INVENTARIO

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INVENTARIO: (Del latín inventárium, lista de lo encontrado.) Lista de cosas valorables; por ejemplo, de los bienes dejados por alguien al morir o de los muebles y demás efectos que hay en una casa o finca cuando se arrienda. Documento o escrito en que está hecho. // Documento en que se hace esta relación, ordenación de los bienes, derechos, y obligaciones de una persona o comunidad. // En muchos archivos, el instrumento básico de referencia es un inventario o registro, que describe los documentos en un solo fondo o grupo de documentos. Debe figurar en primer lugar una breve historia administrativa de la institución que produjo el documento. La organización interna de la ayuda de recuperación es generalmente jerárquica y refleja la organización de la dependencia administrativa que produjo el documento. Los documentos se describen por lo general al nivel de la serie y cada asiento incluye información sobre el lapso de tiempo, el volumen y disposición del documento, así como un resumen de su contenido. En algunos casos se incluyen anexos en que figuran materiales como esquemas de archivo, listas de títulos de archivadores y otras compilaciones de información, que pueden ser útiles a los investigadores. Los inventarios o registros son lo suficientemente detallados como para que sean de gran utilidad al personal que trabaja en los archivos a los investigadores. En algunos repositorios más pequeños no se publican, sino que se mantienen en copias a máquina que se utilizan dentro de la institución. En centrales más grandes se acostumbra publicar (con equipos sencillos, en rústica y en número limitado) los inventarios o registros que pudieran ser bastante solicitados por los usuarios. En los últimos años se ha tendido a producir esta clase de ayudar en microforma. // Auxiliar descriptivo más complejo y amplio que el registro, nos permite llevar control de movimiento y existencia de los documentos, es un auxiliar para el archivera, netamente archivístico; en algunos casos, el inventario permite la consulta de la Ordenación. // Describe las series generadas orgánica o funcionalmente en el curso de la gestión de una institución, en el caso de un archivo administrativo, o bien, es resultado de la descripción de series que integran una sección histórica o un fondo documental en un archivo histórico. // ANALÍTICO Se efectúa por tipo documental, y es normalmente usado para documentos de gran importancia, no resulta muy aconsejable dado que es más fácil hacer directamente un catálogo, pero no obstante para archivos más pequeños puede usarse y es de gran ayuda: el analítico, o al describir en cada asiento una pieza documental, no es conveniente para archivos muy grandes. // DE ELIMINACIÓN Por la facilidad que se tiene al realizar un inventario de existencia, se incorporan los datos de eliminación. Si es necesario realizar inventario de la documentación eliminada, como constancia de lo actuado. // DE ESTUDIO. Pueden denominarse los inventarios temáticos, en principio, orientan al investigador en distintos casos. // DE EXISTENCIA Considerado como el más utilizado, por ser el más práctico y útil, esencialmente el más necesario en primera instancia. // ESQUEMÁTICO Consiste en hacer un inventario por serie, no por tipos documentales. Nos representa una buenísima idea del contenido de cada serie. El esquemático es aquel que en cada asiento describe una serie completa. // POR UNIDAD DE CONSERVACIÓN Aludiendo que contiene una caja, un archivador de palanca, un expediente. Este inventario es conocido por registro general de entrada de legajos y en la cual se hace constar por cada legajo su fecha de entrada, procedencia, idea general del contenido y fechas extremas. El inventario de registro recibe una unidad de conservación por cada asiento. // TOPOGRÁFICO Normalmente se incorpora al inventario de existencia, porque este nos indica en que área se encuentra el documento.

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