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“Proyecto de Reorganización Documental del Archivo Amas de Casa de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de la Provincia de Entre Ríos”

Publicado el: 22/11/2012 / Leido: 7047 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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X CONGRESO ARGENTINO DE ARCHIVÍSTICA

“Buenas Prácticas Archivísticas”

17,18 y 19 de octubre de 2012. Paraná – Entre Ríos- Argentina

Título del trabajo:


 Responsable:       Benítez, María Luisa- Técnica Archivera

“Proyecto de Reorganización  Documental del

Archivo Amas de Casa de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de la 

Provincia de Entre Ríos”

D.N.I  23.450.065        

 

Institución: Caja de Jubilaciones y Pensiones de Entre Ríos

 

Dirección: Palacios Nº 209- Código Postal 3100- Paraná- Entre Ríos- Argentina

 

Teléfono celular: 0343- 155124275

 

Correo electrónico: mariabenitez24@hotmail.com


Este proyecto pretende Reorganizar la Documentación proporcionando  posibles soluciones a las distintas problemáticas que afectan el actual manejo de la documentación existente.

 

 

Responsable:        Técnica Archivera

                            Benítez, María L.           D.N.I  23.450.065


 

JUSTIFICACIÓN

 

          Los sistemas administrativos estatales producen documentos oficiales y estos son los que generan los archivos públicos, la documentación que contienen estos archivos constituyen fuentes históricas y de servicio a la comunidad, satisfaciendo los requerimientos primeramente de la institución que los generó y luego prestando un servicio adecuado a los diferentes usuarios (investigadores, docentes, alumnos y comunidad en general).    

         El  acceso a la documentación pública responde a un derecho democrático a la libre información que el ciudadano tiene. Sin embargo, este derecho no asegura el acceso a todos los documentos cuando existen limitaciones que se oponen a él. Estos obstáculos pueden ser legales o jurídicos y de orden práctico.

  1. Obstáculos legales o jurídicos comprenden la necesidad de proteger la seguridad del Estado, el derecho al respeto a la vida privada, la propiedad intelectual, el secreto industrial y comercial entre otros.
  2. Obstáculos de orden práctico alcanzan la necesidad de tomar medidas para garantizar el acceso:                 

ñ  Que la documentación esté muy bien reunida, bien clasificada y muy bien ordenada.

ñ  Tener una descripción completa y expedita.

ñ  Que el horario en las áreas de consulta sea amplio.

ñ  Que las áreas cuenten con las comodidades mínimas para satisfacer las demandas de los usuarios.

ñ  Que el personal que atiende a los consultantes tenga la preparación necesaria de tal manera que responda a las inquietudes y requerimientos de aquellos.

ñ  Que su estado de conservación sea óptima, ya que su mal estado físico restringe el acceso.

ñ   Dificultad de Servicios y Equipamientos de los Archivos.

ñ  Insuficiencia y Deficiencia en los Locales y Depósitos.

 

            Dentro de estos puntos encontramos obstáculos que afectan  el acceso a la documentación que alberga el Archivo Amas de Casa perteneciente a la Caja de Jubilaciones y Pensiones de la Provincia de Entre Ríos.

            Para eliminar estos obstáculos que condicionan el acceso a los documentos es necesario realizar una serie de actividades que no demandarían mayores costos a la institución aprovechando:

ñ  El local existente, considerando previsión de crecimiento.

ñ  Mano de obra Calificada para planificar y desarrollar las actividades.

ñ  Los Expedientes en condiciones de “Inactivos”, los cuales son parte de nuestro Patrimonio Documental.

 

MARCO INSTITUCIONAL

            La Ley Nº 3.600, promulgada en fecha 2 de Diciembre del año 1.949 crea la Caja de Jubilaciones y Pensiones para funcionarios, empleados y obreros provinciales.

En Mayo de 1.996 La Ley Nº 8.732 organiza sus funciones, y en su capítulo 1º instituye el régimen de Jubilaciones y Pensiones de la Provincia de Entre Ríos para el personal Provincial, Municipal y todo aquel que mediante convenio se adhiera a esta Ley.

            El fondo del archivo Amas de Casa perteneciente a esta institución comenzó a formarse en el año 1988, mediante la Ley Nº 8107 (B.O 14/09/88) la cual instituye el régimen de Jubilaciones para Amas de Casa en todo el territorio de la Provincia.

 

OBJETIVO GENERAL

Reorganizar la Documentación existente en el Archivo Amas de Casa  de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de la Provincia de Entre Ríos.

 

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Ø  Facilitar el acceso a los expedientes.

Ø  Aumentar la eficacia y la eficiencia del servicio hacia los distintos usuarios.

Ø  Brindar seguridad a los documentos.

Ø  Aprovechar el espacio existente.

Ø  Reforzar Medidas de seguridad, anexando Normativas que nos permitan actuar en tiempo y forma.

Ø  Re acondicionar el entrepiso, para resguardar correctamente la documentación que contiene.

 

METAS

Reorganizar el Archivo, en un término de veinticuatro meses, desde  marzo del año 2010 hasta marzo del año 2012 intervendrá, una técnica Archivera, se recomienda la incorporación de un pasante de la carrera Archivística y el jefe de área  que desempeña tareas en el Archivo.

 

BENEFICIARIOS

DIRECTOS: Personal de la institución.

INDIRECTOS: Jubiladas del sistema Amas de Casa, pensionados/ as y personas en Condiciones de comenzar una Jubilación o Pensión.

 

LOCALIZACIÓN FÍSICA

PROVINCIA: Entre Ríos

DEPARTAMENTO: Paraná

LOCALIDAD: Paraná

DIRECCIÓN: Andrés Pazos y Corrientes (Planta Baja)

 

ACTIVIDADES

1.Diagramar nuevos espacios, considerando previsión de crecimiento.

2.Crear un Archivo Inactivo.

3.Sectorizar por departamentos perteneciente a la provincia de Entre Ríos.

4.Ordenar respetando la lista de departamentos existente en la institución.

5.Relevar el total de  Expedientes que forman el Fondo Documental.

6.Señalar Espigas, Módulos y Unidades de Conservación.

7.Reemplazar Unidades de Conservación Deterioradas.

8.Retiro y reemplazo de materiales nocivos (ganchos o clips) por alternativas de características Estables.

9.Alinear correctamente la Documentación (en caso de expedientes desarmados)

10.  Agregar todo Trámite iniciado al Expediente Original, desde donde corresponda.

11.  Adaptar el Entrepiso en cuanto al acceso,  aireación, luz, limpieza, incorporación de mobiliario y unidades de conservación para conservar la documentación en óptimas condiciones.

12.  Inventariar la Documentación existente.

 

MÉTODOS Y TECNICAS

            La metodología que se utilizará para el desarrollo del proyecto será, el Trabajo en equipo coordinando  las actividades descriptas, sin descuidar el trabajo diario.

Las técnicas serán Archivísticas, según las exigencias que establecen las Normas  para una correcta Preservación Documental. 

Las actividades se desarrollarán en conjunto, por estar correlacionadas.


DETERMINACIÓN DE LOS RECURSOS

Ø  RECURSOS HUMANOS

Para desarrollar estas actividades trabajarán  un profesional archivista, un pasante, y un empleado del archivo.

El horario a cumplir será de 7 a 13 hs. de lunes a viernes.

 

Ø  RECURSOS MATERIALES

PRODUCTO

UNIDADES

PRECIO

TOTA

Guantes de látex x 100 unid

2

$31,00

$62,00

Barbijos x 20 unid

4

$17,00

$34,00

Clips plásticos x 100 unid

2

$4,90

$9,80

Lápiz negro x 12 unid

1

$12,00

$12,00

Resma hoja A 4

1

$29,00

$29,00

Cuaderno espiral x 80 hojas

5

$16,70

$83,50

Lapicera

20

$2,20

$44,00

Regla 30 cm

3

$3,00

$9,00

Gomas

10

$1,30

$13,00

Cinta adhesiva

10

$4,60

$46,00

Cinta embalar

20

$13,90

$278,00

Marcadores indelebles.

10

$8,50

$85,00

Tijeras

5

$9,50

$47,50

Cajas de Archivo

200

$20,00

$4.000,00

Estanterías metálicas Nº 22 reforzada

6

$580,00

$3.480,00

Total

 

 

$8.232,80

+ 5% total

 

 

$8.644,80

·         Se pretende recibir los materiales mensualmente, durante el desarrollo del proyecto.

 

Ø  RECURSOS TECNOLÓGICOS

Se trabajará con el Departamento de informática, para diseñar o completar los sistemas para la localización inmediata de los expedientes.

 

 

Ø  RECURSOS FINANCIEROS

El costo del proyecto será financiado por la propia institución.

 

 

 

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

El equipo de trabajo será el ejecutor directo del proyecto, la técnica archivera será la responsable de realizar el seguimiento, informando mensualmente al jefe de área las actividades y tareas realizadas.

 

 

 INDICADORES DE EVALUACIÓN

-Observación directa

-Reuniones semanales

-Registros Fotográficos

 

Mediante estos Indicadores y comparando las actividades con el cronograma presentado, se realizará una evaluación continua, permitiendo una mejor implementación del proyecto.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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