Publicado el: 28/09/2024 / Leido: 4112 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
Se sustenta en el diseño de un conjunto de unidades de área máxima; integradas en los límites adecuados de control del fuego y adaptadas a necesidades corrientes por lo que hace al espacio.
Dicho diseño, consta de un elemento central básico, que se designa como área de distribución y control, a través del cual pasa un volumen considerable de documentos en los procesos de recepción y expedición.
El empleo de vagonetas y plataformas, de riel sumido o suspendido, contribuye a reducir gastos de elevación de documentos y aumentar la rapidez de ejecución en la ubicación y recepción. Sirve también para distribuir cargas menores en el lugar de depósito. Asegura una corriente sistemática directa de movimiento del área general a las áreas centrales para documentos.
El emplazamiento del riel de la vagoneta, debe realizarse de tal forma, que se requiera un mínimo de manejo a cualquier punto del depósito. Proporciona así, mayor flexibilidad durante los períodos agudos de movimiento documental.
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Figura 10. Depósitos Múltiples. 1.- Depósitos documentales. 2.- Locales de trabajo. 3.- Areas Verdes. |
La distribución básica de las áreas, considerará cierta separación de las operaciones de recepción y expedición de documentos, aún cuando las respectivas secciones queden relativamente juntas la una a la otra, a los fines de mayor flexibilidad, esto permite un fácil traslado del documento y movimiento del personal a cargo de una operación a otra, sin interrupción de la actividad normal de carga. El factor flexibilidad se tiene en cuenta en la disposición de las secciones de entrega, recepción y expedición documental. |
En la sección destinada a la administración, cada oficina particular se halla situada en el punto más conveniente según su función y trabajo.
Los sistemas electrónicos de comunicación, teléfonos celulares, interfonos, etc. prestan mayor eficiencia de servicio, conectando la oficina principal con todas las demás secciones.
El andén de cargas y descargas al lado de la vía de acceso, externo al edificio, proveerá espacio para el agrupamiento de vagonetas y plataformas así como para el depósito temporal de documentos descargados. Si el lado del depósito adyacente a la vía de acceso no se halla provisto de un andén, hay que disponer al efecto otro espacio interior. El andén de 3 metros de ancho proporciona espacio suficiente.
Para la construcción de depósitos de 200 a 500 metros cuadrados, pueden seguirse indicaciones generales, teniendo en cuenta consideraciones de las necesidades locales que puedan darse.
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Secciones de depósito general. El espacio destinado a la instalación documental se divide con muros resistentes al fuego en varias sub-secciones. El tamaño de cada sub-sección varia de acuerdo con las necesidades del depósito y espacio disponible, aplicando los reglamentos relativos a la seguridad y los incendios, etc. Secciones de depósito medianos. La disposición común prevé una sección central. Esta disposición permite las operaciones de depósito directo y selec- |
Figura 11. Protección por muros. |
ción de documentos, combinadas con el empleo de vagonetas, quedando la sección de instalación muy cerca de la de recepción y expedición.
Alumbrado (iluminación artificial): Se recomiendan los siguientes tipos de alumbrado para el servicio, en bujías por pie:
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Colocación |
Tipo |
Bujías |
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Depósito |
Incandescente |
pie |
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Depósito - general |
Incandescente - (directo) |
10 |
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Fluorescente - (directo) |
10 |
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Depósito mediano |
Incandescente - (directo) |
5 |
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Oficinas |
Incandescente - (directo) |
10 |
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Fluorescente - (directo) |
10 |
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Depósito - general |
Incandescente - (directo) |
10 |
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Fluorescente - (directo) |
10 |
La administración. El área central ha de tener capacidad suficiente para adaptarse a las necesidades máximas de las operaciones de manejo, agrupamiento y distribución de los documentos. También se provee una distribución racional para carga y descarga documental, oficinas, baños y otros espacios requeridos.
El diseño del depósito implica el aprovechamiento racional y práctico del espacio. La distribución del espacio persigue los objetivos básicos:
APROVECHAMIENTO DEL ESPACIO. El depósito eficiente es el que logra reunir en buenas condiciones el máximo de documentos posible en un mínimo de espacio.
El espacio de depósito comporta tres dimensiones, y la planificación racional del depósito tiende al aprovechamiento total del volumen disponible.
PROTECCION DE LOS DOCUMENTOS. Los requisitos de seguridad de los documentos varían según las clases de los mismos. Básicamente deben estar cubiertos contra:
Al planificar la disposición general del espacio destinado a depósito, se toman en cuenta los requisitos de máxima seguridad de los documentos contra todas las causas posibles de deterioro, destrucción y robo.
Al planificar la distribución del espacio destinado al depósito de documentos hay que partir de los dos factores básicos: clase documental y capacidad.
La planificación y la distribución han de inspirarse en la clase de documentos que se deposita. Tomando en cuenta las características siguientes.
Cierta clase de documentos, depositadas en cantidades exiguas, o que salen en cantidades por debajo del tipo standard, requieren ser depositadas en cajas archiveras.
Comprende:
1.- Dimensiones materiales de superficies de depósito.
2.- Distancias entre columnas pertenecientes a la estructura del depósito
3.- Ubicación de puertas y ventanas, tragaluces, ojos de buey, etc., susceptibles de reducir o afectar tanto la superficie del suelo.
4.- Carga del suelo. No es recomendable bajo ninguna situación, apilar los documentos sobre el suelo, dadas las condiciones de seguridad contra agentes biológicos y de ambiente.
En depósitos de varios pisos, y en algunos edificios transformados en depósitos, se establecen límites de carga fijos para los distintos pisos.
Por capacidad de carga máxima del piso se entiende el máximo de peso de documentos depositados que puede soportar el piso, expresados en kilos por metro cuadrado.
Una planta de depósito soportada por columnas a distancia de 5 metros, con una capacidad de seguridad de 100 kilos por metro cuadrado, puede cargarse uniformemente hasta un total de 23.000 kilos. Estos pisos pueden soportar normalmente, equipos para el manejo de documentos y depósito, cuyo peso no exceda de 3.000 kilos.
Por lo general, la carga de los pisos suele indicarse en los planos de construcción del depósito. Cuando no se dispone de estos datos, si la capacidad de carga del piso es dudosa, convendrá recurrir a un ingeniero competente con objeto de determinar la capacidad.
5.- Puertas. El número de puertas existentes influye sobre el número de corredores principales y pasillos transversales que se pueden disponer para mantener un acceso fácil a los andenes y áreas de servicio.
Las puertas han de ser lo bastante anchas y altas para permitir el paso del equipo destinado al manejo de documentos. Las puertas que no se necesitan deben cerrarse y sellarse, aprovechando en esta forma espacio adicional para el depósito de documentos, tomando la precaución de la vías de escape y auxilio para casos de incendio. Si se eliminan puertas debe ser visible mediante un letrero indicando: “PUERTA BLOQUEADA”.
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Figura 12. Protección contra el robo. |
6.- Servicios de carga. La disposición del plano debe tomar en cuenta los servicios de carga y descarga desde el punto de vista de la seguridad y la eficiencia y dejar espacio suficiente para el acceso a los andenes. 7.- Columnas - soportes. El lugar, tamaño y número de columnas que soportan las estructura afectan la posición de los corredores y las áreas de depósito. Por lo que es conveniente disponer los espacios de modo que, una vez colocados los documentos y tomando en cuenta principios de seguridad, quede un mínimo de espacio sin aprovechar. 8.- Distancia entre estantes. Se establece normas relativas a las distancias entre estantes, tanto desde el punto de vista de |
la buena conservación de los documentos como de seguridad en caso de incendio.
Las áreas de los estantes deben estar limitadas por medio de pilares o líneas de 10 a 15 cm. de ancho marcadas en el suelo, logrando que su identificación resulte rápida y fácil. Las áreas de depósito se numeran correlativamente en forma adecuada a las características físicas del depósito.
La disposición del espacio destinado a corredores implica la planificación y trazado de vías de acceso entre y el interior de las áreas de depósito, de carga y descarga, con objeto de obtener espacio suficiente para el manejo y la colocación de los documentos.
Los corredores se planifican en relación con las puertas del depósito, de modo que el acceso a los documentos resulte fácil.
Factores de planificación. Los corredores se disponen de modo que con un mínimo de ancho permitan una entrada y salida eficientes de los documentos tanto en el manejo a mano como con equipo.
Los factores principales incluyen:
Principios básicos. Al planificar áreas de depósito extensas, resulta práctico y factible utilizar equipo mecánico, observando algunos principios:
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Figura 13. Disposición de estanterías |
Corredores Principales. Los corredores principales son las arterias del depósito y se extienden por lo general a todo el largo de la sala. Estos son lo suficientemente anchos para permitir el paso de dos personas o de dos unidades de traslado de documentos, vagonetas y plataformas. Por lo general corredores de 2 a 3 metros de ancho son más que suficientes para los depósitos grandes y medianos. Pasillos transversales. Se disponen por lo general en sentido paralelo al del eje menor del edificio y conectan los corredores entre si. Siempre que sea posible los pasillos transversales deben conducir directamente a las puertas de acceso. |
Pasillos del servicio. Son los pasillos auxiliares adicionales que sirven para subdividir los bloques de estanterías con objeto de facilitar el acceso a los documentos.
Los pasillos de servicio previenen el espacio suficiente para depositar o retirar las cajas archiveras de los estantes.
No se debe recurrir a pasillos de servicio adicionales para la sala de lotes chicos. Entre los pasillos de servicio, tomamos en cuenta también los conducentes a interruptores del alumbrado, lámparas, enchufes, extintores de fuego.
Y a fin de ganar espacio y asegurar un fácil acceso al mismo, el equipo extintor de incendio debe hallarse a lo largo de los corredores. Normalmente dicho equipo consiste en:
No debe reservarse emplazamientos para fines de inventario ó escritorios, la disposición adecuada del espacio y del depósito eliminan la necesidad de tal pérdida de lugar.
En las salas de varios pisos hay que dejar espacio suficiente frente a los elevadores para la carga.
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