El Sistema Archivístico Diocesano de la Diócesis de Bilbao

Publicado el: 14/06/2008 / Leido: 8597 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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El Sistema Archivístico Diocesano de la Diócesis de Bilbao.

Mstr. Anabella Barroso Arahuetes.

Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia. ESPAÑ

I CONGRESO ARCHIVISTICO DE LAS AMÉRICA

Archivos Públicos y Privados: Métodos y Tecnologías

Santa Fe, Argentina

Agosto 2006

         

Anabella Barroso Arahuetes

            Doctora en Historia Contemporánea, Universidad de Deusto, 1993. Desde 1989 a 2005 diversos cursos de formación en archivística, biblioteconomía y documentación y asistencia a congresos relacionados con archivos.

           Master Especialista en Archivística. UNED, 2005

Desde 1997, Directora del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia y del Servicio Diocesano de Archivos, de la diócesis de Bilbao. Autora de varias comunicaciones, ponencias y artículos sobre la política archivística de la diócesis de Bilbao y la renovación del AHEB-BEHA, publicados en Revista de Información Mei (2002, nº 50), Lligall (2003, números 19 y 20), Memoria Ecclesiae (2003), Letras de Deusto (2003), Lusitania Sacra (2004), El Profesional de la Información (2005), Revista de Documentación Digital (2005), Euskonews (2006).

             Dirección y coordinación del proyecto de digitalización en el AHEB-BEHA desde el año 2001 y de la implantación del SIGA-AKIS.

            El Sistema Archivístico de la Diócesis de Bilbao

 Esta comunicación pretende exponer las principales fases de la política archivística de la diócesis de Bilbao, desde la creación del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia y del Servicio Diocesano de Archivos. Además insiste en las principales normativas y directrices fijadas por este último para todos los archivos integrados en el sistema diocesano, así como los principales proyectos llevados a cabo o en marcha (normalización dela descripción, digitalización e indexación de registros sacramentales, normativa parroquial, informatización de la gestión parroquial y pasos para la implantación un sistema de gestión electrónica de documentos en el archivo de Curia).

El Sistema Archivístico de la Diócesis de Bilbao

Anabella Barroso Arahuetes

Directora del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia

y del Servicio Diocesano de Archivos

1.- Introducción

La planificación descriptiva de los archivos eclesiásticos debe incluir los mismos elementos que la de cualquier otro archivo, en función de las características de cada fondo y de la identificación de las necesidades de búsqueda de los usuarios externos e internos. Creemos que la especificidad de los archivos eclesiales[i] se debe al carácter privado de la institución y al tipo de documentación que genera, cuya función en primera instancia es pastoral, pero no por ello necesitan un tratamiento archivístico diferente al de cualquier otro archivo. Porque se aplique un tratamiento archivístico correcto o incorrecto, la documentación eclesial no pierde la función pastoral con la que fue generada, sino que ésta se complementa con el valor histórico, informativo y probatorio que tiene una documentación que, sin duda, pertenece al patrimonio cultural de la sociedad.

La Iglesia, como institución inmersa en la sociedad actual, debe afrontar los retos de la sociedad de la información y las nuevas tecnologías y debe facilitar al máximo la difusión y conservación de sus ricos fondos documentales que, además de su valor pastoral, tienen un indudable carácter cultural que le da el valor añadido para convertirse en parte del patrimonio cultural.

Dado que toda la documentación generada por la Iglesia en el ejercicio de sus funciones es el signo y testimonio de la rica vida eclesial, la Iglesia debe necesariamente cuidar la rica documentación que genera en todas las fases del ciclo vital de los documentos y en todos los soportes. Afrontar el reto de la normalización descriptiva y del tratamiento de la documentación eclesial con las técnicas adecuadas y ponerlo a disposición del público, no sólo no merma la función pastoral de la documentación eclesiástica, sino que por el contrario permite cumplir con uno de los fines de una institución cuyos planes de evangelización, entre otros objetivos, buscan concretar la relación entre fe y cultura. Una forma inmejorable de combinar esos dos conceptos es poner la documentación eclesial al servicio de la comunidad en la que se inserta con las demandas requeridas por la evolución de la sociedad de la información en la que la Iglesia, como una institución más, se halla inmersa.

En las páginas que siguen vamos a presentar las diferentes fases de la política archivística diocesana desde la creación del Archivo Histórico como un archivo de concentración de archivos parroquiales hasta la integración de este archivo en la pieza fundamental del Sistema Archivístico Diocesano, puesto en marcha desde que en 1997 se creó el Servicio Diocesano de Archivos con la intención de crear un sistema de gestión integral de archivos para todos los organismos e instituciones de la diócesis de Bilbao. Finalmente nos detendremos en algunos de los principales proyectos llevados a cabo en el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia, como pieza fundamental del Sistema Archivístico Diocesano.

2.- Fases en la política archivística de la Diócesis de Bilbao

Desde su creación en 1950, la diócesis de Bilbao, ha mostrado una especial sensibilidad y preocupación por poner al servicio de la sociedad su patrimonio histórico documental. A través de las parroquias, de los organismos autónomos y de los servicios generales diocesanos ha asumido coherentemente el coste derivado de la conservación, utilización y difusión de un patrimonio documental que, si bien por su naturaleza y sus fines, es primariamente pastoral, tiene un valor social y cultural innegable. La política archivística diocesana siempre ha respondido al convencimiento de que la inherente función pastoral de la documentación eclesial se complementa con el valor histórico, informativo y probatorio de unos fondos de archivo que, sin duda, pertenecen al patrimonio cultural de la sociedad. Por ello, los responsables diocesanos siempre han sido conscientes de que la especificidad de los archivos eclesiales se debe al carácter privado de la institución y al tipo de documentación generada y que, sin detrimento de la función pastoral de esta última, el tratamiento archivístico de los fondos debe ser similar al de cualquier otro archivo. Además, los cambios de la política archivística diocesana han afrontado los mismos retos que el resto de archivos, entre los que podemos citar la normalización de la descripción y las nuevas tecnologías, como una adaptación a las demandas requeridas por la evolución de la sociedad de la información en la que la Iglesia, como una institución más, se halla inmersa.

Dos fechas son cruciales en la política archivística diocesana. Por un lado, desde 1976 a 1997 el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia concentra diversos archivos parroquiales y ofrece un servicio digno a los usuarios internos e investigadores externos, que pueden consultar unos fondos tratados con las técnicas archivísticas vigentes en ese momento. Desde 1997, la creación del Servicio Diocesano de Archivos, marca el inicio de una nueva etapa de unificación de directrices para todos los archivos de organismos e instituciones diocesanas además de las parroquias y una nueva fase de normalización descriptiva y adaptación a las nuevas tecnologías.

Aunque el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia se constituye en 1976, hay que remontarse unos años antes para detectar sus orígenes en el Seminario de Derio en el que, en plena crisis sociopolítica y con los resortes de disciplina seriamente deteriorados[ii], las inquietudes intelectuales de muchos de sus miembros dan lugar a varias instituciones culturales en la diócesis de Bilbao, además del propio archivo, como son el Museo Diocesano y el Instituto Labayru.[iii] Este Archivo comienza a fraguarse en 1972 con el inventario general de Archivos Parroquiales de Bizkaia, realizado por varios seminaristas. De ahí se dedujo la conveniencia de trasladar a un lugar adecuado la documentación de los archivos parroquiales anterior a 1900. El 29 de septiembre de 1976, un decreto de Monseñor Añoveros supuso la constitución del Archivo Histórico Eclesiástico de Vizcaya que comenzó su andadura el 2 de noviembre de ese mismo año, como un archivo de concentración de fondos parroquiales[iv]. Este servicio comenzó siendo orgánicamente dependiente de la Delegación Diocesana de Enseñanza y de 1978 a 1987 estuvo integrado, aún conservando su autonomía, en el Instituto Labayru. Desde 1993 pasó a depender de la Delegación Diocesana de Patrimonio Histórico Cultural.

Con este archivo se buscaba, en primer lugar, una solución para los fondos documentales de las parroquias donde la escasez de recursos presbiterales, en una sociedad que se secularizaba a marchas forzadas, no aseguraba una conservación adecuada ni facilitaba la consulta a los numerosos investigadores interesados en la historia familiar, la genealogía o la historia social. En ningún momento, los responsables diocesanos ni los sucesivos directores, a pesar de su diferente talante, han tenido un concepto patrimonialista de un Archivo, cuya función principal es conservar, custodiar y difundir la memoria viva de una comunidad cristiana que ha ido construyéndose a lo largo de los siglos. Por eso, siempre ha primado el interés por poner los fondos documentales a disposición de las entidades que los generan y del público en general, tal y como consta en el decreto de creación del Archivo.

“Se ha visto la conveniencia de constituir un Archivo Histórico Eclesiástico, en el que se pueda depositar paulatinamente la documentación que, siendo de valor histórico de mayor o menor rango y no teniendo una utilidad pastoral inmediata, se encuentra dispersa en los distintos archivos de la diócesis y no siempre en condiciones técnicas de conservación y seguridad. Por otra parte este Archivo Histórico Eclesiástico permitirá una catalogación científica que haga más útiles los fondos del mismo para su manejo e investigación por cuantas personas muestren interés por el conocimiento de la historia de nuestro pueblo”[v]

De 1976 a 1980, cuatro personas al mando del primer director del Archivo, Pedro Ojanguren, recogieron los fondos de la mayoría de las parroquias de Bizkaia[vi]. Aunque son innumerables las anécdotas, hay que señalar que en general los párrocos accedieron con relativa facilidad al traslado de la documentación al Archivo. A medida que los fondos llegaban, el mismo equipo los inventariaba y catalogaba y directamente se ponían a disposición de los, ya entonces, numerosos investigadores[vii], en una sala habilitada en la biblioteca del Seminario diocesano de Derio. En un primer momento se depositaron en el AHEB-BEHA los libros de registro de administración de sacramentos (bautismos, matrimonios, defunciones y confirmaciones) y los fondos no sacramentales comprendidos entre el siglo XVI y 1900, de un total de 190 parroquias vizcainas.[viii]

De 1976 a 1986, el archivo contó con muchos colaboradores y vivió una época de gran vitalidad. En esos años, aunque el presupuesto diocesano ha sufragado siempre la mayoría de los gastos e inversiones del Archivo, también se contó con la colaboración económica de Eusko Ikaskuntza, de la Diputación de Bizkaia y de la Universidad de Deusto, gracias a lo cual un grupo de alumnos de Historia inventariaron someramente y con mayor o menor fortuna, los llamados papeles varios. En 1990, Eusebio Martija tomó el relevo en la dirección y cesaron prácticamente todas las aportaciones extradiocesanas y el equipo de trabajo se redujo, siendo la atención al público la labor principal. Se compraron más lectores de microfilm, llegando a contar la sala de investigadores con 16 puestos de trabajo y se restringió la consulta de originales de los siglos XV y XVI, siendo posible su consulta únicamente en soporte microfilm.

La existencia del Archivo Histórico paliaba la situación de la documentación parroquial anterior a 1900 y aseguraba su puesta a disposición de un creciente número de usuarios e investigadores[ix], pero no ofrecía una solución a la documentación moderna que las propias parroquias generaban durante el siglo XX, con lo que se daba la contradicción de que las mismas series de los mismos fondos recibían un tratamiento distinto en función de si continuaban en las parroquias o si estaban depositados en el Archivo Histórico. De la misma forma, según el criterio vigente en ese momento, el Archivo Histórico no era el lugar en el que los diversos organismos diocesanos, incluidas las delegaciones de curia y las parroquias erigidas en el siglo XX, podían depositar su documentación, por no considerarse histórica al ser posterior a 1900. Por eso, hacia 1990, los responsables diocesanos detectaron un inminente y casi inevitable riesgo de pérdida y destrucción de la llamada documentación moderna, generada en todo tipo de soportes por los diversos organismos diocesanos, cuya multiplicidad, diversidad y dispersión no ayudaban a la conservación de la documentación en su fase intermedia[x]. Calificaron la situación de preocupante y en 1993 propusieron la creación de un organismo diocesano autónomo, en el que profesionales especializados en archivística se encargaran de asesorar y supervisar los archivos de todas las instituciones diocesanas. Este organismo tendría como objetivo prioritario la implantación un sistema de gestión integral de archivos en el ámbito diocesano, incluyendo el archivo histórico existente, y la elaboración de una normativa común sobre cómo generar documentos, cómo archivarlos correctamente y cómo evitar la dispersión y pérdida de los fondos documentales de las parroquias, instituciones y organismos diocesanos.

Así, el 1 de febrero de 1997 se pone en marcha el Servicio Diocesano de Archivos[xi], dependiente orgánicamente de la Delegación Diocesana de Patrimonio Histórico Cultural, con el fin de unificar la política archivística de la diócesis e implantar un sistema de gestión integral de todos los archivos diocesanos. El Servicio Diocesano de Archivos, además de la recogida sistemática de fondos, y de la coordinación y supervisión de los archivos diocesanos existentes, incluido el Archivo Histórico, se ocupa de asesorar y orientar a todos los organismos diocesanos para:

§ Archivar correctamente la documentación generada en la actualidad

§ Determinar los plazos de vigencia administrativa

§ Fijar los criterios de valoración y conservación de series

§ Regular los plazos de transferencias evitando las llegadas extraordinarias de fondos al archivo histórico

§ Dar tratamiento archivístico a los fondos, elaborando modelos para todos los niveles de archivo e instrumentos comunes de descripción, catalogación y clasificación.

§ Tratar de conseguir una informatización de los archivos de la diócesis

A partir de 1997, se dan los pasos necesarios para la implantación del sistema de gestión integral de los archivos de la diócesis de Bilbao[xii], integrando al Archivo Histórico existente como pieza fundamental, donde ha de llegar toda la documentación de conservación permanente.

3.- Hacia la creación de un sistema integral de archivos en la diócesis de Bilbao

3.1.- Fase de análisis, diagnóstico e identificación

En una fase preliminar, hicimos un estudio de la historia de la Diócesis de Bilbao[xiii] desde su creación en 1950, gracias al cual pudimos concluir que el entramado diocesano básico se crea en una primera fase de 1950 a 1968, en el que se constituyen las delegaciones de curia, numerosas parroquias sobre todo en las zonas urbanas, el cabildo, el Seminario...etc. La creación de consejos consultivos y de diversas estructuras de corresponsabilidad en parroquias (consejos parroquiales, juntas económicas) así como la remodelación de la Curia corresponden a una segunda etapa en la historia diocesana que va de 1968 a 1980 y se corresponde con la primera recepción y las dificultades de adaptación del Concilio Vaticano II en una época especialmente conflictiva a nivel sociopolítico. De la misma forma, pudimos establecer que en una primera fase la pastoral vigente intentaba el encuadramiento de los fieles en organizaciones masivas dirigidas por la Iglesia como Acción Católica y todos sus movimientos especializados. A partir de los años 80, estas asociaciones de fieles se mantienen a la vez que aparecen distintos movimientos encuadrados dentro de la Delegación de Apostolado Seglar. El Código de Derecho Canónico de 1983, el Manual del Organigrama Diocesano[xiv] y el Nuevo Derecho parroquial, junto con un rastreo de los Boletines Oficiales del Obispado de Bilbao y de las sucesivas guías diocesanas publicadas en la diócesis de Bilbao desde 1978 han sido de gran utilidad para distinguir y señalar los diversos organismos, instituciones y movimientos diocesanos, cuyos archivos entraban dentro de la competencia del Servicio Diocesano de Archivos. A partir de aquí pudimos elaborar un organigrama provisional de fondos y el posible esquema de funcionamiento de todo el sistema.

El trabajo de identificación de estos fondos pasa por encuadrarlos a todos en una estructura orgánica que reproduce los niveles jerárquicos de todas las entidades incluidas en el Servicio Diocesano de Archivos y cuyos fondos serán depositados, según el ciclo vital de documentos y salvo excepciones, en el AHEB-BEHA. Por ello, procedimos en un primer lugar a agrupar los fondos, identificándolos a partir del tipo de organismo productor (Fondo General del Obispado o Curia Instituciones diocesanas, Asociaciones de fieles, Archivos parroquiales, Archivos Personales, Archivos en depósito[xv]). Para cada uno establecemos una ficha en la que recogemos la denominación actual del productor, su fecha de creación, los principales datos para conocer su historia, la estructura orgánica y sus posibles cambios y el tipo de documentación que genera. También señalamos datos sobre cómo archivan la documentación, si utilizan medios informáticos o no y si necesitan asesoramiento o ayuda por parte del Servicio Diocesano de Archivos. Finalmente incluimos un apartado para el diagnóstico final decidiendo si debe depositarse ya en el Archivo o en qué condiciones puede permanecer en la propia institución. A partir del estudio identificativo estableceremos un fichero de control de autoridades como medio de recuperación de la información y seguimiento de los posibles cambios de denominación de los productores.

Teniendo en cuenta que al archivo histórico va a llegar toda la documentación de conservación permanente el organigrama de fondos está compuesto de todos aquellos fondos diocesanos, no sólo de los generados por el Obispado o la curia y las parroquias, sino por todos aquellos organismos de carácter diocesano. También incluirán aquellos fondos no diocesanos que por diversos motivos se hallen en el archivo (como puede ser el caso de fondos de algún monasterio, de un archivo municipal, etc.).

CUADRO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS

A.- FONDO GENERAL DEL OBISPADO O CURIA

B.- INSTITUCIONES DIOCESANAS

C.- ASOCIACIONES DE FIELES

D.- ARCHIVOS PARROQUIALES

E.- ARCHIVOS PERSONALES

F.- ARCHIVOS EN DEPÓSITO

En el cuadro siguiente podemos ver el esquema de funcionamiento ideal del sistema de archivos y cómo desde el Servicio Diocesano de Archivos se dan las directrices y orientaciones y la coordinación de todos los archivos diocesanos, así como la regulación de transferencias y flujos de documentación. El Archivo Central del Obispado, cuyo responsable es el canciller, guardará la documentación de la curia y los Obispos durante 30 años y de allí pasará al Archivo Intermedio, donde la documentación de conservación permanente está hasta ser disponible al público (75 años según el Reglamento de Archivos Eclesiásticos). A este Archivo Intermedio también llega la documentación de las instituciones, organismos, asociaciones de fieles, archivos personales, donde está 75 años y una vez cumplidos, toda la documentación que la Junta de Evaluación haya determinado que es de conservación permanente pasa directamente al histórico (que está en la misma sede que el intermedio). El Archivo Histórico Eclesiástico se ha convertido, como ya hemos dicho, en la pieza central del sistema. Todos los plazos de vigencia administrativa son provisionales hasta la creación de la Junta de Evaluación y hasta un definitivo estudio de valoración de las diferentes series.

osteriormente establecimos fases para el estudio exhaustivo de cada uno de los tipos de fondos y para la elaboración de cuadros de clasificación detallados, empezando en primer lugar por los fondos parroquiales. Actualmente, la situación de muchas parroquias y la escasez de recursos presbiterales aconsejan una atención especial a la documentación moderna de las parroquias y para ello, desde el Servicio Diocesano de Archivos, estimamos necesario hacer un análisis de la situación real de la documentación en todas las parroquias diocesanas (300 en la actualidad, de las cuales ya hemos visitado hasta junio de 2006 un total de 200). A tal efecto, hemos elaborado una hoja de datos para encuesta-evaluación en fondos productores. Rellenamos este formulario cuando visitamos las parroquias para poder planificar las transferencias y comprobar in situ el estado de la documentación que todavía conservan. Una vez analizada la situación, determinamos el plazo en el que la documentación debe ser transferida al Archivo o, en su caso, las medidas urgentes que necesitan de conservación, encuadernación o almacenamiento en un lugar adecuado mientras tengan utilidad pastoral y administrativa inmediata. Aunque en principio, pensamos enviar la encuesta por correo, finalmente hemos optado por continuar con el trabajo de campo para comprobar in situ no sólo el estado de la documentación sino en qué lugares se conserva y quiénes son los responsables de su cuidado. Esto ha ralentizado el proceso, pero nos proporciona una información muy valiosa, que además nos permite completar el inventario y catálogo ya existente, así como facilita el estudio de las series con objeto de perfilar el cuadro de clasificación.

A partir de la encuesta realizada, hemos elaborado un borrador de normativa de aplicación en todas las parroquias a partir del año 2007 sobre cómo deben generar, conservar y guardar la documentación. Para ello, tras una reunión informativa con los vicarios y los delegados de sector, en la que todos ellos planteaban la necesidad de una normativa y de criterios comunes, establecimos una primera fase en la que hemos analizado cinco parroquias de cada una de las siete vicarías, para realizar una cata con la que poder hacer un diagnóstico a priori del estado en que se encontraban los fondos existentes en las parroquias y de los principales puntos para elaborar una normativa para cuidar los documentos desde el momento de su generación.

En este sentido, creemos que la documentación eclesial ofrece innumerables ventajas para su normalización y además contamos con antecedentes sobre cómo incidir desde el archivo en la generación de documentos. La Iglesia es una institución que ha editado formularios, ha dado instrucciones a lo largo de los siglos sobre cómo generar la documentación (constituciones sinodales, formularios para inscripciones de partidas que aparecen al principio de los libros de registro, normas para la rectificación de errores, normativas en boletines), ha conservado con auténtico celo y, con más frecuencia de la deseada, atesorado su documentación durante siglos e incluso ha establecido que en las visitas pastorales los máximos responsables diocesanos controlen el estado de los archivos (por ejemplo los parroquiales) y el fiel cumplimiento de las normas. Otra cuestión es que diversos avatares históricos hayan dificultado que la documentación esté bien cumplimentada o bien descrita. Esto es más grave cuanto más moderna es la documentación, porque, a la falta de recursos presbiterales que obliga a que varias parroquias sean atendidas por un párroco o, en el mejor de los casos por el mismo equipo, se une la escasa formación archivística que los futuros responsables y gestores de la documentación parroquial reciben en el Seminario y aunque son muchos los seglares que suplen esta función, también adolecen de la formación adecuada.

Tras haber visitado dos tercios de las parroquias vizcaínas, comprobamos la situación era muy variopinta y nos hemos encontrado diversas situaciones:

   - Parroquias en las que la documentación está muy bien conservada e incluso han informatizado la gestión parroquial hasta otras en las que, en el mejor de los casos, sólo se presta atención a los libros sacramentales.

     - En general, el problema más acuciante es la falta de directrices para saber cómo archivar la documentación moderna, especialmente la generada a partir del Vaticano II.

    - Constatamos también que mucha documentación sobre las diversas actividades pastorales cotidianas desaparece por no saber en muchas ocasiones qué debe guardarse y qué no, dando lugar a tres tipos de actuaciones: guardar todo con la consiguiente acumulación de papeles, tirar todo o bien seleccionar según el criterio personal que no siempre coincide con el propiamente archivístico.

    -  En algunos casos, también se aprecia cierta desidia a la hora de cumplimentar correctamente los libros de registro sacramentales, si bien en general hay gran preocupación por saber si estos libros pueden o no ser de acceso público.

    - Además, la utilización de distintos software para la gestión parroquial plantea una doble cuestión. Por un lado la necesidad de unificar criterios para la generación de documentos electrónicos y por otro lado el salto cualitativo que esto implica para plantear la futura posibilidad de utilizar este medio para los registros sacramentales, con validez jurídica y canónica para no tener que duplicarlo y pasarlo a los libros. Por ello, un grupo de trabajo realizó el análisis funcional para elaborar una aplicación de gestión parroquial que, actualmente, se encuentra en su etapa de prueba y puesta en desarrollo. En esta aplicación, se han tenido en cuenta las directrices del Servicio Diocesano de Archivos para la conservación y generación de documentos electrónicos.

      - A raíz del proceso de remodelación pastoral iniciado, observamos cierta desorientación. Aunque teóricamente no implica cambios jurídicos, lo cierto es que la unidad pastoral es una nueva forma de funcionamiento en la que son distintos agentes con personalidad jurídica diferente los que generan documentación (miembros de la parroquia, colegios, etc..) y que, aunque comparte alguna de las funciones, no coincide exactamente con la parroquia ni con los sectores. La propia ambigüedad de la definición de la unidad pastoral que ofrece innumerables ventajas para la actividad pastoral, puede ocasionar futuros problemas para el archivo de la documentación generada si no se establecen claramente los criterios. De momento, observamos que para el caso de los libros parroquiales, se están dando actuaciones distintas. Por un lado en algunas unidades pastorales se procede a la concentración física de los libros de varias parroquias integradas en la unidad pastoral en el lugar donde reside el equipo presbiteral. En otros casos, se están unificando las inscripciones de registros de varias parroquias de la unidad pastoral en un único libro, si bien se menciona la parroquia donde ha sido administrado el sacramento. Así los libros están funcionando, en esos casos, como unidades de instalación en donde se recogen registros que deben tratarse como unidades documentales simples por separado. Tanto uno como otro sistema pueden ser varios, pero debería establecerse un criterio único.

En definitiva, la variedad de situaciones aconsejaba la creación de un grupo de trabajo para determinar y unificar todos los criterios para la creación y conservación de todos los documentos parroquiales en todo tipo de soportes. En el grupo de trabajo han participado diversos departamentos: Cancillería, Notaría, Asesoría Jurídica, Secretaría General, Departamento de Nuevas Tecnologías, Servicio Diocesano de Archivos y Archivo Histórico. Actualmente el borrador de normativa está en la última fase de revisión, con la intención de presentarla y ponerla en funcionamiento a partir de 2007, tras la oportuna aprobación episcopal. Además de la normativa, el grupo de trabajo también ha supervisado y coordinado la creación de una aplicación informática de gestión parroquial (PKS) que está actualmente en fase de prueba.

De forma paralela, desde el Servicio Diocesano de Archivos hemos comenzado el estudio más exhaustivo de los fondos integrados en el Archivo Central del Obispado. En este apartado situamos la documentación producida por el Obispo y por su curia episcopal en el gobierno ordinario de la diócesis a través de las diversas actividades de gobierno, justicia y administración. En este momento estamos estudiando la posibilidad de que sea a su vez una agrupación de fondos[xvi], porque la entidad de los departamentos que lo componen y la abundancia de documentación en algunos de ellos (por ejemplo la Delegación de Enseñanza, Notaría, Administración Diocesana) nos están llevando a una redefinición. Complementaremos la ficha identificativa en todos los departamentos de curia y perfilaremos mejor este organigrama de fondos, estableciendo también el calendario de conservación de esta documentación en las propias delegaciones, después en el Archivo Central del Obispado y su paso al Archivo Intermedio. En la actualidad y de forma conjunta con el Departamento de Nuevas Tecnologías, estamos diseñando un plan de trabajo para la creación de un sistema de gestión documental para toda la documentación generada en la Curia (proyecto KIA).

En cuanto al resto de fondos de instituciones, organismos autónomos, archivos personales y asociaciones de fieles atendemos sus peticiones de asesoría o de transferencia extraordinaria al archivo intermedio o, en su caso, al archivo histórico, pero de momento sólo tenemos un censo identificativo de estos organismos.

4.- El Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia: pieza fundamental del sistema archivístico de la diócesis de Bilbao

Como ya hemos dicho, el AHEB-BEHA pasa de ser un archivo de concentración de parroquiales a integrarse y ser la pieza clave del sistema archivístico diocesano, por lo que, además de los fondos parroquiales (se ha iniciado una nueva fase de recogida sistemática de documentación anterior a 1930), el Seminario Diocesano, el Instituto Diocesano de Teología y Pastoral, Acción Católica de Hombres, Acción Católica de Mujeres, ASCEA, Apostolado Seglar, Consejo Diocesano de Laicos, Secretariado de Juventud, Radio Popular, Caritas y diversas delegaciones curiales han solicitado asesoramiento al Servicio Diocesano de Archivos o bien han enviado fondos al Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia para su clasificación y descripción. También se han integrado en este archivo todos los archivos personales de sacerdotes o personas significativas de la diócesis que, en su momento, había recogido la sección de historia del Departamento de Ciencias Humanas y Sociales del Instituto Diocesano de Teología y Pastoral.

El AHEB-BEHA está organizado en 9 áreas de trabajo (incluida la dirección), para llevar a cabo las diferentes tareas y también hemos creado un equipo de estudio para cuestiones propiamente archivísticas (normalización, conservación de documentos electrónicos, etc.). En los libros sacramentales, hemos iniciado un programa de digitalización, indexación y difusión a través de internet, de tal manera que la localización de partidas sea inmediata, tanto en sala como en la página web específica del archivo. También hemos retomado el proyecto de transcripción de fuentes medievales, estamos continuando y renovando la política de conservación y preservación de los fondos y hemos diseñado un sistema para la gestión integral del archivo (control de usuarios, de pedidos, de consultas, gestión del espacio, gestión de la documentación...) que nos permita mejorar la calidad de nuestros servicios.

Este archivo, sin olvidar su especificidad, no puede quedarse al margen de las nuevas técnicas descriptivas, como no lo hizo en el momento de su creación. Por eso, desde 1998, estamos volcando y adaptando todos los catálogos e inventarios anteriores a fin de difundirlos de forma normalizada mediante la aplicación de la ISAD (G)[xvii]. Para poner en marcha el programa de identificación, clasificación y descripción que hemos elaborado para todos los fondos, hemos diseñado una tabla de planificación descriptiva

En el caso de los fondos parroquiales, adoptamos una mayor profundidad descriptiva. En general, podemos decir que el objetivo fundamental de la descripción realizada en el AHEB-BEHA durante los veinte primeros años de su funcionamiento (1976-1996) fue la descripción de la documentación sacramental y no sacramental que estaba encuadernada. Este trabajo fue plasmado en el inventario de sala y en el catálogo[xviii], y gracias a ello, la aplicación de la ISAD (G) [xix] ha sido relativamente sencilla, porque contábamos con un catálogo muy detallado de los volúmenes depositados hasta 1983. En el caso de la documentación sacramental, el programa de digitalización nos ha obligado a dedicar mayores esfuerzos a la elaboración de índices detallados como medio de recuperación de las imágenes y la información contenida en los diversos registros sacramentales, de tal manera que la localización de partidas sea inmediata, tanto en sala como en la página web específica del archivo www.aheb-beha.org. Por otro lado, también en la documentación no sacramental (en la que incluimos los papeles varios) estamos elaborando descriptores que faciliten la búsqueda y, en definitiva, ampliar nuestra oferta al numeroso público usuario del Archivo.

En el año 2000 emprendimos en el AHEB-BEHA un proyecto de digitalización de los fondos parroquiales que ha traído consigo una redefinición de todos los servicios y políticas del archivo. Este proyecto[xx] está enmarcado en el más amplio de creación del servicio digital de archivo, porque la digitalización trae consigo, además de la reproducción en otros soportes, una redefinición de todos los servicios y políticas del archivo.

El proyecto de digitalización y difusión en Internet se planteó no como un mero cambio de soporte, sino como un medio de difusión activa de los fondos de archivo. Por tanto, no se trataba de realizar una digitalización masiva (tampoco teníamos recursos económicos para ello) ni una copia de seguridad (para eso ya teníamos el 90 % de los fondos microfilmados). Así, para decidir qué fondos iban a ser digitalizados, estudiamos las estadísticas de usuarios y pedidos que teníamos disponibles desde 1976, viendo así cuáles eran los fondos más consultados. Con este planteamiento, decidimos que el objetivo principal era facilitar al máximo la consulta de los registros sacramentales que ya en esos momentos generaban más del 85 % de los pedidos en sala y casi el 100 % de las peticiones externas (por correo ordinario, teléfono o correo electrónico –este último medio utilizado desde 1998-). Optamos por la digitalización de la colección de pergaminos –porque no estaban microfilmados- y de las series sacramentales de las 190 parroquias con documentación anterior a 1900 depositada en el AHEB-BEHA. La aparente uniformidad y similitud de todos los libros de registro sacramentales ofrecían unas condiciones inmejorables para ser objeto de digitalización e indexación..

El proyecto se ha integrado perfectamente en todas las tareas habituales del archivo. El Área de conservación y preservación del Archivo ha incluido entre sus tareas la de preparación y comprobación de microfilmes para su digitalización y después el cotejo de los fotogramas, las imágenes digitales y los originales, comprobando la perfecta correspondencia y la codificación correcta de las imágenes porque luego esa signatura digital es la que permite enlazarlas con la base de datos de indexación y de catalogación. Además, la digitalización supone la incorporación masiva de un nuevo soporte que hay que almacenar y conservar de otra manera (cd’s, dvd’s, imágenes y documentos electrónicos). El AHEB-BEHA ha redefinido parte de su política de preservación para conservar las imágenes digitales y todos los documentos electrónicos, intentando asegurar la óptima conservación de la información y de los dispositivos de almacenamiento.

En este momento está estableciendo estándares y procedimientos para asegurar la integridad de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo, realizando los pertinentes estudios y calendarios de conservación de los documentos (tanto en papel como electrónicos). Los objetivos son establecer el valor primario y/o secundario de los documentos generados tanto en soporte tradicional como en soporte electrónico, determinar la tradición diplomática, la originalidad y la calidad probatoria, legal, de dichos documentos teniendo en cuenta los soportes generadores y/o de conservación definitiva, manipulación de copias temporales y originales finales, marcas, firmas o certificados electrónicos que aseguren la autenticidad de los nuevos soportes. Además, el AHEB-BEHA forma parte del Comité Tecnológico Diocesano de la diócesis de Bilbao, ocupándose de definir toda la política de conservación de documentos electrónicos de todos los organismos integrados en el Sistema Diocesano de Archivos. De la misma forma, la difusión de los instrumentos de descripción en internet nos ha impulsado a profundizar el proceso ya iniciado de normalización de la descripción y, dado que la digitalización va acompañada del proceso de indexación, el proyecto ha conllevado la redefinición de la planificación descriptiva del archivo y la sistematización de las pautas de descripción del AHEB-BEHA, combinando una catalogación retrospectiva de aquello que estaba ya descrito con el tratamiento archivístico de lo que no lo estaba y de forma paralela, elaborando una propuesta de adaptación de la ISAD (G) a nuestro sistema archivístico.

Al disponer de imágenes digitalizadas hemos redefinido todo el sistema de consulta presencial y virtual, creando una intranet, porque no podíamos trasladar el actual esquema de servicio de rollos de microfilm en sala y sustituir los rollos por cd’s. Así, todo el sistema de gestión de usuarios y de consultas se ha redefinido en aras de una futura consulta en intranet –actualmente estamos en la fase piloto de prueba- y estamos replanteando las normativas de consulta y reprografía.

Finalmente, la integración de todo lo anterior ha obligado a replantear todo el sistema de gestión integral del archivo para poder atender a los objetivos y necesidades del proyecto de digitalización. La consecuencia inmediata ha sido el paso del sistema vigente a un contexto inet. Para ello realizamos un análisis de todas las necesidades de gestión que ese archivo tiene en un momento determinado y de las podría llegar a tener en relación a futuros planteamientos de gestión integral y de difusión. Ésta ha sido la premisa fundamental que ha llevado en el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia a plantear, en un primer momento, un esquema conceptual de los requerimientos básicos para establecer una intranet ad hoc[xxi] que hemos denominado Sistema Inet de Gestión de Archivos-Agiritegien Kudeaketarako Inet Sistema (en adelante SIGA-AKIS), y que ha sido elaborado a partir de las directrices y requerimientos prefijados por el personal técnico del AHEB-BEHA y por el equipo técnico de Nuevas Tecnologías del Obispado de Bilbao y Suspergintza. Además de insistir en la necesidad –y posibilidad- de colaboración interdisciplinar entre profesionales de la archivística y de la informática, las características tecnológicas más notables son el hecho de funcionar totalmente con una interfaz de usuario web, de estar desarrollado con software libre, muy especialmente GNU/Linux, y de posibilitar un alto rendimiento en la gestión de los grandes volúmenes de información.[xxii] Actualmente, ya realizamos todas las labores internas (gestión de usuarios, de solicitudes, indexación, consultas...) mediante la intranet del SIGA-AKIS. Desde febrero de 2004, está disponible nuestra página Web www.aheb-beha.org y, desde mayo de 2004, es posible la consulta on line del catálogo general del archivo y la consulta de casi 1.200.000 registros sacramentales anteriores a 1900, con la correspondiente referencia en Badator[xxiii]. A partir de la puesta en marcha de los servicios on line, es posible la consulta de catálogos y registros sacramentales a través de la página www.aheb-beha.org. Únicamente deben registrarse y obtener un número de usuario, aquellos que soliciten reprografía on line (sólo así podemos atender las peticiones y hacerle llegar lo solicitado).

El personal del archivo no realiza búsquedas genealógicas ni investigación alguna, por lo que, por correo ordinario, correo electrónico o telefónicamente, sólo se atienden las peticiones de aquellas partidas en las que se aportan datos concretos. Esto está cambiando radicalmente, porque ya más de un millón de registros están a disposición de los usuarios que sólo necesitan teclear el apellido y una fecha aproximada para poder localizar los datos. Cuando termine el proceso de indexación en el año 2008, la localización será mucho más fácil y podrán atenderse solicitudes que a día de hoy son irresolubles sin hacer una ardua labor de investigación (las del tipo “mi abuelo se apellidaba tal y tal y nació en Bizkaia” que, por diversos motivos, son bastante frecuentes).      Tras la puesta en marcha de la página Web, el número de usuarios presénciales ha aumentado y, consecuentemente, la lista de espera también. De todas maneras, la consecuencia más notable es la variedad y aumento de nuestros usuarios virtuales, porque gracias a la Web el archivo está accesible 365 días al año, 7 días a la semana durante 24 horas.

5.- A modo de conclusión

A lo largo de estas páginas hemos querido presentar algunas líneas de la actuación de la política archivística en la diócesis de Bilbao y de la fuerte apuesta realizada por la creación de un sistema de gestión integral de archivos en el que integrar toda la documentación generada por todos los organismos diocesanos. Esto ha ido acompañado de una seria opción por la profesionalización y la aplicación de las técnicas archivísticas adecuadas a cada tipo de fondos. Además existe una gran preocupación por la documentación desde su fase de creación para que se archive y se conserve correctamente. Aunque puede prestarse asesoría a todos los organismos diocesanos que lo soliciten, de momento están en marcha los proyectos de gestión parroquial y los de gestión electrónica de documentos en la Curia.

Desde la creación del Servicio Diocesano de Archivos, el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia está en un momento de renovación, fruto del apoyo decisivo y decidido de los responsables del Patrimonio Cultural de la Diócesis de Bilbao y de la ayuda, aunque con altibajos, de la administración civil. Con ello, el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia, sin dejar de tener una función pastoral innegable, ofrece, difunde y pone al servicio de la investigación histórica la documentación eclesial y la parroquial generada desde el siglo XVI. Al convertirse en la pieza clave del sistema archivístico diocesano también ha primado el hecho de que a este archivo llegue toda la documentación de conservación permanente para ser custodiada y, después de recibir el tratamiento archivístico adecuado, puesta a disposición del público en cuanto sea posible o según los estudios de accesibilidad pertinentes. Incluso para asegurar la conservación de los documentos originales, ha incluido en su política de preservación programas de reproducción de los fondos en otros soportes (microfilmación en 1978 y digitalización desde el año 2001) y facilitará al máximo la consulta con la puesta en marcha del Servicio Digital del Archivo.



[i]        Asumimos toda la tipología de archivos generados por la Iglesia, tal y como reconocen obras que son todo un clásico como los diversos artículos de Pedro Rubio y , especialmente su manual, RUBIO, P., Archivística eclesiástica. Nociones básicas. Sevilla, 1999. También son de obligada consulta las cartas circulares de la Pontificia Comisión para los bienes culturales de la Iglesia publicadas en 1997 (La función pastoral de los Archivos Eclesiásticos) y en 1999 la titulada Necesidad y urgencia del inventario y catalogación de los bienes culturales de la Iglesia. De todas maneras preferimos la denominación de archivos eclesiales para no asimilar siempre los productores de la documentación con la condición eclesiástica de parte de sus miembros.

        [ii] Para el estudio de la vida del Seminario de Derio en los años 70 y para el estudio de la diócesis de Bilbao al final del franquismo, consultar BARROSO, A., Sacerdotes bajo la atenta mirada del régimen franquista. Los conflictos sociopolíticos de Iglesia del País Vasco entre 1960 y 1975. Ed. Desclée de Brouwer, Bilbao, 1995.   

      [iii] Para analizar este aspecto es interesante la consulta del artículo publicado por MARTINEZ, G., “El movimiento Derio”, en BARROSO, A, y otros (eds). ¿Qué pasó con el Seminario de Derio?, Bilbao, 2004

       [iv] Ver decreto de creación en Boletín Oficial del Obispado de Bilbao, octubre de 1976, página 537.

       [v] Ver decreto citado en la nota 3

      [vi] La recogida no se hizo por decreto episcopal, sino por la propia voluntad de las parroquias con las que se firmó un contrato de depósito que recogía el inventario de los libros recogidos. En las sucesivas recogidas de documentación se firma una relación de entrega que, en forma de anexo, se añade al contrato. Desde la puesta en marcha del Servicio Diocesano de Archivos, uno de los objetivos es la regulación de las transferencias para evitar la llegada extraordinaria de fondos

      [vii] Esto se puede constatar en el informe del propio Archivo publicado en el Boletín Oficial del Obispado de Bilbao, de enero de 1980 y en las memorias anuales del Instituto Labayru (desde 1981 a 1987). También puede consultarse en “El Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia. 1976-2001”. Memoria elaborada y editada por el propio Archivo en octubre de 2001 con motivo del 25 aniversario de su creación. Bilbao, 2001.

     [viii] Para el proceso de recogida consultar OJANGUREN, P., “Centralización de Fondos archivísticos diocesanos”, en I Semana de Estudios de Historia Eclesiástica del País Vasco, Homenaje a J. M. de Barandiarán y M. de Lecuona, Vitoria, Facultad de Teología, 1981 y ARANA, M., Los fondos del AHEB-BEHA, en Seminario Interno de Formación, marzo 2001 y también ENTR0000 realizada a Pedro Ojanguren y depositada en el Archivo de Fuentes Orales de la diócesis de Bilbao.

      [ix] Para analizar la evolución del número de usuarios del Archivo, pueden consultarse varios artículos, por ejemplo: BARROSO, A., “Archivos para todos: Mitos y realidades.El caso del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia”, en Revista Métodos de Información, 2002 (en prensa) y BARROSO, A., PRIETO, A.B; JAUREGI, I., “El perfil y la opinión del usuario del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia” en Los retos de la normalización y las nuevas tecnologías I Jornadas de Archivística Eclesiástica, Bilbao, mayo de 2002. Edición fotocopiada del propio archivo, páginas 247 a 283. En esta aportación hacemos un estudio de los usuarios del AHEB-BEHA a partir de los datos estadísticos que tenemos desde 1976 hasta la actualidad, lo que nos permite ver la evolución del número, del tipo usuarios y de los temas de investigación.

       [x] Véase el informe presentado por el Canciller de la diócesis de Bilbao al Delegado Episcopal de Patrimonio Histórico-Cultural titulado “Pautas fundamentales para una planificación archivística en la diócesis”, con fecha de febrero de 1993. Archivo de Curia. Diócesis de Bilbao.

      [xi] Ver decreto de constitución del Servicio Diocesano de Archivos / Agiritegien Elizbarrutiko Zerbitzua, en Boletín Oficial del Obispado de Bilbao, marzo, 1997, página 284. En él se especifican detalladamente los motivos de la creación de este servicio, sus funciones y las atribuciones de su directora, Anabella Barroso, como principal responsable de la política archivística diocesana para elaborar directrices, normativas y supervisar y asesorar a los diversos archivos diocesanos, incluido el Archivo Histórico. Esto último se facilita en julio de 1997 con el nombramiento de la responsable del Servicio Diocesano de Archivos como directora del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia.

      [xii] Pueden consultarse otras experiencias de gestión integral de archivos y de sistemas de archivos en el campo de los archivos eclesiales en varios artículos. Por ejemplo el de FURLANI, Alfredo, “Sistematización de archivos de una provincia religiosa”. [www.merced.org.ar/guiarcba.sisare07.htm] Consulta realizada el 11 de diciembre de 2001. Más interesante es el artículo de POTVIN, Lucille, Contribution pour la definition d’une politique des archives religieuses, en VV.AA. “Arquivística e arquivos religiosos. Contributos para uma reflexao” Universidade Catolica Portuguesa, Lisboa, 2000, páginas 53-99, en el que relata su experiencia en los archivos religiosos de Canadá tomando como modelo la gestión integral que proponen ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol, Les fondements de la discipline archivistique, Presse de l’Université du Québec,1994. También en la misma obra destaca el Plano de trabalho para o desenvolvimento integrado da arquivística relgiosa realizado por la Universidad Católica Portuguesa, páginas 299-305. También es interesante la consulta de SASTRE, E., “Manual de archivos. El sistema archivístico diocesano: Archivos de la Curia y archivos parroquiales”, ANABAD, Madrid, 1999, aunque hay que señalar que esta obra al igual que la de RUBIO, P., Archivística eclesiástica. Nociones básicas. Sevilla, 1999 insisten más en los tipos de archivos y las redes de archivos que en la verdadera existencia de un sistema de gestión integral de archivos tal y como muchos autores lo definen en artículos como el de CRUCES BLANCO. E, Estrategias para la organización de un sistema de archvios. Metodología e instrumentos de desarrollo. XV Congreso Internacional de Archivos, Sevilla, 2000 o KETELAAR, E., Legislacióny reglamentos en materia de archivos y gestión de documentos: Un estudio RAMP con directrices, Paris, 1985. Otros autores también señalan la necesidad de no confundir los sistemas de archivos con la red de archivos ni con política archivística, como por ejemplo LLANSÓ, J., Sistemas archivísticos y gestión de documentos., en XV Congreso Internacional de Archivos, Sevilla, 2000.

      [xiii] Para ello son muy interesantes las obras de VILLOTA, I., La Iglesia en la sociedad española y vasca contemporáneas, DDB, Bilbao, 1985 y la titulada Iglesia y sociedad. España-País Vasco, Desclée de Brouwer, IDTP, 2000. También las obras de BARROSO, A., Sacerdotes bajo la atenta mirada del régimen franquista. Los conflictos sociopolíticos de la Iglesia en el País Vasco desde 1960 a 1975, IDTP, Bilbao, 1995 y de UNZUETA, A.M., Vaticano II e Iglesia local, Bilbao, Desclée de Brouwer, IDTP, 1994. Para los antecedentes inmediatos consultar MAÑARICUA, A., Las nuevas diócesis de Bilbao y San Sebastián y sus antecedentes históricos, CSIC, Salamanca, 1951, la de PEREA, J., El modelo de Iglesia subyacente en la pastoral del clero vasco (1918-1936), IDTP, Bilbao, 1991, 4 vols y VV.AA., Obispados en Alava, Guipúzcoa y Vizcaya hasta la erección de la diócesis de Vitoria, Seminario de Vitoria, Vitoria, 1964. De la misma forma son muy interesantes los materiales del Seminario de investigación de historia de la diócesis de Bilbao, celebrado con motivo de las bodas de oro de la diócesis, en el Instituto Diocesano de Teología y Pastoral y que está siendo dirigido por Anabella Barroso.

      [xiv] Publicado por Juan Luis Villota, asesor jurídico de la diócesis de Bilbao, en 1994 ad usum privatum.

      [xv] Entendiendo por depósito únicamente aquellos fondos de carácter no diocesano que, por diversos motivos, hayan sido depositados en el archivo como pueden ser algunos archivos personales de gente no vinculada a la diócesis o los fondos municipales que, debido a diversos avatares históricos y en estrecha consonancia con la historia religiosa y civil del País Vasco, se encontraban depositados en las parroquias de la misma forma que parte de los fondos de las parroquias se halla en archivos municipales o forales, por ser los ayuntamientos los mayordomos o patronos de las iglesias.

      [xvi] Esta redefinición nos parece más factible desde la lectura del artículo de BERNAL, Angels; DURAN, Anna “La identifcació de fons de l’Administració a l’Arxiu Nacional de Catalunya”. Lligall, 18/2001. páginas 165-211. Es un artículo francamente clarificador.

      [xvii] Ver CASTILLO, C., ROMERO, A.- El tratamiento archivístico del AHEB-BEHA, una propuesta de adaptación de la norma ISAD (G) presentada en V Jornadas de Castilla- La Mancha sobre investigación en archivos: Iglesia y religiosidad en España. Historia y Archivos. Guadalajara 8-11 de mayo de 2001 (en prensa) y CASTILLO, C., ROMERO, A., “La automatización de la colección de pergaminos del AHEB-BEHA”. Homenaje al profesor J.A. Martín Fuentes, Area de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de León, 2001. También ver “Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia. 1976-2001, memoria editada por el propio archivo, Derio, 2001. Desde entonces, nuestra propuesta ha evolucionado tras un año de trabajo y reflexión de los equipos de estudio del propio archivo y la participación en la comisión autonómica de normalización. Recogemos en este artículo parte de nuestra aportación en BARROSO, A., CASTILLO,C., Normalización de la descripción archivística. Propuesta de adaptación de la ISAD (G) en el AHEB-BEHA en las I Jornadas de Archivística Eclesiástica, Bilbao, mayo 2002. Edición fotocopiada por el propio archivo, páginas 73-94. Hemos analizado y valorado positivamente la experiencia relatada por QUILEZ, J., “Adaptación de la ISAD (G) en los fondos parroquiales del Archivo Histórico del Arzobispado de Tarragona”, Lligall, nº 15, 1999.

      [xviii] Editado para uso interno por el propio archivo en 1983, fue dirigido por Pedro Ojanguren y elaborado con auténtica laboriosidad por Maite Arana. Es un instrumento descriptivo de gran valor para el conocimiento de la documentación parroquial del archivo y, en gran parte, todavía está a disposición del público en sala una versión resumida de ese catálogo.

      [xix] Ver CASTILLO, C., ROMERO, A.- El tratamiento archivístico del AHEB-BEHA, una propuesta de adaptación de la norma ISAD (G) presentada en V Jornadas de Castilla- La Mancha sobre investigación en archivos: Iglesia y religiosidad en España. Historia y Archivos. Guadalajara 8-11 de mayo de 2001 (en prensa) y CASTILLO, C., ROMERO, A., “La automatización de la colección de pergaminos del AHEB-BEHA”. Homenaje al profesor J.A. Martín Fuentes, Area de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de León, 2001. También ver “Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia. 1976-2001, memoria editada por el propio archivo, Derio, 2001. Desde entonces, nuestra propuesta ha evolucionado tras un año de trabajo y reflexión de los equipos de estudio del propio archivo tal y como puede verse en BARROSO, A, “Descripción normalizada de los fondos parroquiales. Hacia un sistema integral de archivos en la dióceis de Bilbao”, Actas de las II Jornadas de Archivística Eclesiástica, Madrid, 2005 (en prensa).

      [xx] Este proyecto se encuadra en la firma del Convenio del Gobierno Vasco con las diócesis de Bilbao, San Sebastián y Vitoria para la digitalización de sus archivos diocesanos. Fue firmado en 2000 y renovado los ejercicios 2002 y 2003. En diciembre de 2004, se procedió a la firma de un nuevo Convenio entre el Departamento de Cultura del Gobierno Vasco y las diócesis de Bilbao, San Sebastián y Vitoria para la indización y difusión por internet de los registros sacramentales de los tres Archivos Históricos Diocesanos. Este convenio tiene una duración hasta el año 2008 y se ha firmado para concluir y consolidar el proyecto de digitalización iniciado en los años anteriores.

      [xxi] BARROSO,A., GUTIERREZ, J.D., CASTILLO, C., AKESOLO, A • Pasos dados para la creación del SIGA (Sistema Inet de Gestión de Archivos) en el AHEB-BEHA. Una respuesta a los nuevos retos de difusión en archivos, Actas del I Congreso de la Comunicación e Información, organizado por la Asociación de Documentalistas Hispanoamericana (ADHI) en Madrid, enero 2004. Edición Digital, Madrid, 2004.

       [xxii] Para todas las cuestiones técnicas ver BARROSO, A, CASTILLO, C., GUTIERREZ, J.D., AKESOLO, A, CRISTOBO, L., “La respuesta del AHEB-BEHA al reto de la difusión digital en archivos”, El profesional de la Información, vol 14, nº 6, 2005, páginas 449-458

       [xxiii] En cumplimiento de las cláusulas del convenio firmado con el Gobierno Vasco, los índices de descripción documentales aparecerán en la base de datos de Irargi, Badator. www.irargi.org

[1]

       Asumimos toda la tipología de archivos generados por la Iglesia, tal y como reconocen obras que son todo un clásico como los diversos artículos de Pedro Rubio y , especialmente su manual, RUBIO, P., Archivística eclesiástica. Nociones básicas. Sevilla, 1999. También son de obligada consulta las cartas circulares de la Pontificia Comisión para los bienes culturales de la Iglesia publicadas en 1997 (La función pastoral de los Archivos Eclesiásticos) y en 1999 la titulada Necesidad y urgencia del inventario y catalogación de los bienes culturales de la Iglesia. De todas maneras preferimos la denominación de archivos eclesiales para no asimilar siempre los productores de la documentación con la condición eclesiástica de parte de sus miembros.

        [1] Para el estudio de la vida del Seminario de Derio en los años 70 y para el estudio de la diócesis de Bilbao al final del franquismo, consultar BARROSO, A., Sacerdotes bajo la atenta mirada del régimen franquista. Los conflictos sociopolíticos de Iglesia del País Vasco entre 1960 y 1975. Ed. Desclée de Brouwer, Bilbao, 1995.

        [1] Para analizar este aspecto es interesante la consulta del artículo publicado por MARTINEZ, G., “El movimiento Derio”, en BARROSO, A, y otros (eds). ¿Qué pasó con el Seminario de Derio?, Bilbao, 2004

         [1] Ver decreto de creación en Boletín Oficial del Obispado de Bilbao, octubre de 1976, página 537.

         [1] Ver decreto citado en la nota 3

         [1] La recogida no se hizo por decreto episcopal, sino por la propia voluntad de las parroquias con las que se firmó un contrato de depósito que recogía el inventario de los libros recogidos. En las sucesivas recogidas de documentación se firma una relación de entrega que, en forma de anexo, se añade al contrato. Desde la puesta en marcha del Servicio Diocesano de Archivos, uno de los objetivos es la regulación de las transferencias para evitar la llegada extraordinaria de fondos

        [1] Esto se puede constatar en el informe del propio Archivo publicado en el Boletín Oficial del Obispado de Bilbao, de enero de 1980 y en las memorias anuales del Instituto Labayru (desde 1981 a 1987). También puede consultarse en “El Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia. 1976-2001”. Memoria elaborada y editada por el propio Archivo en octubre de 2001 con motivo del 25 aniversario de su creación. Bilbao, 2001.

        [1] Para el proceso de recogida consultar OJANGUREN, P., “Centralización de Fondos archivísticos diocesanos”, en I Semana de Estudios de Historia Eclesiástica del País Vasco, Homenaje a J. M. de Barandiarán y M. de Lecuona, Vitoria, Facultad de Teología, 1981 y ARANA, M., Los fondos del AHEB-BEHA, en Seminario Interno de Formación, marzo 2001 y también ENTR0000 realizada a Pedro Ojanguren y depositada en el Archivo de Fuentes Orales de la diócesis de Bilbao.

        [1] Para analizar la evolución del número de usuarios del Archivo, pueden consultarse varios artículos, por ejemplo: BARROSO, A., “Archivos para todos: Mitos y realidades.El caso del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia”, en Revista Métodos de Información, 2002 (en prensa) y BARROSO, A., PRIETO, A.B; JAUREGI, I., “El perfil y la opinión del usuario del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia” en Los retos de la normalización y las nuevas tecnologías I Jornadas de Archivística Eclesiástica, Bilbao, mayo de 2002. Edición fotocopiada del propio archivo, páginas 247 a 283. En esta aportación hacemos un estudio de los usuarios del AHEB-BEHA a partir de los datos estadísticos que tenemos desde 1976 hasta la actualidad, lo que nos permite ver la evolución del número, del tipo usuarios y de los temas de investigación.

       [1] Véase el informe presentado por el Canciller de la diócesis de Bilbao al Delegado Episcopal de Patrimonio Histórico-Cultural titulado “Pautas fundamentales para una planificación archivística en la diócesis”, con fecha de febrero de 1993. Archivo de Curia. Diócesis de Bilbao.

       [1] Ver decreto de constitución del Servicio Diocesano de Archivos / Agiritegien Elizbarrutiko Zerbitzua, en Boletín Oficial del Obispado de Bilbao, marzo, 1997, página 284. En él se especifican detalladamente los motivos de la creación de este servicio, sus funciones y las atribuciones de su directora, Anabella Barroso, como principal responsable de la política archivística diocesana para elaborar directrices, normativas y supervisar y asesorar a los diversos archivos diocesanos, incluido el Archivo Histórico. Esto último se facilita en julio de 1997 con el nombramiento de la responsable del Servicio Diocesano de Archivos como directora del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia.

       [1] Pueden consultarse otras experiencias de gestión integral de archivos y de sistemas de archivos en el campo de los archivos eclesiales en varios artículos. Por ejemplo el de FURLANI, Alfredo, “Sistematización de archivos de una provincia religiosa”. [www.merced.org.ar/guiarcba.sisare07.htm] Consulta realizada el 11 de diciembre de 2001. Más interesante es el artículo de POTVIN, Lucille, Contribution pour la definition d’une politique des archives religieuses, en VV.AA. “Arquivística e arquivos religiosos. Contributos para uma reflexao” Universidade Catolica Portuguesa, Lisboa, 2000, páginas 53-99, en el que relata su experiencia en los archivos religiosos de Canadá tomando como modelo la gestión integral que proponen ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol, Les fondements de la discipline archivistique, Presse de l’Université du Québec,1994. También en la misma obra destaca el Plano de trabalho para o desenvolvimento integrado da arquivística relgiosa realizado por la Universidad Católica Portuguesa, páginas 299-305. También es interesante la consulta de SASTRE, E., “Manual de archivos. El sistema archivístico diocesano: Archivos de la Curia y archivos parroquiales”, ANABAD, Madrid, 1999, aunque hay que señalar que esta obra al igual que la de RUBIO, P., Archivística eclesiástica. Nociones básicas. Sevilla, 1999 insisten más en los tipos de archivos y las redes de archivos que en la verdadera existencia de un sistema de gestión integral de archivos tal y como muchos autores lo definen en artículos como el de CRUCES BLANCO. E, Estrategias para la organización de un sistema de archvios. Metodología e instrumentos de desarrollo. XV Congreso Internacional de Archivos, Sevilla, 2000 o KETELAAR, E., Legislacióny reglamentos en materia de archivos y gestión de documentos: Un estudio RAMP con directrices, Paris, 1985. Otros autores también señalan la necesidad de no confundir los sistemas de archivos con la red de archivos ni con política archivística, como por ejemplo LLANSÓ, J., Sistemas archivísticos y gestión de documentos., en XV Congreso Internacional de Archivos, Sevilla, 2000.

        [1] Para ello son muy interesantes las obras de VILLOTA, I., La Iglesia en la sociedad española y vasca contemporáneas, DDB, Bilbao, 1985 y la titulada Iglesia y sociedad. España-País Vasco, Desclée de Brouwer, IDTP, 2000. También las obras de BARROSO, A., Sacerdotes bajo la atenta mirada del régimen franquista. Los conflictos sociopolíticos de la Iglesia en el País Vasco desde 1960 a 1975, IDTP, Bilbao, 1995 y de UNZUETA, A.M., Vaticano II e Iglesia local, Bilbao, Desclée de Brouwer, IDTP, 1994. Para los antecedentes inmediatos consultar MAÑARICUA, A., Las nuevas diócesis de Bilbao y San Sebastián y sus antecedentes históricos, CSIC, Salamanca, 1951, la de PEREA, J., El modelo de Iglesia subyacente en la pastoral del clero vasco (1918-1936), IDTP, Bilbao, 1991, 4 vols y VV.AA., Obispados en Alava, Guipúzcoa y Vizcaya hasta la erección de la diócesis de Vitoria, Seminario de Vitoria, Vitoria, 1964. De la misma forma son muy interesantes los materiales del Seminario de investigación de historia de la diócesis de Bilbao, celebrado con motivo de las bodas de oro de la diócesis, en el Instituto Diocesano de Teología y Pastoral y que está siendo dirigido por Anabella Barroso.

        [1] Publicado por Juan Luis Villota, asesor jurídico de la diócesis de Bilbao, en 1994 ad usum privatum.

        [1] Entendiendo por depósito únicamente aquellos fondos de carácter no diocesano que, por diversos motivos, hayan sido depositados en el archivo como pueden ser algunos archivos personales de gente no vinculada a la diócesis o los fondos municipales que, debido a diversos avatares históricos y en estrecha consonancia con la historia religiosa y civil del País Vasco, se encontraban depositados en las parroquias de la misma forma que parte de los fondos de las parroquias se halla en archivos municipales o forales, por ser los ayuntamientos los mayordomos o patronos de las iglesias.

       [1] Esta redefinición nos parece más factible desde la lectura del artículo de BERNAL, Angels; DURAN, Anna “La identifcació de fons de l’Administració a l’Arxiu Nacional de Catalunya”. Lligall, 18/2001. páginas 165-211. Es un artículo francamente clarificador.

       [1] Ver CASTILLO, C., ROMERO, A.- El tratamiento archivístico del AHEB-BEHA, una propuesta de adaptación de la norma ISAD (G) presentada en V Jornadas de Castilla- La Mancha sobre investigación en archivos: Iglesia y religiosidad en España. Historia y Archivos. Guadalajara 8-11 de mayo de 2001 (en prensa) y CASTILLO, C., ROMERO, A., “La automatización de la colección de pergaminos del AHEB-BEHA”. Homenaje al profesor J.A. Martín Fuentes, Area de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de León, 2001. También ver “Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia. 1976-2001, memoria editada por el propio archivo, Derio, 2001. Desde entonces, nuestra propuesta ha evolucionado tras un año de trabajo y reflexión de los equipos de estudio del propio archivo y la participación en la comisión autonómica de normalización. Recogemos en este artículo parte de nuestra aportación en BARROSO, A., CASTILLO,C., Normalización de la descripción archivística. Propuesta de adaptación de la ISAD (G) en el AHEB-BEHA en las I Jornadas de Archivística Eclesiástica, Bilbao, mayo 2002. Edición fotocopiada por el propio archivo, páginas 73-94. Hemos analizado y valorado positivamente la experiencia relatada por QUILEZ, J., “Adaptación de la ISAD (G) en los fondos parroquiales del Archivo Histórico del Arzobispado de Tarragona”, Lligall, nº 15, 1999.

       [1] Editado para uso interno por el propio archivo en 1983, fue dirigido por Pedro Ojanguren y elaborado con auténtica laboriosidad por Maite Arana. Es un instrumento descriptivo de gran valor para el conocimiento de la documentación parroquial del archivo y, en gran parte, todavía está a disposición del público en sala una versión resumida de ese catálogo.

       [1] Ver CASTILLO, C., ROMERO, A.- El tratamiento archivístico del AHEB-BEHA, una propuesta de adaptación de la norma ISAD (G) presentada en V Jornadas de Castilla- La Mancha sobre investigación en archivos: Iglesia y religiosidad en España. Historia y Archivos. Guadalajara 8-11 de mayo de 2001 (en prensa) y CASTILLO, C., ROMERO, A., “La automatización de la colección de pergaminos del AHEB-BEHA”. Homenaje al profesor J.A. Martín Fuentes, Area de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de León, 2001. También ver “Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia. 1976-2001, memoria editada por el propio archivo, Derio, 2001. Desde entonces, nuestra propuesta ha evolucionado tras un año de trabajo y reflexión de los equipos de estudio del propio archivo tal y como puede verse en BARROSO, A, “Descripción normalizada de los fondos parroquiales. Hacia un sistema integral de archivos en la dióceis de Bilbao”, Actas de las II Jornadas de Archivística Eclesiástica, Madrid, 2005 (en prensa).

       [1] Este proyecto se encuadra en la firma del Convenio del Gobierno Vasco con las diócesis de Bilbao, San Sebastián y Vitoria para la digitalización de sus archivos diocesanos. Fue firmado en 2000 y renovado los ejercicios 2002 y 2003. En diciembre de 2004, se procedió a la firma de un nuevo Convenio entre el Departamento de Cultura del Gobierno Vasco y las diócesis de Bilbao, San Sebastián y Vitoria para la indización y difusión por internet de los registros sacramentales de los tres Archivos Históricos Diocesanos. Este convenio tiene una duración hasta el año 2008 y se ha firmado para concluir y consolidar el proyecto de digitalización iniciado en los años anteriores.

        [1] BARROSO,A., GUTIERREZ, J.D., CASTILLO, C., AKESOLO, A • Pasos dados para la creación del SIGA (Sistema Inet de Gestión de Archivos) en el AHEB-BEHA. Una respuesta a los nuevos retos de difusión en archivos, Actas del I Congreso de la Comunicación e Información, organizado por la Asociación de Documentalistas Hispanoamericana (ADHI) en Madrid, enero 2004. Edición Digital, Madrid, 2004.

       [1] Para todas las cuestiones técnicas ver BARROSO, A, CASTILLO, C., GUTIERREZ, J.D., AKESOLO, A, CRISTOBO, L., “La respuesta del AHEB-BEHA al reto de la difusión digital en archivos”, El profesional de la Información, vol 14, nº 6, 2005, páginas 449-458

       [1] En cumplimiento de las cláusulas del convenio firmado con el Gobierno Vasco, los índices de descripción documentales aparecerán en la base de datos de Irargi, Badator. www.irargi.org

Publicado el: 14/06/2008 / Leido: 8597 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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