19 LOCALES ABIERTOS AL PÚBLICO.

Publicado el: 13/10/2024 / Leido: 31703 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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LOCALES ABIERTOS AL PÚBLICO.

Figura 31. Circuitos del Archivo

A su entrada en el edificio, en el hall, el público debe ser informado claramente sobre los distintos trámites y los pasos a seguir, por esta razón la oficina de informaciones debe situarse directamente sobre el hall.

Las dimensiones del hall y de la oficina de informaciones, varían de acuerdo a la importancia del archivo, pero es necesario notar que el público tiene a menudo tendencia a juzgar el valor del servicio ante el aspecto de la entrada de sus locales, un hall bastante monumental es indispensable si el archivo está llamado a recibir numerosos visitantes, las vitrinas de exposición deben ser instaladas allí.

Las oficinas de informaciones pueden ser según los casos una simple jaula donde se tiene al portero encargado de recibir al público o también puede ser una verdadera pieza donde se harán las formalidades de inscripción de los lectores, también en los archivos pequeños la oficina de informes puede limitarse a una simple ventanilla abierta a la sala de lectura o en una oficina de los empleados de manera de no inmovilizar una persona únicamente para los informes.

2do. Grupo: Lectura, inventario y documentación.

Si la sala de selección y clasificación es el corazón de la parte no abierta al público, la sala de lectura es el corazón de la parte abierta, esta puede componerse de anexos denominado grupo de lectura, inventario y documentación, este grupo debe ser cómodamente accesible al público y por lo tanto próximo al hall de entrada y al mismo tiempo, accesible para los documentos en conjunto, por lo tanto próximos a la sección de las salas de conservación.

La sala de lectura propiamente dicha tiene por sus principales características recibir ampliamente la luz natural en tanto que sea posible no debe estar situada sobre la fachada, si esta da sobre una calle transitada y ruidosa, su superficie varía, el número de lectores llamados frecuentemente se cuenta en principio 5 m2 por persona, así por un archivo pequeño una superficie de 80 m2 es razonable, permite acoger 16 lectores simultáneamente, si el archivo está vinculado con la universidad es necesario poder acoger 20 a 30 lectores o sea una superficie de 100 a 150 m2 La lectura en un archivo implica muchas actividades conexas: la primera es la consulta de los instrumentos de investigación, ficheros, refectorios, inventarios, catálogos de toda suerte son indispensables para el investigador o sea que en un archivo se puede agruparlos en la misma sala de lectura pero en un archivo importante es más cómodo consagrarles una sala especial que llamamos sala de inventarios, que debe abrir directamente sobre la sala de lectura, si no está provista de un personal de vigilancia debe estar situada de tal manera que el empleado encargado de la vigilancia de la sala de lectura pueda vigilarla al mismo tiempo.

Biblioteca de consulta inmediata. Los lectores tienen necesidad de consultar permanentemente libros de uso corriente, obras de referencias, diccionarios, etc., esta biblioteca está dispuesta en general en la misma sala de lectura a lo largo de las paredes o en estanterías pero también puede constituir una sala especial presentando las misma características que la sala de los inventarios con la cual ella puede por otra parte ser confundida.

Investigaciones especiales.

Ciertas investigaciones necesitan condiciones especiales de luz, oscuridad o semi-oscuridad, para la lectura de los microfilms, o el desciframiento de documentos pegados a la luz de la lámpara oscura, silencio para los investigadores que utilizan grabador, las personas que utilizan máquinas para escribir deben estar aisladas para no molestar a las otras.

También ciertos investigadores necesitan trabajar con calma y separadamente por paredes de vidrio de la estantería referente de la sala de lectura, los archivos importantes deben disponer alrededor de la sala de consulta pequeñas salas de consulta, pequeñas salas o células de investigación donde puedan efectuarse estas investigaciones especiales para tener lista su vigilancia, calculemos más o menos de 10 a 15 m2

Estas salas también son necesarias para investigaciones administrativas y documentales en los archivos de corta importancia, es conveniente separar los lectores que vienen a dedicarse a estudiar de orden científico y las personas que efectúan investigaciones puramente administrativas, para estos últimos la presencia de un centro de documentos administrativos (ej. publicaciones oficiales) biblioteca consagrada a cuestiones administrativas (precio de información) constituye una suerte de prolongación normal de un archivo, de esta manera los administradores encuentran reunidos en un mismo edificio la documentación general concerniente a tal o cual asunto y los expediente relativos a estos mismos asuntos, es lógico afectar un local especial a este género de investigaciones.

Un local que puede ser designado bajo el nombre de centro de documentación administrativa o de sala de investigaciones de administración debe ubicárselo en la proximidad de la sala de lectura y del ascensor montacargas de la sala de conservación.

Su superficie se calcula en función del número y del volumen de investigaciones a efectuarse.

Por último tenemos la cuestión de la Biblioteca Histórica la mayor parte de los archivos están dotados de una biblioteca de trabajos, también es importante generalmente de carácter histórico en ciertos casos, esta biblioteca llega a sustituir una de las riquezas del archivo, obras antiguas, colecciones de folletos raros.

3er. Grupo: museos, exposiciones, conferencias y servicios estadísticos.

La función de los archivos como auxiliar de la enseñanza de la historia y como centros culturales se afirma de manera cada vez más acentuada en todos los países, a esta función corresponden los locales especiales que forman parte ahora del programa normal de la construcción de su edificio de archivo.

Es necesario prever una sala de exposiciones y de conferencias puede tener de 100 a 80 m2 para un archivo mediano, bien iluminada pero sus ventanas pueden ser cerradas para transformar en sala de proyecciones, o las sillas deben ser movibles, al menos hay que tener en cuenta la acústica con un estudio especial para las conferencias.

Si el edificio es más importante tendrá que disponer de dos salas de conferencias, las superficies son entonces a determinar por el número de visitantes.

Muchos archivos presentan a título permanente sus más bellos documentos en un museo de archivo que no debe confundirse con la sala de exposiciones, consagrada a exposiciones temporales, una pequeña oficina de alrededor de 15m2 es necesario prever al lado de la sala del servicio educativo, al costado de la sala de exposición todo este conjunto de locales en la aplicación de las reglas oficiales de seguridad, debe disponer de una salida directa sobre el exterior para seguridad.

La sala de reuniones: En los grandes edificios de archivos donde se reúnen frecuentemente grupos de profesores estudiantes, de Archiveros, de las comunidades administrativas, sociedades científicas, etc. se debe prever una sala de 3O m2 más o menos.

Fumoar, sanitarios, vestuarios, teléfonos públicos: El archivo de cierta importancia es necesario prever para el público un fumoar o sala de reposo en la proximidad de la sala de lectura, esta sala permite a los lectores descansar en el curso de la jornada.

El mejor emplazamiento de los sanitarios es hacerlos abrir sobre el hall de entrada. En los grandes servicios hay que prever una casilla telefónica para uso del público en el hall de entrada.

Los escritorios: Los escritorios especiales, el del director, son a considerar como entreabiertos al público.

El público puede ser admitido pero únicamente pidiendo audiencia mediante control, en ningún caso las personas extrañas al servicio deben poder ingresar en los escritorios sin avisar, es una regla esencial para el buen funcionamiento del archivo.

El escritorio del director deber ser bastante grande, 25 m2. es considerado como un mínimo por un edificio que es importante, debe estar situado de tal manera que sea accesible al público, y además, disponer de una entrada particular no accesible al público.

LOS ACCESOS DEL EDIFICIO.

El arreglo de los accesos debe ser realizado de manera funcional pero sin sacrificar la arquitectura, se evitarán los árboles próximos del edificio, asimismo las fuentes de agua que presentan riesgos de infiltración.

Las calles deben permitir el acceso a los garajes y a los andenes de descarga, el arreglo de un parque de estacionamiento para el público y los empleados del servicio, es indispensable.

 

 

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Generalidades

La recepción de documentos, que comprende su tratamiento e instalación en el archivo, constituye el eslabón principal en las operaciones de la Sala de Conservación.

Esta fase de distribución debe ser eficiente para la conservación y ubicación documental, permitiendo su recuperación en tiempo oportuno y en buenas condiciones.

Planificación:

La planificación de la recepción de documentos se inicia con el inventario de los documentos, tomando en cuenta:

Tratamiento. Orientada a decidir las tareas de manipulación, la preparación, embalado, etiquetado de los documentos.

Personal y equipos disponibles. El volumen de las operaciones de recepción y conservación puede ser relativamente estable. En realidad, la cantidad y la clase de documentos que se reciben en la Sala de Conservación varían considerablemente en la mayoría de los casos.

Pero independientemente de si el volumen de las operaciones es fijo o variable, la planificación es importante por lo que hace al éxito del servicio de recepción. El personal y el equipo deben estar disponibles en las áreas integrantes de la Sala de Conservación destinadas a la selección.

CONTROL Y METODOS DE RECEPCIÓN

Inventario de control. A los fines de control y referencia, todas las órdenes que se reciben en la Sala de Conservación deben registrarse en el control central. La información mínima que ha de constar en el inventario es la siguiente:

Descripción de los documentos, para ello aplicamos las técnicas de descripción.

Fecha de recepción.

Métodos de recepción básicos. El método de distribución de los documentos, para la selección y el embalaje en la recepción, depende del tipo de documento y del volumen entregado a la Sala de Conservación.

Resguardo progresivo. El resguardo progresivo de la recepción consiste en señalar paso a paso, uno por uno, a través de las distintas áreas del depósito a los fines de selección.

El envío pasa por una a unidad a la otra, completando el personal de cada una de ellos la parte de la operación que le corresponda y pasándolo luego a otra área para la selección.

El método progresivo de recepción suele emplearse en la mayoría de los depósitos de Archivos chicos. En dicho método una copia del inventario basta por lo regular.

Resguardo simultáneo. El resguardo simultáneo de un envío consiste en extraer del inventario los elementos que lo forman, pasándolos a los distintos departamentos o unidades correspondientes, de modo que todos ellos trabajen simultáneamente en la ejecución de la recepción.

Los documentos pasan directamente en este caso al área de embalaje para su instalación.

El método progresivo, no da resultados satisfactorios desde el punto de vista de la selección e instalación rápida de los documentos en la Sala de Conservación con grandes instalaciones, que disponen de un área de selección por contenedores documentales que requiere a su vez de varias copias del inventario y una compulsa final, susceptible de producir errores de verificación.

Independientemente del método de recepción empleado, es muy importante que el formato y la disposición en columnas del documento de recepción o las tarjetas de selección de documentos provean espacio suficiente y adecuado para el fácil inventario.

Empleo de un sistema de intercomunicación. El empleo de equipo de intercomunicación en el interior de las Salas de Conservación, juega un papel importante en el mantenimiento del control y la obtención de un máximo de eficiencia en la relación con los servicios de recepción y depósito.

Un sistema de intercomunicación eficiente provee la manera de:

reducir los desplazamientos y ahorrar la mano de obra que se requeriría si las instrucciones se pasaran de otra forma;

facilitar la ejecución de recepción, sobre todo en casos urgentes o especiales;

obtener indicaciones relativas a nuevos emplazamientos previstos por el personal de dicho servicio para el depósito;

coordinar el trabajo conjunto del servicio de depósito.

Emplazamiento de los documentos. Todos los envíos ingresados en la Sala de Conservación, deben estar registrados en el inventario de ubicación.

El tratamiento de la recepción por el sistema de ubicación debe consistir en la inspección de las tarjetas de inventario general y anotar, frente a cada documento, el emplazamiento preciso de los documentos, comprendiendo la Sala de Conservación, la sección, el número del grupo, el número de caja. Conviene prestar particular atención a las cantidades de documentos.

 

EQUIPO PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

Las distintas herramientas de las que se vale el Archivero, para manipular los documentos, sobre todo en los depósitos de archivos grandes, están destinadas a facilitar el trabajo, pero  siempre pensando en la seguridad, tanto del personal como de los mismos documentos, por lo tanto, todo aquello que implique uso de combustibles y contaminantes, es preferible tenerlos fuera de los depósitos.

Vagonetas de mano. Existen muchos tipos de vagonetas destinadas al manejo de documentos.

Las vagonetas de mano son por lo general de dos tipos básicos, a saber: de rodillos y de rueda de patín, y ambas se encuentran en varios tamaños de largo y ancho, provistas de sección en curva ya sea en ángulo de 45° o de 90°.

Las vagonetas resultan muy prácticas cuando los documentos han de trasladarse normalmente siguiendo una ruta fija de operación. Se las emplea sobre todo en la carga, la descarga, el agrupamiento, la selección y el empacado de las documentos.

Vagonetas a motor. No recomendables para los archivos, por la emisiones de gas y los riesgos de incendio.

Existen varios tipos de vagonetas automotrices adaptables a la carga, descarga, agrupamiento y el empacado de documentos.

Se las designa comúnmente como “vagonetas de contenedores documentales”, para el manejo de documentos en cajas y cartones.

Las vagonetas automotrices se emplean a menudo junto con vagonetas a mano para el traslado de documentos de selección.

Vagonetas de riel. No recomendable para los archivos, los trabajos de mantenimiento y conservación, no aseguran una buena limpieza del área donde se encuentran los documentos.

El empleo de estas vagonetas en operaciones de mucho volumen asegura el paso directo de los documentos de las áreas de contenedores documentales o de selección a las de agrupamiento.

Carretillas de mano de dos ruedas. Normalmente el uso de este elemento de equipo debe reservarse a operaciones de pequeño volumen de contenedores documentales, tales como cajas, etc. Toda vez que se las mueve a mano, su uso debe restringirse sólo a traslados a corta distancia.

Carretillas con plataforma, de cuatro ruedas. La carretilla clásica de cuatro ruedas con plataforma fue considerada - antes del advenimiento del equipo mecanizado - como el elemento básico del manejo de los documentos en la Sala de Conservación.

Siguen siendo un elemento muy importante del equipo, sobre todo en operaciones de poco volumen.

 

 

 

MEDIDAS DE AVISO Y PROTECCION

Para el cumplimiento de las medidas, en forma general, hay que servirse de un sistema de avisos y señales tanto para la protección de los trabajos como de los transeúntes. Estos avisos y señales comprenden señales informativas, marcas en colores para llamar la atención respecto de peligros determinados, flechas indicadoras de emplazamiento y clase de equipo de protección, escaleras y entradas.

Para las operaciones de depósito se ha adoptado en forma muy general las siguientes:

FAparatos y equipos contra incendios.

FSeñales de peligro en general

FLuces para obstrucciones temporales y construcciones.

FBotones de interrupción eléctricos

 

Amarillo. Es el color básico para marcados de precaución contra riesgos físicos, tales como golpes, tropezones, caídas, traspiés, etc.

C Barandas y pasamanos al principio y final de las escaleras que requieren precaución.

C Toda clase de signos precautorios.

C Equipo y áreas para el manejo de documentos.

C Franjas a lo largo de los lados de andenes y pistas.

C Pilares, postes o columnas que ofrecen peligro para el funcionamiento del equipo.

C Marcado de línea en el piso para la identificación de corredores o indicando el paso de las distancias a observar.

C Marcado de esquinas de bloques ordenados.

C Salientes, puertas, vagonetas móviles, vigas o tubería bajas, así como las estructuras y puertas de elevadores. Tiras sobre las puertas de elevadores de cierre horizontal.

C Bordes expuestos, no protegidos, de plataformas, pozos y fosas.

 

Verde. Debe emplearse como color básico de seguridad para indicar el emplazamiento del equipo de emergencia, con excepción de incendios, y flechas conduciendo al mismo.

F Hidrantes de seguridad. Se aconseja que predomine el blanco para mayor visibilidad.

F Botones de alarma.

F Carteles con instrucciones de seguridad.

F Señales orientadoras a los fines de seguridad.

 

Negro y el blanco. Deben emplearse como colores básicos para marcas relativas al tránsito interior, se utilizan franjas alternadas en blanco y negro o bien cuadros en blanco y negro, a saber:

J Terminales de corredores y pasillos.

J Señales de dirección.

J Emplazamiento de los recipientes para desperdicios.

 

INSPECCIÓN DE LA SALA DE CONSERVACIÓN

Por medio de visitas periódicas a la Sala de Conservación debe cerciorarse que el depósito sigue las instrucciones, reglamentaciones y procedimientos de trabajo establecidos y que los principios de buen orden interior son observados.

Objeto de la visita.

Las visitas por parte del personal administrativo deben comprender la revisión e inspección de todas las funciones, sean administrativas o de servicio, relacionadas directa o indirectamente con el trabajo.

Los informes correspondientes a dichas revisiones deben comprender los siguientes extremos, aunque sin limitarse exclusivamente a los mismos:

 Observancia de las normas, procedimientos e instrucciones de trabajo.

 Aplicación de los métodos técnicos y administrativos más económicos en el empleo del personal de equipo y en el aprovechamiento del espacio del Archivo.

 Condiciones adecuadas del espacio, del equipo para el manejo de documentos y de los métodos de servicio, relacionadas con un servicio determinado y la clase de documentos Archivados.

 El entrenamiento del personal.

 Información respecto de métodos y procedimientos de Archivo que no concuerdan con las instrucciones de la empresa.

 Dificultades que se encuentran, ya sea en el interior de la Sala de Conservación o por causa de factores exteriores.

 Costos de funcionamiento excesivos, relativos al personal, el espacio, el equipo o Archivo.

 Documentos descuidados, superfluos o insuficiente, en relación con el inventario y la ejecución de las operaciones de Archivo.

Preparación de informes

Conviene practicar en la Sala de Conservación inspecciones frecuentes, con vista a asesorar al personal y obtener información precisa respecto de las condiciones existentes en el Archivo.

Se sugieren los siguientes datos para establecer el informe:

 

A: Funcionario competente.

De: Nombre de la persona que efectúa la inspección.

Materia: Informe sobre Sala de Conservación.

 

1. Generalidades.

a. Personal entrevistado.

b. Breve descripción del servicio.

 

2. Constataciones.

Estas deben comprender cuáles son los problemas, métodos de operación existentes y deficiencias observadas en las diversas secciones del Archivo. Cada una de estas Constataciones debe formar un apartado designado sucesivamente con las letras a, b, c, etc.

 

3. Recomendaciones.

Indíquense cuales serán las medidas que se consideren convenientes, sea al nivel del Archivo o de la oficina central, orientadas a la eliminación de deficiencias o al aumento de la eficiencia del servicio.

 

4. Resumen.

a. Conclusiones adoptadas después del estudio de las recomendaciones con el personal de la Sala de Conservación.

b. Observaciones o información adicionales respecto de las constataciones si hay lugar.

Guía para las inspecciones. Habría que confeccionar una guía para uso del personal encargado de las visitas e inspecciones durante las mismas.

 

 

 

 

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