ARCHIVO MUNICIPAL DE CARABAYLLO

Publicado el: 01/08/2012 / Leido: 10392 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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SAN PEDRO DE CARABAYLLO

La singularidad del Archivo Municipal se manifiesta a través de sus tipos documentales, de sus funciones y de su servicio. A medida que el Municipio avanza en el tiempo, depende más de sus documentos, tarde o temprano los responsables de la conducción municipal reparan en esa cuestión y surge una gran oportunidad: Hacer o Mejorar el Archivo.

Breve informe situacional del Archivo Municipal.-

La Municipalidad de Carabayllo, es un organismo público autónomo; corporación edil que se enorgullece de ser el distrito: GÉNESIS DE LIMA NORTE; comprende la extensión actual de los distritos, desde Santa Rosa de Quives, hasta San Martín de Porres.

Por tanto debemos conocer el invalorable Patrimonio documental, que custodia.

El Archivo Municipal, se encuentra en el local llamado AGENCIA SAN PEDRO DE CARABAYLLO. Este local es una casona antigua, de una sola planta, construida de adobe y quincha con serios problemas de conservación.

Los documentos se encuentran en siete ambientes; tres de los cuales son prefabricados.

El Archivo, actualmente se encuentra en Organización. No cuentan con espacios adecuados para el trabajo de Archivo; pero se superan las dificultades, para lograr los objetivos propuestos.

La buena custodia del Acervo documental exige independencia, amplitud, seguridad, funcionabilidad y dignidad en el emplazamiento. El Archivo es un ser vivo, no podemos permitir que los documentos pierdan su valor al constituir montones inutilizables. Las autoridades deben tener en cuenta que las características del local, del mobiliario, del equipo, de los materiales necesarios; deben ser similares, en la medida posible a cualquier dependencia de la institución, donde hay personas desempeñando un trabajo cotidiano de servicio a la institución y, a la comunidad.

- Es la unidad orgánica responsable de la custodia, preservación y conservación del patrimonio documental de la Institución, MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CARABAYLLO

Los elementos esenciales del Archivo, son:

DOCUMENTOS-ORGANIZACIÓN- SERVICIO

Es decir, todos quienes trabajamos con documentos debemos asumir las actividades en forma coordinada, es decir lograr: CONCIENCIA ARCHIVÍSTICA y trabajar por llegar a, un CIRCULO DE CALIDAD.

El Archivo, es el garante de la adecuada conservación del Patrimonio Documental de la Institución a la que pertenece.

No es el depósito donde se guardan papeles que ya no sirven.

Para que un conjunto de documentos forme un Archivo, no puede ser considerado cada uno de ellos aisladamente. Tiene que ser respetado el contexto en el que se ha producido:

GERENCIA- SUBGERENCIA- UNIDAD…

Principio de Procedencia.- Principio básico archivístico, según el cual los documentos de una serie, no deben estar mezclados con aquellos de otra serie.

El Archivo General de la Nación en el Manual de Procedimientos: Imparte instrucciones sobre los procedimientos que se aplicarán en los procesos archivísticos, con la finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos de Archivo, en lo que se refiere a Transferencia, Organización, Eliminación y Servicio, dando un principio de unidad, racionalidad y eficiencia en los diferentes niveles de Archivo de la Municipalidad. Incluye un Cuadro de Clasificación del Fondo Documental de la Municipalidad, donde establece jerarquía de las series, para cada dependencia. Ejemplo:

ALTA DIRECCIÓN: ALCALDÍA

SERIES

1. Comisión de Regidores

2. Convenios de cooperación técnica

3. Memorias Anuales

4. Legajo de Regidores

5. Correspondencia

GERENCIA DE DESARROLLO URBANO

SERIES:

1. Anteproyectos- Revisión de Proyectos

2. Licencias: ampliación, obra menor, prórroga, revalidación

3. Regularización de Licencia

4. Declaratoria de fábrica

5. Trabajos que no requieren Licencia y otros.

Unidad de archivamiento.- Es el material adecuado donde se colocan y conservan los documentos, ya ubicados en files, sobres, paquetes, etc.

Las Cajas de Archivo que deben ser indispensables en el Archivo Municipal. Hay de dos calidades, las de mejor calidad servirán para documentos que por su trascendencia llegarán al Archivo Histórico; deben estar en uso en la Alta Dirección.

Función del Archivo.- Identificación, estudio y valoración de las series documentales, teniendo en cuenta que existen normas específicas para el tratamiento de cada serie documental y Legislación que permite el control de las normas.

Tipos de archivo.- Los archivos del Sistema son:

. Archivos de Oficina

. Archivo Central

. Archivo Intermedio

. Archivo Histórico

- También se le denomina Archivo de Gestión y Archivo Periférico. Es el que se forma en la unidad productora de los documentos. Es la primera etapa de vida de los documentos. Su función es la conservación de los documentos mientras dure el trámite. Las series y tipos documentales deben estar ORGANIZADOS.

Debe identificarse las unidades de archivamiento y con la Descripción correspondiente (Base de datos) preparar los documentos para la Transferencia al Archivo Central-

Foliación:- Si la hoja tiene anverso y reverso que constituye documento, serán dos folios. La foliación debe ser en letras y números.

Expedientes.- Deben registrase todos los documentos que forman parte del expediente, para emitir el reporte correspondiente.

¿Qué es el Registro? Es el inventario de los tipos documentales, hasta llegar a la Resolución. El inventario debe ser físico y virtual.

Se inicia y resuelve en la dependencia que tiene la competencia específica, relacionado con el asunto a tratar; independientemente de que intervengan para su resolución diferentes unidades u organismos administrativos.

Cuando se adjuntan documentos al expediente, el recurrente ó contribuyente, debe mostrar el CARGO inicial, donde figura el número de expediente y /ó registro.

Elementos metálicos.-

La utilidad de grapas, fasteners, clips, debe ser compatible con el tiempo que dure el trámite en caso de expedientes y el tiempo de uso cotidiano de la documentación de oficina.

La transferencia al Archivo Central debe ser sin elementos metálicos, ya que ocasionan daño irreparable a los documentos.

Se reemplazarán con rafia o pita.

Recibe la documentación, que le transfieren los Archivos de Oficina. Es el responsable de la preservación y conservación de los documentos remitidos por las oficinas. El responsable del Archivo Central dispone la ubicación de las unidades de archivamiento, de acuerdo al Principio de Procedencia y orientado por la Estructura Orgánica de la Institución.

- Recibe la documentación transferida por el Archivo Central cuando las necesidades de consulta son esporádicas. La documentación debe permanecer en custodia, hasta que prescriban sus valores administrativos.

Si al prescribir la vigencia administrativa no se han desarrollado otros valores que determinen su conservación permanente, los documentos podrán ser eliminados, previa evaluación de la Comisión de Eliminación de documentos.

En caso contrario, los documentos pasarán al Archivo Histórico ó al Archivo General de la Nación, según la decisión de las autoridades competentes.

Los documentos que adquieren valor por su trascendencia y que ameritan conservación permanente, pasan al nivel del Archivo Histórico.

Son documentos que tienen más de treinta años y por su relevancia y evaluación de la Comisión especializada, pueden ser transferidos al Archivo General de la Nación ó pasar al nivel del Archivo Histórico Municipal.

En el Manual de Procedimientos, se incluye un listado de Leyes, Resoluciones, Reglamentos que constituyen la Base legal del trabajo archivístico. Y un Glosario equivalente a un vocabulario básico de términos de uso cotidiano en el trabajo de Archivo.

1- Gutiérrez Muñoz, César: “Archivística”

Pontificia Universidad Católica del Perú-

Facultad de Letras y Ciencias Humanas

Lima, 1991- 200 pp.

2- Quispe Pastrana, Edgar y Tácunan Bonifacio, Santiago: “Carabayllo- Génesis de Lima Norte”

Municipalidad de Carabayllo- Edición especial

Lima, 2011- 140 pp.

3- Rostworowski de Diez Canseco, María: “Costa peruana pre-hispánica”

Instituto de Estudios Peruanos- Segunda edición

Lima, 1989-318 pp.

4- Accesibilidad a los documentos archivísticos: Opiniones y lineamientos.

Instituto Panamericano de Geografía e Historia- Comité de Archivos

Lima, 1994- 91 pp

5- Manual de Procedimientos Archivísticos-

Archivo General de la Nación- Lima

 

 

Consuelo Josefina Rivera Gordon

Lima- Perú

Archivo Municipal - Municipalidad de Carabayllo.

Miembro Colaborador- Instituto Riva Agüero.

Pontificia Universidad Católica del Perú.

 

 

 

 

 

 

Bibliografía.-

Archivo Histórico.-

Archivo Intermedio.

Archivo Central-

Archivo de Oficina

EL ARCHIVO MUNICIPAL

 

 

ARCHIVO MUNICIPAL DE CARABAYLLO

El distrito de Carabayllo, se ubica en la zona media baja del valle del río Chillón. Se ubica al noroeste de Lima y sus extremos marcan el límite con la provincia de Canta. El Río Chillón nace en la laguna La Chonta (5372 msnm). En su descenso recibe aguas de otras lagunas, recorre 140 km. y riega grandes extensiones de tierras agrícolas de los distintos distritos de la provincia de Canta y Lima. El Caudal del río es temporal.

Actualmente, el territorio de Carabayllo está dividido por el río y la comunicación es difícil por la falta de puentes.

Actualmente tiene un área de 346,88 km2.

Su historia data desde el tiempo de los primeros cazadores y recolectores, con un potencial turístico de sitios desde el pre-cerámico, hasta la época republicana.

La cercanía al mar, la dotación de agua del río Chillón, un clima moderado, entre otras características excepcionales, fueron rápidamente reconocidas por los primeros españoles que llegaron a este valle.

María Rostworowski (1989) afirma que la reducción de indios de San Pedro de Carabayllo, fue fundada durante el gobierno del Virrey Toledo.

Quispe y Tácunan (2011) establecen que el visitador Juan Martínez Rengifo, cumpliendo la orden del Virrey Toledo, fundó y eligió el nombre de San Pedro para la nueva reducción de indios. El 29 de junio de 1571.

La presencia de la iglesia tuvo que ver con asuntos territoriales y de doctrina. San Pedro de Carabayllo, estuvo a cargo de la Orden Mercedaria.

Desde que se inició la etapa republicana, y siendo Carabayllo el primer y más antiguo distrito de Lima Norte, no cuenta con una norma legal que indique su fecha de creación política y señale específicamente sus límites distritales.

De su desmembración territorial han surgido todos los distritos que conforman hoy Lima Norte: Ancón, Puente Piedra,, San Martín de Porras y Comas, después de estos distritos surgieron otros como Santa Rosa, Ventanilla ( Callao) Independencia y Los Olivos. Por este hecho Carabayllo es la Génesis de Lima Norte.

LOCAL MUNICIPAL DE SAN PEDRO DE CARABAYLLO.-

Ubicado en el Pueblo de San Pedro, en Jirón 28 de Julio N° 134.

San Pedro es la capital del distrito de Carabayllo El pueblo de San Pedro está ubicado a la altura del kilometro 5 de la avenida Huarangal. Cuenta con edificios públicos que datan de época virreinal como la Parroquia de San Pedro de Carabayllo y la plaza principal.

Otras construcciones, como el local y el cementerio municipal, el cinema y diversas viviendas construidas con adobe y quincha, corresponden a la época republicana

Actualmente el local funciona como una Agencia Municipal, brindando apoyo administrativo y de servicios a la zona rural del sector oeste del distrito de Carabayllo. Además en los ambientes N° 03, 04, 05, 07,08 y 09; se ha establecido el Archivo Municipal, que alberga documentos, de época republicana.

ARCHIVO MUNICIPAL

II CONGRESO ARCHIVÍSTICO DE LAS AMÉRICAS, Lima Perú 2012

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CARABAYLLO

AGENCIA MUNICIPAL SAN PEDRO DE CARABAYLLO

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