LA ARCHIVÍSTICA APLICADA: SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS PERIFÉRICOS (SGAP) DE LA CANCILLERÍA PERUANA

Publicado el: 13/01/2008 / Leido: 8425 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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LA ARCHIVÍSTICA APLICADA: SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS PERIFÉRICOS (SGAP) DE LA CANCILLERÍA PERUANA

Lic. Carlos Alfonso Flores LópezArchivero de la Cancillería, Lima – Perú

El SGAP, en un principio Proyecto de Archivos Periféricos, nace como una medida técnica operativa eficaz para enfrentar la creciente demanda de la administración de la Cancillería por solucionar el problema del manejo de sus documentos a todo nivel de su estructura orgánica.

Consiste en la implementación de Archivos Periféricos (AAPP) que además de permitir atender estratégicamente las demandas de la administración desde el propio lugar donde se gesta la documentación, adecuen la teoría y técnica archivística a los requerimientos inmediatos de la unidad gestora como ente colaborador de la propia gestión.

Los AAPP, actualmente 13, son unidades administradoras de documentación que ofrecen: custodia, selección y servicio desde el nivel de gestión al histórico, traduciendo la labor del profesional archivero a la de apoyo a los funcionarios en soluciones prácticas y eficaces en materia de archivos, pues es el archivero quien debe coordinar, gestionar y conseguir la documentación con el Sistema Institucional de Archivos a fin de que el funcionario reciba en su despacho la documentación que necesite o el detalle de aquella que le puede ser de utilidad.

El SGAP tiene por finalidad garantizar el agilizar el flujo de los documentos cuando se usan para la toma de decisiones y prepararlos para su correcta transferencia al Archivo Central, evitando pérdidas irreparables de la integridad del fondo documental.

El servicio que prestan los archivos periféricos en la Cancillería es de vanguardia puesto que rompe con el esquema clásico de ver a los archivos como unidades pasivas y en casos extremos, hasta innecesarias. Para lograr esta meta se han tenido que vencer dificultades iniciales. En este punto cabe recordar que en Perú los archivos del sector público generalmente no reciben el tratamiento adecuado ni la importancia debida, quedando en el olvido, la indiferencia y la improvisación.

Asimismo la cultura de trabajo del personal en la administración pública, en cuanto a materia archivística se refiere, tiene rasgos de prejuicio y absurda burocracia que impiden una aplicación de una cultura diferente que era necesaria implantar en Cancillería y que ataca frontalmente ciertos “defectos” de los servidores públicos, como por ejemplo: El creer que el archivo es un lugar donde se destina la documentación que “ya no sirve” o por otro lado se presenta el celo extremo de la documentación.

Los orígenes del SGAP parten del razonamiento elemental que nos sugiere la necesidad de conservar y mantener organizado aquello cuyo uso cotidiano es imprescindible y vital para el funcionamiento así como el desempeño de la institución. En este sentido la realización de esta forma de trabajo, más que a una acción novedosa, se debió a una iniciativa llevada a cabo partiendo de intereses y objetivos claros, la toma de conciencia de la propia institución y la voluntad de querer hacer un trabajo archivístico que sea de utilidad para la gestión administrativa basado en criterios técnicos definidos amparados por la legislación del Sistema Nacional de Archivos (SNA), asumiendo una postura institucional independiente de intereses políticos o de coyuntura.

En cuanto a la situación de desatención que pesaba sobre los archivos de la Cancillería, se pueden mencionar: asumir que los documentos “son suyos” y nadie más puede verlos o custodiarlos, eliminaciones de documentos completamente empíricas, inseguridad de protección de la información, desconocimiento de la memoria global de las oficinas en primera instancia, de la institución en segunda y del sector en última, etc.

Lo que se ha obtenido es:

- Mejora el proceso de ubicación física de los documentos y, por lo tanto del control de su seguimiento y de protección de su valor probatorio.

- Localización de información oportuna.

- Acceso centralizado y global.

- Disminución de riesgo de falseo o duplicación innecesaria de documentos.

- Generación de valor económico por el ahorro de espacio y tiempo.

- Toma de conciencia del Patrimonio Documental de la Nación.

- Posicionamiento del profesional archivero en la administración.

- La integración a nivel de consulta entre las unidades orgánicas.

Estos resultados han servido para que el SGAP de la Cancillería sea considerado este año una Buena Práctica Gubernamental por una organización nacional así como optar por ser la mejor muestra que los archivos bien constituidos sustentan por sí mismos la importancia y valor para la organización, haciendo que la teoría demuestre vida y por consecuencia haga vivir al Sistema Nacional de Archivos del Perú.

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