TECNICA DOCUMENTALES - DESCRIPCION (Ii)

Publicado el: 27/02/2023 / Leido: 33367 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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ASPECTOS TEÓRICOS

D

escribir, como parte componente de las TÉCNICAS DOCUMENTALES, es re­presentar cosas, sensaciones, pensamientos o personas por medio del lenguaje, refiriendo o explicando sus distintas partes, cualidades o circunstancias; definir una cosa, no por sus predicados esenciales, sino dando una idea general de sus partes o propiedades. Esta definición generalizada, tomada del diccionario, con­ceptúa aproximadamente el acto de describir. En el quehacer archivístico, utiliza­mos la DESCRIPCIÓN aplicada al documento.

La aplicación de conocimientos modernos en la DESCRIPCIÓN, contribuyen en gran manera a una comprensión cabal del acto de Describir, así tenemos algunos aportes de la Teoría de las Descripciones de Bertrand Russell, con el consi­guiente desarrollo e interpretación de Fregue y de Wittgenstein[1] que nos indi­can sobre:

 

DESCRIPCIONES DEFINIDAS

Que son aquellas proposiciones especificas que de­terminan aspectos singulares que permiten identificar el objeto de estudio: este tipo de descripciones definidas, son las de mayor utilización en el campo archivístico al utilizar datos (proposiciones) concretos sobre determinados documentos; ej.; Decreto supremo # 2546/82

 

DESCRIPCIONES INDEFINIDAS

Consideradas a aquellas proposiciones que son genéricas y determinan aspectos muy amplios que no permiten identificar el objeto de estudio, sino de una forma muy abstracta; este tipo de descripciones se emplean generalmente en forma conceptual, muy empleado para la clasificación documental; ej.: Actas.

Estas dos definiciones auxilian conceptualmente en la identificación del documento (análisis Documental), pero no implica que puedan demostrarlo, porque la identifi­cación es un concepto a-posteriori.

En la DESCRIPCIÓN documental cada DESCRIPCIÓN representa un objeto, las pro­posiciones que acompañan en la oración o el auxiliar descriptivo, expresa gene­ralmente lo que se dice con respecto al tal documento-objeto; esto nos permite tener una idea de los descriptores, que no siempre todos los datos utilizados en la DESCRIPCIÓN pueden utilizarse como descriptores, sino como auxiliares de con­ceptos. Es decir los Descriptores generalmente son nombres propios y reales del objeto o documento.

Los datos son conceptos o términos que significativamente no podemos descompo­ner en unidades expresivas más pequeñas para nuestros propósitos. Pueden estar estructurados como en el caso de "fecha", que para nuestros análisis, necesaria­mente tiene una estructura de "día, mes, año".

La información mínima que se puede utilizar en la DESCRIPCIÓN es un nombre y su descriptor:

ej. DECRETO: de gobierno

      Provincial

      nacional

también puede incluir:

      número

      lugar (geográfico)

      fecha

El nombre deberá ser elegido entre los términos que tengan mayor significación po­sible para el usuario.

Estas alternativas, nos conducen acertadamente a pensar que no siempre las DESCRIPCIONES "representan" algo real y tangible:

--Un sustantivo o nombre (propio) representa al objeto porque así se llama.

--Una proposición puede ser verdadera aún cuando su contenido no sea real, este aspecto es comprobable por el método diplomático.

--Una proposición puede ser falsa aun cuando su contenido sea real.

--Una proposición debe ser verdadera no solo por su estructura sino también por la verificación del hecho al cual se refiere.

La DESCRIPCIÓN archivística consiste en el empleo de TÉCNICAS que permiten crear auxiliares o instrumentos de Información, auxiliares de investigación, que tienen por objetivo principal poseer un conocimiento seguro y completo de los do­cumentos existentes en el Archivo, los mismos que son proporcionados al utiliza­dor, al investigador, usuario o público, cubriendo sus necesidades de Información. "Es un hecho conocido de todo el mundo que el entorno en que vivimos cambia a un ritmo jamás experimentado anteriormente, que los conocimientos técnicos acu­mulados y los recursos informativos crecen exponencialmente y que ya nadie puede seguir hasta el final del curso de su vida -como lo hacían nuestros padres y nuestros abuelos- con los conocimientos adquiridos durante su estancia en la escuela".[2]

No es suficiente que un Archivo esté clasificado en debida forma y ordenado de acuerdo a normas preestablecidas, sea cual fuere su cantidad documental. Es nece­sario tener una herramienta adecuada para utilizar en sus máximas posibilidades la Información, al mismo tiempo que estas herramientas nos permitan ahorrar tiempo y economía. "En la primera Reunión Interamericana sobre Archivos (Washington, D.C., 1961) se acordó la siguiente definición de DESCRIPCIÓN: "El conjunto de actividades que despliega el archivero para preparar catálogos, índices, inventarios y otros instrumentos descriptivos de los documentos. La DESCRIPCIÓN consiste en enunciar los caracteres internos y externos de los do­cumentos".[3]

Lógicamente que al hablar de Información nos referimos a la documental: como da­tos necesarios que le interesan al usuario.

La función de la DESCRIPCIÓN es la de conocer la existencia documental (constancia de existencia)

1) Para control (auxiliares descriptivos de control);

2) Para la consulta o investigación.

Entre otros beneficios y objetivos de la DESCRIPCIÓN, podemos citar:

 

- Estimular la utilización de la Información, dando a conocer mediante los auxiliares descriptivos que permiten una recuperación de Información para la investigación, en forma adecuada, rápida y eficaz.

-Evitar pérdidas de Información obtenida.

-Ampliar los recursos de Información de modo que se pueda utilizar un mayor porcentaje del habitual.

-Mejorar la organización de los conocimientos almacenados en los reposito­rios documentales.

-Relacionar hechos e ideas que permitan descubrir asociaciones y conclusio­nes ocultas.

La DESCRIPCIÓN del documento constituye la parte más importante del quehacer archivístico, por cuanto debe mostrar en detalle, en que consiste el tipo documental o clase determinada.

Para alcanzar los fines explícitos de la DESCRIPCIÓN, necesariamente recurrimos a una serie de procedimientos como:

-Evaluación de los documentos correspondientes a cada Archivo.

-Elección del sistema descriptivo que se ha de utilizar, teniendo en cuenta las distintas ventajas que nos brinda cada sistema, incluyendo el de la uti­lización de ordenadores.

-Realización de las distintas actividades a fin de complementar toda la Información referente al documento.

 

Estas labores son bastante delicadas porque se debe obtener la Información de ma­nera que nos indique el contenido general de la serie y al mismo tiempo aquellos aspectos que pueden caracterizar las diferentes clases y tipos documentales.

En estos casos lo que se quiere obtener con la DESCRIPCIÓN es un detalle que sirve al mismo tiempo como identificación de la serie, y nos dé la pauta correcta de las ac­tividades desempeñadas. Un contador no acudirá al Archivo para preguntarnos por un documento con tal número (o tal vez sí), pero generalmente preguntará por el "comprobante de pago número tantos", puesto que es el nombre del tipo documen­tal que utiliza para identificar al documento, nos dará una fecha aproximada; en nuestro detalle tendremos entonces; por tipos documentales, comprobantes de pago, de Enero a Marzo, suponiendo que la unidad documental encierre esos meses, así nos aproximamos fácilmente al documento requerido. Es bueno tener en consideración:

1) Qué contienen los TIPOS DOCUMENTALES en su Información, sobre todo si se trata de formularios para los que se ha estudiado previamente el tipo de Información necesaria que debe contener.

2) Cómo se ubica la Información solicitada, es decir, los métodos y herramientas utilizadas en tales acciones.

3) Para qué se guarda la Documentación a fin de poder apreciar la finalidad y al­cance del trabajo, esfuerzo y material empleado con relación a la importancia de la Información reunida.

4) Cuándo dejará de tener valor el documento, puesto que al cumplirse cierto perío­do sólo se toma como referencia o con un mínimo uso de la Información, lo que puede no justificar el espacio que ocupa y económicamente hablando la manuten­ción del documento exige gastos que pueden ser superfluos. Sobre este aspecto existe generalmente una legislación que regula estos períodos de utilidad de los do­cumentos.

5) Donde se produce el Documento, donde se efectúa el tramite, donde se archiva.

TÉCNICAS DESCRIPTIVAS a la apertura o empleo de sistemas ade­cuados a la realidad documental, que nos permita la recuperación del documento y de la Información contenida.

De acuerdo con las observaciones anotadas, tendremos entonces un concepto más claro en las TÉCNICAS DESCRIPTIVAS; concretamente, denominamos

Archivísticamente será entonces el concepto de describir, como representar a los documentos por medio de auxiliares des­criptivos, refiriendo su ubicuidad y cualidades informativas, dándonos una idea general de las características documentales.

 

Al realizar un análisis sobre el tema de DESCRIBIR, se nos plantean los siguientes problemas:

Problema 1º.- El archivero encuentra algo difícil aprender y comprender lo suficien­te sobre la administración que ha de ser beneficiada por los auxiliares descriptivos, teniendo en cuenta que esta información ha de ser volcada tanto para satisfacer la demanda de información de la entidad productora como también debe cubrir la de­manda del usuario, que no siempre utiliza el mismo lenguaje que la administración.

Ocurre que el sistema descriptivo es de lo más correcto y excelente, pero que no satisface alguna demanda, caso específico, el usuario o el investigador.

Cuando se presente este tipo de problemas en el acto de describir, debemos consi­derar específicamente cuales son los términos empleados en la DESCRIPCIÓN que normalmente obedecen a los conceptos vertidos subjetivamente por personas que ocupan puestos claves en el tratamiento de la documentación y de la información, este subjetivismo esta sujeto incluso aun lenguaje local con una comprensión dis­torsionada de lo que realmente significa la carga semántica del término empleado.

Problema 2º.- Los usuarios no conocen aun sobre las posibilidades de las técnicas descriptivas en cuanto a capacidad informativa. Tienen un concepto que al encon­trar auxiliares descriptivos adecuadamente elaborados, ha de obtener todas las respuestas acertadas al tipo de su demanda de información.

Es necesario entonces realizar modelos de auxiliares descriptivos que les permitan comprender que respuestas han de obtener en su consulta, y que más allá de los modelos indicados, es necesario realizar una investigación interna para obtener los resultados requeridos.

Problema 3º.- El archivero puede verse abrumado por los detalles en cuanto a los elementos en juego para la DESCRIPCIÓN de los documentos. El trabajo descriptivo consiste en estructurar todo un plan para determinar los descriptores que nos pro­porcionará una gama de informaciones sobre la situación planteada.

Este problema suele presentarse normalmente cuando existen desfase, y común­mente existen, entre los procedimientos administrativos y los documentos produci­dos, las políticas de uso de la información y la enorme variedad de facetas pre­sentadas en la administración.

La DESCRIPCIÓN en sí es una labor de detalles, pero el archivero deberá tener los co­nocimientos necesarios para realizarlos, volcando sus conocimientos en esquemas o estructuras, analizando las existentes sobre los organigramas y flujogramas.

Problema 4º.- El auxiliar descriptivo ya elaborado, si tuviera que tomar en cuenta solo a los usuarios, tendría sentido en este aspecto, pero puede que no sea de mucha utilidad para los archiveros.

Para lograr un diseño físico de los auxiliares descriptivos debe ser realizado en permanente consulta con las áreas afectadas, con conocimientos actualizados, basado en la demanda de información lógica, evitando un exceso de comentarios aclaratorios. Lógicamente que cuanto más comentarios requiera un auxiliar des­criptivo, técnicamente estará mejor logrado, pero no será una herramienta eficaz al servicio de la comunidad de consumo de la información.

Superado el concepto de describir, hablamos de TÉCNICAS DOCUMENTALES como el empleo de diversos conocimientos, técnicas y métodos para lograr un pro­ceso adecuado de la Información contenida en los documentos de Archivo. (al hablar de conocimientos y técnicas, nos referimos concretamente al conjunto de componentes relacionados entre sí) que tienen por finalidad la accesibilidad docu­mentaria e informativa. Esta definición ha de ser mejor comprendida al estudiar los Caracteres Internos y Externos de los documentos.

"La labor descriptiva, básicamente no es nada más que un análisis de los orígenes de los documentos, de los tipos documentales que integran la Documentación inclu­so los atributos particulares de cada tipo, del lugar y fecha de su confección, de las actividades que resultaron en su formación, de los temas que abarcan las activi­dades y de los caracteres externos de los documentos".[4]

Con la práctica se puede observar que el desarrollo de las TÉCNICAS DOCUMENTALES, influye sobre la tradición archivística en determinadas áreas geográficas, así tenemos que la diferencia de la Documentación existente entre angloamérica e iberoamérica, esta dada por la iniciativa estatal en el caso iberoa­mericano y por las concesiones privadas en el caso angloamericano, así es como las colecciones particulares referentes al período colonial no se encuentran en los Archivos sino en las Juntas de Historia. América Latina tiene una larga tradición archivística, propiamente desde Carlos V.

Norteamérica y Canadá inician su preocupación archivística recién en la década del 30, pero su desarrollo ha sido muy rápido, la preocupación de América Latina consiste en lograr un desarrollo en sentido paralelo a su producción documental, pero que su acervo documental es mucho mayor. En el empleo de auxiliares descripti­vos, los latinos no siguen la línea o escuela americana, sino la española, así es como la tradición histórica justifica esta tendencia.

 

JUSTIFICACIÓN DE LAS

TÉCNICAS DOCUMENTALES

Un auxiliar Descriptivo es la representación por escrito de la INFORMACIÓN de Documentos específicos. Por ser producto de actividades de una institución, se registra también aspectos de la organización de la entidad productora y sirve so­bre cualquier objetivo, para la consulta del usuario; quien manifiesta permanente­mente las necesidades de INFORMACIÓN.

Toda toma de decisiones y actos de investigación, requieren de una permanente alimentación de INFORMACIÓN, algunas de esta necesidades son:

-Saber si existen precedentes sobre determinados actos de la administración y cua­les son los procedimientos realizados para la toma de decisiones.

-Conocer, en el campo de la investigación, los contenidos documentales, e inclu­sive, si se han realizado algunas investigaciones sobre el tema, tanto en lo adminis­trativo como en lo científico o histórico.

-Necesidad de INFORMACIÓN en el curso de un trabajo de investigación. Generalmente, tanto el usuario como el investigador, requieren de datos precisos, sea en un trámite o en un trabajo de investigación en curso, por lo cual se hace ne­cesario encontrar y verificar información adecuada a cada una de las necesidades.

El AUXILIAR DESCRIPTIVO es el Documento resultante de los análisis docu­mentales y representará los distintos aspectos para la Evaluación de Documentos, el cual nos conducirá a una selección adecuada.

La necesidad de distinguir entre el análisis documental y sus TÉCNICAS DOCUMENTALES y considerarlas en dos etapas separadas del proceso de evalua­ción documental, se manifiesta en las siguientes razones:

- El análisis documental persigue conocer a fondo las características de los Documentos y su utilidad en la administración. Con este fin se registran los aspec­tos importantes de la INFORMACIÓN contenida, permitiendo conocer los métodos utilizados para la gestación; como acción y efecto de gestar o gestarse. Figura que se emplea como preparación para el nacimiento de algo (A. Schwangerschaft, Trächtigkeit; F. gestation; I. gestation; It. gestazione; P. gestação); y gestión como acción y efecto de gestionar o acción y efecto de administrar. (A. Führung, Betreibung; F. gestion, démarche; I. agency, step; It. gestione, pràtiche; P. gestão, gerencia) del Documento, de modo que se pueda apreciar en conjunto, lo que representa el Documento y su importancia dentro de la organización. Por ello muchas veces es necesario programar distintos auxiliares descriptivos que permitan reconocer las funciones, como capacidad de acción o acción propia de los organismos, como capacidad de acción o acción propia de los cargos y oficios de los organismos, (A. Funktion; F. fonction; I. function; It. funzione; P. Função) actividades como la facultad de obrar, diligencia, eficacia, o como conjunto de operaciones o tareas propias de una entidad. (A. Tätigkeit, Wirksamkeit; F. activité; I. activity; It. attività; P. Actividade); y acciones como ejercicio de una potencia; como efecto de hacer; como conjunto de actitudes, movimientos y gestos cuyo fin es hacer más eficaz la comunicación, (A. Handlung, Wirkung, Tat, Aktie, Klage; F. actions; I. actions; It. Azione; P. Acção); o como produc­toras de Documentos, para lo cual usamos lenguajes convencionales o estructurados en el que previamente se ha determinado la importancia de cada tipo documental.

- El análisis documental centra su atención en los contenidos semánticos de cada tipo documental. Como en una organización pueden existir una cantidad aprecia­ble de tipos documentales similares entre si, para no tener que evaluarlos indivi­dualmente, es recomendable representarlos en una DESCRIPCIÓN estandarizada según las funciones, acciones y actividades, (clasificación) sin entrar en detalles que diferencian a las acciones. Estas DESCRIPCIONES estandarizadas, representan la relación en­tre las diversas actividades y los tipos documentales generalizados. Reflejando ob­viamente, la organicidad de la empresa.

- El análisis documental, siendo básico para el conocimiento de los tipos do­cumentales, presenta INFORMACIÓN que podrá inducir en la interpretación errónea de contenidos de INFORMACIÓN de los tipos documentales respectivos. Por ese motivo, la elaboración de los auxiliares descriptivos resulta recomendable, puesto que constituye una técnica que permite visualizar en forma real y objetiva a las unidades documentales.

- Otra justificación de la TÉCNICAS DOCUMENTALES, se refiere a la determi­nación y asignación de denominaciones adecuadas al contenido esencial de las uni­dades documentales.

Es muy común observar que las organizaciones se preocupan muy poco de normali­zar las denominaciones de las unidades documentales, existiendo en muchos ca­sos denominaciones al azar o arbitrarias que no dicen nada del contenido de INFORMACIÓN en las unidades documentales; se pueden observar diversidad de nombres para un mismo tipo documental, lo cual dificulta una administración ade­cuada de la INFORMACIÓN, o bien existen nombres comunes para Documentos diferentes. Fuera de los problemas de orden práctico que estas situaciones pueden producir, ocasionan conflictos en la ordenación y clasificación documental y lógi­camente inciden en la TÉCNICAS DOCUMENTALES.

- Mientras que el análisis documental proporciona datos de los diferentes conteni­dos de INFORMACIÓN y tipos documentales, tal cual son en realidad de un de­terminado momento, la preparación de auxiliares descriptivos, permite contar con Documentos objetivos y valederos para un tiempo amplio y prudencial.

 

PROGRAMA DOCUMENTAL

Normalmente se tiene por programa documental a la elección de sistemas a reali­zar en el Archivo para un tratamiento de la información efectiva; pero, para lograr un mejor servicio, incorporamos en el programa algunos aspectos que permiten al archivero conocer primero la producción documental, a través de un análisis docu­mental, evaluar la información y posteriormente administrar la información ade­cuada a las necesidades de cada archivo.

Para realizar adecuadamente un programa documental es necesario tener un cono­cimiento metodológico de las técnicas del trabajo intelectual, dentro del cual se en­cuentra inserto el programa mismo, se cumplen algunas etapas:

 

Planificación y control

Es la etapa primaria del trabajo intelectual; es ne­cesario tomar en cuenta los distintos planes a llevarse a cabo, cuales son los inme­diatos, de acuerdo con las necesidades del archivo que se han describir. Normalmente se realizan acciones a corto, mediano y largo plazo.

Para no perderse en detalles es necesario tener una prospectiva cronológica de las acciones generales; paralelamente realizar una historia cronológica de lo que se esta cumpliendo. Dentro de la prospectiva, es necesario controlar los horarios de trabajo, tiempo en horas por trabajo realizado, que nos permita conocer los cálculos de tiempo y cálculos económicos.

 

Técnicas de estudio

En esta etapa se aplican las técnicas de resúmenes, ex­tractos, metodología a emplear, redacción de notas, sinopsis documentales, los bo­rradores. Es en esta etapa cuando se realiza un análisis sobre las formas de al­macenamiento de la información y el inicio de la indización.

 

Documentación

--Encontrar la información solicitada,

--reunir datos de acuerdo con la demanda,

--Seleccionar la información de acuerdo a determinados temas,

--Almacenar estas experiencias, a fin de evitar repetición de investigaciones,

--Organizar todos aquellos aspectos concernientes a los datos acumulados y acumulables para una optima organización de la información.

En esta etapa es necesario considerar sobre todo la actuali­zación de la documentación con la salvedad de los archivos cerrados, considerando los aspectos principales como:

Estos aspectos nos llevan a tener un conocimiento adecuado sobre las necesidades y hábitos de información del área de influencia de un archivo. Con el fin de:

--Tener conocimientos de las fuentes y lograr un aprovechamiento optimo,

--lograr métodos de acceso a la información en sus distintas etapas de organización.

 

Técnicas de presentación

Se considera que no es suficiente realizar un buen trabajo descriptivo, sino que es necesario realizar determinadas actividades que permitan una adecuada presentación de la información, es decir, tener una clasificación adecuada de cuando se presenta un informe, cuando se presenta una ficha de resumen o información verbal, considerándose:

la estructura del informe;

el estilo

el argumento.

Las técnicas empleadas en esta etapa, corresponden a las empleadas en la metodología del resumen. La evo­lución de las técnicas nos conducen a la elaboración de los Auxiliares Descriptivos.

Elaborar es preparar el material necesario para la DESCRIPCIÓN. Este puede ser el conjunto de medios audiovisuales, o instrumentos legibles a máquina, o bien simplemente tarjetas, fichas, o planillas, a los que hemos denominado Técnicas Descriptivas o la redacción de determinados documentos, auxiliar, resúmenes o guías orientadoras del conjunto de documentos.

Uno de los problemas que se presentan en muchos Archivos, es la carencia de auxiliares correctamente elaborados.

Existe una abundante literatura sobre este tema, pero carecemos de manuales, que presenten planteamientos descriptivos sobre los temas que deben transmitirse en los diversos niveles, claros, sencillos, fácilmente inteligibles, que conduzcan y orienten la labor de aprendizaje sin mucho desarrollo dogmático y con dominio de la realidad administrativa de cada región.

En la mayoría de las veces se traducen obras sobre Auxiliares Descriptivos preparados para otros lugares y otras realidades. Puede resultar distorsionante. Antes de hacerlo es necesario reflexionar sobre su aplicabilidad a los casos concretos. Las normas propuestas por el CIA no siempre son una solución, por la misma necesidad de profesionalizar en un buen porcentaje a quienes trabajan en la cuestión archivística.

Otra cuestión de interés es que los referidos auxiliares, es conveniente intercambiarlos entre las instituciones semejantes, lo que facilita la difusión y el conocimiento de experiencias variadas.

Elaborar esos auxiliares supone dos etapas.

Una serie de operaciones previas vinculadas a la búsqueda de información y la ejecución propia del documento que es redactarlo, corregirlo, ponerlo a disposición de los usuarios; todas formalidades que pueden agruparse en:

l) Redacción

2) Tipografía.

En lo que se refiere al aspecto tipográfico, se toman todos los cuidados.

La presentación,

la claridad,

el tipo de letra,

las relaciones de información,

los diagramas,

los márgenes con resúmenes,

el uso de colores

títulos destacados que faciliten el uso.

 

 

 

 

 

Igualmente el ordenamiento tipográfico uniforme y un buen y detallado índice.

Son todos elementos que deben cuidarse y que redundarán en beneficio de la fácil comprensión.

Todo Auxiliar debe comenzar con una presentación de los documentos descriptos. Y esa presentación, debe hacerse con lenguaje descriptivo; cumpliendo todos los requisitos formales de la expresión, informando y proporcionando orientación mediante datos técnicos accesibles y que atienda a la capacidad real de entendimiento de los usuarios.

A su vez, para que la exposición de los Auxiliares Descriptivos sea didáctica debe cumplir estas características:

- Dominio de lo que es objeto de exposición.

- Exactitud y objetividad de los datos presentados.

- Separación nítida entre lo esencial y lo secundario.

- Organización de las diversas partes.

- Conclusiones.

 

 

 

 

 

 

 

Son los elementos que ordenan una exposición y la hacen fácilmente inteligible.

Recolección de información

 

Toda elaboración de auxiliar para un curso comienza con la recolección de la información necesaria, que se ubican en los documentos administrativos contenida en:

expedientes,

resoluciones,

órdenes de servicio,

reglamentos; etc.,

en los datos que surgen de las tablas,

organigramas,

gráficas, etc;

en la observación directa de estructuras y procedimientos; en las relaciones de dependencia y vínculos jerárquicos; en definitiva, en el análisis de todo el complejo mecanismo administrativo, a través de todo lo que de él puede expresar algo.

El análisis debe hacerse en profundidad, sin descuidar ningún elemento o factor que sea determinante de la conformación y ubicación del documento. Además, debe haber una valoración y selección del auxiliar descriptivo escogido. Debe preguntarse si la información es pertinente.

La organización de la comunicación

La idea que se tiene de un archivo pasivo, que solo responde a la demanda de la información es obsoleta, un archivo tiene una permanente comunicación sobre el área de su influencia, tanto en la co­municación de sus contenidos como en el sistema de alimentación de información. Consideremos entonces aspectos como:

Programas de difusión de la información

Programas de alimentación documental,

Canales y medios de conducción,

estrategias,

formas,

instrumentos,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

y los distintos sistemas reprográficos:

 

gráficos,

diapositivas,

filmes,

proyecciones cenitales,

video,

circuitos cerrados,

audiocassettes,

demostraciones,

etc.,.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Las tareas de la DESCRIPCIÓN por lo general son lentas, y las necesidades del archivo son inmediatas, de ahí que el archivero debe estar permanentemente informado so­bre los sistemas a emplear en el archivo y su adecuación a un bajo costo; teniendo en cuenta la irreversibilidad de la DESCRIPCIÓN; una vez utilizado un sistema, no se puede echar abajo todo un trabajo para empezar otro que aparentemente puede ser útil, por esa razón se busca que los sistemas descriptivos a emplear, tengan opcio­nes de modificación sobre el mismo trabajo realizado, sin perjudicar lo que ya se tiene elaborado.

El entusiasmo por las novedades archivísticas, debe ser moderado, en forma ade­cuada, bajo riesgo de perjudicar al archivo con permanentes cambios en las labores de DESCRIPCIÓN.

 

OBJETIVOS DEL PROGRAMA

En cierta forma, los objetivos del programa son los propios de la DESCRIPCIÓN, podemos enumerarlas:

Tener un conocimiento amplio sobre los valores informativos de los documentos, a fin de determinar el grado de importancia y accesibilidad de cada tipo documen­tal;

Comprobar la existencia documental ingresada, la que se encuentra en movi­mien­to y la de trámite;

Hacer accesibles los documentos: para ello es necesario hacer un estudio sobre la información administrativa, tecnológica y científica que pueda contener el docu­mento; la accesibilidad no solo se cuestiona con el grado de accesibilidad que pueda tener cada documento, sino también como el grado de conocimiento que se tenga sobre él.

Analizar cada una de las etapas a realizar en la DESCRIPCIÓNde manera que no quede trunca por falta de cálculo para cada sistema empleado.

Procurar en lo posible, utilizar sistemas que se integren en el contexto del medio, de modo que se universalice el sistema y el lenguaje descriptivo.

Planificar que la información volcada en auxiliares descriptivos, está adecuada para la aplicación de medios tecnológicos, como ser la informática.

Es necesario tener una idea clara en el programa de cuales son los auxiliares más importantes o prioritarios a realizar, así tenemos:

Registro

El registro es un auxiliar descriptivo compuesto por asientos en los que se registran datos que identifican a los documentos, nos permite llevar control sobre la producción de documentos.

Inventarios

Auxiliar descriptivo más complejo y amplio que el registro, nos permi­te llevar control de movimiento y existencia de los documentos, es un auxiliar para el archivera, netamente archivístico; en algunos casos, el inventario permite la consulta de los usuarios. El inventario se realiza después de la Ordenación.

Inventarios o registros: en muchos archivos, el instrumento básico de referencia es un inventario o registro, que describe los documentos en un solo fondo o grupo de documentos. Debe figurar en primer lugar una breve historia administrativa de la institución que produjo el documento. a organización interna de la ayuda de recuperación es generalmente jerárquica y refleja la organización de la dependencia administrativa que produjo el documento. Los documentos se describen por lo general a nivel de la serie y cada siento incluye información sobre el lapso de tiempo, el volumen y disposición del documento, así como un resumen de su contenido. En algunos casos se incluyen anexos en que figuran materiales como esquemas de archivo, listas de títulos de archivadores y otras compilaciones de información, que pueden ser útiles a los investigadores. Los inventarios o registros son lo suficientemente detallados como para que sean de gran utilidad al personal que trabaja en los archivos y a los investigadores. En algunos repositorios más pequeños no se publican, sino que se mantienen en copias a máquina que se utilizan dentro de la institución. En centrales más grandes se acostumbra publicar (con equipos sencillos, en rústica y en número limitado) los inventarios o registros que pudieran ser bastante solicitados por los usuarios. En los últimos años se ha tendido a producir esta clase de ayudas en microforma.[5]

Índice

Auxiliar descriptivo utilizado para la búsqueda y recuperación de la infor­mación, tiene amplia relación con la informática, y estructurando el lenguaje, nos permite formar el tesauro.

Guías

Muy necesario sobre todo en aquellos archivos no centralizados, en archivos históricos o en archivos con varios fondos documentales, la guía cumple la función de registrar el patrimonio documental de los archivos.

Guías generales: ordinariamente describen en términos generales todo el conjunto de documentos de una central determinada o una subdivisión importante de una gran central de archivos. Los documentos se describen por lo general ya sea a nivel del fondo o grupo de documentos, ya sea al nivel jerárquico consecutivo, es decir, el de subgrupo. Estas descripciones van por lo general precedidas de una breve historia administrativa de la organización que produjo los documentos. Puede seguir al asiento una lista de ayudas de recuperación, pertinentes y más detalladas, ya publicadas o inéditas. Un índice por materas del conjunto de la guía es muy útil, ya que en una guía general se describe una gran variedad de material.[6]

Catálogo

Contrario a lo que se cree, el catálogo es un auxiliar descriptivo no espe­cíficamente del archivo, se utiliza y recomienda para documentos de cierta impor­tancia, muy selectos en cada archivo.

Al hablar de los diferentes auxiliares descriptivos, el programa debe contemplar los soportes en los cuales se han de efectuar los asentamientos de datos, para tal efecto tenemos:

Libros y encuadernados

Cuando se trata de libros como soportes, son manuscritos, los libros de registro de las entidades, que son útiles y hasta aplicables a los archi­vos, contienen información suficiente como llevar un control documental adecuado.

 No sucede lo mismo con los encuadernados, que algunas entidades realizan en papeles sueltos y escritos a máquina o impresos, y cada determinado tiempo o nú­mero de fojas los encuadernan, tomando el aspecto de libro: este tipo de soportes pueden dar una seguridad en cuanto a la perdida de asientos, registros, etc. pre­sentando el inconveniente de que no permite intercalados; estos libros son útiles para los registros, que se realizan cuando la documentación se encuentra en etapa de inicio de gestión o trámite, por lo que los documentos son registrados por su cronología o número de orden, respeta la procedencia y el orden original.

Fichas

Un buen número de instituciones han adoptado este soporte, por la como­didad que representa para trabajar con ficheros, ya que estos pueden llevar orde­namiento cronológico, temático, numérico, etc., pudiendo también intercalarse fi­chas cuando así

se necesita.

Para trabajar con este tipo de soportes, es necesario contar con ficheros, dándole algo más de seguridad, es de fácil extravío los asientos separados en cada ficha, lo cual es engorroso tener que ordenarlas nuevamente, en algunas instituciones las numeran para facilitarse este trabajo o detectar la falta de algunas de ellas, se usa también bolsas de polietileno transparentes, donde se incorporan las fichas para fotocopiarlas.

Este soporte se utiliza por su practicidad en catálogos y en índices.

 

El programa documental debe abarcar desde el Análisis de los documentos hasta la etapa final del archivo que sería la edición de los auxiliares descriptivos. Consideramos entonces que un Programa documental debe contener:

 

1.- Análisis documental;

2.- Identificación del documento;

3.- Control de gestión;

4.- Evaluación rendimiento informativo

5.- DESCRIPCIÓNpropiamente dicha.

6.- Administración de la información

7.- Análisis estadístico de la información.

 

Estos conceptos, que los estudiamos a lo largo del presente trabajo, son los que conforman una parte principal de las técnicas documen­tales del Archivo.

 

ARCHIVOS SIN AUXILIARES DESCRIPTIVOS

Prácticamente no existen Archivos sin AUXILIARES DESCRIPTIVOS, por lo me­nos, sin los auxiliares que convencionalmente denominamos o conocemos; anali­cemos:

Todo núcleo documental al que se le aplican las técnicas documentales como la Clasificación, ordenación, DESCRIPCIÓN y selección, se denomina "archivo" correc­tamente, pero si mínimamente no se le aplican las TÉCNICAS DOCUMENTALES, no se considera archivo, sino "repositorio documental".

Los AUXILIARES DESCRIPTIVOS nos permiten conocer la INFORMACIÓN contenida en las unidades documentales, sobre todo cuando el volumen documental es amplio; pero sucede que en una administración no siempre está toda la docu­mentación en un sólo núcleo o repositorio, sino que se encuentra en cada centro de actividades, y su volumen, resulta relativamente pequeño como para efectuar AUXILIARES DESCRIPTIVOS, si bien lo correcto es que cada uno de estos "repositorios" debería elaborar por lo menos un "listado" de los documentos exis­tentes en ese sector y remitir una copia al Archivo Central para que este tenga co­nocimiento cabal de la cantidad documental y su ubicación, pero no siempre se aca­tan normas, y en muchos casos, se alega que los documentos tienen un carácter secreto o reservado a un determinado número de funcionarios.

Estos Archivos, pequeños en su volumen, no poseen en su mayoría AUXILIARES DESCRIPTIVOS convencionales.

Algunas entidades utilizan sistemas de localización de los documentos no convencionales, espe­cialmente con el empleo de carpetas plegadizas (folder), que es muy adecuado cuando se utilizan para archivar unidades documentales que corresponden a un determinado tipo documental, como correspondencia recibida o emitida, siempre que la clasificación sea lo más adecuada posible a las necesidades de la entidad, este tipo de archivado, puede ser también temático. Un ejemplo de archivos de dimensiones considerables y que no requieren prácticamente inventarios o auxiliares descriptivos convencionales , son los relativos a los seguros, que trabajan con carpetas colgantes y en orden alfabético o en orden numérico, solo hay que tener un conocimiento adecuado de la distribución e instalación de las carpetas.

El utilizador, en este caso el funcionario, sólo tiene que leer las inscripciones de las pestañas de estas carpetas para ubicar con facilidad el documento requerido. Cada tiempo determinado, de un mes a un año, estas carpetas pasan al archivo, que continuando con el modelo original de la oficina productora, acumula las car­petas en cajas, teniendo la documentación clasificada por temas o por tipo docu­mental, tiene sus desventajas, en el sentido de que algunos temas son tratados en distintas áreas de la institución, por lo que se requiere una copia por cada área ne­cesaria, lo cual afecta a la Clasificación y satura al Archivo con copias distribui­das en distintas ubicaciones; no es muy recomendable, pero se observa que en muchas dependencias empresariales utilizan este método, especialmente cuando se trata de pólizas de seguro, de importación o de exportación, o historias clínicas de hospitales, que se ordenan de acuerdo con el número de póliza o documento de identidad en el caso de las historias clínicas.

La ordenación por tipos documentales, presenta ventajas cuando una de­terminada institución respalda estos trabajos con el propio personal; no ocurre lo mismo cuando se trata de instituciones donde se realizan trámites en los cuales se tiene que colocar diversos tipos documentales en un expediente, como en el caso de los tribunales de justicia, donde el expediente tiene que conservarse tal cual se fue formando.

En estos casos, cuando el usuario requiere INFORMACIÓN, debe tener conoci­miento del número o del nombre, datos que se encuentran en su documento de ase­gurado. Lo mismo sucede con las Historias Clínicas, en aquellos países que tienen sistemas centralizados de este tipo documental, las historias clínicas están archiva­das por el número de identidad por lo que es más fácil de recuperar la INFORMACIÓN, al solicitarla se encuentra en el número de orden correlativo; de ahí que se explica de auxiliares descriptivos no convencionales, porque las car­petas de los seguros, de las historias clínicas, que sirven para conservar la docu­mentación, sirven al mismo tiempo de auxiliares descriptivos. Pero no siempre es aplicable este sistema a los Archivos.

Podríamos decir entonces que en casos excepcionales como los citados, la DESCRIPCIÓN se encuentra integrada a la ordenación de los documentos.

LOS USUARIOS

Una de las razones por las cuales se elaboran AUXILIARES DESCRIPTIVOS, consiste en suministrar servicio adecuado a los usuarios; es conveniente compren­der lo que significa el término usuarios para los archiveros.

El término usuario, se aplica a la persona que tiene derecho a usar de la cosa ajena con cierta limitación.

En el Archivo, el usuario es "la persona que hace uso de su derecho para tener acce­so a la documentación e INFORMACIÓN, con las limitaciones determinadas por el grado de accesibilidad de los documentos".[7]

La palabra usuario se lo emplea en forma general, pero en la realidad son distintas las categorías de usuarios que se presentan en los Archivos para efectuar consultas, y cuanto más cualitativa sea la INFORMACIÓN que tiene un Archivo, mayor será el número de usuarios que asistan a efectuar consultas.

Manuel Vázquez, nos da una orientación del usuario relacionado con los AUXILIARES DESCRIPTIVOS: En forma resumida: el primer usuario es el ad­ministrador o el funcionario de la institución donde el documento cumple su finali­dad, para este tipo de consultante los auxiliares descriptivos deberán ser rápidos y ágiles, de modo que tenga la INFORMACIÓN correctamente servida en el menor tiempo posible.

Para el investigador y el científico, deberá dársele primero una orientación sobre la documentación que se posee, de acuerdo con una metodología de la investigación, los auxiliares descriptivos poseerán entonces una terminología adecuada a estos fines, de modo que su investigación posea la exactitud científica.

Esta terminología es fácilmente comprensible cuando el análisis documental ha sido efectuado detalladamente.

Para el consultante particular, la INFORMACIÓN es generalmente de carácter sencillo, más fácil de poder servir, aún cuando no menos importante que las ante­riores, el usuario particular puede solicitarnos INFORMACIÓN genealógica, catas­tral, etc.

Para Pilar Serra Navarro "el tipo de consultantes determina variantes en la comuni­cación"[8], nuevamente tenemos a la entidad productora como prioridad absolu­ta de los usuarios, si bien es conveniente aclarar que el funcionario consultante del Archivo no tiene derecho sobre la totalidad de la INFORMACIÓN que con­tiene un Archivo, tampoco está eximido de su identificación y de la garantía de la devolución cuando se efectúa un préstamo documental.

El investigador y el particular, de acuerdo con la legislación del lugar, tiene acce­so a la documentación que le permita efectuar sus investigaciones en forma adecua­da, por ejemplo en España se provee de una tarjeta nacional de investigador, lo cual permite una accesibilidad más amplia y elimina a los visitantes casuales.[9]

Para Emilia Currás es indispensable la existencia de los usuarios, condicionante por la cual se efectúa toda la labor documental, y en base a los cuales se llevan a cabo los procesos documentales e informativos.

Distingue entre los usuarios a aquellos confiados y desconfiados, estos últimos que se establece que su desconfianza surge sobre las dudas de la obtención de la INFORMACIÓN que necesitan; para subsanar esta situación es necesario orientar, educar al usuario, darle un conocimiento más amplio en cuanto al servicio mismo que puede brindar el núcleo documental.

Siguiendo a la misma autora, y estudiando psicológicamente al usuario, nos plantea que el utilizador (termino empleado por algunos autores) teme:

- No estar al día,

- Tomar decisiones inadecuadas,

- Utilizar métodos y sistemas anticuados,

- No poder leer todo lo referente al tema.

- Ignorar asuntos primordiales.

Para lo cual es recomendable efectuar un estudio de las necesidades del usuario. Estos pueden ser:

Según su relación con el núcleo documental se pueden presentar los usuarios co­nocidos; considerando aquellos que asiduamente se presentan a efectuar sus inves­tigaciones habiendo logrado una relación cómoda con el personal del Archivo, lo que le permite desenvolverse más fácilmente.

Lo opuesto sería entonces los usuarios desconocidos, que se presentan por primera vez y no tienen la suficiente confianza como para efectuar pedidos sobre INFORMACIÓN que les es necesaria.

Según su número, se pueden presentar usuarios individuales, que realizan investi­gaciones por su propia cuenta y usuarios colectivos, compuesto por varias personas que trabajan en equipo.

Según el tema de trabajo, se presentarán usuarios científicos, poseedores de una ciencia en particular que le faculta su investigación, y los usuarios técnicos, simila­res a los científicos, cabría añadir aquí, los usuarios estudiantes, a quienes se le dicta un tema para que realicen una investigación adecuada.

Según el tipo de trabajo, se presentan usuarios, particulares, que los hemos mencio­nado al citar a Manuel Vázquez, luego los usuarios investigadores y usuarios técni­co-industriales.[10]

Cuando la INFORMACIÓN de un Archivo es abierta al publico para su consulta, el termino correcto a emplear seria el de destinatario.

El destinatario de un mensaje puede ser individual o colectivo; individual cuando se trata del destinatario del documento al cual fue dirigido, aun cuando este indivi­duo sea legalmente representante de una institución: y colectivo cuando el docu­mento pasa a un conjunto social como los auxiliares descriptivos reproducidos y difundidos para conocimiento del contenido documental.

El termino destinatario es mas amplio que el de usuario.

Al efectuar el análisis documental indicamos el sistema de consultas, que se rela­ciona más con el usuario, puesto que es el factor elemental por el cual se efectúan las diversas actividades de la documentación; influirá también en la forma como elaboremos los AUXILIARES DESCRIPTIVOS, a fin de lograr un servicio más eficiente.

Ander-Egg relaciona esta DESCRIPCIÓN con la investigación de acuerdo a las respues­tas que se le de al usuario.

El centro de documentación, que podemos considerar como el núcleo documental en lenguaje documático, responderá al investigador como referencias que describen los documentos susceptibles de contener INFORMACIÓN solicitada. Aclarando que el usuario no necesariamente debe consultar los documentos originales para saber si contienen la información; los AUXILIARES DESCRIPTIVOS le permiten visualizar los documentos que necesita para su investigación.

A diferencia del anterior, el banco de datos, le responderá con la INFORMACIÓN solicitada, conjuntamente con la bibliografía y observaciones sobre la validez de la INFORMACIÓN proporcionada.[11]

R. Coll Vinent no utiliza el término usuarios, sino utilizadores, definiéndolos como consumidores de INFORMACIÓN, haciendo hincapié en una diferenciación entre utilizador productor, caso citado de los investigadores, el utilizador inter­mediario y utilizador final, a este ultimo se otorga la INFORMACIÓN procesada adecuadamente a sus necesidades.[12]

Rohads, James no explica en su trabajo sobre de aportación de los archivos a los usuarios, y los clasifica en primarios y secundarios. Indica una orden lógico en el servicio de los archivos:

1.- Servir los intereses del gobierno,

2.- Poner a disposición del público los documentos que protegen los derechos ciudadanos,

3.- Otras responsabilidades de primera importancia.

Ser fuente de ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la sociedad.

Los gobiernos, a través del enorme aparato de la administración pública, producen y reciben documentos que comprometen a un gran número de personas, lugares, cosas, acciones y acontecimientos, tal como lo enuncia Shelemberg.

Los archivos públicos deben conservar lo más importante de esa información, de utilidad para investigaciones de:

historia,

administración,

ciencias políticas,

geografía,

economía,

fenómenos sociales,

ciencia y tecnología.

Los usuarios primarios, son personas que utilizan el contenido de los archivos, para investigar, y utilizar otras formas de presentación, sean libros, tesis, artículos y material audiovisual. De esta producción se beneficia un mayor número de personas a quienes Rohads denomina usuarios secundarios.

Los usuarios primarios puedes ser:

especialistas,

estudiantes,

periodistas,

genealogistas,

escritores,

productores de materiales audiovisuales.[13]

Enumeramos a estos autores para tener un concepto de cada uno de los usuarios que puedan presentarse en un Archivo, y al mismo tiempo que los AUXILIARES DESCRIPTIVOS deben estar en proporcional relación con los posibles usuarios.

 


[1]Anscombe, G. E. M., Introducción al "Tractatus"de Wittgenstein. El Ateneo. Buenos Aires. 1977. págs. 30/31.

[2]Stibic, Vlado, Sistemas de Documentación y Archivo en Despachos y Oficinas. Medios y M;etodos. A.T.E. Espana. 1982. pág. 13.

[3]Boletín Interamericano de Archivos. Vol. 1. Centro Interamericano de Formación de Archiveros. 1971. Córdoba. p. 88.

Corresponde a la Resolución Nro. 6. Terminología Archivística, Glosario de Términos Archivísticos.

[4]Vázquez, Manuel. La Ordenación en la Metodología Archivística. Revista del Archivo General de la Nación. Vol. VIII. Buenos Aires. 1979. Año VIII. pág. 27.

[5] Rhoads, James B. La función...idem

[6] Rhoads, James B. La función...ibid

[7]Vázquez, Manuel. Id. pág. 27.

[8]Serra Navarro, Pilar. Id. pág. 25.

[9]Currás, Emilia. Las Ciencias de la Documentación. Archivología, Bibliotecología, documentación e información. Editorial Mitre. Barcelona. 1982. pág. 185.

[10]Currás, Emilia. Op. cit.

[11]Ander-Egg, pág. 152.

[12]Coll-Vinent, Roberto. Los Profesionales de la Información. A.T.E., España. 1982. pág. 71.

[13] Rhoads, James B. La función...id

Publicado el: 27/02/2023 / Leido: 33367 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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