La nueva cultura de archivos: hacia una normalización archivística. Segunda parte

Publicado el: 23/06/2014 / Leido: 4803 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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La nueva cultura de archivos: hacia una normalización archivística. Segunda parte

Por  | el 23 jun , 2014 |

Ramón Aguilera Murguía /  Escuela Mexicana de Archivos

Poca claridad de los conceptos

 Un caso paradigmático es la guía simple de archivos. En el ámbito federal hubo una gran discusión al respecto entre el 2003 y 2004 y al no alcanzar un consenso sobre cómo entender dicho instrumento ciudadano entre el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (IFAI) y el Archivo General de la Nación (AGN) se originaron tres modelos. De las 260 dependencias y entidades de la Administración Pública Federal reportados por el SICCA (Sistema de Clasificación Archivística), el 48%, es decir 125 organismos, siguieron el propuesto por el IFAI y lo publicaron en el propio SICCA o en su sitio WEB. El 11%, que corresponde a 29 organismos, se inclinaron por el modelo orientado a dar noticias sobre los volumen de metros lineales conservados. Y el 27%, equivalente a 71 organismos, aplicaron un modelo cercano a una norma internacional impulsada por el AGN. En suma, 100 organismos no se ajustaron al modelo de descripción del IFAI a través de la solución informática SICCA. Esta situación generó que 35 organismos no cuenten todavía al día de hoy con este instrumento.

 Desarticulación con otras leyes

 Otro factor que obstaculiza la operación de un sistema nacional de archivos es la desincronización con otras leyes que tratan en alguno de sus artículos temas relacionados con la información o los documentos.

 En este rubro tenemos leyes que hablan de la preservación documental; otras que tienen que ver con la operación administrativa como la Ley General de Contabilidad Gubernamental, la de procedimientos administrativos, la de adquisiciones, la de firma electrónica (mientras esta reconoce la validez de un documento digital con firma electrónica, no todas las instancias judiciales la aceptan como prueba jurídica); las leyes de responsabilidades administrativas y el código penal, etc.

 En el caso de la las leyes de transparencia, existen temas comunes para armonizar como:

  • Comités de información y coordinador de archivos
  • Manejo de expedientes reservados
  • Expedientes confidenciales
  • Declaratoria de inexistencia de documentos
  • Guía simple, como instrumento ciudadano y punto de partida para el impulso de archivos pro activos.

 Hacia una nueva cultura archivística

 Una acción indispensable es “subirle nivel” a los archivos y cambiarlos de la subordinación de las áreas de recursos materiales y servicio generales a un área de mayor relevancia. Se requiere considerarlos como sistemas de apoyo por sí mismos con nivel suficiente (dirección general) para que impacte a todo el sistema ya que es una actividad transversal de toda la administración pública.

 La nueva cultura nos debe llevar a considerar a los archivos como verdaderos sistemas de gestión, con procesos, procedimientos y herramientas perfectamente delineados con estándares y buenas prácticas, que en su conjunto ofrecen un sólida metodología para la construcción de arquitecturas de información.

 El modelo de un sistema de archivos se sustenta en una nueva cultura cimentada entre otras cosas en los dos grandes paradigmas de la archivística contemporánea: la archivística integrada y el principio de continuidad.

 El primero le da el mismo valor a los archivos administrativos que a los históricos. Los documentos como prueba jurídica y como memorial social o patrimonio documental forman parte de un misma visión.

 

 El segundo considera a los tres momentos o etapas de los documentos (que siguen vigentes) con un matiz diferente, caracterizado por la continuidad. Los archivos de trámite, de concentración y los históricos no están separados; forman parte de un mismo sistema que abarcan cuatro dimensiones: creación, captura, organización y difusión o pluralización, es decir su acceso. Se requiere una cabeza que coordine los tres momentos de los documentos: activo, vigente e histórico.

 Por último, en esta nueva cultura archivística, la Ley General de Archivos que se comienza a construir no puede dejar de lado “los 10 principios de acceso a los archivos” aprobados por el Consejo Internacional de Archivos en el 2012 (http://www.google.com.mx/?gfe_rd=cr&ei=RqKnU4nHJM_A8gfNxICQCg#q=ICA+principios+de+acceso+a+los+archivos).

Estos ratifican que los archivos no pueden ser entendidos fuera de una alianza natural con la transparencia, acceso a la información y la rendición de cuentas, De igual manera tampoco estas tres realidades de las democracias actuales, pueden avanzar sin los archivos. Si no hay cimientos no hay edificio, y la administración pública en esta nueva cultura democrática no podrá funcionar correctamente si no le pone cuidado a los archivos.

* Este texto fue leído por su autor en el Foro sobre “Principios rectores y bases para una Ley General de Archivos”, México, D.F., 17 de junio del 2014.

http://rendiciondecuentas.org.mx/

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