EL REFINADO ARTE DE LA DESTRUCCION

Publicado el: 17/01/2013 / Leido: 6583 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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EL REFINADO ARTE DE LA DESTRUCCION

por W. Kaye Lamb

            Hasta hace poco tiempo las tareas del archivista eran esencialmente las de un guardián y custodio. Se encargaba de los documentos sobrevivientes del pasado y hacia lo que podia para preservarlos y ponerlos a salvo. Rara vez se preguntaba si los documentos debián preservarse, o si valía la pena conservarlos. En contraste, destruir documentos; o autorizar o estar de acuerdo con su destrucción, se ha convertido ahora en una de las responsabilidades del archivista. Esto representa un cambio fundamental en sus tareas, cuyas implicaciones no son del todo explícitas.

            El cambio nace, por supuesto, de la gran cantidad de documentos generados en años recientes. El problema se agudizó por primera vez en la Primera Guerra Mundial. Hace cuarenta años, Sir Hilary Jenkinson en su obra clásica, A Manual of Archive Administration, comentaba sobre "la creciente tendencia a construir archivos en escala gigantescad y sin provenir". Alcanzó a vivir para ver los documentos generados durante la Gran Guerra relativamente insignificantes comparados con el volumen prodigioso de aquellos producidos desde 1939. A este tamaño han contribuido las actividades ordinarias de los gobiernos, en forma similar a las actividades extraordinarias de los tiempos de guerra . En Canadá, por ejemplo, la expansión en variedad y escala de las funciones del gobierno ha sido asombrosa. Un ejemplo bastará para ilustrar lo que ha pasado. En la época de Sir John Macdonald y los otros Padres Fundadores del Dominio, el único registro llevado por el Gobierno relacionado directamente con un número grande de individuos fue el censo; y el censo, levantado cada diez años, cosntaba de entradas simples y compactas, cada una de ellas limitada a unas pocas líneas. Un censo completo ocupaba quizás unos 30 metros de estantería. Hoy gracias a cosas como impuesto sobre la renta, seguro de desempleo, subsidios familiares y pensiones de vejez, el Gobierno de Canadá debe mantener millones de documentos relacionados con sus ciudadanos.

            El gran tamaño de los archivos modernos hace la destrucción inevitable. El tamaño y costo del espacio de almacenamiento sería prohibitivo. La dificultad es decidir sabiamente y bien qué debe destruirse y qué reternse. En ambos extremos hay documentos sobre lo que no surge ninguna duda. Es obvio que un gran número de documentos se vuelvan superfluos con el tiempo -algunas veces después de cortísimo tiempo y no hay ninguna justificación para conseguirlos guardando, aún si fuera posible. Es igualmente obvio que otros documentos pertenecen a categorías que deben retenerse permanentemente. Pero entre estos dos extremos se encuentran un gran volumen, de material, cuyo interés y valor en el tiempo es cuestión de opinión, y es aquí donde se deben tomar las decisiones más difíciles sobre la destrucción de documentos.

            El gran volumen de documentos modernos, y la necesidad de destruir muchos de ellos, dió lugar al nacimiento de las nuevas profesión de administración de archivos. El propósito básico del administrador de archivos es reducir el volumen, el cual se puede lograr de dos maneras: primero, procurando por medio de una planeación y supervisión cuidadasas, reducir el número de documentos generados; segundo procurando organizar las cosas de forma tal que los documentos como sea posible. Su objeto es asegurar la retención permanente de un mínimo de material. Uno de los medios principales para filtrar el material es la programación, donde se asigna a cada categoria de documentos, un período de retención corto o largo según lo merezca el material. Se supone que esto es relativamente un nuevo descubrimiento, pero, excepto por el térrmino mismo -programación- es interesante anotar cómo jenkinson anunció este método hace 40 años. "...Es aún posible", escribía. "que una oficina diseñe por si misma un sistema de periódos graduales de consesrvación aplicables a tipos específicos de documentos "; y continuó refiriéndose a "Libros de Destrucción" y "Diario de Destrucción" para llevar un registro de tales períodos, y de las fechas de expiración probablemente habría algunos documentos sobre lo que no se podría tomar una decisión inmediata. Para éstos, propuso "fechas no necesariamente de destrucción sino de reconsideración, la cual se haría en forma regular", una clara anticipación de la categoría de "retención indefinida usada corrientemente por los administradores de archivos de hoy.

            Pero Sir Hilary no alcanzó a prever el administrador de archivos; pensaba que los departamentos gubernamentaless serían por sí mismo los principales destructores de documentos. Idealmente, imaginaba dos cosas en cada uno de ellos: un archivo central presidido por un oficial altamente competente quién ejercería un control rígido sobre la generación de documentos, sí como de su archivo y cuidado; y administradores de departamento quienes velarían porque los documentos permanentes fueran limitados a los sumarios de cada transación significativa en el pasado, y tener un documento de la acción respecto a ésta.

            Lo difícil es que exista este ideal. Al menos en Canadá, los archivos centrales algunas veces tienen funcionarios relativamente más jovenes que hacen mejor su trabajo, pero que no pueden alcanzar el nivel que contempló el Señor Hilary. Como resultado no siempre es posible confiar a los departamentos la gestión de sus archivos, y tener funcioanrios de archivo que puedan diferenciar infaliblemente entre el material efímero y los documentos significativos deinterésd y valor permanentes. Con la presión de reducir la acumulación de documentos, tanto ellos como los directores de archivo pueden generar el apoyo para la destrucción que los enceguece, sobre la necesidad de considerar otros factores que deben tener en cuenta cuando se debe decidir el ordenamiento final de los documentos.

            Jenkinson estaba poco dispuesto a que el archivista toamra parte activa en la destrucción de documentos. El quería que de alguna manera continuara siendo esencialmente un custodio - el guardián competente y cuidadoso de la suerte y del buen manejo de los documentoss preservados y puesto bajo su cuidado. Sobre todo le preocupaba evitar el juicio personal y en cuanto a la pregunta de si el archivista debía o no destruir los documentos, opinaba que el juicio personal inevitablemente influiría en la decisión.

            Por esta misma razón, y tal vez en mayor grado, Jenkinson no confiaba en el historiador. Los historiadores tienen preuicios; tienen intereses especiales en ciertas personalidades y períodos, y por lo tanto, no pueden tener un punto de vista objetivo que realmente es tan esencial.

            Todo esto puede ser cierto, dependiendo de los individuos comprometidos; pero el riesgo es exagerdo. Y no es igualmente probable el que Jenkinson tratara de confiar mucho en la sagacidad de los administradores departamentales?

            Sin duda, es cierto que un depaartamento con sus administradores propios, si ellos se hacen cargo del problema, pueden tomar una mejor decisión en caunto a si los documentos viejos tendrán alguna utilidad práctica futura desde el punto de vista del departamento, o si son parte importante para las operaciones misma de este. Sin embargo, éstos o no son los únicos factores que deben tenerse en cuenta cuando se considera la destrucción de documentos. Todo archivista sabe que los documentos pueden ser útiles y valiosos para muchos propósitos y que pueden tener poca o ninguna relación con el propósito para el cual se crearon. Y por esto, los funcionarios del departamento que los creó, son jueces muy pobres de su valor a largo plazo.

            Pueden darse muchos ejemplos para ilustrar la manera como los documentos tanto públicos como privados, han sido útliles para fines que nunca antes se habían contemplado cuando aparecieron. Después de la Guerra de la Revolución, cuando los Realistas del Imperio Unido emigraron de los Estados Unidos hacia Canadá, hicieron peticiones para donaciones de tierra con lo cual, entre otras cosas, ellos hablaban de sí mismos y de sus familias, y de las propiedades que habían perdido por ayudar a la causa Británica. Hoy sus peticiones son un buen campo de investigación para los genealogistas y científicos sociales. A primera vista, unos pocos documentos parecerían se menos interesantes que los documentos viejos remisorios, la mayoría relacionados con ofensores muertos hace tiempo, pero a quién estudia el gobierno, le ofrecen un fascinante documento de cómo los Gobernadores Generales de Canadá ejercieron o no su prerrogativa. Y para citar un ejemplo más moderno: a comienzos de la Segunda Guerra Mundial se hizo un esquema nacional de claves y se colocó en los documentos , alguna información de cada residente en Canadá. Veinte años más tarde probar la edad de las personas que buscan pensión por vejez y que no pueden establecer la fecha de nacimiento de otra manera.

            Uno o dos ejemplos ilustrarán cómo los documentos privados, al igual que los públicos pueden ser útiles para propósitos que no se consideraron cuando se originaron y se usaron por primera vez. Un pequeño cuaderno de cien años que contiene detalles sobre el comercio de pieles durante un período de veinte años en todos los puertos de la Hudson's Bay Company, en lo que es ahora la Colombia Brtánica, dice muchísimo mpas de lo que parecería a primera vista. Cuando se analizaron los cuadros, fué aparente que éstos reflejaban con gran detalle el ciclo, -años de abundancia seguidos por años de escasez, - caracteristica de la vida salvaje animal. De tal manera que suministraban datos de gran importancia para el zoólogo. Igualmente el zoólogo lamentaba la pérdida de un gran archivo de libros sobre madera que fue arrojado como inserivible por una compañia marítima. Sucedía que tales maderas, que registraban temperaturas marinas en ciertas áreas de la costa a intervalos más bien regulares por un periódo de cincuenta años, hubieran proporcionado datos impirtantes tamto para el científico como para la industria pesquera.

            Las colecciones de archivo son ricas en documentos que tienen toda clase de vlaores inesperados y mi argumento es que el archivista es la persona que debe percibirlo, o sospechar su existencia, su labor es considerarlos a largo plazo. Y su pràctica diaria ayudando a aquellos que hacen investigaciones, le darà la experiencia necesaria para juzgar la posible utilidad del material que alguien está tratando de destruir.

            Tal vez, algún día, cuando se haya acabado la acumulación de documentos viejos, y tanto la producción como la destrucción documentos esté bajo un control perfecto, la contribución que un archivista pueda hacer será menos importante de lo que es hoy.

Pero por ahora, su vigilancia puede ser muy importante. Rara vez los documentos tienen que ver con una atmósfera de simi-crisis, y lo que sucede dentro de un departamento que se enfrenta a un problema de destrucción a gran escala puede ser parecido a lo siguiente. De repente el espacio donde se guardan los documentos es muy solicitado. Como no se dispone de otro espacio,el departamento decide que debe acabar con los documentos es muy solicitado. Como no se dispone de otro espacio, el departamento decide que debe acabar con los documentos más viejos. De pronto, todos están ocupados deshaciéndose de los documentos, teniendo el espacio como consideración principal, la destrucción vendría aw ser el punto final. En otras palabras, entre menos papeles se dejen mejor. Solamente después, cuando haya desaparecido la presión inmediata ejercida por el problema del espacio, el departamente pensará cuidadosamente en sus problemas sobre los documentos. Pronto será necesario tener una técnica sistemática para deshacerse del material, seguirá luego la catalogación de los documentos, y aquí aparecerán algunas medidas para evitar la creación de archivos que realmente no sean necesarios.

            Seguramente, en este momento el archivista podrá descansar, pero mientras que la secuencia de los eventos citados esté llevandose a cabo, parece ser la única persona disponible que se desprende suficientemente de las consideraciones puramente pràctcias, capaz de tener en cuenta esto desde un punto de vista a largo plazo. Y aún cuando los esquemas sean rìgidos y los documentos estén cuidados, el archivista debe continuar alertaf, permitir que se haga una provisión adecuada para segundos pensamientos, y que los "Diarios de Destrucción", tengan en cuenta la posibilidad de que los documentos pueden tener valores que tienen poca o ninguna relación con los objetivos para los cuales se crearon originalmente.

            La experiencia en Canadá sugiere que se consideren dos cosas antes de que la destrucción de documentos inactivos o muertos pueda ser manejada satisfactoriamente desde el punto de vista archivístico o a largo plazo. La primera, es un procedimiento de revisión adecuado, que informe al archivista y a cualquier otro funcionrio interesado, siempre que se planee destruir documentos, y que se les dé una oportunidad de presentar sus puntos de vistas. La segunda, es un espacio de almacenamiento adecuado, preferiblemente bajo el control del archivo, donde pueden ser trasladados los documentos si se necesita, hasta que se les de una consideración apropiada para su futuro. Tal espacio de almacenamiento, ayuda a prevenir una acción demasiado precipitada, y dá tiempo para pensarlo por seegunda vez.

            El procedimiento de revisión de los Canadienses se hace por intermedio del Public Records Committee, fundado por orden del consejo en septiembre de 1945. El Secretario de Estado fuè nombrado Presidente de la Junta, pero desde el principio los asuntos del Comité fueron manejados por el Dominion Archivist, quien era el Vice-Presidente.

            Cerca de una docena de departamentos, que por una razón u otra tenían alguna relación con los documentos o con su manejo (gestión) (Obras Públicas, Tesorería, Defensa Nacional, Asuntos Exteriores, etc), estaban representados por miembros del comité permanente. Otros departamentos tenían su representación siempre que se estuviera discutiendo un asunto relacionado directamente con ellos. El comité "mantenía bajo constante revisión el estado de los documentos públicos y debía considerar, aconsejar y concertar con todos los departamentos y oficinas del gobierno... sobre la organización, cuidado, almacenamiento y destrucción de los documentos públicos".

            La rutina que se ha desarrollado durante los últimos quince años considera que se haga un escrutinio de todos los documentos que se planee destruir, en cuatro partes. Primero que todo, se hace el escrutinio en el departamento donde se originaron los documentos, y que se llegue a la conclusión de que en cuanto a sus propios objetivos se refiere, los documentos han dejado de tener alguna utilidad. Del departamento el Comité recibe un informe donde describe el caracter y extensión de los documentos en cuestión. Frecuentemente se incluye un esquema que sugiere los períodos para los cuales debe guardarse en un futuro el material similar. Cuales quiera que sean los términos, el informe se envía al Archivo Público que lo estudia y si es necesario, describe los documentos con el fin de juzgar su valor a lo largo plazo con fines históricos e investigativos. El Archivo también revisará el esquema de destrucción, si está incluido, para asegurarse de que nada se lista para destrucción automática, sino que el archivista considere que debe estudiarse antes de ser descartado. Si tanto el departamento como el Archivo están de acuerdo en que no se deben conservar, se debe enviar un informe al Public Records Comittee. Si el Comité aprueba el informe, se envía una copia al Treasury Board, con la recomendación de que el departamento dé la autorización para destruir los documentos en cuestión. Antes de enviar esta autorización, el Treasury Board, en consulta con el Auditor General, someterá la propuesta a dos escrutinios más, con el fin de asegurarse que no haya una razón legal o financiera para conservar el material.

            Este escrutinio en cuatro partes: departamental, archivístico, legal y financiero, ofrece seguridades frente a la destrucción de documentos valiosos, y en la pràctica, parece que se lleva a cabo satisfactoriamente. Aquí y allá, detrás de lo que se vé, ocurre alguna que otra destrucción no autorizada, pero pocos archivos con trascendencia perecen de esta manera.

            En 1959, el Comité pensó que era mejor revisar detalladamente el estado de los documentos públicos, y se creó el Records Management Survey committee, que presento su informe en Febrero de 1960. Entre otras cosas recomendaba que se aclarara en algunos aspectos la posición del Public Records Committee, y que se fortaleciera su autoridad. Muchos de los cambios surgidos se hicieron efectivos por una orden de la junta que hizo que se reconstruyera el Comite para asesorar a los departamentos y oficinas respecto a sus documentos, lo cual realmente significaba que el Comité podía estimular y ayudar a los departamentos a adoptar esquemas de ordenamiento, y mejorar su gestión de archivos de otras maneras, además de que la orden aclaraba algunas dudas que se presentaban respecto al poder del Comité para prohibir la destrucción. "No debe haber destrucción de documentos, dice la sección 10 de la nueva orden, "fuera de copia en exceso, sin aprobación del Comité y del Treasury Board".

            Vale la pena anotar que el Archivo Pùblico siempre ha gozado de un derecho virtual de veto dentro del Public Records Committee. Siempre ha tratado de ser tanto rápido como razonable en su consideración sobre propuestas para la destrucción de documentos, y nosotros creemos que ha sido recompensado con la confianza que el comité ha mostrado en sus juicios. El Comite nunca ha aprobado una solicitud para autorizar la destrucción de documentos a menos de que haya sido aprobada previamente por el Archivo.

            Además debe anotarse, que cuando el Comité fué reconstruido en 1961,el Dominion Archivist fue nombrado Presidente, en lugar del Secretario de Estado, y que el representante del Treasury Board fue nombrado Vice-Presidente.

            Lo que yo considero la segunda parte esencial para una adecuada destrucción de los documentos oficiales, se llegó a cabo en Canadá en 1956, al terminarse el Public Archives Records Centre. Este edificio que finalmente pudo acomodar 300.000 pies cùbicos de documentos, ha sido un valor inestimable, tanto para los Archivos como para los muchos departamentos y oficinas del Gobierno que lo han usado.

Desesperados por el esapcio de almacenamiento, los Departamentos han podido trasladar grandes cantidades de documentos al Centro, sin demora ni costos excesivos, y esto ha permitido una tregua durante la cual su valor puede considerarse como un descanso relativo. Inevitablemente, algunos departamentos han dejado de preocuparse por los documentos viejos, una vez que su cuidado es ahora responsabilidad de otro, pero hay formas y medios para ver que las decisiones necesarias no se demorarán mucho tiempo.

            Es obvio, claro está, que aún estamos en las primeras etapas de un programa de archivos que eventualmente puede prepararse para transferencias ordenadas y destrucción en cada rama del gobierno. El Survey Committee nombrado en 1959, descubrió que sólo en Ottawa había por lo menos 2.500.000 pies cúbicos fueron clasificados como "muertos" o "inactivos" y el comité cree muchos de los llamados archivos "activos" realmente deben colocarse en la categoría de "muertos" o "inactivos". Obviamente, debe realizarse un vasto programa de ordenamiento antes de que los archivos queden reducidos a esto ítems, teniendo aún utilidad o un valor a largo plazo. Los principios que deben gobernar al programa han tenidod éxito y la escala en al cual se miden los documentos gubernamentales crece constantemente.

            En todo esto, el archivista está hondamente comprometido, y creo que esto es inevitable y deable. Escondidos en el gran volumen de los archivos activos del gobierno están los archivos del futuro. los Departamentos mismos pueden seleccionar algo del material que debe conservarse permanentemente, pero sólo el archivísta y sus colaboradores pueden juzgar el valor a largo plazo de muchos ítems. Pero ejercer este juicio inteligente y razonablemente, con sentido común, llevará tiempo, conocimiento y paciencia. Es importante que cada uno haga una buena labor, ya que la calidad de la colección de los archivos del futuro dependerá en parte de esto.

PGI-85/WS/32
Original: inglés

La Administración Moderna de Archivos y la gestión de Documentos:
El Prontuario RAMP

Recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo

Del consejo Internacional de Archivos

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la| Educación, la Ciencia y la Cultura

París. Diciembre de 1985

Publicado el: 17/01/2013 / Leido: 6583 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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