ESTRUCTURAS ORGANIZADAS DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

Publicado el: 02/06/2013 / Leido: 16589 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

Compartir:

 

ESTRUCTURAS ORGANIZADAS DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

Apuntes hacia una nueva orientación teórica.

 

VÌCTOR HUGO ARÈVALO JORDÁN

 

 

 

Cuando levantamos una clasificación reflexionada, cuando decimos que el gato y el perro se asemejan menos que dos galgos, aún si uno y otro están en cautiverio…, Cuál es la base a partir de la cual podemos establecerlo con certeza? ¿A partir de qué tabla, según qué espacio de identidades, de semejanzas, de analogías hemos tomado las costumbre de distribuir tantas cosas diferentes y parecidas?

Michel Foucault (Las palabras y las cosas)

 

 

NOCIONES GENERALES

 

Considerada largo tiempo como una mera reunión social, la Institución interesa cada día más al mundo socio-científico. Los trabajos acerca de su constitución y sus descubrimientos en los campos de la historia y de la sociología, prueban con toda evidencia la posibilidad de la asociación de las personas, para cumplir determinados fines, desde el simple pacto de amigos, pasando por el matrimonio que pareciera perder vigencia o sufre de modificaciones, hasta los conglomerados que conforman población. Hilando fino, cuando una información se transforma en comunicación, es síntoma de la existencia de una Institución. Cuando existe más de una comunicación, existe el síntoma de la existencia de una unidad de información. Y gracias a esta información, consideramos o presuponemos la existencia de un pasado.

El término que empleamos en el presente trabajo, “instituciones”, corresponde al plural de la palabra institución, que presenta diversas referencias. En su sentido más amplio, una institución resulta ser la fundación o establecimiento de algo, o bien, lo que se ha instituido y fundado. Tiene más bien un significado próximo a el término “organismo” enunciado en la Norma ISAD (G): “Organismo: Una organización o grupo de personas que se identifica por un nombre y que actúa, o puede actuar, como una entidad. Ejemplos típicos de organismos son asociaciones, instituciones, empresas lucrativas o no, gobiernos, instituciones de gobierno, organizaciones religiosas, estados territoriales, y conferencias. Un organismo puede estar formado por otros organismos[1]” Escribir sobre los orígenes de las Instituciones, es describir histórica y estructuralmente, los orígenes de un campo social, micro universo sistémico social con una autonomía relativa en el contexto humano que lo engloba, en el que desempeña un papel particular, la administración de bienes sociales. La concentración de personas en un recinto urbano, bajo determinados objetivos reglamentados por el poder, facilita el contacto y el intercambio de mensajes, ideas, objetos. La información, ocupa un lugar único en este tejido social, manifestándose como principios de la oralidad y la escrituralidad. La comunicación institucional tiene amplia sustentación en el proceso de la información, estableciendo flujos de especialización en diferentes grados.

Las Unidades de Información se forman prácticamente desde la aparición de las escrituras y de la conformación de estructuras sociales que serán fundamento de la Cultura Organizacional: Todas las instituciones requieren de información permanente, este concepto es entendido en todos los niveles de las organizaciones. El almacenamiento de la información en los sistemas de información institucional, es consecuencia lógica de este entendimiento. Solo en la Modernidad, empezamos a comprender el papel real de la memoria social, almacenadas en las instituciones

Por otro lado, el término institución es utilizado para referirse a los organismos que desempeñan una función de interés público en general, sea este interés de carácter administrativo, educativo, cultural, benéfico, etc... Todas realizan en mayor o menor grado una práctica orientada al interés público.

Las instituciones u organismos, son sistemas creados y establecidos por el hombre como mecanismos de orden social, basados en el principio de cooperación, posteriormente, y en forma convencional, esta expresión implica que no siempre se es consciente, el principio de autoridad; que procuran normalizar el comportamiento de un grupo de individuos afectados por intereses comunes. Estos grupos pueden ser tanto un grupo reducido, incluso un solo individuo, así como coincidir con la sociedad entera. Esta última considerada como una unidad social.

Las instituciones en dicho sentido trascienden las voluntades individuales al identificarse con la imposición de un propósito en teoría considerado como un bien social, es decir: normado y normalizado para ése grupo. Los mecanismos del funcionamiento de las instituciones, varían ampliamente en cada caso, aunque se destaca la elaboración de numerosas reglas o normas que suelen ser poco flexibles y moldeables.

Una problemática común a todas las instituciones, a veces ignorada por lo consuetudinaria, obvia y lógica que pueda ser, es la información,

La existencia de información institucional como concepto, y de algunas de sus técnicas actuales, datan de épocas remotas. La información institucional comienza a formarse prácticamente desde la aparición de las escrituras y su entorno institucional - social, sea personal, religioso o de poder político, se constituyen como el Presente de los hechos, con el tiempo, como el Pasado de los hechos. Los egipcios, predecesores de muchos conocimientos de la actualidad, los sumerios y los macedonios, en el florecimiento de sus respectivas civilizaciones, - detalle a considerar, - se vieron en la necesidad de crear depósitos dedicados a la conservación de esta información.

Los resultados de toda investigación social e histórica, como corresponden en primera instancia a las instituciones, se translucen como percepciones de la realidad que permite una mejor comprensión del presente. Las Instituciones constituyen la suma y modo de operar en el tiempo. Un Presente Dimensional, discutible en todos los aspectos de su proceso deductivo, pero que nos ubica en la justa medida del análisis de la información obtenida. El principal aspecto de las instituciones, independiente de los objetivos trazados como su propia subsistencia y legitimidad, es la causal y sede de los conocimientos sociales, puesto que a través de ellas conocemos los principales aspectos de la versatilidad y el discurso humano. Si bien, sostenemos Información deteriorada a través del tiempo, no obstante los esfuerzos de pocas personas, porque se cumpla una adecuada conservación de las fuentes mismas del conocimiento social e histórico. Nuestros afanes no cubren aun, el conocimiento suficiente como para armar el juicio de la historia, considerada más bien como rutina académica, si a ello sumamos lo limitado que es nuestra comprensión del pasado como dimensión.

Se puede considerar dentro del contexto de las ciencias de la información, el gran desarrollo de los documentos de carácter personal, y los blogueros es solo una consecuencias de las facilidades de la tecnología, que nos plantearemos antes de lo previsto, si las personas que participan de estas formas de expresión, constituyen por si mismas instituciones? Los documentos cobran valor por su legitimidad, tal cual se manifiesta en la Diplomática, y encierran determinados requisitos de legalidad, entre las citamos la proveniencia de las instituciones creadoras, las instituciones receptoras, etc. Las expectativas de la Tercera Ola de A. Toffler parecen ser de mayor magnitud, y toda persona en el mundo, por derecho y por habilitación constitucional, constituye en sí misma Institución, razón suficiente para que sus documentos tengan el valor suficiente como para despertar el interés colectivo y de las ciencias de la información. Así, las Instituciones constituyen una poderosa forma de memoria social, con un corto periodo de vida, ya que sintetiza la experiencia del individuo con una comunidad más amplia que su entorno, pero que los soportes no garantizan ninguna perdurabilidad.

Todo acontecer compartido o impugnado por lo que ha sido, se trata de un acto comunicacional y a veces administrativo, pero que movimiento social para que ese acto se produzca de la mejor forma posible, convertido en documento, más bien como un filtro en la historia de un pasado, que se interpreta a través de los memoriales escritos tangibles que sobreviven desde épocas anteriores incluso a los libros, y a los archivos de registros y papeles. Los “papeles personales” como una multiplicidad de fuentes que refuerzan la credibilidad del historiador y sus argumentos.

La tendencia natural del hombre es la comunicación perenne, la memoria, el recuerdo o la experiencia, de ahí que las sociedades humanas han creado registros y unidades de información desde hace más de cuatro milenios, con tecnologías de creación de los soportes disponibles y adecuados a cada época, metodologías para la creación de documentos y enfoques de su conservación y uso. Se ven inevitablemente afectados por los cambios materiales por la influencia del medio ambiente y del tiempo.

Sin embargo, mientras que el cambio tecnológico ha traído a menudo la innovación en la creación y gestión de documentos y unidades de información y facilitado nuevas formas de usarlas y acumularlas, también ha dado lugar a problemas para los que buscan preservar y mantener el acceso a los registros, los desafíos que son particularmente de forma aguda en nuestra propia era, como resultado de la revolución digital, se abordará el tema de 'Records, archivos y tecnología: hablamos de una macro-dependencia en las dimensiones del tiempo. Exploramos conscientemente estos aspectos desde distintas disciplinas? O esperamos se solucionen solas? Se ha analizado desde una perspectiva histórica? O su interpretación es tan amplia que no tenemos la experiencia suficiente como para comprenderla y tomar una decisión?, Se tiene en cuenta la evolución de las relaciones entre los registros, archivos y cualquier tecnología, algo que desesperadamente tratan de implementar los europeos para comprender mejor la información de los países en desarrollo y se crean normas que deben ser acatadas con un poco de presión y asi ingresar en el mundo de la información universalizada para mal de unos y bien de otros, pero es otra historia. Y no sólo la tecnología digital de nuestros días es una de las preocupaciones de los profesionales de la información, lo es el de lograr abarcar todo tipo de interdependencia, incluyendo el papel, los desafíos y oportunidades de la tecnología en la creación, mantenimiento o uso de registros. Es una oportunidad para examinar estos temas desde el punto de vista diferente. Disciplinas, como la filosofía, la sociología, la antropología, la arqueología, la historia, la archivística, ciencias de la computación, la ley y los estudios literarios y culturales y de medicina laboral.

Tanto las redes sociales como los “blog”, no obstante los rechazos y las críticas, constituyen apenas una parte de la riqueza de las fuentes de saber, de historia y de conocimiento tácito, cuyo origen son los individuos, cuyas interacciones y prácticas comunicativas en formas documentales nativas digitalmente, constituyen ventanas o espejos que reflejan y refractan nuevos ángulos en la visión de la realidad.

Las personas como instituciones, dotadas de facultades por derecho natural o adquirido, generan documentos personales que sobreviven desde la antigüedad y sin duda seguirán generándose a través del tiempo, ya que el crecimiento de los blogs son claro testimonio de esta afirmación. Los Blogs, de carácter personal, constituyen las unidades de información personales del futuro?, Son indispensables para el equilibrio de la historia, pero ¿qué sabemos acerca de estas fuentes y sus historias?, como se logrará preservar el material adecuado para la fabricación del discurso histórico que marque conocimiento para generaciones posteriores?¿Por qué algunas formas documentales son favorecidas? Es real la Selección documental? O su excusa conocida de lograr un mayor espacio en las instituciones, sirve para cumplir el “Mal de Archivo” que enunciara Jaques Derrida? ¿Por qué surgen nuevas formas documentales, hay un propósito? Pueden desaparecer testimonios de generaciones y países enteros? Como se enfocará en el futuro este planteo? ¿Quién hizo y se mantengan registros y por qué?

En la primera Conferencia Internacional sobre la Historia de Documentos y Archivos (I-CHORA), celebrada en Toronto en 2003, los participantes de diversos países coincidieron en que la historia de los registros y las prácticas de registro y la historia de sus repositorios son áreas ricas que abrazaron los intereses de académicos tan diversos como los historiadores sociales, teóricos culturales, la comunicación y especialistas en medios, profesionales de la Información y otros profesionales académicos curatoriales, loable tarea pero que aún no se comprende realmente cual es la información y para que fines, no se mencionan que son de mayor interés para servicios de inteligencia, políticos y economistas. Porque el presente ya es una franca comparación de contenidos como estímulo económico. En 1974, Peter Drucker (19 nov 1909 a 11 nov 2005), daba a conocer sus artículos académicos y populares, investigando cómo los seres humanos se organizan en toda institución, el gobierno y los sectores sin fines de lucro de la sociedad[2], escribió sobre la Teoría de la Gestión[3] y la práctica[4]. Sus escritos han proyectado y pronosticado  algunos de los acontecimientos del siglo XX, como la privatización y la descentralización, el ascenso de Japón a potencia económica mundial, la importancia decisiva de la comercialización, el surgimiento de la sociedad de la información con la necesidad del aprendizaje permanente, así observamos que en 1959, Drucker acuña el término "trabajador del conocimiento", y más tarde consideraría la productividad del trabajador del conocimiento como la frontera de la gestión. Drucker, señala en su momento que escribió en su libro “La sociedad post-capitalista”[5], que era necesario generar una teoría económica que situara al conocimiento en el centro de la creación de riqueza. Al mismo tiempo, señalaba que lo más importante no era la cantidad de conocimiento, sino su productividad, si bien esto ya lo habíamos observado en la Tercera Ola de Alvin Toffler[6]. Que enunciaba algunos aspectos de los cambios que las sociedades experimentan en los últimos 40 años, y que en realidad sólo rompen paradigmas que la segunda ola nos impuso. Cumpliendo los pronósticos de algunos autores, observamos el desarrollo de la sociedad del conocimiento, apoyado con los sistemas cibernéticos, o el amplio espectro de las Tecnologías de la Información y Comunicación, que funcionan como amplificadores del trabajo intelectual. Si a esto le añadimos la dinámica de comunicación tal como lo anunciara la Tercera Ola, observaremos que la comunicación se realiza de “varios a varios” y sobre variados temas. Lo cual hace que la producción de la información es cuantiosa, inconmensurable, perdiendo calidad e importancia en muchos aspectos. Esta calificación e importancia es apenas subjetiva. En el mundo diario, consuetudinario, con mayor asiduidad y menor asombro, en los ámbitos la divulgación de noticias, somos sorprendidos con una manifestación permanente de términos provenientes de la literatura científica, términos como caos, efecto mariposa, impredecibilidad del tiempo, tiempo real, realidad virtual, etc., que los escuchamos en espectáculos como en noticieros y en la vida diaria.

Hay infinidad de revistas especializadas en temas específicos; numerosos canales de televisión por cable y satélite; la capacidad de las computadoras de comunicarse... Todo ello hace que la comunicación esté personalizada y que el consumidor ya no se limite a tomarla "tal cual viene". El espectador pasivo se convierte en activo, en prosumo, puede intervenir en los diarios que lee y en los programas de televisión que mira, puede participar en la elaboración de sus enciclopedias.

Las conferencias de profesionales de la información, tratan de delinear u orientar las investigaciones mediante diálogos multidisciplinarios enfocados en las prácticas documentales y definen la manera más amplia y completa posible.

Las prácticas en la creación y gestión de registros, “papeles” documentos, como las diversas formas de procesamiento de la información, tienen una historia compleja que es en gran parte desconocido, dadas las circunstancias que se realizaron en distintas profesiones, muchas veces consideradas como “investigaciones” lo que hoy es solo la elaboración de auxiliares de investigación y auxiliares descriptivos. Estas “investigaciones” realizadas por diferentes disciplinas, establecen cada una con su propio sesgo especial sobre un tema o asunto, según los casos. Los temas cubren tradicionalmente los métodos, sociales, históricos, períodos o gestiones institucionales, o bien desarrollando pistas disciplinarias con la finalidad de afianzar aspectos cognoscitivos. Se apunta a “Las dos directrices constitucionales que integran el patrimonio cultural son su conservación y difusión, misiones esenciales de los memorizadores sociales, como denominó Le Goof a los archiveros y bibliotecarios[7]”. Es de pensar entonces que las reuniones profesionales, conferencias y jornadas de trabajo se esfuerzan por elevar esta metahistoria de fuentes de información como centro del escenario, con la esperanza de poner en marcha un diálogo multidisciplinario entre los investigadores que trabajan en esta área. Si bien tuvo aceptación amplia la normalización de este campo, no llega a concretar todas capacidades posibles de lo valores documentales. En muchísimos casos se vio la necesidad de reelaborar los inventarios que estuvieron bajo enseñanza del C.I.D.A. mientras que muchos profesionales de la Información, manifiestan su frustración porque se plantea la necesidad de una definición firme de lo que es un documento de las unidades de información oficial o un record. Algunos informes más recientes publicados por comités de memorizadores sociales comienzan con un intento de formular esta definición[8].

Un pequeño enfoque sobre el futuro de las unidades de información, fuera del contexto de las instituciones públicas y privadas, es el caso de las relativamente formadas unidades de conservación personales, que avanzan a pasos agigantados dada la evolución de los prosumidores, debería constituirse en un reclamo permanente por la preservación de aquellos papeles de carácter personal sobre todos de quienes hayan logrado un carácter visible o un cierto grado de importancia dentro de la sociedad.

Los papeles personales que no se consideran documentos personales, como facturas, pagos de servicios sociales, energía, impuestos y una galaxia de formas inimaginables de extraerle dinero al ciudadano comprometido con su estado, no son simples contenedores para intercambios personales o de narrativas, inspiradas momentáneamente por sus respectivos autores, inclusive hacen a la vida particular de cada uno, tomando formas de realización de acuerdos, contratos y comunicaciones empresariales o simplemente tramos de garabatos fantasía imaginativa y personal, sino que también reflejan las normas sociales y las costumbres, todo un universo que participa en las tecnologías de comunicación de su tiempo, y colectivamente encarnar una historia de desarrollo de las prácticas sociales y las interacciones. Su valor como formas (Umberto Eco) de acceder a los datos del pasado de modo que la historia se hace confiable, mejorada, mejor comprendida y refinada, ampliada en su contexto de saber, apoyada por el estudio crítico de las propias fuentes.

La complejidad de este tema, compromete a atraer académicos de áreas tan diversas como los estudios de género, la crítica literaria y la historia social, sociología, sicología, antropología, y compromete también a velar por la seguridad y salud tanto de los documentos como de las personas que los custodian. Un cuerpo considerable de literatura en estas acciones se convierte en zonas comunes de conocimiento relacionado a las distintas lecturas del documento, terreno basado ​​en materiales personales. Estos o bien se utilizan como fuentes de prueba o comprender el marco teórico que dirige la investigación. Los diarios personales, los hábitos de los diarios, los hábitos de los álbumes y colecciones, por ejemplo, se han utilizado para proporcionar evidencia acerca de las experiencias, las ideas, y las normas sociales de un tiempo en el pasado.

Es un cuestionamiento permanente, que atañe a la epistemología de las ciencias de la información, el de saber cuál es la verdadera fundamentación y el real núcleo del conocimiento que pertenece e identifica su profesión. Opción entre guarnecer el soporte, el procesar la información en forma limitada, o procesar información únicamente, como pretenden algunos autores, limitando las funciones principales de la comunicación social, como una segunda etapa del proceso de la información, sino qué sentido tiene engrandecer la intelectualidad de las clasificaciones que se llevan a cabo en las ciencias de la información? Esta demás enunciar que toda clasificación no es más que un trabajo intelectual, y que no es un concepto nuevo, ni mucho menos, una sustitución de la ordenación física, porque siempre debía precederla, pero la idea de que los documentos de carácter oficial, aquellos que sobreviven, es solo una exclusividad de la historia, ese concepto ha cambiado, inclusive he observado, sea por medios legales o solo pretenciosos, manifestaciones que un historiador, lo mismo que un bibliotecario, podía realizar las labores de los las unidades de información oficial exitosamente, pero ese es otro campo que habrá que desarrollarlo en su momento.

Ahora bien, Umberto Eco nos manifiesta que “ A primera vista cabe pensar que la forma es característica de las culturas maduras, que conocen el mundo que las rodea, cuyo orden han reconocido y definido; la lista, por el contrario, sería típica de las culturas primitivas, que todavía tienen una imagen imprecisa del mundo y se limitan a enumerar sus muchas propiedades que saben nombrar sin intentar establecer entre ellas una relación jerárquica”.

Mientras la educación de los archiveros europeos - incorporando elementos históricos en forma persistente porque solo se concretaban en los archivos de conservación permanente, asume elementos administrativos y legales – pero, la fundamentación real estaría sostenida en la Diplomática y la Paleografía. los norteamericanos, más pragmáticos, sostienen su trabajo esencialmente en el conocimiento de la historia de la administración y la administración en sí. Aun cuando existen aspectos de la Diplomática y la Paleografía, sobre todo en las formas y en las escritura de los documentos.

Considerando los numerosos estudios realizados sobre este tema, un canal comprometido de las investigaciones en torno a la información institucional es, la aceptación que existe una noción general de Información Institucional pero que es directamente proporcional a la imprevisibilidad en cuanto al orden mismo se refiere, lo cual aleja los conceptos sobre su significado y utilidad en el contexto social del organismo. El planteo actual, observa un mensaje enriquecido de la información, aun de forma ambigua y difícil de codificar en aporte del conocimiento de las instituciones, que es lo que en suma, se pretende lograr. La diversidad de la información, tanto en contenido como en calidad, es un problema que se aísla para su estudio: si bien, cuando se trata de un máximo de imprevisibilidad, se tiende a un máximo de desorden, nos plantea como punto de partida para desarrollo de la organización de la información institucional, ampliando los significados posibles, y den por resultado la posibilidad de organizar.

La Institución, en sus diferentes magnitudes, desde el mismo estado hasta un servicio, es un proceso en el que se opera una serie de concentraciones de diferentes formas de recursos: de las que primordialmente nos interesa la más ignorada, porque su concentración parece jugar un papel tardío en la misma institución, la concentración de los recursos de la información, que pueden abarcar distintas fuentes, como Estadísticas a través de las encuestas, los informes, en suma, los dominios de las Unidades de Información. “Este proceso de concentración va de la mano con un proceso de desposeimiento: constituir una ciudad como capital, como lugar donde se concentran todas esas formas de capital[9], es constituir la provincia como desposeimiento del capital; constituir la lengua legítima es constituir todas las demás lenguas como dialectos[10]”.

Este fenómeno, de carácter netamente social, es considerado como una constante en la historia de la humanidad, permite aseverar que la acumulación de información institucional responde a una necesidad explicita, en la medida que aumenta el número de la población, se requiere de una memoria más amplia que de testimonio de todos sus acontecimientos, sociales en primera instancia, que posteriormente pueden convertirse en históricos.

Esta aseveración, nos lleva a manifestar, con justa razón, que en los grados de civilización superior, es decir, bajo determinadas condiciones como la existencia de todo un contexto jurídico-cultural, se establecen como determinantes para la formación de Unidades de información institucional.

La existencia de Unidades de Información, llámense bibliotecas, archivos, centros de documentación o información y de algunas de sus técnicas actuales, datan de épocas remotas. Si bien sus funciones no estaban tan claramente definidas como en la actualidad. La cultura escrita, legítima como cultura per se, es garantizada por la Institución, como brazo largo del mismo Estado, que emite los certificados garantes de la posesión de información. El Estado se encarga de los programas sobre la estructura de las Unidades de Información. Cambiar un programa es cambiar la estructura de la conservación y distribución de la información contenida, es realizar con conocimiento de causa, que se deterioren algunas formas de la información.

Hay quien ve que este problema es, por excelencia, el fundamento de una ciencia que tiene la justificación por si misma, y tiende a una ampliación de la gama utilizable, a una intervención de azar en el proceso de la composición. La polémica entre los defensores de la clasificación de vanguardia y sus críticos se desarrolla precisamente en torno a la comprensibilidad o la imposibilidad de comprensión de un hecho administrativo cuya complejidad supere toda costumbre serial y todo sistema de probabilidad como lengua institucionalizada. Y para nosotros el problema es siempre el de una dialéctica entre forma y apertura, entre libre multipolaridad y permanencia, en la variedad de los posibles, del establecimiento de nuevos ordenes dentro la clasificación clásica.

Las Unidades de Información habíamos dicho anteriormente, se forman prácticamente desde la aparición de las escrituras y de la conformación de estructuras sociales que serán fundamento de la Cultura Organizacional: este último término, surge como consecuencia del desarrollo de la Teoría de Sistemas. Conceptualmente, la cultura organizacional se define cuando se dan un conjunto de valores, creencias, principios y normas como supuestos básicos (convencional) que comparten los miembros de una organización, este concepto, se amplía a elementos y ámbitos de una comunidad, conformando también una cultura laboral. Debemos destacar que carecemos de estudios serios y dedicados sobre la tradición archivística, razón por la cual se obtienen resultados desarrollados sobre la base de su evolución histórica, no muy profundizada. Desde el Methodus archivorum, seu modus eadem texendi ac disponendi, de Nicolo Giussani, y sin ignorar la labor de Muller, Feith y Fruin, el Handleiding voor het Ordenen en beschijven van archieven (1898), casi todos los manuales se convierten en repeticiones que definen la praxis del archivo a partir de su organización (en su amplia mayoría solo de carácter Histórico o Permanente), con una fuerte tendencia a resolver los problemas históricos, hasta la segunda guerra mundial, donde la administración interviene en el orden de sus documentos producidos y recibidos. El concepto institucional sufre modificaciones en la medida que las tecnologías de comunicación e información, influyen en la toma de decisiones de los niveles de ejecución.

En este sentido observamos que la mayoría de los escritores sobre temas de información institucional, destacan un concepto mas bien producto de la historia de los archivos, y se limitan a explicar de una forma lógica, las descripciones sobre las funciones de las unidades de información, de esta manera, se carecen definiciones, y consecuentemente, en las demás apariciones de trabajos puntuales, solo se repiten estas descripciones con alguna que otra modificación basada en la experiencia. Podemos señalar muchos autores en ese sentido, en su mayoría Europeos, en todo caso por tener una amplia tradición sobre la producción documental administrativa e histórica, pero que prestan mayor importancia al sentido histórico de los archivos, descuidando los objetivos administrativos y la participación de la vida institucional[11]. Más bien parecería, y digo parecería, que existen confluencias dispares entre tradición y ciencia, lo cual sería lamentable, porque una sustenta a la otra y perfeccionan el conocimiento. Tampoco se observa una evolución conceptual ni en el campo de la información institucional ni en ninguna de sus asignaturas componentes. Si se observa, un intento de reducir los procedimientos a fin de dar cabida a otras instituciones nacientes. Si hay o existen esfuerzos por lograr una objetividad teórica y científica, son hechos aislados, a veces controvertidos en sus opiniones, observaremos trabajos como la presentada por los portugueses Malheiro da Silva, Fernanda Ribeiro, Julio Ramos y Manuel Luis Leal. Arquivistica. Teoria y prática de uma ciência da informaçao, sobre todo Armando Malheiro, con su trabajo A informaçao. Da compreensao do fenómeno e construçao do objecto científico.

Las primeras personas que desarrollaron actividades documentales, son personas que se destacaron del medio, por su conocimiento, confiabilidad (teniendo como requisitos, una alta fidelidad y prudencia de exponer los contenidos documentales) y capacidad organizativa, este inicio histórico, hace que las personas dedicadas a los procesos documentales, ahora como característica ancestral, deben conocer la materia con la cual se trabaja y las técnicas de su manejo y finalidad. Al unísono de las Unidades de Información, la conformación de las instituciones, se comprende desde esos principios, la cultura organizacional, que se manifiesta como evolución en el marco de las civilizaciones.

Los sistemas documentales son la principal sede de los sistemas de organización de la información, y por consecuencia del mismo proceso lógico, del conocimiento. Los distintos pueblos originarios, manifiestan sus primeras acciones tendentes a preservar un estamento cultural como conquista y distintivo contra la barbarie, el olvido y la agresividad del medio, o plasmar ideas normativas tendentes a prevalecer a través del tiempo. Si bien es propiedad de la Diplomática el estudio de los documentos, debemos considerar como un factor sensible la permanente modificación de los soportes empleados, que en el pasado fueron más homogéneos que en la actualidad.

El ser humano, es un ser social que necesita proyectar información. Como todos los seres sociales de la naturaleza, tiene necesidades de comunicación. Esa es la finalidad de hablar. Sin el ánimo de generar discusiones filosóficas, consideremos que la evolución de la especie humana actual -homo sapiens- se debe, entre otros factores, a dos causas fundamentales: la forma de las manos y la formación de cuerdas vocales que permitían más sonidos. Pero la evolución de las Sociedades se sustenta de dos aspectos, la escritura, como testimonio, memoria y transmisor de ideas, y la rueda, como tecnología de apoyo en la solución de necesidades humanas. Y, como una cadena continua de eslabones, la Organización es una resultante del encuentro de dos seres, que buscan acomodarse de acuerdo a sus conocimientos y necesidades.

Todas las instituciones requieren de información permanente, este concepto es entendido en todos los niveles de las organizaciones. El almacenamiento de la información en los sistemas de unidades de información, archivos, es consecuencia lógica de este entendimiento. Entendimiento y consecuencia, se tornan perjudiciales si no se estudia como una problemática completa y global en la gestión institucional. La información, fijada primero sobre soportes de uso administrativo, es conservada posteriormente en salas de conservación, llamados por tradición archivos de las instituciones, que actualmente, con el desarrollo de las tecnologías de la información, se traducen como recurso de conocimiento.

Pero todo esto significa un desorden, no organizado con la perspectiva de una relación con los sujetos acostumbrados a moverse entre sistemas de probabilidad, y como consecuencia, no informa a nadie. La tendencia al desorden que caracteriza la práctica consuetudinaria, deber ser tendencia al desorden "dominado", a la "posibilidad" comprendida en un "campo", a la libertad vigilada por "principios de normatividad", presentes en la forma que se ofrece abierta a las libres elecciones del usuario.

Entre el ofrecimiento de una pluralidad de mundos formales y el ofrecimiento del caos indiferenciado, desprovisto de cualquier posibilidad de placer estético, el pasado es breve: solo una dialéctica pendular puede salvar la comunicación institucional de una obra abierta. Mediante la apertura de las comunicaciones institucionales, el usuario - lector - investigador, rescribe el texto y se convierte en autor. Lo cual genera una particular relación entre usuario - institución.

En el libro Obra Abierta, del Italiano Umberto Eco, se encuentra el término obra en movimiento en referencia a las obras abiertas donde el lector encuentra el sentido de una manera activa delante de la obra. Si bien apunta mas a la obra intelectual, inclusive artística, podemos considerar también dentro de las estructuras de información institucional, por considerar que esta información al igual que la obra abierta. No significa una falta de estructura, sino que existe una estructura detrás del texto que se adapta y soporta otras estructuras dentro de si misma, y entendemos mejor esta situación, cuando realizamos análisis de la información en los documentos institucionales. Su orden[12] sería el rechazo de un orden singular por una pluralidad de órdenes. Tal concepción asume que la obra posee una polisemia (del griego πολις "polis", muchos, y el griego σήμα, significado), en lingüística se presenta cuando una misma palabra o signo lingüístico tiene varias acepciones o significados; y una polifonía (del griego πολις “polis”, muchas y φονος “phonos” sonidos, propios del lenguaje. Fundamento que nos permite afirmar que la obra es simbólica, ya que el símbolo no es imagen sino pluralidad de sentidos.

El estudio de las estructuras organizadas de la información, aplicables a las ciencias de la información, básicamente a la Archivología, configurándose como ciencia en formación, es relativamente moderna, surge como una técnica empírica para dar arreglo y conservación de los archivos[13]. La configuración como ciencia independiente y como ciencia auxiliar de la Historia, es reciente. Pero mucho mas aceptable es que el estudio de la información institucional es un derivado de las necesidades legales tanto de gobernantes que imponen sus mensajes como leyes correctivas de la conducta social, como la de los gobernados que aceptan convencionalmente estas imposiciones.

Para una teoría de la información, el mensaje más difícil de transmitir será el que, recurriendo a un área más amplia de sensibilidad del receptor, se valga de un canal más amplio, más dispuesto a dejar pasar gran número de elementos de filtrado; este canal es un vehículo de una amplia información, pero con el riesgo de una escasa posibilidad de inteligencia. Sucede esta relación cuando se efectúan nuevas definiciones de la ciencia archivística y en muchos términos de las Ciencias de la Información, muchos autores recopilan definiciones agregando o quitando algunos términos que amplían o disminuyen el concepto, pero se corre el riesgo de mantener o sostener una postura de una escasa posibilidad de inteligencia. Cuando se proponen límites a la extensión de una buena taxonomía realizando una definición que pueda entenderse en una sola sesión (puesto que el efecto total, para ser válido, no debe fragmentarse ni aplazarse), se plantea en realidad un problema con respecto a la capacidad, por parte del interprete de la clasificación u organización, de recibir y asimilar la información institucional. Y el problema de los límites de la información como tal, que aparece a menudo es la serie, algo anticuado, es menos peregrino de lo que parece y expresa; la preocupación por la relación interactiva entre sujeto humano y masas objetivas de entidades de gobierno, organizados a modo de efectos comprensibles.

La dificultad de un planteo científico, a estas alturas, radica en que no obstante las prácticas consuetudinarias de un conocimiento adquirido, se han estancado solo en eso, una aplicación seudocientífica de un conocimiento aplicado a las instituciones públicas, y por efecto social a las privadas. Un problema enriquecido de conciencia fenomenológica, se convierte en un problema de un "umbral perceptivo de la realidad": dada una breve sucesión de hechos repetidos en sus variantes como una integral en la curva del tempo; repetida siempre a velocidad creciente, se llega a un momento en el cual el discurso no permite percibir los distintos matices fenomenológicos, sino que advierte sólo una masa de datos escritos indiferenciada.  Este umbral, susceptible de mención, señala límites.

El científico Michael Polanyi (1891-1976) ayudó a profundizar nuestro aprecio por la contribución de "conocimiento tácito" a la generación de nuevos conocimientos y descubrimientos sociales y científicos. El matemático y doctor en filosofía Morris Berman, en su libro El reencantamiento del mundo, comenta la tesis que desarrolló Polanyi según la cual la percepción está condicionada. Él señaló que al atribuirle verdad a cualquier metodología, estamos tomando un compromiso no racional y estamos ejecutando un acto de fe[14], algo que se observa comúnmente en muchos campos de las Ciencias de la Información. Pero el interés real sobre esta autor, es la demostración de que la coherencia poseída por cualquier sistema de pensamiento no es un criterio de verdad, sino que es sólo un criterio de estabilidad. La idea central de Polanyi es que a muy temprana edad aprendemos, o somos entrenados, a conformar la realidad de ciertas maneras y que la in-doctrinación no es meramente cultural sino que también es biológica. Así, en un plano consciente, ocupamos gran parte de nuestras vidas en averiguar lo que ya sabemos en un plano inconsciente. En este mismo sentido, el psiquiatra Harry Stack Sullivan decía que las realidades alternativas son filtradas por un proceso que solía denominar "desatención selectiva" y que con el tiempo ha sido rebautizado como "disonancia cognitiva".

Para Sullivan, cualquier visión del mundo y de la realidad enunciada es el resultado de factores inconscientes, que han sido filtrados o influidos culturalmente. (Selección Documental) y es así, en cierta medida, radicalmente diferente de cualquier otra visión de la realidad, como parte de un conglomerado humano, encerrado en los límites institucionales.

Michael Polanyi (1967: 4) escribió en la dimensión tácita, que debemos partir del hecho que "podemos saber más de lo que puedo decir ". Llamó a esta fase pre-lógico de saber cómo "conocimiento tácito". El conocimiento tácito comprende una amplia gama de información conceptual y sensorial e imágenes que pueden ser ejercidas en un intento de dar sentido a algo (Hodgkin, 1991). James O’Toole, escribe entre 1989 a 1990, su preocupación por la sobre educación sobre quienes procesan la información de las instituciones, reconociendo o advirtiendo, depende como se lo tome, que se está más interesados en enseñar a pensar como profesionales de la información institucional que a actuar como tales. Lo he comprobado a mas de veinte años de la carrera, que incluso las directrices de los planes anuales apuntan su preocupación en lo que un profesional de la información institucional debe estar entrenado para hacer, más de lo que debe ser llamado a conocer, y en muchos casos, el desarrollar un conocimiento a significado irse por las ramas. Muchos pedazos de conocimiento tácito se pueden reunir para ayudar a formar un nuevo modelo o teoría. Esto le llevó a explorar el conocimiento y el proceso de descubrimiento. En lugar de la validación o refutación de las teorías y modelos, consultando y compulsando a Popper, por ejemplo. Las facultades necesarias para encontrar y mantener el conocimiento científico – social de las ciencias de la información, están prácticamente desarrolladas y expuestas fraccionalmente, es el conocimiento de plantea descubrimientos. Mantener este conocimiento, es un acto comprometido con la convicción de que hay algo ahí para ser descubierto. Es personal, en el sentido de que implica la personalidad de quien lo posee, y también en el sentido de ser, por lo general solitario. El descubridor percibe la sensación convincente de la responsabilidad, por la búsqueda de una verdad no manifiesta, o bien tan claramente expuesta que se encuentra desapercibida por el trabajo diario. El acto de conocer ejerce un juicio personal en relación a la evidencia de una realidad externa, un aspecto del que está tratando de aprehender. (Polanyi, 1967: 24-5)[15]

 

 


[1] ISAD (G) NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, Adoptada por la comisión Ad Hoc sobre Normas de Descripción. Madrid 21 - 24 de Enero de 1992. Secretaría de la Comisión del C.I.A. sobre Normas de Descripción Archivística. Ottawa, Enero de 1992. Original en Inglés. Esta traducción se realiza solamente para objetivos de referencia; no es un documento oficial.

[2]Drucker, Peter (1990). Administración de la Organización sin ánimo de lucro. New York: HarperCollins. pp. xii. ISBN  978-0-7506-2691-0

[3] Drucker, Peter F., Gestión para el Futuro , p. 299, (1992)

[4] Drucker, Peter F., La Práctica de la Gestión (1954)

[5] Drucker, Peter F., Post-Capitalist Society , (Nueva York: HarperCollins) 1993, p. 177.

[6] Alvin Toffler. The third wave. Traducción, Adolfo Martín. Plaza & Janes. S.A.. Editores. 1980. Impreso y encuadernado por Primer Colombiana Calle 64, 88A-30 Bogotá 1981 Printed in Colombia

[7] Ramos Simón, L. F. (coord.). (2003). Impacto de las publicaciones periódicas en las unidades de información. Madrid: Complutense.

[8] Un ejemplo es Management of Electronic Records: Issues and Guidelines (New York ,1990) p. 20.

[9] Este vínculo entre el capital y la capital será desarrollado posteriormente por Pierre Bourdieu en “Effets de lieu”, La Misère du monde, Le Seuil, París, 1993, pp. 159-167 [trad. esp.: La miseria del mundo, Fondo de Cultura Económica, Buenos Aires, 2007].

[10] Sobre la lengua legítima y el correlativo proceso de desposeimiento, véase la primera parte de Pierre Bourdieu, Langage et pouvoir symbolique, Seuil, París, 2001, pp. 59-131.

[11]Así observamos la obra de Elio Lodolini. Lineamenti di storia dell’archivistica italiana. Dalle origini alla metè del secolo XX, publicado en Roma en 1994, prácticamente el interés epistemológico de la Archivología, pasa a ser una conclusión histórica, todavía no muy bien comprendida. Mas tarde la Historia de los archivos y de la archivística en España, publicado por la Universidad de Valladolid y la asociación de archiveros de Castilla León en 1998. También la obra de Paul Delsalle Une histoire de l’archivistique, publicado por la Universidad de Quebec en este mismo año. Aurelio Tanodì conserva esta tradición a lo largo de su trayectoria en américa.

 

[12] El termino orden aquí se refiere al Orden Taxonómico, como categoría. Este concepto genera confusión permanente a los clasificadores de información documental, con el orden de colocar en una determinada secuencia u ordenamiento.

[13] Heredia Herrera, Antonia. Archivística General – Teoría y Práctica. Diputación Provincial de Sevilla, 1991.

 

[14] Polanyi, Michael (1958, 1998 ) El conocimiento personal. Hacia una filosofía crítica mensaje. London: Routledge. 428 páginas. El conocimiento tácito declaración clásica.

[15] Polanyi, Michael (1967) La dimensión tácita , Nueva York: Anchor Books. (108 + páginas xi). A partir de los 1962 conferencias de Terry (Yale), este libro ofrece una visión general del conocimiento tácito. Mira a saber tácito, aparición y la importancia de una sociedad de exploradores.

 

Publicado el: 02/06/2013 / Leido: 16589 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

Compartir:
Dejar comentario

Comentarios