ELEMENTOS PARA UN ESTUDIO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL

ELEMENTOS PARA UN ESTUDIO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL,

EN RADIOGRAFÍAS, ESTUDIOS RADIOGRÁFICOS,

Y DIAGNÓSTICOS POR IMAGEN.

Lic. Liliana Montenegro de Arévalo

ESTUDIO PRELIMINAR

ASPECTO NORMATIVO Y FUNCIONAL

En el año 1986 la Coordinación del Servicio Radiológico dependiente de la Dirección General de Auditoría Médica del Ministerio de Salud, Medio Ambiente y Acción Social, solicita se dilucide el plazo de guarda para las radiografías y o estudios radiográficos, para ser utilizados como elementos de consulta o proba­torios.

En los años siguientes la tramitación (l) tuvo distintas alternati­vas en el Ministerio de referencia, hasta que llegado el año 1989, se convocó la Comisión de Asesoramiento integrada por las siguientes áreas minis­teriales: Dirección de Asuntos Jurídicos, Dirección Provincial de Recuperación de la Salud, Dirección Provincial de Planificación, Control de Gestión y Estadística, Dirección Gral. de Auditoría Médica, Archivo Ministerial y Archivo Intermedio del Archivo General de la Provincia, orga­nismo éste último depen­diente del Ministerio de Gobierno, Justicia y Culto.(2)

ANTECEDENTES EN LA MATERIA

Se solicitaron antecedentes sobre estudios de Selección Documental, sobre el tema a los siguientes organismos:

Ministerio del Interior. Archivo General de la Nación. Buenos Aires.

Escuela de Archiveros. Universidad Nacional de Córdoba.

Archivo Hospital de Clínicas. Córdoba.

No había antecedentes. No obstante, se esbozaron crite­rios.

Se contaba con un precedente relativo a Plazos de Conservación en Archivos, para Historias Clínicas: la Resolución N. 648 del 28/10/1986 de la Secretaría de Salud.

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

RADIOGRAFÍA. (Etim. Del lat. radius, rayo de luz, y del gr. gráphein, descripción, pintura).

Se llama así la proyección cónica de los diversos planos de una región del cuerpo humano sobre una placa foto­gráfica.

En la sombra proyectada por un cuerpo heterogéneo sobre una placa fotográfica o una pantalla fluorescente se pueden distin­guir interponiéndose el cuerpo entre aquellos y la fuente radiógena, zonas más o menos claras sobre las regiones atrave­sadas.

De su examen pueden deducirse conclusiones acerca de la constitución del cuerpo en el espacio. Obtener estas sombras sobre una placa fotográfica es hacer una radio­grafía, y exami­narlas proyectadas en la pantalla fluo­rescente es hacer una radioscopia.

Ambas proporcionan imágenes agrandadas, deformadas, y algo veladas.(3)

Los exámenes radioscópicos y radiográficos son métodos que se complementan: el primero precederá siempre al segundo.

El examen radioscópico permite estudiar las condiciones dinámicas, las características de la motilidad, la expan­sionabili­dad y las modificaciones de transparencia de la región analizada.

El examen radiográfico, procedimiento estático, en cam­bio, contribuye a revelar y fijar, en documentos impere­cederos, detalles más delicados de las estructuras anali­zadas.(4)

DIAGNÓSTICO POR IMAGEN

El Diagnóstico por imagen permite por el procedimiento de diagnóstico, la realización, procesamiento e inter­pretación de las imágenes obtenidas de los exámenes efectuados usando métodos específicos garantizando subsidios auxiliares a las dis­tintas especialidades. Estos métodos pueden ser: Rx, Ultrasonido, R.N.M., Medicina Nuclear.

Radiología

Proporciona ayuda al diagnóstico a través de los resulta­dos de estudios fluoroscópicos o externos permitiendo así ejecutar exámenes de progresiva complejidad.

Radiología vascular

Estudia patologías del sistema arterial, venoso y linfático a través de inyecciones de contraste yodado general­mente por catéteres introducidos en el sistema vascular por punción percutánea.

Ejecuta procedimientos terapéuticos como: angioplastias, drenajes y embolizaciones terapéuticas.(5)

Radiografías múltiples

Se obtienen dos o más radiografías con una sola exposi­ción y las radiografías pueden ser de densidades distin­tas o réplicas la una de la otra.

Las ventajas principales de esta técnica son que con una sola exposición se obtienen películas de excelente defini­ción en una amplia gama de densidades, y que es fácil conseguir radiografías duplicadas con fines de enseñanza e investigación (cuando no se cuente con métodos de copia más refinados), sin entregar una dosis de radiación adicional al paciente.

Estereorradiografías

Es la técnica por la cual se obtiene una imagen tridi­mensional con dos radiografías.

Aunque con la estereorradiografía la radiación que recibe el paciente se duplica, la tercera dimensión puede pro­porcionar información adicional en ciertos casos de diagnóstico dudoso.

Macrorradiografía

Es la producción de una imagen ampliada por magnifi­cación de los rayos X. Para obtener la magnificación geométrica de la imagen se aprovecha la divergencia del haz a partir de una fuente pequeña.

Los usos principales de la macrorradiografía son: de­postración de estructuras esqueléticas, investigación del tórax, sialografía, dacriocistografía, huesos tempo­rales, linfografía, flebografía or­bitaria y angiografía cere­bral, examen de pequeños vasos renales durante la arteriografía, cardiopatías neonatales.

Sustracción

En la técnica de sustracción se superpone la imagen positiva de una radiografía tomada en circunstancias idénticas tras la inyección de medios de contraste, de este modo se cancelan to­das las imágenes comunes a ambas radiografías y se produce una imagen separada de las diferencias entre ambas (medios de contraste), porque todas las otras estructuras desaparecen.

Para obtener películas de sustracción existen varios procedimien­tos, entre ellos: fotográfico, cromático y electrónico.

Usos: Angiografía urografía de excreción, encefalografía y mielografía con gas; Sialografía, Dacriocistografía, Linfografía, Localización de cuerpos extraños en el ojo.

Tomografía

La radiografía convencional produce una imagen bidi­mensional de todas las estructuras comprendidas entre el tubo de rayos X y la película. Esto hace que se superpongan las imágenes de las estructuras que están en todos los niveles. La tomogra­fía proporciona una demostración radiográfica de las estructu­ras que se hallan en un plano elegido de antemano, porque borro­nea las imágenes de las que están delante y detrás de este plano.

Antes de la tomografía siempre se hacen radiografías simples adecuadas, pues no se puede prescindir de és­tas.

Se utiliza en radiografía regional y en procedimientos radiológi­cos.

Tomografía computada

(Tomografía axial transversa computada o scanning T.C.)

Esta técnica requiere un equipo sumamente complejo. En un principio su uso se limitó a la investigación del encéfalo.

En la actualidad, los aparatos para examinar el encéfalo se utilizan ampliamente y han aumentado mucho el número de diagnósticos precisos y redujeron la necesi­dad de otros estudios radiológicos más engorrosos y menos tolerables, como la encefalografía y la angiografía cerebral.

El tomógrafo posee detectores de rayos X sensibles y una computadora digital rápida que hace la evaluación de la absor­ción de fotones de rayos X. En consecuencia, se distinguen diferencias de densidad mucho menores que con la radiografía convencional y se demuestra la pro­fundidad de las estructuras que están debajo de la su­perficie corporal.

Centellografía

Se representa gráficamente la distribución de la radiac­tividad en un órgano en todo el cuerpo. Al paciente se le administra un compuesto farmacológico apropiado, mar­cado con un radionú­clido conveniente, por lo general mediante inyección intravenosa, pero en ocasiones por boca. Aunque el procedimiento se denomina con mayor propiedad centellografía, porque alude al empleo de la cámara gamma, que no hace ningún "rastreo" también se habla de scanning con radionúclido o scanning radioso­tópico.

La significación de las imágenes centellográficas se estima junto con las radiografías de la misma región.

Con la centellografía se encaminan las siguientes estruc­turas: Encéfalo, Hígado, Bozo, Páncreas, Riñones, Esqueleto, Pulmones, Abscesos o tumores, Placenta.

Ultrasonografía

Es un procedimiento de diagnóstico en el que se emplean ondas sonoras de alta frecuencia. Estos impulsos se amplifican y se presentan en un osciloscopio de rayos catódicos, donde se pueden fotografiar.

Esta técnica se utiliza a menudo como examen de elec­ción, pero también puede servir para completar otros procedimientos de diagnóstico.

Xerorradiografia

Es un proceso fotoeléctrico por el cual la intensidad de los rayos X transmitidos por un objeto se registra como un trazado de cargas eléctricas en la superficie de una placa semiconductora de selenio. En consecuencia, este proceso es distinto del fotoquímico de la radiografía convencional, en que la imagen se registra en película fotográfica.

Usos principales: Mamografía, localización de cuerpos extraños, estudio del cráneo, Angiografía.

Termografía

En Termografía se detectan y se registran las variaciones de la emisión de calor radiante infrarrojo en distintas estructuras o partes del cuerpo, para producir una ima­gen visual.

El calor corporal se produce mediante metabolismo celu­lar, se distribuye por todo el cuerpo con la sangre y la linfa, y se pierde por radiación (45%), evaporación (25%) y convección (30%).

Como el metabolismo de las células malignas es mayor, las neoplasias elevan la temperatura en la piel que las cubre.

Radiografía Forense

Se suele hacer en la morgue o en la sala de necropsias. Las fi­nalidades son:

a) identificación,

b) demostración de trayectos de proyectiles,

c) localización de cuerpos extraños;

d) demos­tración de lesiones o enfermedades;

e) autorradiografía y

f) investigación.(6)

La placa está formada por una capa sostén de Acetato de Celulosa y una capa sensible que posee en suspensión gelatina y sales de bromuro de plata.(7)

FORMATO

Las medidas más usuales son 35 cm. x 43; 30 cm. x 40; 24 cm. x 30 y 18 cm x 24.(8)

El tamaño se reduce en el caso de las abreugrafías (6x 6 cm.) y placas odontológicas (3 x 4 cm.).

CONSERVACIÓN. REQUISITOS.

La conservación depende del correcto procesamiento.

Al efectuarse la radiografía, debe ser bien lavada para eliminar restos de líquidos de revelado. Evitar la hume­dad, que se adhiere, el calor, por cuanto cede la gelati­na.(9)

Al archivarlas deberán colocarse en sobres apropiados , con papel poroso interfolios, con las puntas redondeadas y en posición vertical.(l0)

Según declaraciones de los entrevistados, al cabo de los l0 años, las placas aunque hayan sido bien procesadas despiden olor y muchas veces adquieren la consistencia de un "bizcocho".(11)

Aunque parezca elemental desde el punto de vista archi­vístico, se planteó la cuestión de la pertenencia de las radiografías; siendo las opiniones dispares en el seno de la Comisión; oscilando entre quienes abogaban por la pertenencia al hospital y quienes defendían el derecho del paciente a "usar y disponer de su propiedad", consa­grado en el art. 14 de la Constitución Nacional.

Existieron además argumentos de tipo financiero, en el sentido de : quién es el que invierte? La Obra Social, el Paciente o el Estado.

Con la participación del Sector de Planificación, Archivo inter­medio y Servicio de Radiología se compatibilizaron criterios, elaborándose dos cuestionarios: uno destinado a los hospitales y el otro a la Dirección de Asuntos Jurídicos.

Destinatarios: Dirección de Asuntos Jurídicos.

 Dirección General de Auditoría Médica.

l. En razón de no existir uniformidad de criterios en torno al tema del epígrafe, se solicita informe a quién pertenece este documento.

a. Al paciente.

 Fundamentar.

b. Al hospital.

 Fundamentar.

l.a. En caso de pertenencia al paciente, se deberá res­ponder, en que forma se procede con respecto al docu­mento a fin de dejar a salvo las responsabilidades del hospital, en caso de retiro de las radiografías y/o estu­dios radiográficos.

l.b. En caso de pertenencia al hospital, se deberá esti­mar el Valor Legal, traducido en plazos de tiempo (años) de las radio­grafías y/o estudios radiográficos, cuando deban presentarse como prueba documental en un pro­ceso judicial.

Destinatarios: Directores de Hospitales.

l. Independientemente de su financiamiento, quién es el propietario de la radiografía, el paciente o el hospital?

2. Cuántas consultas mensuales efectúa de placas radiográficas tomadas con una antigüedad mayor de 6 meses?

3. Debe darse un tratamiento distinto al archivo de las placas radiográficas de pacientes ambulatorios de las de los internados?

4. Considera que el archivo tiene que ser masivo o selec­tivo?

5. Indicar aproximadamente cantidad de radiografías que se toman por día en el Hospital. Hasta cuándo habría espacio disponible para recibir radiografías?

6. Qué hace usted con las radiografías de los pacientes en su consultorio privado o en el sanatorio donde traba­ja?

7. Cuáles radiografías archivaría usted y por qué perío­do?

En caso de haber respondido en la pregunta 4, archivo selectivo, qué tipo de categorización y plazos establece­ría?

Interesa saber:

a. Radiografías y/o estudios radiográficos que no impor­tan ningún interés médico, ni investigativo.

b. Qué importan un interés médico.

c. Qué comportan un interés investigativo.

Información relevada.

l. Nombre del Hospital.

2. Domicilio.

3. Entrevistado.

4. Características del Servicio.

5. Propiedad de la radiografía.

6. Tipo de Archivo.

7. Consultorio Externo (ambulatorio)

8. Internación.

9.Controles. Seguimientos. Patologías Hereditarias y/o Contagiosas.

l0.Modo de Archivo.

11.Conservación radiografías mal procesadas.

12.Plazo de Retención.

l3.Pacientes fallecidos.

14.Equipos.

l5.Características del depósito. Capacidad para incorpo­raciones.

16. Características de la Consulta Archivística.

La producción anual de los 30 establecimientos de salud más importantes de la provincia con dependencia del Ministerio de Salud y Medio Ambiente, con servicios radiológicos alcanza las siguientes cifras:

Años 1985 1986 1987 1988

Radiografías l79.523 190.420 202.630 206.024 (l2)

Previo al establecimiento de una categorización, solici­tada por Fiscalía de Estado, se evaluaron distintos criterios posibles, ba­sados en las especialidades y pato­logías. Finalmente privó el segundo criterio, de basar la clasificación conforme a las Patologías tratadas, o de situaciones derivadas a partir de ellas:

- Sin anomalías patológicas

+ Con anomalías patológicas posteriormente desapareci­das.

+ Con anomalías patológicas hereditarias.

+ Con valor de prueba documental en un Proceso Judicial.

+ Con características patológicas con valor investigativo.

EL VALOR PRIMARIO

Es el que presenta la radiografía y/o estudio radiográfico mientras responde al asunto , a la necesidad para la que fue creada/o o mientras pueda servir para iniciar o responder a una acción administrativa o judicial motiva­da por un reclamo, o usarse como antecedente directo de otros estudios.(13)

 FACETA MEDICO-ADMINISTRATIVA

Es preciso estudiar las facetas con respecto a la institu­ción productora y al paciente.

Ambas facetas coinciden, según se trate de casos sin anomalías patológicas, o con anomalías patológicas.

Para el primer caso hubo coincidencias en establecer el plazo de un año. Y para el segundo se asignó un plazo de cinco años. En la actividad privada el plazo corriente de conservación es de tres años. (14).

FACETA LEGAL

En torno al valor de prueba del documento las puntuali­zaciones giraron en torno al posible involucrado: el pa­ciente, o el hospital.

Hubo acuerdo en la distinción que había que efectuar desde el punto de vista documental, entre tratamiento ambulatorio e internación.

Art. 4037. Prescríbese por dos años la acción por res­ponsabili­dad civil extracontractual.

La acción por resarcimiento de los daños derivados de un hecho ilícito corre desde el día en que se produjo, aunque se ejerza en el proceso penal.

Esta prescripción de dos años, puede interrumpirse una sola vez, y en su caso, se goza de un año más o sea tres años es el máximo posible.

De tal manera, después de dos años o tres como máxi­mo, una persona puede promover el juicio por daños y perjuicios, debien­do en su caso presentar la prueba de sus lesiones (ejemplo con las radiografías respectivas). Como las mismas deben ser acompañadas al juicio res­pectivo, se estimó que con una norma que prohiba o que no permita su destrucción por un término de cinco años, está resguardado el interés de los particulares damnifi­cados.

ACCIDENTES DE TRABAJO

La prescripción ha quedado también sometida a la Bienal de la Ley l7.709, o sea igual que la anterior.

Art. 4032-Inc. 4. Se prescribe por dos años, la obliga­ción de pagar:4) A los médicos, y cirujanos, boticarios y demás que ejercen la profesión de curar, sus visitas, operaciones y medica­mentos. El tiempo corre desde los actos que crearon la deuda.

De tal forma, si un médico u otra persona del arte de curar, debe promover juicio por prestaciones prestadas, y debe presentar en su caso las radiografías del paciente, se estima que el plazo de cinco años, es suficiente para que dicho material quede debidamente resguardado, y pueda luego ser presentado ante la Justicia.(15)

EL VALOR INVESTIGATIVO

El valor investigativo es el que perdurará, aun después de que haya cesado su uso corriente: médico-adminis­trativo; siendo sus fines de docencia e Investigación.

Uno de los Jefes de Cirugía entrevistados , informó que se obtienen diapositivas (slides), de los casos que intere­san, con fi­nes de investigación. (16)

A las radiografías y/o estudios radiográficos se les asignó un plazo relativo mayor de cinco años. Quedando a cargo de los Comités de Facultativos médicos, o los Jefes de Servicios de cada hospital, su determinación..

DEL PRÓSTAMO DOCUMENTAL

Los inconvenientes se presentan en los Consultorios externos, o Tratamientos ambulatorios, ya que el retiro y la no devolución posterior de la radiografía puede impli­car la interrupción, de un estudio, tratamiento o el se­guimiento de una enfermedad.

Por ello se deben tomar los mayores recaudos en este sentido, que impidan la pérdida documental.

NORMATIVA

DECRETO N. l038.

Santa Fe, 27 de abril de 1990.

Visto el expediente n. 00501-0104.159-V del MINISTERIO DE SALUD Y MEDIO AMBIENTE, por el que se convoca a la Comisión de Asesoramiento de Documentación Administrativa, creada mediante Resoluciones Nros. 1569/88 y 0002/89 de la citada Jurisdicción, con el objeto de establecer los plazos, durante los cuales deben guardarse en archivo radiografías y/o estudios radiográficos, para ser utilizados como elementos de consulta, prueba, docen­cia o investigación; y

CONSIDERANDO:

 Que dicha Comisión cumplió su cometido reali­zando re­uniones informativas, encuestas, visitas y consultas, lo que permitió verificar la realidad archivís­tica de los Hospitales, teniendo en cuenta sus caracte­rísticas propias para adecuarlas a las normas archivísticas de expurgo;

 Que el criterio sustentado ha sido el de conside­rar el va­lor archivístico de los documentos;

 Que sobre esta base se distinguen dos clases de valores: Documentos de valor primario y documentos de valor secunda­rio. Los de valor primario, son los docu­mentos que el Servicio necesita para los asuntos de que se ocupa, por razones de orden administrativo, médico o jurídico. Y los de valor secundario, son los documentos que presentan esencialmente una utilidad para la do­cencia o investigación científica;

 Que dicha tarea ha sido encarada de acuerdo al artículo l6, inc. a) de la ley 55l6 y su modificatoria N. 8399, artículo l6., inc. ñ) y artículos 27. y 28. del Reglamento para el funcionamiento del Archivo General de los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales, dependien­tes del Poder Ejecutivo, aprobado por Decreto N. 2232 del 7 de agosto de l982;

 Por ello,

 EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA

 D e c r e t a :

ARTICULO l. Apruébase la Tabla de Plazos Precausionales, para radiografías y/o estudios radiográ­ficos, que como anexo, forma parte integrante del presen­te decreto.

ARTICULO 2. Establécense los siguientes plazos pre­causionales para radiografías y/o estudios radiográficos, según la categori­zación de los mismos:

a) Un año para los casos normales o sin anomalías pato­lógicas.

b) Cinco años si existen anomalías patológicas que re­quieran la utilización de dichos documentos, como ele­mento de consulta, para el seguimiento de la enferme­dad;

c) Cinco años cuando por sus características puedan presentarse como prueba documental en un proceso judicial.

ARTICULO 3. Las radiografías y/o estudios radiográfi­cos, a que alude el artículo anterior, en tanto sean incor­poradas a un proceso judicial como documentos proba­torios, se regirán por los plazos que establezca la Ley Orgánica de Tribunales.

ARTICULO 4. Para los casos especiales y por razones médicas, de docencia e investigación científica, podrán extenderse estos plazos, lo que será resuelto por el res­pectivo Comité de Facultativos médicos, o jefes de servi­cios de cada hospital.

ARTICULO 5. Anualmente las radiografías deberán ser contro­ladas, a fin de verificar el estado de conservación y nitidez de imagen, procediéndose a descartar las que estén deterioradas.

ARTICULO 6. Cumplido el plazo de cinco años o desapa­recidas las razones que determinaron su conservación por más tiempo que el indicado en el artículo 2., se pro­cederá a su descarte.

ARTICULO 7. Siempre que exista causa justificada, o cuando se trate de pacientes de consultorios externos, la radiografía podrá ser entregada al paciente, en carácter de Préstamo Documental, observando los debidos recau­dos.

ARTICULO 8. Regístrese, comuníquese, publíquese y archívese.

 VICTOR F. REVIGLIO

 JUAN C. DAVID

NOTAS BIBLIOGRAFICAS Y DOCUMENTALES

l.Provincia de Santa Fe. Ministerio de Salud, y Medio Ambiente. SIE-00501-0104.l59-V- Archivo General de la Provincia N. 3.538.

2. P.S.F.- M.S.M.A. Resolución N.1569 del 5 de octubre de l988. A.G.P. Disposición N. 85 del 26 de abril de l989. M.S.M.A.. Resolución N. 002 del 12 de julio de l989.

3. Enciclopedia universal ilustrada europeo-americana. Espasa-Calpe S.A., Bilbao, l923. T. XLIX, p.23l y sig.

4. Di Rienzo S., Mosca G. Lidio y Zorrila Juan I.. Tratado de Radiología. Editorial Assandri, Córdoba, l953, p. ll.

5. PROAHSA. Programa de Estudios Avanzados en Administración Hospitalaria y Sistemas de Salud. Manual de Organización y procedimientos hospitalarios. San Pablo. Brasil, l. edición en español. OPS/OMS. 1990.p. 33 a 35.

6. Bryan, Glenda J.. Diagnóstico radiológico. El Ateneo. Bs.As., l984. p. 26 y siguientes.

7, 8, 9 y 10. Gorosito, Juan Carlos. La Conservación de Radiografías. Panel: Archivo de Radiografías, y/o estudios radiográficos. XII-Jornadas de Archiveros de la Provincia de Santa Fe. "Los otros archivos: Archivos de Imagen" En ocasión de cumplirse 150 años de la llegada del daguerrotipo al Río de la Plata." Santa Fe, 1990.

ll. Visita Hospital Sayago.

12. Ippólito, Roberto C. Producción Documental. Panel:

Archivo de Radiografías. op. cit.

Fuente: P.S.F.- M.S.M.A. Dirección General de Auditoría Médica. Coordinación del Servicio Radiológico.

l3. Vázquez, Manuel. Manual de Selección Documental. Córdoba, l982. p. 60y sig..

l4. Comisión de Asesoramiento de Documentación Administrativa. Acta N. 3.

l5. Provincia de Santa Fe. Ministerio de Salud y Medio Ambiente. Informe de la Dirección de Asuntos Jurídicos.

16. C.A.D.A..Acta N. 4.

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