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Clasificación del Archivo de una Secretaría Provincial

Publicado el: 13/06/2008 / Leido: 8543 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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Clasificación del Archivo

de una Secretaría Provincial

Hna. Silvia E. Calzetti rjm.

Archivo de la Casa Provincial

Congregación de las Religiosas de Jesús-María. ARGENTINA

I CONGRESO ARCHIVISTICO DE LAS AMÉRICAS

Archivos Públicos y Privados: Métodos y Tecnologías

Santa Fe, Argentina

Agosto 2006

 

CONGREGACIÓN: RELIGIOSAS DE JESÚS-MARIA

            Clasificación del archivo de una secretaria provincial

            Se trata de un sistema sencillo, para clasificar la documentación de una Secretaría Provincial. Creo que puede ayudar a simplificar esta tarea. En la práctica es fácilmente realizable.

            Según el P. Michalak OMI, que fue el director de este curso, este trabajo no se complica ni por el número de miembros, ni por el de obras.

            Se sigue la Administración de la Santa Sede, que designa los documentos pontificios por la primera o primeras palabras del texto. Así tenemos la SERIE F (Fundamentalia), válida tanto para el archivo de una Casa General o Provincial y que abarca todo los referente a los fundamentos de la Institución.

            En nuestro caso, vamos a trabajar con tres grandes divisiones:

1.       Administración Provincial

2.       Casas

3.       Personas

            La primera, comprenderá la SERIE A (Administratio) y la SERIE O (Opera-Obra).

            He dividido la SERIE A en doce subseries que responden a: la Provincia en cuanto tal, la Curia Provincial, el Economato Provincial, Actas de los Consejos Provinciales, Informaciones sobre toda la Provincia, Capítulos Provinciales, Visitas Canónicas Generales, Visitas Canónicas Provinciales, Admisión a los votos temporales, Admisión a los votos perpetuos, Admisión al Noviciado, Estudios y Cursos.

            En la SERIE O (Opera), se archiva la documentación de todas las obras que dependen de la Administración Provincial.

            La segunda, corresponde a las Casas y se la identifica como SERIE D (Domus-Casa). En ella se encuentran los expedientes de todas las casas de la Provincia.

            La tercera, que se refiere a las Personas, se identifica como PERSONAL. Y la documentación de referencia, comprende todos los miembros de la Provincia.

            Si bien el tema principal es la Clasificación del Archivo, me parece que no puedo concluir, sin mencionar la Necesidad del Inventario y Catalogación. Son dos operaciones que si poseen finalidades y metodologías distintas aunque complementarias, no se pueden obviar. El inventario, que es el registro de todos los bienes del patrimonio archivístico, es la fase preliminar de la catalogación, que considera el bien en su conjunto y en su finalidad intrínseca. Los objetivos del primero responden al conocimiento, salvaguardia o preservación y valoración del patrimonio. Las tecnologías modernas pueden facilitar la elaboración del fichaje. La catalogación también puede realizarse en soporte de papel, informático o mixto. Los archivos son el lugar de la memoria histórica de las comunidades. Recordamos finalmente la existencia de archivos corrientes, históricos y secretos. Los primeros documentan el día a día de la vida de la comunidad.

            Con respecto a los dossier personales y otros materiales confidenciales, se puede sugerir señalarlos en los inventarios, por medio de indicaciones apropiadas.

INTRODUCCION

Creo que puede ser útil presentarles un sistema de clasificación para el archivo de una secretaría provincial. Según el Padre Michalak OMI que dirigió un curso destinado a secretarias generales o provinciales, transmitió su experiencia que puede responder a las necesidades administrativas de un Instituto religioso, sin que el número de miembros u obras, condicione el trabajo.

Trabajaremos con tres grandes divisiones:

1.       Administración Provincial

2.       Casas

3.       Personas

Si se guardan las tradiciones de la Administración de la Santa Sede, los documentos pontificios no son designados por materias o fechas, sino por las primeras palabras del texto .

La Serie F puede adoptarse tanto para el archivo de una curia general o provincial y responde a la palabra latina Fundamentalia, vale decir, todo lo referente a los fundamentos. Aquí se clasificarán aquellos documentos que avalen la instalación de una obra en determinado país con la aprobación del ordinario diocesano que corresponda. Puede subdividirse, si por ejemplo se desea incluir las aprobaciones para la apertura de nuevas obras en ciudades dependientes de otras diócesis.

Como muchas Congregaciones, ya sean internacionales o nacionales están divididas en Provincias, nos ocuparemos ahora de todos los documentos que se refieran a la administración de las mismas.

ADMINISTRACION PROVINCIAL

v       Serie A (Administratio)

A.1 La Provincia en cuanto tal. Su erección canónica. Su fundación en el país pudo haber dependido de la Casa General o bien, por afinidad de lengua, la fundación pudo generarse desde otra provincia de la Congregación, en el caso de un Instituto internacional. En cualquiera de estas situaciones, cuando las obras se han consolidado y ya no es necesaria una dependencia inmediata de la provincia que la fundó, se procede al nombramiento de una Superiora Provincial y de su Consejo, a la apertura y aprobación diocesana del noviciado, en el caso de existir vocaciones. Si con el paso del tiempo la provincia fuera más allá de las fronteras de la nación donde se originó y extendiera su misión a otro país, sería el momento de una nueva denominación, de cambiar sus límites geográficos.

A.2 Curia Provincial

Comprende toda la documentación referente al nombramiento de la Superiora Provincial y de su Consejo. Distribución de sectores de los que cada Consejera puede ser responsables, según lo establezca el servicio de gobierno. A título de ejemplo señalamos:

v       Vida consagrada vivida en comunidad

v       Vida de oración

v       Formación

v       Vida apostólica

v       Administración. Buscar medios para trabajar a favor de los pobres, según el llamado de la Iglesia en este punto.

v       Secretaría

A.3 Economato Provincial

Clasificación de los informes periódicos que la Ecónoma provincial debe elevar a la Superiora Provincial y su Consejo y posteriormente a la Ecónoma General, quien se informa sobre el estado financiero de la Provincia, controla y luego archiva en su administración. Otra documentación que puede clasificarse acá: originales o copias autenticadas de las escrituras de propiedad de las diferentes obras de la Provincia, planos de las casas, colegios u otras obras, copia de las actas de la personería jurídica para la designación de representantes legales, contratos, comodatos. También podría tener copia de los permisos otorgados por el Consejo Provincial a los Consejos Locales para efectuar reparaciones, trabajos de mantenimiento o nuevas construcciones que excedan el monto permitido a las Casas y requieran autorización del gobierno provincial. Por tratarse de una documentación que puede llegar a ser muy voluminosa, y para una mayor agilidad operacional, el archivo del Economato podría llevarse separadamente y estaría a cargo de la Ecónoma provincial. Esto facilitaría la labor de la secretaria provincial o de la persona responsable del archivo.

A.4 Actas de los Consejos Provinciales.

Constituyen una fuente valiosa para la memoria histórica. Probablemente las primeras actas estén manuscritas, en libros que ya se adquieren encuadernados y foliados. Si fueron escritas numerando y fechando cada acta y con una síntesis en el margen que ayuda a la investigación en vistas a una historia de la Institución, deben ser cuidadosamente conservados y preservados del deterioro del tiempo sobre el papel y la tinta. En la actualidad, gracias a los avances tecnológicos que agilizan la tarea, las actas pueden estar informatizadas. Con estos nuevos métodos, las actas de cada Consejo Provincial, pueden archivarse separadamente. A través de su lectura se llega a conocer cuántas situaciones adversas se vivieron por el Reino y cuántos momentos de consuelo por la misión cumplida. Aparecen en ellas proyectos de nuevas fundaciones, y quizás el cierre de algunas obras por motivos valederos. Es la vida de una Institución.

A.5 Informaciones sobre toda la Provincia.

Circulares de la Superiora Provincial. Noticias de las comunidades, estadísticas. Esto suele estar a cargo de la Secretaria Provincial.

A.6 Capítulos Provinciales

Todo Capítulo General, va precedido de uno de carácter provincial, que estudia y redacta las proposiciones a enviar. Esto queda cuidadosamente consignado en las actas, donde se puede seguir el desenvolvimiento del mismo, elección de las delegadas y suplentes al Capítulo General, y otros temas de importancia para la Provincia. También se convoca a un Capítulo Provincial después del Capítulo General, para el estudio y aplicación de las decisiones a tomar.

A.7 Visitas canónicas Generales

La Superiora General o una Delegada, visita periódicamente todas las casas del Instituto, según lo establecido en las Constituciones. Una copia de las actas de las visitas realizadas en cada casa junto con un informe sobre toda la Provincia, obra en los archivos de la Secretaría provincial.

A.8 Visitas canónicas Provinciales.

 Esta visita se efectúa anualmente en todas las casas de la Provincia. Una copia del informe de cada casa, cuyo original queda en el archivo local, se archiva en la Secretaría Provincial, para dar cuenta oportunamente a la Superiora General.

A.9 Admisión a los votos temporales

Cada novicia tiene un expediente individual, donde se consignan sus datos personales, los informes de su actuación durante el tiempo del noviciado, estudios cursados, logros académicos y otras informaciones sobre su personalidad, cualidades, etc.

A.10 Admisión a los votos perpetuos

Se arma un nuevo expediente con los informes sobre su actuación durante el tiempo de su profesión temporal, consignando datos similares.

A.11 Admisión al Noviciado

Depende de la Superiora Provincial, quien se informará de las aptitudes y disposiciones de la aspirante, y constate que no existan impedimentos canónicos. En el expediente de la postulante se guardarán todos los documentos concernientes a su admisión. La Maestra de Novicias procederá a su verificación.

A.12 Estudios y Cursos

Proyectos de especialización en ciertos estudios. Cursos de perfeccionamiento sobre pastoral, catequesis u otros.

Pueden crearse otras subdivisiones que cada institución juzgue necesarias.

Serie O (Opera=obra)

Todas las obras que dependen de la Administración Provincial. La Provincial y su Consejo, tratarán los asuntos concernientes a las mismas.

CASAS

Serie D (Domus=Casa)

En esta serie se agrupan los expedientes de todas las Casas de la Provincia. Se pueden clasificar por orden de fundación. La división numérica no es necesaria.

 

PERSONAL

 Esta división comprende todos los miembros de la Provincia: profesas, novicias, postulantes.

Se clasifican por orden alfabético del apellido.

Por razones prácticas se puede clasificar separadamente las profesas, las novicias y las postulantes. Porque los expedientes de estas últimas, se examinan más frecuentemente que los de las profesas. De este modo se agiliza la tarea a la hora de buscarlos para ser estudiados. (1)

NECESIDAD DEL INVENTARIO Y CATALOGACION

INVENTARIO

Es una operación compleja, urgente y necesaria, que debe ser realizada con rigor científico.

INVENTARIO – CATALOGACION

Como poseen finalidades y metodologías distintas pero complementarias, es conveniente distinguir ambas nociones.

El inventario que se puede definir como “de registro”, es la fase preliminar de la catalogación, que considera el bien en su conjunto y en su finalidad intrínseca.

Se puede realizar tanto en papel como en soporte informático. Este último es preferible cuando la documentación es de gran volumen. Pero el desarrollo del soporte informático no debe llevarnos a eliminar o destruir cualquier documento en papel.

Podemos reducir a tres los objetivos del inventario: conocimiento, salvaguardia y valoración del patrimonio. Conservarlo, mantenerlo, valorarlo, son aspectos relacionados con el inventario.

Como ya lo hemos dicho anteriormente, es aconsejable la utilización de tecnologías modernas, para facilitar la elaboración de fichas.

La catalogación también puede realizarse en soporte de papel, informático o mixto. Es de gran importancia la configuración de la ficha que debe tener una estructura flexible, para que a la ficha inicial se le puedan agregar otras informaciones.

La persona que rellena las fichas, asume un rol importante y debe tener la preparación adecuada para el trabajo de inventario-catalogación.

Del profesionalismo del personal que trabaja en los archivos, depende observar y aplicar las exigencias que requieren la conservación y protección de los mismos.

Los archivos son el lugar de la memoria de las comunidades cristianas.

La memoria histórica es parte integral de la vida de cada comunidad y el conocimiento de todo lo que es testimonio de la sucesión de las generaciones.

Existen archivos corrientes, históricos, secretos.

Rol importante de los archivos corrientes: documentan el día a día de la vida de la comunidad. Pero una ubicación inapropiada, compromete gravemente la memoria histórica.

REGLAMENTACION DE UN ARCHIVO DE UN INSTITUTO RELIGIOSO

Respecto de los dossiers personales y otros materiales confidenciales, algunos métodos archivísticos proponen señalar en los inventarios los papeles confidenciales, mediante indicaciones apropiadas. (2)

________________________________________________________________

(1) Método expuesto en el curso dirigido por el Padre Michalak O.M.I. , que fue organizado por la UISG (Unión Internacional Superioras Generales) en Roma, destinado a Secretarias Generales o Provinciales de Institutos religiosos. Publicado en Roma en diciembre de 1969.

(1)       Tomado de una Carta Circular de Monseñor Francesco Marchisano, Presidente de la Comisión Pontificia en la que trata el tema de la NECESIDAD Y URGENCIA DEL INVENTARIO Y CATALOGACION DE LOS BIENES CULTURALES DE LA IGLESIA.

Publicado el: 13/06/2008 / Leido: 8543 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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