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Archivistica: ciencia de ayer, hoy y mañana

Publicado el: 12/05/2016 / Leido: 8069 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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Archivistica: ciencia de ayer, hoy y mañana

Por Mariona Corominas

Mariona CorominasLa profesión de archivero, vinculada a las transformaciones, el desarrollo y las necesidades de la sociedad, está en permanente evolución. Si hasta hace unas décadas cualquier organismo o empresa sólo tenía documentación en papel, hoy en día nadie se plantea trabajar sólo con documentos en un soporte determinado, sino que empieza a ser habitual que un archivero trate tanto documentos en soporte tradicional como electrónicos.

La rapidez con que se desarrollan las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación (TIC), y la acuciante y progresiva necesidad de información de la sociedad, obligan a los profesionales a incorporar nuevas técnicas y métodos de trabajo. Así pues, la actual sociedad de la información ha conducido al archivero a trabajar en la gestión de la información y de la documentación de todo tipo de organismos y empresas.

Organización

La ciencia archivística se fundamenta en los principios de origen y procedencia de la documentación, según los cuales un fondo documental constituye una unidad orgánica e indivisa. De este modo los archiveros concebimos la documentación producida o recibida por un organismo o empresa de una forma global y, en consecuencia, una de las funciones de nuestro trabajo consiste en organizar la documentación a partir del sistema de gestión integral.

La actividad que desarrolla cualquier institución queda reflejada en el conjunto de información que contienen sus bases de datos y en la producción documental que genera, independientemente del soporte en que se encuentre la información. Consideramos que es imprescindible organizarla con una metodología que permita acceder ágilmente a la misma en todo el ciclo de vida, desde que se crea un documento hasta que se transfiere a los depósitos del archivo para su conservación o, por el contrario, se decide su eliminación.

Es indispensable controlar en cada momento dónde y quién es el responsable de una información a fin de facilitar el trabajo al personal del organismo por un lado, y, por otro, facilitar la información a los investigadores, historiadores y ciudadanos en general. Con este objetivo clasificamos todos los documentos que genera una institución, ya sean derivados de las funciones y actividades administrativas comunes como procedentes de las acciones específicas o mercantiles externas.

Valor

El concepto de evaluación documental es una de las aportaciones más importantes de la archivística de esta segunda mitad de siglo. Toda la información o documentación producida por un organismo o empresa tiene una utilidad o un valor (administrativo, jurídico, económico...) que es distinto y variable a lo largo de su ciclo de vida. Cuando el valor documental se convierte en nulo es necesario proceder a la eliminación.

Para poder ser eficientes en nuestro trabajo es imprescindible saber qué información o documentación tenemos y dónde se encuentra. Es tan malo tener mucha información sin controlar adecuadamente o sin interés, como lagunas en el sistema de gestión de la información. Para poder consultar ágilmente la información es tan importante saber qué conservar como saber qué y en qué momento se ha de eliminar.

Consulta

En las últimas décadas el uso y la incorporación de las tecnologías en la función archivo ha propiciado un acercamiento entre los profesionales de las ciencias de la documentación. El objeto de unos y otros es facilitar la información y la documentación a los usuarios; los medios que tenemos a nuestro alcance son múltiples, pero la mayoría parten de procesos mecanizados y electrónicos (por ejemplo, el uso de bases de datos documentales).

Los instrumentos comunes de trabajo suelen ser los lenguajes documentales, bien una simple relación de descriptores controlados o bien un tesauro. Sin embargo el objetivo de ambos profesionales difiere sustancialmente cuando examinamos el tipo de información: mientras los archiveros facilitamos la producida o recibida por un organismo -ya sea producto de la gestión o de la explotación-, los documentalistas facilitan la específica de un área del conocimiento y, en consecuencia, sus fuentes documentales pueden abastar un amplio abanico de sistemas de información internos y externos.

Las TIC han revolucionado los métodos de trabajo, sobre todo gracias a las redes de comunicaciones, que han favorecido el intercambio de información a nivel mundial. El fenómeno internet ha propiciado muchos cambios en la dinámica de todos los profesionales de la información. Entre ellos los archiveros, como especialistas en la gestión de la información o documentación producida por un organismo, también nos hemos visto inmersos en las facilidades y ventajas que aporta la Red y, en consecuencia, son cada día más numerosos los fondos documentales de los archivos de las instituciones y empresas que se gestionan por intranet y/o que se pueden consultar vía internet.

Todavía queda mucho camino por recorrer y, a buen seguro, en los años venideros nos esperan muchas novedades derivadas de las tecnologías de las comunicaciones.

Jornadas de archivística: Archivando Bytes

Los archiveros somos conscientes de la necesidad de formación y de renovación que todo ello conlleva para nuestra profesión. A fin de poder aprovechar mejor las ventajas que nos aportan las TIC, la Associació d'Arxivers de Catalunya está organizando para la próxima primavera las jornadas de archivística que bajo el título Arxivant Bytes tratarán sobre documentos electrónicos.

Derecho de acceso

Finalmente, me gustaría remarcar la importancia de un hecho muy significativo acaecido en estas últimas décadas y relacionado directamente con la era de la información. Me refiero a la transparencia administrativa de los organismos públicos y al derecho de acceso de los ciudadanos a la documentación que producen.

Este precepto constitucional, fundamental para los responsables de los archivos, ha comportado un cambio en la organización, las técnicas y los métodos de trabajo. El acceso a la información ha sido uno de los nuevos retos que hemos asumido los archiveros en estos últimos años, y es para nosotros el objeto principal de nuestro trabajo.

Mariona Corominas Noguera

Presidenta de l'Associació d'Arxivers de Catalunya

http://www.bcn.es/aac/

Enlace del artículo:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1998/diciembre/archivistica_ciencia_de_ayer_hoy_y_maana.html

Archivistica: ciencia de ayer, hoy y mañana

Por Mariona Corominas

Mariona CorominasLa profesión de archivero, vinculada a las transformaciones, el desarrollo y las necesidades de la sociedad, está en permanente evolución. Si hasta hace unas décadas cualquier organismo o empresa sólo tenía documentación en papel, hoy en día nadie se plantea trabajar sólo con documentos en un soporte determinado, sino que empieza a ser habitual que un archivero trate tanto documentos en soporte tradicional como electrónicos.

La rapidez con que se desarrollan las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación (TIC), y la acuciante y progresiva necesidad de información de la sociedad, obligan a los profesionales a incorporar nuevas técnicas y métodos de trabajo. Así pues, la actual sociedad de la información ha conducido al archivero a trabajar en la gestión de la información y de la documentación de todo tipo de organismos y empresas.

Organización

La ciencia archivística se fundamenta en los principios de origen y procedencia de la documentación, según los cuales un fondo documental constituye una unidad orgánica e indivisa. De este modo los archiveros concebimos la documentación producida o recibida por un organismo o empresa de una forma global y, en consecuencia, una de las funciones de nuestro trabajo consiste en organizar la documentación a partir del sistema de gestión integral.

La actividad que desarrolla cualquier institución queda reflejada en el conjunto de información que contienen sus bases de datos y en la producción documental que genera, independientemente del soporte en que se encuentre la información. Consideramos que es imprescindible organizarla con una metodología que permita acceder ágilmente a la misma en todo el ciclo de vida, desde que se crea un documento hasta que se transfiere a los depósitos del archivo para su conservación o, por el contrario, se decide su eliminación.

Es indispensable controlar en cada momento dónde y quién es el responsable de una información a fin de facilitar el trabajo al personal del organismo por un lado, y, por otro, facilitar la información a los investigadores, historiadores y ciudadanos en general. Con este objetivo clasificamos todos los documentos que genera una institución, ya sean derivados de las funciones y actividades administrativas comunes como procedentes de las acciones específicas o mercantiles externas.

Valor

El concepto de evaluación documental es una de las aportaciones más importantes de la archivística de esta segunda mitad de siglo. Toda la información o documentación producida por un organismo o empresa tiene una utilidad o un valor (administrativo, jurídico, económico...) que es distinto y variable a lo largo de su ciclo de vida. Cuando el valor documental se convierte en nulo es necesario proceder a la eliminación.

Para poder ser eficientes en nuestro trabajo es imprescindible saber qué información o documentación tenemos y dónde se encuentra. Es tan malo tener mucha información sin controlar adecuadamente o sin interés, como lagunas en el sistema de gestión de la información. Para poder consultar ágilmente la información es tan importante saber qué conservar como saber qué y en qué momento se ha de eliminar.

Consulta

En las últimas décadas el uso y la incorporación de las tecnologías en la función archivo ha propiciado un acercamiento entre los profesionales de las ciencias de la documentación. El objeto de unos y otros es facilitar la información y la documentación a los usuarios; los medios que tenemos a nuestro alcance son múltiples, pero la mayoría parten de procesos mecanizados y electrónicos (por ejemplo, el uso de bases de datos documentales).

Los instrumentos comunes de trabajo suelen ser los lenguajes documentales, bien una simple relación de descriptores controlados o bien un tesauro. Sin embargo el objetivo de ambos profesionales difiere sustancialmente cuando examinamos el tipo de información: mientras los archiveros facilitamos la producida o recibida por un organismo -ya sea producto de la gestión o de la explotación-, los documentalistas facilitan la específica de un área del conocimiento y, en consecuencia, sus fuentes documentales pueden abastar un amplio abanico de sistemas de información internos y externos.

Las TIC han revolucionado los métodos de trabajo, sobre todo gracias a las redes de comunicaciones, que han favorecido el intercambio de información a nivel mundial. El fenómeno internet ha propiciado muchos cambios en la dinámica de todos los profesionales de la información. Entre ellos los archiveros, como especialistas en la gestión de la información o documentación producida por un organismo, también nos hemos visto inmersos en las facilidades y ventajas que aporta la Red y, en consecuencia, son cada día más numerosos los fondos documentales de los archivos de las instituciones y empresas que se gestionan por intranet y/o que se pueden consultar vía internet.

Todavía queda mucho camino por recorrer y, a buen seguro, en los años venideros nos esperan muchas novedades derivadas de las tecnologías de las comunicaciones.

Jornadas de archivística: Archivando Bytes

Los archiveros somos conscientes de la necesidad de formación y de renovación que todo ello conlleva para nuestra profesión. A fin de poder aprovechar mejor las ventajas que nos aportan las TIC, la Associació d'Arxivers de Catalunya está organizando para la próxima primavera las jornadas de archivística que bajo el título Arxivant Bytes tratarán sobre documentos electrónicos.

Derecho de acceso

Finalmente, me gustaría remarcar la importancia de un hecho muy significativo acaecido en estas últimas décadas y relacionado directamente con la era de la información. Me refiero a la transparencia administrativa de los organismos públicos y al derecho de acceso de los ciudadanos a la documentación que producen.

Este precepto constitucional, fundamental para los responsables de los archivos, ha comportado un cambio en la organización, las técnicas y los métodos de trabajo. El acceso a la información ha sido uno de los nuevos retos que hemos asumido los archiveros en estos últimos años, y es para nosotros el objeto principal de nuestro trabajo.

Mariona Corominas Noguera

Presidenta de l'Associació d'Arxivers de Catalunya

http://www.bcn.es/aac/

Enlace del artículo:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1998/diciembre/archivistica_ciencia_de_ayer_hoy_y_maana.html

Publicado el: 12/05/2016 / Leido: 8069 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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