DESCRIPCIÓN: GENERALIDADES

DESCRIPCIÓN: GENERALIDADES 

Arévalo Jordán, Víctor Hugo

Un análisis retrospectivo a la historia de la formación profesional o académica de los Profesionales de la Información, nos permite apreciar un desarrollo rápido y una mayor exigencia, sobre la presentación de INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL  y de Control, sustentados en Ciclo Vital de los Documentos (CVD), así observamos que esta preocupación impulsó al Consejo Internacional de Archivos (CIA), a formar una comisión que redactara normas como las ISAD (G) son las siglas en inglés de General International Standard Archival Description (Norma Internacional General de Descripción Archivística), publicada en 1994. La segunda edición de esta norma sería adoptada por el Comité de Estocolmo en Suecia entre el 19 y 22 de septiembre de 1999 y la presentación en lengua castellana se realizó en Sevilla, en el año 2000; e ISAAR (CPF), Siglas en inglés de International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families (Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias), publicada por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) en 1996. Durante el congreso del CIA celebrado en 2004 en Viena fue presentada la segunda edición de esta norma. Es un intento de lograr una unificación de criterios, para cumplimentar con este requisito básico que hace a la profesión de todo Profesional de la Información y que junto a la Preservación Documental, son los conocimientos más importantes logrados en las últimas décadas del anterior siglo. Actualmente, ningún centro de educación ignora la importancia de la Descripción, negarla, o subyacerla a otros rubros, es una inmadurez profesional o simplemente un criterio subjetivo. Volveremos a ocuparnos de este tema en el titulo de Las Normas.

Comprendemos que la evolución de los conceptos y definiciones de las técnicas documentales y muy especialmente, la descripción, sin pretender encarar una teoría descriptiva, que sería lo correcto, dada su evolución propia sobre este aspecto documental, el desarrollo de teorías no ha tenido un desarrollo adecuado, hasta la elaboración de las normas descriptivas, que aparecen como una tabla de salvación. Así, la Archivología, considerada como ciencia de las clasificaciones como nos dijo en algún momento Aurelio Tanodi[1], paso a ser la ciencia de las descripciones. Es entonces más patente, la necesidad de un trabajo que reúna distintos sis­temas de trabajo y procedimientos, para las variadas formas descriptivas de docu­mentos, tomando en cuenta la creciente Profesionalización del personal que se encuentra a cargo de los Núcleos documentales; como las exigencias permanentes sobre el con­trol y correcta administración documental. Si bien, se considera una de las primeras prácticas profesionales en el conjunto de las técnica documentales, la mayoría de los conocimientos han sido heredados, rara vez substituidos por un trabajo que supere a los anteriores. El revisionismo necesario para ver lo que se tiene de bueno, nos permite ahondar en especulaciones teóricas, lo cual nos favorece mucho cuando vemos que algunos historiadores de la ciencia creen que las revoluciones pertenecen al desarrollo normal y de ley inevitable de cualquier rama de la ciencia. Estos investigadores consideran que hay modelos, "leyes de la evolución" que la mayoría de las ciencias siguen, a largo o corto plazo. Un resumen adecuado a este pensamiento es dado por Thomas Kuhn[2] en el libro La Estructura de las Revoluciones Científicas.

Un aspecto que toma un grado de importancia en el desarrollo de las Ciencias de la información, y especialmente en la Información de carácter oficial, es la tendencia hacia la cooperación, o conformación de sistemas territoriales, en buena medida debido a la afirmación como ciencia, y los avances en la concientización social, que otorga mayor importancia a los depósitos documentales y salas de conservación, sean estos de carácter Privado o Público.

Un aspecto que toma un grado de importancia en el desarrollo de la Archivología es la tendencia hacia la cooperación, en la medida que se afirma como ciencia, y que avanza en la concientización social, de la importancia de los archivos, sean estos de carácter Privado o Público.

Así vemos cómo se desarrolla favorablemente para las actividades de comunicación, difusión y organización, que toman interés en Instituciones como Las Naciones Unidas, (N.N.U.U.), mediante la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), sus Programa General de Información y UNISIST y sobre todo, el Programa de Gestión de documentos y Archivos (RAMP), que ha colaborado eficientemente con entidades como el Comité Internacional de Archivos, (CIA).

Por otro lado, y remarcando ese por otro lado, la Organización de los estados Americanos, (O.E.A.) desarrolló favorablemente las actividades de comunicación, difusión y organización a través de su departamento cultural, que fomentara la cooperación entre distintos archivos y logro por mucho tiempo, un amplio trabajo mediante el Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos (CIDA), gracias a la eficiente labor desarrollada por Celso Rodríguez, (a su retiro no hubo más actividades continuas sobre el tema, salvo algunas aisladas) y donde se reunieron prestigiosos profesionales como Aurelio Tanodi, Elsa Fajardo y donde tuvieron oportunidad de lograr una comunidad internacional como Pedro Espocel del Brasil o la estimulante presencia de Vicenta Cortés Alonso, precursora española de la Archivología Americana, Posterior a Vicenta hubo muchos españoles “preocupados” por el desarrollo de la archivología americana, pero sin avanzar mucho en novedades, convirtiéndose en actos repetitivos incluso a nivel de publicaciones, salvo algunas situaciones aisladas como la de Emilia Curras, que siempre aportó algo nuevo en su trayectoria intelectual.

En la medida que se afirma como ciencia, avanza en la concientización social, dando a conocer los problemas de los archivos y de su importancia. Sobre todo como custodios de los documentos guardados en sus tesoros documentales, sean estos de carácter privado o público.

En todas las instituciones mencionadas, se sigue la orientación de estudiar principios y métodos para una descripción documental, con la tendencia hacía una normalización descriptiva, tal como lo presenta el Colegio canadiense de Archivistas. “Asimismo, desde hace años, y también como consecuencia de la informatización, se ha planteado en los archivos la necesidad de establecer normas en las tareas archivísticas. Dicha normalización debería abarcar todas las tareas archivísticas realizadas en cada tipo de archivo, desde la organización e identificación de fondos, hasta la descripción, la localización topográfica, etc.”[3] Si bien no es lo último ni del todo real esta afirmación, debemos apuntar a lograr una “uniformidad” de las tareas archivísticas.

La experiencia lograda en diferentes países desde la última posguerra, da evidencia de que muchos proyectos sobre descripción documental se apoyen en entusiasmos y bases poco sólidas y seguras; con la consiguiente perdida de tiempo y economía. Una de las causales a considerar es la falta de conocimiento de la problemática planteada para esta forma de descripción.

Nuestra preocupación específica, que podemos señalar como objetivo de este trabajo, es la creación de redes regionales, nacionales e internacionales-de información científica y técnica, contenida en los archivos en general.

Corresponde a los gobiernos de los Estados desempeñar un papel más adecuado a la realidad de sus sistemas de información, y participar desde la planificación de esos sistemas de redes, adoptando medidas profesionales para lograr una planificación de las infraestructuras de información, documentación, de sus bibliotecas y archivos, así como determinar y regular la participación de sus regiones internas primero y en las internacionales finalmente, en redes de información internacional.

Es evidente que si los poderes públicos no tienen sus propias necesidades de información, es porque se está improvisando política y administrativamente de la administración del estado y consecuentemente es un gobierno caótico, de lo contrario, se comprobará que las necesidades de información han aumentado considerablemente en estos últimos decenios, y su tratamiento, con la aplicación de Tecnologías de la información, han desarrollado considerablemente, hasta conformar la Sociedad de la Información, del conocimiento y del reconocimiento como se pretende denominar a esta última etapa.

La información ha desarrollado de tal forma, que se ha incrustado en todos los ámbitos del quehacer humano, así observamos que se presentan necesidades de información en el desarrollo social, económico y cultural y que obligan a los Archivos Generales de todos los niveles, a colaborar con la adopción de decisiones, conformando un abanico cada vez más numerosas y complejas.

Sensible a los cambios sociales, se plantea una nueva concepción de los archivos: de depósitos destinados a la investigación social, cinética y solo en última instancia, histórica, los archivos nacionales, regionales o locales se obligan a mejorar sus conocimientos y servicios, para lograr una adecuada información de los responsables de las decisiones, de los cuales constituyen la memoria colectiva.

Podemos tomar como punto de partida del desarrollo de la industria de la información, a mediados del siglo XIII, con el nacimiento de la gran prensa y de los primeros sistemas de telecomunicaciones (telegrafía). El primer cambio substancial se produce en 1844, para fijar una fecha, para fijar las líneas de telégrafo en Estados Unidos. Cuando los cortes de transmisión eran muy frecuentes. De ese tiempo a nuestros días, ha alcanzado una expansión excepcional en los tres o cuatro últimos decenios. Así observamos en Irak, (la guerra de los teléfonos) surge el nuevo tipo de periodismo a través de Internet. Estos se caracterizan por el crecimiento de los medios de comunicación y la introducción de la computadora en todos los mecanismos de la sociedad. Lo que permite la difusión de nuevas formas de "documentos", independientes de la imprenta tradicional.

Las expectativas que se tenía en la década del 70 del siglo anterior, han quedado cortas, desde el punto de vista histórico, vamos a requerir un análisis más profundo sobre las sociedades emergentes a raíz de los descubrimientos tecnológicos y científicos, porque evidentemente la transformación de las sociedades humanas han cobrado una amplitud igual o mayor que las anteriores sociedades emergentes como las provocadas por grandes cambios tecnológicos del pasado, como el desarrollo de la agricultura, de la ganadería y la cerámica en el Neolítico o bien la primera revolución industrial con la máquina de vapor y sus secuelas; la segunda revolución industrial de la electricidad y del petróleo.

Pero mucho mejor, la articulación de las tecnologías, que son de la información y no de la materia, como la informática, las telecomunicaciones y la reprografía, plantean problemas dignos de análisis desde el punto de vista de la Archivología y de la sociedad de la información, generando expectativas en todos los niveles de la actividad social y en sus propias estructuras.

Una de las funciones esenciales de un Archivo es tener conocimiento de todos y cada uno de los documentos que posee la institución, labor que puede ser realizada de distintas formas: utilizando los inventarios, con una amplia gama de variedades que permite ser flexibles en cada objetivo archivístico. Los catálogos, instrumento más ampliamente conocido por la influencia de los bibliotecólogos que han trabajado en Archivos, tratando de darle al procedimiento descriptivo archivístico un tratamiento similar al de las bibliotecas. También se tiene la colaboración de índices, Tesauros, bases de datos, guías, etc... Esta enumeración se hace de acuerdo al grado intelectivo que se requiere para cada auxiliar o cuerpo descriptivo.

Cada uno de estos sistemas es interpretado de acuerdo a las necesidades de cada Archivo, creando una enorme variedad de Auxiliares, muchas veces recargados de información, cuando no obsoletos o por lo general Auxiliares cuyos datos se encuentran repetidos, con la consecuente dispersión de información y de trabajo. O en caso contrario, Auxiliares muy escuetos, resumidos que solo cumplen el objetivo de ubicación.

“Otras ayudas de recuperación: la producción de otras clases de ayuda de recuperación de la información dependerá de las características específicas de los archivos, de la forma en que se utilizan y del número de usuarios. Para algunos archivos muy utilizados puede ser rentable describir los documentos a nivel de fichero o de expediente y hasta a nivel de documento particular. Los asientos individuales pueden figurar en tarjetas de fichero o tomar forma de calendarios (resúmenes sucintos de documentos aislados dispuestos por lo general cronológicamente). Para algunas clases de documentos, utilizados principalmente para localizar una información específica, los archivos pueden considerar útil elaborar listas: de personas, lugares, embarcaciones, transacciones, casos jurídicos, etc. Sin embargo, se debe ser muy prudente para comenzar a hacer la Descripción de las clases de documentos mencionados. no deberá iniciarse antes de tener la seguridad de que los gastos ocasionados se van a compensar en relativamente poco tiempo con lo que se economice en costos de personal para proporcionar la información a los usuarios”.[4]

Es conocido por todos que la herencia documental sufre grandes pérdidas no sólo por accidentes y actos vandálicos, sino también por substracciones, substituciones o robos que en el momento adecuado no se tiene noticia. Los Auxiliares Descriptivos cumplen la función de seguridad cuando están adecuados a estas necesidades.

Independiente de estos actos citados, se produce más daño en los Archivos, como consecuencia del manejo de Información realizado por personas no especializadas, que, desconociendo los métodos de recuperación de información, realizan trabajos consuetudinarios subjetivos, que si bien solucionan problemas momentáneos de las instituciones, no logran un servicio idóneo de Información adecuada, con las consiguientes consecuencias económicas de estas Instituciones.

Son razones valederas para estudiar las distintas características dentro de cada sistema propuesto, tomando en cuenta los avances tecnológicos y de la ejecución de Auxiliares Descriptivos supeditados a un eje principal de trabajo.

El desarrollo de las unidades de los archivos, hoy denominados unidades de información, siguiendo la moda, momentánea por cierto, de las ciencias de la información, no se concreta solo en su propio contexto, al contrario, el camino continua hace cada vez más patente, la necesidad de un manual que reúna distintos sis­temas de trabajo y procedimientos, para las variadas formas descriptivas de docu­mentos, tomando en cuenta la creciente Profesionalización del personal que se encuentra a cargo de los Archivos; como las exigencias permanentes sobre el con­trol y correcta administración documental.

Los distintos Auxiliares Descriptivos utilizados en los Archivos tienen varios obje­tivos; entre los más importantes podemos considerar:

-Facilitar la gestión documental.

-Permitir la investigación, obteniendo recursos documentales y facilitando aspectos de la información.

-Dar seguridad a los documentos mediante la descripción.

-Controlar el movimiento documental en sus distintas etapas.

-Ubicar al documento en tiempo mínimo.

-Discernir los distintos tipos de información: científica, técnica y administrativa.

Científica. Perteneciente o relativo a la ciencia. Que posee una o varias ciencias, o se dedica a la investigación científica. Los documentos de las instituciones dejaron de ser patrimonio histórico, para convertirse en un patrimonio social.

Técnica. Conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o arte. Pericia o habilidad para utilizar estos procedimientos y recursos. Desde los manuales, hasta las normas, los documentos institucionales poseen la experiencia propia de las administraciones y sus administrados.

Administrativa. Perteneciente o relativo a la administración. Que trabaja en la administración. Rama del derecho público que regula las instituciones y las actuaciones del poder ejecutivo, sus relaciones con los administrados y el funcionamiento de los servicios públicos.

Las normas ISAD (G) señalan objetivos que nos son comunes desde el punto de vista de la Descripción Archivística, estas normas en teoría están diseñados para:

a-    Asegurar la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por si mismas.

b-    Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre la documentación de archivo.

c-    Hacer posible compartir los encabezamientos autorizados; y contenidos

d-    Hacer posible la integración de descripciones de diferentes depósitos en un sistema unificado[5] de información.[6]

Comentarios