SERVICIOS DE ACCESO Y DE REFERENCIAS

SERVICIOS DE ACCESO Y DE REFERENCIAS

INFORMACION Y ORIENTACION AL USUARIO

INFORME PRELIMINAR

compilado con base en las respuestas al cuestionario recibido por

Eckhart G. Franz

Hessian State Archives Darmstadt

Secretario de CITRA

OBSERVACIONES INSTRODUCTORIAS

            Desde la creación del Consejo Internacional de Archivos en 1948, uno de sus objetivos establecidos ha sido:

            Facilitar el uso más frecuente de los repositorios de archivo y el estudio eficaz e imparcial de los documentos que contienen, haciendo que sus contenidos sean conocidos más ampliamente y estimulando la facilidad de acceso a los repositorios.

            Citando el artículo 2 (e) de la Constitución actual del CIA el quinto lugar en la secuencia de los objetivos generales realmente no indica un orden de prioridades. La libertad de acceso fue el primer interés que tuvo el Congreso Internacional Extraordinario en Washington en 1966, el cual fue reconfirmado en sus recomendaciones por el Congreso de Madrid de 1968. Uno de los aspectos de la Revolución Archivística de nuestro tiempo, proclamado por el en el 9° Congreso Internacional de 1976, fue la revolución del acceso y del uso.

            El término revolucionario ciertamente no es muy rudo para designar los cambios que han afectado el uso y otros servicios públicos de los establecimientos de los establecimientos de archivo en todo el mundo durante las dos últimas décadas. El aumento en la asistencia diaria del público a la London Public Record Office de 40.000 en 1963 a 98.315 o 393 por día en 1980 es representativo de una tendencia general, aunque los cuadros absolutos son más altos. Hay varios archivos con más de 100 investigadores por día, unos pocos con una experiencia promedio entre 40 y 60 y tasas de crecimiento del 10-20% por año. El número de usuarios del Gabon National Archives casi doblado entre 1878 y 1980 (308/547), y la Bahamas Record Office señala un aumento de 196 a 744 en cuatro años. Existe un aumento similar en la cantidad de consultas por escrito, cercade 6.000 en 1968 y 21.433 en 1980 en la P.R.O. y de 189 a 290 en los últimos 4 años en el Belgian State Archives de Namur.

            Hasta ahora la discusión sobre la libertad de acceso se ha centrado en los aspectos legales y de procedimiento. Pero el éxito de las recomendaciones del CIA para la regla de los años 30, la eliminación de los impedimentos estatuidos, talvez no es el factor más importante para explicar el aumento de los usuarios de archivo en el periodo posterior a la II Guerra Mundial, que Ivan Borsa informó en el Congreso de 1976. La expansión de las redes de archivo; el aumento de las colecciones de archivo, los nuevos tipos de archivos; más y mejores guías de localización, nuevos campos de interés científico, una mayor conciencia de la posibilidades que la investigación archivística brinda a la administración, al mundo académico y al público en general, menos horas de trabajo que dejan más tiempo libre, y una última en orden pero no en importancia, un casi sorpresivo renacimiento del interés histórico, todo eso ha hecho que se llenen salones de los archivos y que se multiplique el número de consultas por escrito.

            Para solucionar esta creciente demanda, que en la mayoría de los casos se ha iniciado por los propios refuerzos publictarios, los archivos no pueden obtener un aumento proporcional de sus funcionarios y de los recursos materiales. Con la difícil situación económica en muchos países, algunos gobiernos han tenido que disminuir su personal y el presupuesto, hasta el punto, que en algunos repositorios ha sido inevitable reducir las horas de atención y los servicios que se ofrecen. La necesidad de hacerle frente a las crecientes demandas del usuario en base a incambiables y aún disminuidas capacidades del personal en los archivos, hace que parcialmente sea este el problema que ha impulsado ha que se hagan nuevos esfuerzos para facilitar la investigación en los archivos por medio de información y orientación más eficaces para el usuario.

A. INFORMACION GENERAL

            1.Directorios Internacionales, nacionales y regionales.

            La primera información sobre la existencia de servicios de archivo aparece incluída en los directorios generales de instituciones de investigación como el World of Learning y publicaciones similares de nivel nacional como lo es el Informator nauki polskij (Directorio de la Polonia Científica), que menciona los Archivos Polacos, o el volúmen 2 de la publicación Francesa, 600 unités de documentation, intéressant les sciences sociales et humaines de 1971. En su doble función como parte de la organización administrativa, los repositorios de archivo deben listarse en los directorios periódicos de los servicios gubermamentales. Debe insistirse en que los archivos deben listarse entodas las publicaciones de este tipo e incluso a nivel regional y local, aunque la información ofrecida este limitada a datos formales (nombre de la institución, dirección, número de teléfono, director de la oficina). Gracias a su regular re-edición (en muchos casos anual o bianual), la información de estos directorios es más actualizada que aquella de los directorios de archivo más específicos, los cuales tienen una periodicidad mayor e incluso irregular.

            Aunque algunos datos puede haber cambiado desde su terminación en Enero de 1975, el International Directory of Archives del CIA, bibliográficamente Archivum vol. XXII/XXIII de 1972/73, es aún la fuente más inportantede información básica para más de 2.500 instituciones de archivo en 132 países. Con sus referencias bibliográficas y notas sobre las colecciones más importantes, comprueba ser, en muchos casos, más pertinente que los respectivos directorios nacionales. La única falla parece ser su disponibilidad limitada. La distribución eficaz de 1200 copias aproximadamente, no es suficiente para llegar a todos ususrios potenciales en archivos, bibliotecas, centros de documentación, departamentos gubernamentales e instituciones de investigación en todo el mundo. Desafortunadamente esto es cierto para muchas publicaciones útiles del CIA, UNESCO y otros organismos internacionales.

            Las guías o directorios nacionales existentes difieren enormemente en cuanto a la extensión de la información que proporcionan. Algunos estarán limitados a archivos estatales o públicos, pero la tendencia general parece ser cubrir todas las instituciones, ya sean públicas o nó, incluyendo los departamentos de manuscritos en bibliotecas o institutos universitarios y centros de documentación con colecciones de archivo. El ordenamiento debe hacerse por los tipos de archivo (archivos estatales, archivos municipales, archivos esclesiásticos, archivos familiares, archivos de partidos políticos, etc.), o puramente topográfico (por unidades geográfico/administrativas u orden alfabético). El directorio periódico Records Repositories in Great Britain tiene una corta introducción general, seguida por los datos formales (nombre, dirección, número telefónico, director de la oficina, horarios de atención, indicación abreviada del equipo técnico y de las gruías publicadas).

            Al otro extremo estaría el volúmen 2 del manual Minerva de 1974 sobre los archivos de la Europa central de habla Alemana de 1974, un subdirectorio que en 1418 páginas cubre más de 8.000 instituciones con información detallada sobre la historia, la organización, las funciones actuales y de los fondos de archivo; un directorio de este tipo, distribuido por una firma privada y a un precio alto, realmente está más allá del alcance del investigador privado, uncentro de referencias sobre archivos, bibliotecas e instituciones de investigación, que puedan comprarlo.

            Buscando una solución intermedia, el volumen de un directorio nacional dependerá del tamaño del país y del número de instituciones de archivo que cubra. Un formato razonable, que dedica entre 1/2 y 5 páginas a cada institución de acuerdo con la importancia de sus colecciones, producirá aun manuales para países como Finlandia, Suiza (directorios periódicos para archivo, bibliotecas, y centros de documentación), o Yugoslavia, mientras que llega volúmenes grandes en la Unión Soviética (Gosudarstvennye arkhivy SSSR. Krakii spravochnik, 1956, 507 pp.) y en los Estados Unidos (Directory of Archives and Manuscript Repositories in the US, 1978, , 905 pp.) Teniendo en cuenta que, particularmente enlos Estados más grandes, un número mayor de usuarios se interesaría en las facilidades de los archivos de uan región particular o aún de una localidad, parece que hay una tendencia reciente a complementar las herramientas de referencia nacional a nivel regional y aún local. Pueden citarse ejemplos tales como los directoios para las ciudades-estados Alemans de Hamburgo y Berlín Occidental (Verzeichnis Hamburguer Archive, 1878, 48 pp.; Berliner Archive, 2ª ed. 1980, 80 pp. que cubre 64 instituciones) o la publicación I Semana Internacional de Archivos de 1979 sobre Alberta's Archives en Canadá (44 pp.)

            Como en el caso de Alberta, la celebración de la Semana Interbacional de Archivos ha impulsado la publicación de folletos ilustrados que combinan la información general y sus funciones, con un directorio de archivos en el estadoo la región respectiva: Archives in India (38 pp.), el folleto Suizo que tiene el título Archive:Luxus oder Notwendigkeit (Archivos:Lujo o Necesidad, 36 pp.), Staatsarchive der DDR (Archivos Estatales en la RDA; 36 p.) o en un equivalente regional para los Archivos Estatales de Alemania Occidental de la Tierra al Norte-Rin-Westfalia.

            Un empeño notable en este mismo campo es la serie Italiana Itinerari archivisti Italiani, que se compone de 20 folletos para la Central State Archives en Roma y las 18 regiones de Italia, más una información introductoria sobre la Administra-ción de los Italian State Archives. Un folleto Belga de 1980 (publicado en Francés y en Flamenco) habla sobre los archivos Estatales provinciales y centrales solamente en 16 páginas.

            Desde el punto de vista del idioma, merecen atención algunas administraciones de archivo por proporcionar guías, directorios o información en forma de folletos para usuarios extranjeros, en idiomas distintos a los nacionales. Rumania publicó un folleto introductorio en Francés, Les Achives de l'Etat de Roumanie a comienzos de 1969. El año pasado se publicó en Inglés una Guía a los Public Archives en Finland (50 p.). Parte de su informacvión cultural gubernamental al exterior son los Archivos en Yogoslavia, una publicación de 16 páginas tomada de uno en Inglés titulado Yugoslav Survey de 1976, y el Archives Fact Sheet on the Netherlands, el cuál está disponible en Inglés, Francés, Alemán y Español. En la Guide to the Archives of Hungary (1976, 228 p.) que está en Inglés, se describen la historia y la colección de cerca de 70 instituciones de archivo de Hungría, de 1 a 16 páginas para cada uno. En este punto debe mencionarse una serie en Inglés Guide to... Libraries in Archive en varios países Europeos (Francia 1973, Alemania y Polonia 1975, Italia 1979), la cuál fue publicada por el American Council for European Studies, que a pesar de algunas omisiones puede ser útil para los archivos, bibliotecas y centros de documentación de París, para la historia de los siglos XIX y XX, (ed. P. Harbanna, Munich, 1976) fue comprobado con su traducción al Francés. Aún más completo son los volúmenes de Patricia Grimsted sobre Archives and Manuscript Repositories in the USSR (Vols.1-2, 1972-1980), los cuáles al igual que los volumenes de París y que una guía paralela a las colecciones del París National Archives antes de 1800 (por W.Paravicini, 1980 fueron realizados con la ayuda de la administración de los archivos nacionales correspondientes

2. PLEGABLES Y FOLLETOS SOBRE ARCHIVOS PRIVADOS.

            Mientras que prácticamente todas las clases de directorios se dirigen por sí mismos al usuario potencial, esto no es igualmente cierto para la gran variedad de plegables, folletos y hojas divulgativa sobre los archivos. En algunos casos el objetivo es muy evidente. Un atractivo e instructivo folleto de 14 páginas de 1974 titulado Sadan Er Rigsardivet, se utiliza para presentar a los laborales de los archivos nacionales daneses, aunque con certeza interesará también a colegas de otros archivos. Un folleto de 1980, The National Archives and your Records se distribuyen para anunciar a los bien desarrolados servicios de almacenamiento de documento de los archivos de Zimbabwe, solamente con una referencia marginal a otras funciones del archivo nacional. Al menos uno de los objetivos de algunos folletos es el de solicitar donaciones, tanto financieras como archivísticas por parte de instituciones privadas tales como los archivos Económicos de Wesfalia en Dortmund o los Archivos de Literatura Alemana en Marbach.

            La mayoría de los folletos y plegables más recientes, algunos resultantes de la Semana Internacional de Archivos como el Introduction in the National Archives and Records Center de Singapore o Quand les archives racontent l'histoire... de Luxemburgo, intentan contemplar varios destinatarios: el personal de las oficinas e instituciones de archivo, los cuales por medio de una atractiva presentación de las funciones de archivo pueden llevar a una mejor cooperación; el miembro convoca para el presupuesto por parte del Parlamento Estatal, regional o local; el propietario privado de documentos y manuscritos; elpúblico contribuyente en general, que quieren saber de que se tratan los archivos, y dentro de esto, claro está, el futuro visitante de exposiciones de archivo y el usuario potencial. Es muy evidente que el usuario no es el principal interes, pues algunos de estos folletos ni siquiera menciona las horas de atención en las salas de consulta. La mayoria de la instituciones de archivos que contestaron al cuestionario parecen disponer a algun tipo de información impresa o en mimiografo.

            Hay folleto impresos o en offsetentre 12 y 68 páginas, en ocaciones reproduccion de articulos de publicaciones periodicas del exterior. Alguunos estan bien ilustrados en fotografias en blanco y negro y aun encolor que muestran el edificio del archivo. Un buen ejemplo es el reciente folleto de 12 páginas de Service and Facilities of National Archives of Nigeria.

            En algunos casos se le d mas importancia a las ilustraciones que al texto mientras que en otros hay un poco de informacion textual acercandose algunas veces a ser una guia resumida de las colecciones. Aun mas marcada e sla verdad en estilos de los plegables, los cuales imitan el modelo de folletos comerciales y turisticos . En algunos de ellos el texto mas bien convencional parece diferir con la imposicion lujosa, mientras que en otros casos se trata el texto con estilo publicitario. La hoja divulgativa del Archivo General Frances de Lons-le-Saulnier/Jura (en la portada: un servicio publico gratis, abierto a todos) trata de crear esta impresion aunque incluye una lsta de dos paginas de los principales gupos de documento. El folleto instructivo del Archivo Esstatal de Zurich en Suiza trata de ser promovido por su titulo: Unser Staatsarchiv: Schatzhaus oder Rumpelkammer (cofre de tesoroso cajos de polvo). El plegabel del Archivo de la Ciudad de Estocolomo usa caricaturas, y la hoja divulgativa de la Administracion del Archivo estatal DAnes puede desdoblarse en un afiche, que presenta viraje toegang los archivos publicos "donde los siglos estan atados".

            Ademas de la publicidad, la cual (entre otras cosas) intenta atraer y dirigir al usuario en potencia, hay otros textos para intruir al visitante que llega por primera vez a la sala de consulta del archivo. El numero de usuarios que los reciben dependerá de si los textos son simple hojas a maquinas, folletos como el nuevo de P.R.O. Instruction for readers o folletos mas detallados como la reedicion del archivo Nacional de paris. de 1980, Guide du lecteur. Mienras que la guia d Paris (56 paginas impresas) tratas de dar una descripcion completa de las condiciones laborales y de las facilidades investigativas del Archivo Nacional, inclusive de los diferentes tipos de ayuda de busqueda y un estudio detallado de losa grupos de documentos existentes, otros textos se limitan a tratar el procedimiento para ordenar los documentos, los servicios reprograficos disponibles, etc. El Resaearch's guide to the National Archives de 16 paginas es solo uno de la seri de Geenral Informatios Leaflets sobre varias aspectos del trabajo de archivo, e incluye pautas sobre el caso especificode investigacion como son los documentos genealogicos, militares y cartografico. Esto mismo se hace en Archivo publico de Canada.

            De nuevo debe darsele algun merito a los archivos que ofrecen informacion en idiomas extrnjeros en folletos y plegables. Existen versiones en Ingles de los folletos de informacion general del Archivo Nacional de Japon en Tokio (1972), del archivo Nacional de Indonesia en Djakarta y tambien de las Ciudades de Belgrado y Budapest. El folleto del archivo de la ciudad de Estocolmo contienen un resumen en ingles, y el de Riksarkivet de 1980 sobre researchin the Swedish National Archive (14.lñ 0 off set en pasta dura) se encuentra en Ingles Frances y Aleman y para los extranjeros que investign la genealogia existen, tambien en Ingles, folletos sobre Bow to trace your Ancestors in Norway anSweden los cuales son distribuidos por el Ministerio de las Relaciones Exteriores.

3. Publicaciones periódicas y medios públicos como instrumentos de información archivística.

            Hay varios tipos de publicaciones periódicas, publicadas por las administraciones de archivo o los archivos privados. Muchas adeministraciones son las responsables de la edición y publicción de revisdtas regionales sobre archivos, publicaciones periódicas académicas que contienen artículos sobre los problemas de la archivología, historia e investigación de los archivos. Como hn instrumento de la política de información sobre los archivos, estas revistas tipo boletines, que se publican tres o cuatro veces al año, son más importantes que los anuarios más académicos, aunque éstos también pueden usarse para publicar informes anuales (algunas veces en versión abreviada), listyas de los nuevos accesos o notas sobre adquisiciones de particular importancia, noticias sobre guías de localización publicadas o estudios sobre investigaciones en progreso. Items similares pueden aparecer en las revistas sobre historia local o regional, las cuales dependen de alguna oficina de archivo regional y municipal.

            Para poder evaluar su utilidad como herramientas de publicidad sería necesario conocer el número de copias que se publican y si se distribuyen gratuitamente a las oficinas gubernamentales y a los institutos de investigación en el país, aunque los privados tengan que pagar una suscripción, son gratuitos los boletines del State Archives Administration de la Unión Soviética, Polonia y Bulgaria, como son el nuevo Bilten Archiv Jugoslavie el bien editado Boletín del Archivo General de la INación de México, el Berita, Indonesio, el ricamente ilustrado Archivo del Archivo Público de Canadá (seis publicaciones por año) en Inglés/Francés o el Mensario do Arquivo National de Río de Janeiro. Esta última publicación, MAN, impresa en offset, es parecida al tipo menos formal de comunicaciones noticiosas que son publicadas por algunos archivos y administraciones de archivo como un servicio de información gratuito para las oficinas administrativas para las cuales trabajan, para las instituciones de investigación, las asociaciones históricas y los investigadores privados interesados. Este tipo de boletines los distribuyen dos veces al año algunas de las admnistraciones de archivo de Alemania Occidental, los Archivos Bávaros, los Hessianos y los del Estado del Rin Palatinado; otros ejemplos regionales que pueden mencionarse son los Archive News de la oficina Suffolk Record en Gran bretaña o el Feuille semestrielle d'information del archivo Departamental francés de Estrasburgo. En 1981 aparece el boletín del Archivo Nacional de Nigeria. Los grtupos receptores de estos boletines/noticia aparecen claramente definidos en las tres series del Archivo Nacional Sueco RA-Nytt: Myndighetsservice (servicio para la admiistración), Forsakservice (servicio al investigador) y De enskilda arkiven (archivos privados). Para completar, debe mencionarse otro tipo de noticias, la llamada house-journals como lo son el Arkivposten de Noruega, Petty Bag del P.R.O S.R.O Notes en Edimburgo, el semi-anual Note d'information de los Archivos Nacionales de París, o el Krigsarkivets interna meddelanden de Estocolmo, los cuales se distribuyen sólo a los funcionarios internos, aunque gran parte de la información sería interesante también para los lectores de fuera.

            El hecho de que la publicación periódica de información bien presentada sobre el trabajo de los archivos, sea más eficaz que una simple campaña de folletos o plegables, ha hecho que varias administraciones de archivo utilicen sus informes anuales como una herramienta de publicidad. Aún los informes más formales y reales como el Report of the Keeper of Public Records establecido por el Parlamento Británico con sus grandes aparatos de estadísticas y anexos, proporcionan información importante a los investigadores interesados y a las instituciones de investigación. Algunos archivos publican informes de sus revistas o boletines, como lo hace el Servicio Nacional de Archivo y de Documentos del Gobierno de los EEUU, donde el Informe Anual es un anexo regular de la edición de primavera titulada Prólogo. En otros casos los informes de archivo se incluyen en el informe general del departamento gubernamental responsable o (en el caso de algunos archivos locales) del gobierno de la ciudad o el condado.

            Pero más de una tercera parte de los archivos que respondieron al cuestionario, publican su informe por separado, en una forma u otra, distribuyéndolo más allá de la responsabilidad establecida, a escala regional, nacional y aún internacional. Con poco esfuerzo, un informe de tipo administrativo puede transformarse en un folleto atractivo, si se le agrega una cubierta bien diseñada y se insertan algunas ilustraciones.

            Como ejemplo tenemos informes de varias partes del mundo como son los del Archivo Nacional de Japón, Singapur y Zimbabwe, del NSW Archives Authority de Sidney, y algunos archivos de los condados Británicos. Los informes ilustrados del Archivo Público de Canadá y el Archivo Estatal de Holanda aumentaron el tamaño a libros; el informe Canadiense al igual que el de la administración de archivos del Estado belga, son bilingües, mientras que el informe del Archivo Nacional de Sri Lanka es trilingüe, Sri Lanka es sólo uno de los muchos estados donde el informe anual proporciona la única información actualizada sobre los archivos que se encuentran disponibles dentro y fuera del país.

            En la mayoría de los países, la información sobre archivos en la prensa, la radio y la televisión, parece estar limitada a ocasiones especiales, la inauguración de exposiciones o de edificios, los aniversarios históricos o las adquisiciones espectaculares como el archivo de Bonaparte en París. Las respuestas más frecuentes son ocasional, irregular, esporádico. Un tipo específico de información de orientación al usuario son los informes sensacionales de la prensa londinense a principios de enero, cuando se inició un nuevo año de historia contemporánea bajo la regla de los años 30, la cual se aplica más estrictamente en gran Bretaña que en algunos otros países. El Archivo Público de Ottawa regularmente informa sobre noticias. El cubrimiento continuo de la prensa se asegura por medio de los recorridos mensuales para orientar a los visitantes sobre los temas del Archivo Estatal de Zurich, junto con un programa impreso que anuncia las fechas y temas al comienzo del año, lo cual es un esfuerzo que combina en el mejor sentido la publicidad con alguna educación básica para el usuario.

B. PREPARACION DE LA INVESTIGACION DE ARCHIVOS.

            1. Guías e inventarios generales.

            Los directorios plegables, y folletos informativos sobre los archivos, pueden dar una primera idea sobre la distribución de los fondos o colecciones de archivo o una visión general de éstos en un repositorio particular. Los instrumentos de información más importantes para el investigador, para planear racionalmente una visita investigativa, para decidir hacia dónde dirigir sis esfierzos y si vale la pena hacer una visita personalmente, o incluso para formular una pregunta pertinente, son las guías descriptivas y los inventarios generales de las colecciones. Este tipo de ayudas de búsqueda pertenecen a las primeras publicaciones sobre archivos. Ejemplos de estas datan del siglo XIX, e incluso algunos de los inventarios completos del Archivo estatal de Viena, que fue hecho en los años 30, son aún más válidos. Otros, se usan aunque son obsoletos, porque aún está pendiente su actualización.

            En los años 50, se inició un nuveo esfuerzo para elaborar guías en los repositorios, o inventarios como una forma de saber qué se tenía después de las destrucciones y dislocaciones de los años de la guerra y la post-guerra. Se tomaron algunos ejemplos, y algunos archivistas se dieron cuenta de que la falta de guías de localización para algunas partes de sus documentos, no era pretexto para no tener una guía general, que la existencia de listas o índices perfectos para todos y cada uno de los documentos, lo cual es prácticamente imposible hacer por el continuo crecimiento de las colecciones, no es un pre-requisito para hcer un bosquejo de una guía útil. Los Coblence Federal Archives que no fueron operantes antes de 1952, publicaron una 2da edición ampliada en 1968, y una tercera con ocasión de su 25 aniversario en 1977, aumentando el número de páginas de 211 en la primera edición a 970 en la tercera.

            La cantidad de información que ofrecen las distintas guías e inventarios es muy diferente. Algunos son simples listados de los títulos de los grupos de archivos, que son de uso limitado para el investigador; hay también algunos muy detallados, similares a los repertorios, con descripciones a nivel de sub-series o aún hasta el nivel del archivador, un procedimiento que puede ser factible para repositorios con colecciones limitadas, pero que en instituciones más grandes, resultarían inventarios de volúmenes múltiples que nunca terminarían. Lo sorprendente es que, ya que no se ha hecho una normalización internacional (la cual habría sido muy útil), podemos hoy definir algo como una guía "normalizada" que tendría 1 o 2 páginas como promedio para cada grupo o fondo de archivo, algunas más para grupos muy importantes y otras menos para grupos menores, y algunas veces una descripción simple para los documentos de oficinas paralelas. Los elementos descriptivos serán la historia institucional y de archivística del grupo de archivo, de su clasificación interna y de sus principales contenidos temáticos, del período que cubren, dle volumen (número de ítems o metros de tiraje), de las ayudas de búsqueda existentes y de la literatura adicional posiblemente con la indicación de apéndices y de documentos complementarios en otros grupos o repositorios.

            Mientras que este tipo de descripción produce guías manuales, de un solo volumen para un gran número de repositorios medianos, en instituciones más grandes, serán varios volúmenes, publicaciones demasiado grandes y costosas para que el investigador promedio las pueda comprar. Una solución sería dividir la guía general en una serie de guías sectoriales paralelas que se vendan por separado, lo cual se está haciendo en el Archivo general de Stuttgart de Bade-Wuerttemberg. En otros casos, la "gran" guía voluminosa será reemplazada por una versión abreviada, una guía corta o resumida para una mayor distribución. Esta versión abreviada puede preceder a un inventario más extenso, como un tipo de guía preliminar. Sin embargo, habrá archivos que harán una guía resumida, y tendrán el inventario completo para uso restringido en la sala de consulta, tal vez con un número limitado de copias en las principales bibliotecas e instituciones de investigación.

            Los primeros intentos para sistematizar la producción de guías o inventarios generales para los repositorios de archivos públicos en algunos países, datan de la primera oleada de guías en la mitad de los años 50. Las guías para 6 repositorio de archivo en Thuringia, las cuales siguieron el mismo y bien pensado patrón, eran solamente parte de una campaña para todos los archivos Estatales de la RDA, los cuales produjeron cerca de 15 volúmenes en poco más de una década. La creciente demanda del usuario en los últimos años, evidentemente ha revitalizado el movimiento de las guías. Algunos logros sobresalientes son la Guía ampliada del Archivo Nacional de los EEUU de 1974 (884 p.) y los cuatro volúmenes monumentales del Etat général des fonds del Archivo Nacional de París, que aparecieron entre 1976/80. El informe para los archivos departamentales Franceses nombre 37 guías publicadas desde 1954 y 17 más que estpan en proceso de impresión. La publicación de guías para los archivos estatales búlgaros, que se inició en los últimos años de la década de los 60, cubren ya 25 de un total de 30 repositorios centrales y regionales. Pueden citarse además, ejemplos de la Unión Soviética, Polonia y Checoslovaquia, de Alemania Occidental y Austria, de España y Dinamarca o de los archivos locales ingleses.

            Debe dársele especial atención a un proyecto en marcha en Holanda, donde se reemplaza una guía de 2 volúmenes De rijksarchieven in Nederland de 1973 (para todos los Archivos estatales centrales y provinciales holandeses), por una serie de guías acumulativas para las 12 provincias holandesas, que comprenderá todos los openbare archiven, incluso los pueblos y cooperativas de agua en la costa. Los volúmenes I-IV para las provincias de Drenthe, Gelderland, Zealand, North-Brabant, Groningen y Overijssel, se publicaron en los dos últimos años; los volúmenes sobre Norholanda y Amsterdam con 300-400 p. cada uno, se están imprimiendo, y los otros 4 más una nueva guía para el Algemeen Pijksarchief están programados para 1981-83. Queda por verse si el estudio del CIA sobre las guías nacionales, recomienda algo sobre lo anterior o un tipo de directorio más corto. La nueva serie de guías holandesas puede servir como modelo para coordinar los esfuerzos del CIA en las regiones del Tercer Mundo, donde son escasas las guías actualizadas. El proyecto financiado por UNESCO para hacer una guía para las coleccionesde archivo en Asia, parece apuntar a esta dirección. En este contexto también debe mencionarse el proyecto en marcha de una guía acumulativa a los archivos de organismos internacionales.

2. LA PUBLICACION DE GUIAS TRADICIONALES DE BUSQUEDA DE ARCHIVOS.

            No hay discusión en cuanto la conveniencia de las guias impresas para las colecciones de archivo, aunque pueda haber diferencias de opinión en cuanto al formato. La situación es mas compleja para la publicación de las guias convencionales de busqueda, de los inventarios, de los catálogos, listas e indices de colecciones privadas o grupos de documento. Tradicionalmente, la publicación a gran escala de las guias de busqueda se ha limitado a un grupo relativamente pequeño de paises de Europa Occidental. La British Public Record Office. los archivos franceses y Belgas iniciaron una publicación sistemática de ayudas de localización a oficiales de siglo XlX. Un conteo superficial de las publicaciónes es de cerca de 1000 volúmenes más otros 200 en la serie en offset de la list and Index Society, que inició su publicación en base a suscripciones en 1966. En Belgica, solo el General State Archives desde 1837 ha publicado 136 volúmenes. También aqui, al igual que en Francia, se utilizan tanto la impresión tradicional como el offset.

            En la mayoria de otros paises antes de la segunda Guerra Mundial, la impresión de inventarios y repositorios de archivos se limitaba a casos especiales, esquemas de viaje medievales o inventarios análiticos de grupos de documento altamente clasificados.

            Un cambio en esta politica se facilitó gracias a la introducción del ofsset. Las diferentes series de del Archivo Nacional de los E.U, los Inventories y Special Lists, tienen ya más de 300 volúmenes, si se incluyen los inventarios de los documentos tomados del enemigo. El Riksarkivet danés consta de 15 volúmenes impresos y 40 en offset. El archivo estatal de Marburg fué el primero en comenzar una publicación sistemática de ayudas de busquedas en Alemania y ha publicado 110 volúmenes desde 1957. En nuestro cuestionario, la gran mayoria respondieron afirmativamente a la pregunta de sí hay una politica para la publicación de ayudas de localización aunque en algunos casos la publicación haya empezado solo hace pocos años. Los archivos provinciales, Holandeses, que hacen el tiraje de sus series en offset desde 1975, a hecho publicaciones en un volúmen impresionante (30 volúmenes para el archivo general, 25/30 para cada uno de los repositorios provinciales). Igualmente impresionante es el documento del archivo Nacional mexicano, con 70 volúmenes en menos de 10 años. En otro archivo, había 3, 5 o 7 volúmenes, que cubre sólo una minima parte de las colecciones. Sin embargo, otros lamentan, que la politica no se haya implantado a que no se haya desenterrado aún.

            Por lo tanto se justifica preguntar, si realemente cada lista o inventario en cada repositorio en el mundo, debe publicarse en ediciones, que normalmente varian entre 200 y 500 copias. Para algunos archivos con interés local o regional primordialmente, será suficiente limitar la publicación a una guia amplia y completa con ayudas de localización para seleccionar el grupo de documentos con interés supra-regional, relaciones exteriores, y también archivos de negocios y documentos privados, mapas y colecciones de fotografias. En muchos archivos, los primeros volúmenes que se publicaron tratabas sobre las colecciones privadas, al iniciarse las series del archivo Nacional de Singapur fueron las fotografias y las colecciones más grandes de documentos microfilmados de negocios privados.

            Desde este punto de vista, la publicación de ayudas de búsqueda sería esencial para los archivos de Literatura y de arte para las colecciones de negocios y documentos técnicos. Existe una extensa serie de inventarios y catálogos publicados sobre el Archivo Central de Moscú en Literatura y arte y para las colecciones de negocios y documentos técnicos. Existe una extensa serie de inventarios y catálogos publicados sobre el archivo Central de Moscú en Literatura y arte, y el Dortmund Wirtschaftsarchiv que tiene volúmenes de inventarios publicados en solo diez años lo cual parece ir adelante de otros archivos estatales vecinos.

            Una alternativa para la publicación sin reserva es la provisión de un numero limitado de copias en carbón o fotocopias. En los tres archivos estatales Hesianos, ha habido un intercambio regular de ayudas de localización no publicadas, durante más de 20 años. Otras instituciones reportan una distribución de 5-10 copias. Hasta ahora, se ha utilizado poco la posibilidad de multiplicar las guias de orientación en microformas, aunque un gran numero de archivos tendría la mayor de sus ayudas de localización manuscritas o escritas a máquina bajo la seguridad que brinda la microfilmación. Teniendo disponibles lectores de microformas en la mayoria de las salas de conducta, pueden usarse como alternativa las listas e indices en microfichas, aunque el proyecto de una edición mundial a través de canales comerciales para su publicación, puede que no se desentierre aún, para citar una vez más la respuesta dada por el archivo Nacional de Gambia.

3. INFORMACION TEMATICA ORIENTADA.

            Se reconoce la utilidad de los indices temáticos o de las guias de localización orientadas por temas para completar los inventarios corrientes y las listas por grupos de archivo. La importancia de la información por temas crece a medida que aumenta la proporción de investigadores no académicos o al menos no historiadores, quienes, muchas veces por sus limitados campos de interés, no desean complicarse con historia territorial o institucional, que sustenta la estructura de las colecciones de archivo en base a la procedencia. La concentración de los intereses de los usuarios sobre ciertos temas o tipos de documentos, que pueden se dificiles de considerar junto con los inventarios y listas convencionales, ciertamente justifican la compilación y finalmente, la publicación de ayudas de localización especificas o de instrucciones de búsqueda con el fin de satisfacer estos interes especificos y de facilitar el trabajode consulta de los archivos.

            Algunas de las guias temáticas más sobresalientes son las de temas geográficas. Las guias de Carnegie sobre las fuentes de la historia americana en los archivos europeos datas de principios de este siglo. No es necesaria una presentación especial para las distintas series de la Guide to the Sources of the History of Nations, la cual es uno de los logros más gratificantes de la coorperación CIA-UNESCO. Titulos como Materials in the National Archives relating to the Russian Empire and the Soviet Union, to the Mexican States, to the Middle East, to Rumania, petenecen a algunos de los Reference Information Papers del Archivo Nacional de E.U a Balcania, una Guide to the Polish Archives relative to the History of the Balkan (1979) la seguirán volúmenes similares en otros paises. Archival resources... relating to the Indian Ocean es el titulo de una Reference Guide de 1979 del Archivo Nacional Austaliano. Guias del mismo tipo se están publicando por ser de interés en el mercado, como lo es Eastern Europe and Russia/Soviet unico. A Handbook of West European Archival and Library Resources de Lewanski (317 p., 1980). Muy relacionados con estos temas geográficos son los inventarios referentes a grupos especificos de población, los inventarios de fuentes respecto a la historia Judia en los archivos europeos, que está apoyada por archivos e instituciones de investigación en Israel, o las nuevas series de guias temáticas sobre las Indias americanas, Hispanic People of the Southwest y Black History in the U.S, que los anuncia el archivo Nacional. El archivo publico de Ottawa publicó recientemente las Sources for the Study of Canadian Jewry y Record relating to indian affairs. La compilación de Record of Interest to Social Scientist, 3 volúmenes (hasta el moemto) en los Handbooks de la P.R.O de Londres es bastante extensa.

            En algunas guias sobre la historia de la tecnologia y la industrialización se han logrado resultados interesantes. La proporción de material inesperado puede ser aún mayor en aquellas sobre la historia de arquitectura, la literatura y el arte, con las cuales están relacionados algunos de los inventarios especiales y de las guias de localización del Archivo Nacional de Francia. Las guias recientes del archivo de Copenhague y de Luxemburgo reunen fuentes de archivo para el desarrollo de destrezas educativas. La educación y la región Casamance son los temas de las primeras dos guias temáticas del archivo Nacional de Senegal. Claro está, que hay guias para sucesos historicos sobresalientes, como la segunda Guerra Mundial (Archivos australianos, P.R.O de Londres), persecución y resistencia en el periodo nazi (series de inventario del Archivo Estatal Bávaro), la revolución Rusa de 1917 y su impacto en otros paises (Slovak Central Archives Bratislava), la Guerra Americana y los Civil War Maps (archivo Nacional de E.U). Con frecuencia se registran en guias especiales, por lo general mapas, pero también afiches o sellos, lo cuál va más allá de las colecciones especiales respectivas. Pocas guias temáticas se limitan a un solo repositorio. Esto es particularmente cierto para las guias de archivo administrativos y de documentos privados. A nivel de toda la nación, se han hecho inventarios de documentos privados que están en archivos o en bibliotecas oy otras instituciones de investigacion no solo en la U.S.S.R (3 vol.,1963-80), y en la republica Federal Alemania (2a ed.,1980), sino también en los E.U; en Suicia y en otros partes del mundo. En 1975 el archivo Publico de Bélgica publicó la Guide des Archives d'entre-prises (guia a los archivos administrativos) que es una guia paralela a la de Holande de 1979( 2a. edición).

            Hay varios formatos para todas estas ayudas de localización orientadas tematicamente. Algunos son inventarios especiales, los cuales para un tema dado listan no solo los grupos de serie relevante, sino también los archivos privados, documentos y aun entradas en libro de contabilidad y registros notariales. Las guias regulares indican los procedimientos que deben seguirse para poner en practica la investigación sobre un tema en particular con una enumeración más resumida de los grupos de interés, indicando el tipo de información que se encuentra en ellos, las ayudas de localización especiales disponibles y las formas de usarla algunos d los inventarios especiales se suman a toda una serie de volumes, mientras que las tipicas guias de investigación son libros que tienen entre 50 y 150 paginas y en los dos casos menos. En las series con hojas despendibles de los archivos Anglo-Americano hay serios folletos orientados tematicamente o sobre temas de interés particular y algunos de ellos son versiones condensadas de una guia más extensa. Una variedad particularmente amplia de herramienta de investigación está disponible para dos campos de archivo, que hasta ahora se han dejado a un lado: la genealogia y la historia local, lo cuál, por lo menos en Europa Oriental y Norteamericana tienen altos porcentajes en las estadisticas del uso de los archivos. Las guias para investigación geneologica en el archivo Nacional de Paris y Washington fueron las primeras guias de este tipo. El archivo de Paris anunció de una nueva Guide de l'historie des families y una paralela, guide des recherches de l'historie comunal para este año. En los E.U Gran Bretaña y Australia hay inumerables introduciones a la investigación geneologica regional y nacional dentro y fuera de los archivos guias separadas para casi cada estado, condado provincia.Ejemplos resistentes del archivo austarliano en él Source material for Geneological Research (1977), the genealogist's guide to the west Susse Record Office (Chichester 1970), que es una publicación sobre fuentes para historia personal en los archivos militares de Hanover, (1979) o las guias a documentos de embarque, inmigración y condenas en el archivo de Nueva Galicia del Sur. Hay más guias de introduciones a la investigación geneológica que son publicadas por sociedades geneológicas y editores comerciales especializados, particularmente si los autores son archivistas entrenados como D. Iredale, cuyo folleto Discovering your family tree se vende en todas las librerias de Londres.

            La situación es muy similar a la de la historia local. Aqui también hay guias de archivo como en el Local History in West Sussex (2a ed. 1975), Writing Local History(1980) del Archivo Provincial de Alberta, Vom Archivdokument sur Gemeinde-geschichte (del archivo documental a la historia municipal, 1979), del Archivo Estatal de Zurich. El Archivo estatal financió un manual Bávaro sobre historia local (Bayerische Heimatkunde. Ein Wegweiser, 1974) y de la experiencia de los archivos de los condados Britanicos resultó el Archives and Local History (1a ed.1966) de F.G. en Enmison.

4. LOS EFECTOS SOBRE LOS USUARIOS.

            Realmente es dificil estimular si la publicación de los distintos tipos de literatura informativa sobre los archivos y la investigación archivistica de las guias y las ayudas de localización de toda clase, realmente vale la pena con respecto a crear interés en el usuario, informar al usuario y dirijir la investigación. Cuando se preguntó en los cuestionarios acerca de la proporción de usuarios o de preguntas escritas que facilitan una información preliminar sobre los archivos y sus colecciones, las tablas obtenidas combinan los resultados de una exitosa publicidad sobre los archivos; los nuevos usuarios llegaron por algo que leyeron u oyeron y aquellos que realmente preparon su visita y su investigación en base a guias publicadas y los inventarios en alguna otra biblioteca o sala de consulta de otro archivo.

            Con la debida reserva es sin lugar a duda, interesante declarar que las administraciones de archivo, que reportan más del 20% de usuarios pre-instruido, normalmente son aquellas que cuentan con intensos programas de publicidad así: 50% para el U.S.

            National Archives y el West Sussex Record Office, 25-30% para los archivos Belgas, Checos y Hungaros, para el Archivo Publico de Canadá, Nueva Galicia del Sur y el Archivo Federal de Coblence, 20 % para el Archivo Económico de Dortmund que inició sus publicaciones hace sólo 10 años. Los altos porcentajs de 66, 70 y aún 90 % para los archivos de Indonesia, Bermuda y Surinam, lo cual es de menor relevancia si los relacionamos con las respectivas estadísticas de los usuarios (de 1 a 3 usuarios y consultas por día), un argumento que es menos válido para el 80-90 % que se reporta en el Archivo nacional de Korea y de la India, con una asistencia diaria de aproximadamente 40 personas.

            Por otro lado, hay un gran número de archivos con mucha publicidad, guías publicadas y al menos otras ayudas de localización publicadas, donde sólo del 3 al 10 % de los usuarios y de las consultas solicitan cualquier tipo de pre-información. En algunos casos, donde son muy recientes las publicaciones disponibles, realmente es un no todavía. Pero el hecho de que la mayoría de los archivos departamentales franceses con su larga tradición en inventarios y listas impresas, su porcentaje de referencias a información impresa permanezca por debajo del 10 % definitivamente no es tranquilizador. El uso de las ayudas de localización es grandiosamente ignorado por la gran mayoría de los usuarios, es el resumen un poco frustrante del informe del director regional del archivo en Inglaterra.

PGI-85/WS/32
Original: inglés

La Administración Moderna de Archivos y la gestión de Documentos:
El Prontuario RAMP

Recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo

Del consejo Internacional de Archivos

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la| Educación, la Ciencia y la Cultura

París. Diciembre de 1985

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