El Rol del Archivero hoy

El Rol del Archivero hoy*

N. Miguel Nieto

Introducción

Desde la supremacía de los documentos históricos a la Teoría de las Tres Edades de Schellenberg, la Archivística ha experimentado un significativo progreso. De ser una disciplina emergente ha pasado a ser una ciencia: la Archivología.

Como tal, hoy por hoy reconoce de manera concreta un método, un objeto de estudio, una función social.

En todo este proceso" en el cual no haré demasiado hincapié" la figura del Archivero aparece como artífice necesario en el progreso de esta disciplina.

Para hablar de él, de su rol más concretamente, propongo nos situemos en dos de los parámetros en los que se circunscribe su profesión:

1. El Archivo.
2. La Sociedad.

El Archivo

Tanto en los Archivos Administrativos como en los Históricos, el archivero cumple un rol fundamental que es la base de su misión: la gestión de los documentos, un proceso que se origina en el seno de la administración misma y que se extiende a las siguientes edades.

Su presencia en el momento en que son creados los documentos, puede entre otras cosas asegurar una eficaz tramitación en el sentido mismo del trámite que genera el o los documentos, desde que son creados en las mesas de entradas y salidas o en las oficinas, su posterior traslado al Archivo Intermedio, hasta ser transferidos" previa selección" al Archivo Histórico.

En la primera edad o"Archivos de Oficina", el archivero deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. La Normalización: Para determinar o fijar normas de tratamiento o de trabajo, como por ejemplo un Reglamento de Trabajo, un Manual de Procedimientos, etc.
2. Prevención: Por sobre todas las cosas evitar la producción innecesaria, como así también los errores in corregibles que entorpezcan las funciones de la entidad, tanto en la vida útil del documento, como en las fases intermedia y de conservación permanente.
3. Confección de Cuadros de Clasificación, valiéndose del organigrama de la institución.
4. Unificación de terminologías.
5. Valoración de los documentos"a futuro" para ver si llegarán a las siguientes edades.
6. Educar al personal, para eliminar el uso de agentes nocivos para los documentos, como por ejemplo ganchos metálicos, broches, clips, alfileres, malos hábitos como posar la taza del café, hacer anotaciones, fumar sobre ellos, etc.

Siguiendo en lo Archivos Administrativos, veamos ahora que es lo que debe hacer el archivero en el"Archivo Intermedio" o segunda edad:

1. Clasificar, Ordenar, Seleccionar.
2. Instalar en las unidades de conservación.
3. Describir.
4. Capacitar a los empleados que no son archiveros, pero que trabajan en la sección.
5. Que todas estas tareas garanticen:

• Seguridad: El archivero, como profesional, es el máximo responsable de esta sección en donde deberá custodiar material valioso para la administración.
• Eficiencia: Para poder acceder a la documentación en todo momento, evitando la desorganización.
• Economía: Para lograr una alta densidad en concentración documental a bajo costo.[1]

El archivero en el Archivo Histórico:

Una vez transferida aquella documentación de valor, relevante para la cultura, la ciencia y la investigación; el archivero deberá redoblar esfuerzos haciendo ahora especial hincapié en la Preservación, Conservación, Restauración y Servicio de los Fondos Documentales

Los nuevos usuarios serán el publico en general, pero específicamente los investigadores, abogados, etc.

Deberá confeccionar nuevos auxiliares descriptivos, ya no en función de la entidad productora como lo hacía en el Archivo Intermedio, sino pensando en la información histórica, cultural, probatoria y / o científica que contengan los documentos que ahora ha de conservar para la posteridad.

• Marketing y Difusión: Permanentemente deberá promover la importancia de la realización de muestras, exposiciones, exposiciones estables e itinerantes, charlas, conferencias y visitas guiadas para atraer al público común, en especial a la juventud, a docentes y alumnos. A ellos, debe transmitirles la importancia de los archivos como custodios de la Memoria colectiva y de cada uno de los individuos de una ciudad o de un país.

Puede emplear interesantes estrategias como la confección de souvenirs, copias de documentos, folletería, etc.. El archivero tendrá que recurrir a los medios masivos de comunicación, como la TV, diarios y radio e internet para difundir no solo las actividades de la actividad archivística en sí, sino para ganarse espacio en el común de la gente.

• Mantener contacto con otros archivos para aprender de otras experiencias e intercambiar ideas con otros profesionales archiveros.
• Uso de las nuevas tecnologías:

1. Digitalización de documentos, para evitar el deterioro de los originales.
2. Bases de datos e índices electrónicos, para una rápida localización e integración de todos los fondos.
3. Utilización de Internet.

La Sociedad.

Quizás una palabra resuma la actitud que debe tomar el archivero ante la sociedad: Esfuerzo.

El archivero deberá realizar todos los esfuerzos necesarios para dar a conocer a la sociedad la importancia de su existencia como tal.

En primer lugar porque pertenece a una disciplina que está inserta dentro de las denominadas Ciencias Sociales; por ello es que emplea un método científico que solo él maneja como profesional archivero, y por ser poseedor de los conocimientos necesarios para trabajar en un archivo, sea este público o privado.

El archivero ya no es aquél personaje que se dedicaba a guardar papeles bajo siete llaves. Hoy por hoy su rol ha cambiado, y es su deber - entre otras cosas - transmitir a la sociedad que su presencia en la administración de las instituciones es muy importante.

Deberá insistir también en la importancia de los Archivos, porque en ellos se conservan documentos únicos de valor probatorio, y que los conceptos de archivos y archiveros pueden perfectamente garantizar transparencia, tanto en la gestión pública, como en la privada. Siempre y cuando se tenga la buena intención de demostrar eficiencia y honestidad por parte de las autoridades.

Los documentos son creados para dar testimonio de un hecho, y como tales deben ser custodiados, mientras dure su tramitación, y permanentemente si tuvieran un posterior valor para la cultura.

Debe velar por el Patrimonio Documental, desde el lugar en el que le toque estar, entendiendo que este ya no es aquella documentación que se encuentra en los Archivos Históricos. Se trata ahora, de toda la masa documental que se encuentra en las oficinas de los juzgados, ministerios, empresas e instituciones de todo tipo, que han producido documentación como fruto de las necesidades de la sociedad.

Garantizar un rápido y democrático acceso a la información, para evitar desconfianzas y acciones negativas en perjuicio de su profesión o de su fuente de trabajo.

¿Cómo lograr estos objetivos?

1. Utilizando los recursos del Marketing y la Difusión.
2. Formar parte de asociaciones y agrupaciones integradas por colegas archiveros para, en el caso específico de la Argentina alcanzar el amparo de una ley de archivos.
3. Capacitarse permanentemente.
4. Cumplir el Código de Ética Archivística.

N. Miguel Nieto

* Ensayo preparado para la cátedra Gestión de Documentos dictada por la Profesora Anna L. Szlejcher, Escuela de Archivología, Facultad de Filosofía y Humanidades, Universidad Nacional de Córdoba, 24 de Agosto de 2005.

[1] Concepto extraído de Michael Cook en"Administración de Documentos Semiactivos", publicación del Programa de Administración de Documentos y Archivos del Sector Público / C.I.A.; International Records Management Trust; Archivo General de la Nación de México.

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