LA UTILIZACIÓN DEL EQUIPAMIENTO INFORMÁTICO EN LA CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA PROVINCIA DE SANTA CRUZ

Publicado el: 13/01/2008 / Leido: 7110 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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LA UTILIZACIÓN DEL EQUIPAMIENTO INFORMÁTICO EN LA CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA PROVINCIA DE SANTA CRUZ

2º Congreso Argentino de Archivística -Rosario (Sta.Fe) – Agosto 2005

RODOLFO OSCAR VALLEJOS

Presentación

La aparición de las computadoras personales en nuestro país durante los años ’80 significó el comienzo de un cambio sustancial en el tratamiento de la información para la mayoría de las tareas cotidianas.

Esto produce un cambio de paradigma en el tratamiento general de la información que aún hoy produce cierta desconfianza en muchos sectores, no sin razón ya que después de tanto tiempo de plasmar el pensamiento, los hechos y el arte en distintos soportes físicos cuesta aceptar la posibilidad de confiar la producción humana a un espacio intangible.

A pesar de ello, en 1987 se comenzó a desarrollar dentro del Archivo Histórico Provincial (AHP) de la Provincia de Santa Cruz la posibilidad de utilizar este recurso teniendo como objetivo la posibilidad de reemplazar los catálogos de búsquedas impresos en papel por un sistema que permitiera hacer el mismo trabajo pero de una manera más rápida y precisa.

Este proyecto se pudo poner en marcha en su totalidad a partir del año 2001 cuando el AHP es equipado con computadoras de tecnología más avanzada. El nuevo equipamiento y los avances tecnológicos en el campo informático posibilitan la reformulación del proyecto original ampliando el rango de prestaciones del sistema que incluye tareas tendientes a la preservación de documentos en distintos soportes.

Las tareas que se implementan a partir de este momento están orientadas a la digitalización de documentos en distintos soportes, sin descuidar las constantes actualizaciones al catálogo digital.

Digitalización de documentos.

La digitalización de documentos se está llevando acabo por demanda del usuario, salvo el caso específico de aquel material cuya integridad física pudiera estar comprometida o correr riesgo de mayor deterioro.

Para esta tarea se tuvo en consideración la siguiente clasificación por el tipo de documento y el soporte de los mismos.

  1. Tipos de documentos
    • Gráficos (Texto, imágenes, planos, mapas, etc.)
    • Sonoros
    • Mixtos (películas y video)
  2. Soportes
    • Papel
    • Cintas
    • Cassettes
    • Discos
    • Películas

El primer trabajo realizado utilizando este tipo de tecnología es la compilación de documentación correspondiente a la localidad de Cañadón León, a solicitud de la Municipalidad de Gobernador Gregores y en base a un relevamiento realizado por personal de ese municipio.

Este trabajo tomó 4 meses (Mayo – Septiembre 2002) e incluye 1298 imágenes correspondiente a 103 expedientes de los años 1901 a 1935. Constituyendo ésta una serie incompleta a raíz de los criterios de selección adoptados durante el relevamiento.

Al momento de realizarse este trabajo se comienza a preparar un trabajo similar para el Municipio de El Calafate, en serie completa con fechas tope 1894 – 1920, 1816 imágenes correspondientes a 684 documentos que incluyen expedientes, planos, mapas y croquis.

También se ejecutaron tareas similares a pedido de investigadores y público en general.

Este servicio se implementa a partir de las búsquedas realizadas por los propios interesados utilizando el catálogo digital.

Los formatos de documentos digitalizados

Teniendo en cuenta que los documentos digitalizados son la representación en números binarios de un objeto real: forma y color para los textos e imágenes, variaciones continuas de las propiedades del sonido o ausencia del mismo; el almacenamiento de estos documentos digitalizados se lleva acabo utilizando distintos formatos (forma en que se guarda dicha representación).

Normalmente se los guarda de dos maneras: sin compresión (tal cual como se hace la conversión analógica – digital) o en formato comprimido (utilizando alguno de los algoritmos de compresión existentes).

Los documentos sin compresión por lo general son los más fidedignos en razón de acercarse en gran porcentaje a la realidad, su aspecto negativo es la cantidad de espacio que consumen: en un CD-ROM común entran 419 fotos color de 11 x 8 cms. con una resolución de 72 puntos cada 2,5 cms guardadas sin comprimir

Por su parte, los documentos comprimidos ocupan mucho menos espacio (8.822 fotos del caso anterior) pero en líneas generales se produce una pérdida de información, aunque poco perceptible por la mayoría de las personas.

El siguiente cuadro muestra los formatos más utilizados

Formatos

Imágenes

Sonido

Sin compresión

Tagged Image File Format (TIF, TIFF)

Bit Maped (BMP)

Wave (WAV)

Real Audio Wave (RAW)

Comprimidos

JPG

MPEG Layer-3 (MP3)

ASF

El problema del almacenamiento

Todavía no ha transcurrido la suficiente cantidad de tiempo que permita determinar la durabilidad y la estabilidad de los documentos digitalizados que se guardan en soportes digitales, tan solo existen datos teóricos referidos a la vida útil del material con los cuales están construidos los CDs y los DVDs que es de aproximadamente 100 años. Para el caso de las cintas magnéticas se encuentran más afianzado el conocimiento sobre estabilidad y durabilidad, todavía se conservan las primeras cintas de la década del ’40 en buen estado.

Los medios de almacenamiento masivo más utilizados son la cinta magnética (digital tapes), los CD-ROM y los DVD.

Procedimientos

Los procedimientos relacionados a la digitalización de documentos gráficos, de acuerdo a su soporte son las siguientes:

Documentos de texto e imagen en soporte papel:

Digitalización mediante la utilización de scanner.

Descripción del documento a fin de ser incluido en el catálogo digital

Almacenamiento de las imágenes en CD-ROM, cintas, etc.

Durante el proceso de descripción del documento se verifica si el mismo se encuentra incluido dentro del catálogo, de ser así se consigna la digitalización del mismo a fin de que los usuarios y el personal conozcan esta situación y, en caso de requerirse el documento se consulte la versión digitalizada en resguardo de los originales.

Documentos sonoros:

La digitalización de material sonoro supone una inversión de tiempo mayor que la necesitada para los documentos gráficos por la cantidad de etapas que se realizan:

Conversión analógico – digital

Separación de muestras. Conversión de formatos

Descripción del material. Inclusión en catálogo

Almacenamiento de las muestras en CD-ROM, cintas, etc.

El costo de tiempo en el procesamiento completo de un cassette de audio de 60 minutos es de aproximadamente el doble: 2 horas. En un CD-ROM se pueden almacenar alrededor de 120 pistas de audio comprimido en formato MP3, cerca de 12 horas.

El AHP tiene bajo guarda los fondos sonoros de LRA18 Radio Nacional Río Turbio (año 1992 – 10 cassettes) y LU14 Radio Provincia de Santa Cruz (años 1991/2000 – 1062 cassettes). El primero de ellos se encuentra digitalizado en su totalidad y el segundo en un 4,58%.

Conclusión.

La utilización de las nuevas tecnologías es de vital importancia en los archivos haciendo posible la preservación del material bajo guarda al reducir el deterioro por manipulación del mismo.

También resulta de fundamental importancia para la creación de los auxiliares heurísticos electrónicos de rápida consulta por parte de los usuarios, aparte de ser utilizados como inventarios de las distintas colecciones.

La implementación de un Sistema de Información no requiere de grandes esfuerzos, de hecho durante la primer parte de la puesta en marcha del proyecto en el AHP solo se contaba con una sola computadora y una persona encargada del llenado de las bases de datos y de la recuperación de la información.

Con costos razonables, en la actualidad es posible contar con un mínimo equipamiento tanto de hardware como de software, se pueden crear metodologías de trabajo e implementar criterios ajustados a las distintas realidades y capacitar al personal a cargo de estas tareas.

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