ISO 16175-2:2011-Información y documentación

Publicado el: 17/04/2011 / Leido: 8021 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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ISO 16175-2:2011 

Información y documentación - Principios y requisitos funcionales para los registros en los entornos de oficina electrónica - Parte 2: Directrices y requisitos funcionales de los sistemas digitales de gestión de registros

Fuente: http://www.iso.org

Resumen

ISO 16175-2:2011 se aplica a los productos que a menudo se denomina "sistemas electrónicos de gestión de documentos" o "empresa de sistemas de gestión de contenidos". ISO 16175-2:2011 utiliza el término sistemas de gestión digital de los registros de las aplicaciones de software cuya función principal es la gestión de documentos. No tiene por objeto establecer los requisitos para los registros todavía en uso y celebrada dentro de los sistemas de negocios. Los objetos digitales creados por correo electrónico, procesamiento de textos, hoja de cálculo y aplicaciones de imágenes (por ejemplo, documentos de texto, y de imágenes fijas o móviles), donde se identifican a ser de valor para el negocio, se gestionan dentro de los sistemas digitales de gestión de registros que cumplan los requisitos funcionales establecidos en ISO 16175-2:2011.

Documentos sujetos a un sistema de gestión de documentos digitales se pueden almacenar en una variedad de formatos de medios diferentes, y puede ser administrado en las agregaciones de registro de híbridos que incluyen tanto elementos digitales y no digitales.

ISO 16175-2:2011 no pretende incluir los requisitos que no son específicos, o así lo requiere, la administración de registros, por ejemplo, gestión del sistema general y el diseño. Tampoco incluye los requisitos comunes a todas las aplicaciones de software, tales como el rendimiento, escalabilidad y facilidad de uso. Teniendo en cuenta el público objetivo de la norma ISO 16175-2:2011, sino que también supone un nivel de conocimientos sobre el desarrollo de especificaciones de diseño, los procesos de adquisición y evaluación, y por lo tanto estas cuestiones no están cubiertas en la norma ISO 16175-2:2011. No obstante, la importancia de la no-registros requisitos de gestión funcional de los sistemas de gestión de registros es reconocido a través de su inclusión se da en el modelo de alto nivel para la estructura y la descripción de requisitos funcionales.

ISO 16175-2:2011 no da especificaciones para la preservación a largo plazo de documentos digitales, este problema debe ser abordado por separado dentro de un marco específico para la preservación digital o "archivo digital" a nivel estratégico. Estas consideraciones de preservación digital trascienden la vida de los sistemas y son independientes del sistema, sino que deben evaluarse en una migración específica y plan de reconversión a nivel táctico. Sin embargo, el reconocimiento de la necesidad de mantener los registros durante el tiempo que se le pide es abordado en la norma ISO 16175-2:2011, y posibles problemas de obsolescencia del formato deben tenerse en cuenta al aplicar los requerimientos funcionales.

ISO 16175-2:2011 articula un conjunto de requisitos funcionales para sistemas digitales de gestión de registros. Estos requisitos se aplican a los registros independientemente de los medios de comunicación en el que fueron creados y / o almacenada. Los requisitos tienen por objeto:

  • definir los procesos y requisitos para la identificación y gestión de registros en sistemas digitales de gestión de registros;

  • definir la funcionalidad de gestión de documentos que deben incluirse en una especificación de diseño en la construcción, rehabilitación o adquisición de gestión de documentos digitales de los sistemas de software;

  • informar a los requisitos funcionales de gestión de registros en la selección disponible en el mercado de los sistemas digitales de gestión de registros, y

  • revisar la funcionalidad de gestión de registros, o evaluar el cumplimiento de, un sistema existente de gestión de documentos digitales.


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