Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI)

Publicado el: 14/06/2008 / Leido: 7528 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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Los archivos públicos en

la sociedad del conocimiento:

El caso del Instituto Federal de Acceso

a la Información Pública (IFAI)

Ana Cristina Santos Pérez

Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

MÉXICO.

I CONGRESO ARCHIVISTICO DE LAS AMÉRICA

Archivos Públicos y Privados: Métodos y Tecnologías

Santa Fe, Argentina

Agosto 2006

Lic. Ana Cristina Santos Pérez.

            Licenciatura en Biblioteconomía 

           Subdirectora de Archivos del IFAI

           Actividad principal: coordinar la organización, conservación y difusión de los archivos públicos del Instituto para la consolidación de la transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información pública en México.

            La información como recurso estratégico en la administración pública en México: El caso del Instituto Federal de Acceso a la Información (I. F. A. I.).

            Como resultado del avance democrático en México, las instituciones responsables de la transparencia, rendición de cuentas y el acceso a la información pública han rescatado la importancia de la documentación que se genera y recibe en una dependencia pública en el ejercicio de sus atribuciones.

            La Dirección General de Administración, a través de la Subdirección de Archivos, ha puesto todo su interés en construir y mejorar los procesos documentales, extendiendo los beneficios de la gestión del conocimiento para conformar y fortalecer la sociedad de la información que en nuestro tiempo nos ha tocado construir.

            En el presente documento se definen conceptos como la gestión del conocimiento y la sociedad de la información. Se describe la importancia del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI), como garante en la organización de los archivos públicos; y se prevé su consolidación como constructor de la sociedad de información en nuestro país.

LOS ARCHIVOS PUBLICOS EN LA SOCIEDAD DEL CONOCIMIENTO: EL CASO DEL INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA (IFAI).

“Una de las tareas que los profesionales de la información debemos hacer es usar nuestras habilidades para ayudar a los que están en el gobierno a tomar decisiones informadas” (Hill, M. N. Apertura del XLV Congreso de la FID)

Introducción:

 Como resultado del avance democrático en las naciones, las instituciones responsables de la transparencia, rendición de cuentas y el acceso a la información pública han rescatado la importancia de la documentación que se genera y recibe en una dependencia pública en el ejercicio de sus atribuciones. Sin embargo, la documentación a la que en conjunto llamamos archivos públicos se encuentra en cierto estado de olvido y, en consecuencia, de deterioro.

En México, es hasta la creación del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI) y la consecuente Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG), que se ha tomado la precaución de conservar organizados los soportes documentales de las dependencias públicas.

En materia de organización y conservación de archivos al interior del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, se han hecho avances importantes, empero no se ha logrado consolidar el conjunto de políticas, lineamientos y prácticas archivísticas para el efecto.

La Dirección General de Administración, a través de la Subdirección de Archivos, ha puesto todo su interés en la construcción y mejora de los procesos documentales, resaltando la importancia de su optimización, no sólo como garantía del cumplimiento de los objetivos institucionales, sino extendiendo los beneficios de la gestión del conocimiento organizacional para la conformación y fortalecimiento de la sociedad de la información que en nuestro tiempo nos ha tocado construir.

En este marco, se inserta el presente documento en el que se definen de manera general conceptos como la gestión del conocimiento y la sociedad de la información. Se describe brevemente la importancia del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública como garante en la organización de los archivos públicos; y se prevé la futura consolidación del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública como constructor de la sociedad de información en nuestro país.

 

I. La importancia de la gestión del conocimiento en la Administración Pública.

Como resultado de la exigencia ciudadana sobre calidad y eficiencia de los servicios que recibe, así como la atención a las demandas de interés colectivo sobre diversa índole, las administraciones públicas de todo el mundo han incluido el conocimiento como un recurso estratégico de alcances a largo plazo. Prueba de ello es la abundante información que encontramos en internet y publicaciones especializadas sobre el particular: desde casos de éxito hasta toda una red de proveedores en materia de gestión del conocimiento, pasando por las investigaciones en la materia, que dan cuenta de la participación ciudadana en la mejora de servicios y condiciones de vida, por mencionar algunos ejemplos.

En México aun no podemos encontrar la misma cantidad y calidad de información al respecto. De hecho, la Gestión en la Administración Pública mexicana tuvo su mejor momento al inicio de este sexenio, cuando se instalaron pequeñas oficinas de Innovación y Calidad dentro de las dependencias gubernamentales. Y lo que vino a desvelar el misterio de las información pública fue la creación del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública y su consecuente Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Gubernamental, que si bien no termina de implantarse a nivel federal, los avances son contundentes e irreversibles.

Actualmente, las estadísticas sobre solicitudes de información que reciben todas las dependencias gubernamentales muestran con claridad la importancia de este recurso; aunque se reconoce que es indispensable educar al ciudadano para ejercer este derecho, primero, y para utilizarlo con eficacia, después, es importante destacar que el acceso a la información pública por parte de la ciudadanía, y la transparencia y rendición de cuentas, por parte de los servidores públicos, son actividades que cada vez ganan terreno para la consolidación de la democracia.

“El principio básico es que todas las personas pueden influir en las diversas formas de tratar los problemas sociales, desde el ciudadano común que desea asumir una actitud más responsable y participativa y no sabe cómo, hasta los administradores públicos que deben superar las dificultades por compatibilizar la atención diaria de los asuntos en tanto cuenten con la información y conocimiento necesario para ello en tiempo y forma”[i]

La Gestión del Conocimiento (GC) es una disciplina muy joven de poco más de 10 años, que ha cobrado importancia conforme la sociedad industrial va desplazándose a dinámicas diferentes, basadas principalmente en el bien del trabajador del siglo XXI: el conocimiento.

            “El punto crucial de una sociedad post-industrial es que el conocimiento y la información se convierten en los recursos estratégicos que transforman a la sociedad de la misma manera que el capital y la mano de obra han sido los recursos estáticos y de transformación de la sociedad industrial”[ii]

El incremento acelerado en producción, comercialización y uso, de las tecnologías de información y comunicación (TIC’s) ha evidenciado la urgente necesidad de gestionar los recursos intangibles de una organización relativas al desempeño y competencias de sus trabajadores. El término organizaciones inteligentes, va en este sentido.

Ahora bien, el conocimiento tiene más de una definición, derivada principalmente del espacio y factores del entorno. En el caso que nos ocupa distinguimos dos ambientes:

·                     Interno: hacia dentro de la organización, lo que requerimos es administrar el conocimiento tácito[iii] (know-how) y explícito[iv] (formal). Significa que requerimos desarrollar programas para la producción, almacenamiento, difusión y utilización del conocimiento organizacional.

·                     Externo: desarrollar y optimizar las herramientas para el acceso a la información traducible en acciones por parte de la ciudadanía.

Los resultados a largo plazo serán enfocados a la construcción de organizaciones como espacios de conocimiento y aprendizaje, así como de sociedades cada vez más y mejor informadas.

II. Los archivos públicos: el caso del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.

Los archivos públicos representan uno de los contendores más importantes de información; su óptima gestión impacta directamente en la toma de decisiones de los grupos generadores y usuarios de la información.

            “El sistema de gestión e información de archivos, se concibe como un sistema corporativo y transversal […] integrado con los distintos sistemas de producción administrativa, soporte interno para la toma de decisiones, garante de los derechos democráticos individuales y colectivos, y que permite además asegurar un patrimonio histórico documental, racional, estructurado, y fiable, que sirva de seña de identidad de las sucesivas acciones de la organización”[v]

El artículo 32 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental asienta:

            “Corresponde al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia…”[vi]

Al exterior del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública se ha realizado un trabajo constante y concreto en materia de organización de archivos en las distintas dependencias gubernamentales. Prueba de ello son los instrumentos de consulta de estas dependencias que se encuentran en sus páginas oficiales.

Al interior del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, no hemos corrido con la misma suerte. Las deficiencias van desde la organización diaria de los documentos, hasta la funcionalidad de los sistemas automatizados.

De acuerdo con las entrevistas al personal del Instituto con respecto a la organización de archivos, se percibe cierta aversión por el tema. ¿Por qué? Parece que los documentos, por su constante emisión y consiguiente conservación, producen interferencia en las tareas diarias de los funcionarios; los archivos se tornan una pesada carga de la que todos quisiéramos deshacernos. Parece que es un problema de enfoque.

            “La valoración de cualquier administración o sociedad puede realizarse identificando el tratamiento que recibe la información. El mantenimiento o cambio del mismo constituye una condición básica de reproducción de las situaciones sociales y político-administrativas. A su vez, la información es un bien necesario para la toma de decisiones, el avance de los conocimientos, el control de actividades y el desarrollo económico, cultural y social. El manejo de esta es una característica y una necesidad de las Administraciones Públicas, y en este contexto la información significa datos de utilidad”[vii]

Es decir, no necesariamente tenemos que especializarnos en la disciplina de la Archivística, sino anteponer la razón de ser del Instituto. Nuestra materia prima es la información pública y debemos ser líderes en el tema: en su selección, organización, conservación y difusión. En resumen: en su gestión.[viii]

Es buen momento de descubrir las áreas de oportunidad y trabajar en ellas.

III. El Instituto Federal de Acceso a la Información Pública como principal agente en la construcción de la sociedad del conocimiento.

A partir de los 90, como resultado del cambio en las dinámicas de producción y culturas organizacionales, se han acuñado términos como sociedad de la información, sociedad del conocimiento, economía del conocimiento, organizaciones inteligentes y de aprendizaje, etc. El conocimiento como eje de las relaciones sociales y laborales.

El tema puede ser tan extenso como queramos; podemos analizar cómo se genera el conocimiento, cuáles son sus límites, qué tipos de conocimiento hay, y un largo etcétera.

Lo que sí debemos tener en cuenta, en cualquier momento, es un dato importante en los informes de los organismos mundiales, cuando afirman:

            “El conocimiento se asemeja a la luz. Su ingravidez e intangibilidad le permiten llegar sin dificultad a todos los confines e iluminar la vida de los seres humanos en todo el mundo. A pesar de ello, miles de millones de personas viven todavía sumidas –sin ninguna necesidad- en la oscuridad de la pobreza.”[ix]

Podemos encontrar tantas razones como queramos para explicar este hecho. México forma parte de estas naciones a las que la adquisición de conocimiento y su aplicación no pernea a todos los actores sociales.

Si atendemos la premisa de que para adquirir conocimiento en necesario primero tener un cúmulo de datos e información que, organizándola de manera adecuada, nos permite la toma de decisiones eficaz, podemos afirmar que el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública se encuentra en el núcleo de esta dinámica.

Tomemos la siguiente fórmula:


DATOS E INFORMACIÓN + FORMULACION DE JUICIOS = TOMA DE DECISIONES                         CONOCIMIENTO

En el contexto de la Cultura de la Transparencia, éste es un ejercicio ciudadano que no debemos obviar, ni dar por sentado de que ocurrirá así en todos los casos, no mientras nuestra información esté dispersa y no cuente con mecanismos acordes a las exigencias, tanto al interior, para el mejor funcionamiento, como al exterior, hacia el ciudadano. el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública existe como organismo garante de los derechos al acceso a la información, nada más y nada menos.

            “Las organizaciones no existen porque sí, ni en función de sí mismas. Son medios. Cada órgano de la sociedad cumple con una tarea social […] El objetivo de una organización consiste en una particular contribución para el individuo y para la sociedad”[x]

Significa, entonces, de acuerdo a nuestro Marco Teórico Metodológico, que el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, en tanto obudsman de la información pública, deberá instrumentar todos los mecanismos a fin de garantizar el acceso a la misma, “pasando progresivamente a la concepción de que la información y el conocimiento deben estar en el primer plano de toda la actividad organizacional para alcanzar el éxito”[xi]

Para cumplir con este importante cometido es necesario tomar la batuta en materia de organización de información y establecer sistemas de gestión acordes a la función social del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.

IV. Consideraciones finales

Como profesional de la información, y de acuerdo a la misión que se me ha encomendado, me permito hacer las siguientes recomendaciones a manera de conclusión:

o         Rescatar la importancia de la información como eje de nuestras actividades.

o         Activar los mecanismos para la correcta selección, organización, conservación y difusión de la información, tanto al interior como al exterior.

o         Considerar al conocimiento organizacional y su gestión, como nuestro principal activo.

o         Generar los espacios para la concentración y difusión de la información y el conocimiento.

o         Fortalecer el papel social del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública como principal agente en la construcción de la sociedad del conocimiento.

o         Ser líderes.

Finalmente, como dijera T. S. Elliot: Where is the wisdom we have lost in knowledge? Where is the knowledge we have lost in information?

V. Bibliografía

1.                  Banco Mundial, Washington 1999, “El conocimiento al servicio del desarrollo”. Pág. 17.

2.                  Cruz Mundet, José Ramón: Los sistemas archivísticos en el orden organizacional. (DE: www.wien2004.ica.org, 30 de enero de 2006)

3.                  Drucker, Peter.: Escritos fundamentales : la sociedad. Editorial Sudamericana, Buenos Aires, 2002, Tomo 3. Pág. 269.

4.                  ILPES; CEPAL, Santiago de Chile, 2002, “Introducción a la gestión del conocimiento aplicada al sector público”. Pág. 30

5.                  Menéndez Bañuelos, Belén: Los sistemas de archivos como instrumentos para la eficacia de las organizaciones. (DE: www.wien2004.ica.org, 30 de enero de 2006)

6.                  Sánchez Vignau, Bárbara Susana y José Vicente Rodríguez Muñoz: La información como recurso en el desarrollo de las organizaciones de las administraciones públicas. En: Anales de documentación, Vol. 3, 2000. Págs. 155-165.

Dr. Claudio Panella – Prof. Celia Álvarez – Lic. Carolina Bergaglio

            Archivo Histórico de la Provincia de Buenos Aires “Dr. Ricardo Levene” Su pasado, su presente, su futuro

            El Archivo Histórico de la Provincia de Buenos Aires fue creado por decreto del 15 de diciembre de 1925 en la ciudad de La Plata, con la finalidad de “reunir y organizar los fondos documentales existentes en las oficinas públicas bonaerenses”, encargando al Dr. Ricardo Levene la fundación del mismo. Fue su primer Director y durante su gestión se reunió una importante cantidad de documentación que se fue acrecentando en las sucesivas gestiones y en la actualidad abarca desde los siglos XVIII hasta el XX.

La función primordial de los archivos históricos es la de custodiar la memoria de los pueblos y sus habitantes, lo cual implica una diversidad de actividades tradicionales relacionadas con la faz técnica, tales como ordenación, descripción, conservación, etc. así como la implementación de propuestas en relación con nuevas tecnologías.

Actualmente se llevan adelante nuevas estrategias o metodologías de gestión institucional para encontrar otras fuentes de financiación y un mayor acercamiento a la comunidad: el marketing, la difusión de actividades a través de los medios de comunicación, el acceso a la cooperación internacional, la inserción activa y directa en el entramado social.

Este trabajo pretende comunicar las actividades llevadas a cabo en los últimos años y compartir las propuestas tanto aquellas tradicionales como las que señalan una apertura hacia nuevas estrategias.



        [i] ILPES; CEPAL, Santiago de Chile, 2002, Introducción a la gestión del conocimiento aplicada al sector público. Pág. 7

        [ii] Bell, Daniel: “La tecnología de comunicación: para bien o para mal”, Biblioteca de Harvard de Administración de empresas, Harvard, 1979. Pág. .6 Citado en Estudillo, Joel: “Elementos que conforman la sociedad de la información”. Revista de Investigación Bibliotecológica, México CUIB, 2001 Pág. 16.

        [iii] Conocimiento tácito es aquel que una organización, comunidad o persona tiene almacenado en su mente y que es difícil aprehender (destrezas, experiencias, ideas, etc)

        [iv] Conocimiento explícito: es el conocimiento racional, objetivo, académico, que es fácil de transmitir.

        [v] Menéndez Bañuelos, Belén. – Los sistemas de archivo como instrumentos para la eficacia en las organizaciones. (DE : www.wien2004.ica.org, 30 de enero de 2006)

       [vi] Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Gubernamental, (DE : http://www.ifai.org.mx/transparencia/LFTAIPG.pdf : Febrero 1, 2006) Actualmente se discute la nueva Ley Nacional de Archivos en la que probablemente, el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública quede como única autoridad en materia de organización de archivos.

       [vii] Sánchez Vignau, Bárbara Susana.—“La información como recurso en el desarrollo de las organizaciones de las administraciones públicas”. En: Anales de documentación, no. 3, 2000. p. 159

       [ix] El conocimiento al servicio del desarrollo: informe sobre el desarrollo mundial.— Washington :Banco Mundial, 1999.

       [x] Drucker, Meter.—Escritos fundamentales : la sociedad.—Buenos Aires : Editorial Sudamericana, 2002. p. 76

       [xi] Sánchez Vignau, Bárbara Susana. Op. Cit. p. 163

Publicado el: 14/06/2008 / Leido: 7528 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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