Publicado el: 30/09/2024 / Leido: 5630 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
LOCALES RESERVADOS AL PERSONAL DE ARCHIVOS
Planeamiento y horarios de las operaciones de entrada: El rápido y adecuado manejo de las entradas constituye el requisito fundamental y primero de las operaciones en el sala de documentos, para ello se requiere:
FInformación precisa de las llegadas previstas.
FControl e inventario adecuados de las entradas.
FManejo e instalación eficientes de los documentos.
Control y horarios de las entregas. En aquellos casos en que el horario de entregas es susceptible de control, debe establecerse como práctica general solicitar las entregas en horarios establecidos de antemano.
Con ello se consigue obtener disponible el personal y el equipo suficientes para el proceso diario de las operaciones de atención. Con objeto de facilitar el establecimiento del horario, lo que hace a la entrada de documentos procedente de instituciones anexadas al servicio, se establece un acuerdo, indicando en forma clara el horario preferente de entrega.
Información de llegada. Toda correspondencia e información relativa a llegadas de documentos debe pasar al despacho del Archivero de la sala a los fines de preparar los documentos para la distribución inmediata, como en los siguientes casos:
üEnvíos de documentos que requieren manejo especial, o redistribución de las existencias corrientes, de disponibilidad y reserva de espacio para el depósito.
üEnvíos de documentos previsto para un futuro inmediato, consistente en documentos sujetos a deterioro, o sujetos a restauración previa, cuando se cuenta con un centro de restauración.
Planificación de las operaciones de entrada
El examen de los documentos de recepción, por parte del archivo, constituye un elemento importante de la función receptora. Tanto el aprovechamiento útil del espacio, como la reducción de acumulaciones, dependen de la forma precisa, ordenada y rápida de tramitar la recepción por parte del encargado. Se analiza:
1.- Determinar la fecha de entrega de los documentos en archivo, buscando preferentemente que los inventarios de remisión sean entregado antes, por lo menos una copia, para prevenir y planificar los documentos que serán recepcionados; tomando en cuenta clase documental, cantidad, si previamente se realizarán reducciones por selección y expurgo.
Dicha información puede obtenerse:
a.- De las solicitudes de traslado documental;
b.- De los inventarios del emisor;
2.- Se toman las seguridades documentales, asegurándose la cantidad de copias exigidas normativamente, debidamente firmadas y selladas, antes de pasar al inventario de recepciones pendientes de llegada.
3.- Debe facilitarse a la empresa de transportes las instrucciones precisas sobre el lugar exacto a efectuar la descarga. Todos los envíos documentales deben descargarse lo más cerca posible del área del depósito definitivo de los documentos.
4.- Siempre que las condiciones lo permitan, el área de depósito de envíos voluminosos, cargas completas de camión, debe disponerse con anterioridad a la llegada efectiva de las documentos.
Los ingresos documentales al archivo se realizan por orden cronológico, con arreglo a la fecha y hora de ingreso. Habrá que dar siempre preferencia al manejo de envíos que implican riesgos de cualquier índole, para los documentos.
Inventarios de envíos anunciados. Las operaciones en un archivo importante requieren generalmente que se lleve un inventario de los envíos que pueden ser semanales, mensuales y hasta anuales, de acuerdo a la importancia del archivo y a la planificación realizada para estas recepciones.
Esta actividad requiere para los efectos de la administración o de informe, de los siguientes datos:
1.- Documento o número del informe de recibo.
2.- Fecha de recibo;
3.- Número de la orden u otra autorización;
4.- Institución remitente;
5.- Descripción del envío. Generalmente inventarios;
6.- Agencia de transporte;
7.- Iniciales y número de los transportes;
8.- Volumen y peso. Sobre todo cuando se trata de depósitos de varias plantas.
Informe de recibo. Todo envío recibido debe registrarse en un inventario o archivo previsto a tal objeto.
El control minucioso de los ingresos documentales, constituye el requisito primordial de un archivo que se precie de eficaz. Todos los envíos deben controlarse a fondo en el momento de su ingreso, a los fines de comprobar si los documentos concuerdan con los inventarios que los amparan y cualquier deficiencia, discrepancia o daño eventuales, deben anotarse, pasándose informe de ello al responsable del archivo receptor.
Control de los documentos de entrega. Todo envío se controla efectivamente a su llegada con apoyo en el inventario remitente u otro documento de remisión, antes de firmar el recibo correspondiente por parte del destinatario. Discrepancias eventuales tales como daño excedentes, mermas o perdidas observadas en el curso de las operaciones de entrega deben quedar en documentos apropiados antes de aceptar como conforme el envío. El agente de la empresa de transportes debe verificar las mermas o daños consignándolos en una nota que los enumere o detalle. La inobservancia de dicho requisito perjudica los derechos de la entidad productora o remitente. Se debe efectuar el control de:
1.- remitente, el nombre correcto de la Institución y entidad productora.
2.- número de hoja de remisión
3.- Inventario y cada uno de los asientos.
4.- número de los documentos
5.- descripción completa de las documentos, incluyendo tipo, tamaño, color, números de serie, etc.
6.- número y clase de formatos o contenedores,
7.- número de unidades del inventario,
8.- número total de unidades recibidas.
11.- número total de unidades en menos o en más.
12.- número total de unidades dañadas, y naturaleza del daño.
Determinación de la cantidad efectivamente recibida. El archivero a cargo del control debe reportar como efectivamente recibida sólo la cantidad de documentos efectivamente descargados y contados al controlarlos o inscribirlos.
|
Figura 27. Sistema de traslación por rieles |
Por lo general es necesario abrir uno por uno todos los paquetes embalados y sobre todo los que manifiestamente presenten signos de haber sido manipulados o dañados en el curso del transporte, o cuando el contenido sustantivo de los documentos, por su importancia, así lo requieran. El número de atados que convenga abrir a los fines de control para obtener una apreciación global lo determinará en la mayoría de los casos el propio encargado del control del archivo remitente. Separación de documentos pendientes de aceptación. Todos los documentos que requieran inspección o análisis de comprobación, etc., deben separarse y marcarse adecuadamente, con objeto de |
evitar que empiecen a instalarse antes de haberse obtenido la debida autorización
Excedente, mermas y daños
1.- En aquellos casos en que la cantidad total de documentos contados al recibo de un envío no concuerda con el número indicado en los inventarios que los acompañan, el encargado de control del archivo receptor debe proceder al recuento antes de consignar la cantidad efectivamente recibida.
2.- El encargado de control debe practicar una inspección visual minuciosa de todos los documentos, anotando en un formulario expresamente diseñado, la información completa relativa a cualquier documento que presente trazas de haber sido dañado.
En caso de daño, debido al manejo inadecuado de la empresa de transporte, se reporta inmediatamente, de modo que se pueda tomar las disposiciones pertinentes para que el representante transportista, verifique el estado y la condición del envío. En estas situaciones se recomienda avisar a los fines de inspección al transportador. En cuanto al personal; se requiere el servicio de un auxiliar, que puede efectuar las operaciones de control.
Descarga de documentos cuando el piso del deposito esta a nivel del suelo. En aquellas Salas de Conservación, donde el piso se encuentra a nivel del suelo, puede acelerarse la operación de descarga por medio de carretillas selectoras.
Descarga de documentos diversos. Cuando se trata de un cargamento de documentos de tamaños diversos, que no es posible acomodar en las carretillas selectoras, puede recurrirse al empleo de carretillas que permiten un rápido traslado. Pueden colocarse tableros a ambos lados de la carretilla, uno para cada clase de documentos o para cada tamaño de los mismos. Los caracteres, clases, tipos documentales y cantidades se controlan en la carretilla.
El control de un cargamento mixto requiere que el encargado de control verifique pieza por pieza a medida que éstos se descargan sobre la carretilla. Habrá que recurrir a la información resultante del inventario de remisión en lo tocante a las cantidades y clases de los distintos documentos, para determinar qué documentos o tamaños necesitan carretilla.
Descarga de camiones. La descarga de camiones, constituye un tipo de operación que al encargado de la archivo le resulta difícil planear por adelantado. Esto se debe a que los camiones empleados varían de uno a otro considerablemente. Y además, no se cuenta por lo regular con noticia del momento exacto de llegada del camión.
SISTEMA DE UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La selección rápida de los documentos a los fines de máxima utilización del espacio disponible depende de un sistema adecuado de ubicación de los documentos.
El Inventario de ubicación se utiliza ante todo para proporcionar un medio rápido de ubicación y selección de los documentos. Se lo emplea para averiguar existencia y ubicación de documentos semejantes, y cuando es aplicación de la ordenación adecuada agrupándolos así por su clase.
Localización del emplazamiento
El resguardo de los documentos por el sistema de ubicación según el espacio o “posición del lugar” se considera generalmente como el medio más eficaz a los fines de aprovechamiento máximo del espacio disponible. Pero, puede resultar ineficiente, a menos que se complemente con un control adecuado de ubicación de los documentos, comprendiendo, cuando la Sala de Conservación es muy amplia, un plano numerado y marcado de todas las áreas de la Sala de Conservación, o sea las secciones, los bloques, las estanterías, así como el empleo de un sistema de tarjetas de ubicación de los documentos.
El sistema que se describe a continuación se considera típico y se adapta a las necesidades de la mayoría de los archivos.
Consiste en un inventario central de ubicación por tarjetas, del tipo de índice visible, que se lleva en la oficina de la Sala de Conservación, y debe ser el único en su género, a menos que circunstancias especiales, como documentos reservados, aconsejen llevar inventarios de ubicación complementarios.
El inventario de ubicación se utiliza para registrar el emplazamiento preciso de los distintos documentos y toda la información útil relativa a los mismos. Las tarjetas deben clasificarse por los números de los documentos.
Introducción del sistema de ubicación
üNúmero del documento, descripción.
üDatación.
üNúmero de unidades.
üUbicación precisa.
Al aceptar y ordenar un envío, el encargado del archivo responsable debe anotar el lugar o lugares del depósito de los documentos, preferentemente en el mismo inventario de recepción, puesto que tiene los datos precisos, pasándolo a la oficina para su fichado.
Cuando un tipo documental es eliminado por efectos de la selección y expurgo o si un documento no se encuentra en el lugar indicado por la tarjeta del localizador, se establece un “Informe de Ubicación o Cambio de Lugar de Documentos” entregando al archivero que tiene a su cargo el Inventario General.
Los cambios de lugar, deben reportarse en la misma forma.
En el inventario de expurgo y cambios de lugar reportados realiza el cambio del asiento correspondiente al documento eliminado o cambiado de lugar y el establecimiento de un nuevo asiento, de acuerdo con la información reportada.
La eficacia del sistema de ubicación depende del informe inmediato relativo a todo expurgo de documentos o cambio de lugar que sucedan.
Empleo del Inventario para la selección de documentos
Revisión del inventario localizador
Identificación de los documentos
El depósito de documentos por el método local en áreas determinadas es el que se considera generalmente como el mejor por lo que hace al máximo aprovechamiento del espacio.
En cuanto a su eficacia este método depende de los límites claros asignados a las distintas áreas y de símbolos precisos para la inmediata identificación de las mismas.
Por lo general los símbolos de identificación de las áreas van pintados en los pilares o suspendidos en lo alto, la experiencia ha demostrado sin embargo que el símbolo pintado en el suelo frente a los respectivos grupos de documentos constituye un sistema de guía más rápido y conveniente.
Espacio para actividades conexas
Los espacios para la recepción, el embalaje y la expedición de documentos, así como para oficinas y áreas de manutención, constituyen factores importantes que hay que tener en cuenta al proyectar la disposición de la sala.
En las salas de dimensiones pequeñas resulta posible utilizar para las operaciones de carga y descarga el mismo piso.
La distribución general debe basarse en la clasificación de los documentos en grupos afines, conservando suficiente elasticidad para el pleno aprovechamiento del espacio.
Al disponer áreas previstas para el depósito de distintos documentos, se toma en cuenta los cambios periódicos posibles en sus cantidades, gracias a la recepción y selección archivística, que pueden implicar aumento o reducción para determinados grupos.
El encargado de la sala debe conocer a fondo los tipos documentales que se depositan y tener conocimiento de los planes de depósito, de modo que pueda desarrollar las fluctuaciones normalmente previsibles.
Al asignar espacios se toma en cuenta el espacio adicional resultante en determinados momentos de la baja de las existencias documentales, por efecto de la selección y expurgo, con objeto de aprovecharlo para el depósito de otros documentos.
Todo archivo, grande o pequeño, es dinámico, el encargado de la sala debe llevar en forma permanente el control minucioso del espacio utilizado, aprovechando las fluctuaciones ocasionales de los niveles de existencias a los fines del máximo aprovechamiento de aquél.
El Archivero de la sala tiene a disposición un plan del depósito o carta de la distribución del espacio, de cada una de las secciones o de cada uno de los pisos del mismo.
Estas cartas indican la disposición general de los corredores de las áreas de depósito, de los límites de la misma, de la posición de los documentos, de los cambios ocurridos.
El plan de la sala de conservación constituye un instrumento eficaz para el manejo adecuado del depósito y mejor aprovechamiento del espacio.
Dejar comentario
