LA DESCRIPCIÓN POR MEDIO DE ORDENADORES

Se habla de sociedad post-industrial respaldada por grandes sistemas automatizados a la cual, vamos encaminándonos paulatinamente. Hoy día existen proyectos para crear zonas totalmente automatizadas y realizar el control de ésta mediante una serie de ordenadores.

La cibernética permite que tal situación pueda ser establecida; a su vez se admite que, potencialmente, será éste un elemento de apoyo para operar cambios sustanciales en las relaciones sociales de trabajo.

Macluhan señala que: el proceso de recepción y aprovechamiento de la INFORMACIÓN es uno de adaptación de las casualidades del medio exterior y de nuestro esfuerzo de vivir bien informado en ese ambiente".[1]

La INFORMACIÓN constituye una fuerza propulsora que permite conocer y manejar más adecuadamente los recursos. Señala N. Wiener: "el científico tiende continuamente a descubrir el orden y a la organización del universo y participa en el juego contra el adversario pérfido e insidioso personificado por la desorganización."[2]

En toda investigación de envergadura, es inapreciable el auxilio del ordenador, gracias a su capacidad de reunir INFORMACIÓN y de tomar decisiones, puede crear zonas locales de organización en un universo como sistema estático, para poder estudiarlo con mayor detenimiento.

Los ordenadores participan en la búsqueda de un orden, ayudan a descubrir leyes universales y a predecir acontecimientos, pero de ninguna manera se debe pensar que la máquina podrá organizar el universo o evitar la entropía que permite la supervivencia de la materia viva, ya que este planteamiento sería absurdo. Lo más que podemos esperar es usar la cibernética para aprovechar en forma óptima la energía circundante.

Los ordenadores permiten reformar posiciones respecto a la visión del desarrollo social, siendo tres las tendencias generales que en forma general pueden observarse:

El tecnocratismo, postura que declara la técnica como un fin en sí misma, y no considera error el hecho de que el timón de la sociedad quede en manos de los propietarios de las máquinas[3]. Esta visión es parcial, ya que antepone a la evolución integral una revolución de carácter científico-tecnológico.

Una visión ficticia, mas propia de una obra de ciencia ficción sensacionalista, pero nada real, señala a los ordenador como un mal que traerá graves consecuencias; afirma que el hombre quedará relegado y será manejado por robots o androides; que el desarrollo del ordenador deshumanizará al hombre sustituyéndolo en sus faenas laborales. Esta es una posición conservadora, pues estima que el problema está en la máquina y no en las relaciones de trabajo, donde realmente se debe ubicar.

Un enfoque progresista, establece que en torno al ordenador existe la posibilidad de crear nuevos sistemas de trabajo. Existen fábricas manejadas completamente por ordenadores, sin necesidad de mano de obra directa. Esta posición significa a la cibernética no sólo por su potencial en sí, sino por su forma y posibilidad de utilización por parte del hombre.[4] Es una visión optimista no desestima que los ordenadores, y en general la tecnología, sean fundamento que pueda crear una estructura social, suponiendo el papel importante en el devenir de la sociedad.

LA INFORMACIÓN Y EL AVANCE TECNOLÓGICO

La profesión archivística no solo se identifica con la captura, procesamiento y comunicación de información mediante medios manuales o mecánicos, es un objetivo alcanzar y mantener el más alto grado de competencia profesional en el almacenamiento y comunicación de información eficiente y al uso efectivo de los recursos, la profesión amplia su alcance más allá de sus funciones actuales. Pero como profesión documental, su propósito es también desarrollar los principios y la teoría de la documentación con el propósito de prever servicios en nuevos campos.

La misión archivística consiste en seleccionar y comunicar datos comunes y científicos, principalmente para entidades con propósitos de control e información.

La archivística se justifica por la utilidad de su producto final y gran parte de su utilidad descansa en los procesos de planeamiento y toma de decisiones. Concepto que se apoya en la información como materia prima del trabajo documental.

La actividad del archivero está profundamente comprometida con el proceso de información, bien sea para usos internos de la entidad, auxiliando fundamentalmente a la administración, o bien para uso externo en donde resulta indispensable para que los usuarios e investigadores tomen decisiones.

El ordenador surge como un posible instrumento de cambio, permite eliminar la división que existe entre trabajo físico y trabajo intelectual; admite la participación del obrero como complemento de la máquina-herramienta, invitándolo a adoptar una posición realmente gestora.

El 90% de los sabios que han nacido desde que el hombre pobló la tierra están aún vivos, la humanidad duplica su bagaje de conocimientos cada cinco años, lo que implica, la responsabilidad de actualizar permanentemente conocimientos ante la explosión de la información.

El computador tiene múltiples aplicaciones, pues lo mismo se ha utilizado como equipo fundamental para enviar un hombre al espacio, que se ha aplicado el control automático de los procesos de fabricación, o para mejorar el tránsito de una ciudad; pero es cuando se destina a la captura' control y comunicación de los datos de una entidad productora es cuando afecta directa y profundamente la actividad del archivero.

Los libros y registros están siendo sustituidos por cintas y discos magnéticos capaces de almacenar millones de caracteres en un espacio relativamente insignificante.

La computadora es exacta, no se cansa y trabaja a velocidades que difícilmente pueden ser superadas por el genero humano.

Los equipos actuales más poderosos trabajan a velocidades denominadas "nanosegundos", equivalentes a una millonésima de segundo. Si elevamos un nanosegundo a la categoría de un segundo y el segundo a su equivalente proporcional, veremos que un segundo es equivalente a 32 años, lo que nos da una mejor idea de la velocidad a la que trabajan estos equipos.

El computador ha logrado una unión íntima con la telecomunicación y es capaz de trasmitir información en forma instantánea a lugares remotos utilizando para este efecto la red telefónica, el telex, facsímil, o los canales de transmisión de la energía eléctrica.

Los ordenadores se utilizan en la actualidad en centenares de aplicaciones diferentes tales como el comercio, la industria, ciencia, ingeniería, educación y comunicaciones.

En el campo comercial, los ordenadores se utilizan para una variedad de funciones de mantenimiento de registros y contaduría, tales como pedidos, control de inventarios, facturación y planillas de pago, control de archivos y de los auxiliares descriptivos.

En el campo educativo, los ordenadores se emplean para administrar ejercicios prácticos a los estudiantes en forma individual, y para demostrar principios en matemáticas y ciencia.

Los Archivos, así como las bibliotecas, pueden ser substituidos en su labor informativa, por ordenadores conectadas con una vasta red de terminales. Así, toda la INFORMACIÓN concerniente a un curso es posible obtenerla desde la misma terminal, sin necesidad de recurrir a una biblioteca o Archivo. inclusive la máquina indica la manera de obtener INFORMACIÓN o preparación para que elabore una respuesta aceptable. Conjuntamente, se puede reforzar la preparación del sujeto con ayudas audiovisuales a

través del monitor, coloquios y conferencias, prácticas de campo y la tutoría periódica de especialistas en cada materia.

El concepto de oportunidad en la información adquiere una dimensión desproporcional. Los conceptos de procesamiento "en línea" y a "tiempo real", no son otra cosa que el acceso instantáneo a los archivos del computador para introducir u obtener información sobre los hechos.

El creciente uso de computadores hace posible desarrollar modelos descriptivos (holográficos o paradigmáticos) que pueden indicar resultados de diferentes decisiones antes de que se tome cualquier decisión real. Los elementos de estos modelos son esencialmente datos que proporciona la archivística: costos de la información, resúmenes, inventarios, informes, catálogos, y así sucesivamente.

Este proceso entra también dentro de la DESCRIPCIÓN de la archivística, ya que comprende el desarrollo de información como base para decisiones administrativas.

El incontenible avance tecnológico característico de nuestra época no pasó por alto la actividad del archivero. Afecta directamente en el proceso de información, ninguna actividad del archivo esta exenta de su impacto, el grado del impacto es

notablemente diferente en su forma y en su fondo.

El archivero debe obtener conocimientos en materia de cómputo electrónico, similares a los que tienen en lo general en materia documental, independientemente de que algunos, como lo es en la cuestión informativa, opten por desarrollar esa actividad como una verdadera especialización.

Es importante notar que, para un número ilimitado de usuarios, las posibilidades de investigación documental se hace ilimitada, puesto que no se hace necesario recurrir a centralizar recursos ni elaborar controles administrativos sumamente complejos; se evita la erogación que implica construir centros informativos que demandan gran cantidad de esfuerzos. Esto puede, sin embargo, ser base para reducir en grado considerable el sentido exclusivista de la información documental.

LOS ORDENADORES

Los ordenadores son máquinas que se dedican al tratamiento parcial o total de la INFORMACIÓN, consta de tres fases:

Introducción de la INFORMACIÓN codificada sobre un soporte adecuado,

proceso de la misma y almacenamiento o

salida en forma legible.

Un ordenador podría definirse como una máquina que acepta o introduce INFORMACIÓN desde el mundo exterior, almacena internamente hasta ser requerida, procesa la INFORMACIÓN almacenada para solucionar o dar una respuesta a un problema particular, y proporciona o extrae INFORMACIÓN en una forma legible o comprensible. El ordenador efectúa en forma automática estas operaciones siguiendo una secuencia de instrucciones.

Para que un ordenador pueda realizar un trabajo, en este caso concretamente es la aplicación a las TÓCNICAS DOCUMENTALES, debemos tomar en cuenta el procedimiento general al que se somete el ordenador, con la finalidad de que el trabajo sea automatizado.

Los ordenadores requieren de componentes relacionados entre sí:

La secuencia completa de instrucciones que permite al ordenador resolver un problema particular, recibe el nombre de "programa".

Los programas son escritos anticipadamente por un programador, para luego ser introducidos y almacenados en la máquina. Una vez que los programas necesarios hayan sido dispuestos en el ordenador, éste recibe órdenes para la resolución automática de problemas sin la necesidad de requerir intervención humana o control.

Es ésta operación automática que distingue a los ordenadores de un calculador de bolsillo corriente. Los calculadores pueden también aceptar o introducir datos numéricos desde su teclado, procesar los datos efectuando los cálculos necesarios, y proporcionar una respuesta en su pantalla de despliegue visual.

Sin embargo, un calculador no puede operar automáticamente, éste debe ser controlado por el operador, quien alimenta los datos y especifica las operaciones aritméticas antes de cada cálculo. Por el contrario, un ordenador introduce, almacena, procesa y proporciona INFORMACIÓN en forma automática de acuerdo a los programas almacenados internamente.

En los últimos años, se ha popularizado el uso de los miniordenadores. Esto, aparentemente, no deberían ser sino una modificación cuantitativa respecto a la situación prevaleciente. No parece ésta la realidad, pues los miniordenadores ofrecen la posibilidad de un cambio cualitativo en las implicaciones de la computación sobre la vida de las empresas. Esto puede fundamentarse en tres aspectos:

La minicomputación es una tecnología que parece más adecuada a la realidad de las empresas de los países en desarrollo, sin haberse planteado esta intencionalidad.

El diseño de los miniordenadores se orienta principalmente hacia el usuario de la informática, y en muy poca escala hacia el sistema, como son los equipos convencionales, los cuales requieren cumplir ciertos requisitos:

                una planta de especialistas,

                alta eficiencia del proceso,

                instalaciones especiales, etc.,

para ser económicamente justificables y útiles.

Un cambio cuantitativo de suficiente magnitud puede plantear un cambio cualitativo.

Debe tomarse en consideración, que el uso de sistemas de cómputo para aplicaciones administrativas, puede ocasionar un incremento neto en los costos, con beneficios intangibles, en obtener INFORMACIÓN con mayor rapidez, que por lo general no son económicamente comparables con los costos generados.

Otras áreas de aplicación de los sistemas informáticos, son la de apoyo al mejoramiento del sistema productivo, apoyo de gestión y auxilio en planeación; como control de inventarios, programación de la producción, planeación de la distribución. análisis de costos, proyecciones y pronósticos, etc.

En los archivos, el empleo de los ordenadores tienes un amplio campo, al tratarse del manejo de la información, en todas sus faces y principalmente en el empleo de las TÓCNICAS DOCUMENTALES.

Tal como su nombre indica, un ordenador digital opera en base a datos representados por unidades discretas o dígitos. Cuando la mayoría de nosotros piensa en dígitos, generalmente pensamos de que se tratan de los números decimales 0 al 9. Sin embargo, los ordenadores digitales, sólo emplean dos dígitos: "0" y "1" para representar la INFORMACIÓN.

En un ordenador digital, todas las posibles formas de INFORMACIÓN; letras del alfabeto, números y símbolos especiales, se representan por combinaciones predefinidas de los dígitos "0" y "1". Teniendo en cuenta que los ordenadores digitales sólo utilizan dos dígitos, ellos pueden construirse de circuitos electrónicos consistentes de dos estados operacionales: ENCENDIDO (ON)y APAGADO (OFF). Si un circuito se conmuta electrónicamente al estado APAGADO, entonces representa el dígito "0". Si el circuito se conmuta al estado de ENCENDIDO, éste representa el dígito "1".

En virtud de que sólo se utilizan dos estados operacionales, los ordenadores digitales pueden diseñarse para operar a velocidades extremadamente altas. Un ordenador de este tipo resuelva el problema, se le debe proporcionar una lista de instrucciones que definan cada etapa en la resolución del problema. Tal como se dijo anteriormente, esta lista de instrucciones se denomina "programa". El programa se almacena en el ordenador a fin de que pueda operar automáticamente sin necesidad de requerir intervención humana o control.

El termino miniordenador describe a un grupo de ordenadores digitales pequeños y de relativo costo bajo, que fueron presentados al público en la década del 60. La organización básica de un miniordenador es muy similar a la de los ordenadores medianos o de gran escala. Sin embargo, los de mediana capacidad y de gran escala tienen muchas características; almacenan mayor cantidad de INFORMACIÓN y posee un juego de instrucciones mucho mayor que el de los miniordenadores.

La mayor ventaja de los miniordenadores consiste en el relativo costo reducido, de estructura compacta, poseen mayor simplicidad de operación y consumen menos energía eléctrica que los ordenadores medianos o de gran escala. Finalmente, al margen de sus reducidas dimensiones, los miniordenadores pueden efectuar muchas de las mismas tareas efectuadas por ordenadores más grandes.

Los ordenadores de "propósito general" están organizados en cinco unidades básicas que funcionan conjuntamente como un "sistema de computación". Estas unidades se nombran de acuerdo a la función que ejecutan:

Dispositivos de entrada,

Procesador central,

Dispositivos de Salida,

Memoria Principal,

Almacenamiento Auxiliar.

Para que un ordenador pueda ejecutar una tarea específica, se proporciona INFORMACIÓN a procesarse junto con las instrucciones indicativas del proceso.

Dispositivos de Entrada. Los datos e instrucciones se transfieren al sistema por medio de una unidad de entrada. Se utilizan diversos dispositivos de entrada aceptando la INFORMACIÓN desde un número de fuentes diferentes; almacenándose hasta que se los necesite.

Memoria. El almacenamiento del ordenador está organizado en dos secciones principales;

Memoria Principal

Almacenamiento Auxiliar.

La memoria principal tiene una velocidad de operación mucho mayor que el almacenamiento auxiliar, razón por la que lleva menos tiempo almacenar INFORMACIÓN nueva en esta memoria y extraer INFORMACIÓN almacenada previamente.

El almacenamiento auxiliar puede aceptar considerablemente mayor cantidad de INFORMACIÓN que la memoria principal. El almacenamiento auxiliar a menudo se denomina almacenamiento voluminoso o almacenamiento masivo. El ordenador está diseñado para extraer instrucciones desde la memoria principal, puesto que es mucho más rápido que el almacenamiento auxiliar. Los programas e INFORMACIÓN que no se utilizan en un tiempo determinado, se conservan o guardan en el almacenamiento auxiliar.

Procesador Central. Denominado "CPU", es el núcleo del sistema de computación. Controla y supervisa las actividades de las unidades del sistema; manipula todas las operaciones de proceso. Por ejemplo efectúa cálculos matemáticos o compara valores para determinar su igualdad o desigualdad. El Procesador Central recibe todas las instrucciones del programa almacenado en la memoria principal. Después de que el CPU procesa los datos, toda la INFORMACIÓN de utilidad se proporciona al mundo exterior por medio de los dispositivos de salida.

Dispositivos de Salida. Existen diferentes tipos de unidades de salida que se utilizan en un sistema. Algunos de ellos generan copias impresas de la INFORMACIÓN procesada; otras, registran la INFORMACIÓN en tarjetas perforadas, cintas magnéticas, cintas perforadas, discos magnéticos, etc.; mientras que otras unidades visualizan la INFORMACIÓN en una pantalla.

Mecamática y Soporte Lógico. Toda la colección de unidades físicas que componen un sistema de computación se denomina Mecamática (hardware). La colección de programas necesarios para operar el sistema se denomina soporte lógico; (software). Ambos conforman un sistemas completo de computación.

La Mecamática incluye al equipo mismo como las unidades de entrada, CPU y unidades de salida, es el conjunto de componentes electrónicos, eléctricos, mecánicos que soportan la INFORMACIÓN y realizan las operaciones básicas o juego de instrucciones.

El soporte lógico consiste de todos los programas que podrían utilizarse en un sistema particular; es el conjunto de instrucciones y datos que, almacenados en la memoria de la máquina, describen el trabajo a realizar. Esta fase también se la define como programa, mientras que la Mecamática sería el ejecutor que realiza el trabajo del tratamiento de la INFORMACIÓN.

Al archivero, le interesa conocer la Mecamática compuesta de varias unidades con funciones distintas pero conectadas entre sí, por eso se suele hablar de una arquitectura de un ordenador, cuando se describen los distintos componentes del Mecamática.

En la unidad de entrada se produce la captura de datos y la verificación de los mismos. En la captura de datos existe la posibilidad de error, debido a elementos humanos; en la verificación, el nivel de errores admitidos es hasta de un 5%.

En la unidad central de Proceso, se efectúa la clasificación de los datos para resolver el problema, la generación de las instrucciones, la programación y traducción.

Hablamos de traducción porque el programa tiene que estar codificado en un código binario que se denomina lenguaje de la máquina. La CPU se encarga de extraer de la memoria principal, instrucciones y datos para ejecutar las distintas operaciones mediante sus circuitos electrónicos, como ser sumas, movimientos de datos entre distintas posiciones de la memoria, comparación de los datos, etc.

Generalmente el archivero se pregunta cuándo debe efectuar la DESCRIPCIÓN por ordenadores. Primero es necesario saber si la organización donde trabaja cuenta con ordenadores propios para que el costo sea menor; digo esto porque en la actualidad existen organismos que por una suma mensual alquilan los servicios de una central de cómputos, en ese caso sería necesario hacer un estudio si el costo de la elaboración de auxiliares descriptivos se justifica. Para ello tendríamos que tener en cuenta al ahorro de tiempo en elaboración de auxiliares, el movimiento de personal, espacio de utilización en el archivo, etc. Una vez comprobada la factibilidad del empleo de ordenadores, es necesario tener clasificado y ordenado todo el material documentario que se encuentra en custodia, inclusive si las posibilidades así lo permiten, todo el material documentario que se encuentre en las distintas oficinas de la organización.

Debemos tener en cuenta además, si lo que se quiere es sólo lograr un auxiliar descriptivo o se quiere lograr un control de trámites.

Algunos países y opcionalmente los más desarrollados han logrado perfeccionar el control de trámites por computación, si bien son casos aislados, pero los resultados son optimistas, porque permite obtener algunas ventajas.

Cuando se quiere obtener un control de trámite por computación, es necesario:

1- Tener todo el archivo debidamente clasificado y ordenado;

2- Identificación correcta de los tipos documentales, de manera que la DESCRIPCIÓN se limite a pocas palabras.

3- La institución tiene que tener conocimiento completo del trámite, a fin de no estorbar su desenvolvimiento.

4- Deberá estar debidamente respaldado por la legislación, sea esta interna o sea una disposición legal más amplia.

Para lograr un control adecuado de los trámites por medio de la computación, es conveniente estudiar previamente las siguientes fases:

1ra. fase.- Orientación de los trámites tanto a los usuarios como al personal de la institución para que la colaboración en la ejecución del trámite sea completa.

2da. fase.- Recepción de los DOCUMENTOS, momento en cual se le da la clave del expediente, o sea se determina su identificación.

3ra. fase.- Codificación de la documentación, este código puede contemplar incluso la categoría del expediente y los asuntos a tratar.

4ta. fase.- Distribución de la documentación recibida en trámite y aquélla que haya terminado sus trámites será remitida al archivo.

5ta. fase.- Mantener un servicio eficiente sobre la INFORMACIÓN del estado de los trámites.

6ta. fase.- Control del trámite documentario por medio de Procesamiento de datos, sea por medio de los códigos, sea por medio del control de la 4ta. fase, es decir, la misma distribución documentaria, controla e informa el estado de los trámites.

7ma. fase.- El personal de las oficinas que se encarga de resolver determinado aspecto de los trámites, en la práctica vinculan su trabajo dedicado principalmente al estudio y opinión de carácter legal, contable o administrativo de los DOCUMENTOS que contienen los expedientes.

8va. fase.- El equipo de trabajo entrega los resultados finales a los usuarios.

Así observamos que existen dos momentos adecuados para efectuar la DESCRIPCIÓN de la documentación. El primero en el mismo momento en que se origina la documentación, y el segundo cuando la documentación está debidamente clasificada y ordenada en el archivo.

De acuerdo a nuestras necesidades y siempre que la INFORMACIÓN se haya provisto bien analizada, los ORDENADORES nos dan la ventaja de poder efectuar listados en el menor tiempo posible. En los listados es conveniente tener en cuenta que el usuario nos

preguntará en su generalidad:

por la procedencia del DOCUMENTO,

por la gestión

por la fecha,

por la nominación de la serie

por la numeración si los DOCUMENTOS son numerados.

El archivero tendría que efectuar cuatro listados que si lo hace a máquina las cuatro veces le tomará un tiempo incalculable. Para ello resulta mejor tener un solo listado especificando precisamente estos factores, es decir, que contenga la siguiente INFORMACIÓN:

Número: sea del expediente o del DOCUMENTO.

Nombre de la serie: que conforma por la generalidad de los asuntos y tipos documentales.

Ubicación: que se le dio al archivo.

Año: fechas topes, de acuerdo con las necesidades de la institución o del usuario.

Procedencia: Indicando el origen del DOCUMENTO.

Este listado puede efectuarse en cuatro formas: podemos incluso añadir un encolumnado para las observaciones donde el archivero puede colocar datos de utilidad:

si los DOCUMENTOS son originales

si los DOCUMENTOS son copias,

si tienen antecedentes

bien la numeración que le corresponda a los tipos documentales.

De esta forma, se le puede programar al ordenador que efectúe el listado:

por Numeración lo que efectuará en forma correlativa:

por Serie lo que realizará por orden alfabético;

por Gestión que lo hará en orden cronológico;

por Procedencia lo que efectuará por orden alfabético

por origen de la documentación.

Cuando se tiene el archivo ordenado por tipos documentales, la selección resulta facilitada, puesto que la serie determinada estarán regidas por el tiempo de vida que se les haya otorgado legalmente. Si se trata de expedientes, los ORDENADORES pueden brindarnos también este servicio.

Para cumplir con esta función del Archivo es necesario tener una tabla de selección, es decir un instrumento legalizado que nos permita determinar exactamente el tiempo de vida del DOCUMENTO, que se alimentará a la memoria del ordenador, de modo que al efectuar los listados asienta en una columna el tiempo de vida que tiene cada DOCUMENTO.-

Al realizar la DESCRIPCIÓN en el segundo momento conviene efectuar algunos trabajos previos que en gran parte nos ahorra tiempo y espacio.

En muchos casos la DESCRIPCIÓN del tipo documental es demasiado larga para poderla encasillar en los asientos de los auxiliares descriptivos, por lo que el archivero tiene que recurrir a la formación de un lenguaje que le permita comprender con facilidad su denominación. Por ejemplo tenemos los tipos documentales (pueden ser incluso expedientes) "declaración de comisiones por estudios", nos resulta un título muy largo, porque hay que tener en cuenta que al transcribir a los ORDENADORES, éstos nos dan un determinado número de dígitos por asiento; puede ser de 45, de 90 o de 120, en los cuales tenemos que calcular un determinado número de dígitos para especificar sólo el tipo documental.

Es más usual tomar las primeras sílabas, así tendríamos: de declaración, "dec", de comisión, "com"; estudios, "est", entonces podemos reducirlo a "decomest".

Esto constituye en sí un lenguaje específico para el archivero, que le permite entender su tipificación; en todo caso cuando se usa un lenguaje de esta categoría es necesario aclarar en un capítulo aparte en el auxiliar descriptivo que se elabora. Puede también emplearse un lenguaje numérico, pero resulta muy complicado sobre todo para aquéllos archivos que contienen una gran cantidad de DOCUMENTOS.

La INFORMACIÓN puede necesitarse en diferentes formas, para lo que el archivero deberá contestarse a la pregunta: ¿Cómo solicitan el DOCUMENTO? Si bien algunos Documentos son específicos en su denominación, como los "memorándums" y los "informes", existen algunos Documentos que no siempre tienen u nombre claro, inclusive en las "cartas" suele solicitarse como "notas" o como "oficios", creando confusión en el lenguaje propio de la institución, de ahí que el archivero deberá contemplar las formas de la INFORMACIÓN.

Ahora bien, eso en cuanto a lo nominal, pero si se trata de un contenido o asunto más amplio y se busca que el usuario pueda utilizar sólo el auxiliar descriptivo sin necesidad de recurrir al DOCUMENTO mismo, se puede efectuar de dos formas principales.

La primera consiste en determinar el factor común de los Documentos o expedientes, en la misma forma que la ordenación por tipos documentales, es decir dando el nombre genérico primero, luego procediéndose a detallar las diferencias. Ejemplo: tenemos una serie de expedientes por reclamos para el pago de viáticos, al abreviar será "recpagvia", pero en la serie tenemos una cantidad de personas que hacen estos reclamos, lo cual nos obligaría a buscar expediente por expediente hasta encontrar el que buscamos.

En estos casos es necesario citar las personas, así tendremos series: "recpagvia": Julián Arriola, Esteban Arce, etc. De manera que podemos ubicarlo por el nombre con más facilidad.

La segunda forma es agrupar los DOCUMENTOS por tipos documentales sin necesidad de alterar su orden físico y ésta es una de las facilidades que nos brindan los ORDENADORES. Más claramente: los expedientes se encuentran debidamente clasificados, ordenados y ubicados en el archivo, pero se requiere INFORMACIÓN de algunos tipos documentales que están en los expedientes en su generalidad.

Se puede programar al ordenador de manera que éste nos indique en qué expediente se encuentran estos tipos documentales sin necesidad de desordenar físicamente estas unidades documentales. Siguiendo con el mismo ejemplo anterior: "recpagvia" contiene en sus expedientes una resolución que aprueba o rechaza el reclamo. Los que se aprueban tienen incluidos un comprobante de pago, y se quiere verificar cuáles son y cuánto asciende la suma; el archivero que tiene previsto este tipo de dato habrá preparado una forma de INFORMACIÓN de manera que nos arroje los resultados por tipo documental.

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