La importancia de los archivos del Estado

Publicado el: 25/04/2017 / Leido: 7986 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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La importancia de los archivos del Estado
 
24 DE ABRIL DE 2017 18:09 | POR JAIME MAURICIO CAMPOS *
 

Cada vez que en la intimidad de tu casa u oficina, organizas, clasificas y ordenas tus documentos personales, ya sea en formato físico o digital, te conviertes en un “archivista”; cada vez que guardas los recibos de pago de servicios, organizados por mes y año, también eres un “archivista”.

Imagina que esto mismo pasa con el Estado y toda la información que está en su poder o control; realmente diríamos que “no sabes lo que tienes, hasta que organizas tus archivos”. 

La archivística o archivología es la disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos documentales.

El Consejo Internacional de Archivos (ICA), una organización no gubernamental creada en 1948, en el marco de la UNESCO, para promover la cooperación, la investigación y el desarrollo internacional en todos los campos relacionados con los archivos, señala tres acepciones para el vocablo “archivo”, a saber:

1) Conjunto de “documentos de archivo”, cualquiera sea su fecha, forma y soporte, producidos o administrados por cualquier persona física o natural, y por cualquier entidad pública o privada, en el ejercicio de sus actividades;

2) Institución responsable del tratamiento, conservación y comunicación de los archivos, también conocida como “servicios de archivos” o “Archivo” (con inicial mayúscula); y,

3) Edificio o parte de un edificio donde se conservan y comunican los archivos, denominado también “depósito de archivos”.    

Lamentablemente en nuestro país muy poco o nada se sabe de la importancia de esta disciplina, incluso, en más de alguna ocasión, he escuchado a algunos profesionales de otras áreas afines al acceso a la información pública referirse con cierto desdén a la archivística.

Este desconocimiento puede explicarse a partir de la ausencia de vínculo entre la comunidad de expertos del derecho a saber y la comunidad de archivistas; en la falta de una carrera profesional de archivística y gestión documental, como se enseña en otros países; o bien, en la falta de tradición archivística en nuestro país que redujo el concepto de “archivo” a una bodega de papeles donde se envían a los empleados castigados.

A partir de la vigencia de la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP) se ha venido a reivindicar la importancia de los archivos en la gestión pública, pues demuestra que tanto los archivistas como los promotores del derecho a saber tienen en común la materia prima de la información.

El artículo 40 de la LAIP señala que corresponderá al Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP) elaborar y actualizar los lineamientos técnicos para la administración, catalogación, conservación y protección de información pública en poder de los entes obligados, tomando en cuenta las normas, estándares y prácticas internacionales en la materia.

En función de ello, desde junio de 2015, el IAIP ha dictado nueve “Lineamientos de Gestión Documental y Archivo”, que son de obligatorio cumplimiento para toda la administración pública del país y entre los que destaca la creación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA), dirigido por el funcionario responsable de los archivos de cada entidad del Estado, a quien se ha denominado oficial de gestión documental y archivos, u oficial de archivo.

El camino apenas ha iniciado para la puesta en marcha de una política integral de información pública, en la que debe reconocerse que a la par de la implementación del acceso a la información, debe existir la modernización y gestión de la información.

La gestión de la información es un paso previo al acceso; de ahí que no en vano la comunidad de archivistas, en otros países, ha criticado duramente que las leyes de acceso a la información se aprueben sin consideración a la gestión documental, un área que generalmente ha sido descuidada dentro de la administración pública.

En ese sentido, una Ley General de Archivos que conjugue la tecnología para la gestión de la información y responda a los desafíos de la revolución de los “datos abiertos” es una asignatura pendiente para nuestro legislador.

Por lo pronto, en la comprensión de lo que debe entenderse por información pública no puede dejarse de lado el aporte de la comunidad archivística, que nos enseña que “la información” y “el soporte” (o “documento”) no pueden ser tratados como sinónimos.

En efecto, una cosa es la información y otra muy distinta el soporte, físico o electrónico, que registra la actividad. En nuestro país, muy a menudo y quizá a propósito, muchas instituciones públicas alegan equivocadamente la inexistencia de la información solicitada por los particulares, bajo el argumento que no existe un registro “por escrito” de la misma.

Aquí es donde me interesa destacar la distinción entre información y documento. La forma más básica de definición de “documento” es la que se refiere a todo registro de la actividad humana fijada en un soporte durable, como puede ser un medio impreso, óptico o electrónico; sin embargo, el hecho de que no exista un documento que registre la actividad no conlleva a la inexistencia de la información o que esta no pueda brindarse.

Desde la archivística, la información puede no tener soporte: una conferencia mientras se está dictando, una reunión mientras está sucediendo o una orden dada oralmente. Todas estas actividades generan información que se transforma en documento cuando queda un registro de las mismas; por ejemplo, cuando la conferencia se graba en un soporte (audio o vídeo), cuando la reunión se deja asentada en un acta, o cuando la orden se da por escrito.

Aunque la información difícilmente puede ser recuperada si no se registra en un soporte, cabe añadir que si aquella se refiere a una actividad pública deben administrarse los medios necesarios para reconstruirla, en todo o en parte, según sean las circunstancias.

En un ejemplo reciente, el IAIP se pronunció sobre la obligación de transparencia de una entidad del Estado en brindar información sobre una actividad enmarcada dentro de la agenda de sus funcionarios, pese a que se adujo que no tenía un soporte por escrito.

La importancia del asunto es tal que, dicho en pocas palabras, sin una cultura archivística en el Estado difícilmente puede garantizarse el acceso a la información de las personas.

(*) Comisionado del Instituto de Acceso a la Información Pública

http://www.lapagina.com.sv

 

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