Autoridades y organismos autónomos deben documentar todas sus acciones

Toluca,México.- El Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem), presentó su cuadro de clasificación archivística, es decir: el índice de archivos que además de ayudar a mejorar la administración, clasificación y conservación de documentos, permite un control de las acciones de las autoridades.

El comisionado de transparencia, José Guadalupe Luna, explicó en entrevista que todas las autoridades deben documentar sus acciones públicas y depositarlas en archivos administrativos actualizados, como una “obligación constitucional ineludible”.

Ese cuadro de clasificación archivística, explicó, será similar a “una carta de navegación” para que los ciudadanos sepan qué área administra tiene cada documento generado, las funciones asignadas al Infoem, la identificación de documentos y su entrega a los particulares, tal cual obran en los archivos.“Propiamente no es una obligación común de transparencia, pero sí es el instrumento de control archivístico que todos deben tener, de acuerdo con los lineamientos de archivo: tanto del sistema estatal de documentación, como del sistema nacional de transparencia. Es el índice de los archivos que debe tener cada institución”.

Al conmemorar el Día Internacional de los Archivos, José Guadalupe Luna advirtió que el cuadro de clasificación archivística del Infoem puede ser tomado como un modelo, pero no debe quedar guardado en un cajón, sino estar a la mano de todos los servidores públicos.

 El comisionado comentó que todos los sujetos obligados deben tener su índice de archivos y sostuvo que con herramientas adecuadas como el programa anual de desarrollo archivístico, la guía de expedientes clasificados, el catálogo de disposición documental y el inventario documental, además del cuadro de clasificación archivística, se facilita la estructuración de archivos ordenados y actualizados, pero también se impulsa un control de las acciones de las autoridades.