ARCHIVO

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ARCHIVO: Lugar en que se guardan documentos. Conjunto de los documentos custodiados. // Colección literaria de noticias sobre cierta cosa. // m. Local donde se guardan documentos públicos y privados originales (generalmente no impresos). // Conjunto de estos documentos. Servicio de documentación y de biblioteca de una publicación, encargado de reunir y clasificar los materiales de consulta, tanto textuales como gráficos. jefe de archivo. de futuros. // Colección, por orden cronológico, de carpetas que contienen las previsiones de acontecimientos que han de suceder, como simposios, conferencias, congresos, reuniones, etc. libro de fechas. de redacción. Archivo de una publicación periódica. // PERIODÍSTICO guarda textos, obras de consulta, recortes, cuadros estadísticos, biografías, etc., como material ilustrativo, fotografías, dibujos, mapas, planos, etc., todo ello debidamente clasificado. // (Del latín archivum, chartarium, tabularium; la primera, a su vez deriva de la voz griega archeion, que significa principio, origen, lugar seguro.) Esta es la etimología que reconoce el Diccionario Académico, pero hay autores en desacuerdo con la misma. Se indica que deriva de la raíz griega archeion, (derivado de arkhé), mando o magistratura que significa la sede o el palacio del magistrado, la curia, donde reside el archon, o sea la persona que manda. Tanto el archon como el archeion necesitaban que se guardasen los Documentos y libros relacionados con sus actividades y funciones. Antiguamente se designaba con este nombre el lugar donde se conservaban los diplomas y Documentos de origen oficial que eran, al propio tiempo, fuentes históricas y de investigación para el estudioso. Hoy, el archivo es el repositorio donde se guardan Documentos públicos y particulares originales, es decir, generalmente no impresos. // También el archivo quiere decir el conjunto de estos Documentos. // Los primeros archivos existieron en Egipto y Caldea. Los pueblos de la antigüedad tuvieron sus archivos, por los regular en los templos, bajo la custodia de los sacerdotes. En l887 se descubrió en Tell - el - Amarna, emplazamiento de la ciudad de Akutaten fundada por Amenofis IV, el archivo diplomático de la corte egipcia, archivo consistente en centenares de cartas escritas en caracteres cuneiformes sobre tabletas de ladrillos, cambiadas entre los faraones de esa dinastía (1430-1385 a.C.) y los reyes de Babilonia. Hacia e1 1850 el arqueólogo inglés Layard descubrió en las ruinas de la antigua Nínive la importante biblioteca o archivo del rey Asurbanipal (siglo VII a.C.) que contenía alrededor de 22 mil tabletas. Los griegos conservaron esmeradamente los textos de los tratados, leyes, listas de vencedores, etc., Documentos cuya custodia tuvo a su cargo el Areópago y luego el Metroom, el Santuario de la Gran Madre, que fue el archivo oficial de Atenas. Los archivos del Estado Romano de mayor importancia fueron el del Templo de Ceres, el del Atrio de la Libertad y el de Saturno, este último el más famoso. // ADMINISTRATIVOS, llamados récords por los ingleses y registratur por los alemanes, archivos que, a su vez, pueden ser archivos corrientes o en formación y archivos de depósito; HISTÓRICOS, que tienen un fin exclusivamente cultural o científico, esto es que sirven como fuentes para la investigación del pasado. En l ctualidad se discute este terminos, por el de Conservación Permanente // PRIVADOS, los que pertenecen a un individuo o familia. // El conjunto de los Documentos de un archivo. // Son todos los libros, papeles, mapas, fotografías u otros materiales documentales sin consideración de sus formas o características físicas, hechos o recibidos por cualquier institución pública o privada en secuencia de sus obligaciones legales o conexión con la transacción de su propios asuntos, y conservados o apropiados para su conservación por esa institución o su legítimo sucesor, como evidencia de sus funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones y otras actividades, o por el valor informativo de los datos que contengan. // Son Documentos diseñados o usados en el curso de un transacción ejecutiva o administrativa, ya sea pública o privada de la que ellos formaban parte y por consiguiente bajo su propia custodia, para su propia información por la persona o personas responsables de esa transacción y sus legítimos sucesores. // El conjunto de papeles y otros Documentos, producto de actividades comerciales o jurídicas de una persona física o jurídica, que se intenta para su conservación permanente en un lugar determinado como fuentes o evidencias del pasado. // Es todo ente orgánico e institucional encargado de efectuar las operaciones técnicas necesarias para cumplir la finalidad de suministra información que sea útil a la sociedad general. // Las secciones de entidades y las instituciones que reúnen, conservan, ordenan, describen, administran, utilizan los documentos. // Puede ser llamado así el edificio donde se guardan los documentos, los locales, y secciones destinado para este fin y por último los muebles donde se depositan los documentos. // Fuente de información para la toma de decisiones. // También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.// Local donde se conservan los fondos de archivo // Conjunto Orgánico de documentos; agrupación documental que se van formando en una oficina en función de su actividad y que se materializan en documentos que son testimonios de actividades administrativas. // Se considera que el archivo es la suma de tres elementos: Documentos, organización, servicio. // ACTIVO El que contiene expedientes en trámite. // ALFABÉTICO Es el que toma en consideración el nombre de la persona, empresa o materia a que los Documentos se refieren, ordenándolos conforme a la secuencia natural de las letras del alfabeto o abecedario común. // POR ASUNTOS Significa la colocación de todo los relativo a un mismo asunto en un sólo lugar, ya sea en una carpeta separada, en un mueble aparte, etc. (forma no recomendada en la actualidad) // Consiste en clasificar los Documentos por la clase o materia del asunto que traten, sin tomar en cuenta personas o lugar de origen. // DE BAJA Está integrado por Documentos que se depuran de los archivos de concentración. // CENTRAL Lugar donde se conservan expedientes de asuntos terminados, o piezas de archivos que concentran los archivos de trámite. // DE COMPUTACIÓN ELECTRÓNICA Es un conjunto de registros lógicos escritos o grabados en registros físicos; tarjetas, cintas, discos u otro soporte que contenga información. // CONFIDENCIALES Son aquéllos que conservan Documentos que por su índole, sólo determinadas personas pueden consultarlos. // CONVENCIONALES Son los que ordenan las unidades de expedientes con la combinación de varios métodos. // CRONOLÓGICO, SUCESIVO O RECORDATORIO Se forma para satisfacer necesidades derivadas del factor tiempo. Es un método de ordenación que se sigue para recordar algunos trámites que deban efectuarse en fechas determinadas. // DE DATOS; Kardex, árboles giratorios, microfilm, material de computación electrónica, cintotecas, diapositivas, fotografías, discotecas, estampas, recortes de periódicos, etc. // DE ASUNTOS TERMINADOS EN CONSERVACIÓN PERMANENTE Están formados por; expedientes personales, de obras, libros de contabilidad con sus estados y balances y de Documentos y piezas de archivo que a su juicio de las dependencias por su trascendencia así lo acreditan. // DE ASUNTOS TERMINADOS EN CONSERVACIÓN TEMPORAL Son los denominados centrales o generales que conservan expedientes de asuntos terminados durante un período de transferencia. // DE CONCENTRACIÓN Son los que se integran con expedientes depurados de los archivos de transferencia y de los que habrá de seleccionarse el material que pasará a formar parte del acervo del archivo histórico y aquél que deba ser eliminado o dado de baja. // DEFINITIVOS Son los formados con Documentos referentes a asuntos terminados ya, o sin movimiento alguno.// ELECTRÓNICO Comprende los Documentos, cintas magnéticas, tarjetas, etc., que constituyen material que se procesa en ordenadores. // ESCOLAR Se forma en escuelas y contiene; planes de estudios y expedientes de profesores, alumnos y empleados, así como los documentos de su funcionamiento administrativo. // ESPECIALES Son los que se consideran con relación ala naturaleza del material que los forma, clasificándose de acuerdo al sistema que se implantes. Son los integrados con Documentos especiales pueden considerarse los de microfilm, fotográfico, electromecánico, etc. // ESTRUCTURAL Aquél en que los Documentos se agrupan por las dependencias que integran una unidad y dentro de éstas por los asuntos que les compete tramitar. // FORMALES Están constituidos por Documentos o manuscritos antiguos y que se exhiben generalmente en museos. // FOTOGRÁFICO El que conserva fotografías debidamente clasificadas. // GEOGRÁFICO Se forma con Documentos sobre geografía, física, política económica y humana. Tiene como base la clasificación de lugar de procedencia de los Documentos que se reciben; por consiguiente, en él se agrupan los asuntos por lugares. La unidad de que se parte es el continente o país, subdividiéndose éste según sus entidades políticas y poblaciones. // METÓDICO O SISTEMÁTICO Consiste en agrupar todo lo relativo a los asuntos principales y subdividir éstos en otros secundarios. En ocasiones, ambas se ordenan alfabéticamente. equivaliendo al archivo por asuntos; y, en otras, según la importancia o relación de dependencia entre sí, al de los asuntos o siguiendo un orden racional del desarrollo de los mismos; es decir, empleando cierto método o sistema, por lo cual se denomina metódico o sistemático. // ECLESIÁSTICOS Y PARROQUIALES Son los que conservan Documentos exclusivamente de asuntos eclesiásticos y constancias que tienen relación con el Registro Civil, como actas de bautismo, matrimonio, etc., importantes porque, en determinadas circunstancias, acreditan la personalidad jurídica de las personas registradas. // ELECTROMECÁNICOS Son los que se integran con tarjetas o cualquier otro material perforado. // ELECTRÓNICOS Son los que se integran con cintas magnéticas, tarjetas magnéticas, cintas de papel, tarjetas perforadas, discos, carretes y tambores. // HISTÓRICOS Son los formados con Documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector privado como del sector público, que pos su contenido o naturaleza se deban incluir en archivos históricos. // DE MICROFILM Son los que se integran con rollos de grafías en película reducida de Documentos escritos o cualquier otro material que proporcione información. // NOTARIALES Se originan y conservan en notarías y juzgados mixtos de primera instancia y que por ministerio de la ley hacen las funciones de notarios. Están constituidos por escritura, testimonios, poderes, testamentos, etc. // NUMÉRICO Se organiza señalando con números progresivos cada uno de los expedientes, sin tener en cuenta la materia tratada en ellos. En orden numérico se guardan los expedientes en los archivadores. // OFICIALES Aquellos en los que se custodia la documentación de las instituciones publicas. Los que se forman en dependencias de los gobiernos; Federal, que se subdivide en Sector centralizado y Paraestatal, Estatales y Municipales. // ONOMÁSTICO Toma su nombre del hecho de conservar exclusivamente expedientes personales. // DE PLANOS Es el que conserva planos debidamente clasificados para consulta. Se integra con dibujos a escala de; edificios, ciudades, caminos, maquinarias, puentes, vías férreas, presas, obras portuarias, predios, instalaciones, etc. // ESPECIAL que procesa y sirve documentos cuyo soporte no es papel. V. Gr.: archivo de radiografías, de microfilm, de cintas magnética. // ESPECIALIZADO Primera acepción. aquel en el cual predomina o es exclusivo un tipo documental. V. Gr.: archivo de escritura, de expediente, de historia. Segunda acepción. Que contiene los documentos  característicos de un tipo de institución: archivo eclesiásticos, sindicales, universitario, militares, etc. // DE GESTIÓN También llamado de oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismos dentro del ciclo vital corresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se corresponden con el ejercicio del valor primario o de gestión de estos. // CERRADOS que administran y sirven fondos cerrados de entidades que ya no existen. Principalmente los fondos coloniales o de la época de la independencia.// INACTIVO Dícese del archivo que alberga documentos de menor consulta, normalmente estos documentos se encuentran a la espera de la selección documental.// INTERMEDIO Es aquel que nace a raíz de la división en etapas o edades de los documentos y contiene los que corresponden a la segunda etapa o edad. Son erróneamente denominados Centrales y siguen siendo archivos administrativos, no son de consulta frecuente. Evalúa los documentos, planifica y efectúa la selección documental. Emite pautas de normalización en los archivos que de él depende. Reúne la información de los documentos de las dos primeras edades y la pone a disposición de todo el sistema de archivos. Lo esencial del archivo intermedio es que exista un equipo de profesionales, aunque carezca de grandes salas de depósitos, los documentos deben expurgarse y descartarse en los archivos centrales y sectoriales, con la única condición de que el archivo Intermedio sea quien establezca las reglas de estas operaciones. // MÚLTIPLE: Se llaman así a aquellos archivos cuyo contenido está formado por varios fondos documentales. Los que reciben documentación de varias instituciones.// PERIFÉRICO Cuasi sinónimo de sectorial. Se aplica a aquellos archivos alejados geográficamente del archivo central Ejemplo: Se aplica a aquellos municipalidades de las grandes ciudades. Estos organismos tendrán archivos bien llamados periféricos.// PERMANENTE El que acumula documentos ya seleccionados para ser conservados de manera perenne y destinados para la consulta de usuarios no involucrados en el asunto del documento. Sinónimo de archivo histórico.// PRIVADO Es el que tiene su dependencia en relación con las instituciones encuadrada dentro del derecho privado. (personales, nobiliarios, eclesiásticos y de empresas).// PROVISORIO Es el que acumula documentos destinados a cumplir su destino final. Eliminación o transferencia al archivo permanente.// PÚBLICO Es el que tiene su dependencia en relación con las instituciones encuadradas dentro del derecho público. (judiciales, militares, municipales, gubernamentales, etc.).// SECTORIAL Es el que va reuniendo los documentos que van saliendo de los distintos archivos de trámite de una sección de la institución y los guarda hasta el momento de su traslado al archivo central. // Es la dependencia que reúne los documentos de una sección del organigrama o de una sucursal pequeña.// SEMIACTIVO Dícese de los que albergan documentos de menor cantidad de uso. Suele coincidir con archivos sectoriales o centrales.// SINGULAR Se llaman así a aquellos archivos cuyo contenido está formado por un solo fondo documental. Reúnen documentos de una sola institución.

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