La Archivística en Costa Rica. Balance y Perspectivas

Publicado el: 11/06/2008 / Leido: 11435 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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LA ARCHIVISTICA EN COSTA RICA

 BALANCE Y PERSPECTIVAS

                                                                                  

Msc. José Bernal Rivas Fernández

Sección de Archivística

Escuela de Historia

brivas@fcs.ucr.ac.cr    

Trabajo Presentado:

2do. Congreso Argentino de Archivística

Tecnología de la Información en los Archivos

25, 26 y 27 de Agosto de 2005

Plaza Real Suites Hotel

Rosario – Provincia de Santa Fe

República Argentina

     La preocupación por la historia de la Archivística y los archivos en Costa Rica ya había sido analizado en un artículo publicado en el año 1998, en el que además nos planteábamos la necesidad de profundizar más en este tema -ya de por sí complejo-, especialmente por la ausencia de investigación de base a este respecto. Sin embargo, la apertura del grado de Licenciatura en la Carrera de Archivística en el año 2004 que se imparte en la Universidad de Costa Rica, la definición de políticas de investigación y los trabajos finales de graduación que de ella se desprendan permitirán profundizar en el conocimiento científico sobre esta temática, tan necesario en nuestro campo.[1]

Introducción:

     En este trabajo esbozaremos algunos elementos de cómo se ha asentado la disciplina en nuestro medio, mediante la consideración de dos etapas a partir de un proceso que se inició en el año de 1978, con la apertura del Diplomado en Archivo Administrativo hasta la consolidación del plan de estudios, con la reestructuración del Bachillerato en Archivística, que se inició en el año 1996 y la apertura  de la Licenciatura en Archivística en el año 2004. En ambas etapas se hará referencia a algunos hechos que las caracterizan especialmente en cuanto a las tendencias dentro de las que se enmarcan y las influencias que han tenido como por ejemplo: la formación de los docentes, la literatura en el campo y los lazos con organismos internacionales a través la participación en distintos eventos.

Primera etapa. 

    

     Esta primera etapa corresponde al periodo que se inicia con la apertura del Diplomado en Archivo Administrativo, producto de un proceso en el cual participaron expertos del Consejo Internacional de Archivos, a través de distintas asesorías brindadas al Archivo Nacional, momento en el cual aún tenía un peso el concepto de Archivología, heredera de esa etapa en la cual la disciplina era considerada como un auxiliar de la Historia y en la que se debatía si debería considerarse una ciencia o una técnica y que marcha paralela a la creación de las primeras escuelas de archiveros en España.[2] Lo que se explica en gran medida, en nuestro caso, por la relación tan estrecha entre la Escuela de Historia y el Archivo Nacional, manifestada en el hecho de que los primeros docentes del Diplomado eran a su vez funcionarios de esta institución y que su formación en el campo de la Archivística había sido adquirida de manera no formal en los dos centros que hasta el momento existían: la Escuela de Documentalistas en Madrid, España creada en 1964 en la entonces Dirección General de Archivos y Bibliotecas y la Escuela de Archiveros de Córdoba, Argentina, en la Universidad de Córdoba, designada en 1972 por la Organización de Estados Americanos (OEA), como Centro Interamericano de Formación de Archiveros y que recibió becarios de toda Latinoamérica desde 1974 hasta 1988.[3]. Esta enseñanza de naturaleza no formal, consistía en cursos de capacitación, talleres y pasantías con una corta duración, impartidos ya sea por instituciones archivísticas o asociaciones profesionales, dado que en esa época no existían en el área hispano parlante, programas de formación de archivistas que condujeran a la obtención de un título formal en el campo de la Archivística, ya sea a nivel de grado o de posgrado, pues generalmente lo que se impartían eran materias aisladas, ya sea dentro de un plan de estudios de historia o de bibliotecología, lo que se ha logrado, en el caso de España hasta época muy reciente, con la creación de planes de estudios completos.[4]

          Esta formación inicial a nivel de pregrado que tuvieron los archivistas de Costa Rica, podemos ubicarla en un primer momento, en lo que Michael Cook ha señalado como la escuela teórica que se enmarca dentro de la italo-hispánica, en la que se engloba a los países hispanoamericanos, con los que se comparten lazos históricos que se traducen en  similitud en la organización administrativa y por lo tanto, en la producción documental y problemas similares de acumulación de fondos documentales de carácter histórico -en unos países mas que en otros-, por una falta de normalización de las transferencias y los expurgos. A esta situación se añade una estrecha conexión con el mundo de las bibliotecas, con los consecuentes errores, dado el desconocimiento de la naturaleza específica de la información con la que trabajan los archivos.[5]

    El concepto de Archivología se utilizó sobretodo en los primeros años del Diplomado, dado que como mencionamos anteriormente tuvo un peso importante la formación obtenida por los docentes, en España y en Argentina, quienes habían tenido la influencia de ilustres archivistas como Antonio Matilla Tascón, Antonia Heredia, Vicenta Cortés,  Carmen Crespo, Vicente Viñas, Carmen Pescador del Hoyo, para citar algunos, por un lado y Luis Piazzali, Aurelio Tanodi y Manuel Vásquez por otro, con influencia de la escuela italiana a través de la obra de Elio Lodolini; quienes  recogían una tradición milenaria de evidente influencia historicista.[6].  También es necesario hacer mención que mucha de la literatura utilizada en América Latina hasta ese momento hacía un uso indistinto de  los términos de Archivística, Archivología y Archivonomía, con la consecuente influencia, especialmente en Sudamérica, donde aún se sigue utilizando el término Archivología, no así en nuestro caso donde se adoptó la utilización del término de Archivística, quizás por el peso ejercido por la corriente hispánica que iniciara Antonio Matilla Tascón.[7].

     En los inicios, las materias que se impartían  privilegiaban la práctica archivística, compuesta por las técnicas y procedimientos empleados para la conservación activa de los documentos y para la difusión de la información y de ahí, el énfasis puesto en la elaboración de auxiliares descriptivos, como un medio de acceder a las fuentes primarias, tan necesarias para la investigación histórica y que en cierta forma reproducía la imagen romántica de los archivos como “arsenales de la historia” que se mantuvo por un largo tiempo hasta que se plantearon las reformas que condujeron posteriormente a la apertura del Bachillerato en la década del 90. Esta situación empezó a cambiar gracias a un mayor acceso a manuales, monografías, revistas especializadas y obras de referencia, ya sea en forma directa por los docentes o a través de la biblioteca especializada del Archivo Nacional,  tanto en español como en otros idiomas, que aumentaron considerablemente a partir de la década del 80; así como, debido a un incremento en la participación en simposios, congresos u otras actividades tanto a  nivel nacional, como a nivel regional e internacional, mecanismos para nutrirse de las últimas tendencias en el campo de la Archivística.

     En relación a la literatura que se ha producido en las últimas décadas, es importante señalar que la traducción  de muchas de las obras procedentes de otras áreas geográficas -en algunos casos-,  ha inducido a extender errores terminológicos, con las consecuencias que ello acarrea pues a menudo se pierde de vista el contexto y la tradición dentro de las que se enmarcan, como es el caso del término registro. Por otro lado, es importante rescatar que la mayoría de estas obras son el   producto de una mayor preocupación por la reflexión teórica, en la cual el término Archivística se ha generalizado en detrimento del de Archivología, lo que ha supuesto no solo un cambio de nombre sino una fuerte transformación, en el sentido de un proceso de independencia y búsqueda de identidad, con respecto a otras disciplinas a las que se les adscribió en el pasado y se le supeditó en los propios contenidos teóricos.[8]

     La adopción de la teoría del ciclo vital -de origen anglosajón-, es uno de los casos que mencionábamos anteriormente y que nos ha llegado a través de la influencia que ejerciera Teodoro Schellenberg en la Archivística española, a través de la publicación en castellano de su obra: “Archivos Modernos. Principios y técnicas” en 1958, ya que la obra de los holandeses Muller, Feith y Fruin: “Manual para la clasificación y descripción de los archivos”, no pudo calar en la comunidad científica; por lo que estas traducciones un tanto peculiares del inglés repercutieron en la obra de Cortés y Heredia, y marcaron el paso de la sustitución en forma definitiva del término Archivología por el de Archivística y  cuyos textos han sido los clásicos en la enseñanza que se ha impartido en Costa Rica. En el caso de Antonia Heredia, es importante señalar que en su obra: “Archivística General. Teoría y práctica”, una de las más reeditadas, nos ha dado su versión personal de los principios de Schellenberg, quien filtrara la influencia centroeuropea y ha señalado el paralelismo entre las agrupaciones documentales y los instrumentos descriptivos, conceptos que han sido trasladados  a nuestra realidad pero sin lograr una completa interiorización, como se desprende de debates recientes, en el sentido de que se ha trasplantado una terminología, sin trasplantar la realidad a la que aquella afectaba y, de ahí, la confusión.[9].

Por otro lado, también es importante mencionar, al menos en esta primera etapa, la influencia ejercida por la obra de Aurelio Tanodi: “Manual de Archivología hispanoamericana”, publicada en 1961, ya que era el  texto básico utilizado en la formación que se impartía en la Escuela de Córdoba, Argentina y alrededor del cual se intentó articular una escuela que quizás no ha tenido gran repercusión en el resto de América Latina. Por ejemplo, los términos  prearchivalía, archivalía verdadera y archivalía histórica que el maestro Tanodi utilizara para designar las edades del documento no son de uso frecuente, debido a una mayor aceptación en la teoría archivística iberoamericana del concepto de gestión de documentos, procedente de la escuela administrativa norteamericana[10] Esto se explica debido al escaso vínculo que se ha mantenido con la tradición archivística argentina y que se rompió a fines de la década de los ochenta cuando se cerró en forma definitiva el Centro Interamericano de Formación de Archiveros.

    

     La vinculación con el Consejo Internacional de Archivos ha marcado un hito importante, en la medida en que a través de publicaciones como los Estudios RAMP, las revistas ARCHIVUM y JANUS se ha tenido conocimiento de las últimas tendencias en el campo de la Archivística generadas  en otras latitudes especialmente en el mundo anglosajón y particularmente con la tradición archivística canadiense, desde donde proviene el concepto de la Archivística como una disciplina integrada, parte de las ciencias de la información, dentro de las que empezó a situársele a partir de este momento, como se evidencia del enorme desarrollo que tuvo la disciplina durante el siglo XX.

     Al panorama anteriormente señalado que evidentemente repercutió en la formación de los archivistas del país, es importante señalar el cambio que significó en el seno del Archivo Nacional, la búsqueda de cómo ampliar su radio de acción, con la promulgación en el año de 1990 de la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos, con lo que se buscaba entre otras cosas, una mayor incidencia en la producción documental, con una visión sistémica que integraba  los archivos de gestión y los archivos centrales de las instituciones de la administración pública con el Archivo Nacional, como entidad rectora de las políticas archivísticas en el país; con lo que se vino a poner a derecho una situación que de hecho estaba funcionando desde hace varios años.[11]. Especialmente porque no debemos perder de vista de que la gestión de documentos o documental, debe verse como aquel conjunto de actuaciones para lograr la racionalización y la eficacia que se exige a los mismos, en su conjunto, por lo que no puede circunscribirse sólo a la dimensión administrativa y sustraerse a la histórica.[12]

Segunda etapa:

     El posicionamiento de la Archivística integrada como parte de las Ciencias de la Información vino a marcar el rumbo de esta segunda etapa que arranca con la aprobación del plan de estudios del Bachillerato y su posterior reestructuración en el año 1999. La Archivística integrada fue planteada en el Congreso de Québec en 1992, como la teoría y práctica archivística más innovadora para abordar el manejo y tratamiento de la información documental con una metodología moderna y para poder intervenir en todo el ciclo de vida de los documentos y su entorno.[13]

La influencia de esta nueva corriente obligó a un replanteamiento de la formación que hasta entonces se impartía en la Carrera, como ya se ha mencionado, tendiendo más al desarrollo de una posición proactiva, en el sentido de negar el papel pasivo de “receptáculo” de documentos producidos por la institución para influir en el proceso de generación de documentos, estableciendo en este momento una evidente interfase con el área de organización y métodos.[14]  Con ello se buscaba incidir en las primeras etapas del ciclo vital de los documentos para evitar no sólo la explosión documental sino también brindar un adecuado tratamiento para asegurar la preservación de documentos esenciales y evitar la producción de documentos innecesarios.

     El asumir la Archivística integrada de influencia francófona, posibilitó el romper la visión que prevaleció por un largo periodo en la formación de los archivistas del país, sin distinción entre la vocación administrativa e histórica, a lo que se sumó la introducción del tema de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) -elemento clave y definitorio de la sociedad de la información-, tan necesaria frente a la generación de nuevos soportes documentales y medios de almacenamiento, hasta ahora poco utilizados en los archivos, que propician el control y gestión de una información más abundante.[15]

     Ramón Alberch plantea algunos elementos estructurales de la profesión que precisan ser revisados o que deberán transformarse notablemente por la incidencia creciente de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), a saber: la preservación de la información, la validez y autenticidad de la información y los principios archivísticos.   La inserción de las TIC ha favorecido e intensificado por ejemplo, el actual movimiento de normalización y estandarización de la descripción archivística y, por ende, de una gran multiplicidad de instrumentos de información, afectando las técnicas de descripción tradicionales y a las formas de difusión y acceso, como es el caso de la publicación en CD-rom o el uso de páginas web en Internet.[16]

     En la formación que se imparte actualmente a los archivistas de Costa Rica, a través del bachillerato y la licenciatura,  se ha buscado dotarles del instrumental que proporcionan distintas disciplinas como la Administración y la Informática, para hacer frente a las demandas de la sociedad actual, caracterizada por un ambiente en el que cada vez más prolifera el medio electrónico como mecanismo de transmisión de la información. Por lo tanto, no solo es necesario aplicar los conocimientos fundamentales de la disciplina, basados en principios teóricos de largo arraigo, como por ejemplo los principios de procedencia y de orden original, heredados de la Archivística tradicional, desarrollados para manejar cosas físicas sino también, saber cómo los podemos aplicar a la gestión de los documentos electrónicos que cada vez se hacen más presentes tanto en el ámbito de lo público como de lo privado.[17] De manera que, esta temática es un eje transversal que atraviesa todos los cursos del plan de estudios, pues la Archivística integrada también lleva implícito un enfoque sistémico, con lo que se ha superado el atomismo que caracterizaba a la Carrera en sus primeros años.

  

     El archivista como un profesional de la información debe estar en capacidad de hacerle frente a los retos en cuanto al servicio, la función cultural, la difusión y la introducción de las nuevas tecnologías, la gestión de la calidad, la transformación del archivo en un sistema de información para la toma de decisiones, la transparencia administrativa, la rendición de cuentas, los nuevos soportes, la afluencia de nuevos usuarios, el mercadeo, el documento electrónico, etc. Para ello se hace necesario reconceptualizar muchos de los principios teóricos de la Archivística, a la luz de las nuevas corrientes que propugnan por una adecuación mas que un abandono de ellos.

Terry Cook presenta ocho propuestas de reflexión en lo que denomina “nuevas formulaciones para la ciencia archivística”, centradas en: el principio de procedencia, el respeto al orden originario, el concepto de documento y de fondo, la organización y descripción, la evaluación, la preservación e incluso el archivo.[18]

      El desarrollo de la Archivística en Costa Rica es relativamente reciente, si lo comparamos con la experiencia de otros países pues no es sino hasta fecha muy reciente que los docentes han incursionado en el campo de la investigación y con ello se ha generado nuevo conocimiento, sin embargo aún se adolece de estudios verdaderamente teóricos que cuestionen la validez o la aplicabilidad de muchos fundamentos generados en otros contextos, por lo que se hace necesario fomentar el diálogo entre los archivistas tanto a nivel académico como profesional, porque no debemos perder de vista que la teoría se nutre de la práctica en esa construcción constante de conocimiento y que en el caso de la Archivística, disciplina relativamente joven en nuestro medio, se hace cada vez más necesario. 

    

Conclusiones

     En la actualidad la formación que se imparte a los archivistas de Costa Rica se debate entre romper por un lado, los vestigios presentes en los cursos, de la herencia dejada por el periodo en que existía una fuerte influencia de la Archivística al servicio de la Historia, conocida como Archivología, en estrecha relación con la investigación histórica, dónde los archivos eran vistos como centros de conservación y difusión del patrimonio documental, lejos de su función primera como servicios de apoyo a los órganos y la estructura administrativa en general y por otro lado, la necesidad de abordar la presencia de nuevos soportes y nuevos ámbitos de acción que han de asumir los archivos de cara a la sociedad del conocimiento. Esto se puede explicar en gran medida por la influencia ejercida por docentes con una formación de base en los estudios en Historia, por un lado  y por otro, las nuevas corrientes que abogan por una Archivística integrada, más interdisciplinaria, con la intervención del archivista desde el momento mismo de creación de los documentos; a lo que se suma la integración en los archivos de los documentos electrónicos y su consideración en tanto que soportes alternativos pero no sustitutivos del papel, la asunción y la ineludible ampliación de la base social de los usuarios y por tanto, la intensificación de las explotaciones informáticas de los instrumentos de descripción e información. Además, la necesidad de acometer con urgencia la implantación de sistemas de gestión integral de la documentación, con especial énfasis en la evaluación documental, y la imprescindible adopción de políticas de prevención y preservación de un patrimonio fijado de manera creciente en soportes efímeros (fotografías, videos, soportes magnéticos, papeles poco durables –fax, papel de computador, reciclado-).[19]  Temas ampliamente desarrollados en tratados y manuales, unos de carácter general, otros especializados y en artículos, que han sido las elaboraciones teóricas de mayor influencia en nuestro medio y que en las últimas décadas se han incrementado, en los que podemos reconocer la influencia francesa, la italiana y la angloamericana, que han contribuido a la implantación de la normativa archivística a nivel mundial, como es el caso de la normas ISAD-G e ISAAR-CPF, pues la estandarización es una exigencia de la sociedad de la información que también se hace extensiva a otros campos, a lo ha contribuido el trabajo de proyectos como DLM-Forum, gestado en el año 1991 e Interpares, iniciado en el año 1999 que giran alrededor del documento electrónico.[20]

La investigación sobre la evolución de la Archivística o de la Archivología en Hispanoamérica es una tarea pendiente en nuestro medio que aún no ha sido emprendida en forma integral, a pesar de los esfuerzos que se han hecho tanto en el mundo anglosajón como en España; por lo que se hace necesario propiciar este debate especialmente si estamos ante la inminencia de dar una solución al tratamiento del soporte electrónico frente al que debemos hacer valer los fundamentos teóricos vigentes hasta el momento. Sin embargo, primero se hace necesario llevar a cabo una investigación de base sobre la historia de la disciplina para conocer su impacto en la práctica archivística en cada uno de nuestros países.

 

Con este trabajo se ha pretendido dar un primer aporte pero se hace necesario aunar todos los esfuerzos que se hacen en forma individual, por lo que esperamos haber sembrado la semilla para generar trabajos similares.

        

Referencias bibliográficas

 Alberch i Fugueras, Ramón. “Impacto tecnológico y formación archivística”. En: V Jornadas de archivos electrónicos”. http://www.ugr.es/ujuarchiv/ActasV.htm

Escobedo Guerrero, Sergio. “Construcción de un modelo de trabajo de gestión documental en la organización, en el contexto de la actividad archivística”. En: Diálogos. Revista Electrónica de Historia. Costa Rica, Vol.4. No. 1 Mar-Oct. 2003

Fuster Ruiz, Francisco. “Archivística, archivo, documento de archivo. Necesidad de clarificar los conceptos”. En: Anales de Documentación. Revista de Biblioteconomía y documentación. España Vo. 2103. 1999

Heredia Herrera, Antonia. “Archivos y archiveros en la Guerra Civil y la España de las Autonomías”. En: Historia de los archivos y de la Archivística en España. Secretariado de Publicaciones e Intercambio Científico. España. 1998

Idem. “El debate sobre la gestión documental”. En: Métodos de Información. España Vol. 5(22-23) en-mar, 1998

Hernández Olivera, Luis. “La preparación universitaria de archiveros desde la perspectiva docente”. En: RIA. España No. 1. Primer semestre 2002

Peis Redondo, Eduardo. “Sistemas de gestión de archivos electrónicos”. En: El profesional de la información. España. Vol. 12. No.2. 2003

Rodríguez López, María del Carmen. “La delimitación de la Archivística como ciencia”. España. En: Cuadernos de documentación multimedia. España. Vol. 1(10), 2000

Smit, Johanna W. “Archivología, Biblioteconomía y Museología”. En: Ciencias de la información. Cuba. Vol. 30, No. 3. Sept. 1999

Szlejcher, Anna. “La formación archivística reglada: algunas experiencias en la Universidad dentro y fuera de España. En: RIA. España No. 1. Primer semestre 2002

Toro Sánchez-Blanco, Pilar. “La formación actual del archivo ante las exigencias de la sociedad de la información”. En: Arxius per a una societat d’ moderna. Recurso electrónico. España Torret, 11 i 12 de desembre. 2002

Zapata Cárdenas. C.A. “Planeamiento de la documentación”. En: BIBLIOS. Revista electrónica. Perú Número 14. Octubre-Diciembre 2002



[1] J.B. Rivas Fernández, Evolución de los archivos y de la Archivística en Costa Rica, 1998, págs. 47-48

[2] M. del C. Rodríguez López, La delimitación de la Archivística como ciencia, pág.379

[3] A. Szlejcher, La formación archivística reglada: algunas experiencias en la Universidad dentro y fuera de España, pág.94

[4] L. Hernández Olivera, La preparación de archiveros desde la perspectiva docente, pág.3

[5] P. López Gómez, La Archivística española en la actualidad: su evolución entre 1975 y 1995,pág.192

[6] E. Fournier García, Entrevista realizada el 25 de junio de 2001. A. V. García De Benedictis,. Entrevista realizada el 29 de junio de 2001

[7] M. del C.Rodríguez López, Idem, pág.383

[8] A. Heredia Herrera, Archivos y archiveros en la Guerra Civil y la España de las Autonomías, pág.189

[9] A.Heredia Herrera, El debate sobre la gestión documental, pág.31

[10] C.A. Zapata Cárdenas, Planeamiento de la documentación,2002, pág.2

[11] A. V García de Benedictis. Entrevista realizada el 29 de junio de 2001

[12] A. Heredia Herrera ,El debate sobre la gestión documental.pág.32

[13] S. Escobedo Guerrero, Construcción de un modelo de trabajo de gestión documental en la organización, en el contexto de la actividad archivística,pág.3

[14] J.W. Smit Archivología, Biblioteconomía y Museología: Semejanzas y diferencias,pág.7

[15] F. Fuster Ruiz, Archivística, archivo, documento de archivo. Necesidad de clarificar los conceptos, págs. 117-120

[16] R. Alberch i Fugueras, Impacto tecnológico y formación archivística, págs.45-47

[17] E. Peis Redondo, Op.Cit. Sistemas de gestión de archivos electrónicos, pág.73

[18] R. Alberch y Fugueras, Idem, Op.Cit.pág,47

[19] R. Albrech y Fugueras, Ramón. Unidad y diversidad: archivos y archiveros ante el siglo XXI, pág. 252

[20] P. Toro Sánchez-Blanco, La formación actual del archivo ante las exigencias de la sociedad de la información, pág.12

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