LOS PRINCIPIOS

Publicado el: 04/06/2015 / Leido: 11581 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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LOS PRINCIPIOS

Víctor Hugo Arévalo Jordán

Es un error pensar que el archivero debe mantenerse al margen de toda actividad administrativa, esperando sólo los documentos que han de llegar para su resguardo y conservación. Anna Szlejcher comenta que “El archivero empieza a actuar desde el momento de la creación de papeles. Hasta donde le sea posible desarrollar su acción el archivero, por consiguiente, deberá preocuparse de las condiciones en que llegarán al archivo los documentos, así como de aquéllas condiciones en que se efectuará el tránsito de los mismos desde la etapa administrativa a la etapa histórica. Sería deseable, por ello, la instauración de reglas o procedimientos para asegurar la participación del archivo desde la elaboración de los legajos de documentos hasta el momento de su archivo[1].

El problema “recepcionar la documentación” no es tan sencillo, requiere de una serie de actividades y conocimientos que permiten una adecuada recepción documental. Vicenta Cortéz Alonso distingue dos aspectos en la recepción. Una Activa y una Pasiva. “recepción activa, es decir, aquélla que debe ser estimulada y normalizada. El principio de esta actividad debe tender a la participación en el proceso mismo de la producción documental, a fin de que el nacimiento y trámite, la normalización de la tipología documental, la normativa sobre la vigencia de los documentos y la programación de los expurgos, así como la recogida de los fondos, se haga de una manera sistemática y periódica. Estas actuaciones previas, por su carácter específico y técnico, son de exclusiva competencia de los archiveros, quienes a su vez deben estar en íntimo contacto con los administradores -productores de la documentación- por un lado, y con los consultantes -clientes de esa documentación- por otro, para solucionar los difíciles problemas de la perdurabilidad de los papeles, que hoy se producen en cantidades enormes”[2].

La recepción entonces no se limita a un simple esperar a que la documentación llegue por inercia propia al archivo. Necesariamente el archivero tiene que estar compenetrado en las necesidades de servicio que requiere una administración en cuanto a la documentación se refiere. Asimismo debe participar en los procesos de creación documental, en su tipología, evitando inclusive duplicidad de documentos que contengan igual información.

La recepción pasiva, se refiere sobre todo a la entrega de documentos a un sector determinado para los trámites.

Lamentablemente no existen criterios uniformes a este respecto, debido sobre todo a esa idea que se tiene que el archivo debe permanecer inactivo con un depósito de papeles. De ser así, la Ordenación y la Clasificación, no se justifica como conocimiento archivístico. La mayoría de los sistemas administrativos consideran a las oficinas receptoras de documentación en trámite a un nivel dependiente de Secretaría General, Administración, inclusive, separándolas y colocándolas muchas veces por encima del Archivo, sustentándose con una legislación y un manual de procedimientos, pero sin criterios técnicos que permitan un eficaz desenvolvimiento.

 Las unidades receptoras cumplen la función de contacto del archivo con la administración y con el usuario. Sus funciones esenciales son la atención del público en general; usuarios; terceros; a las distintas unidades administrativas de la institución que generan al archivo, a los investigadores en general y si la naturaleza del archivo permite la difusión de sus contenidos, es substancial en el campo educativo. Es un campo no muy explotado por la teoria de los archivos.

Las unidades receptoras, en la Argentina son propiamente las Mesas de Entradas y Salidas, encargadas de todas las cuestiones de trámite, entrega de fondos (con inventario), comprobación de inventarios con los fondos documentales, registros de entrada.

La participación del archivero viene a mano por el hecho de que para aplicar los principios, debe conocer la procedencia de ellos y establecer así las distintas tareas que le corresponde.

Tampoco debería sorprendernos encontrarnos con mensajes como “Ordenar y clasificar no son operaciones exclusivas de los bibliotecarios. Todos ordenamos periódicamente libros o fotos. La clasificación es un acto mental que practicamos a diario casi sin darnos cuenta, de tan natural como es: cuando seleccionamos tomates en la tienda de ultramarinos o cuando observamos pasar los transeúntes, repartimos instintivamente estos objetos en distintas categorías que corresponden a nuestra clasificación personal. Sin embardo, no sentimos la necesidad de recurrir a un lenguaje de clasificación”[3].

Desde el punto de vista archivístico, hablar de ordenación, clasificación, es dirigirnos directamente al establecimiento de los principios archivísticos.

Papritz, se cuenta entre los primeros archivistas que se interesó en los sistemas modernos de archivos holandeses, para lo cual se interesó en los principios que regirían el orden de los documentos en los archivos, considerando que la ordenación cronológica o numérica fue abandonada, para realizar un sistema de archivos por materia, imitando una práctica Alemana establecida[4]. Así mismo, el profesor H.O. Meisner aseguraba que sólo había dos principios de ordenación, el de procedencia y el de pertinencia, de los cuales todas las demás formas de ordenamiento son variaciones.

Van Der Gouw, Van Hoboken, Panhuysen y Hardenberg llegan a otra conclusión en Nederlandse archieftarminologie (Terminología archivística Holandesa)[5].

Los holandeses, le atribuyeron un significado limitado al término precedencia. S. Muller define a este término en 1908 como: "El Principio de Procedencia (herkomstbeginsel) es el método de ordenamiento de archivos de acuerdo con el cual todo documento se lleva el grupo de archivos y a la sección del grupo a la que pertenecía el grupo cuado el grupo era aun un organismo vivo"[6].

Pero debemos comprender que este principio se refiere solamente a los documentos individuales. Los grupos de archivos tienen un orden interno. Lo cual parece contraproducente anunciar un Principio de Orden Original, considerando que todo documento administrativo nace con un orden determinado, que no debe ser afectado. Por esta misma razón, Muller, menciona la sección a la cual perteneció originalmente el documento.

El procedimiento archivístico parte de su misma historia, señala el origen de los papeles que encierra. La Clasificación constituye un destacado método documental escalonando desde las grandes agrupaciones de documentos hasta la pieza simple. La pieza documental está constituida por la mínima unidad documental, sea el documento, expediente, o la pieza documental en algunos casos, como unidad indivisible.

 Las primeras agrupaciones reunidas en atención a su origen, son los Fondos integrados por documentos procedentes de una Institución o Administración importante que tiene una organización, funciones y fines conocidos y cuya historia, a su vez, determina naturalmente la segunda categoría de las divisiones:

Los Grupos, cada uno de éstos quedará constituido por los documentos producidos por las grandes divisiones de la Institución que constituyen las divisiones encargadas de las diversas funciones desarrolladas para la consecución del fin o fines encomendados.

Las series están integradas por otras unidades menores, los Tipos Documentales, entendiendo como tales no sólo el papel, singular, sino la pieza, que constituye un todo que no puede ser separado porque las partes que lo integran, tienen sentido en cuanto están unidas al conjunto, como sucede con el expediente.

Sobre el término “colección” es necesario precisar que en algunos textos, en lengua española, y en algunas traducciones, la palabra colección es usada impropiamente, al emplearse como sinónimo de fondo archivístico.

Se trata de una acepción del término, introducida desde hace tiempo en el uso, pero en tal caso es necesario aclarar el significado. Observa Sir Hilary Jenkinson: “Yo querría que la palabra colección fuese prohibida en el vocabulario archivístico, solamente para establecer este importante hecho”; es decir que los archivos no son "coleccionados[7]. Y Antonia Heredia precisa: "La idea de colección es ajena al archivo"[8][9].

Las colecciones de documentos, se consideran de todos modos, como agrupaciones artificiales de papeles (hablamos de archivos) que deben su formación a causas distintas a la actividad administrativa de una entidad o individuo y que, de procedencia o carácter misceláneo, obedecen a otras razones, como ser coleccionismo, investigación, y hasta hobby. Y que de alguna forma se encuentran depositadas en los archivos. Las colecciones denominadas particulares, que pertenecen a personas con cierto renombre público o cuya profesión les obliga a generar, recibir y documentarse, bien pueden ser consideradas orgánicos, en virtud de que cuentas con status jurídico.

Pese a que los documentos pueden clasificarse desde distintos puntos de vista, sea de acuerdo a la entidad, dependencia u oficina a la que pertenecen, conforme también a las distintas disciplinas científicas, temática administrativa, etc., hacemos énfasis en una clasificación que agrupe a los documentos de una organización de acuerdo a la naturaleza y complejidad de los datos e información que implica el desempeño de cada una de ellas. “Un archivo no puede estar ordenado ni descripto de cualquier manera. No puede estar ordenado  ni descripto, desde luego, de la manera que se ocurra subjetivamente al archivista, pues de ahí se seguiría el peligro de cambiar una y otra ves de sistemas, pues los puntos de vista son por esencia variables si son subjetivos, y un archivo en esas condiciones nunca estará realmente organizado”[10]. De ahí nuestro interés de conocer algunos principios. Sobre todo el Principio de Procedencia, aplicado con mucho entusiasmo.

La Nederlandse archiefterminologie dice: "El Principio de Procedencia es el principio por el cual todo documento de archivo debe volver al grupo de archivo desde el cual se origina y dentro de este grupo, a su sitio original".

Acostumbrados a recibir sin analizar las consecuencias, podríamos sorprendernos que Muller, Feith y Fruin mencionan  superficialmente la división de grupos en los archivos (respect des fonds), pero si encontraremos una noción definida como el principio de destino, señalando que es su destino y no el contenido sustantivo del documento, lo que determina el lugar que se le asigna en el grupo de archivo. Se define entonces así: " El principio de destino es el principio por el cual todo documento debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destinó de acuerdo con su naturaleza".

Para comprenderlos mejor, los holandeses establecen para diferenciar que el principio de destino constituye una operación activa, dedicado a documentos particulares, en términos estrictos, compondrían una colección, o producción personal de documentos, que por razones históricas, pueden ser conservados en los archivos. Mientras que el Principio de Procedencia es solo una derivación o cualidad pasiva que se ocupa de todos los documentos producidos por una entidad productora, esto nos lleva a pensar que mantener el orden original de la entidad productora, se convierte en un requisito para la aplicación del Principio de Procedencia.

Pero, para mejorar nuestra visión o confusión, depende del ángulo visor del archivero, se menciona también en la Terminología Archivística Holandesa el principio de estructura archivística (structuurbeginsel):"El principio de la estructura archivística es el principio por el cual un grupo de archivos es un todo, es la estructura teóricamente determinada que no debe ser alterada por un sistema de ordenamiento ajeno a este grupo de archivos". Generalmente el Principio de Procedencia se entiende por este principio.

Para estos principios obtenidos hasta ahora, siempre existe la condición de restaurar el Orden Original, dado que por tendencia natural, los documentos llegan al archivo por partidas; porque molestan en alguna oficina, porque no hay mas espacio, lo que implica desorden, hay que ordenar.

La condición de restaurar o restablecer el orden interno impuesto por la entidad productora se denomina, el principio de restitución (restauratiebaginsel): "es el principio por el cual, cuando se reordena un grupo de archivo en primer lugar, se debe restablecer el orden que ya existía en ese grupo; después pueden introducirse las mejoras de acuerdo con las principales ideas subyacentes de ese orden". Este principio genera interpretaciones confusas que nos llevan a pensar en el Principio de Pertenencia y en el principio de la estructura administrativa, citado en los Principios de la tecnología Archivística alemana, (Grundzüge einer deutschen Archivteminologie) y descrito como " Regulierendes Registraturprinzip", (Principio Regulador de Archivo)[11].

En el sentido anteriormente señalado consideramos la clasificación como un proceso que consiste en agrupar dentro de una misma categoría a todos los documentos cuyos caracteres, datos, información contenida, son apreciablemente similares como para justificar la exigencia de demanda de información en cuanto a conocimiento, experiencias y contenidos sustantivos.

Una vez que todos los documentos están clasificados, naturalmente estamos en condiciones de conocer los distintos tipos documentales existentes en la Institución.

La Ordenación y la Clasificación en el archivo y en la Archivología son prácticas fundamentales y tiene características propias de esta ciencia; permite dar un orden natural a los documentos, básicamente son tres los elementos que se consideran para una clasificación archivística[12].

El primer elemento a considerar es el acto: hecho o acción, a que los documentos se refieren, es considerado como la unidad básica de la Clasificación, las acciones, efecto de hacer, se efectúan para lograr un objetivo, claro y específico para cada organización o entidad. El acto es considerado como la manifestación de la voluntad humana en su interregno social, es el hecho voluntario que tiene la capacidad de crear, modificar o extinguir relaciones de derecho, generando de esta forma documentos con la validez legal que le sustenta. La acción puede no tener sentido, pero el acto siempre tiene un sentido, sutil diferencia que nos permite enfocar distintos aspectos de la clasificación.

Los actos son componentes intrínsecos de las Actividades encaminadas al logro de una función. El acto es la facultad de obrar el conjunto de las operaciones o tareas propias de una persona o entidad. Las tareas, debemos recordarlas para comprender alguno de los principios, suelen decirse administrativamente actuaciones. Las actividades crean los documentos de archivo; los documentos no son creados con miras al Archivo ni con la idea que futuros investigadores de historia buscarán en esos papeles la sustancia histórica, los documentos son creados por determinadas necesidades de comunicación.

La función, es la responsabilidad asignada a cada dependencia de una organización. Es la capacidad de acción de un ser, apropiada a su condición natural o al destinado por el hombre, es la acción y ejercicio natural de un empleo u oficio.

Para las instituciones del estado, las funciones están enmarcadas en un decreto, cuando no, en un reglamento interno o manual de funciones que cubre la gama de acciones y que el archivero está en la obligación de conocer.

 A cada Función le corresponde una serie de actividades y a cada actividad una serie de actos.

 Las actividades a su vez se subdividen en Sustantivas y Facilitativas.

Las actividades sustantivas: Son las actividades de fundamento, son las labores técnicas o profesionales propias de determinados organismos, estas actividades son específicas y relacionadas con las funciones institucionales.

Las actividades Facilitativas: Son las actividades de apoyo, están más relacionadas con las actividades internas de la institución.

 El segundo elemento a considerar es la Estructura orgánica: de la entidad productora. Los documentos reflejan en sí organicidad, puesto que el remitente da su situación, su ubicación dentro del organismo en el que se desarrolla. La Clasificación entonces respetará esa organicidad institucional. Para lograr una buena comprensión de la Clasificación es conveniente que el archivero efectúe un estudio del organigrama de la institución a la que pertenece, así podrá delimitar las funciones y actividades con mayor claridad.

Unidades de ordenación. Cuando hablamos de la Estructura orgánica, establecemos las unidades documentales aplicables a a las estructuras; Schellenberg efectúa una división que se acomoda a las exigencias de la clasificación, primero las divide en Unidades Mayores, Intermedias y Menores.

Unidades mayores. En esta división se toma en cuenta los fondos, los grupos documentales, las colecciones y las secciones.

Los fondos documentales son todos los documentos correspondientes a una institución o instituciones de acuerdo con las necesidades de clasificación de cada archivo.

Los grupos documentales corresponden propiamente a las funciones generales de la institución, los factores de formación se deben principalmente a los orígenes administrativos, a la cantidad de documentos.

Las colecciones derivan de particulares que efectúan donativos documentales a los archivos.

Las secciones son empleadas como auxiliar de subdivisión, sobre todo cuando la entidad productora de documentos es muy amplia en sus funciones. Corresponde aclarar que las secciones corresponden al método español de clasificación.

Unidades intermedias. En esta división se toma en cuenta los subgrupos documentales, sub-secciones y series.

Los Sub-grupos son unidades que se forman de acuerdo a las actividades y se acomodan dentro de los grupos, obedecen esencialmente a la estructura orgánica de la institución generadora.

Las sub-secciones, tomados también del método español, en la misma forma que en los grupos o unidades mayores, se emplean para auxiliar las divisiones en casos de documentación demasiado amplia o abundante.

Las series corresponden a las unidades Intermedias, básicamente es la materia prima del archivo, son conjuntos documentales del mismo tipo, que tratan el mismo tema, originados por las actividades, por consiguiente se ordenan en consecuencia a estos factores.

Unidades menores. Propiamente son las piezas documentales, se trata de documentos aislados, agregados de documentos que deben ordenarse procurando darle siempre un lugar de acuerdo a las actividades, o bien de acuerdo al orden que se le impuso cuando estaba en el trámite o el orden original.

El tercer elemento a considerar es el orden interno: puede encontrarse con la división por asuntos y dentro de los asuntos por materias (principalmente para la descripción). Debemos tomar en cuenta que la clasificación por asuntos, si se ha comprendido bien lo referente a las actividades será fácil, pero posiblemente encontremos materias que sean generales a toda la institución pero que se desenvuelven de manera separada en cada actividad, para estos casos se sugiere que la Clasificación por materias se efectúe en los auxiliares descriptivos y no en la Ordenación, por la sencilla razón que al efectuarse en la ordenación, alteraría la organicidad documental y en un caso dado, podría ser motivo de extravío de los documentos aludidos.

Bien, volviendo al tema de los principios: nos encontramos también con la definición del principio de estructura administrativa tal como se da en la terminología archivística Alemana; combina dos conceptos en la terminología Holandesa. Se da el caso que el orden de los documentos en el archivo corresponde no sólo a las funciones de la entidad productora del documento si no también a su organigrama. En Holanda y en algunos países, existen instituciones en las cuales el orden de los documentos se establece bajo normas de trámite, estableciendo sus flujos de acuerdo a las funciones, sin tener en cuenta la organización de los cargos y sus tareas especiales. Es correcto entonces que se enuncien el principio funcional (Funvtioneelbeginsel) y el principio de organización (organisatiebaginsel), de los cuales solo el último puede traducirse como el principio de estructura administrativa: "El principio funcional es el principio por el cual las divisiones, tanto en la creación como en el ordenamiento de un grupo de archivo, se destina por la subdivisión de la tarea de la agencia o la persona que origina o cree en un grupo de archivo"[13]. Este principio es básicamente diferente del principio de pertinencia, el orden, en el primer caso, se establece objetivamente en las funciones de la entidad productora, en el segundo caso, el orden se basa en una división teórica. Si puede llegar a nivelarse con el Principio de Orden Original. Pero continuando con esta variedad de principios, observamos que el principio de estructura administrativa se define como "El principio de organización es el principio por el cual tanto en la creación como en el reordenamiento de un grupo de archivo, los subgrupos se derivan tanto de la organización de la agencia creadora como de la organización de la administración de la agencia". Este principio como podemos observar, nos da la pauta de ser el antecesor del Principio de Procedencia, no lo considero así con el principio de pertinencia.

"El principio de pertinencia (pertinentiebeginsel) es el principio por el cual tanto en la creación como en el reordenamiento de los grupos de archivo, los ítems deben ordenarse de acuerdo a los temas a los cuales pertenece sin tener en cuenta su destino ni su procedencia". Consideramos que este principio nos sirve solo como aclaratorio de los otros principios, es decir comprendemos mejor los otros principios cuando conocemos ambos enunciados, pero en la aplicación es prácticamente inaceptable, puesto que volveríamos a los archivos “fabricados” por historiadores, es decir, netamente temáticos.

Hemos observado que no existe uno o dos principios, sino que existen varios, tomamos la escuela holandesa para este estudio de modo que podamos comprender que existe una amplia creatividad sobre el tema de los principios. De estos principios, los de estructura y restitución de archivos se han sustentado por mucho tiempo.

Podemos apreciar que el problema de establecer un orden documental en los archivos es una preocupación permanente, no resuelta aun, pero que este camino prácticamente se detiene en los países de habla hispana con la aceptación general del Principio de Procedencia, dada su fácil comprensión y aplicación a los estamentos teóricos.

Los inicios del Principio de Procedencia, (término admitido como inadecuado porque no enfatiza la diferencia con el Respeto de Fondos[14]), se orientan a Max Lehmann como el autor de "The Regulations of July 1, 1881" las cuales en el Privy State Archives prescriben: "respeto para cada orden original y para cada designación original". La discusión se origina cuando se dice que las Regulaciones de 1881 fueron bosquejadas por Max Lehmann y adoptadas en una conferencia de funcionarios del Privy State Archives, presidida por su director, Heinrich von Sybel Director de los Archivos Estatales Prusianos (1875 hasta 1895), quién dio sanción oficial y autorizó su aplicación. Es a Meinecke a quien se le debe algo de la información sobre los orígenes del Principio de Procedencia[15].

El Principio de Procedencia tal como lo conocemos, deviene del respect pour les fonds enunciado en los reglamentos que Ministro de Instrucción Pública de Francia, Guizot, promulgó como en 1839.

El Respeto de los fondos, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza, provenientes de una administración, de un establecimiento, o de una persona natural o moral determinadas[16].

Esa palabra "procedencia" como sello de calidad de los archivos ha dado a la archivística una posición superior en las mentes tanto de algunos historiadores como de los archivistas.[17]

Tanto la Clasificación como la Ordenación deben respetar la naturaleza orgánica de la institución. La ordenación no es y no puede ser subjetiva, obedece a factores preestablecidos por el mismo organismo, asimismo tiene dos principios que encierran en sí toda la problemática de la ordenación.

Podemos apreciar entonces que el Principio de Procedencia crea algunas confusiones terminológicas, sobre todo cuando se habla en términos de archivística. El Dr. Gunnar Mendoza nos advierte de esta situación "pero lo que el principio establece no es la procedencia literal sino archivística"[18]. Por medio de este principio se establece que los documentos deben agruparse de acuerdo a la procedencia, que se la considera no como del lugar que nace el documento, sino más bien el lugar donde ha sido archivado, donde ha concluido sus fines primarios, para evitar este tipo de interpretaciones, se considera necesario dividir el principio en dos conceptos, sin alterar su esencia. Denominemos entonces Principio de Procedencia al lugar donde se origina el documento, y el Principio de Pertenencia, al lugar donde el documento ha continuado su trámite y ha cumplido sus fines.

En la ordenación tenemos entonces la Entidad Productora, y la Entidad de Pertenencia. Un individuo efectúa un reclamo sobre cobro indebido a la renta. El documento sigue su trámite en las dependencias de la renta hasta que emane una resolución, sea esta positiva o negativa, el Principio de Procedencia será entonces el individuo, que al gestionar el reclamo ha dado movimiento a una serie de funcionarios relacionados por sus actividades con la naturaleza del reclamo, pero este individuo no se lleva el expediente, el expediente con la resolución se queda en la institución donde fue gestionado, encontramos entonces el principio de pertenencia. Naturalmente este documento pertenece al archivo de la renta.

“Hoy se puede afirmar que, guardados ciertos matices, el principio del respeto de los fondos, o Principio de Procedencia es admitido universalmente como la base de la archivística teórica y práctica. Ciertamente ha dado lugar a ciertas críticas, pero generalmente recaen sobre tal o cual aplicaciones, y no sobre el principio mismo. Con pleno derecho se puede esperar que nunca más será objeto de discusión fundamental[19], porque constituye una adquisición definitiva de la archivística”[20]. Personalmente considero que aun nos queda por descubrir mejores resultados e interpretaciones sobre este tema. “En su formulación actual el Principio de Procedencia establece que los documentos deben agruparse en el archivo, de acuerdo con las entidades de procedencia aplicada a los documentos acaba adquiriendo una condición equívoca. Así, una nota enviada por el Presidente de la República al ministerio de Relaciones Exteriores debería agruparse entre los documentos de la Presidencia de la República pues de allí procede literalmente; pero lo que el principio establece no es la procedencia literal sino la archivística”[21].

El principio de orden original: Establece que la documentación debe conservarse en el orden que recibió durante su función administrativa. Es mucho más simple manejarse con este principio, porque en realidad contiene a varios principios de los estudiados, pero, de acuerdo a la tradición administrativa de cada lugar, debe ser interpretado acorde a las necesidades de cada institución.

Establecemos entonces una generalidad para todos los archivos, que la documentación debe ordenarse respetando la pertenencia natural y el orden en el cual se produjo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y DE ORDEN ORIGINAL.

En la actualidad, todo proceso archivístico se sustenta en los Principios de Procedencia (PP), Orden Original (OO), que nos permite hablar de una metodología Archivística. Estos principios conforman todo un sistema para preservar y organizar los documentos de acuerdo con su función inicial y ordenación.

Uno de los hitos de este procedimiento podemos considerar a la centralización del primer archivo de carácter Nacional realizado en Francia en 1794: Que se enfrenta con organizar archivos recibidos de los distintos departamentos que conforman la división política de Francia. Entre 1839 y 1841 se adopta la práctica del principio de respect des fonds que es una de las formas originales de lo que sería el Principio de Procedencia (PP), como lo observamos en anteriores parrafos, este principio trata de establecer que los documentos de un departamento debe conservarse en su integridad, evitando fraccionarse y dispersarse, pero este principio pero no establece aun el orden en que debe mantenerse dentro de cada departamento.

Posteriormente, los archiveros alemanes, en 1881, enunciaron la ordenación archivística combinando el Principio de Procedencia (PP) con el del Orden Original (OO), manteniendo la estructura original del archivo donde se crearon los documentos. Continuaron con el trabajo los Holandeses: Samuel Muller, J.A. Feith y R. Fruin. En 1898,  en su Manual de archivos enunciando las dos normas fundamentales. La primera: Una colección archivística conforma un todo orgánico, derivado de una fuente u oficina creadora común. La segunda: el orden archivístico original y toda la estructura no es un resultado casual, sino una consecuencia lógica de la organización de un cuerpo administrativo de cuyas funciones producen los documentos.

La procedencia da importancia: A la Entidad creadora de los documentos en vez de quien los conserva. A la relación recíproca entre los documentos y quienes los crearon.

Esto nos lleva a comprender dos aspectos primordiales archivísticos: los documentos en sí y el entorno en el que fueron creados.

Debemos aclarar que la aceptación del orden creador no es sustituto de un sistema de clasificación, sino que la clasificación esta sujeta a estos principios o a los principios que se adopten. Michel Duchein expresa que sin el Principio de Procedencia (PP) toda tarea archivística es arbitraria, inexacta y subjetiva, por la sencilla razón de que todos los documentos pueden ser clasificados temáticamente de dos o tres maneras.

El Principio de Procedencia (PP) juntamente con el del Orden Original (OO), facilitan la organización archivística y descripción de los fondos documentales. Schellenberg nos hace comprender con mucha facilidad, que es clara la información que revelan los documentos en su relación con sus funciones de origen.

El principio del orden original: Los alemanes formularon que los documentos deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad de la dependencia que los creó. Teóricamente el orden original debe ser retenido si satisface las condiciones:

-Preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes.

-Proveer información acerca de la creación y uso de los documentos o sobre las actividades que testimonian.

-Agregar valor a los archivos al ser una evidencia objetiva de una actividad determinada.

La cuestión de la automatización de documentos nos recuerda que el orden original está basado en la presunción de que la estructura general de los documentos de una repartición puede y debe reflejar su estructura organizacional. El Principio de Procedencia (PP) y el Orden Original (OO), conforman un sistema de organización coherente para los archivos[22].

Cuando decimos que la descripción es una técnica documental empleada en los archivos, a fin de conocer el contenido y la ubicación de los documentos, comprendemos que existen una serie de actividades que tienen una sola finalidad, revelar la índole del contenido documental, pero cuando hablamos de Ordenación y Clasificación, hablamos de dos técnicas a emplear, aparentemente distintas, los cual se manifiesta en expresiones de poca comprensión al nombrar a esta etapa en el trabajo archivistito, es decir, hablamos de dos términos semejantes en apariencia pero distintos en su aplicación, Esta situación genera dudas fundamentadas, conlleva problemas de definición y comprensión, ambos términos tienen un alcance similar, son genéricos en su concepto, y sirven a un mismo fin: ordenar y clasificar, se utiliza, se recomienda, pero queda aun por discutir que se quiere decir cuando hablamos de Ordenación y Clasificación documental.

Ni ordenar es clasificar, ni clasificar es ordenar, cuando vemos una definición que enuncie "ordenar es clasificar" o lo contrario, cuando veamos que dicen "clasificar es la acción de ordenar", es evidente que no están muy claros los conceptos. Independiente que obviamos un principio de la lógica, la que enuncia que una cosa no puede ser otra en el mismo tiempo y espacio.

Los conceptos de Ordenación y Clasificación, con algunas variantes, vamos a ver en distintos apuntes y tratados, esas variantes hacen más valedero el enunciado de estos principios, puesto no tienen la rigidez matemática, pero si tienen la flexibilidad suficiente como para no salir del margen dispuesto por la definición. Inclusive se habla de ambos indistintamente, como si se trataran de sinónimos. Lo importante es que hay una constante que quiere resolver este problema, que no es el único, en Archivología.

Erminda Bobone, quien fuera profesora de la Escuela de Archiveros de Córdoba, escribe refiriéndose al orden de los términos, es decir, primero se clasifica luego se ordena, orden seguido por algunos docentes en la materia: “Veamos cómo se produce tal anterioridad en el caso de los Archivos Históricos y en el de Archivos Administrativos.

En los primeros pueden a su vez presentarse dos casos: que la documentación esté organizada de antiguo, bien, mal, o regular, y el archivero por lo que respecta a la clasificación sólo ha de llevar a cabo una crítica seria reclasificando desde fuera sin alterar lo establecido, o que la documentación esté totalmente desorganizada y entonces tras el estudio de los organismos que reflejan la documentación, sus atribuciones, funciones y actividades, reconstruir y plasmar la organización de los fondos.

En el caso de Archivos administrativos, la clasificación viene dada, encauzada por la misma producción del documento: es un proceso natural. Al formarse los expedientes dentro de la entidad productora nacen orgánicamente cumpliendo sus funciones administrativas. Teóricamente el archivero integrará los documentos dentro de las clases o grupos que ya están determinados por la misma actividad del organismo de donde proceden.

En ambos casos la ordenación seguirá a la clasificación.”[23] En estas breves palabras, hemos cruzado todas las definiciones holandesas y alemanas.

Cuando observamos definiciones que dan por sentado que los documentos se clasifican por materias, es de pensar que dicha persona es bibliotecaria, y quiere abordar el tema desde su experiencia, debemos comprender entonces que en lugar de materias, los archiveros hablamos de asuntos, salvo que estemos hablando de información científica contenida en los documentos, pero eso prácticamente y por el momento, es una exquisitez de los archivos. Y aún así, incluyendo el término Materias, la metodología tan variada sobre estos dos términos, hace al tema muy confuso en la actualidad.

La cuestión es que si consideramos ambos términos, como se presentan, aplicando letra muerta como pretenden muchos, o incorporamos otros términos que compliquen más la situación. Es cierto que pueden surgir algunos términos más propicios a los archiveros, sobre todo para aquellos que quieren huir de la influencia de la bibliotecología. Debemos comprender que una terminología similar puede ser utilizada considerando que su significado ha de cambiar de acuerdo al contexto en cual se desarrolla dicho término. De ahí que algunos archiveros, prefieren hablar solo de ordenación, y no de clasificación, otros buscan apoyo científico para comprender el término clasificación, inclusive podemos observar una tercera alternativa, en la que se quiere hablar solamente de organización de los archivos, éste término, contribuye a aumentar el estado indefinido de lo que pretendemos todos.

Theodoro Schellenberg nos marca las pautas de estos términos en su libro Archivos modernos.[24] “El problema del ordenamiento de archivos en sus aspectos teóricos e históricos ha sido de gran interés para los archivistas de varios países y las líneas generales de un desarrollo que culminó en el famoso Principio de Procedencia fueron ejecutadas convincentemente[25] Lo que ha recibido menos atención son los rumbos del pensamiento histórico que ayudaron a perfilar la teoría de archivos, las circunstancias bajo las cuales la idea teórica se tradujo en acción, y no pocos fueron los hombres que ayudaron a liberar la profesión de archivos de la influencia de ideas ajenas a sus tareas”[26].

Ordenar y Clasificar son dos técnicas, perfectamente diferenciadas y esenciales, dentro de las cada vez más complejas tareas que desempeñan los archiveros.

A fin de no extendernos más, analicemos cada definición, para ver si podemos acercarnos a una realidad. Primero analizamos entonces la ordenación y luego la clasificación, y para aquellos entusiastas, analizaremos la diferencia con organización.

 

LOS CONCEPTOS

Arrastramos permanentemente problemas de lenguaje, tratamos de extraer significados adecuados a vocablos comunes, que por comunes arrastran conceptos errados, decimos archivística en lugar de archivología, conceptualmente son diferentes, uno habla de técnicas aplicadas, y el otro habla de generalidades y teoría, decimos documentación en lugar de documentos, cuando a la hora de interpretar, son diferentes. La documentación es información procesada, “La expresión mas generalizada la proporciona la Federación Internacional de Documentación: "el término de documentación se refiere a la creación, transmisión, colección, clasificación y uso de documentos; los documentos pueden definirse en forma amplia como un documento registrado en cualquier formato"[27]. De acuerdo con esta definición, la documentación tiene un carácter universal que abarca todo conocimiento, sin importar el medio y la forma en que se encuentre registrado y los métodos para implementar su uso. Si el alcance de la documentación es tan amplio que requiere alguna delimitación para propósitos prácticos, también comprende una progresión lógica de actividades, familiares al archivista orientada hacia el uso de documentos.”[28] Los Documentos son productos de las distintas actividades en las instituciones, estas actividades responden a procedimientos administrativos, la institución que los origina, los consulta periódicamente de acuerdos a sus necesidades de información, razón por la que le interesa conservar su información. De ahí la necesidad de generar procedimientos, técnicas y métodos, que permitan localizar los documentos requeridos en un tiempo mínimo. De ahí que se recomienda que los documentos deban estar “debidamente clasificada y dentro de su clase convenientemente ordenada”[29] Este concepto esta justificado de acuerdo con el mismo texto de Bobone cuando justifica que “Quizá para alcanzar la imagen diferencial entre una y otra actividad, podemos acudir a dos verbos que nos den una impronta clara. La clasificación va unida a la idea de separar, la ordenación a la de unir”[30].

Es aceptado por todos los archiveros que utilizan estos términos en su bagaje cultural y curricular, que Clasificar es separar, dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los elementos de cada grupo estableciendo una unidad de acuerdo a determinados aspectos o caracteres, principalmente considerando la data, cronológica; el alfabeto, alfabético, o el número, numérico.

“Una consideración más puede ayudarnos a marcar las diferencias: la clasificación es aplicable a la totalidad de un fondo o a las Secciones de ese fondo, pero la ordenación ha de realizarse sobre los documentos de cada serie y dentro de las unidades de instalación. No tendría razón de ser el ordenar cronológicamente todos los documentos de un archivo”[31].

Antes de analizar cada concepto, debemos tomar en cuenta que “... no hay que perder de vista que toda clasificación resulta cara en personal proporcional a su volumen. M Ploix de Retrou hace constar juiciosamente que el coste de clasificación –en que se comprende el tiempo pasado, la matización del material, el alquiler del local y los gastos generales- debe ser siempre inferior a los gastos que produce la ausencia del documento[32].



[1] SZLEJCHER, Ana. Organización de archivos vivos. C.I.D.A. Córdoba, 1975. p.4.

[2] CORTES ALONZO, Vicenta. “Archivos: Función y Exigencias”. En Revista del Archivo General de la Nación. Vol. 6, año VI, Bs.As., 1977  P.9.

[3] Maniez, Jacques. Los lenguajes documentales y de clasificación. Concepción, construcción y utilización en los sistemas documentales. Fundación Germás Sanchez Ruipérez. Madrid. 1193. p. 19

[4] HARDENBERG, Hernan. ALGUNAS REFLEXIONES SOBRE LOS PRINCIPIOS PARA EL ORDENAMIENTO DE ARCHIVOS.  (Der Archivar, 16, 1963, 113 – 118)

[5]  HARDENBERG, Hernan. ALGUNAS REFLEXIONES... op. Cit.

[6] HARDENBERG, Hernan. ALGUNAS REFLEXIONES... op. Cit.

[7] Hilary Jenkinson. The Englis Archivist: a new profession. Lecture for a new course in archive administration delivered at University College. London. 14 october 1947 ; vuelto a publicar en Seledted Writings of Sir Hilary Jenkinson (Editors Roger H. Ellis and Peter Waine) Gloucester. Alan Sutton. 1980, pp. 236-259. En la cfr., p. 238. Citado en : Lodolini, Elio. El problema fundamental de la Archivística: la naturaleza y la ordenación del archivo. En IRARGI, Revista de Archivística. Administración de la comunidad de EUSKADI, Dto. de Cultura y Turismo. 1968, año I, Número I, Vitoria, Gasteiz. Bilbao. Pg. 29.

[8] A. Heredia Herrera. O.cit. p. 101. Citado en Lodolini, Elio. El problema fundamental de la Archivística : la naturaleza y la ordenación del archivo. En IRARGI, Revista de Archivística. Administración de la comunidad de EUSKADI, Dto. de Cultura y Turismo. 1968, año I, Número I, Vitoria, Gasteiz. Bilbao. Pg. 29.

[9] Lodolini, Elio. El problema fundamental de la Archivística : la naturaleza y la ordenación del archivo. En IRARGI, Revista de Archivística. Administración de la comunidad de EUSKADI, Dto. de Cultura y Turismo. 1968, año I, Número I, Vitoria, Gasteiz. Bilbao. Pg. 29.

[10] Mendoza, Gunnar. Problemas de la ordenación y la descripción archivistitas en América Latina. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Córdoba. Argentina. 1978. p. 5

[11] HARDENBERG, Hernan. ALGUNAS REFLEXIONES SOBRE LOS PRINCIPIOS PARA EL ORDENAMIENTO DE ARCHIVOS.  (Der Archivar, 16, 1963, 113 – 118)

[12] SCHELLEMBERG. T.R. Ibid p. 82-94

[13] HARDENBERG, Hernan. ALGUNAS REFLEXIONES SOBRE LOS PRINCIPIOS PARA EL ORDENAMIENTO DE ARCHIVOS.  (Der Archivar, 16, 1963, 113 – 118)

[14] Posner, E.: MAX LEHMANN Y EL ORIGEN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA (Archives and the public interest: selected Essays by Ernst Posner, ed, K. Munden, Washington, D.C., 1967, 36 – 44)

[15] Meinecke, Friedrich. Erlebtes, 1862-1901, p 137-148 (Leipzig, 1941). Cit. en Posner, E.: MAX LEHMANN Y EL ORIGEN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA (Archives and the public interest: selected Essays by Ernst Posner, ed, K. Munden, Washington, D.C., 1967, 36 – 44)

[16] Duchein, M.: El respeto de los fondos en archivística: principios teóricos y problemas prácticos. (Gazette des archives, 97, 1977, 71 – 96)

[17] Cappon, Lester J. PRINCIPIOS BÁSICOS LOS MANUSCRITOS HISTÓRICOS COMO DOCUMENTOS: ALGUNAS DEFINICIONES Y SU APLICACIÓN. Institute of Early American. History and Culture. (the American Archivist, 19/2, 1956, 101 -110)

[18] Mendoza, Gunnar: Problemas de la Ordenación y la descripción archivística en América Latina. Cordoba, CIDA, 1978, pg. 7. Cit. En Arévalo Jordán, Victor Hugo. Teoria, Fundamentos y Práctica de la Archivología. Ed. Virtual y en papel. E-libronet. Cordoba. 2002. pag. 190

[19] Subrayado por el autor.

[20] Duchein, M.: El respeto de los fondos en archivística: principios teóricos y problemas prácticos. (Gazette des archives, 97, 1977, 71 – 96)

 

[21] Mendoza, Gunnar: Problemas de la Ordenación y la descripción archivística en América Latina. Cordoba, CIDA, 1978, pg. 7

[22] MILLER, Fredric M. Ordenación y descripción de archivos y manuscritos. Washington, O.E.A. 1994. Cap. 3.

[23] BOBONE de Ninci, Erminda. Clasificación. En: Archivística. Curso Básico. Major. Córdoba. 1981. pp. 21 – 24. Argentina.

[24] SCHELLEMBERG. Teodore. Archivos Modernos. Principios y Técnicas. Archivo Nacional. La Habana. 1958. pp 358. Cuba.

[25] Contribuyó al Indian Archives (enero – junio 1950) citado en: Posner, E. MAX LEHMAN Y EL ORIGEN DEL “PRINCIPIO DE PROCEDENCIA”. (Archives and the public interest: Selected Essays by Ernst Posner, ed, K. Munden, Washington, D.C., 1967, 36-44).  En: LA ADMINISTRACIÓN MODERNA DE ARCHIVOS Y LA GESTION DE DOCUMENTOS: EL PRONTUARIO DEL RAMP. Recopilado por Meter Waine con la asistencia de un grupo de trabajo del consejo Internacional de archivos. Programa General de Información y UNISIST. Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura. París, diciembre de 1985.

[26] Posner, E. MAX LEHMAN Y EL ORIGEN DEL “PRINCIPIO DE PROCEDENCIA”. (Archives and the public interest: Selected Essays by Ernst Posner, ed, K. Munden, Washington, D.C., 1967, 36-44).  En: LA ADMINISTRACIÓN MODERNA DE ARCHIVOS Y LA GESTION DE DOCUMENTOS: EL PRONTUARIO DEL RAMP. Recopilado por Meter Waine con la asistencia de un grupo de trabajo del consejo Internacional de archivos. Programa General de Información y UNISIST. Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura. París, diciembre de 1985.

[27] American Documentation. I: 3 (1950) citado por CAPPON, L. J. Los manuscritos históricos como documentos: algunas definiciones y su aplicación. The American Archivist. 19/2, 1956, 101 – 110. En La Administración Moderna de Archivos y L Gestión de Documentos: El Prontuario RAMP. Recopilado por Meter Walne con la asistenta de un grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos. Programa General de Información y UNISIST. Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura.. París. 1985.

[28] CAPPON, L. J. Los manuscritos históricos... Opus Cit

[29] Bobone, Erminda; Clasificación. Opus Cit.

[30] Bobone, Erminda, Clasificación. Opus cit.

[31] Bobone, Erminda. Clasificación. Op. Cit.

[32] Le classement du documents. Travail et méthodes, noviembre 1959, en : Marlot, Daniel. Clasificación y Archivo. Colección Administración de Empresas, Ed. Sagitario, 1967.

 

Publicado el: 04/06/2015 / Leido: 11581 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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