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Los Archivos eclesiásticos en la actualidad: luces y sombras de las nuevas tecnologías de la Información

Publicado el: 13/01/2008 / Leido: 8125 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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Los Archivos eclesiásticos en la actualidad: luces y sombras de las nuevas tecnologías de la Información.

Ponencia del P. Jorge Horacio Lestani

I Encuentro Argentino de Archivos Religiosos.
Rosario, 25 de Agosto de 2005.

1. Introducción.

No es infrecuente encontrarse en la Iglesia actual con la tentación del activismo que, al decir del inolvidable Juan Pablo II, acaba en el "hacer por hacer" (NMI.15). Esta tentación, muchas veces trae aparejada la sensación, tanto en sacerdotes y consagrados como en laicos agentes de pastoral, de que todo empieza y acaba con uno mismo, y, por tanto, lo hecho anteriormente o no sirve, o es obsoleto y "descartable", "antiguo", etc.

Así las frases extremas que a veces se escuchan: "el archivo de mi parroquia es de mimbre y tiene boca redonda", en obvia referencia al basurero. Y otras más sutiles, pero no menos peligrosas para la conservación de los documentos oficiales e internos de nuestras comunidades.

No haremos una exposición que mire la descripción de un archivo eclesiástico, ni nos detendré tampoco en ninguna consideración práctica sobre los modos de catalogar, de ordenar o de conservar los documentos, tarea que dejamos para la gente más experta en la materia. Nos conformaremos con demostrar que en cualquiera de nuestras comunidades (aún las aparentemente menos "organizadas"), con muy poco personal, con o sin herramientas informáticas, y con paciente perseverancia ES POSIBLE LLEVAR ADELANTE UN ARCHIVO COMPLETO Y QUE ESTÉ AL SERVICIO DE LA VIDA Y DESARROLLO DE LA COMUNIDAD.

Para ello, observaremos primero la importancia que tiene para la vida eclesial el acto de guardar los papeles, documentos, notas, etc., que van surgiendo en las distintas reuniones parroquiales. Luego, consideraremos los pro y contras que tiene la incorporación de las tecnologías de la información al desarrollo y ordenamiento de un archivo eclesiástico. En un tercer momento, veremos algunos ejemplos paradigmáticos de archivos en la actualidad. Y, por último, profundizaremos algunas líneas pastorales a tener en cuenta en orden a hacer del evento del guardado de los documentos una verdadera acción pastoral al servicio de la comunidad entera y de los que la conducen.

2. Los archivos y la vida de la Iglesia

¿Para qué guardar los papeles? ¿Tiene sentido acopiar documentación en un armario para que se llene de humedad o para que se la coman los bichos de a poco? ¿De qué sirven esos apuntes de homilías del párroco de hace 30 años que ocupan tanto lugar en el ropero junto a la ropa del sacerdote actual de la parroquia del interior de tal provincia? ¿O esa boleta de la reparación del vehículo? ¿O el ficherito donde el cura viejo tenía anotados los sacramentos de un montón de gente que hoy seguro ya murió? Puestos todos en una pila de documentación, evidentemente no valen nada.

¿Habrá que tirarlos? De la respuesta afirmativa surge frecuentemente la mayor pérdida de nuestro patrimonio eclesiástico. HABRÁ QUE RESPONDER ROTUNDAMENTE QUE NO. No hay que tirarlos, sino ORDENARLOS Y CONSERVARLOS CUIDADOSAMENTE.

El por qué preferimos expresarlo con un ejemplo que nos haga comprender cómo se podría perder la historia si no lo hiciéramos. La boleta de reparación de autos y el ficherito de mi ejemplo existen en la realidad. Ambos fueron encontrados junto a una pila de ropa en un ropero de Las Garcitas, un pueblo pequeño del Chaco. La primera narraba el cambio de amortiguadores traseros del auto del P. Jaime Mechoud, entonces párroco de la zona. La fecha, el dato de que el auto al momento de la reparación tenía 40.000 kilómetros recorridos a dos meses de comprado, me dio qué pensar: ¿cuántos kilómetros hacía el cura por día? ¿manejaba como loco en los caminos de tierra o aquellos elementos mecánicos se habían desgastado naturalmente? El ficherito me dio la respuesta. El P. Jaime tenía anotados meticulosamente todos los datos de las familias del pueblo y las colonias con su situación civil, número de hijos, sacramentos y catequesis recibidos, etc. Bastaron un par de preguntas a los abuelos del pueblo para tener una idea cabal de la labor titánica del cura en toda la zona. ¡¡Cuánto vale aquella boleta de reparación del taller mecánico!! ¡¡Cuánto inspira aquel ficherito para la labor pastoral de acompañamiento de los fieles hecha en la actualidad!!

Este pequeño ejemplo, un tanto superficial pero sin dudas ilustrativo, expresa fielmente la conciencia de la Iglesia universal de la importancia que supone el conservar los documentos que guardan la memoria de la acción pastoral. Así lo indica el documento de la Pontificia Comisión para los Bienes Culturales de la Santa Sede sobre "La Función Pastoral de los Archivos Eclesiásticos":

"En la mens de la Iglesia, los archivos son, efectivamente, lugares donde se conserva la memoria de las comunidades cristianas y a la vez factores de cultura para la nueva evangelización. Son, pues, un bien cultural de especial importancia, cuya peculiaridad consiste en registrar el camino seguido a lo largo de los siglos por la Iglesia en cada una de las realidades que la componen. Ya que los archivos eclesiásticos son los lugares de la memoria de la Iglesia, deben recoger sistemáticamente todos los datos con los que se ha escrito la historia de la comunidad eclesial, para que se ofrezca la posibilidad de una atenta valoración de lo que se ha realizado, de los resultados obtenidos, de las omisiones y de los errores".

Resultados obtenidos, omisiones, errores... Tres elementos que, justamente valorados, ayudan a progresar en el desarrollo pastoral de cualquier comunidad y colaboran, desde el pasado, a iluminar el presente en tres aspectos:

a) Como referencia a la tradición: "En la mens de la Iglesia (...) la memoria cronológica lleva a una lectura espiritual de los sucesos en el contexto del eventus salutis [evento de salvación], al mismo tiempo que urge a la conversión para poder llegar al ut unum sint [que todos sean uno]"

b) Como memoria de lo realizado: "En los archivos eclesiásticos, como decía Pablo VI, se conservan las huellas del transitus Domini [paso del Señor] en la historia de los hombres" (Cf. Pablo VI, Alocución Gli Archivisti Ecclesiastici (26/09/1963)".

c) Como instrumento pastoral: "La perspectiva con la que hay que abordar la acción eclesial recabada de los archivos, ha de ser la conveniente adaptación de las instituciones eclesiásticas a las exigencias de los fieles y de los hombres de nuestro tiempo. (...) Los archivos, conservando los testimonios de las tradiciones religiosas y de la praxis pastoral, tienen su propia e intrínseca vitalidad y validez. Así contribuyen eficazmente a desarrollar el sentido de pertenencia eclesial de cada generación y manifiestan la presencia operante de la Iglesia en un determinado territorio (...)".

Como se ve, los archivos proporcionan un elemento fundamental para la evangelización, elemento muy venido a menos en la praxis de la Iglesia actual, al menos en la Argentina: la referencia al contexto general de la acción, tanto del pasado reciente como remoto. Así, muchos errores que se re-producen en el tiempo y, por otra parte, la pérdida de valiosos testimonios vitales que podrían dar razón a nuestra esperanza en los tiempos actuales.

3. El estado actual de los Archivos.

3.1. Una realidad no explorada.

Ahora bien, la sola mención de los elementos que hemos destacado arriba debería ser suficiente para captar la importancia de la conservación de los elementos documentales e históricos de todo tipo (edificios, grabaciones, videos, soportes informáticos, etc). ¿Es sólo la mentalidad activista actual lo que impide la valoración de todas estas herramientas y, por ello, el descuido del material archivístico? Creemos que no, y más, que éste es sólo un eslabón de una cadena de "olvidos" mucho mayor.

En primer lugar, el hecho de que muchas de nuestras Diócesis no superan los cien años de vida hace que el interés por la historia pase a un segundo plano justo en el momento en el que el acopio y organización del material documental es más urgente ya que, de lo contrario, muchas de ellas, con el paso del tiempo, van perdiendo datos valiosísimos de su evolución.

En segundo lugar, la casi absoluta falta de conciencia en la formación de los candidatos al sacerdocio o a la vida consagrada de cuidar y promover el cuidado de los documentos. Así, teniendo en cuenta la multiplicidad de actividades pastorales y su complejidad en el mundo actual, que absorbe prácticamente la actividad de los sacerdotes, la tarea que analizamos algo más que secundario. Hoy por hoy, muchos presbíteros responsables de las comunidades cristianas no sólo no tienen conciencia de la necesidad del cuidado del patrimonio sino que, además, no tienen la capacidad de generarla en el/los laico/s que podrían llevarla adelante incluso con más pericia que ellos.

En tercer lugar, la falta de cuidado de los materiales hace que el mismo paso del tiempo y los agentes exteriores (podríamos enumerar aquí todos los factores que inciden en el deterioro de los documentos que se dejan descuidados) se encarguen de destruirlos de a poco.

Finalmente, la dispersión de los documentos por falta de un lugar adaptado a las necesidades de un archivo medianamente organizado.

Todo esto contribuye a la irremediable pérdida de información vital para el conocimiento de la propia historia y hasta de las motivaciones originales que dieron origen a instituciones o eventos pastorales y hasta líneas de acción.

3. 2 La incorporación de tecnologías

Quienes tienen acceso a la oportunidad de organizar informáticamente el archivo de la diócesis, parroquia, movimiento o asociación, pueden tal vez sentirse más tranquilos. Es evidente que la informática ha proporcionado herramientas para un acceso casi inmediato al conocimiento, acceso y manejo de documentos. Y la introducción de nuevas técnicas como la microfilmación y, más recientemente, el escaneado, la capacidad de almacenamiento de gran cantidad de documentación en materiales como videos, diskettes, CDs, DVDs ha revolucionado el tema del aprovechamiento del espacio de un archivo haciéndolo mucho más simple de armar y de ordenar.

No obstante, la introducción de los sistemas electrónicos de información (tema base de todo este congreso), si bien proporciona una herramienta poderosísima a los que llevan adelante cualquier archivo, también provoca problemas que, a largo plazo, podrían ser insalvables. A saber:

a) Los soportes técnicos han variado sustancialmente en nada más que 10 años. Ya casi nadie recuerda el "viejo" disco grande y negro donde las primeras computadoras personales guardaron tanto material. Hoy ya no se venden en el mercado las lectoras correspondientes a dicho formato. ¿Qué hacemos con los documentos de copia única guardados en esos formatos?

b) Lo mismo ocurre con los programas: por poner un sólo ejemplo, Word Perfect (líder en procesadores de texto años atrás) tiende a desaparecer a manos de otros programas. ¿Qué podría pasar si quebrase la compañía Microsoft con la compatibilidad de sus productos? ¿Qué situación viviremos con los documentos electrónicos en 50 años, lapso que para la historia es poco más que nada?

c) No hay garantía, por lo dicho arriba de que los escaneados no atraviesen la misma situación. Más aún, nadie sabe lo que la luz de los escáneres puede ocasionar a los documentos más antiguos y si no incide negativamente en su conservación. No deseamos levantar polémica sobre esto más de la que ya hay.

d) No sabemos si las tintas de las impresoras aguantan la misma cantidad de tiempo que las tintas artesanales, pero todo indica que tienen una vida útil mucho menor, con lo que implica de pérdida de los documentos más importantes. Ídem de las fotocopias y los papeles de fax, que, sabemos, duran lo que dura una flor.

Todos temas que solamente enunciamos aquí y que suponemos serán tratados a lo largo de estos días por gente de mucha más pericia que nosotros en la materia, pero que evidentemente crean un problema pastoral a futuro si nos atenemos a los principios y a la razón misma de ser de los archivos eclesiásticos tal cual lo enunciamos antes.

¿Estará, pues, todo perdido? Creemos fervientemente que no, siempre y cuando a los soportes informáticos que consideramos indispensables hoy, acompañemos el correspondiente apoyo en papel, hasta aquí insustituible por ninguna de las nuevas herramientas electrónicas.

El documento de la Santa Sede nos proporciona el equilibrio justo entre la necesidad de organización de los archivos y el uso de las últimas tecnologías disponibles:

"Del funcionamiento de los archivos corrientes puede depender, en el momento presente, la información y coordinación de las múltiples iniciativas y, en el futuro, la imagen de las diócesis, de las parroquias, de las asociaciones de fieles, del movimiento eclesial. Si no se procede con prudencia y con cierta urgencia a plantear los archivos corrientes, se pueden causar daños que comprometan la memoria histórica y, por consiguiente, la actividad pastoral de las iglesias particulares. (...)

Hay que prestar una atención especial a la metodología con la que se debe ordenar el archivo, la cual no puede limitarse a recoger y sistematizar exclusivamente el material recogido y elaborado en el archivo, sino que debe extenderse también a organizar la documentación ofrecida -a través de registraciones usando la computadora, en sonido y en video- por medio de varios medios técnicos orientados hacia el multimedia (diapositivas, cassette de voz, cassette en video, CD, CD-ROM, etc.). A este propósito tal vez se tendría que adquirir una oportuna mentalidad de gestión de los archivos eclesiásticos conforme a las modernas tecnologías".

4. Experiencias de Archivos Internacionales

Nos gustaría destacar dos experiencias que son paradigmáticas en nuestro tiempo actual en lo referente al uso de los archivos con motivos pastorales.

4. 1. Los Mormones y el uso de los medios electrónicos.

La primera no es de la Iglesia Católica, sino de los Mormones. Es conocido el trabajo denodado que realizan para facilitar el acceso de la información a cualquiera que lo requiera, via internet incluso, de materiales microfilmados que permiten reconstruir los orígenes familiares del interesado a un costo bajísimo (En Argentina $1 si los datos son del país y $5 si son de fuera del mismo).

Es un ejemplo de cómo un archivo puede fabricarse en red a nivel mundial haciendo fácilmente accesibles los datos sin importar las distancias. Eso sí: sabemos que el costo operativo de semejante estructura de información es no sólo imposible para nosotros en Argentina, sino incluso para la misma Iglesia universal.

4. 2. El ejemplo del Archivo Secreto Vaticano.

Por otro la misma Santa Sede es modelo de cómo construir un Archivo eficiente a bajos costos, teniendo en cuenta la proporcionalidad de su tamaño y complejidad. El Cardenal Mejía comentaba en su relación a la Visita Ad Limina de Obispos Argentinos, de la que tuve el privilegio de ser secretario, que en todo el ámbito del Archivo Secreto (incluyendo la Biblioteca Vaticana) trabajaban nada más que 120 empleados. Lo que parece mucho, es nada al lado del movimiento de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos que, para un volumen menor de consultas y de libros, tiene 3200 personas contratadas.

¿Cual es la clave? Organización y paciencia. El Cardenal nos decía: "Ahí atrás tenemos 17 cajas de la Nunciatura tal que nos están esperando. Vamos despacio... pero trabajamos fuerte".

Así es posible manejar el archivo más universal que existe en la actualidad en el mundo entero, sin que por ello, deba resignar su complejidad y su agilidad al momento de colaborar con la labor pastoral de la Iglesia. Algunos aspectos de su colaboración invalorable se resumen en estos puntos:

a) Correcta distribución del personal: "El Sumo Pontífice provee al gobierno ordinario del Archivo, sirviéndose de la obra del Cardenal Archivero de la Santa Iglesia Romana, del Prefecto y del Vice Prefecto. Las tareas del personal son distintas y se articulan en servicios de diversa índole científica y didáctica; en servicios de secretaría y economato; en servicios de naturaleza técnica con tres laboratorios: de restauración y encuadernación de los documentos, de restauración y reproducción de sellos, de fotografía y reprografía; en fin, de servicios de asistencia y custodia de las salas de estudio".

b) Agilidad de servicio y manejo de tecnologías para agilizarlo aún más: "La concurrencia de los estudiosos es siempre elevada. Cada año se emiten más de 1500 carnets para la admisión tanto ordinaria como temporánea. También es notable la correspondencia que llega al Archivo desde todas las partes del mundo para pedir noticias, datos, informaciones, fotografías, microfilmes y fotocopias de documentos".

c) Profunda pastoralidad de su funcionamiento: "(...) El archivo no agota su función sólo conservando el patrimonio documental y ofreciéndolo a la consultación de los investigadores, sino que participa activamente de la vida de la Iglesia con el estudio, el examen y la publicación de sus documentos, poniéndolos en relación con los acontecimientos del presente y ofreciendo los datos a la autoridad y a las administraciones competentes de la Santa Sede. Además, mantiene relaciones culturales participando en misiones archivísticas, congresos, conferencias, exposiciones y otras iniciativas semejantes.

Así, el mismo órgano central de Archivo de la Santa Sede da un hermoso testimonio de austeridad y eficiencia, envidiado por organismos civiles del mundo y digno de imitar (obviamente en proporción) por nuestras organizaciones diocesanas, parroquiales y de movimientos y asociaciones de nuestros lugares.

5. La pastoral del archivo – orientaciones.

No parece imposible, por lo visto, la organización eficaz de un archivo eclesiástico. Nuestra tesis inicial, creemos, es absolutamente realizable. No necesita gran cantidad de personal, ni grandes recursos económicos, ni enormes infraestructuras (no más que las estrictamente necesarias), sino organicidad, buena relación de las personas que trabajan en el archivo tanto con las normas mínimas de catalogación y/u organización del material como con las técnicas informáticas.

Para ello ayudan las recomendaciones que la Santa Sede nos ofrece en el documento ya citado, las cuales nos pueden ayudar a focalizar la cuestión de los archivos en algunos elementos indispensables y evitar la dispersión de fuerzas o el trabajo extra. De ellas seleccionamos las que siguen:

a) (...) Suscitar la convicción de que el cuidado y la valorización de los archivos ayuda a apreciar la importancia de esa realidad cultural que, por su profundo sentido pastoral, puede convertirse en un instrumento eficaz de diálogo con la sociedad contemporánea;

b) Conservar en los archivos las actas y documentos ... y todo lo que ayude a dar a conocer la vida concreta de la comunidad eclesial;

c) Estimular la redacción de crónicas que recojan los hechos de los distintos entes eclesiásticos, para facilitar referencias y documentos que se encuentran en los archivos.

d) Tener un cuidado especial en la conservación de los documentos (sirviéndose de las nuevas tecnologías) relativos a tradiciones religiosas y a iniciativas eclesiales, para perpetuar su memoria histórica, ya que de lo contrario corren el peligro de extinguirse y perderse;

e) Organizar los archivos de modo que existan algunas líneas operativas comunes para recoger los documentos, conservarlos, utilizarlos, etc; (...)

f) Insistir, ante cada uno de los administradores de los bienes eclesiásticos, sobre su responsabilidad en orden a la protección de la documentación, según las disposiciones canónicas;

g) Animar a los archiveros en su trabajo, promoviendo su especialización, invitándolos a tomar parte en Asociaciones nacionales para reflexionar sobre estos temas, organizando convenios de estudio para profundizar en los aspectos relativos a la gestión de los archivos eclesiásticos;

h) Avivar en los párrocos y en todos los responsables de las personas jurídicas dependientes del Obispo Diocesano la sensibilidad hacia los archivos de su competencia, para que se dediquen con renovado empeño a este trabajo, que en la actualidad ha adquirido una especial importancia. (...)

Una parroquia cualquiera u otro organismo incluso de corte diocesano, con una buena conciencia en todos sus integrantes (desde el sacerdote hasta el último agente de pastoral) de la necesidad de conservación del patrimonio, no necesitaría en principio más de dos o tres personas (de acuerdo a su complejidad), alguna de ellas mayor que a la pericia del manejo de papeles le agregue el interés personal por lo histórico y otra más joven que maneje suficientemente las técnicas de computación. Eso solo alcanza para un correcto ordenamiento del material, aunque para esto haya que tomarse el tiempo que haga falta.

Culminemos, pues, a modo de cierre motivador de esta ponencia, poniendo en manos de María, la que guardaba todo cuidadosamente en su corazón (Cf. Lc. 2, ? ) que nos anime en esta tarea que tanto bien puede hacer a la vida de la Iglesia.

Obras citadas

Archivo Secreto Vaticano, Archivo Secreto Vaticano, Ciudad del Vaticano: Archivio Segreto Vaticano, 2000,

Pontificia Comisión para los Bienes Culturales de la Iglesia, La Función Pastoral de los Archivos Eclesiásticos, Ciudad del Vaticano: 02/02/1997,

Publicado el: 13/01/2008 / Leido: 8125 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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