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DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO DEL REGISTRO CIVIL

Publicado el: 13/01/2008 / Leido: 12571 veces / Comentarios: 1 / Archivos Adjuntos: 0

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DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO DEL REGISTRO CIVIL

Sr. Valli, Victor Luis.
Responsable del Area Informática del Registro Civil

Dra. Arias, Adriana N.
Inspertoria y Auditora Provincial.

Historia y Organización del Registro Civil

El Registro Civil de la Provincia de Santa Fe, fue creado en 1899, Hoy cuenta 324 Oficinas Seccionales que realizan tareas idento-registrales. Con anterioridad al año de su habilitación la registración de Nacimientos y Matrimonios se encuentran en las iglesias donde lo bautizaban o Casaban mientras que las Defunciones en Municipios o Comunas.

El Archivo General cuenta con aproximadamente 11.000.000 de actas almacenadas entre Nacimientos, Matrimonios y Defunciones en 150.000 libros con un crecimiento anual de 95.000 actas.-

La tarea del Registro Civil es la Registral y de preservación de los libros de nacimientos, matrimonios y defunciones de la ciudadanía, las inscripciones se realiza en dos libros gemelos, los cuales al finalizar el año se envía uno al Archivo Departamental que corresponde por jurisdicción y el otro al Archivo General, ambos son los encargados de expendio de partidas de años anteriores al corriente en un todo de acuerdo a la Ley sin número de Creación del Registro Civil, que además cumple tareas identificatorias dependiendo del Registro Nacional de las Personas.-

Problemática presentada.

Como se menciona anteriormente, el Registro civil (en su área registral) es el encargado del expendio de partidas de Nacimiento, Matrimonios y Defunciones al ciudadano. Los libros son de uso continuo ya que las personas requieren partidas para distintos trámites (Ej.: Actualización 8 años, Actualización 16 años – Enrole -, Duplicado menor, ingreso a facultad, etc.), Este proceso consiste en búsqueda del libro, localización del acta y fotocopia de la partida, la que una vez certificada se entrega al peticionante. Los libros están almacenados en estantes abiertos para una búsqueda rápida.

Por otra parte, las actas pueden sufrir modificaciones marginales por adopción, rectificación, reconocimiento, etc. que llevan a que el Archivo del Registro Civil sea un Archivo Activo o Dinámico.

Solución

En 1999 se encara la problema y se convino la digitalización, ya que cubierta la necesidad de equipamiento (P.C., Scanners y red) no existen gastos de mantenimiento, respecto al lenguaje de programación se desarrollo todo el sistema en Visual Basic y los datos se almacenaron en MySql de licencia GNU.

Aspectos Técnicos del sistema

Se tuvieron en cuenta:

  1. Calidad de la Imagen.
  2. Espacio que ocupa la imagen en disco.
  3. Cantidad de imágenes a almacenar.
  4. Medio de almacenamiento.
  5. Forma de almacenamiento.
  6. Seguridad.

1- Calidad de Imagen.

Se tuvo en cuenta que al solicitar una partida, esta era una fotocopia del libro entonces se probaron distintas calidades , Color, Escala de grises y en arte (Blanco y Negro) almacenados en formato JPG al 75% de compresión. Todas cubrían las necesidades.

2.- Espacio que ocupa la imagen en disco.

Al verificar el tamaño de la imágenes se comprobó una gran diferencia de capacidad entre las 3 muestras.

Color: 650 Kb aprox.

Escala de Grises 180Kb aprox.

Arte (Blaco/Nego) 30Kb aprox.

Para lo cual se definió entre las dos últimas.

3.- Cantidad de imágenes a almacenar.

Teniendo en cuenta que el total de actas digitalizadas serian de 3.000.000 aproximadamente que involucrarían los libros de Nacimiento, Matrimonios, y Defunciones de la Provincia de Santa Fe, desde el años 1970 al actual y viendo que la entrega de las actas es una fotocopia del acta se determinó que el formato adecuado era en Arte de Lineas (Blanco y Negro).

Calculo de espacio en disco.

Escala de Grises:

3.000.000 de actas a180Kb por acta sería necesario 540.000.000 Kb equivalente a 540 Gb de disco.

Arte (Blanco y Negro):

3.000.000 de actas a 30Kb por acta sería necesario 90.000.000 Kb equivalentte a 90 Gb de disco.

4.- Medio de almacenamiento.

Por la necesidad de búsqueda y capacidad se definió en medios magnéticos (Disco Rígidos) para lo cual se adquirió un servidor (PC) con 6 discos de características SCSI de 36 Gb. Trabajando en imagen lo que nos da una capacidad de almacenamiento de 180 Gb.

5.- Forma de almacenamiento.

Existían dos posibilidades:

1: Las imágenes organizadas como archivo separadas en carpetas y las imágenes en formato jpg almacenadas en el disco.

2: Las imágenes se incorporaran como un campo (dato)de la Base de Datos.

6.- Seguridad.

Analizando la forma de almacenamiento (punto anterior) , la primera opción nos da un mayor control de acceso a las imágenes , ya que solo puede ser recuperadas a través de la aplicación , mientras que la segunda puede ser visualizada y modificada por cualquier software de tratamiento de imagen.

En el momento de desarrollo de las aplicaciones, en lenguaje de programación Visual Basic, se presento el inconveniente de que este no soportaba el formato jpg pero permitía un formato cuya compresión era similar, formato TIFF

Organización del Área de digitalización.

Sector de scanneo (6 puestos de trabajo)

- Encargados de la digitalización de las actas.

Sector de Ingreso Indices ( 3 Puestos)

- Encargados del ingreso de los datos de búsqueda para localización de la partida (DNI, Fecha de Nacimiento, Fecha de Inscripción, Apellido, Nombre, Oficina, Año, Acta, etc.)

Sector de Control de imágenes (2 Puestos)

- Encargados de verificar la calidad de la imagen digitalizada control de 1 a 1 de actas.

Sector de Control de índices (Personas)

- Encargados de verificar los datos de búsqueda ingresados (Control de errores de escritura).

Administrador ( 2 Puesto).

- Encargado de organización y distribución del trabajo.

Etapas a cumplir

Para resultados mediatos la 1er etapa fue de digitalizar los años 70 al 76 y años 1983 al 2004.

1970-76 resto del Departamento la capital

1970-1976 Departamento Rosario

1970-1976 Resto de oficinas departamentales

En 5 años con personal del Registro Civil se lograron 650.000 actas.

En esto momentos con un convenio entre CFI y universidades (UNL y UTN) se pretende incorporar 950.000 actas de nacimiento. Total de actas de Nacimiento del 1976 al 2004 de la provincia.

Continuidad a evaluación, años anteriores de nacimiento, Matrimonios y Defunciones.

Etapa de Organización mejora en atención al público.

Se desarrollo el sistema de Solicitud de Partidas, para atención al público, el cual en el momento de solicitar el acta, (en caso de urgencia), se imprime la partida y la entrega es de forma inmediata.

Etapa de distribución de las actas digitalizadas a las oficinas:

- Departamental La capital

- Departamental Rosario

- Resto de las Departamentales del Interior.

En una primera etapa sistema de consulta e impresión de actas.

Sistema de Solicitud de partida con entrega en el momento de solicitarla (urgencia).

Publicado el: 13/01/2008 / Leido: 12571 veces / Comentarios: 1 / Archivos Adjuntos: 0

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Comentarios

Necesito actas de nacimiento, matrimonio y defunción a partir de 1900 de residentes de Santa Fe. ¿Cómo puedo buscarlo y solicitarlo? Gracias

Estela Cirulli de César (07/04/2014)