Publicado el: 13/10/2024 / Leido: 31749 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
PRECAUCIONES CONTRA EL FUEGO
1.- Observancia del orden interior. Las prácticas del orden interior, deben mantenerse en todo momento con rigor.
2.- Inspección de la Salas de Conservación. Semanalmente se debe proceder a la inspección de todas las áreas del depósito y las dependencias del archivo, tanto interiores como exteriores. El objeto de dicha inspección es asegurarse que se cumplen las normas de protección contra el fuego, y debe extenderse en particular a:
¥Detectar cualquier peligro de fuego.
¥Asegurarse que todo el equipo extintor se encuentra en su lugar y en condiciones de empleo.
¥Cerciorarse que las válvulas de los rociadores y las demás válvulas del equipo de control de fuego se encuentran en posición totalmente abiertas.
¥Comprobar el estado del sistema de suministro de agua.
Requisitos diversos de servicio: Debe prohibirse fumar en las áreas generales de la Salas de Conservación, y todas las áreas deben marcarse con carteles indicando, en blanco sobre fondo rojo, “PROHIBIDO FUMAR”.
Aviso de incendio. Todo el personal debe estar aleccionado en cuanto a reportar inmediatamente, conforme al procedimiento prescrito, la presencia del fuego, sean cual fuere su volumen o intensidad. Hay que investigar las causas de todo fuego, tomando medidas preventivas adecuadas para evitar su repetición y anotando cuidadosamente para publicarlo entre el personal el resultado de la investigación.
Distancias en el orden. La disposición general del plano de la Sala de Conservación ha de proveer un número suficiente de corredores para que los bomberos puedan acercarse con equipo montado sobre ruedas a cualquier parte del edificio en caso de incendio.
El objetivo general de la Sala de Conservación consiste en conseguir el aprovechamiento máximo del espacio compatible con la salvaguardia contra los riegos de incendio.
Las prescripciones generales relativas a distancia con respecto a paredes compatibles con el aprovechamiento máximo del espacio son las siguientes:
Distancia respecto a los muros. No precisa dejar espacio entre los documentos ordenados y las paredes, ya sean interiores o exteriores, de ladrillos, mampostería o cualquier otro material resistente al fuego, excepto en los siguientes casos:
1. La distancia entre las paredes y los documentos depositados deben ser, si se tratan de cantidades muy grandes, de un metro.
2. Debe de dejarse un espacio de 60 cm, junto a las puertas interiores contra fuego.
3. Debe de mantenerse una distancia de por lo menos 60 cm entre cualquier partición de madera u otro material no resistente al fuego, exterior o interior, y los documentos depositados.
Entre los documentos y las tomas de rociadores, calefactores altos, ventiladores, luces, etc., la distancia mínima necesaria es de 50 cm. Esta distancia es estrictamente observada para la toma del rociador, con objeto de permitir que el calor pueda llegar a la cabeza del rociador provocando la dispersión adecuada del agua en caso de fuego.
Inspección técnica contra el fuego: A cargo de un ingeniero especializado en prevención de incendios u otro personal técnico calificado, debe practicarse cada 6 meses una inspección.
La inspección se efectúa completamente, comprendiendo la revisión e inspección sobre el lugar y el examen de los extintores, los sistemas de rociado y alarma, etc., con el fin de asegurarse que están en buenas condiciones de funcionamiento.
Por ningún concepto debe confiarse semejante inspección al personal de las Salas de Conservación. Debe practicarse de dicha inspección un informe escrito. Detalles pertinentes que deben incluirse en el informe son:
Cfecha de la inspección;
Cresultados de la misma, a saber,
Csi las disposiciones locales vigentes se observan adecuadamente,
Csi el equipo contra incendios existente es suficiente y está en buen estado, etc.
PROTECCIÓN CONTRA EL ROBO
La mayoría de las veces, el robo de documentos en los archivos se produce en la sala de lectura para el público. Todas las precauciones de vigilancia y todos los reglamentos de policía interna no impiden a un lector deslizar en su bolsillo o entre dos páginas de su cuaderno en el que escribe una hoja sacada de un legajo o incluso un expediente entero, de todos modos es necesario también tomar todas las medidas para evitar los robos en los depósitos propiamente dichos.
Medidas contra la sustracción: Las clases de documentos sujetas a sustracción deben mantenerse en áreas o cuartos cerrados, no expuestos al tráfico general de la Sala de Conservación.
ORDENADO. Los documentos deben ordenarse en forma que se aseguren circulación suficiente de aire, posibilidad de inspección minuciosa, y capacidad de resistencia de los soportes.
Los que requieren especial ventilación han de disponerse en forma que el aire pueda circular alrededor de cada documento. La circulación de aire es especialmente importante en las áreas de la Sala de Conservación frías, para prevenir la formación de lugares calientes al interior de las mismas.
El acceso al depósito debe ser prohibido a toda persona extraña al servicio del Archivo, en muchos Archivos se tiene la costumbre de dejar a los empleados de las diversas dependencias de la institución, efectuar ellos mismos sin vigilancia las búsquedas de los expedientes, tal práctica condena a las medidas de protección contra robos; para que esta prohibición sea plenamente efectiva, es necesario que los depósitos no tengan puerta de comunicación con las partes del edificio accesibles al público, o que si esta puerta existe esté cerrada permanentemente y no pueda ser abierta más que por los empleados provistos de una llave.
Con mayor razón esta disposición se aplica a las puertas que dan acceso directamente del exterior a los depósitos principalmente las puertas que abren sobre el andén de descarga, también hemos visto anteriormente, que las puertas que desembocan de los depósitos sobre las escaleras exteriores deben ser cerradas permanentemente, pero debe poder abrírselas cómodamente del interior sin maniobras particulares.
Es necesario comprender que para ladrones decididos a entrar en los depósitos el método más simple consiste en ocultarse en algún rincón oscuro del local antes de la noche y aprovechar la misma para cumplir su cometido, la protección contra el robo implica en el momento del cierre una inspección de todo el local donde una persona extraña ha podido penetrar durante el día, especialmente sanitarios.
Si los depósitos están bien aislados de los locales administrativos y si sus aberturas son conformes a las prescripciones concernientes a la protección contra la luz solar debe ser trabajoso a un ladrón pasar por las ventanas. Cuando las ventanas son suficientemente grandes para permitir el paso de una persona, en especial las ubicadas en planta baja y del 1er. Piso, deberán estar provistas de barrotes o rejas sólidas que puedan ser colocadas en el interior del edificio para no dañar la estética exterior.
En el interior mismo de los depósitos existen varios medios de asegurar la defensa contra el robo, el más simple consiste en aislar ciertos estantes por medio de rejas cerradas con llave, estas pueden ser aplicadas directamente sobre los estantes a protegerse o puestos en gavetas, se puede cerrar el acceso de los pasillos entre estantería aislando todos los estantes. Se puede proveer de rejas especiales a una sala entera de los depósitos, insistimos a este respecto que las estanterías modulares o compactas con sistema de cerrojo constituye una excelente protección contra el robo y que esa es una de las ventajas que pueden en ciertos casos hacerles recomendables para los archivos.
Por su naturaleza misma, los documentos de algunos archivos, se conservan en cajas o en cámaras fuertes. Unos y otros no se diferencian sino por su capacidad: la caja fuerte puede ser colocada en cualquier parte del archivo, en cuanto a la Cámara Fuerte se la construirá generalmente en el subsuelo de los depósitos.
Las cámaras fuertes aseguran al documento una protección contra el robo y contra el fuego. A menudo se designa erróneamente con el nombre de caja fuerte una simple sala de depósito provista de puertas a prueba de fuego y con cerradura de seguridad.
Dado que las cámaras fuertes son completamente cerradas, su ventilación debe ser estudiada cuidadosamente si se quiere evitar el desarrollo de moho y hongos.
Las alarmas: Los sistemas de custodias por alarmas, por circuitos eléctricos (automático) estos sistemas son indudablemente muy perfeccionados y eficaces, están adaptados a todas las formas de robo posible, alarmas dadas por contacto colocados en los pisos o sobre los vidrios de las ventanas o por medio del foco eléctrico que detecta el paso de todo el cuerpo opaco en los corredores de circulación.
PROTECCIÓN CONTRA INSECTOS Y ROEDORES
Generalidades: Los insectos destruyen anualmente cantidades enormes de documentos. La contaminación puede producirse aún en condiciones óptimas de la Sala de Conservación, la única forma de prevenir pérdidas por dicha causa, o reducirlas a un mínimo, consiste en una vigilancia constante y la toma rápida de medidas adecuadas en su caso.
Causas de contaminación: Esta puede producirse dentro de la Sala de Conservación en las formas más variadas. En algunos productos del soporte, el insecto puede poner sus huevos o depositar sus larvas, no visibles.
Los insectos pueden hallarse ocultos asimismo en rendijas del piso o paredes de la Sala de Conservación y del equipo, o pueden provenir de carros o camiones de carga sucios.
Las piezas documentales que retornan al archivo sin previa limpieza o fumigación adecuada, constituyen con frecuencia manantiales de contaminación.
Detección: Resulta a menudo difícil en extremo, aun para el entomólogo, descubrir los insectos en determinadas fases de sus respectivos ciclos vitales. En otros casos, en cambio, la detección puede efectuarla el personal a cargo sin dificultad. Conviene proceder a inspecciones frecuentes, especialmente durante las épocas más calurosas del año.
1. Dónde hay que buscar. La inspección superficial rara vez revelará la presencia de insectos, a menos que el proceso de contaminación se encuentre avanzado.
Sólo por excepción se encuentran los insectos fuera de su hábitat, resulta indispensable investigar el interior de los mismos, cartones, atados, archivadores de palanca, etc..
Por lo regular los insectos permanecen en secciones oscuras y cerradas: en los documentos envueltos, en bolsas, y sobre todo, desordenados. Resulta necesario examinar muchas piezas, tal vez un 50 %, antes de descubrir evidencia de contaminación.
2.- Evidencia de contaminación. La contaminación se manifiesta por medio de telarañas, escarabajos, polillas, larvas, agujeros, etc., en las piezas o envoltorios conteniendo papel, en los lomos de los encuadernados, en los documentos “empastados”.
Una elevación de temperatura en el papel suele señalar a menudo la presencia de contaminación.
3.- Toma de muestras. Para extraer muestras es necesario extraer alguna pieza documental suelta y realizar los análisis pertinentes.
Exterminio: En algunos casos basta depositar los documentos por algún tiempo en un área fría para reducir la actividad de los insectos. Semejante precaución no elimina a los insectos, pero sirve de medida provisional hasta tanto se pueda proceder a la fumigación.
El medio más eficaz para la eliminación de los insectos consiste en la fumigación. No es posible examinar aquí en detalle los varios tipos de fumigantes y su empleo, puesto que intervienen en esto muchos y muy diversos factores.
Por otra parte, dicha técnica se halla en un período de rápido desarrollo, de modo que los procedimientos hoy aceptados pueden resultar anticuados el día de mañana.
Fumigación: Conviene dirigirse a una de las compañías serias de fumigación autorizadas. Los contratos que se establezcan con alguna de ellas han de disponer que el empresario observará escrupulosamente todas las leyes y reglamentaciones federales, estatales y locales, y que una vez efectuada la fumigación se procederá a la aireación adecuada del local.
El empleo de ciertos fumigantes puede provocar en efecto explosión o incendio, o ejercer efectos nocivos para la salud del personal expuesto a la acción de los elementos químicos utilizados. En consecuencia el fumigador ha de ser civilmente responsable y solvente para responder en su caso de los daños o incendio eventuales, así como del perjuicio que pueda resultar para el personal del archivo.
La primera fumigación generalmente no logra un exterminio del 100 %, corresponde repetirla. Es por dicha razón que el contrato ha de contener una cláusula de garantía de exterminio del 100 %. Con objeto de asegurarse que se ha obtenido un exterminio completo, pueden colocarse en distintos lugares de la Sala de Conservación cajas pequeñas con insectos vivos, examinándolas una vez efectuada la fumigación.
Medios de fumigación: No debe procederse a la fumigación de un local, a menos que una inspección a fondo del mismo revele que está en condiciones para ello.
En otro caso es preferible, por ejemplo, cargar los documentos contaminados en vagones cerrados y fumigarlos en éstos. O bien, si se trata de bloques grandes de existencias depositadas en áreas conteniendo otros documentos no infectados, pueden recubrirse dichos bloques con cierto tipo de telas impermeabilizadas, inyectando el fumigante por debajo.
Empleo de rociadores: .A los efectos de prevención y control las Salas de Conservación de documentos, deben rociarse periódicamente, por lo menos una vez al mes durante el verano o en períodos de temperatura superior a 21°C, con un insecticida de eficacia comprobada.
El rociado debe extenderse a las carretillas empleadas en el manejo de documentos, así como a las plataformas para el transporte, las paredes, techo, piso y columnas de las áreas en las que se hallan depositados documentos.
Pulverizadores mecánicos que forman unas gotas diminutas de insecticida dispersado a modo de niebla, resultan eficaces en la prevención y el control contra insectos.
La protección de los archivos contra los insectos es un dominio muy complejo que pone en ejercicio conocimientos adelantados de zoología y de química. Debemos dar indicación sobre las medidas del orden arquitectural, para impedir el ingreso y desarrollo a insectos y roedores que atacan a la madera, entre ellos tenemos las termitas que cavan en las maderas galerías que a un nivel de evolución bastante avanzado provocan el desmoronamiento y el hundimiento de pisos, vigas, estanterías de madera.
Entre los insectos que atacan papel y cartón, denominados también bibliófagos, tenemos al comejón, taladra galerías a través de legajos y registros, las cucarachas devoran el pegamento de las encuadernaciones y a veces el mismo documento o el cuero, en cuanto a las termitas manifiestan gran variedad en materia de alimentación, tanto el papel y el cartón como madera y los tejidos, ocurre lo mismo con los roedores, ratas y ratones que existen en todos los climas.
La primera precaución a tomar contra insectos y roedores consiste evidentemente en aislar del suelo tanto como sea posible. Toda precaución no es suficiente para eliminar los insectos que penetran por el aire y aquellos cuyas larvas se encuentran en los documentos mismos antes de su entrega a los archivos.
La madera puede ser tratada por medio de productos especiales de modo de volverla invulnerable a los insectos, estos productos basados generalmente en el cloronaftaleno, son comercializados bajo diversas denominaciones; aplicados sobre la madera en forma líquida, son bastante eficaces, tanto para su tratamiento preventivo como para uso curativo.
Las trampas del tipo clásico, permiten en regla general eliminar ratas y ratones cuando se ha constatado su invasión, en los casos graves conviene hacer llamados a los servicios especializados.
En ciertos países se coloca en contacto con los documentos hojas de papel impregnado de una solución de sal de Sodio de Pentaclorofenol, pero otros países estiman esta solución peligrosa, en la razón de extrema alcalinidad de éste producto. Para la protección de la encuadernación de cuero se utiliza una cera antimoho especial químicamente neutra, exenta de solventes susceptibles de desecar el cuero.
Protección contra el polvo: El polvo es en los archivos, un enemigo que se puede combatir, pero que nunca se puede vencer del todo.
El polvo se insinúa por todas partes, los depósitos mejor concebidos no están nunca totalmente preservados. En pequeña cantidad y cuando se trata de polvo seco no ácido no es muy nocivo. En las regiones industriales, los polvos grasos y ácidos, son un peligro serio. Se distinguen dos clases de polvo, los del exterior y los generados en el interior de las salas de conservación. Entre los primeros la protección más eficaz consiste evidentemente en no admitir en los locales cerrados más que el aire filtrado, esta es una de las razones básicas para la climatización de los archivos situados en las regiones industriales. En cuanto a los polvos de origen interno, su fuente esencial es el proveniente del cemento ácido, peligroso para los papeles.
PROTECCIÓN CONTRA ROEDORES: Las ratas y los ratones destruyen o inutilizan anualmente cantidades enormes de documentos. Hay que tomar medidas preventivas respecto de las mismas, no sólo desde el punto de vista económico, sino porque dichas plagas constituyen una amenaza para la salud humana en cuanto son vehículo de enfermedades.
Tipos. Los roedores más corrientes en las Salas de Conservación son la rata parda noruega, la de tejado, el ratón de los prados, el del venado, o de pie blanco, y el de casa. La rata parda es la más destructiva y la más difícil de combatir.
Causas de la plaga. Los roedores se introducen en los locales a través de ventanas o puertas abiertas, grietas y agujeros en los muros, alrededor de los tubos y alambres. Con frecuencia escarban bajo el suelo y entran por las tuberías de ventilación o del drenaje. En algunos casos vienen en los documentos empaquetados o encajonados.
Prevención. Un control permanente de los roedores sólo puede conseguirse apartándoles el alimento y las madrigueras. Los roedores no permanecen , en efecto, donde no disponen de alimento y abrigo.
Orden interior. El orden y el aseo sistemáticos del interior del local constituyen factores importantes para evitar la multiplicación de los roedores. La acumulación de basura y prácticas desordenadas en este recinto suelen ofrecer a dichos animales oportunidades para su proliferación.
Aperturas. Todas las aperturas del local hacia el exterior, mayores de media pulgada, deben sellarse o protegerse con tela metálica galvanizada de 8 mallas ó ¼ de pulgada, o con lámina de 26 o aún más fuerte. Las aperturas de extractores y ventiladores deben cerrarse en la misma forma, si son lo bastante grandes para permitir el paso de los roedores. Habría que asegurarse de que no existen aperturas entre el techo y las paredes.
Erradicación. El sistema de trampas constituye el método corriente de erradicación de los roedores, pero si éstos abundan puede hacerse necesaria la utilización de trampas y envenenamiento.
Trampas. Cuando se trata de un número reducido de roedores el sistema de trampas puede resultar eficaz. La ventaja de las trampas consiste en la relativa seguridad que ofrecen respecto de personas y animales y la facilidad de ubicación y eliminación de los roedores atrapados.
Como cebo en las trampas se sugiere el jamón frito, pasta de nueces, mantequilla de piñones, pasas y bollos de pastas. Es indispensable que el cebo utilizado se halle firmemente sujeto a la trampa.
Convendría colocar varias trampas a la vez e ir cambiando con frecuencia tanto los lugares de colocación de las mismas como el tipo de cebo. Si están sucias, conviene limpiarlas bien y cambiar el cebo. No se recomienda el empleo de jabón en la limpieza de las trampas.
Venenos. No debiera recurrirse a los venenos sino en última instancia y, aun en este caso, sólo en cajas de cebo y en lugares aprobados. Hay que rodear el empleo de venenos de las máximas precauciones.
Habría que practicar un ensayo previo, consistente en depositar cebo no envenenado en las áreas infestadas, con objeto de determinar el mejor emplazamiento y las cantidades de cebo envenenado a emplear.
Cualquiera que sea el cebo que se elija, éste debe ser tal que resulte más atractivo para el roedor que los documentos que se trata de proteger. Conviene ir variando los tipos de cebo. El cebo ha de colocarse en distintos lugares, en cajas de cebo o emplazamientos ocultos.
Todo cebo no utilizado debe recogerse a los dos días. Es muy importante al confeccionar los cebos, emplear cantidades prescritas tanto del veneno como del alimento para cebo.
Antes se dudaba de instalar la electricidad en los depósitos en razón de los riesgos de incendio, tal resistencia no es ya justificada en razón del progreso realizado en este dominio pero, es necesario que la instalación eléctrica en los depósitos ofrezca todas las garantías de seguridad, el alumbrado eléctrico en las salas de depósito no debe ser muy potente, puesto que estas salas no son locales de trabajo, son suficientes para la iluminación de 50 a 60 watts más o menos cada 2 metros en los pasillos entre estanterías y de 75 watts cada 4 o 5 metros en los pasillos principales.
El alumbrado fluorescente no es conveniente en las salas de conservación, por la fuerte radiación ultravioleta. Es recomendable utilizar el tragaluz de vidrio no pulido (opaco), para asegurar la difusión de la luz, se lo coloca directamente en el techo.
Interruptores: Un interruptor en la entrada de cada pasillo entre estanterías es lo recomendable, por la comodidad de encendido solo del área de búsqueda de documentos. Cada interruptor controla la totalidad de las lámparas del pasillo entre estanterías. Para mayor control y comodidad es necesario un interruptor general colocado en la entrada de cada sala.
No se recomiendan interruptores que forman salientes sobre la superficie de la pared, por el riesgo de enganchar o golpear con la vestimenta o los documentos.
Tomas de corriente: La instalación eléctrica de los depósitos se completa por tomas de corrientes, para la utilización de aspiradoras, humidificadores, desecadores, etc.
Estas tomas de corriente son colocadas en los bordes del pasillo de circulación a algunos centímetros del suelo, empotradas en la pared y provistos de tapas de seguridad.
Se recomienda un toma de corriente entre tres a cinco metros.
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