los accidentes que se producen?

(b) ¿Se corrigen las causas de los accidentes inmediatamente?

5.- Servicios de emergencia.

(a) ¿Se dispone de servicios de emergencia adecuados?

(b) ¿Se someten dichos servicios a inspección y abastecimiento periódicos?

(c) ¿Se dispone en la Sala de Conservación de personal de primera asistencia capacitados?

 

FIN

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