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ALGUNAS REFLEXIONES SOBRE LOS PRINCIPIOS PARA EL ORDENAMIENTO DE ARCHIVOS

Publicado el: 12/12/2012 / Leido: 10590 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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ALGUNAS REFLEXIONES SOBRE LOS PRINCIPIOS PARA EL ORDENAMIENTO DE ARCHIVOS

Por Hernan HARDENBERG

            Usted, Apreciado señor Papritz, fue unos de los primeros archivistas extranjeros que se interesó en los sistemas modernos de archivos Holandeses donde la formación clásicas de series en orden cronológico o numérico fue abandonada en favor de un sistema de archivos por materia, imitando una práctica Alemana ya bien establecida.

            Por lo tanto, usted tal vez estará también interesado en saber que mientras tratábamos de averiguar aquellos principios de ordenamiento según los cuales se pueden organizar por materia los documentos de una agencia, tratábamos al mismo tiempo de definir estos principios teóricamente. Seria útil familiarizar a nuestros colegas alemanes con nuestras ideas, por la sencilla razón que su viejo profesor H.O. Meisner ha tratado este problema asegurando que básicamente sólo hay dos principios de ordenamiento, el de procedencia y el de penitencia, de los cuales todas las demás formas de ordenamiento son variaciones, mientras que mis colegas Van Der Gouw, Van Hoboken, Panhuysen y yo hemos llegado a otra conclusión en Nederlandse archieftarminologie (Terminología archivistica Holandesa). Por estar usted como profesor en la Escuela de Archivos en Marbug, particularmente familiarizado con estos problemas, me tomo la libertad de dedicar en su honor mi contribución a este tema.

            En Holanda, se ha atribuído sólo un significado restringido al término precedencia. S. Muller Fz. definió por primera vez este término en 1908 como: " El principio de procedencia (herkomstbeginsel) es el método de ordenamiento de archivos de acuerdo con el cual todo documento se lleva el grupo de archivos y a la sección del grupo a la que pertenecia el grupo cuado el grupo era aun un organismo vivo". En el pensamiento Holandés, el principio de procedencia se refiere solamente a la precedencia del documento individual. Por consiguiente, no tiene nada que ver con la conservación del ordenamiento interno impuesto por la agencia que crea el grupo de archivo como un todo. Obviamente, esto solo se puede aplicar a los grupos de archivos que ya tienen un ordenamiento interno. El problema en cuanto al sitio donde se debe colocar cda documento dentro de este ordenamiento, fue parcialmente solucionado por Muller, mencionando la sección a la cual pertanició originalmente el documento. Nosotros hemos referido un enunciado más preciso y a la Nederlandse archiefterminologie dice: "El principio de procedencia es el proncipio por el cual todo documento de archivo debe volver al grupo de archivo desde el cual se origina y dentro de este grupo, a su sitio original". El lugar en donde el archivo estaba originalmente el documento que han sido despegados de su antigua asociación o que se han llevado a otro lugar.

            Unido el principio de procedencia, que en Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven de Muller, Feith y Fruin se menciona solo trengencialmente en la aplicación del párrafo 18 sobre la división de grupos en los archivos (respect des fonds), el Hanndleiding en el párrafo 21 introduca la noción de lo que nosotros hemos definido como el principio de destino bestenmingsbeginsel). Esta párrafo establece clara mente que ne el contenido tamático de un documento, sino su destino, lo que determina el lugar que se le asigne en el grupo de archivo.

            En aquellos casos donde se impone un ordenamiento donde antes no existía, es imperativo suponer que es clara la introducción para la cual se destinó el documento, o la institución donde debe permanecer, según su naturaleza. Esto lo hemos definido así: " El principio de destino es el principio por el cual tede documento debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destinó de acuerdo con su naturaleza".

            Mientras que el destino constituye una operación activa, la procedencia se consideras una cualidad derivada o pasiva. Por consiguiente, el principio de destino es un poco diferente al prencipio de procedencia. Uno lo puede aplicar al establecer un nuevo sistema de archivo. Por ejemplo, cuando diferentes agencias comparten una misma administración, como hoy en dia es frecuente en los pequeños minicipios, ocurre que el principio de destino se abandona al reunir los documentos de dós o tres municipios y al ordenarlos en un grupo de archivo de acuerdo el esquema de clasificación decimal de archivos.

            También puede decirse que el principio de destino dice lo mismo con respecto a un documento particular al igual que el pricipio de procendencia con respecto a todas las piezas de archivos de los documentos generados por una agencia.

            Usted, Sr. Papritz, ya se dió cuenta que conservar el ordenamiento interno impueto por la agencia creadora no se guía por el principo de procedencia. Esta retención es realmente el pre-requisito para la aplicación del principio de procedencia.

            Por lo tamto, la sección sobre principios de ordenamiento Nederlandse archiefterminologie coienza con el preincipio de estructura archivistica (structuurbeginsel):"El proncipio de la estructura archivistica es el principio por el cual un grupo de archivos es un todo, es la estructura teóricamente determinada que no debe ser alterada por un sistema de ordenamiento ajeno a este grupo de archivos". En esta definición hemos tratado de introducir el concepto por el cual, en una metáfora biológica, se indicaba un ordenamiento del crecimiento orgánico o un organismo de un grupo de archivo. Hemos soltado intencionalmente esta metáfora, porque se ha malentendido de tal forma que fué interpretada como una razón válida para la aplicación incondicional del principio de estructura administrativa, Nadie puede descutir que, la estructura de un grupo de archivo esta condicionada históricamente. Pero mantener esta estructura impone el requisitos de restaurarla si se alteró como se dijo enteriormente, y devolver los documentos eriginales de archivos a su lugar de origen. (herkmstbeginsel).

            Al requisito de restablecer el ordenamiento interno impuesto por la agencia creadora, lo hemos llamado el principio de restitución (restauratiebaginsel): " El principio de restitución es el principio por el cual, cuado se re ordena un grupo de archivo en primer lugar, se debe restablecer el orden que ya existía en ese grupo; después pueden introducirse las mejoras de acuerdo con las principales ideas subyacentes de ese orden". Esta es el principio que representa el párrafo 17 del Handleiding de Muller, Feith y Fruin, allí como lo hemos tratado de demostrar en Nederlands Archievenblad, 1958/ 1959, parcialmente confundido con el principio de la estructura administrativa. Es el mismo principio que en (Grundzüge einer deutschen Archivteminologie) ( Principios de la tecnología Archivística) se describe como " Regulierendes Registraturprinzip", ( Principio Regulador de Archivo). La reforma al ordenamiento hecho por la agencia creadora la permite el párrafo 17 de "corepronkelijkeorde" ( orden original), no se considera la posibilidad que el orden interno haya sido cambiado por la agencia creadora. He experimentado tales cambios, por ejemplo, al ordenar los archivos del "departement" de los Nedermaas (1794-1814).

            La definición del principio de estructura administrativa tal como se da en la terminología archivistica Alemana, combina dos concepto que nosotros en la terminología Holandesa, preferimos definir por separado. Sin duda, se da el caso que el ordenamiento de los documentos en el archivo corresponde no sólo a las funciones de la agencia que origina el documento si no también a su organigrama. En Holanda, hay ministerios donde el ordenamiento de los documentos se ha dasdo exusivamente en las funciones, sin tener en cuenta la organización de los cargos y sus tareas especiales.

            Por consiguiente, nosotros hacemos una diferencia entre el principio funcional (Funvtioneelbeginsel) y el principio de organozación ( organisatiebaginsel), de los cuales solo el último puede traducirse como el principio de estructura administrativa: "El principio funcional es el principio por el cual las diviciones, tanto en la creación como en el ordenamiento de un grupo de archivo, se destina por la subdivición de la tarea de la agencia o la persona que erigina o cree en un grupo de archivo".

            Por "subdivición de la tareas" debe entenderse el descargo de una función específica o la indicación de un objeto específico de la administración. La aplicación de este principo a un grupo de archivo que ya tiene un orden interno establecido por una agencia creadora, es opuesto al principio de procedencia, se el establecimiento es un orden eriginal no nació del principio funcional. La afirmación que en una forma de ordenamiento debe ester dentro del principio de procedencia, por consiguiente, no aplicada.

            Uno puede pensar más en una relación con el principio de pertenencia, auque estos dos principios son bñasicamente diferentes, porque en el ordenamiento en el primer caso se origina en las funciones de la agencia abjetivamente determinada, mientra que en el otro caso se origina el las funciones de la agencia objetivamentes determinadas, mientras que en otro caso, está basado en una división puramente teórica de acuerdo con consideraciones subjetivas.

            El principio de estructura administrativa se define en Holanda como: " El principio de organización es el principio por el cual tanto en la creción como en el reordenamiento de un grupo de archivo, los subgrupos se derivan tanto en la organización de la agencia creradora como de la organización de la administración de la agencia".

            De esta definición se deriva que el principio de organización puede basarse tanto en la distribición de la responsabilidades como en la destribución del trabajo dentro de los cargos. En ambos casos, puede aparecer un sistema de por organización organizacional. Cuando se reordena un grupo de archivo, el principio de organización no se enfrentará con el principio de la estructura archivística y sus principios derivados (principio de procedencia, principio de pertinencia) permitiendo que la estructura de un grupo de archivos, históricamente determinada, esté de acuerdo con la estructura edministrativa.

            El párrafo 16 de Handleiding supone que aún el ordenamiento original de un grupo de archivo, que es su estructura históricamenta condicionada, es en su totalidad similar a la estructura administrativa, la cual, sin embargo no siempre corresponde a los hechos.

            El Handleiding también está en contra del principio de pertinancia, porque en el párrafo 21, rechaza el ordenamiento por el tema contenido. Sin embargo, ya que este método de ordenamiento encuentra aplicación en los sitemas modernos de archivos, hemos aceptado tambien el principio pertinencia como un principio de ordenamiento: " El principio de pertenencia (pertinentiebeginsel) es el principio por el cual tanto en la creación como en el reodenamiento de los grupos de archivo, los ítems deben ordenarse de acuerdo a los temas a los cuales pertenece sin tener en cuenta su destino ni su procedencia". Es evidente que esto enterrará en conflicto con otros principios de ordenamiento y que como en el pao del principio funcional, no sirve como una base válida para el ordenamiento que no se originan en el cumplimiento de funciones individuales o que no se pueden agrupar bajo un solo encabezamiento de materia.

            Conociendo todo esto, gradualmente hemos llegado a siete principios de ordenamiento diferentes, en los cuales el principio de pertinencia, como sa ha visto, juegan un papel subordinado. En cuanto al sistema Holandés se refiere, esto es entendible puesto que la teoría archivística Holandesa se ha basado por mucho tiempo en los principios de estructura y restitución de archivos. En los archivos modernos hya cosas un poco diferentes. En los sitemas modernos de archivos de varios ministerios (en los cuales apartir de 1950 se ha prescrito u plan decimal de archivo) exista una tendencia a ajustar el principio de pertenencia con el principio de una estructura administrativa, en cuanto que en cada divición administre, sus propios documentos están en cualquier parte clasificados de acuerdo con el mosmo plan unitario de archivos. Esto demuestra que la realidad no es un ser absesivos con los principios de ordenamiento haciendo velar así la técnica de ordenamiento como una materia viva, llena de movimiento.

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