Publicado el: 30/09/2024 / Leido: 5278 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
Factores de planificación
1.- Con vista al máximo aprovechamiento del espacio, el servicio de conservación de los documentos de selección, se disponen en áreas separadas. En donde éstas no existan, se recomienda un emplazamiento adecuado, tomando en cuenta el elemento seguridad, del emplazamiento de la Sala de Conservación y de las áreas de agrupamiento. Esto reduce las operaciones internas de manejo y disminuye el trabajo de agrupamiento de los documentos de selección cuando se despachan junto con fondos documentales mayores.
2.- El ancho de los pasillos se determina por la amplitud de los movimientos de recepción, las dimensiones del espacio de selección de los documentos, el equipo de manejo empleado y, en cierta medida, por la posición de las columnas del edificio. Los corredores se disponen de modo uniforme.
3.- Las hileras de anaqueles se disponen de modo que queden adosadas las unas a las otras y, en la medida de lo posible, a lo largo de los muros o paredes. El espacio a lo largo de las paredes proporciona un emplazamiento excelente para determinadas estanterías de anaqueles en los que se guardan documentos de forma irregular.
El factor equipo
1.- Los anaqueles se hacen por lo regular de madera o metal y pueden estar o no provistos de estantes ajustables y de separadores. Los anaqueles desmontables confieren mayor elasticidad al manejo. Los de acero, ajustables, proporcionan un elemento de flexibilidad cuando se requieren gavetas de tamaños diversos.
2.- El espacio cúbico de las estanterías se establece teniendo en cuenta el tamaño, el movimiento y el tipo de pieza documental.
3.- El estante inferior debe quedar por lo menos a 10 centímetros del suelo.
4.- El depósito de documentos sueltos pequeños, que debido a su forma, etc., son difíciles de guardar en estantes, puede efectuarse en gavetas, o cajas colocadas en los anaqueles.
5.- Los documentos no deben mezclarse, a menos que se puedan identificar y separar fácilmente.
6.- El llenado de anaqueles de selección con documentos procedentes de las áreas de las Salas de Conservación mayores debe mantenerse en todo momento en forma sistemática. A menos que los anaqueles estén llenos, el almacenamiento eficiente y rápido de los documentos resultará afectado en forma desfavorable.
7.- Constituye una buena práctica llenar los anaqueles del lado izquierdo, lo que tiende a asegurar que los documentos más antiguos salgan primeros.
SUJETOS A RIESGOS ESPECIALES
Es necesario asistir al personal de las Salas de conservación en la adopción de medidas razonables de protección, adecuadas a la naturaleza y riesgo de determinados tipos de documentos.
Definición. El término de “documentos sujetos a riesgos especiales”, se refiere a aquellas categorías de documentos que requieren manejo especial, debido a alguna de las siguientes características:
1. Baja temperatura de ignición
2. Influencias corrosivas
3. Peligro de contaminación
4. Combustión
5. Descomposición
Límites. Las prácticas de depósito documental y el manejo que se recomiendan y esbozan en líneas generales en este capítulo, se han considerado en base a las condiciones que ocurren con mayor frecuencia en los depósitos de archivo.
En consecuencia, habrá que tener en cuenta en su aplicación los elementos generales de clima, control de temperatura, etc. para la construcción del mismo.
Las documentos considerados susceptibles de reacciones peligrosas para su conservación, se separan unos de otros.
Al depositar y ordenar tipos documentales, habrá que proceder con la máxima cautela, para prevenir golpes y roturas.
Antes de depositarlos se examinan todas las piezas, una por una con el fin de descubrir problemas de los mismos.
Hay que observar en el depósito de documentos las distancias, con objeto de proveer una distribución adecuada de medios contra incendios en caso de fuego, asegurando al propio tiempo facilidad de acceso a los documentos a los fines de su frecuente y efectiva inspección:
La altura de los estantes debe limitarse a 210 cm. Puede sin embargo prescindirse de semejante precaución siempre que los documentos se hallen depositados en Salas de Conservación provistas de sistemas automáticos contra incendios, no se recomiendan hidrantes. La distancia entre la cima de la estantería y la toma del sistema contra el fuego debe ser en lo posible de 50 cm.
La distancia entre los documentos ordenados, fondos documentales, debe ser de 90 cm, siempre que se trate de cantidades relativamente grandes de los mismos y que se disponga de espacio suficiente.
A continuación se inserta una lista de documentos peligrosos, cierto número de los cuales están autorizados para su depósito en las Salas de Conservación de los Archivos.
Documentos inflamables
Partimos del principio de que todos los documentos son inflamables, por lo tanto las precauciones e instrucciones se extienden al depósito y a la manipulación de los documentos y los medios de extinción que se recomiendan quedan pequeños ante este agente destructor.
Sala de Conservación. Los documentos son inflamables, razón por la cual se recomienda que deben depositarse en un edificio separado de la administración, provisto de sistemas contra incendios automáticos, en lo posible que no sean hidrantes, o en un recinto resistente al fuego, provisto de sistemas contra incendios y alarmas, separado por completo del cuerpo general del edificio por paredes de mampostería, con paso cerrado por puertas a prueba de fuego.
Para la Sala de Conservación de mampostería interior, debe situarse en los extremos del edificio, a condición de que el acceso al recinto, a los fines de extinción de incendios, sea fácil.
En los casos en que no se dispone de recinto separado, se hace indispensable destinar áreas reducidas de la Sala de Conservación en las que se disponga del máximo de protección general posible.
Las áreas de depósito de documentos deben estar provistas de aperturas y ventilación adecuadas, tomando disposiciones adecuadas para el control de la ventilación en caso de incendio.
La Sala de Conservación debe admitir sólo el ingreso de personal autorizado.
Uso de extintores y puntos de ignición
Toda información sobre el tema no es suficiente, hay que hacer un uso discreto de la información que se tiene, en cada caso de extinción de incendio concurren circunstancias particulares que no es posible prever en los límites.
La cantidad, la rapidez y el método de aplicación del material extintor, en relación con determinados tipos y volumen de incendio, ha de ser objeto de consideración particular y puede incluso exigir el empleo de técnicas de extinción especiales, sobre todo si el siniestro requiere el empleo de dichos elementos en grandes cantidades.
Generalmente nos referimos a los siguientes elementos extintores:
a.- Agua.- Agente extintor n° 1. El agua aplicada con un rociador o un pulverizador es más eficaz en la extinción de incendios, siempre que se deje emplear con rociadores. Si bien es recomendable para apagar los incendios, no lo es para el papel, que recibe tanto daño por el agua como por el fuego. En muchos casos, el agua de los hidrantes automáticos bastará perfectamente para la extinción.
b.- Espuma.- Agente extintor n° 2. Extintores portátiles, de los del tipo de espuma, son muy útiles para la protección de cantidades limitadas de documentos.
c.- Bióxido de carbono o productos químicos sólidos.- Agente extintor n° 3. Los extintores portátiles de Bióxido de carbono, o de otro material químico extintor sólido, y hasta cierto punto los de tipo líquido vaporable, a base de tetracloruro de carbono, se emplean con ventaja en la extinción de incendios de pequeñas cantidades de documentos, lo mismo que en los provocados por la corriente eléctrica.
Documentos sujetos a combustión espontánea
Muchos documentos, por la calidad de su soporte, se oxidan fácilmente con el oxígeno del aire, aún a temperatura normal, produciendo emisión de calor.
El contacto de estos documentos con documentos de desecho, basura u otros, en condiciones en que el calor se produce más rápidamente que su disipación, produce elevación de la temperatura, susceptible a su vez de determinar la combustión de dichos documentos.
El calentamiento espontáneo se produce regularmente en numerosos documentos, como los fibrosos, los impregnados en aceite oxidante, los papeles fibrosos fabricados en base a fibras vegetales, los documentos encuadernados con pieles, cuero y de hule y los compuestos de nitratos.
Al manipular y depositar, documentos de dicho soporte, se toman precauciones adicionales con objeto de prevenir ese riesgo.
Inspección. Antes de aceptar los documentos de manos de la empresa de transportes y de proceder a su Sala de Conservación, conviene practicar una inspección minuciosa de todos los documentos susceptibles de contaminación y combustión.
Causas del deterioro: Las características de conservación de las distintas categorías de documentos pueden variar, debido a diferencias en su tamaño, el tratamiento, la manipulación de los mismos y las características propias de la Sala de Conservación, sea la guarda de unos pocos días o algunos años.
Un estudio del deterioro de los documentos en la Sala de Conservación revela que las causas del daño pueden atribuirse a uno o varios de los siguientes factores:
1.- Biológico. La causa más común de deterioro de los documentos se debe a la acción de bacteria, mohos, hongos, levaduras o fermentos. Dichos organismos provocan la descomposición de los “tejidos” e inician reacciones que hacen a los documentos impropios para su permanencia.
2.- Reacciones químicas. Muchos documentos se estropean debido a reacciones químicas producidas por el medio ambiente o en el interior de los “tejidos”, que producen el colapso de las estructuras. En la mayoría de los casos, de todos modos, dichas reacciones la inician originariamente microorganismos.
3.- Contaminación. Los documentos se hacen con frecuencia impropios para el consumo humano debido a la contaminación por insectos o roedores.
4.- Temperatura. Temperatura inadecuada o cambios impropios de temperatura en las áreas de la Sala de Conservación constituyen asimismo causas de deterioro.
5.- Daño físico. El daño ocasionado por una manipulación poco cuidadosa de los documentos, es una causa importante y frecuente de deterioro.
6.- El reposo prolongado, debido a falta de previsión y limpieza, constituye una causa frecuente de deterioro de los documentos
Muchas causas de deterioro se pueden prevenir mediante la observación de la siguientes normas:
Prácticas de mantenimiento: La aplicación y observancia de determinadas prácticas de mantenimiento deben imponerse en forma severa con objeto de asegurar el orden y el aseo en todas las áreas de la Sala de Conservación.
Partículas de materia, por ejemplo, caídas sobre la superficie de los documentos, deben removerse inmediatamente, pues atraen a insectos y roedores, constituyendo focos de posible contaminación.
Del mismo modo no debe tolerarse en ningún caso la permanencia de cartones rotos o cajas archiveras en mal estado. Cuando las inspecciones periódicas pongan de manifiesto la presencia de piezas en tal estado, habría que proceder ya sea a reparar los documentos.
Control de temperatura: La temperatura constituye probablemente el factor de mayor influencia en la conservación de los documentos. Una temperatura elevada aumenta la velocidad de las reacciones químicas y facilita la acción de los insectos y los microorganismos. Los documentos susceptibles de deteriorarse por efecto del calor no deben mantenerse expuestos directamente a los rayos del sol, ni cerca de los tubos de vapor, radiadores, elementos de calefacción o focos eléctricos.
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Figura 28. Sistema de Planos y Mapas. |
El deterioro por causa de bacterias o contaminación se retarda bajando la temperatura de la Sala de Conservación. Hay que darse cuenta, sin embargo, que semejantes temperaturas ideales en distintos lugares sólo pueden conseguirse mediante sistemas fabricados exprofeso. |
La Sala de Conservación requiere por lo regular el mantenimiento de temperaturas constantes. Los estudios efectuados al respecto revelan que fluctuaciones de temperaturas relativamente bajas resultan más perjudiciales para determinados documentos que una temperatura más alta pero constante.
Control de la humedad: Algunos documentos, requieren un grado relativo de humedad. Uno de los enemigos más antiguos del archivo es la humedad, en ciertos climas es por el contrario la sequedad. Las variaciones de temperatura juegan un rol esencial en el complejo de nocividad que forman la condensación y desarrollo de hongos. Estudiamos sus aspectos:
Los peligros de humedad para los archivos son de dos clases, actúan por una parte sobre la textura de las fibras de papel, las emblandece, diluye ciertas tintas, favorece por otra parte el desarrollo del moho, estas aparecen a una temperatura de 20 a 25 grados centígrados cuando la humedad alcanza a 70%, las esporas, corpúsculos reproductores del hongo, están presentes en todas partes y si se les permite proliferar, provocan la formación del micelios que es el aparato de nutrición de los hongos que destruyen la materia orgánica de papeles y pergaminos.
La humedad es más o menos nociva, según la temperatura, que para un peso dado de vapor de agua en un kilogramo de aire la condensación se opera a una temperatura dada, así por ejemplo si tenemos 7 gramos x 1 kg. de aire, la condensación se efectuará a 9 grados centígrados:
7 gramos x kg. = 9 grados centígrados
12 gramos x kg. = 17 grados centígrados
Si se eleva la temperatura nos alejamos del punto de condensación, la humedad disminuye, una de las primeras consecuencias prácticas de esta experiencia es en que los países de clima húmedo y frío, la calefacción del depósito se impone. Según las experiencias utilizadas para evitar el desarrollo de los hongos o papeles la humedad relativa se efectúa entre el 50 y el 60% o aunque no haya una completa unanimidad en cuanto al grado ideal de temperatura a mantener para los archivos, se considera como ideal 15°C como límite inferior y 22°C como límite superior. Los distintos medios de calefacción pueden ser admitidos en los depósitos del archivo, a condición que presenten garantías de seguridad, o sea:
L riesgos de incendio por conducto de chimeneas,
L riesgo de inundaciones en caso de ruptura de cañerías de los sistemas de circulación de agua caliente, la implantación de cañerías debe ser especialmente estudiadas en un plano del edificio.
La calefacción por el piso es aceptable a condición que la temperatura no pase de los 22°C.. Las temperaturas en los depósitos y en los locales de trabajo, no son los mismos, la calefacción debe ser prevista en doble sentido por 2 bocas de alimentación diferente y 2 sistemas de regulación independiente.
Un gran número de aparatos para controlar la humedad relativa de la atmósfera, están fundados por diversos principios de física y química, los especialistas recomiendan para depósitos de archivo el higrómetro a cabello, funciona por el alargamiento o contracción de un cabello bajo el efecto de las variaciones de la temperatura o para en mejores condiciones entre los 30 y 80% de humedad relativa entre los cuales se encuentran comprendidos los porcentajes máximo y mínimo de humedad.
Es necesario controlar la humedad en las superficies de las paredes, por capilaridad o porosidad el agua del suelo se filtra en los muros y contribuye a volver húmedo los locales; el medio utilizado a este fin consiste en medir la resistencia entre dos puntos determinados de la pared por medio de electrodos, para medir la humedad interna de las paredes. Cuando se constata humedad persistente entre dos superficies de pared, se extrae una muestra del muro y se somete a un examen de laboratorio, esta operación debe ser efectuada por especialistas.
En las construcciones la humedad puede remediarse:
þ Con control del correcto aislamiento en cimientos y adecuado funcionamiento de cañerías del edificio.
þ Con una adecuada calefacción en invierno, combinada con una buena ventilación de los locales;
þ Con un aislamiento térmico suficiente, para que el muro no se enfríe y produzca la condensación del vapor de agua contenido en el aire
þ Con la colocación de una barrera para el vapor (materiales cuya densidad no permita el paso del vapor: aluminio, cobre, pinturas selladoras, etc.)[1]
Lucha contra la humedad: Se efectúa desde dos ángulos, la arquitectura del edificio y el secado de la atmósfera. El exceso de humedad proviene en muchos casos de:
ý techumbre defectuosa
ý canalizaciones y cañerías tapadas,
ý aberturas mal unidas.
En los países de clima lluvioso la causa más frecuente es la del agua del suelo que sube por las paredes por porosidad. Es evidente que al iniciarse la construcción del edificio, en que se puede evitar este fenómeno; sobre un terreno húmedo los arquitectos deben preocuparse de:
ü calzar cimientos profundos bien aireados con capas aislantes,
ü elegir para la construcción materiales hidrófugos,
ü evitar la presencia de árboles en las proximidades a las paredes,
ü frecuente limpieza de canaletas, cañerías, por donde desciende el agua de lluvia para evitar su obstrucción.
Con edificios que han sido adaptados para depósitos de archivos y en los que el problema de la humedad ha sido mal resuelto, la primera precaución consiste en calentar el local a la temperatura óptima, luego revestir con una capa de pintura las paredes y techos, la pintura tiene que ser hidrófuga, contra la humedad, aislante y fungicida.
El exceso de humedad de la atmósfera en los depósitos se combate con el uso de aparatos especiales llamados deshumidificadores. Su funcionamiento descansa sobre la facultad que tienen ciertos cuerpos químicos de absorber el agua, como ser: Hielo de Silicio, el Fluoruro de Litio.
Deben también sanearse los cimientos en la medida de lo posible.
Circulación de aire: Es necesaria una buena circulación de aire y ventilación en la Sala de Conservación, en particular, en áreas húmedas y calientes. Muchos componentes del soporte documental desarrollan calor por oxidación, hay que disponer una buena circulación de aire para dispersar el calor y prevenir la formación de moho. Además, una ventilación adecuada dispersa muchos olores característicos del papel.
El sistema más simple y eficaz al menos en países cálidos, consiste, en utilizar la diferencia de densidad de aire frío y aire caliente, se colocan aberturas provistas de filtro en cada sala al nivel del piso y al nivel del techo comunicados por medio de tubos, la una con el techo y la otra con el sótano, la diferencia de temperatura existente entre el techo y el subsuelo es suficiente para asegurar una circulación de aire incesante.
El exceso de sequedad en juego con la temperatura, se convierte en un inconveniente para la materia orgánica, por deshidratación, el pergamino se encoge y el papel se torna quebradizo. Este problema se presenta en lugares de clima desértico y templados.
Recordemos que el porcentaje de humedad relativa mínima es del 50%. Por debajo de esta marca es necesario proceder a una humidificación de la atmósfera por medio de aparatos llamados humidificadores, funcionan por evaporación de agua o por centrifugación, estos aparatos están previstos de hidrómetros de control que convenientemente arreglados aseguran la regulación automática.
Contaminación de la atmósfera: La atmósfera contiene elementos nocivos para los papeles. La proporción de estos elementos es más fuerte en regiones industriales donde los gases de combustión y el humo de fábricas causan daños serios a los archivos, el elemento más nocivo el anhídrido sulfuroso (SO2), implica la transformación del ácido sulfúrico (SO4H2) creando acidez en el papel. Las impurezas metálicas que contienen la mayor parte de los papeles modernos hace que se torne amarillento y quebradizo, el control de la acidez del papel se realiza por medio del Phmetro, (PH)
+ 7 Alcalino
- 7 Acido
La primera medida de protección consiste en medir en cada Sala de Conservación el % de acidez del papel. El porcentaje normal de acidez de papel es de P.H. 5,5, debajo P.H. 4,5 hay exceso de acidez y riesgo de destrucción del papel.
El Comité Técnico de la Sociedad de Archiveros Británicos recomienda el empleo de un líquido indicador de Bromo Cresol comercializado bajo el nombre de B.C.G. que se aplica directamente sobre el papel a examinar como tinta. En Francia se utiliza el indicador Universal que va de amarillo, amarillo naranja hacia el P.H.5 y rojo al P.H.4.
Medidas de protección: Según experiencias realizadas en Inglaterra a demostrado que el período de exposición máxima del aire se efectúa en el invierno por el tiempo frío y brumoso, la humedad retiene en la capa inferior de la atmósfera los gases nocivos, sobre todo en las regiones industriales, la mejor protección contra el ambiente de anhídrido sulfuroso y los polvos ácidos consiste evidentemente en filtrar el aire venido del exterior por medio de láminas de vidrio de la que deben estar provistas todas las bocas de aireación del depósito, si tiene ventanas no deben abrirse, a falta de filtración de aires es indispensable en las regiones industriales, los documentos de archivo deben ser protegidos colocándolos en cajas, la experiencia nos enseña que los papeles expuestos al aire, en legajos no cerrados, se acidifican más rápidamente que los conservados en cajas cerradas.
Climatización o acondicionamiento del aire: El único procedimiento que asegura una perfecta protección atmosférica es la climatización o el aire acondicionado en el depósito.
Se trata de un procedimiento que consiste en anular completamente de la atmósfera exterior el local a climatizar, el aire no es más admitido sino después de filtrar, deshumidificado o humidificado según la necesidad, calefacción o refrigeración según el grado de temperatura deseada. El nivel ideal es de 55% de humedad con una temperatura de 15 a 18 grados centígrados.
El inconveniente del acondicionador de aire es el precio elevado de instalación, este aparato consta de calefactor, refrigerador, humidificador, deshumidificador, filtros de aire, con sistema de termostatos, de control de tasas de hidrometría y de expulsión del aire.
Protección contra la luz solar: El personal de Archivos, sin necesidad de realizar experiencias de laboratorio han comprobado los daños que producen en los papeles, el exceso de la luz solar, se amarillenta y reseca, la tinta palidece hasta volverse indescifrable. Los depósitos de archivo en la edad media estaban cuidadosamente abrigados del sol bajo espesas bóvedas y con muros con pocas aberturas, en la actualidad, la obsesión del fuego condujo a evitar el empleo de medios de iluminación artificial, causa posible de incendio, abriendo ampliamente los depósitos sobre el exterior por medio de inmensas vidrieras, el resultado es visible en estos depósitos, donde el sol ha destruido cantidades de legajos de archivos
La parte del espectro solar más nociva se sitúa en los Rayos Violeta y Ultravioleta, con longitud de onda inferiores a los 460 milimicrones. Los daños ocasionados por la luz solar varían, según la calidad de los papeles y de las tintas empleadas. Un elemento esencial de la protección de los archivos contra la luz solar, debería consistir en hacer establecer la buena calidad de la tinta y el papel para documentos cuya conservación es demasiado importante para tal historia, desgraciadamente es necesario reconocer que ese es un dominio en el cual los Archiveros sólo tienen autoridad relativa.
[1] CREUS, Eduardo: Apunte de cátedra “Taller de Física Y”, Tema: Fenómenos térmicos, Facultad de Arquitectura, Planeamiento y Diseño de la Universidad Nacional de Rosario, Rosario.
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