Cómo elegir el software de gestión documental adecuado

Publicado el: 24/02/2014 / Leido: 5021 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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Cómo elegir el software de gestión documental adecuado

 

22 de enero 2014

Julio A. Olivares, presidente y fundador de DocPath

La inmensa cantidad de información que utilizan y generan a diario las empresas es una prueba fehaciente de que es necesario contar con un sistema de gestión documental adecuado que sea capaz de manejar y gestionar esos datos de una forma eficiente y rápida.
El proceso de elección y adquisición de este software de gestión documental no es algo trivial y requiere de un análisis minucioso de todas y cada una de las necesidades reales de la empresa. Para acertar, es fundamental realizar una evaluación de las numerosas opciones que existen en el mercado.

Lo fundamental
¿Qué es lo que se pide a un buen sistema de gestión documental? Que nos permita ser eficientes, competitivos y, cómo no, ahorrar tiempo y dinero. Pero, a la hora de trabajar día a día con el software elegido, los aspectos más valorados son:
• Flexibilidad  y Escalabilidad: el software de gestión documental a adquirir debe ser capaz de adaptarse a las nec

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esidades de cada empresa y, a su vez, acomodarse a un posible crecimiento de la compañía.
 Integración: debe ser totalmente compatible con la infraestructura de la empresa y permitir la integración sencilla. Asimismo, debería ser accesible desde otras herramientas y aplicaciones ya existentes como gestores de correo electrónico, gestores de fax, navegadores de Internet, etc.
• Facilidad de comprensión, aprendizaje y uso: para optimizar totalmente el nuevo software de gestión documental, es primordial que el sistema sea fácil de usar y con una interfaz gráfica sencilla, amigable y vistosa, que no resulte complicada de utilizar.
• Capacidad de almacenamiento: es fundamental la eficiencia y productividad en la gestión de la documentación. Es decir, acceso inmediato, rapidez en las búsquedas, distribución eficiente entre los usuarios, clasificación de la documentación “inteligente”, digitalización de los archivos en papel, posibilidad de realizar consultas de forma rápida y sencilla, fácil acceso y recuperación, etc.
• Sistema de Backup: debe ser seguro y fiable, porque cuando se trata de la seguridad de la información nunca se es demasiado cuidadoso.

 es esencial, desde el momento de la adquisición, disponer de un equipo de profesionales que ofrezca rapidez de respuesta.
 

http://www.computing.es/

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